Korištenje tijeka rada za odobrenje razmještaja

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Tijek rada za odobrenje razmještaja dizajniran je za podršku upravljanju zapisima unutar organizacije. Ovaj tijek rada upravlja postupkom isteka i zadržavanja dokumenata dopuštajući sudionicima da odluče žele li zadržati ili izbrisati istekle dokumente ili stavke.

Sadržaj članka

Kako funkcionira tijek rada za odobrenje razmještaja

Dodavanje ili promjena tijeka rada za odobrenje razmještaja za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja

Konfiguriranje pravila isteka za korištenje tijeka rada za odobrenje razmještaja

Pokretanje tijeka rada za odobrenje razmještaja

Dovršavanje zadatka tijeka rada za odobrenje razmještaja

Kako radi tijek rada za odobrenje razmještaja?

Tijek rada za odobrenje razmještaja podržava upravljanje zapisima i postupke upravljanja dokumentima pružajući organizaciji način upravljanja i praćenja procesa prema kojem se istekli ili zastarjeli sadržaj procjenjuje i briše. Korisnici mogu ručno pokrenuti tijek rada za odobrenje razmještaja na pojedinim dokumentima ili stavkama. Za veću dosljednost u upravljanju isteklim sadržajem, organizacije mogu konfigurirati tijek rada za odobrenje razmještaja kako bi radio zajedno sa značajkom pravila isteka, tako da se tijek rada pokreće automatski kada dokument ili stavka na web-mjestu isteknu. Iako se tijek rada za odobrenje razmještaja može koristiti za bilo koji popis, biblioteka ili vrsta sadržaja na Microsoft Office SharePoint Server 2007 web-mjestu, može se posebno koristiti na web-mjestu centra za zapise kako bi podržavao potrebe upravljanja zapisima i organizacijska pravila zadržavanja dokumenata.

Kad se pokrene tijek rada za odobrenje razmještaja, on stvara zadatke tijeka rada za odobrenje razmještaja za određene dokumente i stavke u popisu zadataka za tijek rada. Ovi zadaci se ne dodjeljuju određenim osobama, već se zapisuju u popis zadataka za tijek rada. Osobe koje imaju dozvolu za pristup ovim zadacima (na primjer, upravitelji zapisnika) mogu prijeći na popis zadataka i dovršiti zadatke odobrenjem ili odbacivanjem stavki za brisanje. Zbog toga što je vjerojatno da će tijek rada za odobrenje razmještaja stvoriti puno zadataka za odobrenje razmještaja, naročito ako je konfiguriran za automatsko pokretanje prilikom isteka stavaka, tijek rada za odobrenje razmještaja pruža podršku za skupno dovršenje zadataka, kako bi upravitelji zapisa ili druge ovlaštene osobe mogle obraditi velik broj stavki za brisanje u jednom koraku.

Vrh stranice

Dodavanje ili promjena tijeka rada za odobrenje razmještaja za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja

Prije korištenja, tijek rada se mora dodati u popis, biblioteku ili vrstu sadržaja kako bi bio dostupan dokumentima ili stavkama na određenom mjestu. Morate imati dozvolu Upravljanje popisima kako biste dodali tijek rada popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja. U većini slučajeva ovaj zadatak izvode administratori web-mjesta ili osobe koje upravljaju određenim popisima ili bibliotekama. Dostupnost tijeka rada na web-mjestu razlikuje se ovisno o tome gdje se dodaje:

  • Dodate li tijek rada izravno u popis ili biblioteku, dostupan je samo stavkama u tom popisu ili biblioteci.

  • Dodate li tijek rada vrsti sadržaja popisa (instanca vrste sadržaja web-mjesta koja se dodaje određenom popisu ili biblioteci), dostupan je samo stavkama te vrste sadržaja u određenom popisu ili biblioteci kojoj je pridružena ta vrsta sadržaja.

