Korištenje programa Microsoft Query za dohvaćanje vanjskih podataka

Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.

Pomoću programa Microsoft Query možete dohvatiti podatke iz vanjskih izvora. Pomoću programa Microsoft Query za dohvaćanje podataka iz korporativnih baza podataka i datoteka, ne morate ponovno upisivati podatke koje želite analizirati u programu Excel. Možete i automatski osvježiti izvješća programa Excel i sažetke iz izvorne izvorišne baze podataka kad god je baza podataka ažurirana novim podacima.

Pomoću programa Microsoft Query možete se povezati s vanjskim izvorima podataka, odabrati podatke iz tih vanjskih izvora, uvesti te podatke u radni list i osvježiti podatke po potrebi da bi se podaci radnog lista sinkronizirali s podacima iz vanjskih izvora.

Vrste baza podataka kojima možete pristupiti     Podatke možete dohvatiti iz nekoliko vrsta baza podataka, uključujući Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server i Microsoft SQL Server OLAP Services. Možete i dohvatiti podatke iz radnih knjiga programa Excel i tekstnih datoteka.

Microsoft Office nudi upravljačke programe koje možete koristiti za dohvaćanje podataka iz sljedećih izvora podataka:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (_ z0z_)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradoks

  • Baze podataka tekstnih datoteka

Za dohvaćanje podataka iz izvora podataka koji nisu ovdje navedeni možete koristiti i upravljačke programe za ODBC ili izvore podataka iz drugih proizvođača, uključujući druge vrste OLAP baza podataka. Informacije o instalaciji ODBC upravljačkog programa ili upravljačkog programa izvora podataka koji ovdje nije naveden potražite u dokumentaciji za bazu podataka ili se obratite proizvođaču baze podataka.

Odabir podataka iz baze podataka     Podatke iz baze podataka dohvaćate stvaranjem upita, što je pitanje koje postavljate o podacima pohranjenima u vanjskoj bazi podataka. Primjerice, ako su vaši podaci pohranjeni u bazi podataka programa Access, možda ćete htjeti saznati prodajne brojke za određeni proizvod po regiji. Dio podataka možete dohvatiti tako da odaberete samo podatke za proizvod i regiju koje želite analizirati.

Pomoću programa Microsoft Query možete odabrati stupce s podacima koje želite i uvesti samo te podatke u Excel.

Ažuriranje radnog lista u jednoj operaciji     Kada se u radnoj knjizi programa Excel nalaze vanjski podaci, kad god se promijeni baza podataka, možete _ z0z_ podaci ažurirati analizu – bez ponovnog stvaranja zbirnih izvješća i grafikona. Možete, primjerice, stvoriti mjesečni Sažetak prodaje i osvježavati ga svaki mjesec kada dođu nove brojke o prodaji.

Način na koji Microsoft Query koristi izvore podataka     Kada postavite izvor podataka za određenu bazu podataka, možete je koristiti kada god želite stvoriti upit da biste odabrali i dohvatili podatke iz te baze podataka, a da ne morate ponovno upisivati sve podatke o vezi. Microsoft Query koristi izvor podataka da bi se povezao s vanjskom bazom podataka i pokazao vam koji su podaci dostupni. Kada stvorite upit i vratite podatke u Excel, Microsoft Query nudi radnu knjigu programa Excel i podatke o upitu i izvoru podataka da biste se mogli ponovno povezati s bazom podataka kada želite osvježiti podatke.

Dijagram prikazuje kako Query koristi izvore podataka

Uvoz podataka pomoću programa Microsoft Query     Da biste uvezli vanjske podatke u Excel pomoću programa Microsoft Query, slijedite ove osnovne korake, od kojih je svaki detaljnije opisan u sljedećim odjeljcima.

Što je izvor podataka?     Izvor podataka spremljen je skup podataka koji programu Excel i Microsoft Query omogućuje povezivanje s vanjskom bazom podataka. Kada koristite Microsoft Query za postavljanje izvora podataka, izvoru dajete naziv, a zatim dobavite naziv i mjesto baze podataka ili poslužitelja, vrstu baze podataka i podatke o prijavi i lozinci. Informacije sadrže i naziv upravljačkog programa za OBDC ili upravljački program izvora podataka, što je program koji omogućuje povezivanje s određenom vrstom baze podataka.

