Nacrt za korištenje podataka u sustavu SharePoint Server

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Kombiniranjem sustava Office SharePoint Server 2007, sustava Microsoft Office 2007 i podataka tvrtke možete stvoriti poslovno rješenje u skladu s vlastitim potrebama.

Nacrt za korištenje podataka u sustavu SharePoint Server

U ovom članku

Stvaranje poslovnog rješenja je poput gradnje kuće

Osnove podataka

Korištenje podataka u sustavu Office SharePoint Server 2007

Korištenje podataka iz programa sustava Office sa sustavom Office SharePoint Server 2007

Početak rada s predlošcima i scenarijima

Stvaranje poslovnog rješenja je poput gradnje kuće

Pretpostavimo da želite sagraditi kvalitetnu kuću. Ako imate mnogo novaca, možete odabrati mogućnost A: kupiti građevinsko zemljište bez komunalnih priključaka, unajmiti arhitekta da projektira kuću, zaposliti građevinara (koji zapošljava podizvođače) da biste mukotrpno gradili kuću od temelja. Ako nemate mnogo vremena ni novaca, možete odabrati mogućnost B: kupit ćete montažnu kuću, odabrati unaprijed projektirani izgled i raspored prostorija te unajmiti jednog građevinara da je brzo sagradi na građevinskom zemljištu s komunalnim priključcima.

Za potrebe stvaranja kvalitetnog poslovnog rješenja sustav Microsoft Office i Office SharePoint Server 2007 nude obje mogućnosti. Mogućnost A obično zahtijeva novčana sredstva, pisanje programskog koda i razvoj i obično ju je najbolje prepustiti informatičkim stručnjacima. Mogućnost B kombinira sustav Microsoft Office (vi ste arhitekt) sa sustavom Office SharePoint Server 2007 (građevinski materijal i građevinsko zemljište s komunalnim priključcima), motiviranog informatičkog stručnjaka (građevinara) te predloške i scenarije (vi birate arhitektonski stil i raspored prostorija).

Ako vam je potrebna pomoć pri stvaranju kvalitetnog poslovnog rješenja pa ste odabrali mogućnost B, na dobrom ste mjestu. Ovaj članak nudi širu sliku korištenja podataka u sustavu Office SharePoint Server 2007 te razne veze na dodatne informacije koje olakšavaju razumijevanje pojedinosti ovdje navedenih raznih značajki, a koje će vam omogućiti implementaciju rješenja.

Vrh stranice

Osnove podataka

Podaci su temelj svakog automatiziranog poslovnog rješenja koje je utemeljeno na sustavu Microsoft Office – bilo na razini tvrtke, odjela ili radne grupe – zajedno s osnovnim načinima na koje možete raditi s podacima.

Vrh stranice

Tri vrste podataka

Informacije su ključne za učinkovito vođenje bilo koje tvrtke, a podaci su njihov osnovni sastojak. Većina tvrtki troši mnogo resursa za prikupljanje, pohranjivanje, ažuriranje, analizu i upravljanje podacima te za pristupanje njima i stvaranje izvješća na temelju njih. Podaci mogu biti u sljedeća tri oblika:

  • strukturirani podaci    Tu je vrstu podataka moguće organizirati u tablice te jednostavno ažurirati, sortirati, filtrirati i stvarati upite za njih, te se obično najčešće pohranjuju u nehijerarhijske datoteke i baze podataka. Strukturirani podaci sadrže i metapodatke koji se često definiraju kao podaci o podacima. Metapodaci daju značenje podacima i ograničavaju ih, a obuhvaćaju naslove stupaca, vrste podataka i njihove oblike te pravila za provjeru njihove valjanosti. Primjeri strukturiranih podataka obuhvaćaju narudžbenice, statistike, inventare, proračune i podatke o prodaji.

  • nestrukturirani podaci    Ta su vrsta podataka informacije koje su pohranjene u dokumentima i prezentacijama i nije ih moguće automatski pretvoriti u strukturirane podatke. Primjeri nestrukturiranih podataka obuhvaćaju dopise, pisma, publikacije, pravilnike, prijedloge, specifikacije, slajdove i životopise.

  • djelomično strukturirani podaci    Ta vrsta podataka sadrži strukturirane podatke u kombinaciji s manjom količinom nestrukturiranih podataka, kao što su polja komentara i opisa, privici dokumenata te grafika. Primjeri nestrukturiranih podataka obuhvaćaju izvješća o stanju, dokumente službenih zahtjeva za ponudu, revizije performansi i kataloge proizvoda.

Sa sve tri vrste podataka možete raditi koristeći Microsoft Office i Office SharePoint Server 2007, no fokus je ovog članka na strukturiranim i djelomično strukturiranim podacima.

Vrh stranice

Povezivanje s podacima

Izvor strukturiranih i djelomično strukturiranih podataka obično su vanjski izvori podataka, kao što su XML datoteka, radna knjiga ili baza podataka. Vanjski je izvor podataka s vašim programom povezan putem podatkovne veze, tj. skupa podataka koji opisuju kako pronaći vanjski izvor podataka, kako se u njega prijaviti i pristupiti mu.

Podatke o vezi moguće je pohraniti i u datoteci za povezivanje, kao što je .odc datoteka (Office Data Connection, ODC). ODC datoteka podatke o vezi pohranjuje pomoću prilagođenih HTML i XML oznaka i omogućuje je većina programa sustava Office. Office InfoPath 2007 koristi sličnu .udc datoteku (Universal Data Connection, UDC). Datoteke za povezivanje posebno su korisne za konzistentno zajedničko korištenje veza jer je veze lakše pronaći te omogućuju sigurnost i jednostavno administriranje izvora podataka. Najbolji način zajedničkog korištenja datoteka za povezivanje njihovo je spremanje na sigurno i pouzdano mjesto, kao što je biblioteka podatkovnih veza sustava SharePoint iz koje korisnici i programi s dozvolom mogu čitati datoteku, a mijenjati je mogu samo za to ovlašteni korisnici.

Povezivanje s vanjskim podacima

1. Možete se povezati s raznim izvorima podataka, kao što su: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 i tekstne datoteke.

2. Svakom je izvoru podataka pridružen ODBC upravljački program ili davatelj baze OLE DB.

3. Datoteka za povezivanje definira sve podatke koji su vam potrebni za pristup i dohvaćanje podataka iz podatkovnog izvora.

4. Podaci o vezi kopiraju se iz datoteke za povezivanje u program.

Microsoftove komponente za pristup podacima (MDAC) 2.8 koje se instaliraju sa sustavom Microsoft Windows omogućuju povezivanje s raznim relacijskim i nerelacijskim izvorima podataka pomoću ODBC (Open Database Connectivity) upravljačkih podataka ili OLE DB davatelja (Object Linking and Embedding Database). Kada instalirate sustav Microsoft Office, na računalo se dodaju dodatni ODBC upravljački programi i davatelji baza podataka OLE. Možete koristiti i ODBC upravljačke programe i davatelje baza podataka OLE drugih proizvođača da biste dohvatili informacije iz izvora podataka koji nisu Microsoftovi. Informacije o instaliranju tih ODBC upravljačkih programa i davatelja baza podataka OLE potražite u dokumentaciji baze podataka ili se obratite dobavljaču baze podataka.

Pomoću sustava Microsoft Office možete stvoriti veze s raznim programima sustava Office, a pomoću čarobnjaka za povezivanje s podacima možete se povezati s novim izvorima podataka. Sadržaj ODC datoteke možete najlakše prikazati ili urediti pomoću programa Office Excel 2007.

Dodatne informacije

Uvoz podataka u Office Publisher, Visio ili Word pomoću čarobnjaka za povezivanje s podacima

Pregled povezivanja s podacima (Uvoz)

Vrh stranice

Rad s podacima pomoću podatkovne rešetke

Najjednostavniji je način rada s podacima najčešće korištenje podatkovne rešetke. Podatkovna je rešetka tablični prikaz podataka u stupcima i recima koji omogućuju jednostavno sortiranje, filtriranje podataka, postavljanje upita i rukovanje podacima. Podatkovne rešetke omogućuju i dohvaćanje ispravnog skupa podataka za poslovna rješenja iz nekoliko izvora podataka. Nekim je korisnicima i samo podatkovna rešetka već dovoljna za učinkovit rad s podacima. Drugim su korisnicima potrebni jednostavniji načini upravljanja podacima, kao što su obrasci, izvješća i nadzorne ploče.

Tablica Zaposlenici u prikazu podatkovne tablice

Pomoću sustava Microsoft Office i Office SharePoint Server 2007, možete stvarati i koristiti podatkovne rešetke pomoću podatkovne web-tablice, podatkovne tablice programa Access i tablica programa Excel.

Vrh stranice

Učinkovita izmjena podataka pomoću obrazaca

više podobrazaca međusobno je ugniježđeno Strukturirani i djelomično strukturirani podaci često se moraju ažurirati i mijenjati, a to olakšavaju obrasci. Obrazac, bilo ispisan ili na internetu, jest dokument ili programska komponenta čiji je dizajn standardne strukture i oblika koji olakšavaju prikupljanje, bilježenje, organiziranje i uređivanje podataka. Obrasci su prozori u kojima korisnici mogu pregledavati vaše podatke i pristupati im. Internetski obrasci sadrže upute, oblikovanja, oznake i prazna mjesta za unos podataka, vrlo slično ispisanom obrascu. Internetski obrasci sadrže i kontrole za prikaz podataka ili olakšavaju korisniku unos i uređivanje podataka, izvršavanje akcija ili odabira, kao što su okviri s popisima, gumbi s mogućnostima i naredbama. Vizualno privlačni obrasci čine rad s podacima ugodnijim i učinkovitijim te olakšavaju onemogućivanje unosa netočnih podataka.

Pomoću sustava Microsoft Office i Office SharePoint Server 2007 možete stvoriti te obrasce pomoću obrazaca programa Access, obrazaca programa InfoPath, obrazaca popisa sustava SharePoint, prikaza podataka umetnutih u obliku obrazaca i web-dijelova obrazaca.

Vrh stranice

Prikaz podataka i donošenje odluka pomoću izvješća

Izvješća pružaju pregled podataka Strukturirani i djelomično strukturirani podaci korisnicima se najčešće omogućuju putem poslovnih izvješća. Izvješće je prikaz podataka pretvorenih u oblikovane i organizirane informacije u skladu s određenim poslovnim zahtjevima. Primjeri izvješća obuhvaćaju predviđanja proračuna, sažetke prodaje, telefonske pozive, poštanske oznake i kataloge proizvoda. Izvješća mogu biti jednostavna i sastojati se od jedne stranice sažetka ili hijerarhijskog prikaza mnoštva podatka. Izvješće može sadržavati i podizvješća, ovisiti o parametrima koji su mu predani i biti posve interaktivno pa korisnici mogu sortirati, filtrirati i dubinski analizirati podatke, pa čak i pregledavati temeljne podatke.

Izvješća informatičkim djelatnicima omogućuju donošenje ispravnih poslovnih odluka tako što im omogućuju da odgovaraju na pitanja, usredotoče se na ciljeve, pronađu najbolju alternativu, razviju ispravne strategije i taktike, utvrde posljedice i gubitke te procijene poznate rizike.

Korisnike izvješća moguće je klasificirati na sljedeći način.

Vrsta korisnika

Primjer

Radnje nad izvješćima

Napredni korisnici

Poslovni analitičar i analitičar podataka

Stvara i prilagođava izvješća, radi s izvješćima OLAP zaokretne tablice (Online Analytical Processing), koristi alate za stvaranje izvješća, provodi statističku analizu i analitiku pomoću alata za dubinsku analizu podataka.

Srednje napredni korisnici

Upravitelji i ostali informatički djelatnici

Čitaju detaljna izvješća, prilagođavaju izvješća i koriste ih tako što filtriraju, sortiraju i postavljaju parametre te stvaraju ad hoc upite i izvješća.