  • Dodate li tijek rada vrsti sadržaja, taj tijek rada dostupan je za sve stavke te vrste sadržaja u svakom popisu i biblioteci u koju je dodana instanca te vrste sadržaja web-mjesta. Želite li da tijek rada bude široko dostupan u popisima ili bibliotekama na zbirci web-mjesta za stavke određene vrste sadržaja, najučinkovitiji način za to je dodavanje tog tijeka rada izravno u vrstu sadržaja web-mjesta.

Dodavanje ili promjena tijeka rada za odobrenje razmještaja

Želite li dodati tijek rada za odobrenje razmještaja popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja ili želite promijeniti tijek rada za odobrenje razmještaja koji je već pridružen popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja, slijedite iste korake.

  1. Za otvaranje stranice Dodavanje tijeka rada za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja kojoj želite dodati tijek rada, učinite nešto od sljedećeg.

Za popis ili biblioteku

  1. Otvorite popis ili biblioteku u koju želite dodati tijek rada.

    1. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Postavke popisaili kliknite postavke za vrstu biblioteke koju otvarate.

      Na primjer, u biblioteci dokumenata pritisnite Postavke biblioteke dokumenata.

  2. Pod Dozvole i upravljanje pritisnite Postavke tijeka rada.

Za vrstu sadržaja popisa

  1. Otvorite popis ili biblioteku koja sadrži instancu vrste sadržaja popisa u koju želite dodati tijek rada.

    1. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Postavke popisaili kliknite postavke za vrstu biblioteke koju otvarate.

      Na primjer, u biblioteci dokumenata pritisnite Postavke biblioteke dokumenata.

  2. Pod Vrste sadržaja pritisnite naziv vrste sadržaja u koju želite dodati tijek rada.

    Napomena : Ako popis ili biblioteka ne dozvoljavaju više vrsta sadržaja, sekcija Vrste sadržaja ne pojavljuje se na stranici Prilagodba tog popisa ili biblioteke.

  3. Pod Postavke pritisnite Postavke tijeka rada.

Za vrstu sadržaja web-mjesta

  1. Na stranici Polazno zbirke web-mjesta na na Akcije web-mjesta izbornik Slika gumba , pokažite na Postavke web-mjesta, a zatim Promjena svih postavki web-mjesta.

  2. Pod Galerije pritisnite Vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Pritisnite naziv vrste sadržaja web-mjesta u koji želite dodati tijek rada, a zatim pritisnite Postavke tijeka rada.

Ako su tijekovi rada već dodani ovom popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja, ovaj korak vas dovodi izravno na stranicu Promjena postavki tijeka rada. Pritisnite Dodaj tijek rada za prelazak na stranicu Dodaj tijek rada. Nisu li tijekovi rada dodani ovom popisu, biblioteci ili vrsti sadržaja, ovaj korak vodi vas izravno na stranicu Dodavanje tijeka rada.

  1. Na stranici Dodavanje tijeka rada, u sekciji Tijek rada pritisnite predložak tijeka rada Odobrenje razmještaja.

  2. U sekciju Naziv upišite jedinstveni naziv za tijek rada.

  3. U sekciji Popis zadataka odredite popis zadataka koji želite koristiti s ovim tijekom rada.

    Napomene : 

    1. Možete koristiti zadani popis Zadaci ili možete stvoriti novi. Koristite li zadani popis Zadaci, sudionici tijeka rada mogu jednostavno pronaći i pregledati svoje zadatke tijeka rada korištenjem prikaza Moji zadaci popisa Zadaci.

    2. Stvorite novi popis zadataka ako zadaci za ovaj tijek rada uključuju ili otkrivaju osjetljive ili povjerljive podatke koje želite odvojiti od općeg popisa zadataka.

    3. Prilikom stvaranja popisa zadataka za tijek rada za odobrenje razmještaja dobro je ograničiti dozvole za ove zadatke na one osobe u vašoj organizaciji koje su ovlaštene za odobrenje stavki za uništavanje, na primjer, na upravitelje zapisa.

