Načini zajedničkog korištenja baze podataka programa Access za stolna računala

Načini zajedničkog korištenja baze podataka programa Access za stolna računala

Nekoliko je načina na koje možete zajednički koristiti bazu podataka programa Access, ovisno o vašim potrebama i dostupnosti resursa. U ovome članku pogledat ćemo mogućnosti koje su dostupne i pogodnosti svake od njih te ćemo vam dati resurse s dodatnim informacijama o načinima koji bi mogli biti pravi za vas.

Da biste unijeli promjene dizajna u bazu podataka, morate na računalu imati instaliran Access.

Sadržaj članka

Zajedničko korištenje podataka pomoću mrežnih mapa

Zajedničko korištenje podijeljene baze podataka

Zajedničko korištenje baza podataka na web-mjestu sustava SharePoint

Zajedničko korištenje baze podataka postavljanjem veza na popise sustava SharePoint

Zajedničko korištenje baze podataka pomoću poslužitelja

Stvari na koje treba obratiti pozornost pri odabiru metode

Zajedničko korištenje podataka pomoću mrežnih mapa

To je najjednostavnija mogućnost s najmanje zahtjeva, ali i najmanje funkcija. U toj je metodi datoteka baze podataka pohranjena na zajedničkom mrežnom pogonu te je korisnici koriste istovremeno. Ako više korisnika istovremeno mijenja podatke, može doći do smanjenja pouzdanosti i dostupnosti jer se svi objekti baze podataka zajednički koriste. Ta tehnika može uzrokovati i smanjene performanse zato što se svi objekti baze podataka šalju putem mreže.

Ta bi vam mogućnost mogla odgovarati ako očekujete da će se bazom podataka služiti samo malen broj ljudi istodobno te ako korisnici neće morati mijenjati dizajn baze podataka.

Napomena : Ta je metoda manje sigurna od ostalih metoda zajedničkog korištenja baze podataka jer svaki korisnik ima cijelu kopiju datoteke baze podataka, čime se povećava rizik od neovlaštenog pristupa.

Zajedničko korištenje baze podataka putem mrežne mape

  1. Ako još nije dostupna, postavite zajedničku mrežnu mapu.

    Pomoć pri tom koraku potražite u sustavu pomoći za operacijski sustav računala koje želite koristiti za zajedničko korištenje baze podataka. Ako se zajednička mapa nalazi na mrežnom poslužitelju, mogli biste zatrebati pomoć administratora mreže.

  2. Provjerite je li Access postavljen za otvaranje u zajedničkom načinu korištenja na računalima svih korisnika. To je zadana postavka, no provjerite da biste bili sigurni  – ako korisnik otvori bazu podataka u ekskluzivnom načinu rada, to će utjecati na dostupnost podataka. Na svim računalima provedite sljedeće postupke:

    1. Pokrenite Access pa u odjeljku Datoteka kliknite Mogućnosti. Ako koristite Access 2007, kliknite Microsoft Office gumb, a zatim Mogućnosti programa Access.

    2. U okviru Mogućnosti programa Access kliknite Klijentske postavke. Ako koristite Access 2007, kliknite Dodatno.

    3. U odjeljku Dodatno u sklopu odjeljka Zadani način otvaranja odaberite Zajedničko, kliknite U redu i izađite iz programa Access.

  3. Kopirajte datoteku baze podataka u zajedničku mapu. Kada kopirate datoteku, provjerite jesu li atributi datoteke postavljeni tako da dopuštaju pristup datoteci baze podataka za čitanje/zapisivanje. Korisnici moraju imati pristup čitanju/zapisivanju da bi mogli koristiti bazu podataka.

  4. Na svakom korisničkom računalu stvorite prečac na datoteku baze podataka. U dijaloškom okviru svojstva prečaca Odredište unosite put do datoteke baze podataka, umjesto slova mapiranog pogona koristite UNC adresu. Tako umjesto F:\primjer.accdb koristite \\nazivračunala\zajednička.accdb.

    Napomena : Taj korak mogu izvršavati i sami korisnici.