Povremeni korisnici

Zaposlenici koji rade s klijentima

Čitaju standardna jednostavna izvješća kojima pristupaju pomoću jednostavnih prikaza, kao što su dijagrami tijeka.

Pomoću sustava Microsoft office, Office SharePoint Server 2007 i SQL Server, možete stvarati i koristiti razna izvješća u programu Access, Excel, InfoPath (pomoću spajanja obrazaca) i Office SharePoint Designer 2007 (pomoću prikaza podataka koji su samo za čitanje) te komponenti SQL Server Reporting Services.

Vrh stranice

Djelovanje u skladu s podacima pomoću nadzornih ploča i KPI-ja

Poslovno je izvješćivanje popularna metoda u cijeloj industriji koja je namijenjena prikupljanju, upravljanju i korištenju podataka. Njome se uočavaju uzorci i pronalaze njihova značenja. Omogućuje donošenje odluka i djelovanje što poboljšava performanse vaše tvrtke. Nadzorne ploče i ključni indikatori učinaka (KPI-ji) najvažniji su element tih napora.

Korištenje nadzornih ploča

Nadzorne ploče (nazivaju se i tablicama rezultata) ključna su tehnika poslovnog obavješćivanja koje kombinira izvješćivanje i analitiku u svrhu vizualiziranja ključnih informacija na razini tvrtke, odjela i grupe.

Stranica Čarobnjaka za traženje na kojoj odabirete polja

Postoje tri vrste nadzornih ploča: operativne nadzorne ploče koje se koriste za praćenje svakodnevnog rada zaposlenika, taktičke nadzorne ploče za analizu podataka i praćenje mjesečnih i tromjesečnih aktivnosti te strateške nadzorne ploče za dugoročno upravljanje poslovanjem. Nadzorne ploče mogu sadržavati kvantitativne podatke, kao što su iznosi narudžbe, udjeli na tržištu, dobit, pozivi službi za korisnike, pogreške u proizvodnji ili pristupi web-stranicama. Nadzorne ploče mogu sadržavati i kvalitativne podatke, kao što su podatak o deset najvažnijih korisnika, ključni problemi, trenutni zadaci na čekanju i važne novosti.

Korištenje pokazatelja ključnog učinka (KPI-ja)

Ključan element nadzorne ploče pokazatelj je ključnog učinka (KPI) koji je vizualni indikator (kao što su strelice prema gore i dolje, semafori i krugovi u boji) kojima se naznačava koliki je napredak učinjen prema važnom poslovnom cilju. KPI je kvantitativna mjera, npr. mjesečna bruto dobit ili prihod po zaposleniku, koja se koristi za praćenje poslovanja tvrtke ili ustanove. KPI-ji su vrijedni pokazatelji za timove, menadžere i tvrtke kojima se brzo procjenjuje napredak u odnosu na mjerljive ciljeve i donose dobre odluke na temelju tri temeljna pitanja: „Što je gotovo prije roka ili je u zaostatku?”, „Koliko prije roka ili u zaostatku?” i „Koji je minimum dovršenog posla?”

Pokazatelji prodaje Svaki KPI ima cilj, status i trend. Uobičajeni je KPI, primjerice, mjesečna prodaja odjela. Nakon pažljivog planiranja, tromjesečni ciljevi prodaje definiraju se za svaki odjel. Nadzora ploča ili tablica rezultata, bojama ili standardnim ikonama koje je definirala tvrtka, prikazuje tjedni status za taj cilj, tj. je li u tijeku s planom, kasni li za planom ili je bolji od plana. Na grafikonu se sumarno mogu prikazati i trendovi prošlih godina, a ponekad se prikazuje i projekcija za sljedeću godinu.

Vrh stranice

Korištenje podataka u sustavu Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 omogućuje suradnju s drugim zaposlenicima jer olakšava upravljanje dokumentima, web-mjestima i radnim prostorima te njihovo zajedničko korištenje, a pruža podršku i uobičajenim poslovnim aktivnostima u kojima se koriste sve prethodno opisane tri vrste podataka. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:

  • rade grupe i odjele koji moraju surađivati na projektima, definirati poslovnu svrhu, odrediti uspjeh, organizirati timove i zadatke, razviti i pratiti rasporede i kontrolne točke, utvrditi troškove te proizvesti rezultat

  • tvrtke koje moraju upravljati mnoštvom dokumenata, postupcima revizije, stvoriti pravilnike te zadržati, označiti i pronaći velike i detaljne zapise

Office SharePoint Server 2007 stvara i čvrstu infrastrukturu za razvoj dodatnih poslovnih tješenja koja koriste sve tri vrste podataka. Za zaposlenika koji radi s informacijama sljedeće komponente sustava Office SharePoint Server 2007 predstavljaju važne elemente, bez ili s vrlo malo programskog koda, za stvaranje automatskih poslovnih rješenja utemeljenim na strukturiranim i djelomično strukturiranim podacima. Te komponente, koje možete koristiti samostalno i kombinirano, predstavljaju vaše „građevne elemente kuće”, „građevinsko zemljište” i „komunalne priključke” koji olakšavaju brzo stvaranje poslovnog rješenja.

Komponente strukturiranih podataka u sustavu SharePoint

1. Sustav Microsoft Office i Office SharePoint Server 2007 omogućuju vam rad s raznim vrstama vanjskih podataka, što obuhvaća LOB (line-of-business) podatke, izvore podataka sustava Office i nehijerarhijske datoteke.

2. Office SharePoint Server 2007 sadrži razne komponente namijenjene obradi vanjskih podataka na razne načine.

3. Tim vanjskim podacima možete pristupiti u programu sustava Office za računala ili web-pregledniku, kao što je Windows Internet Explorer.

Vrh stranice

Popisi sustava SharePoint

Web-mjesto sustava SharePoint obično obuhvaća razne zadane popise, što obuhvaća veze, objave, kontakte, praćenje problema, ankete i zadatke, a možete ih koristiti kao jedinstvenu točku za razvoj poslovnog rješenja. U mnogim slučajevima ti zadani popisi omogućuju stvaranje brzog i učinkovitog rješenja bez ili s vrlo malo izmjena. Na primjer, možete koristiti sljedeće: ankete, koje sadrže klasično grananje i prijelome stranica i omogućuju utvrđivanje zadovoljstva zaposlenika i korisnika te praćenje problema koje omogućuje praćenje verzija i pohranjivanje povijesti verzije u svrhu detaljnije analize grupnih projekata i zajedničkih poslovnih zadataka.

Popis zadataka projekta

Popisi su bogati i fleksibilni te sadrže mnoge ugrađene značajke koje omogućuju robusnu pohranu, zajedničko korištenje i rad sa strukturiranim i djelomično strukturiranim podacima. Možete:

  • uvrstiti razne vrste podataka, kao što su datumi, slike, formule i izračuni utemeljeni na drugim stupcima, polja koja se samo dodaju (korisno je za bilježenje i praćenje prijava) te polja s vrijednostima u kojima možete odabrati vrijednost iz nekog drugog polja popisa.

  • stvarati prikaze popisa da biste organizirali, sortirali i filtrirali podatke na različite i posebne načine, mijenjali metapodatke, npr. dodavali i brisali stupce te mijenjali pravila za provjeru valjanosti, te dosljedno koristili popise na svim web-mjestima sustava SharePoint s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima

  • stvarati prilagođene popise, prikazivati podatke u web-dijelovima i na stranicama web-dijelova te uvoziti, izvoziti i povezivati podatke iz drugih programa kao što su Excel i Access

  • pratiti verzije i detaljnu povijest, postaviti obavezno traženje odobrenja za izmjenu podataka, koristiti zaštitu na razini stavke i na razini mape, prijavu i odjavu te se automatski informirati o promjenama putem upozorenja i RSS sažetaka sadržaja

  • organizirati sadržaj na jedinstvenom popisu u mape radi dodatne praktičnosti i boljih performansi te pomoću indeksiranja poboljšati općenite performanse velikih popisa

Access Web Datasheet (prijašnjeg naziva prikaz podatkovne tablice) sadrži podatkovnu rešetku za prikaz i uređivanje podataka raznih vrsta popisa. Možda ćete uvidjeti da je Access Web Datasheet prikladniji i napredniji od klasičnog prikaza popisa. Prikazuje sadržaje svih popisa ili biblioteke dokumenata u obliku redaka i stupaca. Možete dodavati i uređivati retke i stupce, primijeniti filtre i sortirati, prikazati izračunate vrijednosti u obliku ukupnih zbrojeva te jednostavno urediti podatke u ćelijama rešetke.

Primjer prikaza podatkovne tablice

Napomena : Preduvjet su za Access Web Datasheet Office Access 2007 i preglednik koji podržava ActiveX kontrole koji moraju biti instalirani na klijentskom računalu.

Okno zadatka komponente Access Web Datasheet sadrži i nekoliko dodatnih naredbi koje olakšavaju interakciju s programima Excel i Access.

Naredba

Akcija

Pronađi popis u programu Access

Stvaranje povezane tablice u programu Access koja je povezana i s prikazom podatkovne tablice i koju je moguće osvježiti i ažurirati (dostupno je samo u programu Office Access 2007).

Izvezi u Access

Izvoz prikaza u tablicu u bazi podataka.

Izvješće stvori pomoću programa Access

Stvaranje povezane tablice u programu Access i stvaranje izvješća.

Stvori popis upita pomoću programa Excel

Izvoz podataka u Excel radi njihovog osvježavanja u programu Excel. (Funkcija je identična naredbi Izvezi u Excel koja se nalazi na izborniku Akcije u klasičnom prikazu popisa).

Ispiši pomoću programa Excel

Izvoz podataka u Excel radi njihovog ispisa iz programa Excel.

Stvori grafikon pomoću programa Excel

Izvoz podataka u Excel radi stvaranja grafikona tih podataka u programu Excel pomoću čarobnjaka grafikone.

Izvješće programa Excel stvori u obliku zaokretne tablice

Izvoz podataka u Excel radi stvaranja izvješća zaokretne tablice u programu Excel.

Vrh stranice

Biblioteke sustava SharePoint

Biblioteka sustava SharePoint mjesto je na web-mjestu tog sustava na kojem možete stvarati, prikupljati i ažurirati dokumente te upravljati njima zajedno s članovima tima i drugim zaposlenicima. Sve biblioteke prikazuju popis dokumenata i ključne metapodatke o tim dokumentima što korisnicima olakšava korištenje dokumenata i zajedničku suradnju, a sve biblioteke sadrže i korisne značajke, kao što su detaljna provjera dokumenata, praćenje i numeriranje glavnih i pomoćnih verzija te korištenje obogaćenih značajki pravila, revizija i tijekova rada. U biblioteci možete stvarati dokumente, slike, prezentacije, obrasce i druge vrste datoteka te njima upravljati. I konačno, možete koristiti zadane biblioteke zajedničkih dokumenata, prilagoditi biblioteku svojim potrebama ili stvoriti vlastite dodatne biblioteke.

Biblioteka dokumenata

Postoje sljedeće tri vrste biblioteka koje funkcioniraju sa svim vrstama podataka: biblioteke dokumenata, biblioteke obrazaca te biblioteke podatkovnih veza.

Biblioteke dokumenata     U bibliotekama dokumenata možete pohranjivati razne datoteke, upravljati njima i pristupati im, a one obuhvaćaju dokumente sustava Office, proračunske tablice, izvješća, obrasce, baze podataka sustava Office Access 2007 te tekstne datoteke.