    4. Stvorite novi popis zadataka koristi li vaša organizacija brojne tijekove rada ili tijekovi rada uključuju brojne zadatke. U tom slučaju mogli biste stvoriti popise zadataka za svaki tijek rada.

  4. U sekciji Popis povijesti odaberite popis povijesti koji će se koristiti s ovim tijekom rada. Popis povijesti prikazuje sve događaje koji nastaju tijekom određene instance tijeka rada.

    Možete koristiti zadani popis povijesti ili stvoriti novi. Koristi li vaša organizacija brojne tijekove rada, mogli biste stvoriti odvojene popise povijesti za svaki tijek rada.

  5. U sekciji Mogućnosti pokretanja odredite kako, kada i tko može pokrenuti tijek rada.

    Napomene : 

    1. Određene mogućnosti možda neće biti dostupne ako nisu podržane odabranim predloškom tijeka rada.

    2. The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. Dodajete li ovaj tijek rada vrsti sadržaja web-mjesta, odredite želite li ovaj tijek rada dodati svim vrstama sadržaja koje nasljeđuju iz ove vrste sadržaja u sekciji Ažuriranje vrsta sadržaja popisa i web-mjesta.

    Napomena : Sekcija Ažuriranje vrsta sadržaja popisa i web-mjesta prikazuje se na stranici Dodavanje tijeka rada samo za vrste sadržaja web-mjesta.

  7. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Konfiguriranje pravila isteka za korištenje tijeka rada za odobrenje razmještaja

Želite li da se tijek rada za odobrenje razmještaja pokrene automatski kada dokumenti ili stavke isteknu, morate konfigurirati pravilo isteka u pravilu upravljanja informacijama za odgovarajući popis, biblioteku ili vrstu sadržaja.

  1. Ako već niste učinili, Dodavanje tijeka rada za odobrenje razmještaja za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja za koju konfigurirate pravila isteka.

  2. Za otvaranje stranice Postavke pravila upravljanja informacijama za popis, biblioteku ili vrstu sadržaja, učinite nešto od sljedećeg:

Za popis ili biblioteku

  1. Otvorite popis ili biblioteku za koju želite konfigurirati pravilo isteka.

    1. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Postavke popisaili kliknite postavke za vrstu biblioteke koju otvarate.

      Na primjer, u biblioteci dokumenata pritisnite Postavke biblioteke dokumenata.

  2. Pod Dozvole i upravljanje pritisnite Postavke pravila upravljanja informacijama.

Za vrstu sadržaja popisa

  1. Otvorite popis ili biblioteku koja sadrži instancu vrste sadržaja popisa za koju želite konfigurirati pravilo isteka.

    1. Na na Postavke izbornika izbornik postavke , kliknite Postavke popisaili kliknite postavke za vrstu biblioteke koju otvarate.

      Na primjer, u biblioteci dokumenata pritisnite Postavke biblioteke dokumenata.

  2. Pod Vrste sadržaja pritisnite naziv vrste sadržaja u koju želite dodati tijek rada.

    Ako popis ili biblioteka nisu postavljeni za dopuštanje višestrukih vrsta sadržaja, sekcija Vrste sadržaja se ne pojavljuje na stranici Prilagođavanje za popis ili biblioteku.

  3. Pod Postavke pritisnite Postavke pravila upravljanja informacijama.

Za vrstu sadržaja web-mjesta

  1. Na stranici Polazno zbirke web-mjesta na na Akcije web-mjesta izbornik Slika gumba , pokažite na Postavke web-mjesta, a zatim Promjena svih postavki web-mjesta.

  2. Pod Galerije pritisnite Vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Pritisnite naziv vrste sadržaja web-mjesta za koju želite konfigurirati pravilo isteka, a zatim pritisnite Postavke pravila upravljanja informacijama.

Želite li konfigurirati pravilo isteka za popis ili biblioteku, a taj popis ili biblioteka podržava upravljanje višestrukim vrstama sadržaja, odaberite vrste sadržaja za koje želite odrediti pravilo upravljanja informacijama i zatim pritisnite U redu.

