Microsoft Lync Web Scheduler je web-program koji možete koristiti za stvaranje sastanaka u programu Lync ako nemate Microsoft Outlook ili ne koristite operacijski sustav Windows. Web Scheduler omogućuje vam stvaranje novih sastanaka, izmjenu postojećih sastanaka te slanje pozivnica pomoću omiljenog programa za e-poštu.
Tim za podršku iz vaše tvrtka dat će vam korisničko ime i lozinku za prijavu u alat Web Scheduler.
Sadržaj članka
Stvaranje sastanka u programu Lync
Sastanci u programu Lync podržavaju i mrežne sastanke i konferencijske pozive. Sudionici se mogu uključiti putem računala da bi vidjeli prezentaciju ili pak putem telefona da bi samo čuli zvuk.
-
Posjetite https://sched.lync.com i prijavite se u Web Scheduler pomoću svojeg korisničkog imena i lozinke.
-
Kliknite Stvori novi sastanak.
-
U okvir Predmet upišite predmet sastanka.
-
Za mjesto sastanka možete ostaviti Mrežni sastanak ili pak dodati mjesto, npr. konferencijska dvorana, ako su neki sudionici fizički prisutni.
-
U okvir Poruka upišite kratku poruku ili dnevni red sastanka (nije obavezno).
-
Na padajućem izborniku odaberite vremensku zonu sastanka.
-
Odaberite datum i vrijeme Početka te Završetka sastanka.
-
Po zadanome svi, uključujući osobe izvan tvrtke ili ustanove, mogu zaobići predvorje, a to je virtualna čekaonica pomoću koje sudionicima omogućujete ili odbijate pristup. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i Izlagači.
-
Sve pozvane osobe iz vaše tvrtke ili ustanove prema zadanim postavkama imaju dozvole izlagača. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i Izlagači.
-
U okvir koji se nalazi u odjeljku Sudionici i zvuk dodajte imena sudionika te ih razdvojite točkom sa zarezom (;).
-
Kliknite Provjeri imena da biste provjerili jesu li imena točna. Za pozvane sudionike izvan tvrtke upišite cijelu adresu e-pošte, npr. mailto:contoso@contoso.com.
Napomena: Web Scheduler ne provjerava dostupnost sudionika ni konferencijskih dvorana.
-
Ako ste račun postavili kod davatelja usluga audiokonferencija, pozivnica za sastanak obuhvaćat će besplatni broj, telefonski broj za pozive koji se naplaćuju i šifru sudionika. Sudionici sastanka mogu koristiti zvuk računala ili se u sastanak uključiti biranjem, ovisno o vlastitim preferencama.
-
Kliknite Spremi.
Slanje pozivnica sudionicima sastanka
Da biste poslali pozivnicu za sastanak, odaberite jedan od sljedećih načina:
Slanje pozivnica pomoću programa za e-poštu
Ako koristite taj način, kopirajte detalje o sastanku iz alata Web Scheduler pa ih zalijepite u pozivnicu za sastanak koju ste stvorili pomoću bilo kojeg programa za e-poštu.
Savjet: Podacima o sastanku možete pristupiti i tako da na stranici s detaljima o sastanku alata Web Scheduler kliknete Prikaz podataka o uključivanju u sastanak.
-
Kada završite stvaranje sastanka, kliknite Spremi.
-
Otvorit će se prozor s podacima o sastanku.
-
Istaknite detalje o sastanku, uključujući URL sastanka, broj audiokonferencije i ID konferencije.
-
Desnom tipkom miša kliknite tekst, a zatim kliknite Kopiraj.
-
Otvorite bilo koji program za e-poštu i stvorite običan zahtjev za sastanak.
-
U pozivnicu zalijepite detalje o mrežnom sastanku programa Lync (koje ste kopirali u 4. koraku).
-
Dodajte sudionike, provjerite datum i vrijeme sastanka, upišite dnevni red sastanka i pošaljite pozivnicu.
Slanje pozivnica u obliku iCalendar
iCalendar omogućuje razmjenu kalendarskih podataka s korisnicima različitih sustava za e-poštu. Primatelji pozivnice u obliku iCalendar moraju imati softver koji podržava otvaranje pozivnica za sastanak i odgovaranje na njih.
-
U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak po predmetu, a zatim kliknite Izvezi kao iCalendar.
-
Kada program za e-poštu to zatraži, kliknite Otvori.
Napomena: iCalendar sadrži sve podatke koje ste dodali prilikom zakazivanja sastanka, kao što su poruka, sudionici, mjesto sastanka, datum i vrijeme.
-
Kada se unos kalendara otvori, proslijedite ga osobama koje ste prilikom zakazivanja sastanka dodali kao sudionike.
-
Pozvani sudionici datoteku u obliku iCalendar tada mogu otvoriti pomoću preferiranog programa za e-poštu (Outlook, Notes, iCal itd.).
Pristup i Izlagači
Zadane mogućnosti pristupa i izlagača optimalne su za uobičajene sastanke timova. Mogućnosti sastanka možete prilagoditi prema svojim potrebama, vrsti sastanka ili sudionicima.
