Korištenje stupaca vanjskih podataka u dokumentu programa Word

Korištenje stupaca vanjskih podataka u dokumentu programa Word

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Želite omogućiti jednostavan i učinkovit unos točnih, ažurnih podataka u poslovni dokument? Podatke iz vanjskog izvora možete koristiti u tijelu dokumenta programa Microsoft Word 2013 pomoću kombinacije stupaca vanjskih podataka sustava Microsoft SharePoint i kontrola sadržaja programa Word. Možete, primjerice, stvoriti standardni ugovor s klijentom u biblioteci dokumenata koji sadrži ime klijenta, naziv tvrtke i telefonski broj pohranjen u poslovnu bazu podataka, primjerice SAP ili Dynamics CRM.

Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima i Postavljanje predloška datoteke za biblioteku dokumenata ili obrazaca.

Što vas zanima?

Prije početka

Dodatne informacije o strukturiranim dokumentima

Stvaranje stupaca vanjskih podataka na popisu ili u biblioteci

Stvaranje predloška programa Word za prikaz vanjskih podataka u kontrolama sadržaja

Stvaranje dokumenta programa Word i unos podataka

Prije početka

Da biste mogli raditi s vanjskim podacima, najprije morate obaviti nekoliko zadataka kojima ćete omogućiti siguran pristup tim podacima. Pomoću informacija u nastavku možete planirati daljnje korake. Ako prilikom rada s vanjskim podacima naiđete na probleme, ove će vam informacije pomoći i da prepoznate u čemu je problem. Da biste mogli pristupiti vanjskim podacima, administrator mora učiniti sljedeće:

Priprema vanjskog izvora podataka    Administrator možda morati stvoriti račun i dati dozvolu za izvor podataka da biste bili sigurni da ljudi imati pristup podacima i da podaci ne završava prema gore u redu ruke. U vanjskoj bazi podataka, administrator možda poželite stvaranje određenih tablica, prikaza, upita i tako dalje da biste ograničili samo na što je potrebno, a da biste poboljšali performanse.

Konfiguriranje sustava SharePoint servisa i računa    Administrator mora aktivirati servisa za povezivanje s poslovnim podacima i servis za sigurnu pohranu.

Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu    Administrator mora učiniti sljedeće: odrediti najbolji način pristupa vanjskim podacima izvora, stvoriti ciljnu aplikaciju te postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju.

Konfiguriranje servisa za povezivanje s poslovnim podacima    Administrator osigurati da korisnika koji stvara vanjskih sadržaja vrsta ima dozvole za spremište metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima i ima pristup vrstu vanjskog sadržaja temeljen na vanjskom popisu na odgovarajuće korisnika.

Stvaranje vrste vanjskog sadržaja    Korisnik mora definirati vrste vanjskog sadržaja koja sadrži podatke o veze, access, a zatim metode operacija, stupaca, filtara i drugih metapodataka koji se koristi za dohvaćanje podataka iz vanjskog izvora podataka.

Provjerite jesu li proizvodi sustava Office jeste li spremni za korištenje    Da biste sinkronizirali vanjskih podataka s proizvodima sustava Office, morate imati Windows 7 ili noviji i sljedećih besplatnih softverskih proizvoda, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 i WCF Data Services 5.0 za OData V3 na svakom klijentskom računalu (Ako je potrebno, automatski se pojavi upit da biste preuzeli softver). Osim toga, provjerite je li mogućnost instalacije sustava Office, omogućena Servisa za poslovno povezivanje    (to je zadana postavka). Ova mogućnost instalira na tvrtke Connectivity Services vremena izvođenja klijentskog računala koje čini sljedeće: predmemorira i sinkronizira s vanjskim podacima, karte poslovnih podataka u vrste vanjskog sadržaja, prikazuje odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i pokreće Prilagođena rješenja unutar proizvoda sustava Office.

Vrh stranice

Dodatne informacije o strukturiranim dokumentima

Strukturirani dokumenti određuju gdje se sadržaj može prikazivati u dokumentu, koja se vrsta sadržaja može prikazivati u dokumentu te može li se sadržaj uređivati. Primjeri strukturiranih dokumenata:

  • Pravni dokument koji sadrži pravne izraze koji se ne smije uređivati.

  • Standardna naslovna stranica za poslovnu ponudu na kojoj autor mora unijeti naslov, adresu e-pošte, telefonski broj i ime.

  • Račun u koji se automatski dodaju ažurni podaci o kupcima.