Biblioteke obrazaca      U biblioteke obrazaca možete pohraniti obrasce programa Office InfoPath 2007 i s njima tamo raditi. Biblioteke obrazaca predstavljaju središnje mjesto na kojem korisnici mogu ispuniti i pohraniti obrasce utemeljene na istom predlošku. Možete, primjerice, koristiti InfoPath da biste stvorili rješenje za praćenje inventara koje u biblioteku obrazaca sustava SharePoint pohranjuje predložak obrasca (.xns) i XML datoteke obrasca (.xml).

Biblioteke podatkovnih veza     Biblioteka podatkovnih veza (DCL) posebna je biblioteka koju je moguće definirati kao pouzdano mjesto i koja olakšava pohranjivanje, osiguravanje i zajedničko korištenje ODC i UDC datoteka te upravljanje njima. Administratori mogu upravljati pristupom tim vezama da bi ih mogli koristiti samo pouzdani korisnici s dozvolama. Excel Services može se postaviti tako da se smiju koristiti samo pouzdane veze. Administrator će isto tako možda morati premjestiti bazu podataka s testnog poslužitelja na produkcijski ili ažurirati upit koji pristupa podacima. Korištenje ODC datoteke koja je spremljena u DCL-u olakšava administriranje tih podataka o povezivanju, a korisnički je pristup podacima jednostavniji jer sve radne knjige koriste istu datoteku za povezivanje, a postupci osvježavanja, bilo na klijentskom ili poslužiteljskom računalu, dohvaćaju ažurirane promjene te datoteke. Možete čak i postaviti Office SharePoint Server 2007 i korisnikovo klijentsko računalo tako da automatski otkriva promjene datoteke za povezivanje i koristi najnoviju verziju te datoteke. Ukratko, biblioteke za povezivanje s podacima izuzetno pojednostavnjuju održavanje podatkovnih veza i upravljanje njima.

Vrh stranice

Web-dijelovi i stranice web-dijelova

Web-dio modularna je jedinica podataka koja predstavlja osnovni građevinski dio stranice web-dijelova. Web-dijelove možete dodati u područja web-dijela na stranici web-dijela, a zatim prilagoditi pojedinačne web-dijelove da biste stvorili jedinstvenu stranicu za korisnike svojeg web-mjesta. Stranica web-dijela posebna je vrsta web-stranice u kojoj možete koristiti web-dijelove radi konsolidacije podataka, kao što su popisi i grafikoni, te web-sadržaja, kao što su tekst i slike, u dinamičan informativni prikaz koji se temelji na zajedničkom zadatku ili je od posebnog interesa.

Stranicu web-dijela možete koristiti za prikaz različitih strukturiranih i nestrukturiranih podataka na organiziran, praktičan i pogodan način. Stranice web-dijelova često sadrže nekoliko povezanih web-dijelova, pa podatke i sadržaj radi dobivanja željenih rezultata možete prikazivati dinamički.

Primjerice, možete stvoriti stranicu web-dijela pod nazivom Narudžbe korisnika koju ćete koristiti za prikaz ključnih podataka. Možete primiti poziv od korisnika koji ima pitanje o narudžbi, ne sjeća se broja narudžbe, ali zna datum kada je ona zaprimljena. Pomoću stranice web-dijela možete učiniti sljedeće:

Stranica web-dijela Narudžbe kupaca s nekoliko web-dijelova

1. Potražiti narudžbu po njezinu broju ili, kao u ovom slučaju, po njezinu datumu.

2. Prikazati sve narudžbe po datumu.

3 Odabrati točnu narudžbu na temelju imena korisnika i potražiti pojedinosti o narudžbi i korisniku.

4. Odabrati stavku narudžbe (u ovom slučaju svjetiljku) i prikazati sliku proizvoda da biste potvrdili pitanje korisnika.

5. Tražiti najnovije poslovne vijesti koje se tiču narudžbe korisnika.

Pomoću stranice web-dijela možete učinite sljedeće:

  • konsolidirati podatke iz različitih vrsta izvora i stvoriti izvješće

  • analizirati i prikupljati podatke (primjerice zbrojeve, ukupne zbrojeve ili brojeve)

  • sažimati ključne podatke o KPI-ju koje želite vidjeti na početku svakog dana

  • određivati prioritete i isticati podatke o projektu ili korisniku na nadzornoj ploči radi donošenja učinkovitih odluka

  • prikazivati ažurirane radne rasporede i podatke o sastancima radi brzog planiranja dana

  • brzo pristupati poslovnim vijestima, lokalnoj vremenskoj prognozi i omiljenim web-mjestima radi usmjerenog pregledavanja weba

Slijedi popis ključnih web-dijelova koje je moguće povezati i koji prikazuju strukturirane i djelomično strukturirane podatke.

Web-dio

Opis

Prikaz popisa

Prikazuje podatke popisa i metapodatke biblioteke

Obrazac

Prikazuje podatke pomoću HTML kontrola obrasca

Slika

Prikazuje slike

Excel Web Access

Prikazuje radne knjige programa Excel

Preglednik izvješća

Prikazuje izvješća stvorena u komponenti SQL Server Report Services

Prikaz podataka

Prikazuje i uređuje podatke iz različitih izvora podataka

KPI

Prikazuje podatke ključnog pokazatelja učinka (KPI) i simbole s popisa KPI-ja

Detalji KPI-ja

Prikazuje podatke KPI-ja za jednu stavku i simbole s popisa KPI-ja

Stavka poslovnih podataka

Prikazuje pojedinosti o jednoj stavci poslovnih podataka

Popis poslovnih podataka

Prikazuje sažetak poslovnih podataka na popisu

Akcije poslovnih podataka

Povezuje web-dijelove radi konfiguriranja akcija za poslovnu primjernu

Popis povezan s poslovnim podacima

Povezuje web-dijelove radi prikaza srodnih poslovnih stavki

Sastavljač stavki poslovnih podataka

Stvara stavku poslovnog podatka iz parametara u nizu upita za korištenje na stranicama profila poslovnih podataka

Filtar

Filtrira podatke web-dijela na razne načine

Dodatne informacije

Rad s filtrima web-dijelova

Vrh stranice

Katalog poslovnih podataka

Katalog poslovnih podataka (BDC) komponenta je koja predstavlja ugrađenu podršku za prikaz podataka LOB baza podataka, kao što su SAP, Siebel i SQL Server. Ti LOB sustavi obično upravljaju ključnim poslovnim informacijama i procesima, kao što su podaci o korisnicima, inventar, naplata i životni vijek proizvoda. Ti sustavi često zahtijevaju obuku, teško ih je koristiti, a dostupni su samo nekolicini odabranih djelatnika. BDC omogućuje dostupnost tih LOB podataka većem broju korisnika kojima je potreban pristup podacima i koji s njima moraju raditi na drugačije, fleksibilnije načine. Na primjer, obrazac za narudžbenicu programa InfoPath može se koristiti za prikaz korisničkih podataka iz jednog sustava, detalja o proizvodu iz drugog, a financijskih detalja iz trećeg sustava.

Slijedi sažetak uloga i zadataka za rad s katalogom poslovnih podataka.

Uloga

Zadatak

Poslovni analitičar

Definira značajke i stvara unaprijed definirana rješenja

Autor metapodataka

Stvara i testira metapodatke

Administrator

Uvozi definiciju aplikacije i konfigurira pristup podacima

Član web-mjesta

Ugrađuje poslovne podatke u web-dijelove te na stranice i popise

Razvojni inženjer

Stvara prilagođena rješenja stranice web-dijelova

Posjetitelj web-mjesta

Koristi poslovne podatke

prikazivanje poslovnih podataka u web-dijelu popisa poslovnih podataka

Kada iz izvora podatka izdvojite poslovne podatke, možete koristiti četiri značajke kataloga poslovnih podataka:

  • Poslovni podaci na popisima    Poslovne podatke možete ugraditi na postojeći popis sustava SharePoint ili u biblioteku dokumenata tako da stupac s poslovnim podacima dodate kao vrstu polja. Uobičajeni slučajevi obuhvaćaju sljedeće: pridruživanje dokumenta sa zapisom korisnika, kao što su prijedlozi, ugovori i prezentacije, nadogradnja podataka prilagođenim stupcima, kao što su bilješke, te odabir podataka s popisa, na primjer poštanske brojeve.

  • Akcije poslovnih podataka    Akcije poslovnih podataka veze su koje se prikazuju uz poslovne objekte. Te veze mogu, primjerice, otvoriti web-stranice, prikazati korisnička sučelja poslovnih aplikacija ili otvoriti obrasce programa InfoPath. Akcije poslovnih podataka prikazuju se i kao veze na popisima rezultatima pretraživanja sustava SharePoint. Te veze omogućuju jednostavno ažuriranje stavke ili prikaz povezanih podataka.

  • Web-dijelovi poslovnih podataka    Office SharePoint Server 2007 obuhvaćaju nekoliko web-dijelova poslovnih podataka koji mogu prikazati bilo koju stavku iz BDC-a. Web-dijelove poslovnih podataka možete koristiti za prilagođavanje načina prikaza poslovnih podataka na web-mjestu. Te web-dijelove možete i međusobno povezati pa kada izvedete akciju u jednom web-dijelu, akcija će promijeniti sadržaj drugog web-dijela.

  • Poslovni podaci u korisničkim profilima    Da biste obogatili korisničke informacije u sustavuOffice SharePoint Server 2007, profili poslovnih podataka stvaraju se prema zadanim postavkama kada se aplikacija registrira u BDC-u.

Dodatne informacije

Prikazivanje poslovnih podataka na web-mjestu SharePoint

Katalog poslovnih podataka

Vrh stranice

Popisi ključnih pokazatelja uspješnosti

KPI kvartalne prodaje Gotov popis znatno olakšava ugrađivanje KPI-ja u poslovna rješenja. Popis KPI-ja moguće je koristiti na četiri načina, a svaki od njih odnosi se na zajednički izvor KPI vrijednosti i način na koji se te vrijednosti ugrađuju na web-mjesto sustava SharePoint:

  • Podaci na popisima sustava SharePoint    Kada SharePoint popisi sadrže stavke koje se mogu izbrojati, stavke koje su dijelovi tijeka rada ili stavke koje sadrže datume, možete pomoću ključnih pokazatelja uspješnosti pratiti koliko su dugo pitanja ili zadaci otvoreni, koliko ih je otvorenih i koliki je postotak njihove dovršenosti. Možete pratiti i ukupne zbrojeve, npr. koliko je dugo problem bio otvoren ili ukupnu količinu prodaje unutar nekog područja.

  • Podaci u radnim knjigama programa Excel     Ključni pokazatelj uspješnosti može se postaviti u radnoj knjizi programa Excel i povezati s ključnim pokazateljem uspješnosti iz sustava Office SharePoint Server 2007. Ključni pokazatelj uspješnosti automatski se ažurira promjenama podataka u radnoj knjizi. Možete odabrati i prikaz radne knjige na istoj web-stranici tako da upotrijebite web-dio komponente Office Excel Web Access.

  • Podaci iz komponente Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 može koristiti ključne pokazatelje učinka iz komponente Analysis Services programa Microsoft SQL Server 2005. Administrator sustava ili analitičar baza podataka postavljaju te ključne pokazatelje učinka i registriraju podatkovnu vezu sa sustavom Office SharePoint Server 2007. Nakon toga svi s odgovarajućim dozvolama mogu pristupiti bazi podataka i povezati se s ključnim pokazateljima učinka komponente Analysis Services.

  • Ručno uneseni podaci    Kriterije možete unijeti ručno kada nije postavljen formalni sustav ili kada morate pratiti jednokratni projekt. Ovaj je popis KPI-ja koristan za prikaz informacija koje su pristigle e-poštom ili nekim drugim sustavom.

