Najbolje prakse prilikom korištenja kalendara programa Outlook

Najbolje prakse prilikom korištenja kalendara programa Outlook

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Kalendar programa Outlook u potpunosti je integriran s e-poštom, kontaktima i drugim značajkama. Zbog te je integracije komponenta kalendara jedna od najpopularnijih značajki programa Outlook. U ovom ćemo vas članku upoznati s korištenjem raznih funkcija kalendara. Upoznat ćemo vas i s poboljšanjima kalendara čiji je cilj učiniti okruženje dosljednijim.

Napomena :  Servisnim paketima za Outlook 2007 dodana su brojna poboljšanja kalendara. Zbog toga je naša prva preporuka da koristite Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) ili noviji. U odjeljcima u nastavku pretpostavlja se da koristite Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 ili Outlook 2016.

Prosljeđivanje zahtjeva za sastanak

Ako koristite Outlook 2007, nemojte prosljeđivati zahtjeve za sastanak jer bi moglo doći do gubitka ili nepodudaranja sastanaka. Umjesto toga zamolite organizatora sastanka da doda sudionika u izvorni zahtjev za sastanak.

Ako koristite Outlook 2010 ili noviju verziju i sudionik ste sastanka, sastanak možete proslijediti drugoj osobi koja koristi Outlook 2010 ili noviju verziju pomoću značajke Obavijesti o prosljeđivanju sastanka. Kada sastanak pomoću programa Outlook 2010 ili novije verzije proslijedite osobi koja nije izvorni sudionik sastanka, Outlook organizatoru sastanka šalje obavijest o njegovu prosljeđivanju. Kada organizator primi tu obavijest, novi se sudionik dodaje u sastanak. Ako postojeći sudionici sastanka moraju biti obaviješteni o tome da je dodan novi sudionik, organizator mora otvoriti sastanak i svim sudionicima poslati ažuriranje sastanka.

Napomena : Ako želite nekoga obavijestiti o sastanku, ali ga ne želite pozvati na njega, samo povucite zahtjev za sastanak iz kalendara do ikone Pošta na donjoj lijevoj strani programa Outlook. Time se otvara poruka e-pošte s informacijama o sastanku koje možete poslati. Imajte na umu da se tom porukom e-pošte ne dodaju primatelji u sastanak te da ona sadrži samo podatke o sastanku, kao što su datum, vrijeme, predmet i dnevni red.

Za korisnike sustava Microsoft Exchange

I u Microsoft Exchange Server 2007 uvedene su obavijesti o prosljeđivanju sastanka u sklopu značajke Pomoćnik za kalendar. Ako se pomoću programa Outlook povezujete s poštanskim sandučićem u tvrtki ili ustanovi koja koristi Exchange Server, na ponašanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka mogu utjecati postavke sustava Exchange koje je konfigurirao administrator sustava. Administrator sustava Exchange, primjerice, može spriječiti slanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka na udaljene domene.

U pravilu preporučujemo da sudionik ne prosljeđuje sastanak ako nije u istoj tvrtki ili ustanovi koja koristi Exchange kao organizator, osim ako su ispunjeni svi sljedeći uvjeti:

  • sudionik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji

  • sudionikov administrator sustava Exchange dopustio je slanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka na udaljene domene

  • organizator koristi klijentski program Microsoft Outlook

Ako sudionik koristi neki drugi sustav za e-poštu, a ne Exchange, u pravilu preporučujemo da ne prosljeđuje sastanak ako nisu ispunjeni svi sljedeći uvjeti:

  • sudionik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji

  • organizator koristi klijentski program Microsoft Outlook

Ako organizator zbog nečeg ne primi obavijest o prosljeđivanju sastanka, sudionici sastanka ne dodaju se u organizatorov sastanak. Ako organizator naknadno promijeni sastanak i pošalje ažuriranje, ažuriranje će se poslati samo izvorno pozvanim osobama. Sudionici koji su prethodno primili proslijeđenu kopiju sastanka neće primiti ažuriranje.

Ako vam navedena ograničenja onemogućuju uspješno i dosljedno prosljeđivanje pozivnica za sastanak, najbolje je da jednostavno organizatora sastanka zamolite da doda željene sudionike. Organizatora sastanka važno je zamoliti da doda željene sudionike ako niste sigurni ispunjavaju li vaše okruženje i okruženje željenih sudionika navedene uvjete.

Napomena :  Ovlaštenici iz programa Outlook ne primaju obavijesti o prosljeđivanju sastanka.

