Najbolje prakse za sastanak programa Skype za tvrtke (Lync)

Pri postavljanju sastanka u programu Lync te pri uključivanju u sastanak i izlaganju tijekom njega možete koristiti razne mogućnosti. Ova najbolja iskustva iz prakse omogućit će vam da iskoristite prednosti značajki koje vam olakšavaju posao i nude ugodan doživljaj rada.

Napomena : Ako trebate interaktivni vodič za pripremu uobičajenog izlaganja, pročitajte odjeljke Zakazivanje sastanka u programu Skype za tvrtke (Lync) i priprema za njega te Upravljanje sastankom u programu Skype za tvrtke (Lync)

Postavljanje sastanka programa Lync

Zakažite sastanak u programu Lync pomoću programa Outlook ili web-planera i slijedite ove praktične savjete.

Napomena :  Detalje o zakazivanju sastanka u programu Lync potražite u članku Postavljanje sastanka programa Lync.

Zakazivanje sastanka

  • Za male i neformalne sastanke s kolegama iz tvrtke koristite zadane mogućnosti sastanka i nemojte mijenjati postavke. Imajte na umu da zadane mogućnosti svima omogućuju izlaganje i izravno uključivanje u sastanak.

  • Ako imate posebne zahtjeve vezane uz sastanak, kao što su velik broj sudionika, zaštita podataka ili uključivanje vanjskih klijenata, svakako promijenite mogućnosti sastanka u skladu s njima. Informacije potražite u članku Promjena postavki sudionika za sastanke programa Lync.

Napomena :  U sastanku može sudjelovati maksimalno 250 sudionika.

  • Ako na sastanku sudjeluju mrežni sudionici i sudionici uživo te ako koristite Outlook, sastanak u programu Lync možete održati u konferencijskoj sobi. Kliknite Alat za pronalaženje prostorija u zahtjevu za sastanak u programu Outlook da biste pronašli i dodali željenu konferencijsku sobu u zgradi. A možete i zasebno rezervirati prostoriju te podatke o prostoriji dodati u okvir Lokacija u zahtjevu za sastanak.

Određivanje zamjenskog izlagača

Ako se ne možete uključiti ili kasnite, odredite zamjenskog izlagača. I zamjenski izlagač može pokretati snimanje, upravljati sudionicima i pomagati im ili pak pratiti pitanja koja se postavljaju tijekom sastanka da biste se mogli usredotočiti na izlaganje. To je osobito važno ako je sastanak ili događaj velik.

Uvrštavanje dokumenta ili veze s uputama u zahtjev za sastanak

Ako pozivate sudionike koji ne znaju koristiti Lync, u zahtjev za sastanak uvrstite dokument ili vezu s uputama za Lync da biste im omogućili da se prije uključivanja u sastanak upoznaju s njegovim značajkama.

Dodavanje bilježaka u zahtjev za sastanak

Kada zakazujete sastanak, pomoću programa OneNote možete dodavati privatne ili zajedničke bilješke. Osobe koje su pozvane mogu pregledavati i uređivate zajedničke bilješke ako imaju odgovarajuće dozvole. Na vrpci pozivnice samo kliknite Bilješke sa sastanka pa dodajte zajedničke bilješke za zahtjeve za sastanak ili vlastite bilješke (koje nisu vidljive drugima). Dodatne informacije potražite u članku Korištenje zajedničkih i privatnih bilješki u sastanku programa Lync.

Uključivanje u sastanak programa Lync

Detalje o uključivanju u sastanak u programu Lync potražite u članku Uključivanje u sastanak u programu Lync i slijedite sljedeće savjete za uključivanje:

  • Uključite se u sastanak 10 do 15 minuta prije početka da biste postavili sve značajke i imali vremena za eventualno otklanjanje poteškoća.

  • Prije sastanka odlučite hoćete li za govorni dio sastanka koristiti zvuk računala (zvuk i sliku integrirane u Lync) ili telefona (ako zahtjev za sastanak sadrži detalje za uključivanje pozivom).

  • Ako koristite zvuk računala, postavite audiouređaje i videouređaje te provjerite kvalitetu. Možete koristiti mikrofon i zvučnike računala ili priključiti slušalice s mikrofonom. Dodatne informacije potražite u člancima Postavljanje i testiranje zvuka za Lync te Postavljanje videoprikaza u programu Lync te otklanjanje poteškoća.

  • Ako zvuk sastanka slušate putem telefona i omogućili ste uključivanje u konferenciju biranjem (detalje zatražite od tehničke podrške na poslu), koristite prednosti značajke Nazovi me programa Lync. U prozoru Uključivanje zvuka sastanka odaberite Nazovi me na pa upišite telefonski broj na koji želite da vas drugi zovu. Kada koristite tu značajku, nećete morati unositi ID sastanka ili PIN.

  • Radi bolje kvalitete zvuka, ako je ikako moguće, umjesto mikrofona i zvučnika računala koristite slušalice s mikrofonom.