Tijekovi rada

Dijagram tijeka za tijek rada za odobrenje Mnogi važni procesi u bilo kojoj tvrtki ili ustanovi u glavnom ovise o ljudima. Automatska interakcija između ljudi koji sudjeluju u procesu može poboljšati učinkovitost. Ti se procesu ponekad nazivaju ljudskim tijekovima rada. Office SharePoint Server 2007 omogućuje korištenje unaprijed definiranih tijekova rada, a Office SharePoint Designer 2007 omogućuje stvaranje novih rješenja tijekova rada na temelju stavki popisa i biblioteke. U programu Office SharePoint Designer 2007 dizajner tijeka rada utemeljen na pravilima olakšava stvaranje tijekova rada s uvjetnim grananjem i više koraka.

Tijekovi rada koje sadrži Office SharePoint Server 2007 nude čvrstu integraciju s programima sustava Izdanje 2007 Office. Pomoću programa Office Outlook 2007 korisnicima možete komunicirati zadatke i statuse. Office Access 2007 možete koristiti da biste izmijenili tijek rada pridružen povezanom popisu i stvorili izvješća tijekova rada da biste bolje procijenili status projekta i poslovne procese. Tijekovi rada mogu koristiti prilagođene obrasce stvorene pomoću programa Office InfoPath 2007 za interakciju s korisnicima putem drugih programa sustava Office, kao što je Office Word 2007.

Dodatne informacije

Dizajniranje obrasca za odgovor na status tijeka rada

Primjer: pojednostavnjenje poslovnog procesa pomoću obrazaca i tijekova rada

Vrh stranice

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services sveobuhvatan je servis na razini tvrtke za upravljanje izvješćima i njihovu distribuciju, a obuhvaća dizajniranje, stvaranje, isporuku, sigurnost i prikaz izvješća u raznim oblicima. Uz servisni paket SQL Server 2005 Service Pack 2 servise za izvješćivanje možete koristiti u integracijskom načinu sustava SharePoint da biste mogli učiniti sljedeće:

  • u bibliotekama sustava SharePoint pohranjivati izvješća, izvore podataka i modele izvješća. Pohranjivanje izvješća u bibliotekama dokumenata omogućuje da izvješće koristi klasične značajke programa Office SharePoint Server 2007, kao što je tijek rada, određivanje verzije i sigurnost. U centar za izvješća možete i dodati izvješća.

  • Sinkronizirajte izvješća i sve pridružene resurse pohranjene u programu Office SharePoint Server 2007 s istim izvješćima koja su pohranjena na poslužitelju za izvješća i koja se na njemu pokreću.

  • Koristite konzistentna korisnička sučelja za upravljanje izvješćima i njihov prikaz. Praktična alatna traka na web-dijelu preglednika izvješća omogućuje prikaz i uređivanje svojstava, upravljanje dozvolama i pretplatama, uređivanje u sastavljaču izvješća, konfiguriranje izvora podataka, parametara, brzih snimki i vremenskih ograničenja, prikaz izvješća i povijesti verzija te objavu glavnih verzija.

Ogledno izvješće

Pomoću web-dijela preglednika izvješća možete prikazati, ispisati, pregledavati i izvesti izvješća na poslužitelju izvješća. Web-dio preglednika izvješća pridružen je datotekama definicije izvješća (.rdl) koje obrađuje poslužitelj izvješća. Možete postaviti svojstva na web-dijelu da biste upravljali izgledom alatne trake i područjima prikaza te da biste web-dio povezali s određenim izvješćem. Izvješća se u biblioteci izvješća prikazuju pomoću web-dijela preglednika izvješća. Sve je stranice web-dijelova moguće izmijeniti i tako da prikazuju izvješća pomoću web-dijela preglednika izvješća, a možete se povezati i s web-dijelovima filtra da biste ograničili podatke prikazane u izvješćima.

Za integraciju komponente Reporting Services sa sustavom SharePoint Server potrebno je instalirati sljedeće komponente: SQL Server 2005 Reporting Services, na kojem se nalaze izvješća komponente Reporting Services i koje sa sustavom SharePoint Server komunicira putem sučelja komponente Web Services; SQL Server 2005 Service Pack 2, koji omogućuje integraciju sustava SharePoint Server i komponente Reporting Services na poslužitelju izvješća; te dodatak Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services za tehnologije sustava Microsoft SharePoint, koji obuhvaća web-dio Report Viewer i novo sučelje za upravljanje izvješćima.

Vrh stranice

Centar za izvješća

Centar za izvješća predložak je web-mjesta koji sadrži unaprijed definiranu zbirku biblioteka izvješća, biblioteka podatkovnih veza, popisa sustava SharePoint, web-dijelove, uključujući web-dijelove filtara, te KPI-je koje možete prilagoditi i poboljšati u skladu s vlastitim potrebama. Centar za izvješće možete zamisliti kao središnje, zajedničko, jednostavno i sigurno mjesto te okruženje za izvješćivanje koje korisnici mogu pregledavati te na kojima mogu pronalaziti i dohvaćati ažurna izvješća, bilo ad hoc upitima ili zakazanim periodičkim snimkama. Centra za izvješća smanjuje potrebu za privicima e-pošte za isporuku izvješća te zagušenost mreže. U centar za izvješća možete pohraniti razna izvješća, uključujući proračunske tablice, snimke programa Access, izvješća komponente SQL Report Services i PDF datoteke.

Centar za izvješća o prodaji

Dodatne informacije

Uvod u centar za izvješća

Rad s web-mjestom centra za izvješća

Vrh stranice

Korištenje podataka iz programa sustava Office sa sustavom Office SharePoint Server 2007

Naravno da i samo pomoću sustava Office SharePoint Server 2007 možete stvoriti poslovno rješenje koje koristi sve vrste podataka. No, Izdanje 2007 Office ima razne korisne integracijske točke sa sustavom Office SharePoint Server 2007 što olakšava rad sa strukturiranim i djelomično strukturiranim podacima pa će vaše poslovno rješenje biti učinkovitije i bolje dizajnirano. U rukama sposobnog zaposlenika koji radi s informacijama, tj. vašeg „građevinara”, sljedeći programi sustava Izdanje 2007 Office funkcioniraju kao „arhitekti” dobro dizajniranih i zadovoljavajućih poslovnih tješenja.

Program

Svrha

Vrsta podataka

Excel (zajedno s tehnologijom Excel Services)

Analiziranje i vizualiziranje numeričkih i ostalih podataka u obliku proračunske tablice, stvaranje grafikona profesionalnog izgleda te rad s hijerarhijskim podacima pomoću izvješća zaokretne tablice.

Strukturirani

InfoPath

Prikupljanje i obrada podataka utemeljenih na XML-u.

Strukturirani i djelomično strukturirani

Access

Konsolidacija, unos, pohranjivanje podataka, stvaranje izvješća na temelju podataka i upravljanje njima.

Strukturirani i djelomično strukturirani

SharePoint Designer

Prilagodba web-stranica i web-mjesta sustava SharePoint utemeljenih na podacima i stvaranje podatkovnih prikaza.

Strukturirani, djelomično strukturirani i nestukturirani

Word

Brzo i učinkovito stvaranje službenih dokumenata

Nestrukturirani

Visio

Vizualizacija i prikaz složenih informacija, sustava i procesa.

Nestrukturirani

Outlook

Komunikacija e-poštom i upravljanje kontaktima, rasporedima i zadacima.

Nestrukturirani

Publisher

Stvaranje publikacija i marketinških materijala profesionalnog izgleda.

Nestrukturirani

PowerPoint

Stvaranje dinamičkih prezentacija pomoću animacija, grafike i medijskog sadržaja.

Nestrukturirani

Vrh stranice

Excel i Excel Services

Excel i Excel Services koristite kada želite učinit sljedeće:

  • pokrenuti izračune nad podacima i statistički usporediti podatke

  • stvoriti i koristiti izvješća zaokretne tablice radi prikaza hijerarhijskih podataka na sažetom i fleksibilnom rasporedu

  • vizualno naglasiti podatke pomoću profesionalnih grafikona, ikona uvjetnog oblikovanja, traka s podacima i spektra boja

  • provesti sofisticiranu analizu „što ako” nad podacima, kao što su statistička, inženjerska i regresijska analiza

Excel nudi sljedeće integracijske točke utemeljene na podacima sa sustavom Office SharePoint Server 2007.

Integracijske točke programa Excel usredotočene na podatke

1. Jednokratni uvoz podataka radnog lista programa Excel na popis sustava SharePoint ili izvoz podataka radnog lista programa Excel na popis sustava SharePoint radi stvaranja trajne jednosmjerne podatkovne veze.

2. Korištenje trajne jednosmjerne podatkovne veze za osvježavanje podataka na radnom listu programa Excel s popisa sustava SharePoint.

3. Objava radnih knjiga programa Excel u sustav Excel Services i prikaz interakcije s podacima pomoću web-dijela komponente Office Excel Web Access na stranici web-dijela.

4. Uvoz podataka u radnu knjigu programa Excel s OLAP poslužitelja, s poslužitelja SQL Server i baza podataka programa Access te nehijerarhijskih datoteka.

Uvoz podataka programa Excel na popis sustava SharePoint

Ako postojeće podatke želite učitati na popis sustava SharePoint, s radnog lista, raspona ćelija, imenovanog raspona ili tablice programa Excel možete ih uvesti na popis sustava SharePoint pomoću naredbe Uvezi na izborniku Akcije.

Izvoz podataka popisa sustava SharePoint u tablicu programa Excel

Podatke sustava SharePoint možete izvesti u tablicu programa Excel te tako stvoriti jednosmjernu podatkovnu vezu između programa Excel i popisa sustava SharePoint. Kada ažurirate svoje podatke s popisa sustava SharePoint i osvježite podatke u programu Excel, Excel zamjenjuje svoje podatke najnovijim podacima s popisa sustava SharePoint koje piše preko podataka koje možda izmijenili. Budući da je podatkovna veza jednosmjerna, promjene koje unesete u program Excel neće se primijeniti na popis na web-mjestu sustava SharePoint.

Napomena : Sinkronizacija podataka između radne knjige programa Office Excel 2007 i popisa sustava SharePoint nije moguća. Ta je funkcija bila dostupna u programu Microsoft Excel 2003 i još je uvijek dostupna u radnoj knjizi programa Excel 2003 i u programu Visual Basic for Applications (VBA). No Office Access 2007 sada je preferirani način sinkronizacije podataka između programa sustava Office i popisa sustava SharePoint s dvosmjernom vezom.

Izvoz tablice programa Excel na popis sustava SharePoint

Kada podatke tablice izvozite iz programa Excel na popis sustava SharePoint pomoću čarobnjaka za izvoz tablice na popis sustava SharePoint, na još jedan način stvarate jednosmjernu podatkovnu vezu između programa Excel i popisa sustava SharePoint.

Ako ne želite da se podaci u tablici na radnom listu programa Excel ažuriraju promjenama s popisa sustava SharePoint, podatke možete izvesti i tako da izuzmete vezu s popisom sustava SharePoint.

Objavljivanje u Excel Services

Radnu knjigu možete objaviti u Office SharePoint Server 2007 da bi drugi korisnici pomoću web-dijela komponente Office Excel Web Access mogli pristupiti tamo sadržanim podacima ili jednom njihovom dijelu. Kada radnu knjigu objavite u sustavu Excel Services, ona se u potpunosti objavljuje na poslužitelju, no možete definirati dijelove radne knjige (kao što su pojedinačni radni listovi, imenovani rasponi ili grafikoni) koje želite da Excel Services prikaže u web-dijelu komponente Office Excel Web Access. Prikazom samo određenih dijelova radne knjige i korištenjem sustava dozvola sustava Office SharePoint Server 2007 za zaštitu radne knjige od neovlaštenog pristupa, podaci u radnoj knjizi bit će povjerljivi, a ovlašteni korisnici moći će osvježiti i ponovno izračunati vidljive podatke te raditi s njima. Ako prije objavljivanja radne knjige postavite parametre za njezine imenovane ćelije, korisnici će moći urediti i te ćelije te definirati njihove vrijednosti.

