Pri postavljanju sastanka u programu Lync te pri uključivanju u sastanak i izlaganju tijekom njega možete koristiti razne mogućnosti. Ova najbolja iskustva iz prakse omogućit će vam da iskoristite prednosti značajki koje vam olakšavaju posao i nude ugodan doživljaj rada.
Postavljanje sastanka programa Lync
Zakazivanje sastanka
-
Za male i neformalne sastanke s kolegama iz tvrtke koristite zadane mogućnosti sastanka i nemojte mijenjati postavke. Imajte na umu da zadane mogućnosti svima omogućuju izlaganje i izravno uključivanje u sastanak.
-
Ako imate posebne zahtjeve vezane uz sastanak, kao što su velik broj sudionika, zaštita podataka ili uključivanje vanjskih klijenata, svakako promijenite mogućnosti sastanka u skladu s njima. Informacije potražite u članku Postavljanje mogućnosti sastanka u programu Lync.
Napomena: U sastanku može sudjelovati maksimalno 250 sudionika.
-
Ako na sastanku sudjeluju mrežni sudionici i sudionici uživo, sastanak programa Lync možete održati u konferencijskoj sobi. Kliknite Alat za pronalaženje prostorija da biste pronašli i dodali željenu konferencijsku sobu u zgradi. A možete i zasebno rezervirati prostoriju te podatke o prostoriji dodati u okvir Lokacija u zahtjevu za sastanak.
Određivanje zamjenskog izlagača
Ako se ne možete uključiti ili kasnite, odredite zamjenskog izlagača. I zamjenski izlagač može pokretati snimanje, upravljati sudionicima i pomagati im ili pak pratiti pitanja koja se postavljaju tijekom sastanka da biste se mogli usredotočiti na izlaganje. To je osobito važno ako je sastanak ili događaj velik.
PIN
Kada se u sastanak uključujete biranjem poziva, u većini slučajeva nije vam potreban osobni identifikacijski broj (PIN). Izravno ćete se uključiti, a vaš će se broj prikazati na popisu sudionika. No ako se želite uključiti u sastanak kao voditelj ili provjereni pozivatelj, od vas će se zatražiti unos PIN-a i/ili službenog broja telefona ili internog broja.
Napomena: Uključivanje u svojstvu provjerenog pozivatelja znači jednostavno da je sastanak siguran i da vam je prije uključivanja u sastanak potrebno utvrditi identitet.
Za slučaj potrebe dobro je pri ruci imati PIN. Ako ne znate PIN, u zahtjevu za sastanak kliknite Zaboravili ste PIN za uključivanje biranjem? pa na stranici slijedite upute za njegovo ponovno postavljanje.
Uvrštavanje dokumenta ili veze s uputama u zahtjev za sastanak
Ako pozivate sudionike koji ne znaju koristiti Lync, u zahtjev za sastanak uvrstite dokument ili vezu s uputama za Lync da biste im omogućili da se prije uključivanja u sastanak upoznaju s njegovim značajkama.
Uključivanje u sastanak programa Lync
-
Uključite se u sastanak 10 do 15 minuta prije početka da biste postavili sve značajke i imali vremena za eventualno otklanjanje poteškoća.
-
Prije sastanka odlučite hoćete li koristiti mogućnosti zvuka s računala (integrirane mogućnosti zvuka i slike programa Lync) ili telefon za zvučni dio sastanka.
-
Ako koristite zvuk računala, postavite audiouređaje i videouređaje te provjerite kvalitetu. Možete koristiti mikrofon i zvučnike računala ili priključiti slušalice s mikrofonom. Dodatne informacije potražite u članku Postavljanje i testiranje zvuka u programu Lync te otklanjanje poteškoća sa zvukom
-
Ako za zvuk sastanka koristite telefon, iskoristite prednost značajke Nazovi me programa Lync. U prozoru Uključite zvuk sastanka odaberite Nazovi me na broj i upišite telefonski broj na koji želite primati poziv. Kada koristite tu značajku, nećete morati unositi ID sastanka ili PIN.
