Korištenje cirkularnih pisama da biste prilagodili pisma za masovno slanje pošte

Korištenje cirkularnih pisama da biste prilagodili pisma za masovno slanje pošte

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

Kada imate masovne pošte da biste poslali osobe sa svog popisa primatelja e-pošte, pomoću cirkularnih pisama za stvaranje prilagođenih slova. Svako slovo prvenstveno ima isti raspored, oblikovanje, teksta i grafike. Samo određene sekcije slovo razlikuju se i su personalizirani.

Postoje tri datoteke prilikom stvaranja i ispis pisama pomoću postupka stvaranja cirkularnih pisama:

  • Glavni dokument
    ovaj dokument sadrži teksta i grafike (logotip ili slika, na primjer) koji su jednaki za svaku verziju spojenom dokumentu. Primjer identične sadržaja je tijelo pisma.

  • Popis primatelja
    je izvor podataka koji se koristi za popunjavanje podataka u pismu. Popis primatelja sadrži nazive, na primjer, a glavni dokument je slovo koje će se spomenuti imena s popisa.

  • Spojenom dokumentu
    dokument je kombinacije u glavni dokument i popis adresa. Cirkularna pisma povlači informacije s popisa primatelja e-pošte i stavlja ga u glavni dokument, rezultira prilagođenog pisma za svaku osobu.

Možete se Saznajte više o funkcioniranje cirkularnih pisama za slova u ovom videozapisu koja je dio tečaja.

Novi zadatak

1. korak: priprema glavnog dokumenta

Prije nego počnete cirkularnih pisama, pripremite pismo. Ako ste da o nadolazeći događaj, na primjer, sadržavati ime, datum, vrijeme i mjesto događaja. To je te pojedinosti koje će biti važan svim primateljima pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > pisma.

    U programu Word, na kartici skupna pisma odaberite Pokreni cirkularna pisma, a zatim odaberite neku mogućnost.

  2. U Word, upišite tijelo slovo (primjer prati) koju želite poslati svima.

    Primjer pisma u programu Word da biste bel koji se koristi za cirkularna pisma.

2. korak: postavljanje popisa za slanje poruka e-pošte

Popis adresa je izvor podataka. Možda ćete se proračunske tablice programa Excel , direktorij Outlook kontakte, baze podataka programa Access ili Office popis adresa. Sadrži sve zapise Word koristi za izvlačenje podataka iz da biste sastavili pismo.

Savjeti

  • Ako još nemate popis adresa, možete ga stvoriti tijekom cirkularnog pisma. Prije nego počnete postupak stvaranja cirkularnog pisma, prikupite sve zapise podataka i njihovo dodavanje u izvoru podataka.

  • Ako koristite proračunsku tablicu programa Excel , provjerite je li stupac POŠTANSKIM brojevima ili poštanske brojeve oblikovane kao tekst tako da ne biste izgubili sve nule.

  • Ako želite koristiti kontakte programa Outlook, provjerite je li Outlook postavljen kao zadani program za e-poštu.

Korak 3: Veza na popis primatelja u glavni dokument

Sada ste spremni Otvori izvor podataka za popis primatelja i povežite ga pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama kliknite Odaberi primatelje i odaberite željenu mogućnost.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi pokretanje pisama odaberite Odabir primatelja, a zatim odaberite Upis novog popisa

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako nemate popis za slanje poruka e-pošte, odaberite Upis novog popisa i stvorite ga.

      ili

    • Ako se popis za slanje poruka e-pošte nalazi u proračunskoj tablici programa Excel, bazi podataka programa Access ili nekoj drugoj vrsti podatkovne datoteke, odaberite Koristi postojeći popis. Zatim dođite do popisa i odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite kontakte programa Outlook, odaberite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

  3. Odaberite Datoteka > Spremi kao.

  4. U okvir Naziv datoteke unesite naziv datoteke i odaberite Spremi.


Uređivanje popisa primatelja

Ako se stvaranje i ispis pisama za sve osobe na popisu, idite na "korak 4: dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo." Ako želite slati pisma ljudi koji žive, na primjer, unutar 20 milja događaja spremate, zatim pomoću filtra kao što su POŠTANSKI broj ili poštanski broj da biste suzili popis.

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Kao dio značajke cirkularnog pisma u programu Word, na kartici Skupna pisma u grupi Pokretanje cirkularnih pisama odaberite Uredi popis primatelja.

  2. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama , odaberite potvrdni okvir uz ime svake osobe kojima želite primiti poruku e-pošte.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama dostupne su mogućnosti da biste suzili popis primatelja. Dvije mogućnosti za najčešće korištene su sortirati i filtrirati popis da biste pojednostavnili pronalaženje imena i adrese.

U dokumentu cirkularnog pisma programa Word odaberite Uređivanje primatelja pa u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama u odjeljku Očisti popis primatelja odaberite neku od mogućnosti.

Više informacija potražite u članku Sortiranje i filtriranje podataka za cirkularna pisma.