Ostali će korisnici moći vidjeti i analizirati podatke radnog lista, ali ih neće moći mijenjati. Moći će s njima raditi pomoću neke od funkcija programa Excel, kao što je sortiranje i filtriranje podataka ili korištenjem značajki za dubinsku analizu zaokretne tablice. Ako postavite parametre za imenovane ćelije radne knjige, korisnici će moći urediti i te ćelije te definirati njihove vrijednosti.

korištenje web-dijela excel web access za dijeljenje radnih knjiga programa excel 1. Glavni odjeljak sadrži naslov i alatnu traku s nekoliko izbornika, naredbi i padajućih popisa.

2. Glavni prozor prikazuje jedan ili više radnih listova u prikazu radnog lista, imenovane stavke, kao što su grafikon ili tablica programa Excel, u prikazu imenovanih stavki i neobavezno područje strukture.

3. Okno zadataka Parametri sadrži natpise parametara, tekstualne okvire za unos podataka i neobavezne nazive alata koji sadrže više informacija o svakom parametru.

4. U donjem se odjeljku prikazuju poruke o osvježavanju podataka.

Napomena : Excel Services ne podržava sve značajke programa Excel.

Dodatne informacije

Stvaranje popisa na temelju proračunske tablice

Uvoz podataka sa SharePoint popisa

Izvoz tablice programa Excel na popis sustava SharePoint

Planiranje vanjskih podatkovnih veza za Excel Services

Vrh stranice

InfoPath

InfoPath koristite kada želite sljedeće:

  • redovno prikupljati poslovne podatke, uključujući izvješća o troškovima, vremenske kartice, ankete i obrasce za osiguranje

  • dizajnirati jednostavne ili sofisticirane elektroničke obrasce pomoću standardnih kontrola, kao što su tekstni okviri i okviri s popisima, fleksibilne kontrole, kao što su ponavljajuće tablice, grupe izbora, neobavezne sekcije i višestruki prikazi

  • osigurati konzistentne i točne podatke

  • stvoriti izvješće spajanjem obrazaca u jedan obrazac

InfoPath nudi sljedeće integracijske točke utemeljene na podacima sa sustavom Office SharePoint Server 2007.

Integracijske točke programa InfoPath usredotočene na podatke

1. Objavljivanje predložaka obrasca u biblioteke obrazaca u obliku predložaka i vrsta sadržaja.

2. Čitanje i pisanje XML datoteka obrasca pohranjenih u biblioteci obrazaca.

3. Korištenje XML datoteka obrasca, čitanje podataka s popisa i iz radnih listova programa Excel te čitanje podataka iz sustava SQL Server i baza podataka programa Access i pisanje podataka u njih.

4. Omogućivanje uređivanja prikaza popisa utemeljenog na svojstvima obrasca.

5. Prikaz obrazaca programa InfoPath u pregledniku pomoću predložaka obrasca koji su kompatibilni s preglednikom.

Slanje podataka na web-mjesto sustava SharePoint i popunjavanje kontrola obrasca podacima sustava SharePoint

Da biste korisnicima omogućili slanje obrazaca utemeljenih na vašem predlošku obrasca u biblioteku dokumenata, u predložak obrasca dodajte sekundarnu podatkovnu vezu koja šalje podatke. Kada dodate podatkovnu vezu za slanje, možete konfigurirati predložak obrasca tako da korisnicima omogući slanje podataka obrasca u biblioteku dokumenata.

Objavljivanje predloška obrasca u biblioteku obrazaca

Predložak obrasca možete objaviti u Office SharePoint Server 2007 te pohraniti obrasce programa Office InfoPath 2007 u biblioteku obrazaca i u njoj s njima raditi. Biblioteka obrazaca predstavlja središnje mjesto na kojem korisnici mogu ispuniti i pohraniti obrasce utemeljene na istom predlošku. Možete, primjerice, koristiti InfoPath da biste stvorili rješenje za praćenje inventara koje u biblioteku obrazaca pohranjuje predložak obrasca (.xns) i XML datoteke obrasca (.xml).

Stvaranje i korištenje obrazaca za preglednik

Prilikom dizajniranja predloška obrasca programa Office InfoPath 2007 možete stvoriti predložak koji je moguće otvoriti ili ispuniti u web-pregledniku. Ta vrsta predloška obrasca zove se predložak obrasca kompatibilan s preglednikom. Kada završite s dizajniranjem predloška obrasca kompatibilnog s preglednikom, pomoću čarobnjaka za objavljivanje objavite ga na poslužitelju na kojem je pokrenut InfoPath Forms Services.

Objavljivanje predloška obrasca u obliku vrste sadržaja web-mjesta

Kada predložak obrasca objavite kao vrstu sadržaja web-mjesta, korisnicima omogućujete dodjeljivanje više predložaka obrasca jednoj biblioteci dokumenata ili dodjeljivanje predloška obrasca većem broju biblioteka u zbirci web-mjesta. Zbirka web-mjesta zbirka je web-mjesta na virtualnom poslužitelju koji pripadaju istom vlasniku i zajednički koriste administratorske postavke. Svaka zbirka mjesta sadrži web-mjesto najviše razine, a može sadržavati jedno ili više podmjesta. Svaki virtualni poslužitelj može sadržavati više zbirki web-mjesta. Vrstu sadržaja web-mjesta koristite kada želite ponovno koristiti informacije ili omogućiti prikupljanje podataka s raznih obrazaca na jednom mjestu.

Omogućivanje korisnicima uređivanje polja pomoću prikaza popisa

Korisnicima možete omogućiti da dodaju ili uređuju podatke za neko polje pomoću prikaza popisa ili uređivanjem svojstava za obrazac u biblioteci obrazaca. Na taj način korisnicima se omogućuje da koriste popis sustava SharePoint za dodavanje ili ažuriranje podataka za jedan ili više obrazaca, a da pritom obrasce ne moraju zaista i otvoriti.

Vrh stranice

Access

Access koristite kada želite:

  • zajednički koristite podatke relacijske baze podataka

  • učinkovito upravljati ažuriranjima pomoću značajki zaključavanja zapisa i rješavanja sukoba

  • raditi s većim brojem tablica

  • stvarati složene upite za spajanje tablica

  • stvarati obrasce i izvješća

Access nudi sljedeće integracijske točke utemeljene na podacima sa sustavom Office SharePoint Server 2007.

Integracijske točke programa Access usredotočene na podatke

1. Jednokratni uvoz ili izvoz iz prikaza programa Access na popis sustava SharePoint i obratno.

2. Povezivanje podataka tablica programa Access i popisa sustava SharePoint stvaranjem trajne dvosmjerne veze (ažurirani podaci popisa vidjet će se u tablici programa Access, a ažurirani podaci tablice programa Access vidjet će se na popisu).

3. Isključivanje podataka popisa s mreže, ažuriranje podataka u programu Access, ponovno uključivanje na mrežu, sinkroniziranje ažuriranja i rješavanje konflikata.

4. Prikaz i uređivanje podataka popisa na podatkovnom listu, obrascu i prikazima izvješća programa Access.

5. Objavljivanje baza podataka programa Access u Office SharePoint Server 2007.

Nove značajke za integraciju popisa sustava SharePoint u programu Office Access 2007

Sljedeće nove značajke u programu Office Access 2007 olakšavaju integraciju sa sustavom Office SharePoint Server 2007 i čine je fleksibilnijom:

  • Poboljšano mapiranje vrsta podataka sustava SharePoint     S novom podrškom za polja s više vrijednosti i privicima Office Access 2007 sada podržava više vrsta podataka koje je moguće pronaći na web-mjestima sustava SharePoint, što dizajniranje i stvaranje aplikacija za zajedničko korištenje čini mnogo jednostavnijim.

  • Praćenje povijesti polja dopisa     Polja dopisa korisna su za pohranu velikog broja informacija. Možete postaviti svojstvo koje omogućuje da Office Access 2007 čuva povijest svih izmjena u polju dopisa. Nakon toga možete vidjeti povijest tih promjena. Ova značajka podržava i značajku određivanja verzije na web-mjestima sustava SharePoint da biste Office Access 2007 mogli koristiti i za prikaz promjena popisa sustava SharePoint.

  • Tablice s pretraživanjem     Kada se povezujete s popisom sustava SharePoint, Office Access 2007 automatski stvara povezane tablice za sve popise s pretraživanjem (osim u slučaju kada su popisi s pretraživanjem već povezani s bazom podataka). Ako popisi s vrijednostima sadrže stupce koji pretražuju druge popise, i ti se popisi uvrštavaju u operaciju povezivanja da bi popis s vrijednostima svake povezane tablice dobio odgovarajuću povezanu tablicu u bazi podataka. Access stvara i odnose između tih povezanih tablica.

Uvoz podataka na popis sustava SharePoint i njihov izvoz s tog popisa

Popis sustava SharePoint možete prenijeti u Office Access 2007 tako da ga uvezete. Uvozom popisa sustava SharePoint stvara se kopija popisa u bazi podataka programa Office Access 2007.

Prilikom izvoza podataka Office Access 2007 stvara kopiju odabrane tablice ili upita objekta baze podataka te kopiju pohranjuje u obliku popisa. Možda, primjerice, želite redovno zajednički koristiti podatke programa Office Access 2007 i web-mjesta sustava SharePoint, no podaci su pohranjeni u programu Access. U bazi podataka programa Office Access 2007 koristite upite za generiranje dnevnih i tjednih izvješća o stanju, a zatim u redovnim intervalima rezultate objavljujete na neko od web-mjesta sustava SharePoint.

Povezivanje s popisom sustava SharePoint

Povezivanje omogućuje povezivanje s podacima na popisu, a da pri tom ne uvozite te informacije, što omogućuje stvaranje dvosmjerne veze za prikaz i uređivanje najnovijih podataka kako na popisu tako i u bazi podataka programa Office Access 2007. Kada se povežete s popisom sustava SharePoint, Office Access 2007 stvara povezanu tablicu koja odražava strukturu i veze izvorišnog popisa. Za razliku od uvoza, povezivanje stvara vezu samo na popis, a ne na određene prikaze popisa. No ako želite napraviti promjene u strukturi, npr. ukloniti ili promijeniti stupac, popis morate otvoriti na web-mjestu sustava SharePoint. Ne možete dodavati, brisati ili mijenjati polja povezane tablice u programu Office Access 2007.

Isključivanje povezanih popisa sustava SharePoint s mreže pomoću programa Office Access 2007

Ako neki posao morate odraditi kod kuće ili dok ste izvan ureda, povezane popise sustava SharePoint možete jednim klikom isključiti s mreže pomoću programa Office Access 2007. Na svojim podacima možete raditi u programu Office Access 2007, a promjene sinkronizirati kad se ponovno povežete s web-mjestom sustava SharePoint. Možda ćete, primjerice, dijelove nekog kataloga klijentu morati poslati baš kad se nađete izvan ureda. Ako ste popis sustava SharePoint povezali s tablicama programa Office Access 2007, podatke možete isključiti s mreže, a kasnije ih ponovno uključiti na mrežu. Ako dođe do sukoba (neki drugi korisnik primjerice ažurira isti zapis na poslužitelju ili za vrijeme njegova rada u izvanmrežnom načinu), možete ga razriješiti kada podatke sinkronizirate.

Otvaranje obrazaca i izvješća programa Office Access 2007 na web-mjestu sustava SharePoint

Popise možete otvoriti u obogaćenim prikazima programa Office Access 2007 s web-mjesta sustava SharePoint. Obrasci, izvješća i podatkovne tablice programa Office Access 2007 mogu se prikazati zajedno s drugim prikazima na web-mjestu sustava SharePoint. Kada odaberete prikaz, Office Access 2007 se pokreće i otvara zatraženi obrazac, izvješće ili podatkovnu tablicu. Time vam se olakšava pokretanje obogaćenog izvješća na web-mjestu sustava SharePoint jer ne morate najprije pokrenuti Office Access 2007 ni pronalaziti odgovarajući objekt.

