Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler je web-program koji možete koristiti za stvaranje sastanaka u programu Lync ako nemate Microsoft Outlook ili ne koristite operacijski sustav Windows. Web Scheduler omogućuje vam stvaranje novih sastanaka, izmjenu postojećih sastanaka te slanje pozivnica pomoću omiljenog programa za e-poštu.

Tim za podršku iz vaše tvrtka dat će vam korisničko ime i lozinku za prijavu u alat Web Scheduler.

Sadržaj članka

Stvaranje sastanka u programu Lync

Slanje pozivnica sudionicima sastanka

Slanje pozivnica pomoću programa za e-poštu

Slanje pozivnica u obliku iCalendar

Pristup i Izlagači

Tko može zaobići predvorje

Tko je izlagač

Uključivanje u sastanak

Prikaz i uređivanje postojećih sastanaka

Brisanje i otkazivanje sastanka

Stvaranje sastanka u programu Lync

Sastanci u programu Lync podržavaju i mrežne sastanke i konferencijske pozive. Sudionici se mogu uključiti putem računala da bi vidjeli prezentaciju ili pak putem telefona da bi samo čuli zvuk.

  1. Posjetite https://sched.lync.com i prijavite se u Web Scheduler pomoću svojeg korisničkog imena i lozinke.

  2. Kliknite Stvori novi sastanak.

  3. U okvir Predmet upišite predmet sastanka.

  4. Za mjesto sastanka možete ostaviti Mrežni sastanak ili pak dodati mjesto, npr. konferencijska dvorana, ako su neki sudionici fizički prisutni.

  5. U okvir Poruka upišite kratku poruku ili dnevni red sastanka (nije obavezno).

  6. Na padajućem izborniku odaberite vremensku zonu sastanka.

  7. Odaberite datum i vrijeme Početka te Završetka sastanka.

  8. Po zadanome svi, uključujući osobe izvan tvrtke ili ustanove, mogu zaobići predvorje, a to je virtualna čekaonica pomoću koje sudionicima omogućujete ili odbijate pristup. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i Izlagači.

  9. Sve pozvane osobe iz vaše tvrtke ili ustanove prema zadanim postavkama imaju dozvole izlagača. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i Izlagači.

  10. U okvir koji se nalazi u odjeljku Sudionici i zvuk dodajte imena sudionika te ih razdvojite točkom sa zarezom (;).

  11. Kliknite Provjeri imena da biste provjerili jesu li imena točna. Za pozvane sudionike izvan tvrtke upišite cijelu adresu e-pošte, npr. mailto:contoso@contoso.com.

Napomena :  Web Scheduler ne provjerava dostupnost sudionika ni konferencijskih dvorana.

  1. Ako ste račun postavili kod davatelja usluga audiokonferencija, pozivnica za sastanak obuhvaćat će besplatni broj, telefonski broj za pozive koji se naplaćuju i šifru sudionika. Sudionici sastanka mogu koristiti zvuk računala ili se u sastanak uključiti biranjem, ovisno o vlastitim preferencama.

  2. Kliknite Spremi.

Slanje pozivnica sudionicima sastanka

Da biste poslali pozivnicu za sastanak, odaberite jedan od sljedećih načina:

Slanje pozivnica pomoću programa za e-poštu

Ako koristite taj način, kopirajte detalje o sastanku iz alata Web Scheduler pa ih zalijepite u pozivnicu za sastanak koju ste stvorili pomoću bilo kojeg programa za e-poštu.

Savjet :  Podacima o sastanku možete pristupiti i tako da na stranici s detaljima o sastanku alata Web Scheduler kliknete Prikaz podataka o uključivanju u sastanak.

  1. Kada završite stvaranje sastanka, kliknite Spremi.

  2. Otvorit će se prozor s podacima o sastanku.

  3. Istaknite detalje o sastanku, uključujući URL sastanka, broj audiokonferencije i ID konferencije.

  4. Desnom tipkom miša kliknite tekst, a zatim kliknite Kopiraj.

  5. Otvorite bilo koji program za e-poštu i stvorite običan zahtjev za sastanak.

  6. U pozivnicu zalijepite detalje o mrežnom sastanku programa Lync (koje ste kopirali u 4. koraku).

  7. Dodajte sudionike, provjerite datum i vrijeme sastanka, upišite dnevni red sastanka i pošaljite pozivnicu.

Slanje pozivnica u obliku iCalendar

iCalendar omogućuje razmjenu kalendarskih podataka s korisnicima različitih sustava za e-poštu. Primatelji pozivnice u obliku iCalendar moraju imati softver koji podržava otvaranje pozivnica za sastanak i odgovaranje na njih.

  1. U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak po predmetu, a zatim kliknite Izvezi kao iCalendar.

  2. Kada program za e-poštu to zatraži, kliknite Otvori.

    Napomena :  iCalendar sadrži sve podatke koje ste dodali prilikom zakazivanja sastanka, kao što su poruka, sudionici, mjesto sastanka, datum i vrijeme.

  3. Kada se unos kalendara otvori, proslijedite ga osobama koje ste prilikom zakazivanja sastanka dodali kao sudionike.

  4. Pozvani sudionici datoteku u obliku iCalendar tada mogu otvoriti pomoću preferiranog programa za e-poštu (Outlook, Notes, iCal itd.).

