Odabir načina pohrane zapisa i upravljanja zapisima

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

U sustavu SharePoint možete upravljati zapisima u arhivi ili zapisima koji se nalaze u istom spremištu dokumenata kao i aktivni dokumenti.

Pregled

Prije no što počnete planirati rješenje za upravljanje zapisima trebali biste zajedno s administratorima razraditi plan rješenja. Dodatne informacije o planiranju i implementaciji rješenja za upravljanje zapisima potražite u odjeljku Vidi također.

Web-mjesto centra za zapise    služi kao arhiva i dokumenti se kopiraju u arhivu kada postanu zapisi. Je li dokument bio zapis zapis ili nije određuje činjenica je li se nalazio u arhivi zapisa ili negdje drugdje.

Upravljanje zapisima in situ    pandan je uobičajenom postupku kopiranja ili premještanja zapisa na drugo mjesto te primjene pravilnika o sigurnosti i zadržavanju. Zapisima se može upravljati i "in situ", što znači da dokument može ostati na svojem mjestu u sklopu web-stranice, ondje može biti proglašen zapisom te se na njega mogu primijeniti odgovarajuća svojstva sigurnosti, zadržavanja i razmještaja.

Hibridni pristup također je moguć. Zapise možete, primjerice, dvije godine čuvati s aktivnim dokumentima, a zatim ih premjestiti u arhivu zapisa kada se projekt dovrši.

Centar za zapise

U centar za zapise mogu se slati sadržaji iz cijele tvrtke, a zatim usmjeriti na odgovarajuće mjesto, gdje dobivaju odgovarajuće dozvole i pravilnike, primjerice za istek i nadzor.

Metapodaci, ili podaci o podacima, imaju ključnu ulogu u pojednostavnjivanju upravljanja podacima i njihova kasnijeg dohvaćanja. Značajke kao što su vrste sadržaja, organizator sadržaja i virtualne mape potpomažu korištenje metapodataka.

Značajke centra za zapise:

  • ID dokumenta    Svakom se dokumentu može dodijeliti jedinstveni identifikator, koji ostaje s dokumentom čak i kada se arhivira. To omogućuje jednostavno referenciranje zapisa prema ID-ju ma kamo se dokument premjesti.

  • Zadržavanje u više spremišta    Pravilnici o zadržavanju mogu imati više faza, čime se omogućuje navođenje cijelog životnog ciklusa dokumenta kao jednog pravilnika (npr. pregled ugovora svake godine i brisanje nakon sedam godina)

  • Izvješća o nadzoru po stavci    Možete generirati prilagođeno izvješće o nadzoru o pojedinačnom zapisu.

  • Hijerarhijski planovi datoteka    Možete stvarati duboke, hijerarhijske strukture mapa i upravljati zadržavanjem svake mape u hijerarhiji (ili nasljeđivanjem od nadređenih mapa).

  • Izvješće o planu datoteka    Možete stvoriti izvješća o stanju prikazuje broj stavki u svakoj fazi datotečnom planu uz Smotuljak pravilnika zadržavanja na svakom čvor u planu. Taksonomija i centralizirane vrste sadržaja: U arhivu bit će korisnik enterprise razini taksonomija i vrste sadržaja, provjera dosljednosti i kontekst prijenos između suradnju razmaka, a u arhivu. Ne možemo ćete biti razgovor puno više o naš 2010 taksonomije ulaganja u budućnosti objave.

  • Taksonomija i centralizirane vrste sadržaja    Arhiva će koristiti taksonomije i vrste sadržaja na razini cijele tvrtke, čime se jamči dosljednost i prijenos sadržaja između suradničkih prostora i arhive. U budućim ćemo postovima mnogo govoriti o našim ulaganjima u taksonomiju za 2010.

  • Organizator sadržaja    Usmjerivač zapisa može koristiti metapodatke za usmjeravanje dolaznih dokumenata na odgovarajuće mjesto u hijerarhijskom planu datoteka. On, primjerice, omogućuje automatsku primjenu pravila na sadržaj koji se šalje, primjerice "Ako je ugovor o kupnji označen kao Alfa projekt, pošalji u podmapu Alfa ugovori i primijeni pravilnik o zadržavanju te mape na stavku".