Vrh stranice

Zajedničko korištenje podijeljene baze podataka

Prilikom podjele baze podataka ona će se preraspodijeliti u dvije datoteke – pozadinsku bazu podataka, koja sadrži tablice, i pristupnu bazu podataka, koja sadrži sve druge objekte baze podataka kao što su upiti, obrasci i izvješća. Svaki korisnik radi s podacima pomoću lokalne kopije pristupne baze podataka na prednjem kraju pristupa.

Prednosti dijeljenja baze podataka:

  • Bolje performanse   Putem mreže se dijele samo podaci, a ne i tablice, upiti, obrasci, izvješća, makronaredbe i moduli.

  • Veća dostupnost    Transakcije baze podataka, kao što su uređivanja zapisa, obavljaju se brže.

  • Bolja sigurnost    Korisnici pozadinskoj bazi podataka pristupaju putem povezanih tablica, što znači da postoji manja vjerojatnost da će neželjeni gosti dobiti neovlašteni pristup podacima putem pristupne baze podataka.

  • Veća pouzdanost    Ako korisnik naiđe na problem i baza podataka se neočekivano zatvori, bilo kakvo oštećenje datoteke baze podataka obično je ograničeno na kopiju pristupne baze podataka na kojoj je korisnik radio.

  • Prilagodljivo razvojno okruženje    Svaki korisnik može neovisno stvarati upite, obrasce, izvješća i druge objekte baze podataka bez utjecaja na ostale korisnike. Isto tako, možete stvoriti i distribuirati novu verziju pristupne baze podataka ne ometajući pristup podacima pohranjenima u pozadinskoj bazi podataka.

Ako vam odgovara ta mogućnost, pogledajte upute o podjeli baze podataka.

Vrh stranice

Zajedničko korištenje baza podataka na web-mjestu sustava SharePoint

Važno    Microsoft više ne preporučuje stvaranje i korištenje web-aplikacija programa Access u sustavu SharePoint. Za alternativu razmislite o korištenju servisa Microsoft PowerApps za stvaranje poslovnih rješenja bez kodiranja za web i mobilne uređaje.

Ako imate poslužitelj sa sustavom SharePoint, na raspolaganju vam je nekoliko dobrih mogućnosti, osobito ako na poslužitelju imate komponentu Access Services. Nekoliko točaka integracije sa sustavom SharePoint čine pristup bazi podataka praktičnijim. Kada objavite web-bazu podataka, Access Services stvara web-mjesto sustava SharePoint koje sadrži bazu podataka. Svi objekti baze podataka i podaci premještaju se na popise sustava SharePoint na tom web-mjestu.

Prilikom objavljivanja baze podataka premještate je na web. Možete stvoriti web-obrasce i izvješća koja se pokreću u prozoru preglednika te standardne objekte programa Access (koji se ponekad nazivaju "klijentski" objekti da biste ih razlikovali od web-objekata). Za korištenje standardnih objekata programa Access morate imati instaliran Access, no, budući da je datoteka baze podataka pohranjena na web-mjestu sustava SharePoint, svi objekti baze podataka zajednički se koriste.

Napomena : Kada na računalu imate instaliran Access, možete koristiti klijentske objekte iz web-baze podataka, a ako nemate, možete koristiti samo objekte web-baze podataka.

Access Services nudi platformu pomoću koje možete stvarati baze podataka za korištenje na webu. Bazu podataka za web osmislit ćete i objaviti pomoću programa Access 2010 i SharePoint, a korisnici će bazu podataka za web koristiti u web-pregledniku.

Napomena : Da biste objavili bazu podataka na željenom web-mjestu sustava SharePoint, potrebne su vam dozvole za dizajn.

Obrasci, izvješća i makronaredbe korisničkog sučelja pokreću se unutar preglednika.

Ako koristite web-bazu podataka, podaci se pohranjuju u popise sustava SharePoint: sve tablice pretvaraju se u popise sustava SharePoint, a zapisi u stavke popisa. Time se omogućuje korištenje dozvola sustava SharePoint za kontrolu pristupa web-bazi podataka.

