Korištenje cirkularnih pisama da biste prilagodili pisma za masovno slanje pošte

Korištenje cirkularnih pisama da biste prilagodili pisma za masovno slanje pošte

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Kada imate masovne pošte da biste poslali osobe sa svog popisa primatelja e-pošte, pomoću cirkularnih pisama za stvaranje prilagođenih slova. Svako slovo prvenstveno ima isti raspored, oblikovanje, teksta i grafike. Samo određene sekcije slovo razlikuju se i su personalizirani.

Postoje tri datoteke prilikom stvaranja i ispis pisama pomoću postupka stvaranja cirkularnih pisama:

  • Glavni dokument
    ovaj dokument sadrži teksta i grafike (logotip ili slika, na primjer) koji su jednaki za svaku verziju spojenom dokumentu. Primjer identične sadržaja je tijelo pisma.

  • Popis primatelja
    je izvor podataka koji se koristi za popunjavanje podataka u pismu. Popis primatelja sadrži nazive, na primjer, a glavnom dokumentu je slovo koje će se spomenuti imena s popisa.

  • Spojenom dokumentu
    dokument je kombinacije u glavni dokument i popis adresa. Cirkularna pisma povlači informacije s popisa primatelja e-pošte i stavlja ga u glavni dokument, rezultira prilagođenog pisma za svaku osobu.

Možete se Saznajte više o funkcioniranje cirkularnih pisama za slova u ovom videozapisu koja je dio tečaja.

Novi zadatak

Korak 1: Priprema glavni dokument

Prije nego počnete cirkularnih pisama, pripremite pismo. Ako ste da o nadolazeći događaj, na primjer, sadržavati ime, datum, vrijeme i mjesto događaja. To je te pojedinosti koje će biti važan svim primateljima pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi pokretanje cirkularnih pisama odaberite Pokreni cirkularna pisma > pisma.

    U programu Word, na kartici skupna pisma odaberite Pokreni cirkularna pisma, a zatim odaberite neku mogućnost.

  2. U Word, upišite tijelo slovo (primjer prati) koju želite poslati svima.

    Primjer pisma u programu Word da biste bel koji se koristi za cirkularna pisma.

Korak 2: Postavljanje popisa adresa

Popis adresa je izvor podataka. Možda ćete se proračunske tablice programa Excel , direktorij Outlook kontaktima, baze podataka programa Access ili Office popis adresa. Sadrži sve zapise Word koristi za izvlačenje podataka iz da biste sastavili pismo.

Savjeti

  • Ako još nemate popis adresa, možete ga stvoriti tijekom cirkularnog pisma. Prije nego počnete postupak stvaranja cirkularnog pisma, prikupite sve zapise podataka i njihovo dodavanje u izvoru podataka.

  • Ako koristite proračunsku tablicu programa Excel , provjerite je li stupac POŠTANSKIM brojevima ili poštanske brojeve oblikovane kao tekst tako da ne biste izgubili sve nule.

  • Ako želite koristiti kontakte programa Outlook , provjerite je li Outlook je zadani program za e-pošte.

Korak 3: Veza na popis primatelja u glavni dokument

Sada ste spremni Otvori izvor podataka za popis primatelja i povežite ga pismo.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi pokretanje cirkularnih pisama odaberite Odabir primatelja, a zatim odaberite neku mogućnost.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi pokretanje pisama odaberite Odabir primatelja, a zatim odaberite Upis novog popisa

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako još nemate popis adresa, odaberite Upis novog popisa , a zatim ga stvoriti.

      ili

    • Ako je popis adresa u proračunskoj tablici programa Excel , baze podataka programa Access ili neku drugu vrstu podatkovne datoteke programa, odaberite Koristi postojeći popis. Potražite odgovarajući popis, a zatim odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite kontakte Outlook , odaberite Odaberi iz kontakata programa Outlook.

  3. Odaberite datoteka > Spremi kao.

  4. U okvir naziv datoteke unesite naziv datoteke, a zatim odaberite Spremi.


Uređivanje popisa primatelja

Ako se stvaranje i ispis pisama za sve osobe na popisu, idite na "korak 4: dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo." Ako želite slati pisma ljudi koji žive, na primjer, unutar 20 milja događaja spremate, zatim pomoću filtra kao što su POŠTANSKI broj ili poštanski broj da biste suzili popis.

  1. Odaberite Uredi popis primatelja.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi pokretanje pisama odaberite Uredi popis primatelja.

  2. U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama , odaberite potvrdni okvir uz ime svake osobe kojima želite primiti poruku e-pošte.

    Odabir redaka potvrđivanjem okvira

U dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama dostupne su mogućnosti da biste suzili popis primatelja. Dvije mogućnosti za najčešće korištene su sortirati i filtrirati popis da biste pojednostavnili pronalaženje imena i adrese.

U dokumentu cirkularnih pisama odaberite Uređivanje primatelja pa u dijaloškom okviru Primatelji cirkularnih pisama, u odjeljku Očisti popis primatelja, odaberite neku mogućnost.

Više informacija potražite u članku Sortiranje i filtriranje podataka za cirkularna pisma.

Korak 4: Dodavanje personaliziranog sadržaja na pismo

Dodavanje sadržaja na pismo koji se razlikuje za svaku osobu koja se dobiva – na primjer, svoje ime i adresu. Preporučeni je način za dodavanje te detalje je za umetanje spojnih polja u glavni dokument.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Umetanje polja za unos i odaberite Adresni blok.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi Umetanje polja za unos i odaberite Adresni blok.