  1. U sekciji Određivanje pravila pritisnite Definiraj pravilo.

  2. Kliknite U redu.

  3. Na stranici Uređivanje pravila, u sekciji Naziv i administrativni opis unesite kratak opis pravila koje stvarate.

    Napomena : Nazive možete odrediti samo za pravila upravljanja informacijama koja su određena na popisu Pravila zbirke web-mjesta.

  4. U sekciji Izjava pravila unesite opisnu izjavu koja opisuje svrhu pravila korisnicima. Ova izjava se prikazuje kad korisnici otvore dokumente ili stavke na koje utječe pravilo. Izjava bi trebala objasniti koje se značajke pravila primjenjuju na sadržaj ili kakvo je posebno rukovanje potrebno za sadržaj. Duljina izjave pravila može biti do 512 znakova.

  5. Kako biste odredili razdoblje zadržavanja za dokumente ili stavke na koje utječe ovo pravilo pritisnite Omogući istek, a zatim odredite razdoblje zadržavanja i akcije koje želite da se jave kada stavke isteknu.

  6. Odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja kako biste odredili kada dokumenti ili stavke ističu. Učinite nešto od sljedećeg:

    1. Za postavljanje datuma isteka na temelju svojstva datuma, pritisnite Vremensko razdoblje na temelju svojstava stavke, a zatim odaberite akciju dokumenta ili stavke (na primjer, Stvoreno ili Izmijenjeno) i vrijeme koje treba proteći nakon ove akcije (na primjer, broj dana, mjeseci ili godina) kako bi stavka istekla.

    2. Kako biste za određivanje isteka koristili tijek rada ili prilagođenu formulu zadržavanja, pritisnite Postavi programski.

  7. Pod Kad stavka istekne odredite što želite da se dogodi kada dokument ili stavka isteknu. Kako biste pokrenuli tijek rada za odobrenje razmještaja na dokumentu ili stavci pritisnite Pokreni ovaj tijek rada, a zatim odaberite naziv željenog tijeka rada za odobrenje razmještaja.

  8. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Pokretanje tijeka rada za odobrenje razmještaja

U mnogo slučajeva tijek rada za odobrenje razmještaja postavljen je na automatsko pokretanje prilikom isteka stavki. Ako je tijek rada za odobrenje razmještaja konfiguriran kako bi korisnicima dopustio ručno pokretanje, možete pokrenuti ovaj tijek rada na dokumentu ili biblioteci izravno iz biblioteke ili popisa u kojem je spremljen. Kako biste pokrenuli tijek rada, morate imati dozvolu najniže razine Uređivanje stavki. Neki tijekovi rada za pokretanje mogu zahtijevati i dozvolu Upravljanje popisima.

  1. Ako stupac ili biblioteka već nisu otvoreni, kliknite njihov naziv na izborniku za brzo pokretanje.

    Ako se ne pojavi naziv popisa ili biblioteke, kliknite Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta, a zatim naziv popisa ili biblioteke.

  2. Pokažite na naziv dokumenta ili stavke za koju želite pokrenuti tijek rada, pritisnite strelicu koja će se pojaviti, a zatim pritisnite Tijekovi rada.

  3. Pod Pokretanje novog tijeka rada pritisnite naziv tijeka rada za odobrenje razmještaja koji želite pokrenuti.

    Tijek rada za odobrenje razmještaja pokreće se odmah i stvara zadatak za odobrenje razmještaja u popisu zadataka za tijek rada.

Vrh stranice

Dovršenje zadataka tijeka rada za odobrenje razmještaja

Tijek rada za odobrenje razmještaja dizajniran je za stvaranje zadataka za odobrenje razmještaja za dokumente ili stavke. Ti zadaci se ne dodjeljuju određenim osobama, već se zapisuju u popis zadataka za tijek rada. Osobe koje imaju dozvolu za pristup ovom popisu zadataka (na primjer, upravitelji zapisa) mogu prijeći na popis zadataka i dovršiti ove zadatke odobravanjem ili odbacivanjem stavki za brisanje.