Obrada svih zahtjeva za sastanak i otkazivanja sastanka

Premda zahtjev za sastanak možete izbrisati izravno u ulaznoj pošti, trebali biste ga pravilno obraditi tako da ga prihvatite ili odbijete. Da biste obradili otkazani sastanak iz ulazne pošte, obavezno koristite naredbu Ukloni iz kalendara. Izbjegavajte obradu sastanaka izravno iz modula kalendara.

Rad s ponavljajućim sastancima

Postavljanje datuma završetka i ograničavanje broja ponavljanja

Outlook omogućuje jednostavno zakazivanje sastanka koji se redovito ponavlja. Preporučujemo da uvijek postavite datum završetka i ograničite ponavljajući niz na određeni broj ponavljanja. Ponavljajuće sastanke vrlo ćete vjerojatno kad-tad morati mijenjati. Morat ćete, primjerice, dodati sudionike ili ih ukloniti iz jedne pojave ili će se pak promijeniti mjesto ili vrijeme sastanka zbog godišnjih odmora ili nepredviđenih okolnosti. Outlook sve te jedinstvene promjene sprema kao iznimku za sastanak. Sastanci s velikim brojem iznimki rezultiraju nizom sastanaka kojim je teško upravljati. Osim toga, moguće je i neočekivano ponašanje. Kada trenutni niz sastanaka završi, možete stvoriti novi. Prilikom određivanja broja ponavljanja uzmite u obzir učestalost ponavljanja. Sastanak koji se tijekom jedne godine odvija dvaput tjedno imat će približno 90 pojava više od mjesečnog sastanka tijekom istog razdoblja.

Završavanje ponavljajućeg sastanka prije izvornog datuma završetka

Premda je ponavljajući sastanak moguće otkazati, bolje je promijeniti datum završetka za niz. Time se vama i sudionicima omogućuje evidencija proteklih sastanaka. Ako posve otkažete ponavljajući sastanak, ta će povijest biti izgubljena. Bolje je postaviti novi datum završetka, a zatim poslati ažuriranje svim sudionicima. Tako ćete ranije završiti niz sastanaka, ali ćete zadržati evidenciju prethodnih sastanaka.

Napomena :  Ako niz sastanaka završite ranije, izgubit će se iznimke pridružene ponavljajućem sastanku. Dodatne informacije o iznimkama potražite u prethodnom odjeljku "Postavljanje datuma završetka i ograničavanje broja ponavljanja".

Dodatne informacije o otkazivanju svih budućih sastanaka u nizu potražite u članku Otkazivanje svih budućih sastanaka u nizu

Promjena organizatora

Outlook ne omogućuje promjenu organizatora sastanka. Da biste promijenili organizatora ponavljajućeg sastanka, završite ponavljajući sastanak. Da biste to učinili, postavite raniji datum završetka i pošaljite ažuriranje svim sudionicima. Kada to učinite, novi organizator mora stvoriti novi ponavljajući sastanak.

Dodatne informacije o postavljanju ranijeg datuma završetka potražite u članku Otkazivanje sastanka

Izbjegavanje zajedničkog korištenja privitaka pomoću ponavljajućeg sastanka

Privici dodatno kompliciraju iznimke ponavljajućeg sastanka. Svaka iznimka sadrži zasebnu kopiju privitaka. Dodavanjem iznimki u ponavljajuće sastanka stvaraju se nove kopije privitaka. Ako promijenite jedan skup privitaka, te se promjene neće prenijeti na druge iznimke. Ako svi sudionici za sve sastanke moraju imati kopiju s najnovijim promjenama, omogućite zajedničko korištenje putem servisa, kao što je OneDrive. Poslovni korisnici mogu se poslužiti sustavom SharePoint ili drugim zajedničkim datotečnim poslužiteljem na mreži.

Izbjegavanje kopiranja sastanaka

Outlook namjerno uklanja sve veze između kopiranog i izvornog sastanka. To pridonosi sprječavanju nedosljednosti. U novijim verzijama programa Outlook u predmet se dodaje tekstni niz "Kopija:". Time se pojednostavljuje prepoznavanje kopija sastanka.

Budući da akcije vezane uz kopirane sastanke daju neočekivane rezultate, preporučujemo izbjegavanje kopiranja sastanaka. To vrijedi i za sastanke kopirane iz kalendara nekog drugog korisnika, kao i za one kopirane iz neke druge mape vašeg kalendara.

Dodatne informacije o načinu premještanja sastanaka organiziranih u drugu mapu kalendara potražite u sljedećem članku:

Premještanje sastanaka programa Outlook bez gubitka mogućnost "Pošalji ažuriranje"

Održavanje uređaja povezanih s kalendarom

Provjerite jesu li na uređaje koji se povezuju s kalendarom instalirana sva najnovija ažuriranja. Neki uređaji za sinkronizaciju s kalendarom i drugim mapama koriste Exchange ActiveSync, primjerice uređaji sa sustavom Windows Phone, Windows RT, Apple iOS i Android. S kalendarom se mogu sinkronizirati i uređaji s operacijskim sustavom BlackBerry tvrtke Research In Motion (RIM) i drugi uređaji.

