Office
Prijava

Implementacija upravljanja zapisima

Napomena:  Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .

Zapisima možete upravljati "in situ", što znači da dokument možete ostaviti na trenutnoj lokaciji na web-mjestu, ili ih pak možete pohraniti u određeni arhiv, npr. web-mjesto centra za zapise.

Prije implementacije upravljanja zapisima, preporučuje se da najprije stvorite plan za upravljanje zapisima za tvrtku ili ustanovu. Da biste lakše odabrali desnom zapisa sustava za upravljanje za tvrtku ili ustanovu, u odjeljku Odaberite način za pohranu i upravljanje zapisima.

Stvaranje i konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

Ovaj odjeljak sadrži pregled glavnih koraka koje potrebno poduzeti da bi se stvorilo i konfiguriralo web-mjesto centra za zapise. Kliknite veze da biste pogledali konkretne smjernice za svaki korak.

  1. Stvaranje web-mjesta centra za zapise pomoću predloška web-mjesta centra za zapise.

  2. Stvaranje zapisa biblioteka i popisa za upravljanje i spremanje svaku vrstu zapisa koja je navedena u datotečnom planu (zadani: datotečnom planu opisuje vrste dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao službene poslovne zapise. Naznačuje gdje se pohranjuju tih zapisa i pruža informacije koje jednu vrstu zapisa iz druge).

  3. Dodajte pridružene vrste sadržaja u bibliotekama i na popisima.

  4. Stvaranje i dodavanje stupaca web-mjesta u odgovarajuće vrste sadržaja koji se nalaze i prikazuju metapodaci za svaku vrstu zapisa koja je navedena u datotečnom planu.

  5. Dodavanje pravila upravljanja informacijama za sadržaja upišite na web-mjestu centra za zapise.

  6. Organizator sadržaja konfigurirajte tako da svaku vrstu sadržaja usmjerava na odgovarajuće mjesto.

Vrh stranice

Stvaranje web-mjesta centra za zapise

Preporučujemo vam da stvorite centra za zapise kao zbirku web-mjesta najviše razine, a ne kao web-podmjesta. Da biste stvorili zbirke web-mjesta, morate biti član grupe administratora SharePoint farme na računalu na kojem se izvodi na web-mjestu središnje administracije sustava SharePoint.

U sustavu SharePoint Online, možete stvoriti web-mjesta centra za zapise na najvišoj razini web-mjesta sustava SharePoint. Kliknite + Stvaranje web-mjesta, a zatim Započni koraku 4 ispod.

  1. Pokretanje sustava SharePoint 2013 ili 2016 središnju administraciju.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite Start, kliknite Proizvode sustava Microsoft SharePoint 2013 ili Microsoft SharePoint 2013 Products, a zatim Središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili SharePoint 2016 Središnja administracija.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na početnom zaslonu kliknite Središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili SharePoint 2016 Središnja administracija.

        Ako Središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili SharePoint 2016 Središnja administracija na početnom zaslonu:

      • Desnom tipkom miša kliknite računalo, kliknite sve aplikacije, a zatim Središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili SharePoint 2016 Središnja administracija.

  2. Na web-mjestu središnje administracije, u odjeljku Upravljanje aplikacijama kliknite Stvaranje zbirke web-mjesta.

  3. Na stranici Stvaranje zbirke web-mjesta u odjeljku Web-aplikacije ako web-aplikaciju u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta nije odabrana, kliknite strelicu prema dolje. Na izborniku Web-aplikacije kliknite Promijeni web-aplikaciju, a zatim web-aplikaciju u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta.

  4. U odjeljku Naslov i opis upišite naslov i opis za zbirku web-mjesta.

  5. U odjeljku Adresa Web-mjesta , odaberite put za URL (na primjer, put s uključenim zamjenskim primjerice/web-mjesta/ili korijenski direktorij (/).

    Ako odaberete put s uključenim zamjenskim, morate upisati i naziv web-mjesta za korištenje u URL-a web-mjesta.

