Korištenje web-mjesta centra za dokumente

Korištenje web-mjesta centra za dokumente

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

SharePoint nudi mnoge značajke upravljanja sadržajem te dobro uravnotežuje. Ko imate stotine ili tisuće dokumenata, videozapisa i ostalih stavki kojima morate upravljati, razmislite o predlošku web-mjesta organizatora sadržaja (po zadanome u kompletu sa servisom SharePoint). Taj je predložak optimiziran za upravljanje dokumentima velikih razmjera. Štedi vrijeme i potiče učinkovitost. SharePoint obuhvaća i predložak web-mjesta centra za dokumente. Ključne značajke, kao što su verzije dokumenata, ID-jevi dokumenata, skupovi dokumenata, kretanje metapodacima i vrste sadržaja ugrađene su u predložak.

Web-mjesto centra za dokumente funkcionira za oba scenarija:

  • Okruženje za izradu datoteka    U okruženju za izradu datoteka centra za dokumente, korisnici stvaraju i uređuju tisuće dokumenata ili medija pohranjenih u središnji repozitorij.

  • Arhiva sadržaja    U arhivi sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici pohranjuju ili pregledavaju dokumente.

U ovom se članku navode značajke predloška web-mjesta centra za dokumente te način stvaranja web-mjesta centra za dokumente.

Da biste stvorili centar za dokumente, potražite u članku Korištenje predloške za stvaranje različitih vrsta web-mjesta sustava SharePoint

Što je web-mjesto centra za dokumente?

Predložak web-mjesta centar za dokumentaciju sadrži značajke koje pojednostavnjuju stvaranje velikih skupova dokumenata i upravljanje njima te ih stvaraju učinkovitijima. U većini slučajeva vlasnik web-mjesta može zasebno dodati te značajke. Predložak web-mjesta automatski omogućuje preporučene značajke upravljanja dokumentima- Sljedeći odjeljci ukratko opisuju te značajke.

Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu ili arhiviranje sadržaja. U okruženju za izradu sadržaja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke. Omogućen je rad s verzijama, a može postojati do deset starijih verzija svakog dokumenta. Uz to, radni tijekovi mogu kontrolirati životnim ciklusima datoteka.

Vrlo malo izrade sadržaja događa se u arhivi sadržaja. Korisnici samo gledaju ili prenose dokumente. Predložak web-mjesta centra za dokumente podržava stvaranje vrste arhive sadržaja koja se zove arhive baze znanja. Baze znanja obično sadrže pojedinačne verzije dokumenata, a web-mjesto može sadržavati do 10 milijuna datoteka. U najčešćem slučaju, primjerice ako je riječi o centru za tehničku podršku velike tvrtke ili ustanove, desetak tisuća korisnika pristupa sadržaju, većinom radi čitanja. Podskup od tri do četiri tisuće korisnika možda prenosi novi sadržaj na web-mjesto.

Sljedeće stavke opisuju neke značajke sustava SharePoint koje možete obuhvatiti na web-mjestu centra za dokumente. Na popisu je opisano samo nekoliko mogućih značajki. Osim tih mogućnosti, većina tvrtki prilagođava izgled centra za dokumente i kretanje njime te obuhvaća prilagođene web-dijelove za funkcije jedinstvene za određenu tvrtku.

Upravljani podaci predstavljaju sustav koji određene izraze dodjeljuje dokumentima u sustavu SharePoint. Te izraze možete koristiti za klasifikaciju dokumenata. Metapodatke možete koristiti i za stvaranje snažnih korisničkih navigacijskih alata koji pojednostavnjuju pronalaženje željenih sadržaja.

Pretpostavimo, na primjer, da vaša tvrtka ima repozitorij baze podataka s člancima koji korisnicima pojednostavnjuju filtriranje podataka prema proizvodu, vrsti problema i drugim karakteristikama.

Na web-mjestu centra za dokumente svaki dio sadržaja dobiva jedinstveni ID koji nije povezan s mjestom dokumente, kao što je URL veza. To znači da ako premjestite dokument ili ga preimenujete, ID će ostati isti. Na taj način možete koristiti ID da biste stvorili neku vrstu trajne veze za dokument te da biste minimizirali mogućnost trošenja vremena na neispravne veze.

Verzije dokumenata automatski su omogućene na web-mjestu centra za dokumente. To znači da automatski dobivate povijest svih različitih verzija dokumenata. Tijekom procesa pregleda dokumenta, na primjer, to znači da imate zapis svih ažuriranja unesenih tijekom ciklusa pregleda. Možete pratiti ažuriranja, obratiti se korisnicima koji su odgovorili itd. Uz to, ako se pojavi problem vezan uz trenutnu verziju članka, brzo je možete pretvoriti u zadnju poznatu dobru verziju.

Vrsta sadržaja specifična je vrsta sadržaja koja obuhvaća grupu postavki sadržaja. Kada netko stvara dokument definirane vrste sadržaja, dokument automatski prima sve odgovarajuće postavke za tu vrstu sadržaja. Centar za dokumente, na primjer, može imati zbirku vrsta sadržaja – različite vrste dokumenata, videozapisa, predložaka itd.

Organizator sadržaja nije automatski dio web-mjesta centra za dokumente, no mnogi ga korisnici dodaju. Organizator sadržaja značajka je sustava SharePoint koja vam omogućuje upravljanje cjelokupnom organizacijom i strukturom stavki. Korištenjem metapodataka ili vrsta sadržaja, organizator sadržaja može automatski usmjeriti dokumente i ostale stavke na specifična mjesta. U bazi znanja, na primjer, organizator sadržaja može automatski usmjeravati sva nova slanja u posebnu biblioteku koja prikuplja članke o određenom proizvodu.

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×