Korak 4: Dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo

Dodavanje sadržaja na pismo koji se razlikuje za svaku osobu koja se dobiva – na primjer, svoje ime i adresu. Preporučeni je način za dodavanje te detalje je za umetanje spojnih polja u glavni dokument.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

    Kao dio značajke cirkularnog pisma u programu Word, na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Adresni blok.

  2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite oblik za njegovo ime onako kako će izgledati u pismu.

    mogućnosti adresnog bloka

  3. Odaberite U redu.

    Napomena: Da biste vidjeli kako će izgledati adresu pismu, u odjeljku Pretpregledodaberite Pretpregled rezultata. Odaberite sljedeću Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodno Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis gumb da biste pomicali kroz zapise u izvoru podataka.

  4. U grupi pisanje i umetanje odaberite Pozdravni redak.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi Umetanje polja za unos i odaberite Pozdravni redak.

  5. U dijaloškom okviru Umetanje pozdravnog retka , odaberite željeni oblik.

  6. Odaberite u redu da biste umetnuli spojno polje u pismu.

  7. Odaberite datoteka > Spremi da biste sačuvali slovo (primjer prati) za cirkularna pisma koji stvarate.

    Ogledna cirkularno pismo u programu Word prikazuje polje "Adresni blok" i "Pozdravni redak" polje.

Da biste umetnuli drugi prilagođenih podataka pismu s popisa adresa, potražite u članku Dodavanje polja za cirkularna pisma jedan po jedan.


Provjera imena za cirkularna pisma

Pobrinite se za to da Word uspije pronaći imena i adrese na popisu za slanje poruka e-pošte.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Polja za unos i umetanje odaberite Uskladi polja.

    Savjet: Spojna polja mogu se otvoriti i putem dijaloškog okvira Umetanje adresnog bloka pomoću kojeg ste u glavni dokument dodali adresni blok.

  2. U dijaloškom okviru Usklađivanje polja provjerite podudaraju li se polja zapisa koja se prikazuju na popisu s nazivima stupaca za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte.

    Dijaloški okvir Slaganje polja

    Napomena: U dijaloškom okviru nalaze se dva stupca. U lijevom je stupcu popis uobičajenih naziva iz, primjerice, zapisa o tvrtki. U desnom je stupcu naziv polja za uobičajeni naziv mapiran na zaglavlje stupca u datoteci izvora podataka.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se prikazani nazivi polja podudaraju sa zaglavljima stupaca koje ste koristili za zapise u izvoru podataka popisa za slanje poruka e-pošte, ne morate ništa učiniti.

      ili

    • Ako se u nazivu polja za koje očekujete da bude podudarno sa zaglavljem stupca u izvoru podataka prikazuje (nije dostupno), odaberite strelicu padajućeg izbornika pa naziv polja u izvoru podataka popisa za slanje e-pošte. Ponovite koliko god je puta potrebno.

  4. Odaberite U redu.


Oblikovanje polja za cirkularna pisma

Da biste promijenili font, veličinu ili razmak spojenog sadržaja, odaberite naziv spojnog polja i unesite željene promjene.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata odaberite Pretpregled rezultata da biste se s rezultata spajanja vratili na polja za cirkularna pisma u pismu.

    Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata u programu Word.

  2. Odaberite naziv spojnog polja.

    odabrano polje adresnog bloka

  3. Na kartici Polazno odaberite željeni font i njegovu veličinu.

    Na kartici Polazno u grupi Font programa Word odaberite font i veličinu fonta.

  4. Na kartici Izgled stranice (Word 2013) ili Raspored (Word 2016) odaberite željeni prored odlomaka.

    Postavite prored na kartici Raspored u grupi Odlomak u programu Word.

    Napomena: Budući da Word svaki redak u adresnom bloku smatra zasebnim odlomkom, preporučujemo da smanjite prored između redaka.

Korak 5. Pretpregled i ispis pisama

  1. Odaberite Pretpregled rezultata, a potom gumb za sljedeći Gumb za sljedeći zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma ili prethodni Gumb za prethodni zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis da biste provjerili izgledaju li imena i adrese u tijelu pisma očekivano.

    Savjet:  Da biste prešli na početak popisa, odaberite gumb za prvi Gumb za prvi zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis, a da biste prešli na kraj popisa, odaberite gumb za posljednji Gumb za zadnji zapis u rezultatima pretpregleda cirkularnog pisma zapis.

  2. Odaberite Završi i spoji > Ispis dokumenata.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi završetak odaberite Završi i spoji, a zatim odaberite neku mogućnost.

Korak 6: Spremanje prilagođenog pisma

Kada spremite dokument cirkularnog pisma, ona ostaje povezan s popisa primatelja e-pošte tako da ga možete koristiti za sljedeće masovno slanje pošte.


Da biste ponovno koristili dokumentom cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma i odaberite da kada Word od vas traži da biste zadržali vezu.


Da biste promijenili adrese u dokumentu cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma, a zatim odaberite Uredi popis primatelja sortirati, filtrirati i odaberite određene adrese.

Dodatne informacije

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×