Upiti i makronaredbe za podatke pokreću se na poslužitelju: svi SQL procesi odvijaju se na poslužitelju. Zbog toga se promet ograničava na skupove rezultata te se time pridonosi poboljšanju mrežnih performansi.

Spremanje baze podataka u biblioteku dokumenata

Bazu podataka možete spremiti u bilo koju biblioteku dokumenata sustava SharePoint.Ta je metoda slična spremanju baze podataka u mrežnu mapu i omogućuje zgodan način upravljanja pristupom bazi podataka. Kada se povežete s popisima web-mjesta sustava SharePoint, zajednički se koriste podaci, ali ne i objekti baze podataka. Svaki se korisnik služi svojom kopijom baze podataka.

Ako web-mjesto sustava SharePoint, na primjer, sadrži popise s evidentiranim problemima službe za korisnike i pohranjenim podacima o zaposlenicima, u programu Access možete stvoriti bazu podataka kao sučelje za te popise. Pomoću upita programa Access možete analizirati te probleme i izvješća programa Access radi oblikovanja i objavljivanja pisanih izvješća za sastanak o stanju tima. Ako korisnici na svojim računalima imaju Access, upiti i izvješća programa Access dostupni su im na izborniku Prikaz za popis sustava SharePoint. Kada se korisnicima prikazuje popis na web-mjestu sustava SharePoint, upite, izvješća i druge objekte programa Access mogu pronaći i otvoriti tako da kliknu izbornik Prikaz. Ako korisnici nemaju Access, podatke s popisa i dalje mogu koristiti pomoću prikaza sustava SharePoint.

  1. Otvorite bazu podataka koju želite zajednički koristiti.

  2. Na kartici Datoteka kliknite Spremi kao.

  3. Kliknite Spremi bazu podataka kao, a zatim u odjeljku Dodatno kliknite SharePoint pa Spremi kao.

    Napomene : 

    • Ako koristite Access 2007, kliknite Microsoft Office gumb > Objavi > Poslužitelj za upravljanje dokumentima.

    • Ako koristite Access 2010, kliknite Datoteka > Spremi i Objavi > Spremi bazu podataka kao > SharePoint.

  4. U dijaloškom okviru Spremi u SharePoint potražite biblioteku dokumenata koju želite koristiti.

  5. Pregledajte naziv i vrstu datoteke baze podataka, po potrebi ih promijenite, a zatim kliknite Spremi.

Dodatne informacije potražite u odjeljku objavljivanje u servisu Access Services i uvoz iz ili povezivanje podataka popisa sustava SharePoint.

Vrh stranice

Zajedničko korištenje baze podataka postavljanjem veza na popise sustava SharePoint

Ta metoda ima iste pogodnosti kao i korištenje podijeljene baze podataka i svaki korisnik može mijenjati svoju kopiju baze podataka jer se podaci zajednički koriste putem web-mjesta sustava SharePoint. Iako ne koristite iste prednosti kad objavljujete bazu podataka na web-mjestu sustava SharePoint, možete iskoristiti prednosti središnje smještenih podataka. Budući da se podaci nalaze na popisima web-mjesta sustava SharePoint, možete ih učiniti zasebno dostupnima putem mreže pomoću značajki sustava SharePoint.

Ta metoda ima tri glavna koraka:

  1. premještanje podataka na popise web-mjesta sustava SharePoint

  2. stvaranje veza s tim popisima

  3. distribucija datoteke baze podataka

Čarobnjak za premještanje na web-mjesto sustava možete koristiti da biste dovršili prva dva koraka, a da biste dovršili posljednji korak, koristite sva sredstva koja imate na raspolaganju.

Korištenje čarobnjaka za izvoz tablica u sustav SharePoint

  1. Na kartici Alati baze podataka u grupi Premjesti podatke kliknite SharePoint .

    Napomene : 

    • Ova mogućnost dostupna je samo ako je baza podataka spremljena u obliku datoteke .accdb.

    • Ako koristite Access 2007, na kartici Vanjski podaci u grupi Popisi sustava SharePoint kliknite Premjesti u sustav SharePoint.