Napomena : Da bi korisnik mogao stvarati, koristiti ili mijenjati prikaz programa Office Access 2007 na web-mjestu sustava SharePoint, na računalo mora instalirati Office Access 2007.

Objavljivanje baze podataka programa Office Access 2007 na web-mjestu sustava SharePoint

Bazu podataka programa Office Access 2007 možete objaviti na sustavu Office SharePoint Server 2007 (to se naziva i premještanjem ili prijelazom). Kad bazu podataka iz programa Office Access 2007 objavljujete na web-mjesto sustava SharePoint, ondje stvarate popise koji su u bazi podataka povezani kao tablice. Nakon premještanja baze podataka, Office Access 2007 stvara novu aplikaciju sučelja koja sadrži sve stare obrasce i izvješća i nove povezane tablice koje ste upravo izvezli. Čarobnjak za premještanje na web-mjesto sustava SharePoint omogućuje premještanje podataka iz svih tablica istovremeno. Bazu podataka programa Office Access 2007 možete zatim i učitati u biblioteku dokumenata sustava SharePoint.

Možete, primjerice, koristiti predložak za praćenje programa Access koji izravno komunicira s predloškom za praćenje problema na web-mjestu sustava SharePoint u svrhu praćenja podataka, problema i tijekova rada tvrtke ili ustanove. Kada korisnici rade s tim popisima na web-mjestu sustava SharePoint, upite i izvješća programa Office Access 2007 mogu otvoriti na izborniku Prikaz popisa sustava SharePoint. Ako želite prikazati i ispisati izvješće o problemu programa Access za mjesečni sastanak, možete to učiniti izravno s popisa sustava SharePoint.

Kada se stvore popisi sustava SharePoint, korisnici s popisima mogu raditi na web-mjestu sustava SharePoint ili u povezanim tablicama u programu Office Access 2007 dok za upravljanje podacima i ažuriranje promjena koriste značajku web-mjesta sustava SharePoint. Kao administrator, možete upravljati dozvolom za podatke i verzije podataka da biste mogli vidjeti tko ih je promijenio ili vratiti prethodne podatke.

Vrh stranice

SharePoint Designer

Office SharePoint Designer 2007 koristite kada želite:

  • stvarati i prilagođavati web-mjesta

  • dizajnirati tijekove rada a da pri tom ne morate koristiti klasične proceduralne programske jezike ili tehnike

  • stvoriti prilagođene prikaze stvarnih podataka dizajniranjem prikaza podataka

  • stvoriti obrazac koji zapisuje u podatkovne izvore tako što ćete umetnuti prikaz podataka u obliku obrasca

Office SharePoint Designer 2007 nudi sljedeće integracijske točke utemeljene na podacima sa sustavom Office SharePoint Server 2007.

Integracijske točke programa SharePoint Designer usredotočene na podatke

1. Stvaranje prikaza podataka pomoću sustava Office SharePoint Designer 2007.

2. Čitanje, kombiniranje i ažuriranje podataka u prikazu podataka iz različitih izvora podataka, a to je web-dio koji možete stvoriti samo u sustavu Office SharePoint Designer 2007.

3. Prikaz i uređivanje podataka u prikazima podataka na web-stranicama.

Prikazi podataka

Ogledni prikaz podataka

Prikaz podataka dinamičan je i prilagodljiv prikaz izvora podataka u obliku XML-a (Extensible Markup Language) koji te podatke prikazuje pomoću XSLT-a (Extensible Stylesheet Language). Prikaz podataka omogućuje sljedeće:

  • prikaz i uređivanje podataka iz široke lepeze izvora podataka, koji obuhvaćaju upite za bazu podataka, XML dokumente te popise i biblioteke sustava SharePoint, objedinjavanje podataka s više izvora podataka radi stvaranja fleksibilnih te prilagođenih prikaza i izvješća

  • prikaz podataka uživo koje je moguće filtrirati, sortirati i grupirati te sastavljanje uvjetnih prikaza

  • stvaranje stranica web-dijelova i povezivanje web-dijelova radi stvaranja poslovnih rješenja

  • stvaranje obogaćenih prilagođenih obrazaca

Dodatne informacije

Uvod u stvaranje aplikacija sustava SharePoint

Vrh stranice

Ostali programi sustava Office

Iako ostali programi sustava Office nisu usmjereni na podatke, strukturirane i djelomično strukturirane podatke moguće je na dodatne načine ugraditi u rješenja koja ih koriste.

Podatkovni dijagrami programa Visio

Dijagram programa Visio možete prikazati na web-stranici pomoću programa Microsoft Visio Viewer ili spremanjem dijagrama u obliku web-stranice. Dijagram, pomoću oblika programa Visio i podatkovnom vezom, olakšava vizualni prikaz, organiziranje, razumijevanje i prezentaciju podataka pohranjenih na popisima, u radnim knjigama ili bazama podataka. Možete, primjerice, prikazati prodajne podatke različitih regija da biste jednostavno usporedili prodajne rezultate više regija za trenutnu i prošle godine.

Prikaz statusa sa zastavicama

zadani font radnog lista promijenjen u novi font.

Različite vrste publikacija koje je moguće stvoriti pomoću spajanja kataloga U programima Word, Publisher i Outlook pomoću cirkularnih pisama možete stvarati rješenja za slanje masovne pošte, tako da stvorite personalizirana pisma, omotnice, naljepnice i poruke e-pošte namijenjene korisnicima ili klijentima. Možete, primjerice, pohraniti dokument programa Word ili Publisher u biblioteku sustava SharePoint, a popis kontakata (jedan od raznih drugih mogućih izvora podataka) upotrijebiti kao izvor za postupak slanja cirkularnih pisama. Pomoću tijeka rada možete čak i pokrenuti slanje cirkularnih pisama u sklopu marketinške kampanje koja cilja određene korisnike.

Ploče s informacijama o dokumentu u programima Word, PowerPoint i Excel

Jednostavna pretraživanja ključnim riječima često nisu dovoljno precizna da bi ispunila zahtjeve za poslovne zapise koji su pridruženi određenim projektima, poslovnim entitetima ili poslovnim subjektima. Ploča s informacijama o dokumentu dostupna je u sljedećim programima sustava Izdanje 2007 Office: Word, Excel i PowerPoint. Ploča s informacijama o dokumentu modul je za bilježenje metapodataka koji je jednostavno konfigurirati bez potrebe za pisanjem programskog koda. Ploča s informacijama o dokumentu prikuplja i dohvaća metapodatke koji daju kontekst dokumentu i povećavaju mogućnost njegova pretraživanja na web-mjestu sustava SharePoint.

Ploča Informacije o dokumentu Budući da je ploča s informacijama o dokumentu u obliku XML-a, u potpunosti ju je moguće prilagoditi pomoću programa InfoPath. Mogućnost programa InfoPath da se povezuje s podacima omogućuje čak i stvaranje ploče s informacijama o dokumentu kojim se na obrazac prenose LOB podaci. Možete, primjerice, popuniti polja podataka o korisniku podacima iz sustava za upravljanje korisničkim zapisima (CRM-a). Prije zatvaranja dokumenta, korisnik bi zatim dodao važne informacije o dokumentu, kao što su veze i srodni dokumenti. Tako se metapodaci bilježe na praktičniji način i jednostavno ih je pridružiti skupu korisnika, proizvodima i srodnim dokumentima.

Dodatne informacije

Uvod u dizajniranje ploče s informacijama o dokumentu pomoću programa InfoPath

Dizajniranje ploče s informacijama o dokumentu pomoću programa InfoPath

Prikaz i promjena svojstava dokumenta paketa Office

Zadaci i kontakti programa Outlook 2007

Outlook ima mnogo integracijskih točaka sa sustavom Office SharePoint Server 2007. Možete slati e-poštu koristeći popise kontakata sustava SharePoint, prikazati kalendare sustava SharePoint i programa Outlook 2007 jedan uz drugi, upravljati upozorenjima i RSS sažecima sadržaja sustava SharePoint te koristiti tijek rada. Biblioteke dokumenata možete i isključiti s mreže, ponovno ih uključiti na mrežu pa ih sinkronizirati pomoću programa Outlook 2007. Dvije dodatne integracijske točke utemeljene na podacima uključuju korištenje strukturiranih podataka.

Možete raditi s popisima standardnih i projektnih zadataka tako da ih isključite s mreže pa ponovno uključite na mrežu i sinkronizirate, pregledavati, ažurirati i dodjeljivati nove zadatke na web-mjesto sustava SharePoint bez zatvaranja programa Outlook te stvarati i dodjeljivati zadatke članovima tima.

Popis kontakata U programu Outlook možete učinkovitije pohranjivati i zajednički koristiti kontakte sustava SharePoint te njima upravljati. Kada se povežete s programom Outlook 2007, kontakti programa SharePoint funkcioniraju baš kao i osobni kontakti programa Outlook. Te kontakte možete prikazati, urediti, ispisati, pa čak i nazvati telefonom pomoću značajke Microsoft Office Communicator. Možete im slati poruke e-pošte i zahtjeve za sastanke, koristiti kategorije boja, pohranjivati više brojeva telefona i adresa e-pošte te uključiti fotografije kontakata, elektroničke posjetnice, kao i podatke o rođendanima i obljetnicama. Možete čak koristiti i web-dio Kontakti da biste na stranici web-dijela prikazali kontakte programa Outlook.

Vrh stranice

Početak rada s predlošcima i scenarijima

Da bi vam što više olakšao stvaranje vlastitog poslovnog rješenja, Microsoft nudi razne gotove predloške koji olakšavaju brzo stvaranje najčešćih rješenja. U sljedećim su odjeljcima opisani korisni predlošci, tj. unaprijed definirani dokumenti ili web-mjesta s funkcijama, stilovima i rasporedima koji zadovoljavaju najčešće potrebe, te uobičajeni scenariji, tj. opisi poslovnih rješenja koji su možda slični vašim poslovnim potrebama. Predlošci i scenariji predstavljaju vaše „unaprijed dizajnirano arhitektonsko rješenje i raspored prostorija” koji će vam olakšati odabir najboljeg dizajna za vaše poslovne potrebe.

Koristite te predloške i scenarije kao početnu točku za prilagođavanje i stvaranje vlastitih poslovnih rješenja. Koristite Office SharePoint Designer 2007 da biste dodali ili izmijenili prikaze podataka na web-mjestu sustava SharePoint, prilagodili glavnu stranicu web-mjesta sustava SharePoint u skladu sa standardima vašeg web-mjesta te integrirajte vanjske podatke iz vlastitih izvora podataka. Prilagodite postojeću poslovnu logiku u skladu s procesima i tijekovima rada tvrtke ili ustanove. Integrirajte LOB podatke u poslovno rješenje pomoću BDC-a. Iskoristite prednosti raznih točaka integracije usmjerenih na podatke koje nude Access, InfoPath i Excel da biste dodatno poboljšali te predloške i scenarije na željeni način. Mogućnosti su beskrajne.

Vrh stranice

Predlošci web-mjesta sustava SharePoint

Microsoft nudi predloške web-mjesta koji predstavljaju gotove scenarije osmišljene da zadovolje potrebe i zahtjeve određenih poslovnih procesa ili skupova zadataka u tvrtkama ili ustanovama bilo koje veličine. Ti se predlošci web-mjesta temelje na sustavu Windows SharePoint Services 3.0 i kompatibilni su sa sustavom Office SharePoint Designer 2007 što olakšava prilagođavanje.