Da biste postavili izvor podataka pomoću programa Microsoft Query, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Podaci u grupi dohvaćanje vanjskih podataka kliknite iz drugih izvora, a zatim kliknite iz programa Microsoft Query.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Da biste naveli izvor podataka za bazu podataka, tekstnu datoteku ili radnu knjigu programa Excel, kliknite karticu baze podataka .

    • Da biste naveli izvor podataka u OLAP kocki, kliknite karticu OLAP kocke . Ova je kartica dostupna samo ako ste pokrenuli Microsoft Query iz programa Excel.

  3. Dvokliknite _ Lt_novi Data Source>.

    – ili –

    Kliknite _ Lt_novi podaci Source>, a zatim kliknite u redu.

    Prikazat će se dijaloški okvir Stvaranje novog izvora podataka .

  4. U prvom koraku upišite naziv za identifikaciju izvora podataka.

  5. U koraku 2 kliknite upravljački program za vrstu baze podataka koju koristite kao izvor podataka.

    Napomene: 

    • Ako vanjsku bazu podataka kojoj želite pristupiti ne podržava ODBC upravljački programi koji su instalirani u programu Microsoft Query, morate nabaviti i instalirati ODBC upravljački program koji je kompatibilan sa sustavom Microsoft Office od drugog proizvođača baze podataka. Obratite se proizvođaču baze podataka radi uputa za instalaciju.

    • OLAP baze podataka ne zahtijevaju ODBC upravljačke programe. Kada instalirate Microsoft Query, upravljački se programi instaliraju za baze podataka stvorene pomoću sustava Microsoft SQL Server Analysis Services. Da biste se povezali s drugim OLAP bazama podataka, morate instalirati upravljački program izvora podataka i klijentski softver.

  6. Kliknite Povežise, a zatim navedite informacije koje su potrebne za povezivanje s izvorom podataka. Informacije koje navedete ovise o vrsti izvora podataka koji ste odabrali za baze podataka, radne knjige programa Excel i tekstne datoteke. Možda će se od vas zatražiti da unesete ime za prijavu, lozinku, verziju baze podataka koju koristite, mjesto baze podataka ili druge podatke specifične za vrstu baze podataka.

    Važno: 

    • Koristite jaku lozinku u kojoj ćete kombinirati velika i mala slova, brojeve i simbole. U slabim se lozinkama ti elementi ne kombiniraju. Jaka lozinka: Y6dh!et5. Slaba lozinka: Miro27. Lozinka bi se trebala sastojati od 8 znakova ili više. Najbolje bi bilo koristiti pristupni izraz koji sadrži 14 ili više znakova.

    • Najvažnije je da lozinku zapamtite. Ako je zaboravite, Microsoft vam je ne može vratiti. Lozinke koje zapisujete pohranite na zaštićeno mjesto dalje od informacija koje štite.

  7. Kada unesete potrebne informacije, kliknite u redu ili završi da biste se vratili u dijaloški okvir Stvaranje novog izvora podataka .

  8. Ako baza podataka sadrži tablice, a želite da se određena tablica automatski prikazuje u čarobnjaku za upite, kliknite okvir za treći korak, a zatim kliknite željenu tablicu.

  9. Ako ne želite upisati naziv i lozinku za prijavu kada koristite izvor podataka, potvrdite okvir Spremi moj korisnički ID i lozinku u definiciju izvora podataka . Spremljena lozinka nije šifrirana. Ako potvrdni okvir nije dostupan, obratite se administratoru baze podataka da biste utvrdili može li ta mogućnost biti dostupna.

    Napomena o sigurnosti: Izbjegavajte spremanje podataka za prijavu prilikom povezivanja s izvorima podataka. Te se informacije mogu pohraniti kao obični tekst, a zlonamjerni korisnik može pristupiti podacima radi ugrožavanja sigurnosti izvora podataka.