Pristup i Izlagači

Zadane mogućnosti pristupa i izlagača optimalne su za uobičajene sastanke timova. Mogućnosti sastanka možete prilagoditi prema svojim potrebama, vrsti sastanka ili sudionicima.

Na stranici s detaljima o sastanku u odjeljku Pristup i Izlagači odaberite tko može zaobići predvorje i tko se može uključiti u sastanak kao izlagač.

Tko može zaobići predvorje

Mogućnosti pristupa

Što se događa

Preporučeno u sljedećim situacijama...

Samo organizator (zaključano)

Samo organizator zaobilazi predvorje. Svi ostali moraju u predvorju čekati uključivanje.

Ne želite da sudionici vide sadržaj prije sastanka ili razgovarate o povjerljivim podacima.

Osobe koje pozovem iz svoje tvrtke

Osobe koje nemaju račun u vašoj mreži i osobe koje nisu bile pozvane morat će čekati u predvorju do uključivanja.

Razgovarate o povjerljivim podacima te želite samo nekim osobama iz tvrtke dopustiti uključivanje.

Osobe iz moje tvrtke

Osobe koje nemaju račun u vašoj mreži morat će čekati u predvorju do uključivanja.

Svi sudionici imaju račun u mreži vaše tvrtke ili ustanove, a ne razgovarate o povjerljivim podacima.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke

Nitko ne čeka u predvorju.

Pozivate sudionike izvan svoje tvrtke ili ustanove i ne razgovarate o povjerljivim podacima.

Važno :  Čak i ako je omogućeno predvorje sastanka, sudionici koji se u sastanak uključuju biranjem automatski zaobilaze predvorje.

Tko je izlagač

Mogućnosti izlagača

Tko je izlagač

Preporučeno u sljedećim situacijama...

Samo organizator

Samo osoba koja zakazuje sastanke.

Prezentacije u kojima sudionici ne moraju stupati u interakciju sa sadržajem sastanka. Tijekom sastanka možete postaviti i dodatne izlagače.

Osobe iz moje tvrtke

Sve osobe koje pozovete, a koje imaju račun u vašoj mreži.

Sesije radne grupe u tvrtki u kojima svi sudionici mogu zajednički koristiti i mijenjati sadržaj sastanka.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke (bez ograničenja)

Sve osobe koje pozovete.

Sesije radne grupe s osobama koje nemaju račun u vašoj mreži.

Osobe koje odaberem

Vi i sudionici koje odaberete.

Prezentacije s većim brojem izlagača.

Napomena :  Pomoću mogućnosti Osobe koje odaberem kao izlagače nije moguće pozvati vanjske sudionike ili popise za raspodjelu. Razinu pristupa izlagača pojedincima možete dodijeliti kada su u sobi za sastanke.

Uključivanje u sastanak

U sastanak se možete prijaviti pomoću veze na sastanak iz pozivnice ili pak sastanak možete pokrenuti klikom na karticu Uključite se u sastanak u alatu Web Scheduler.

  1. U odjeljku Moji sastanci kliknite sastanak.

  2. Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Uključite se u sastanak.

  3. Otvorit će se Lync, u kojem se možete prijaviti u sastanak.

Prikaz i uređivanje postojećih sastanaka

Na kartici Moji sastanci u alatu Web Scheduler možete vidjeti sve sastanke koje ste organizirali. Imajte na umu da su u alatu Web Scheduler navedeni samo sastanci koje ste vi organizirali, a ne i oni na koje ste pozvani.

  1. Kliknite sastanak da biste otvorili stranicu s detaljima o sastanku na kojoj su navedeni kratak sažetak sastanka, skup kartica s akcijama i podaci o sastanku.

  2. Kliknite Uređivanje.

  3. Unesite potrebne promjene, a zatim kliknite Spremi.

  4. Kad se pojavi obavijest o uspješnoj akciji, kliknite U redu pa provjerite izmijenjene podatke.

Važno :  Kada ažurirate sastanak, pozvanim sudionicima morate ručno poslati ažurirane podatke. Web Scheduler neće automatski ažurirati kalendar.

  • Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, ponovno kliknite Izvezi kao iCalendar da biste otvorili pozivnicu i poslali ažuriranje.

  • Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u običnu pozivnicu za sastanak, otvorite je, ažurirajte novim detaljima o sastanku pa je ponovno pošaljite sudionicima.

Brisanje i otkazivanja sastanka

Sastanci će isteći 14 dana nakon zakazanog vremena završetka, no sastanak možete i izbrisati ako želite očistiti Web Scheduler ili pak otkazati sastanak.

  1. Na kartici Moji sastanci kliknite sastanak koji želite izbrisati.

  2. Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Izbriši sastanak.

  3. U okviru za potvrdu kliknite Da.

    Važno :  Sudionicima ćete morati poslati obavijest o otkazivanju jer Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.

  4. Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, otvorite pozivnicu i kliknite Odustani. Na taj ćete način sudionicima poslati obavijest o otkazivanju.

  5. Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u običnu pozivnicu za sastanak, otvorite je, a zatim kliknite Odustani da biste pozvanim sudionicima poslali obavijest o otkazivanju.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×