  6. U odjeljku Odabir predloška na popisu Odaberite sučelje verzija odaberite verziju sučelja sustava SharePoint od predložaka za koji želite koristiti.

    Ako želite da se u zbirku web-mjesta da biste izgledati kao što je zbirka web-mjesta u sustavu SharePoint Server, odaberite verziju sučelja. Zbirke web-mjesta koja koristi stariju verziju sučelja pokreće se u novijoj verziji programa SharePoint, no korisničko sučelje i korisničko sučelje zbirke web-mjesta odražavaju u starijoj verziji. Zbirka web-mjesta koje se mogu nadograditi na najnoviju verziju sučelja u bilo kojem trenutku.

  7. U odjeljku Odabir predloška odaberite karticu tvrtka , a zatim Centar za zapise.

  8. U odjeljku Primarni Administrator zbirke web-mjesta upišite korisničko ime (u obliku domena\korisničkoime) korisnika koji će biti administrator zbirke web-mjesta.

  9. U sekciji Sekundarni Administrator zbirke web-mjesta , unesite korisničko ime sekundarnog administratora zbirke web-mjesta. Određivanje administrator zbirke web-mjesta sekundarni je najbolji način da biste bili sigurni da možete netko upravljati zbirke web-mjesta kada nema administrator zbirke web-mjesta primarni.

  10. Ako koristite kvote za upravljanje pohranom zbirke web-mjesta u odjeljku Predložak kvote kliknite predložak na popisu Odaberite predložak kvote .

  11. Kliknite U redu.

Stvaranje biblioteka i popisa za upravljanje zapisima

Biblioteke i popisi važne su sastavnice upravljanja zapisima. Svojevrsni su ormari sa spisima za svaku vrstu zapisa koju želite pohraniti ili kojom želite upravljati. Pridruživanje vrste sadržaja (objašnjeno je poslije) bibliotekama i popisima dodatno olakšava kategorizaciju zapisa. Preporučujemo stvaranje jedne biblioteke ili jednog popisa dokumenata za svaku vrstu sadržaja navedenu u datotečnom planu za zapise.

Dodavanje postojeće vrste sadržaja na popis ili u biblioteku

Kada dodate vrstu sadržaja na popis ili u biblioteku, popisu ili biblioteci omogućujete sadržavanje stavki te vrste. Kada se zapisi šalju u centar za zapise, oni se usmjeravaju na odgovarajući popis ili u odgovarajuću biblioteku, ovisno o vrsti sadržaja u dokumentu.

Vrh stranice

Stvaranje stupaca web-mjesta i njihovo dodavanje na popise, u biblioteke i vrste sadržaja

Stupci olakšavaju grupiranje, kategoriziranje te praćenje zapisa i drugih stavki. Stupac web-mjesta definira stavku metapodataka koja se može povezati s vrstom sadržaja, popisom ili bibliotekom. Tako se, recimo, stupci web-mjesta dodaju da bi se odredio "autor" ili "datum dovršetka", a ti se stupci dodaju vrsti sadržaja zapisa zato da bi se stavka metapodatka pohranila sa zapisom s kojim je poslana ili zato da bi se metapodacima olakšalo upravljanje zapisom.

Stvaranje stupca web-mjesta

  1. Na web-mjestu centra za zapise kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnerakliknite Stupci web-mjesta.

  3. Na stranici Stupci web-mjesta kliknite Stvori.

  4. Na stranici novog stupca web-mjesta u odjeljku Naziv i vrsta upišite željeni naziv u okvir Naziv stupca.

  5. Odaberite vrstu informacija koje želite pohraniti u stupcu. Kao primjer navodimo valutu, datum i vrijeme te tekst.

  6. U odjeljku Grupa odaberite postojeću grupu u koju želite pohraniti novi stupac web-mjesta ili odaberite mogućnost Nova grupa da biste stvorili novu grupu i u nju pohranili stupac. Stupci se lakše organiziraju i pronalaze kada su razvrstani u grupe.