Predlošci za menadžment i financije

Uprava     Jedno mjesto za bilješke sa sastanka uprave, zadatke, probleme i događaje vezane uz upravu.

Izvješćivanje o poslovnim performansama     Olakšavaju praćenje zadovoljstva korisnika pomoću anketa i internetskih rasprava.

Web-mjesto za podršku procesu usklađenosti     Odredite kontrolne zadatke i upravljajte bibliotekama dokumenata da biste timovima i izvršnim sponzorima olakšali upravljanje implementacijom usklađenosti.

Upravljanje spornim fakturama     Pomozite odjelima s obvezama prema dostavljačima praćenje informacija vezanih uz fakture koje se moraju isplatiti dobavljačima, uključujući vrijednost prijevremenog plaćanja i razloge za odgođeno plaćanje.

Isplata i odobravanje troškova     Upravljajte elementima postupka odobravanja troškova te tako osobama koje ih odobravaju uštedite vrijeme.

Zahtjev za prijedlog     Olakšajte upravljanje procesom stvaranja i objavljivanja zahtjeva za prijedlog (RFP) te prikupljanje nadopuna prijedloga i obavijesti o prihvaćanju.

Ljudski resursi

Upravljanje zahtjevom za izostanak s posla i rasporedom godišnjih odmora     Olakšajte zaposlenicima upravljanje zahtjevima za izostanak s posla, uključujući popise dana kada nisu na poslu te popis osoba koje ih tada mijenjaju.

Web-mjesto aktivnosti zaposlenika     Olakšajte zaposlenicima stvaranje aktivnosti i događaja koje sponzorira tvrtka te prijavu na njih.

Pogodnosti za zaposlenike za koje se sami prijavljuju     Omogućite zaposlenicima pronalaženje pogodnosti koje im nudi poslodavac i prijavu na njih.

Raspored obuka i materijali za obuku zaposlenika     Olakšajte zakazivanje obuke te zaposlenicima osigurajte mjesto za prijavu na tečajeve i preuzimanje materijala za tečajeve.

Upravljanje zapošljavanjem i razgovorima za posao     Omogućite odjelu ljudskih resursa pojednostavnjenje postupka zapošljavanja i ispunjavanja oglasa za radno mjesto.

Informatika i operacije

Baza podataka pogrešaka     Olakšajte razvojnim timovima prikupljanje i praćenje informacija o pogreškama u kodu, što obuhvaća korake za ponavljanje pogreške, kategoriju, komentare, prioritet i težinu pogreške.

Pozivni centar     Olakšajte pojedincima upravljanje postupkom obrade zahtjeva za korisničku podršku, od utvrđivanja problema do analize problema i njegovog rješavanja.

Služba za korisnike     Olakšajte timovima upravljanje postupkom obrade zahtjeva za podršku, što obuhvaća upravljanje postupkom utvrđivanja glavnog uzroka problema i status praćenja.

Praćenje inventara     Olakšajte tvrtkama ili ustanovama praćenje elemenata pridruženih inventaru tako što ćete bilježiti ručni unos ažuriranih informacija o inventaru te obavješćivati korisnike kada svaki element dosegne količinu za ponovnu narudžbu.

Radni prostor informatičkog tima     Ažuriranjem projektnih zadataka, poteškoća, kontrolnih točaka i programskih pogrešaka olakašajte timovima upravljanje razvojem, implementacijom i podrškom softverskih projekata.

Biblioteka posuđenih resursa     Pomoću funkcije za prijavu i odjavu i automatskim obavijestima o kašnjenju olakšajte upravljanje fizičkim resursima u biblioteci tvrtke ili ustanove.

Praćenje fizičkih resursa i upravljanje njima     Olakšajte timovima upravljanje zahtjevima za fizičke resurse, kao što su mjesto, uvjet, proizvođač, model, trenutni vlasnik i procijenjena vrijednost, te upravljanje njima.

Rezervacija soba i opreme     Omogućite timovima upravljanje korištenjem zajedničkih soba za sastanke i opreme.

Praćenje i upravljanje

Stvaranje proračuna za više projekata i njihovo praćenje     Stvaranjem projekta te pomoću zadataka, Ganttovih dijagrama i uobičajenih alata za dizajniranje statusa olakšajte praćenje više međusobno povezanih skupova aktivnosti i stvaranje proračuna za njih.

Upravljanje zahtjevom za promjenu     Olakšajte korisnicima praćenje rizika koji se odnose na promjene u dizajnu, što obuhvaća mogućnost odobravanja ili odbijanja promjene.

Baza podataka rasprava     Potičite suradnju tako što ćete timovima olakšati raspravu o temama na internetu ili pomoću mogućnosti RSS sažetka sadržaja sustava Office Outlook 2007.

Biblioteka dokumenata i pregled     Bibliotekom koja omogućuje praćenje verzija te rasprave u obliku niti u svrhu davanja povratnih informacija olakšajte timovima upravljanje ciklusom pregledavanja dokumenta.

Baza znanja     Omogućite zaposlenicima zajedničko korištenje znanja koje postoji u njihovoj tvrtki ili ustanovi.

Radni prostor za praćenje projekata     Olakšajte malim timovima upravljanje projektnim informacijama, kao što su problemi, zadaci i statusi projekta.

Web-mjesto za timski rad     Omogućite projektnim timovima pohranu internih dokumenata na središnjem mjestu, praćenje događaja kalendara i slanje akcijskih stavki koje su rezultat sastanka tima.

Upravljanje evidencijskim karticama     Mogućnostima prijave i odjave zaposlenika te stvaranja izvješća zadataka u tijeku i sati utrošenih na projekt do tog trenutka, olakšajte postupak praćenja sati utrošenih na više projekata.

Prodaja i marketing

Web-mjesto za analizu konkurencije     Korisnim predlošcima za postupke analize konkurencije olakšajte organizaciju rezultata konkurentske ponude.

Upravljanje kontaktima     Olakšajte timovima upravljanje podacima o kontaktu između članova tima, što obuhvaća sinkronizaciju sa sustavom Office Outlook 2007.

Integrirano praćenje marketinških kampanja     Omogućite praćenje performansi marketinških kampanja.

Planiranje zahtjeva za proizvode i marketing     Korisnim predlošcima za planiranje i alatima za suradnju, olakšajte ograniziranje postupka razvoja novih proizvoda i marketinškog sadržaja.

Prodajni kanal za potencijalne klijente     Praćenjem potencijalnih klijenata, prilika, kontakata i poslovnih subjekata olakšajte timovima upravljanje prodajnim kanalom.

Posebne primjene

Sportski klub     Upravljajte bejzbol klubom, što obuhvaća igrače, kapetane, raspored i statistiku.

Upravljanje razredom     Olakšajte predavačima pohranjivanje i organiziranje sadržaja tečaja, stavki kalendara i obavijesti.

Istraživanje podataka o dionicama     Nudi središnje mjesto za lakše objedinjavanje istraživanja procjene dionica.

Upravljanje slučajem za državne agencije     Olakšajte upravljanje zadacima i dokumentima koji se odnose na državne slučajeve.

Početak kliničkih ispitivanja i upravljanje njima     Olakšajte upravljanje dokumentima, zadacima, poteškoćama i raspravama koje su potrebne za provođenje kliničkih ispitivanja.

Upravljanje procesom proizvodnje     Olakšajte inženjerskim timovima za proizvodnju praćanje linearnih procesa proizvodnje te poteškoća koje onemogućuju izvršavanje proizvodnog zadatka.

Planiranje događaja     Internetskim registracijama, rasporedima, komunikacijom i povratnim informacijama olakšajte timovima organizaciju događaja.

Otvaranje nove trgovine     Olakšajte timovima postupak otvaranja nove trgovine, što obuhvaća alate za upravljanje projektom i zadacima.

Dodatne informacije

Uvod u stvaranje aplikacija sustava SharePoint

Predlošci aplikacija za Windows SharePoint Services 3.0

Vrh stranice

Tijekovi rada sustava SharePoint

Office SharePoint Server 2007 obuhvaća sljedeće unaprijed definirane tijekove rada koje možete koristiti da biste automatizirali poslovni proces ili za uobičajene slučajeve radnih grupa.

Tijek rada za odobrenje     Tijek rada za odobrenje usmjerava dokument ili stavku koja je spremljena na popis ili u biblioteku na odobrenje grupi osoba. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za odobravanje automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata.

Tijek rada za prikupljanje povratnih informacija     Tijek rada za prikupljanje povratnih informacija usmjerava dokument ili stavku koja je spremljena na popis ili u biblioteku grupi osoba radi prikupljanja njihovih povratnih informacija nakon pregleda. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za prikupljanje povratnih informacija automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata.

Tijek rada za prikupljanje potpisa     Tijek rada za prikupljanje potpisa usmjerava dokument sustava Office koji je spremljen na popis ili u biblioteku grupi osoba radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Tijek rada za prikupljanje potpisa funkcionira samo s dokumentima programa Office Word 2007 ili Office Excel 2007koji sadrže barem jedan redak potpisa. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za prikupljanje potpisa automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata za dokumente ili radne knjige koji sadrže retke potpisa.

Tijek rada za odobrenje razmještaja     Tijek rada za odobrenje razmještaja osmišljen je kao podrška upravljanju zapisima u tvrtki ili ustanovi. Ovaj tijek rada upravlja postupkom isteka i zadržavanja dokumenata tako što sudionicima dopušta da odluče žele li zadržati ili izbrisati istekle dokumente ili stavke.

Tijek za upravljanje prijevodima    Tijek rada za upravljanje prijevodom stvara i usmjerava kopije izvorišnog dokumenta iz biblioteke za upravljanje prijevodima određenim prevoditeljima radi prevođenja. Tijek rada za upravljanje prijevodom dostupan je samo za biblioteke za upravljanje prijevodima .

Scenarij odobravanja narudžbenice     Čest poslovni proces odobravanje je narudžbenice koji kombinira četiri zadana tijeka rada:

  • pregled trenutnog stanja proračuna (tijek rada za prikupljanje povratne informacije)

  • provjera inventara (tijek rada za odobrenje razmještaja)

  • traženje odobrenja voditelja u slučaju da je iznos viši od ograničenja (tijek rada za prikupljanje potpisa)

  • odobrenje narudžbenice (tijek rada za odobrenje)

Scenarij slanja poruke obavijesti    Vaš tim za suradnju na dokumentima koristi biblioteku zajedničkih dokumenata i stupac Dodijeljeno korisniku da bi pratio dodjelu dokumenata. Da svi članovi tima ne bi morali stalno provjeravati timsko web-mjesto da bi vidjeli je li im dodijeljen kakav novi dokumenti, stvorite tijek rada koji automatski šalje poruku e-pošte članu tima kojemu je dodijeljen zadatak. To možete brzo postići stvaranjem tijeka rada od jednog koraka.

Stvaranje zadatka iz stavke rasprave    Vaš tim za rad na problemima koje je potrebno riješiti koristi popis za raspravu tima. Često se tijekom rasprave pojavi problem ili radna stavka koju tim mora raspraviti. Želite moći jednostavno stvoriti stavku zadatka iz stavke rasprave tima. Odlučite stvoriti tijek rada da bi vaš tim mogao jednostavno kliknuti gumb na popisu za raspravu tima i tako stvoriti zadatak na popisu zadataka. Stvoreni zadatak automatski će sadržavati informacije iz povezane stavke rasprave, a zadatak će se automatski dodijeliti osobi koja je stvorila izvornu stavku rasprave.

Usmjeravanje izvješća o trošku na pregled    Vaš tim ispunjava mjesečna izvješća o troškovima u obliku obrazaca dizajniranih pomoću programa Office InfoPath 2007. Vaš tim te obrasce ispunjava i pohranjuje u obliku biblioteke na web-mjestu sustava SharePoint. Kada izvješće o troškovima premaši određeni iznos, želite da odgovarajuća osoba automatski primi obavijest za pregled izvješća. Taj postupak možete brzo automatizirati tijekom rada od jednog koraka.