Kada dovršite ove korake, u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka prikazat će se naziv izvora podataka.

Većina upita pomoću čarobnjaka za upite     Čarobnjak za upite olakšava odabir i objedinjuje podatke iz raznih tablica i polja u bazi podataka. Pomoću čarobnjaka za upite možete odabrati tablice i polja koja želite uvrstiti. Interni spoj (operacija upita koja određuje da se reci iz dviju tablica kombiniraju na temelju istih vrijednosti polja) automatski se stvara kada čarobnjak prepozna polje primarnog ključa u jednoj tablici i polje s istim nazivom u drugoj tablici.

Čarobnjak možete koristiti i za sortiranje skupa rezultata i za jednostavnu filtriranje. U konačnom koraku čarobnjaka možete odabrati povratak podataka u Excel ili dodatno precizirati upit u programu Microsoft Query. Kada stvorite upit, možete ga pokrenuti u programu Excel ili u programu Microsoft Query.

Da biste pokrenuli čarobnjak za upite, slijedite korake u nastavku.

  1. Na kartici Podaci u grupi dohvaćanje vanjskih podataka kliknite iz drugih izvora, a zatim kliknite iz programa Microsoft Query.

  2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka provjerite je li potvrđen okvir koristi čarobnjaka za upite za stvaranje/uređivanje upita .

  3. Dvokliknite izvor podataka koji želite koristiti.

    – ili –

    Kliknite izvor podataka koji želite koristiti, a zatim kliknite u redu.

Rad izravno u programu Microsoft Query za druge vrste upita     Ako želite stvoriti složeniji upit nego što čarobnjak za upite dopušta, možete raditi izravno u programu Microsoft Query. Pomoću programa Microsoft Query možete pregledavati i mijenjati upite koje počnete stvarati u čarobnjaku za upite ili možete stvarati nove upite bez čarobnjaka. Radite izravno u programu Microsoft Query kada želite stvoriti upite koji rade sljedeće:

  • Odabir određenih podataka iz polja     U velikoj bazi podataka možda želite odabrati neke od podataka u polju i izostaviti podatke koje vam nisu potrebne. Ako, primjerice, trebate podatke za dvije proizvode u polju koje sadrži informacije za mnoge proizvode, možete koristiti _ z0z_ da biste odabrali podatke za samo dva proizvoda koja želite.

  • Dohvaćanje podataka na temelju raznih kriterija svaki put kada pokrenete upit     Ako morate stvoriti isto izvješće programa Excel ili sažetak za nekoliko područja u istim vanjskim podacima, kao što je odvojeno izvješće o prodaji za svaku regiju, možete stvoriti _ z0z_. Kada pokrenete parametarski upit, od vas će se zatražiti da se vrijednost koristi kao kriterij kada upit odabere zapise. Parametarski upit, primjerice, može zatražiti da unesete određeno područje te da možete ponovno koristiti ovaj upit da biste stvorili svaki od regionalnih izvješća o prodaji.

  • Spajanje podataka na razne načine     Unutarnji spojevi koje kreira čarobnjak za upite najčešći su tip spoja koji se koristi u stvaranju upita. Ponekad, međutim, želite koristiti neku drugu vrstu spoja. Ako, primjerice, imate tablicu informacija o prodaji proizvoda i tablicu informacija o korisniku, interni spoj (vrsta koju je stvorio čarobnjak za upite) onemogućit će dohvaćanje zapisa o klijentu za kupce koji nisu unijeli kupnju. Pomoću programa Microsoft Query možete se pridružiti tim tablicama tako da se svi zapisi kupaca dohvaćaju, kao i podaci o prodaji za one kupce koji su kupili.

Da biste pokrenuli Microsoft Query, izvedite sljedeće korake.

  1. Na kartici Podaci u grupi dohvaćanje vanjskih podataka kliknite iz drugih izvora, a zatim kliknite iz programa Microsoft Query.

  2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka provjerite je li potvrđen okvir koristi čarobnjaka za upite za stvaranje/uređivanje upita .