U odjeljku Dodatne postavke stupaca odredite dodatne postavke stupaca koje želite. Mogućnosti dostupne u tom odjeljku ovise o vrsti stupca koju odaberete u odjeljku Naziv i vrsta. Ako je, primjerice, vrsta informacija koja će se pohranjivati u stupcu Odabir, u odjeljku Dodatne postavke stupca određuju se mogućnosti koje će se nuditi pod pojedinim brojevima za odabir.

  1. Kliknite U redu.

Dodavanje stupca web-mjesta u vrstu sadržaja zapisa

  1. Na početnoj stranici web-mjesta centra za zapise kliknite postavke, a zatim kliknite Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici s vrstama sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja web-mjesta koju želite konfigurirati.

  4. Kada odaberete vrstu sadržaja web-mjesta s nadređenog web-mjesta ili stvorite novu vrstu sadržaja web-mjesta, na stranici odabrane vrste sadržaja web-mjesta u odjeljku Stupci kliknite Dodaj iz postojećih stupaca web-mjesta.

  5. Na stranici za dodavanje stupaca u vrstu sadržaja u odjeljku Odabir stupaca odaberite grupu koju želite filtrirati na popisu Odabir stupaca iz.

  6. Odaberite stupac koji želite dodati na popisu Dostupni stupci , a zatim kliknite Dodaj.

  7. U odjeljku Ažuriranje popisa i vrsta sadržaja web-mjesta odredite hoće li se vrste sadržaja podređenog web-mjesta koje nasljeđuju od ove vrste sadržaja web-mjesta ažurirati vašim promjenama.

  8. Kada dodate sve željene stupce, kliknite U redu.

Napomena:  Ako se vrsta sadržaja koju želite odabrati na stranici ne prikazuje kao aktivna veza (zasivljena je), znači da ta vrsta sadržaja pripada nadređenom web-mjestu u hijerarhiji web-mjesta centra za zapise pa ju je potrebno odabrati i konfigurirati na nadređenom web-mjestu. To možete učiniti klikom na vezu u stupcu Izvor pokraj zasivljene vrste sadržaja web-mjesta u stupcu Vrsta sadržaja web-mjesta.

Vrh stranice

Stvaranje pravilnika o upravljanju informacijama za zapise

Pravilnik o upravljanju informacijama skup je pravila vezan uz vrstu sadržaja. Pravilnik o upravljanju informacijama tvrtkama i ustanovama omogućuje nadzor i praćenje čimbenika kao što su duljina zadržavanja sadržaja i akcije koje korisnici mogu poduzeti s tim sadržajem.

Napomena: Morate biti član grupe vlasnika da biste mogli obaviti taj zadatak na web-mjestu centra za zapise.

Dodavanje pravilnika o upravljanju informacijama u određenu vrstu sadržaja

Napomena: Ne možete navesti pravila upravljanja informacijama za vrstu sadržaja core. Vrste sadržaja Core instaliraju stvaranja zbirke web-mjesta. Morate stvoriti vrstu sadržaja koja proizlazi iz core vrste sadržaja i Primjena pravila upravljanja informacijama izvedenih vrsti sadržaja.

  1. Na web-mjestu kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici s vrstama sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja u koju želite dodati pravilnik o upravljanju informacijama.

  4. Na stranici vrste sadržaja kliknite Postavke pravilnika o upravljanju informacijama.

  5. Na stranici za uređivanje pravilnika upišite opis pravilnika i sažetak u kojem se korisnicima objašnjava čemu pravilnik služi. Duljina sažetka ograničena je na 512 znakova.

  6. Ćete morati dodati značajke pravilnika o upravljanju informacijama. Kao što je Omogućivanje značajki, prikazat će se dodatne postavke.

Dodavanje značajki pravilnika u pravilnik o upravljanju informacijama

Značajke pravilnika koje je moguće dodati u pravilnik o informacijama su oznake, nadzor, istek i crtični kod.