Dodatne informacije o nekim poznatim problemima potražite u članku: trenutni problemi sa sustavom Microsoft Exchange ActiveSync i uređajima drugih proizvođača.

Napomena :  Katkad je moguće da više klijenata programa Outlook i uređaja istodobno izmijene stavke, što može uzrokovati sukobe. Da biste smanjili vjerojatnost da se to dogodi, nemojte u kratkom vremenskom razdoblju obrađivati istu stavku na dvama klijentima ili uređajima ili više njih.

Održavanje dodataka integriranih s programom Outlook

Većina dodataka za Outlook, ako ne i svi, pristupaju podacima programa Outlook. Dodatak može promijeniti stavku programa Outlook koju istodobno i vi uređujete, bilo u programu Outlook ili na nekom drugom uređaju. Zbog toga može doći do sukoba. Da biste smanjili vjerojatnost da to toga dođe, instalirajte najnovija ažuriranja za sve dodatke i programe integrirane s programom Outlook. Deinstalirajte ili onemogućite sve programe i dodatke koje ne koristite te one koji se ne moraju integrirati s programom Outlook.

Napomena :  Katkad je moguće da više klijenata programa Outlook i uređaja istodobno izmijene stavke, što može uzrokovati sukobe. Da biste smanjili vjerojatnost da se to dogodi, nemojte u kratkom vremenskom razdoblju obrađivati istu stavku na dvama klijentima ili uređajima ili više njih.

Dodatne preporuke za korisnike sustava Microsoft Exchange

Rad u scenariju s rukovoditeljem/ovlaštenikom

Ako tvrtka ili ustanova to dopušta, Outlook konfigurirajte tako da se s poštanskim sandučićem sustava Exchange povezuje putem predmemoriranog načina sustava Exchange. Time se postižu najbolje performanse.

Novije verzije programa Microsoft Outlook, Microsoft Entourage i Microsoft Outlook za Mac uključuju mnoga poboljšanja značajke ovlaštenika. Dodatne informacije o tim verzijama potražite u sljedećem članku:

Značajka u kombiniranim verzijama programa Microsoft Outlook i Entourage delegiranje za Outlook

Ograničavanje broja ovlaštenika

Broj ovlaštenika koje možete dodati u programu Outlook nije ograničen. No preporučujemo da dozvole razine urednik dodijelite samo jednom (1) ovlašteniku. Na taj način možete pratiti vrijeme i način obrade sastanka. Budući da ovlaštenik vašim podacima može pristupati pomoću više uređaja, uz veći broj ovlaštenika s dozvolama razine urednik vrlo je teško utvrditi koji su sastanci zastarjeli i kojih nema.

Čak i ako dozvole za uređivanje dodijelite samo jednom ovlašteniku, izbjegavajte dodavanje velikog broja ovlaštenika s dozvolama pregledavatelja ili suradnika. Dodavanjem velikog broja ovlaštenika mogli biste potrošiti ostale resurse. Može se, primjerice, dostići ograničenje veličine za podatke pravila. Kada dodate ovlaštenika, dolazi do raznih promjena:

  • Outlook primjenjuje dozvole na relevantne mape.

  • Atribut PublicDelegate servisa Active Directory ažurira se radi dodjele dozvola za "Slanje u ime" ovlašteniku.

  • Outlook dodaje ovlaštenika u pravilo prosljeđivanja u poštanskom sandučiću rukovoditelja. Time se zahtjevi za sastanak prosljeđuju ovlašteniku.

  • Outlook dodatne podatke o ovlašteniku sprema u poštanski sandučić rukovoditelja.

Za svaku komponentu mogu postojati drugačija ograničenja. Približavanje tim ograničenjima može utjecati na performanse i stabilnost.

Napomene : 

  • Microsoft je tijekom razvoja i testiranja proizvoda koristio najviše četiri (4) ovlaštenika. Ovlaštenici su uz to koristili samo Outlook. Testiranje nije obuhvaćalo uređaje.

  • Ako je ovlaštenika s dozvolama razine Urednik potrebno privremeno ili trajno zamijeniti, dozvole promijenite s razine Urednik na razinu Pregledavatelj ili ništa. Zatim novom ili rezervnom ovlašteniku dodijelite dozvole razine Urednik.

Vidi također

Informacije o Office Configuration Analyzer Tool

Informacije o alatu za Outlook (CalCheck) za provjeru kalendara

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×