Dodatne informacije

Korištenje tijeka rada za odobrenje

Korištenje tijeka rada za prikupljanje povratnih informacija

Korištenje tijeka rada za prikupljanje potpisa

Korištenje tijeka rada za odobrenje razmještaja

Korištenje tijeka rada za upravljanje prijevodom

Primjer tijeka rada: slanje poruke s obavijesti

Primjer tijeka rada: stvaranje zadatka iz stavke rasprave

Primjer tijeka rada: usmjeravanje izvješća o troškovima na pregled

Vrh stranice

Predlošci i scenariji sustava Office

Predlošci sustava Office Online sjajno su početno mjesto za traženje predložaka sustava Office i na njemu ćete pronaći stotine raznovrsnih predložaka, od dnevnih redova do predložaka za zoološke vrtove.

Iako se Excel 2007, Excel Services, Access 2007 i InfoPath 2007 mogu koristiti na razne načine za rješavanja raznih problema, sljedeći predlošci i scenariji odnose se na najčešća poslovna rješenja i moguće ih je prilagoditi za korištenje sa sustavom SharePoint Server.

Scenariji za Excel 2007

Računovodstvo     Učinkovite značajke programa Excel namijenjene izračunima možete upotrebljavati pri izradi mnogih financijskih računovodstvenih izvješća, npr. izvješća o novčanom tijeku, izvješća o prihodima te izvješća o dobiti i gubitku.

Kontrola troškova     Bilo da se vaše potrebe odnose na osobne ili na poslovne financije, u programu Excel možete stvoriti bilo koju vrstu proračuna, npr. proračun troškova marketinga, proračun nekog događaja ili proračun za mirovinu.

Naplata i prodaja     Excel je koristan i za upravljanje podacima o naplati i prodaji, a pomoću njega možete i lako stvoriti željene obrasce, npr. izlazne račune, dostavnice ili narudžbenice.

Izvješćivanje     U programu Excel možete stvoriti mnogo vrsta izvješća u kojima se jasno prikazuje analiza podataka ili objedinjuju podaci. To mogu, primjerice, biti izvješća u kojima se mjeri uspješnost projekta, predviđaju podaci ili prikazuju podaci varijance.

Planiranje     Excel je sjajan alat za stvaranje profesionalnih planova, npr. tjednog plana predavanja, plana marketinškog istraživanja, plana obračuna poreza na kraju godine, a i praktičnih planera pomoću kojih ćete lakše planirati tjedne obroke, zabave ili praznike.

Scenariji komponente Excel Services

Nadzorne ploče za poslovno obavješćivanje     Izvršni odbor ima pristup nadzornim pločama za nekoliko tvrtki koje funkcioniraju kao ažurirani financijski prikaz uspješnosti tvrtke. Da bi se uspješnost tvrtke mogla neprekidno procjenjivati, glavna nadzorna ploča svakog mjeseca stvara sažetke izvješća o ključnim pokazateljima učinka (KPI-jima), kao što su prodajni ciljevi, ciljni prihodi i stopa dobiti. Dodatne nadzorne ploče sadrže sažetke izvješća za novosti s tržišta koja pomažu u analizi financijskog rizika za trenutne i nove projekte te za prikaz grafikona ključnih financijskih podataka pomoću kojih se lakše procjenjuju različiti portfelji za investicije.

Informacijski sustav analize tržišta     Marketinški odjel tvrtke koja prodaje sportsku odjeću i opremu održava stranicu portala s informacijama koje predstavljaju sažetak ključnih demografskih podataka, kao što su spol, dob, područje, visina prihoda i preferirana aktivnost u slobodno vrijeme. Većina zaposlenika u marketinškom odjelu ima mogućnost otvaranja radne knjige programa Excel na svom računalu i izvođenja analize "što-ako" svih podataka ili ispisa dobro oblikovanih izvješća. S vremenom, korisnici mogu i jednostavno dodavati izvješća da bih ih drugi korisnici s njima zajednički koristili.

Statistike profesionalnih sportaša     Sportska organizacija u glavnoj ligi zajednički koristi prošle i sadašnje statistike uspješnosti i plaća svih igrača. Ti se podaci koriste u transferima i tijekom pregovora o plaćama. Stvaraju se nova izvješća i analize, revidiraju se i zajednički ih koriste vlasnici, naročito u razdoblju prije početka sezone.

Alat za donošenje odluka u maloprodajnoj trgovini     Maloprodajni lanac stvara sažetke ključnih podataka prodajnih mjesta svakog tjedna i zajednički ih koristi s dobavljačima, financijskim analitičarima i područnim upraviteljima. Izvješća uključuju proizvode koji nedostaju na zalihama, 20 najprodavanijih proizvoda prema prodajnim kategorijama, važne sezonske podatke i broj transakcija obavljenih u svakoj trgovini.

Sustav izvješća o upravljanju prodajnim računom     Prodajna grupa pristupa skupu dnevnih informativnih izvješća koja sadrže ključne podatke kao što su najuspješniji prodavači, napredak prema mjesečnom prodajnom cilju, uspješni prodajni programi i kanali distribucije s lošim rezultatima. Dodatna izvješća sumiraju prodaju prema ključnim varijablama, kao što su područje, linija proizvoda i mjesec, broj prodajnih poziva po tjednu i broj neuspješnih poziva. Kad pojedinačni prodavači prikazuju ta izvješća, automatski mogu vidjeti broj svojih prodaja jer ih sustav identificira na temelju njihovog korisničkog imena.

Dnevni sažetak inženjerskog projekta     Grupa inženjera razvija stranicu web-dijela koja sadrži sažetak o ključnim podacima plana projekta kao što su broj pogrešaka, stanje specifikacija, dijagrami napretka, prioriteti i trendovi značajki i veze na ključne resurse i kontakte. Podaci se preuzimaju iz nekoliko vanjskih izvora podataka, kao što su baza podataka projekta i popis specifikacija.

Model izračuna za vlasničku financijsku analizu     Velika financijska institucija istraživala je i razvila model određivanja cijena koji je privatno intelektualno vlasništvo. Rezultate formule mora podijeliti s nekoliko upravitelja investicija, no sama formula kojom se izračunava model određivanja cijena mora ostati zaštićena i ne smije se javno objaviti. Model određivanja cijena iznimno je složen i izračun traje dugo. Svake noći, na brzom poslužitelju izračunava se i stvara izvješće modela određivanja cijena, sprema na sigurno mjesto i prikazuje na stranici web-dijela, no samo osobama s odgovarajućim dozvolama.

Predlošci programa Access 2007

Resursi     Stvorite bazu podataka resursa da biste ih pratili, uključujući detalje o resursima i vlasnicima. Resurse možete smjestiti u kategorije i snimiti njihovo stanje, datum nabave, vlasnika itd.

Upravljanje kontaktima     Možete upravljati kontaktima i poštanskim adresama, a zatim u programu Access stvoriti izvješća ili spojiti podatke s programom Word da biste ispisali pisma, omotnice ili naljepnice obrazaca. Stvorite bazu podataka o kontaktima radi upravljanja podacima o osobama s kojima vaš tim surađuje, npr. korisnicima i partnerima. Možete pratiti podatke o imenima i adresama, brojeve telefona, adrese e-pošte pa čak i priložiti sliku.

Praćenje inventara i resursa     Možete stvoriti inventar stavki kod kuće ili na poslu te s podacima pohraniti fotografije i ostale povezane dokumente.

Praćenje narudžbe     Možete unijeti podatke o proizvodima, korisnicima i narudžbama, a zatim stvoriti izvješća koja prikazuju prodaju po zaposleniku, regiji vremenskom razdoblju ili nekoj drugoj vrijednosti.

Praćenje zadataka, problema i projekta     Možete pratiti zadatke grupe osoba te unositi nove zadatke u isto vrijeme kada drugi korisnici ažuriraju svoje zadatke u stoj bazi podataka. Pratite grupu radnih stavki koje vi ili vaš tim morate završiti. Stvorite bazu podataka da biste upravljali skupom tema ili poteškoća. Pitanja možete dodijeliti, postaviti po prioritetima i pratiti njihov razvoj od početka do kraja. Upravljajte zadacima i pazite na proračune za jedan ili više projekata.

Marketinški projekti i prodajni kanal     Stvorite bazu podataka s prodajnim kanalima za praćenje napretka potencijalne prodaje unutar male skupine prodajnih predstavnika. Pratite pojedinosti o marketinškim projektima i zakazujte i pratite projektne elemente za isporuku.

Planiranje događaja     Možete unijeti datume događaja, informacije o mjestu i sudionicima, a zatim ispisati rasporede ili sažetke događaja. Stvorite bazu podataka događaja kada želite pratiti nadolazeće sastanke, rokove i druge važne događaje. Zabilježite naslov, mjesto, datum početka, datum završetka, opis i priložite sliku.

Nastavnici i učenici     Stvorite bazu podataka za praćenje važnih informacija o nastavnicima, kao što su informacije o telefonima i adresama, informacije o kontaktima u hitnim slučajevima i podacima o zaposlenju. Stvorite bazu podataka učenika za praćenje informacija o učenicima, uključujući osobe za kontakt u hitnom slučaju, zdravstvene informacije i informacije o njihovim skrbnicima.

Predlošci i scenariji za InfoPath 2007

Predložak za praćenje resursa     Pratite pojedinosti o poslovnim resursima (npr. računalna oprema) i na kojim se mjestima nalaze.

Predložak dnevnog reda sastanka     Organizirajte i sažmite poslovni sastanak. Pomoću tog predloška obrasca sastavite dnevni red te zabilježite bilješke sa sastanka, odluke i akcijske stavke.

Izvješće o statusu projekta     Pratite napredak i poteškoće projekta i zadataka člana tima. Pojedinačna se izvješća o stanju mogu kombinirati u jedno izvješće da bi menadžeri za svoje timove mogli stvoriti jedno sveobuhvatno izvješće o stanju.

Predložak zahtjeva za putovanje     Zatražite putne aranžmane za poslovno putovanje kao što su letovi i hotelski smještaj.

Predložak izvješća o troškovima    Ispunite izvješće o troškovima s naprednim ugrađenim poslovnim pravilima za provjeru podataka, bilo na internetu ili izvan njega, što je posebno korisno za zaposlenike koji često putuju.

Scenarij potraživanja osiguranja      Omogućite korisnicima, agentima osiguranja i povezanim tvrtkama obradu potraživanja osiguranja putem internetskih obrazaca. Osim potraživanja telefonom, korisnici mogu potraživati i tako da ispune obrazac na webu. Upotrijebite integrirani tijek rada za odobravanje da biste agentu omogućili brz pregled statusa rada drugih strana na potraživanju te da vidi je li osoba koja prilagođava potraživanje dovršila postupak odobravanja.

Scenarij prijava za dozvole     Ispunite prijave za dozvole u web-pregledniku da biste olakšali i pojednostavili postupak da ugovorni radnici više ne bi morali putovati u državni ured i prijavljivati se za dozvolu.

Scenarij upravljanja zalihama      Jednostavno i učinkovito šaljite upite širokoj mreži dobavljača vezane uz inventar te poboljšajte točnost procjena potreba inventara.

Scenarij ispitivanja tržišta     Olakšajte aktivnosti ispitivanja tržišta tako da pomoću predloška obrasca prikupite i zabilježite povratne informacije korisnika i osigurate konzistentnu i formalnu organizaciju informacija.

Dodatne informacije

Gdje pronaći predloške sustava Office?

Vodič kroz predloške programa Access 2007

Scenariji za korištenje programa InfoPath i komponente InfoPath Forms Services

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×