Dodavanje značajke pravilnika zadržavanja za upravljanje na informacije pravila

  1. Na stranici za uređivanje pravilnika potvrdite okvir Omogući zadržavanje.

  2. Kliknite Dodaj fazu zadržavanja i odaberite jednu od sljedećih mogućnosti razdoblja zadržavanja da biste naveli kada dokumenti istječu: da biste postavili datum isteka na temelju svojstva datuma, odaberite Ova je faza utemeljena na svojstvu datuma stavke, a zatim odaberite akciju (Stvoreno ili Izmijenjeno) i razdoblje (dane, mjesece ili godine).

  3. Upišite vrijednost u okvir između popisa i time konkretno odredite vremensko razdoblje.

  4. Odaberite što se događa kada dokumentu istekne rok trajanja.

  5. Ako želite da se odabrana akcija ponavlja, potvrdite okvir u odjeljku Ponavljanje i potom odaberite razdoblje ponavljanja.

  6. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Dodavanje značajke nadzora pravila upravljanja informacijama

  1. Na stranici uređivanja pravilnika, u odjeljku Nadzor odaberite Omogući nadzor, a zatim potvrdite okvire pokraj događaja za koje želite sačuvati trag nadzora.

  2. Kliknite U redu.

    Napomena: Da biste pogledali zapisnike nadzora, na stranici postavki zbirke web-mjesta kliknite Izvješća zapisnika nadzora, a potom odaberite izvješće koje želite pogledati.

Dodavanje značajke pravilnika crtičnog koda u pravila upravljanja informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi odaberite Omogući crtične kodove.

  2. Potvrdite okvir Podsjeti korisnike da umetnu crtični kodako želite da se u klijentskim aplikacijama sustava Office od korisnika traži da u svoje dokumente umetnu crtični kod.

Dodavanje značajke oznake u pravilnik o upravljanju informacijama

  1. Na stranici za uređivanje pravilnika u odjeljku Oznake potvrdite okvir Omogući oznake.

  2. Da bi korisnici prije spremanja i ispisa morali umetnuti oznaku, odaberite Podsjeti korisnika da prije spremanja ili ispisa umetne oznaku.

  3. Da biste spriječili mijenjanje oznaka nakon dodavanja, odaberite Onemogući promjenu oznaka nakon dodavanja.

  4. U okvir Oblikovanje oznake upišite tekst za koji želite da se pojavljuje na oznaci. Pritom se možete poslužiti bilo kojom kombinacijom fiksnog teksta ili svojstava dokumenata, osim izračunatih i ugrađenih svojstava, kao što je globalno jedinstveni identifikator (GUID) ili svojstvo Stvorio. Da biste prešli u novi redak, poslužite se znakom \n.

  5. Odaberite font, veličinu fonta, stil fonta i poravnanje teksta oznake.

  6. U okvir Visina upišite visinu oznake u inčima, a u okvir Širina upišite širinu oznake.

  7. Kliknite Primijeni da bi vam se promjene prikazale.

  8. Kliknite U redu.

Konfiguriranje upravljanja zapisima "in situ"

Pri korištenju centra za zapise radite u zaključanom spremištu te možete koristiti operaciju "Pošalji u" za slanje zapisa u to spremište. No upravljanje zapisima "in situ" može se omogućiti na svakom web-mjestu, a moguće ga je konfigurirati i kao sustav za upravljanje zapisima. Ta vrsta sustava, za razliku od centra za zapise, omogućuje pohranu zapisa uz aktivne dokumente u suradničkom prostoru. Neke od dodatnih pogodnosti korištenja upravljanja zapisima "in situ":

  • zapisi se mogu nalaziti na više web-mjesta i njima se može upravljati na više mjesta

  • uz omogućeno određivanje verzije održavanje verzija zapisa odvija se automatski

  • pretraživanje radi obveze predočavanja elektroničkih dokumenata istodobno je moguće i na zapisima i na aktivnim dokumentima