  • Virtualne mape   : plan datoteka je odličan način za upravljanje spremište, ali često vremena nije ono što želite koristiti za navigaciju i pronaći sadržaj koji tražite. Centar za zapise u sustavu SharePoint 2010 čini koristiti novu značajku pod nazivom Navigacija utemeljena na metapodacima koja vam omogućuje da biste ključa metapodataka kao virtualne mape:

Vrh stranice

Upravljanje zapisima in situ

Upravljanje zapisima in situ može se omogućiti na svakom web-mjestu, a moguće ga je i konfigurirati i kao sustav za upravljanje zapisima. Ta vrsta sustava, za razliku od centra za zapise, omogućuje pohranu zapisa uz aktivne dokumente u suradničkom prostoru.

Upravljanje in situ omogućuje upravljanje sadržajem u suradničkim prostorima. To omogućuje da određeni dokumenti (ili blogovi, wikiji, web-stranice i stavke popisa) sustava SharePoint budu deklarirani zapisi. Sustav po potrebi može spriječiti brisanje i uređivanje takvih zapisa u skladu s definicijom zapisa vaše tvrtke ili ustanove.

Nadzor, zadržavanje, istek, izvješćivanje, tijekovi rada sa zapisima, obveza predočavanja elektroničkih dokumenata i obveza čuvanja podataka značajke su koje možete koristiti u suradničkom prostoru dok uspostavljate ravnotežu između vrijednosti sustava SharePoint za krajnje korisnike i potrebu za upravljanjem podacima.

Zapisi se mogu deklarirati ručno, u sklopu većeg procesa u tijeku rada, ili kao zakazani dio zadržavanja dokumenta, primjerice nakon dvije godine. Ključno je da se prilikom deklariranja zapisa sadržaj ne premješta u arhivu, već ostaje na svom mjestu da bi krajnji korisnici i dalje mogli pronaći i koristiti sadržaj.

Neke od dodatnih pogodnosti korištenja upravljanja zapisima in situ:

  • zapisi se mogu nalaziti na više web-mjesta i njima se može upravljati na više mjesta

  • uz omogućeno određivanje verzije održavanje verzija zapisa odvija se automatski

  • pretraživanje se može istodobno izvoditi na zapisima i aktivnim dokumentima

  • šira kontrola nad onim što se u vašoj tvrtki ili ustanovi smatra zapisom te nad popisom osoba koje mogu stvarati zapise

Vrh stranice

Napomene vezane uz planiranje rješenja

Dok budete razmišljali o tome hoćete li zapisima upravljati u zasebnom centru za zapise ili na istom suradničkom web-mjestu na kojem su stvoreni dokumenti, razmotrite sljedeća pitanja:

  • Je li upravljanje suradničkim web-mjestom prikladno za upravljanje zapisima?

  • Primjenjuju li se na vašu gospodarsku granu zakonski preduvjeti prema kojima zapisi moraju biti odvojeni od aktivnih dokumenata?

  • Može li se administratoru suradničkog web-mjesta povjeriti upravljanje web-mjestom koje sadrži zapise?

  • Preporučuje se da zapise pohranite na web-mjesto koje koristi ograničeniji pristup nego suradničko web-mjesto ili na web-mjesto koje se sigurnosno kopira drukčijim rasporedom.

  • Koliko će se dugo suradničko web-mjesto koristiti? Ako će se zapisi morati čuvati dulje no što traje projekt, odabir strategije upravljanja zapisima in situ znači da ćete morati održavati suradničko web-mjesto i kada se više ne bude koristilo.

  • Hoće li članovi projekta morati često često pristupati dokumentima nakon što dokumenti postanu zapisi? Ako koristite pristup in situ, članovi projekta mogu pristupati dokumentima na isti način neovisno o tome jesu li dokumenti aktivni ili su zapisi.

  • Jesu li upravitelji zapisa u vašoj tvrtki ili ustanovi odgovorni samo za zapise ili za sve podatke, neovisno o tome jesu li aktivni ili su zapisi? Ako su upravitelji zapisa odgovorni samo za službene zapise, možda će im biti lakše koristiti zaseban centar za zapise.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×