Na stranici s detaljima o sastanku u odjeljku Pristup i Izlagači odaberite tko može zaobići predvorje i tko se može uključiti u sastanak kao izlagač.
Tko može zaobići predvorje
|
Mogućnosti pristupa |
Što se događa |
Preporučeno u sljedećim situacijama... |
|
Samo organizator (zaključano) |
Samo organizator zaobilazi predvorje. Svi ostali moraju u predvorju čekati uključivanje. |
Ne želite da sudionici vide sadržaj prije sastanka ili razgovarate o povjerljivim podacima. |
|
Osobe koje pozovem iz svoje tvrtke |
Osobe koje nemaju račun u vašoj mreži i osobe koje nisu bile pozvane morat će čekati u predvorju do uključivanja. |
Razgovarate o povjerljivim podacima te želite samo nekim osobama iz tvrtke dopustiti uključivanje. |
|
Osobe iz moje tvrtke |
Osobe koje nemaju račun u vašoj mreži morat će čekati u predvorju do uključivanja. |
Svi sudionici imaju račun u mreži vaše tvrtke ili ustanove, a ne razgovarate o povjerljivim podacima. |
|
Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke |
Nitko ne čeka u predvorju. |
Pozivate sudionike izvan svoje tvrtke ili ustanove i ne razgovarate o povjerljivim podacima. |
Važno: Čak i ako je omogućeno predvorje sastanka, sudionici koji se u sastanak uključuju biranjem automatski zaobilaze predvorje.
Tko je izlagač
|
Mogućnosti izlagača |
Tko je izlagač |
Preporučeno u sljedećim situacijama... |
|
Samo organizator |
Samo osoba koja zakazuje sastanke. |
Prezentacije u kojima sudionici ne moraju stupati u interakciju sa sadržajem sastanka. Tijekom sastanka možete postaviti i dodatne izlagače. |
|
Osobe iz moje tvrtke |
Sve osobe koje pozovete, a koje imaju račun u vašoj mreži. |
Sesije radne grupe u tvrtki u kojima svi sudionici mogu zajednički koristiti i mijenjati sadržaj sastanka. |
|
Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke (bez ograničenja) |
Sve osobe koje pozovete. |
Sesije radne grupe s osobama koje nemaju račun u vašoj mreži. |
|
Osobe koje odaberem |
Vi i sudionici koje odaberete. |
Prezentacije s većim brojem izlagača. |
Napomena: Pomoću mogućnosti Osobe koje odaberem kao izlagače nije moguće pozvati vanjske sudionike ili popise za raspodjelu. Razinu pristupa izlagača pojedincima možete dodijeliti kada su u sobi za sastanke.
Uključivanje u sastanak
U sastanak se možete prijaviti pomoću veze na sastanak iz pozivnice ili pak sastanak možete pokrenuti klikom na karticu Uključite se u sastanak u alatu Web Scheduler.
-
U odjeljku Moji sastanci kliknite sastanak.
-
Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Uključite se u sastanak.
-
Otvorit će se Lync, u kojem se možete prijaviti u sastanak.
Prikaz i uređivanje postojećih sastanaka
Na kartici Moji sastanci u alatu Web Scheduler možete vidjeti sve sastanke koje ste organizirali. Imajte na umu da su u alatu Web Scheduler navedeni samo sastanci koje ste vi organizirali, a ne i oni na koje ste pozvani.
-
Kliknite sastanak da biste otvorili stranicu s detaljima o sastanku na kojoj su navedeni kratak sažetak sastanka, skup kartica s akcijama i podaci o sastanku.
-
Kliknite Uređivanje.
-
Unesite potrebne promjene, a zatim kliknite Spremi.
-
Kad se pojavi obavijest o uspješnoj akciji, kliknite U redu pa provjerite izmijenjene podatke.
Važno: Kada ažurirate sastanak, pozvanim sudionicima morate ručno poslati ažurirane podatke. Web Scheduler neće automatski ažurirati kalendar.
-
Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, ponovno kliknite Izvezi kao iCalendar da biste otvorili pozivnicu i poslali ažuriranje.
-
Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u običnu pozivnicu za sastanak, otvorite je, ažurirajte novim detaljima o sastanku pa je ponovno pošaljite sudionicima.
Brisanje i otkazivanja sastanka
Sastanci će isteći 14 dana nakon zakazanog vremena završetka, no sastanak možete i izbrisati ako želite očistiti Web Scheduler ili pak otkazati sastanak.
-
Na kartici Moji sastanci kliknite sastanak koji želite izbrisati.
-
Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Izbriši sastanak.
-
U okviru za potvrdu kliknite Da.
Važno: Sudionicima ćete morati poslati obavijest o otkazivanju jer Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.
-
Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, otvorite pozivnicu i kliknite Odustani. Na taj ćete način sudionicima poslati obavijest o otkazivanju.
-
Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u običnu pozivnicu za sastanak, otvorite je, a zatim kliknite Odustani da biste pozvanim sudionicima poslali obavijest o otkazivanju.