  2. U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite oblik za njegovo ime onako kako će izgledati u pismu.

    mogućnosti adresnog bloka

  3. Odaberite U redu.

    Napomena : Da biste vidjeli kako će izgledati adresu pismu, u odjeljku Pretpregledodaberite Pretpregled rezultata. Odaberite sljedeću Gumb Dalje zapis za cirkularna pisma pretpregled rezultata ili prethodno Gumb prethodno zapis za cirkularna pisma pretpregled rezultata zapis gumb da biste pomicali kroz zapise u izvoru podataka.

  4. U grupi pisanje i umetanje odaberite Pozdravni redak.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi Umetanje polja za unos i odaberite Pozdravni redak.

  5. U dijaloškom okviru Umetanje pozdravnog retka , odaberite željeni oblik.

  6. Odaberite u redu da biste umetnuli spojno polje u pismu.

  7. Odaberite datoteka > Spremi da biste sačuvali slovo (primjer prati) za cirkularna pisma koji stvarate.

    Ogledna cirkularno pismo u programu Word prikazuje polje "Adresni blok" i "Pozdravni redak" polje.

Da biste umetnuli drugi prilagođenih podataka pismu s popisa adresa, potražite u članku Dodavanje polja za cirkularna pisma jedan po jedan.


Provjerite je li nazivi polja za spajanje

Provjerite je li Word pronalazi imena i adrese na popis primatelja.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Umetanje polja za unos i odaberite Uskladi polja.

    Savjet : Spojno polje također mogu se otvoriti u dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka koji ste koristili za dodavanje adresnog bloka u glavni dokument.

  2. Provjerite da polja zapisa koje se pojavljuju na popisu odgovaraju nazivima stupaca za zapise u izvoru podataka popisa primatelja u dijaloški okvir Podudaranje polja .

    Dijaloški okvir Slaganje polja

    Napomena : Postoje dva stupca u dijaloškom okviru. Lijevi stupac, primjerice nalazi popis uobičajenih imena u zapis poslovnog. Desni stupac je naziv polja za uobičajene naziv koji je mapirani naziv stupca u datoteku izvora podataka.

  3. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako je polje naziva prikazane podudaranje stupaca koje ste koristili za zapise u izvoru podataka popisa primatelja e-pošte, nemojte ništa učiniti.

      ili

    • Ako se pojavi u polje Naziv koji očekujete da odgovara naslov stupca u izvoru podataka (nije složeno) , odaberite padajuću strelicu, a zatim odaberite naziv polja u izvoru podataka popis primatelja. Ponovite prema potrebi.

  4. Odaberite U redu.


Oblikovanje polja za cirkularna pisma

Da biste promijenili font, veličinu ili razmak spojenog sadržaja, odaberite naziv polja za spajanje i unesite željene promjene.

  1. Na kartici Skupna pisma u grupi Pretpregled rezultata odaberite Pretpregled rezultata da biste prešli sa spojenih rezultata za polja cirkularnih pisama u pismo.

    U programu Word, na kartici skupna pisma u grupi pretpregled rezultata.

  2. Odaberite naziv polja za spajanje.

    odabrano polje adresnog bloka

  3. Na kartici Polazno odaberite font i veličinu fonta koju želite koristiti.

    U programu Word, na kartici Polazno u grupi Font odaberite font i veličinu fonta.

  4. Na kartici Izgled stranice (Word 2013) ili karticu izgled (Word 2016), odaberite razmak između odlomaka koje želite.

    U programu Word, na kartici raspored u grupi odlomak postavite razmak.

    Napomena : Budući da Word tretira svaki redak u adresni blok kao odlomka, možda ćete morati smanjite razmak između redaka.

Korak 5. Pretpregled i ispis pisama

  1. Odaberite Pregled rezultata, a zatim odaberite Dalje Gumb Dalje zapis za cirkularna pisma pretpregled rezultata ili prethodno Gumb prethodno zapis za cirkularna pisma pretpregled rezultata zapisa gumb da biste bili sigurni imena i adrese u tijelu pisma izgleda dobro.

    Savjet : Prelazak na početak na popisu, odaberite gumb prvi Prvi zapis gumb za cirkularna pisma pretpregled rezultata zapis, a da biste prešli na kraj popisa, odaberite gumb posljednji Posljednji zapis gumb za cirkularna pisma pretpregled rezultata zapis.

  2. Odaberite Završi i spoji > ispis dokumenata.

    Kao dio cirkularnih pisama programa Word, na kartici skupna pisma u grupi završetak odaberite Završi i spoji, a zatim odaberite neku mogućnost.

Korak 6: Spremanje prilagođenog pisma

Kada spremite dokument cirkularnog pisma, ona ostaje povezan s popisa primatelja e-pošte tako da ga možete koristiti za sljedeće masovno slanje pošte.


Da biste ponovno koristili dokumentom cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma i odaberite da kada Word od vas traži da biste zadržali vezu.


Da biste promijenili adrese u dokumentu cirkularnih pisama

  • Otvorite dokument cirkularnog pisma, a zatim odaberite Uredi popis primatelja sortirati, filtrirati i odaberite određene adrese.

Dodatne informacije

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×