  • šira kontrola nad onim što se u vašoj tvrtki ili ustanovi smatra zapisom te nad popisom osoba koje mogu stvarati zapise

Tri su glavna koraka u konfiguriranju upravljanja zapisima "in situ":

  1. Aktiviranje upravljanja zapisima in situ na razini zbirke web-mjesta.

  2. Konfiguriranje postavki za deklariranje zapisa na razini zbirke web-mjesta.

  3. Konfiguriranje postavki za deklariranje zapisa na razini popisa ili biblioteke.

    Napomena: Samo suradnici i administratori popisa mogu ručno deklarirati stavke kao zapise.

Vrh stranice

Aktiviranje upravljanja zapisima "in situ" na razini zbirke web-mjesta

Prvi korak u konfiguriranju upravljanja zapisima "in situ" jest aktiviranje te značajke na razini zbirke web-mjesta. Aktiviranjem značajke omogućuje se naredba Deklariraj zapis / Poništi deklariranje zapisa na vrpci.

Napomena: Samo administratori zbirke web-mjesta mogu obaviti taj zadatak.

  1. Pri vrhu najviše razine web-mjesta, kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Značajke zbirke web-mjesta.

  3. Pokraj mogućnosti Upravljanje zapisima na mjestu kliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje postavki za deklariranje zapisa na razini zbirke web-mjesta

  1. Pri vrhu najviše razine web-mjesta, kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    Na SharePoint grupe povezanih web-mjestu, kliknite Postavke, kliknite Sadržaj web-mjesta, a zatim Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

  3. Ako želite ograničiti akcije koje je moguće primijeniti na stavke koje su proglašene zapisima, na stranici postavki za deklariranje zapisa odaberite jednu od mogućnosti u odjeljku Ograničenja zapisa.

  4. U odjeljku Dostupnost deklariranja zapisa odaberite hoće li ručno deklariranje zapisa biti dostupna na popisima i bibliotekama prema zadanim postavkama. Ako se odlučite nije dostupna u svim mjestima po zadanommogućnost zapisa je moguće deklarirati samo pomoću pravila ili tijeka rada.

  5. U odjeljku Uloge za deklariranje odaberite uloge kojima je na raspolaganju mogućnost ručnog deklariranja i poništavanja deklariranja zapisa.

  6. Odaberite U redu.

Konfiguriranje postavki za deklariranje zapisa na razini popisa ili biblioteke

Konfiguriranjem deklariranja za popis ili biblioteku ostvaruje se bolja kontrola nad mjestima na kojima je stavke moguće proglasiti zapisima. Pri konfiguraciji mogućnosti deklariranja zapisa na popisu ili u biblioteci moguće je postaviti automatsko proglašavanje stavki zapisima pri njihovu dodavanju na popis ili u biblioteku.

  1. S popisa ili iz biblioteke na mjesto na koje želite konfigurirati postavke deklariranja zapisa, kliknite karticu Biblioteka ili popis na vrpci, a zatim kliknite Postavke biblioteke ili Postavke popisa.

    U sustavu SharePoint Online, kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim kliknite Postavke popisa ili Postavke biblioteke.

  2. Na stranici s postavkama biblioteke dokumenata ili popisa u odjeljku Dozvole i upravljanje kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

  3. U odjeljku Dostupnost ručnog deklariranja zapisa odaberite:

  4. želite li da se na popis ili biblioteku primjenjuju zadane postavke za deklariranje zapisa koje se koriste u zbirci web-mjesta

  5. mogu li korisnici u svakom trenutku ručno deklarirati pojedine stavke s popisa ili iz biblioteke kao zapise

  6. je li korisnicima trajno onemogućeno ručno deklariranje zapisa na popisu ili u biblioteci

  7. U odjeljku Automatsko deklariranje potvrdite okvir ako želite da se sve stavke dodane na popis ili u biblioteku automatski proglase zapisima.

  8. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×