Zadaci tijeka rada za odobrenje razmještaja mogu se dovršiti pojedinačno ili skupno. Zbog toga što je vjerojatno da će tijekovi rada za odobrenje razmještaja stvarati velik broj zadataka tijekova rada odjednom, možda će vam biti lakše zadatke obrađivati skupno.

Dovršavanje pojedinačnog zadatka tijeka rada za odobrenje razmještaja

  1. Prijeđite na popis zadataka za web-mjesto kako biste pronašli zadatke za odobrenje razmještaja koje želite dovršiti.

    Napomena : Ne koristi li tijek rada zadani popis Zadaci, zadatak tijeka rada možda se neće pojaviti na popisu zadataka. Kako biste pronašli vaše zadatke tijeka rada, prijeđite na popis ili biblioteku gdje je spremljena stavka tijeka rada. Pokažite na željenu stavku, pritisnite strelicu koja će se pojaviti, a zatim pritisnite Tijekovi rada. Na stranici Stanje tijeka rada, pod Zadaci pritisnite vezu na popis zadataka za tijek rada.

  2. Pokažite na naziv zadatka kojeg želite dovršiti, pritisnite strelicu koja će se pojaviti, a zatim pritisnite Uredi stavku.

  3. Da biste pogledali stavke koja je poslana na razmještaj, kliknite vezu pokraj odjeljka ovaj tijek rada primjenjuje na.

  4. Pod Razmještaj, učinite nešto od sljedećeg:

    • Za brisanje stavke, pritisnite Izbriši ovu stavku, a zatim odredite želite li zadržati kopiju metapodataka stavke u zapisniku nadzora.

    • Za zadržavanje stavke, pritisnite Nemoj izbrisati ovu stavku.

  5. Pod komentarima, unesite željene komentare o akciji koju poduzimate.

  6. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Istovremeno dovršavanje više zadataka tijeka rada za odobrenje razmještaja

  1. Otvorite popis zadataka za tijek rada za odobrenje razmještaja za koji želite istovremeno dovršiti više zadataka.

    Napomena : Ne koristi li tijek rada zadani popis Zadaci, zadatak tijeka rada možda se neće pojaviti na popisu zadataka. Kako biste pronašli vaše zadatke tijeka rada, prijeđite na popis ili biblioteku gdje je spremljena stavka tijeka rada. Pokažite na željenu stavku, pritisnite strelicu koja će se pojaviti, a zatim pritisnite Tijekovi rada. Na stranici Stanje tijeka rada, pod Zadaci pritisnite vezu na popis zadataka za tijek rada.

  2. Na popisu zadataka tijeka rada na na Akcije izbornik slika izbornika , kliknite obradi sve zadatke.

  3. U sekciji Odabir skupa zadataka odaberite vrstu zadatka koju želite skupno uređivati.

  4. Ako ste primijenili filtre za prikaz podskupa zadataka za odobrenje razmještaja u popisu zadataka, u sekciji Informacije o zadatku potvrdite da ste izvršili filtriranje za željene zadatke.

  5. Kliknite U redu.

  6. Pod Razmještaj, učinite nešto od sljedećeg:

    • Kako biste odobrili stavke za razmještaj pritisnite Izbriši ove stavke. Želite li zadržati kopije metapodataka za ove stavke, odaberite potvrdni okvir Zadrži kopije metapodataka stavki u zapisniku nadzora.

    • Kako biste odbacili ove stavke za razmještaj, pritisnite Nemoj izbrisati ove stavke.

  7. Pod Komentari unesite željene komentare o svojim akcijama razmještaja.

  8. Kliknite U redu.

  9. Stranici operacija uspješno dovršena vas obavještava da su raspoređeni odabrane zadatke za processsing, a kada primit ćete potvrdu e-poštom nakon obrade zadaci. Po zadanom zadaci se obrađuju nightly, iako se vaš administrator poslužitelja mogu promijeniti ovu postavku. Kliknite u redu.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×