  • Kvaliteta zvuka jako ovisi o stanju mreže. Koristite ožičenu mrežu i isključite bežični prijam na računalu.

  • Kada se uključite u sastanak, isključite zvuk mikrofona kada ne govorite.

PIN

Kada se u sastanak uključujete biranjem poziva, u većini slučajeva nije vam potreban osobni identifikacijski broj (PIN). Izravno ćete se uključiti, a vaš će se broj prikazati na popisu sudionika. No ako se želite uključiti u sastanak kao voditelj ili provjereni pozivatelj, od vas će se zatražiti unos PIN-a i/ili službenog broja telefona ili internog broja.

Napomena : Uključivanje u svojstvu provjerenog pozivatelja znači jednostavno da je sastanak siguran i da vam je prije uključivanja u sastanak potrebno utvrditi identitet.

Neka vam PIN bude pri ruci za slučaj da vam zatreba. Ako ste zaboravili PIN, u zahtjevu za sastanak kliknite Zaboravili ste PIN za uključivanje biranjem? i slijedite upute na stranici da biste ga ponovno postavili.

Važno :  Detalji o pozivu uvrštavaju se samo u sastanke koje postavljaju korisnici čiji su računi konfigurirani za uključivanje u konferenciju biranjem. Detalje zatražite od službe za tehničku podršku na radnom mjestu.

Prezentiranje na sastanku u programu Lync

Upute za postavljanje sesije zajedničkog korištenja potražite u članku Zajedničko korištenje radne površine ili programa. Preporučujemo da prilikom zajedničkog korištenja učinite sljedeće:

  • Zamolite nekog suradnika da se prijavi u sastanak da biste mogli provjeriti kvalitetu zvuka i slike sastanka.

  • U mogućnostima sastanka provjerite jeste li odabrali željene značajke sudionika, npr. dozvole za sudionike, prikaz sadržaja ili opaske.

  • Ostavite dovoljno vremena za pitanja, a sudionicima recite da pitanja i komentare mogu upisivati u odjeljak za razmjenu izravnih poruka sastanka.

  • Dok ne govorite, isključite zvuk mikrofona, a po potrebi uključujte i isključujte zvuk mikrofona slušateljima, što možete učiniti i pomoću programa Lync i pomoću tonskih naredbi na telefonu, ako koristite telefon (na tipkovnici telefona pritisnite *1 da biste čuli te naredbe).

  • Na početku sastanka podsjetite sudionike kako se isključuje i uključuje zvuk mikrofona.

Ako koristite PowerPoint:

  • Nemojte koristiti više od petnaestak slajdova te koristite velike fontove (veće od 30 točaka) i jednostavnu pozadinu koja ne odvlači pozornost.

  • Prezentaciju prenesite unaprijed i isprobajte kontrole za promjenu slajda i unos opaski. Primjerice, važne argumente možete istaknuti pomoću laserskog pokazivača ili pečata.

  • Koristite bilješke izlagača kao podsjetnik za sadržaj koji izlažete. Dodatne informacije potražite u odjeljku Prezentiranje slajdova programa PowerPoint u sastanku u programu Lync.

Ako zajednički koristite radnu površinu ili program:

  • Imajte na umu da su sudionicima, kada zajednički koristite neki program, vidljivi samo taj program i datoteke. Ako prijeđete na druge programe, oni neće biti vidljivi na sastanku.

  • Ako se morate prebacivati između programa, odaberite zajedničko korištenje radne površine.

  • Da biste vidjeli što sudionici vide kada zajednički koristite radnu površinu ili program, u prozoru sastanka kliknite Pretpregled.

  • Recite gledateljima da područje prikaza mogu povećati ako prijeđu u način rada preko cijelog zaslona. Dodatne informacije potražite u članku Zajedničko korištenje radne površine ili programa.

Vođenje sastanka u konferencijskoj prostoriji

Pametno je odvojiti malo vremena i pripremiti prostoriju prije no što sastanak započne da biste bili sigurni da je Lync postavljen za rad s audiouređajima i videouređajima.

  • Prijenosno računalo po potrebi priključite na projektor i telefon u sobi za sastanke.

  • Ako se čuje jeka, isključite zvuk mikrofona i zvučnika računala. Zamolite i osobe u prostoriji da to učine ako su se prijavile u Lync.

  • Možete povezati fiksni telefon s računalom ili se biranjem uključiti u zvuk sastanka ako zahtjev za sastanak sadrži detalje za uključivanje pozivom.

  • Ako koristite projektor, kabel priključite na računalo i odaberite odgovarajući prikaz. Na tipkovnici pritisnite tipku s logotipom sustava Windows i tipku P da bi se pojavio prikaz, a zatim kliknite: Duplicirano da bi se radna površina prikazivala i na monitoru računala i projektoru, Prošireno da bi se radna površina proširila s monitora računala i projektora ili Samo projektor da bi se radna površina prikazivala samo na projektoru.

Savjet : Preporučujemo vam da odaberete Duplicirano da biste sastanak vidjeli i na monitoru i na projekciji u prostoriji.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×