Strukturirani dokument u programu Word 2013 stvara se pomoću kontrola sadržaja, koje omogućuju popravljanje položaja sadržaja, navođenje vrste sadržaja (tekst, datum, slika itd.), isticanje bojom i uređivanje kontrola. Možete i automatski povezati kontrole sadržaja s odgovarajućim stupcima vanjskih podataka.

Vrh stranice

Stvaranje stupaca vanjskih podataka na popisu ili u biblioteci

Napomena :  Za stvaranje stupca vanjskih podataka potrebna je dozvola za suradnju ili veća ovlast na popisu ili u biblioteci.

  1. Otvorite web-mjesto sustava SharePoint, a zatim pronađite popis ili biblioteku.

    Napomena :  Stupac vanjskih podataka ne možete dodati na vanjski popis.

  2. Kliknite Popis ili Biblioteka >Postavke popisa ili Postavke biblioteke.

  3. U odjeljku Stupci kliknite Stvori stupac.

  4. Unesite naziv stupca, npr. Klijent, a zatim u odjeljku Vrste stupaca kliknite Vanjski podaci.

  5. U odjeljku Vrsta vanjskog sadržaja kliknite Alat za odabir vrsta vanjskog sadržaja, a zatim na popisu vrsta vanjskog sadržaja odaberite odgovarajuću stavku, primjerice Klijent.

  6. Pomoću neke od sljedećih mogućnosti odlučite način na koji želite obrađivati akcije definirane za vrstu vanjskog sadržaja:

    • Da bi se prikazivao izbornik s jednom ili više akcija, kliknite Prikaži izbornik akcija.

    • Da bi stupac vanjskih podataka prilikom odabira obavio zadanu akciju, kliknite Ovaj stupac povežite sa zadanom akcijom vrste vanjskog sadržaja.

  7. U odjeljku Dodaj stupac u kojem će biti prikazana sva ta dodatna polja kliknite Odaberi sva polja ili pojedinačno odaberite konkretne nazive polja, primjerice NazivTvrtke i SlužbeniTelefon.

Vrh stranice

Stvaranje predloška programa Word za prikaz vanjskih podataka u kontrolama sadržaja

  1. U biblioteci dokumenata sustava SharePoint kliknite Biblioteka > Postavke biblioteke.

  2. U odjeljku Općenite postavke kliknite Napredne postavke.

  3. U odjeljku Predložak dokumenta u okviru URL predloška kliknite Uređivanje predloška.

  4. Kada se otvori Word 2013, da biste prikazali ili sakrili ploču s podacima o dokumentu, na kartici Programiranje u grupi Predlošci kliknite Ploča dokumenta, potvrdite ili poništite okvir Uvijek prikaži ploču s informacijama o dokumentu prilikom otvaranja i prvog spremanja dokumenta, a zatim kliknite U redu.

  5. Dodajte standardni tekst koji želite da se prikazuje u svakom dokumentu.

    Možete, primjerice, dodati standardni tekst ugovora potreban za ponudu.

  6. Na kartici Umetanje u grupi Tekst kliknite Brzi dijelovi, pokažite na Svojstvo dokumenta, a zatim sva polja utemeljena na stupcima vanjskih podataka kliknite i povucite u tijelo dokumenta kao kontrole sadržaja.

    Kliknite i povucite, primjerice ImeKlijenta, NazivTvrtke i SlužbeniTelefon.

  7. Kliknite datoteka > Spremi, a zatim izlaz Word 2013.

  8. U sustavu SharePoint na stranici Dodatne postavke biblioteke dokumenata kliknite U redu.

Vrh stranice

Stvaranje dokumenta programa Word i unos podataka

  1. U biblioteci dokumenta kliknite Dokument > Novi dokument.

  2. Po potrebi uredite i izmijenite standardni tekst.

  3. Da biste unijeli odgovarajuće vrijednosti za stupce vanjskih podataka, odaberite kontrolu sadržaja koja sadrži alat za odabir stavki vanjskih podataka.

    Odaberite, primjerice, odgovarajuće ime klijenta i vrijednosti Klijent, NazivTvrtke i SlužbeniTelefon automatski će se unijeti.

  4. Kliknite Datoteka>Spremi, a zatim izađite iz programa Word.

Vrijednosti u stupcu vanjskih podataka spremit će se u dokument programa Word i prikazivat će se kao odgovarajuće vrijednosti u stupcu vanjskih podataka za spremljeni dokument u biblioteci dokumenata.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×