  2. Slijedite korake čarobnjaka za izvoz tablica u SharePoint uključujući određivanje mjesta web-mjesta sustava SharePoint. Da biste otkazali postupak, kliknite Odustani.

  3. Na zadnjoj stranici čarobnjaka potvrdite okvir Pokaži detalje da biste pogledali dodatne pojedinosti o migraciji.

    Na toj se stranici čarobnjaka navode tablice koje su povezane s popisima te informacije o mjestu sigurnosne kopije i URL-u baze podataka. Ona sadrži i upozorenje u slučaju problema s migracijom te podatak o mjestu tablice zapisnika u kojoj možete pogledati dodatne pojedinosti o problemima.

  4. Kad čarobnjak dovrši akcije, kliknite Završi.

    Ako čarobnjak prikaže upozorenje, pregledajte tablicu zapisnika i poduzmite sve potrebne akcije. Neka se polja, primjerice, možda neće premjestiti ili će se pretvoriti u drugu vrstu podataka kompatibilnu s popisom sustava SharePoint.

Napomena : Da biste prikazali svoje popise na web-mjestu sustava SharePoint, kliknite Popisi na traci za brzo pokretanje ili Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta. Stranicu možda trebate osvježiti u web-pregledniku. Da bi se popis pojavio na traci za brzo pokretanje na web-mjestu sustava SharePoint ili da biste promijenili druge postavke, kao što je omogućavanja verzije za evidentiranje, možete promijeniti postavke popisa na web-mjestu sustava SharePoint. Dodatne informacije potražite u pomoći na web-mjestu sustava SharePoint.

Vrh stranice

Zajedničko korištenje baze podataka pomoću poslužitelja

Access možete koristiti s poslužiteljem baze podataka kao što je SQL Server da biste zajednički koristili bazu podataka. Ta metoda ima mnoge prednosti, no potreban je dodatni softver  – poslužitelj baze podataka.

Ova metoda slična je metodi podjele baze podataka jer su tablice pohranjene na mreži i svaki korisnik ima lokalnu kopiju datoteke baze podataka Access koja sadrži veze na tablice te upite, obrasce, izvješća i ostale objekte baze podataka. Tu mogućnost koristite ako vam je dostupan poslužitelj baze podataka te ako svi korisnici imaju instaliran Access. Poslužitelji baze podataka optimizirani su za zajedničko korištenje podataka među mnogo korisnika. Prednosti su različite, ovisno o tome koji softver poslužitelja baze podataka koristite, no u načelu obuhvaćaju korisničke račune i selektivan pristup podacima, izvrsnu dostupnost podataka i kvalitetne integrirane alate za upravljanje podacima. Uz to, većina softvera poslužitelja baze podataka dobro funkcionira sa starijim verzijama programa Access pa nije nužno da svi korisnici koriste istu verziju. Zajednički se koriste samo tablice.

Prednosti zajedničkog korištenja baze podataka putem poslužitelja baze podataka

  • Visoke performanse i skalabilnost    Poslužitelj baze podataka u mnogim slučajevima nudi bolje performanse nego samostalna datoteka baze podataka programa Access. Mnogi poslužitelji baze podataka pružaju i podršku za izuzetno velike baze podataka čija se veličina broji u terabajtima, što je oko 500 puta više od trenutnog ograničenja datoteke baze podataka programa Access (dva gigabajta). Poslužitelji baze podataka u načelu su vrlo učinkoviti jer paralelno obrađuju upite (putem višestrukih izvornih nizova unutar jednog postupka za baratanje zahtjevima korisnika) i minimiziraju zahtjeve za dodatnom memorijom prilikom dodavanja većeg broja korisnika.

  • Veća dostupnost    Većina poslužitelja baze podataka omogućuje sigurnosno kopiranje baze podataka tijekom korištenja. Zahvaljujući tome, korisnici ne moraju zatvoriti bazu podataka da bi stvorili njenu sigurnosnu kopiju. Poslužitelji baze podataka obično vrlo učinkovito barataju istodobnim uređivanjem i zaključavanjem zapisa.

