Konfiguracija značajki pravila upravljanja informacijama

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Administratori web-mjesta mogu imati pristup svim ili nekim od sljedećih značajki, ovisno o tome koje značajke upravljanja informacijama su omogućene u Središnjoj administraciji. Također, mogu postojati dodatne prilagođene značajke koje su stvorene posebno za vašu organizaciju.

Što želite učiniti?

Otvaranje stranice Uređivanje pravila

Dodatne informacije o značajki označavanja pravila

Dodavanje natpisa pravila

Dodavanje pravila nadzora događaja

Dodavanje crtičnih kodova pravilu

Dodavanje značajki zadržavanja i isteka stavke pravilu

Otvaranje stranice Uređivanje pravila

Na stranici Uređivanje pravila možete pristupiti iz pravila za zbirku web-mjesta ili pravila koja je dodana u vrstu sadržaja web-mjesta.

Otvaranje stranice Uređivanje pravila za pravila zbirke web-mjesta

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta pritisnite Akcije web-mjesta, pokažite na Postavke web-mjesta, a zatim pritisnite Promjena svih postavki web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite pravila za zbirku web-mjesta.

  3. Odaberite pravilo čije značajke želite mijenjati.

Otvaranje stranice Uređivanje pravila za pravila vrste sadržaja

  1. Na početnoj stranici zbirke web-mjesta pritisnite Akcije web-mjesta, pokažite na Postavke web-mjesta, a zatim pritisnite Promjena svih postavki web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku galerije kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Odaberite vrstu sadržaja kojoj je pridruženo pravilo, a zatim pritisnite Postavke pravila upravljanja informacijama.

  4. Kliknite Definiraj pravilo da biste otvorili stranicu Uređivanje pravila za vrstu sadržaja.

Vrh stranice

O značajki označavanja pravila

Značajka označavanja pravila administratorima web-mjesta omogućuje stvaranje istovrsnih natpisa za dokumente sustava 2007 Microsoft Office. Natpisi su korisni za osiguravanje prilaganja informacija o svojstvima dokumenata prilikom ispisa dokumenta. U natpis se mogu uključiti svojstva stavke spremljena u stupce, kao što su naziv datoteke, autor, datum stvaranja, stanje, naziv projekta i informacije o rasporedu.

Natpisi po zadanom se prikazuju u zaglavlju dokumenta; Međutim, krajnji korisnici mogu umetnuti oznaku bilo gdje u dokumentu pomoću kartice Umetanje programa Izdanje 2007 Office , kao što su Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007i Microsoft Office PowerPoint 2007. Oznake primjenjuju se na sve dokumente koji se primjenjuje to pravilo.

Administratori pravila mogu odrediti sljedeće atribute natpisa:

  • Koje se informacije uključiti u natpis, kao što su metapodataka definiranih u stupcima stavki, kao i programiranih tekst i oblikovanja znakova. Natpisi mogu sadržavati najviše deset reference stupca, od kojih svaki može biti najviše 255 znakova.

  • Oblikovanje natpisa, uključujući njegovu visinu i širinu, stil teksta, font, veličinu, prekide redaka i tabulatore. Po zadanome, visina natpisa je jedan inč, ali visina može biti postavljena od 0,25 do 20 inča. Širina natpisa može biti od 0,25 do 20 inča. Tekst natpisa je unutar slike natpisa uvijek okomito centriran.

  • Traže li programi paketa Izdanje 2007 Office od krajnjih korisnika umetanje natpisa prije spremanja ili ispisa dokumenta, ili se natpis može dodati ručno, prema želji korisnika. Prema potrebi, korisnici mogu i izbrisati natpis iz dokumenta.

  • Treba li sadržaj natpisa biti zaključan prilikom prvog dodavanja dokumentu, ili se može ažurirati s mijenjanjem informacija stupca. Natpisi su zaključani samo kad se na natpisu nalaze svi obavezni metapodaci.

Vrh stranice

Dodavanje natpisa pravilu

  1. Otvaranje stranice Uređivanje pravila za pravila u koju želite dodati oznake.

  2. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku oznake kliknite Omogući oznake.

  3. Kako biste osigurali da se natpis uvijek dodaje dokumentu, odaberite potvrdni okvir Traži od korisnika umetanje natpisa prije spremanja ili ispisa.

    Napomena : Sve postavke primjenjuju se na cijeli natpis. Možda ćete morati prilagoditi oblikovanje teksta ili veličinu natpisa kako biste osigurali ispravno prikazivanje teksta.

    Očistite ovaj potvrdni okvir ako pravilo nije obavezno i želite li da krajnji korisnici ručno umeću natpise u svoje dokumente.