-
Radi bolje kvalitete zvuka, ako je ikako moguće, umjesto mikrofona i zvučnika računala koristite slušalice s mikrofonom.
-
Kvaliteta zvuka jako ovisi o stanju mreže. Koristite ožičenu mrežu i isključite bežični prijam na računalu.
-
Kada se uključite u sastanak, isključite zvuk mikrofona ako ne govorite.
Prezentiranje na sastanku u programu Lync
-
Zamolite nekog suradnika da se prijavi u sastanak da biste mogli provjeriti kvalitetu zvuka i slike sastanka.
-
U mogućnostima sastanka provjerite jeste li uključili ili isključili odgovarajuće značajke sudionika, primjerice dozvole za sudionike, prikaz sadržaja ili opaske.
-
Ako koristite PowerPoint:
-
Nemojte koristiti više od petnaestak slajdova te koristite velike fontove (veće od 30 točaka) i jednostavnu pozadinu koja ne odvlači pozornost.
-
Prezentaciju prenesite unaprijed i isprobajte kontrole za promjenu slajda i unos opaski. Primjerice, važne argumente možete istaknuti pomoću laserskog pokazivača ili pečata.
-
Koristite bilješke izlagača kao podsjetnik za sadržaj koji izlažete. Dodatne informacije potražite u odjeljku Zajedničko korištenje slajdova programa PowerPoint u sastanku u programu Lync.
-
-
Ako zajednički koristite radnu površinu ili program:
-
Imajte na umu da su sudionicima prilikom zajedničkog korištenja nekog programa vidljivi samo taj program i datoteke koje zajednički koristite. Ako prijeđete na druge programe, oni neće biti vidljivi na sastanku.
-
Ako se morate prebacivati između programa, odaberite zajedničko korištenje radne površine.
-
Da biste vidjeli što sudionici vide kada zajednički koristite radnu površinu ili program, u sastanku u programu kliknite PretpregledLync.
-
Recite gledateljima da područje prikaza mogu povećati ako prijeđu u način rada preko cijelog zaslona.
Dodatne informacije potražite u članku Zajedničko korištenje radne površine i programa u sastanku programa Lync.
-
-
Ostavite dovoljno vremena za pitanja, a sudionicima recite da pitanja i komentare mogu upisivati područje za razmjenu izravnih poruka.
-
Dok ne govorite, isključite zvuk mikrofona, a po potrebi uključujte i isključujte zvuk mikrofona slušateljima, što možete učiniti i pomoću programa Lync i pomoću tonskih naredbi na telefonu, ako koristite telefon (na tipkovnici telefona pritisnite *1 da biste čuli te naredbe).
-
Na početku sastanka podsjetite sudionike kako se isključuje i uključuje zvuk mikrofona.
-
Vođenje sastanka u konferencijskoj prostoriji
Pametno je odvojiti malo vremena i pripremiti prostoriju prije no što sastanak započne da biste bili sigurni da je Lync postavljen za rad s audiouređajima i videouređajima.
-
Prijenosno računalo po potrebi priključite na projektor i telefon u sobi za sastanke.
-
Ako se čuje jeka, isključite zvuk mikrofona i zvučnika računala. Zamolite i osobe u prostoriji da to učine ako su se prijavile u Lync.
-
Možete povezati fiksni telefon s računalom ili se biranjem uključiti u zvuk sastanka.
-
Ako koristite projektor, kabel priključite na računalo i odaberite odgovarajući prikaz. Na tipkovnici pritisnite tipku s logotipom sustava Windows i tipku P da bi se pojavio prikaz, a zatim kliknite nešto od sljedećeg:
-
Duplicirano da bi se radna površina prikazivala i na monitoru računala i projektoru.
-
Prošireno da bi se radna površina proširila s monitora računala i projektora.
-
Samo projektor da bi se radna površina prikazivala samo na projektoru.
-
Preporučujemo vam da odaberete Duplicirano da biste sastanak vidjeli i na monitoru i na projekciji u prostoriji.