  3. Dvokliknite izvor podataka koji želite koristiti.

    – ili –

    Kliknite izvor podataka koji želite koristiti, a zatim kliknite u redu.

Ponovno korištenje i zajedničko korištenje upita     U čarobnjaku za upite i u programu Microsoft Query možete spremiti upite kao. duiku datoteku koju možete izmijeniti, ponovno koristiti i zajednički koristiti. Excel može izravno otvoriti. daqy datoteke, što omogućuje vama ili drugim korisnicima stvaranje dodatnih raspona vanjskih podataka iz istog upita.

Da biste otvorili spremljeni upit iz programa Excel, učinite sljedeće:

  1. Na kartici Podaci u grupi dohvaćanje vanjskih podataka kliknite iz drugih izvora, a zatim kliknite iz programa Microsoft Query. Prikazat će se dijaloški okvir Odabir izvora podataka .

  2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka kliknite karticu upiti .

  3. Dvokliknite spremljeni upit koji želite otvoriti. Upit će se prikazati u programu Microsoft Query.

Ako želite otvoriti spremljeni upit, a Microsoft Query već je otvoren, kliknite izbornik datoteka programa Microsoft Query, a zatim kliknite Otvori.

Ako dvokliknete datoteku. Duc, Excel će se otvoriti, pokrenut će upit, a zatim će rezultate umetnuti u novi radni list.

Ako želite zajednički koristiti Sažetak programa Excel ili izvješće koje se temelji na vanjskim podacima, ostalim korisnicima možete dati radnu knjigu koja sadrži vanjski raspon podataka ili možete stvoriti _ z0z_. Predložak omogućuje spremanje sažetka ili izvješća bez spremanja vanjskih podataka da bi datoteka bila manja. Vanjski se podaci dohvaćaju kada korisnik otvori predložak izvješća.

Kada stvorite upit u čarobnjaku za upite ili u programu Microsoft Query, možete vratiti podatke na radni list programa Excel. Podaci tada postaju _ z0z_ ili _ z1z_ koje možete oblikovati i osvježiti.

Oblikovanje dohvaćenih podataka     U programu Excel pomoću alata, primjerice grafikona ili automatskih podzbrojeva, možete predstaviti i sažeti podatke koje je dohvaćio Microsoft Query. Možete oblikovati podatke, a oblikovanje će se zadržati kada osvježite vanjske podatke. Umjesto naziva polja možete koristiti vlastite natpise stupaca i automatski dodati brojeve redaka.

Excel može automatski oblikovati nove podatke koje upišete na kraju raspona da bi odgovarao prethodnim recima. Excel može i automatski kopirati formule koje su se ponavljale u prethodnim recima te ih proširiti na dodatne retke.

Napomena: Da bi se proširili na nove retke u rasponu, oblici i formule moraju se pojavljivati u najmanje tri od pet prethodnih redaka.

Tu mogućnost (ili isključivanje) možete uključiti u bilo kojem trenutku:

  1. Kliknite Datoteka > Mogućnosti > Dodatno.

    U sustavu _ z0z_: kliknite gumb Microsoft Office_ Z1z_, zatim Mogućnosti programa Excel, a potom kategoriju Napredno .

  2. U odjeljku mogućnosti uređivanja potvrdite okvir Proširi oblike raspona podataka i formule . Da biste ponovno isključili automatsko oblikovanje raspona podataka, poništite taj potvrdni okvir.

Osvježavanje vanjskih podataka     Kada osvježavate vanjske podatke, pokrenete upit da biste dohvatili nove ili izmijenjene podatke koji odgovaraju vašim specifikacijama. Upit možete osvježiti i u programu Microsoft Query i u programu Excel. Excel nudi nekoliko mogućnosti za osvježavanje upita, uključujući osvježavanje podataka prilikom otvaranja radne knjige i njegovo automatsko osvježavanje u vremenskim intervalima. Možete nastaviti raditi u programu Excel dok se podaci osvježavaju, a možete i provjeriti status dok se podaci osvježavaju. Dodatne informacije potražite u članku Osvježavanje povezanih (uvezenih) podataka.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×