  4. Za zaključavanje natpisa kako se ne bi mogao mijenjati, čak i ako se promijene informacije stupca, odaberite potvrdni okvir Spriječi promjene natpisa nakon dodavanja.

    Očistite ovaj okvir kako biste dopustili promjene natpisa kada se promjene informacije u postavkama stupaca.

  5. U okvir Oblik natpisa unesite tekst natpisa kako želite da bude prikazan.

    • Unesite nazive stupaca koje želite prikazati u redoslijedu po kojem želite da se prikazuju u natpisu. Nazive stupaca uokvirite vitičastim zagradama ({}), kako je prikazano na stranici.

    • Prema želji, identifikator stupaca možete unijeti i izvan vitičastih zagrada, kao što je prikazano u primjeru na stranici.

    • Za dodavanje prijeloma retka natpisu, unesite \n u okvir natpisa gdje želite da se pojavi prijelom retka.

    • Za dodavanje tabulatora, unesite \t u polje natpisa gdje želite da se pojavi uvučeni tekst.

  6. U sekciji Izgled odaberite oblikovanje teksta za natpis. Koristite font i stil fonta koji će biti dostupni na računalima krajnjih korisnika. Veličina fonta utječe i na količinu teksta koja se može prikazati na natpisu.

  7. U sekciji Veličina natpisa unesite visinu i širinu natpisa. Visina natpisa može biti od 0,25 do 20 inča, a širina natpisa može biti od 0,25 do 20 inča. Tekst natpisa je unutar slike natpisa uvijek okomito centriran.

  8. Pritisnite Osvježi za pregled sadržaja natpisa.

    Provjerite može li se vaš tekst smjestiti u određenu visinu i širinu natpisa. Tekst koji je prevelik za natpis se neće prikazati.

    Napomena : Stvarne vrijednosti stupca se neće prikazati u pregledu.

  9. Za primjenu značajke natpisa na pravilo, pritisnite U redu.

Savjeti za rješavanje problema s natpisima

Kako biste osigurali pravilan ispis natpisa, provjerite sljedeće:

  • Svi stupci navedeni u obliku natpisa moraju postojati u biblioteci dokumenata.

  • Sadržaj natpisa ne može biti veći od duljine natpisa.

  • Oblikovanje teksta (poput stila fonta) mora biti valjano. Nisu li parametri oblikovanja valjani, ili se odnose na fontove koji ne postoje na klijentskim sustavima, natpis će se stvoriti, ali će koristiti zadane vrijednosti oblikovanja.

Ako neke vrijednosti metapodataka trenutno potrebne za natpis još nisu ispunjene, prikazuje se dijaloški okvir obavijesti koja korisnicima objašnjava da neki metapodaci potrebni za natpis nedostaju. Korisnici mogu prijeći na Informacijsku ploču dokumenata kako bi ispunili metapodatke koji nedostaju.

Vrh stranice

Dodavanje nadzora događaja pravilu

Značajka nadzora pravila zbirke web-mjesta tvrtkama omogućuje stvaranje i analizu tragova nadzora za njihove dokumente, kao i za stavke popisa koje nisu dokumenti, poput popisa zadataka, popisa problema, grupa za raspravu i kalendara. Značajka omogućuje zapisnik nadzora koji bilježi događaje, poput vremena pregledavanja sadržaja, njegovog uređivanja, objave i tako dalje. Kad je u pravilu omogućen nadzor, administratori pravila mogu pregledavati podatke o nadzoru u izvješću korištenja pravila temeljenom na programu Excel, koje sažima trenutne podatke o korištenju. Za pregled načina korištenja informacija unutar organizacije možete pregledati svako izvješće. Izvješća zapisnika nadzora organizacijama pomažu u provjeri i dokumentiranju sukladnosti sa zakonskim propisima ili istraživanju potencijalnih problema.

Zapisnik nadzora bilježi sljedeće informacije:

  • Naziv događaja.

  • Datum i vrijeme događaja.

  • Naziv sustava korisnika koji izvodi akciju.

  • Otvaranje stranice Uređivanje pravila za pravila u koju želite dodati nadzor.

  • Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku nadzor potvrdite okvir Omogući nadzor , a zatim potvrdite okvire uz događaje koje želite zadržati trag nadzora.

  • Pritisnite U redu kako biste na pravilo primijenili značajku nadzora.

Kad je nadzor omogućen, Događaji povezani sa stavkama pokriva ovo pravilo će se prikazati u zapisnik. Da biste pogledali nadzora zapisnike, na stranici Postavke web-mjesta kliknite izvješća zapisnika nadzora, a zatim odaberite izvješće koje ste postavili.