  • Bolja sigurnost    Nijedna baza podataka ne može se u potpunosti zaštititi. Poslužitelji baze podataka obuhvaćaju robusne sigurnosne značajke za zaštitu podataka od neovlaštenog korištenja. Većina poslužitelja baze podataka nudi sigurnost utemeljenu na računu, što vam omogućuje da odredite tko može vidjeti koje tablice. Čak i u slučaju da je pristupna baza podataka programa Access neispravno dohvaćena, pomoću sigurnosti utemeljene na računu sprječava se neovlašteno korištenje podataka.

  • Mogućnost automatskog oporavka    U slučaju kvara sustava (kao što je rušenje operacijskog sustava ili nestanak struje) neki poslužitelji baze podataka imaju mehanizme automatskog oporavka koji oporavljaju bazu podataka na zadnje stanje dosljednosti u roku od nekoliko minuta bez potrebe za intervencijom administratora baze podataka.

  • Obrada utemeljena na poslužitelju    Korištenje programa Access u klijentsko-poslužiteljskoj konfiguraciji pomaže pri smanjenju mrežnog prometa obradom upita baze podataka na poslužitelju prije slanja rezultata klijentu. Obrada koju obavlja poslužitelj obično je učinkovitija, osobito ako radite s većim skupovima podataka.

Osnovni koraci za korištenje programa Access s poslužiteljem baze podataka

  1. Koraci koji su obvezni za korištenje programa Access s poslužiteljem baze podataka ovise o tome koji poslužitelj baze podataka koristite, no osnovni su koraci isti:

  2. premještanje podataka iz tablica u bazi podataka programa Access u tablice na poslužitelju baze podataka

  3. povezivanje s tablicama na poslužitelju baze podataka iz datoteke baze podataka programa Access

  4. stvaranje odgovarajućih korisničkih računa na poslužitelju baze podataka

  5. distribucija datoteke baze podataka programa Access

  6. instalacija svih nužnih upravljačkih programa baze podataka na računala korisnika

  7. Dodatne informacije o korištenju programa Access s poslužiteljem SQL Server potražite u temi Premještanje podataka programa Access u bazu podataka poslužitelja SQL Server pomoću čarobnjaka za prijelaz na SQL Server.

Pogledajte i temu Povezivanje ili uvoz podataka iz baze podataka sustava SQL Server..

Vrh stranice

Stvari na koje treba obratiti pozornost pri odabiru metode

Preduvjeti za metodu

Podijeljena baza podataka

Mrežna mapa

Web-mjesto sustava SharePoint

Poslužitelj baze podataka

Je li potreban poslužiteljski softver za bazu podataka?

N

N

N

D

Je li potreban SharePoint

N

N

D

N

Je li potreban Access Services pokrenut na sustavu SharePoint Server?

N

N

Ovisno o scenariju:

za povezivanje s popisima i spremanje u biblioteku dokumenata nije potreban Access Services

za objavljivanje u obliku web-baze podataka ili web-aplikacije Access Services je potreban

N

Dostupnost podataka

Dobra

Prikladno za manje grupe za manja uređivanja podataka

Najbolja. Omogućeno za izvanmrežne scenarije.

Najbolja

Sigurnost

Ovisi o dodatnim mjerama

Najnesigurnija metoda

Najbolja

Najbolja

Fleksibilnost

Fleksibilno. S lakoćom razvija nove značajke baze podataka ne ometajući rad. Korisnici mogu mijenjati dizajn u svojim kopijama.

Manje fleksibilno. Razvoj se provodi s izvanmrežnom kopijom baze podataka, koja se potom zamjenjuje. Korisnicima ne dopušta pojedinačnu izmjenu dizajna baze podataka.

Fleksibilno. Iskorištava dozvole sustava SharePoint za kontrolu pristupa i promjene dizajna. Dopušta korištenje određenih objekata baze podataka, kao što su obrasci, putem preglednika.

Fleksibilno. S lakoćom razvija nove značajke baze podataka ne ometajući rad. Korisnici mogu mijenjati dizajn objekta u svojim kopijama.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×