Napomena : Nadzor donosi informacije o promjenama stavke, ali ne i detalje promjena. Stoga nadzor ne treba smatrati alatom za određivanje verzija dokumenta ili stvaranje sigurnosnih kopija.

Vrh stranice

Dodavanje crtičnih kodova pravilu

Crtični kodovi su osobito korisni za upravljanje fizičkim zapisima jer predstavljaju način praćenja nedigitalne imovine, poput ispisanih dokumenata i fizičkih predmeta kao što su proizvodi, prototipovi i računalni hardver. Za razliku od natpisa, crtični kodovi ne prikazuju informacije o stavki, pa se osjetljive informacije mogu sigurno sačuvati na mreži i pridružiti ispisanoj kopiji ili fizičkim stavkama bez otkrivanja informacija.

Kada su crtičnih kodova omogućene kao dio pravilnika, su dodali svojstva dokumenta i prikazana u područje zaglavlja dokumenta na koju je primijenjena crtičnog koda. Oznake, crtične kodove i moguće ručno ukloniti iz dokumenta.

Možete odrediti treba li od korisnika tražiti uključivanje crtičnog koda prilikom ispisa ili spremanja stavke, ili će se crtični kod dodavati ručno, korištenjem kartice Umetanje u programima paketa Izdanje 2007 Office.

Pravila crtičnog koda stvaraju standardne Code 39 crtične kodove. Svaka slika crtičnog koda uključuje tekst ispod simbola crtičnog koda koji predstavlja vrijednost crtičnog koda. To omogućuje korištenje podataka crtičnog koda čak i kada hardver za skeniranje nije dostupan. Korisnici mogu ručno unijeti broj crtičnog koda u Microsoft Office SharePoint Server 2007 okvir za pretraživanje kako bi pronašli stavku na web-mjestu.

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi odaberite potvrdni okvir Omogući crtične kodove .

  2. Da biste od korisnika zatražili umetanje crtičnih kodova u dokumente, potvrdite okvir Podsjeti korisnike da umetnu crtični kod prije spremanja ili ispisa.

  3. Pritisnite U redu kako biste na pravilo primijenili značajku crtičnog koda.

Vrh stranice

Dodavanje značajki zadržavanja i isteka stavke pravilu

Kad je omogućeno, pravilo isteka pretražuje zbirku web-mjesta kako bi pronašlo stavku koja je prekoračilo svoje vrijeme zadržavanja. Što se dešava s tim stavkama ovisi o načinu na koji je u vašem sustavu postavljeno rukovanje stavkama koje su prekoračile svoje razdoblje zadržavanja. Na primjer, stavke se mogu premjestiti u koš za smeće, može se pokrenuti tijek rada isteka ili se može izvesti neki prilagođeni proces.

Pravilo isteka se omogućuje postavljanjem razdoblja zadržavanja i akcije isteka.

  1. Otvorite stranicu Uređivanje pravila za pravilo koje želite postaviti stavku zadržavanja i isteka.

  2. Na stranici Uređivanje pravilnika potvrdite okvir Omogući istek da biste odredili kako rashoda sadržaj koji upravlja ovo pravilo.

  3. Odaberite mogućnost razdoblja zadržavanja kako biste odredili kad će dokumentima biti postavljen istek. To se može izraziti i u odvojenom tijeku rada ili u prilagođenoj formuli zadržavanja.

    • Da biste postavili datum isteka na temelju svojstva datuma, kliknite vremensko razdoblje na temelju svojstava stavke, a zatim odaberite akciju i vremensko razdoblje (dana, mjeseci ili godina). Upišite broj u okvir između popisa da biste odredili vremensko razdoblje.

      Napomene : 

      • Stvarate li pravilo kao dio vrste sadržaja, kao vrijednost isteka možete odrediti bilo koje svojstvo datuma definirano u toj vrsti sadržaja.

      • Ove mogućnosti su dostupne samo stvarate li pravilo zbirke web-mjesta.

    • Kako biste za određivanje isteka koristili tijek rada ili prilagođenu formulu zadržavanja, pritisnite Postavi programski.

  4. Definirajte akcije koje želite da se dogode kada dokument istekne.

    • Kako biste omogućili unaprijed definiranu akciju (kao što je brisanje) pritisnite Izvedi ovu akciju, a zatim odaberite akciju s popisa.

    • Za pokretanje tijeka rada isteka, pritisnite Pokreni ovaj tijek rada, a zatim odaberite naziv tijeka rada.

      Napomena : Ova značajka dostupna je samo ako definirate pravilo za vrstu sadržaja kojoj je već pridružen tijek rada.

  5. Pritisnite U redu kako biste na pravilo primijenili značajku isteka.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×