Pravilnici o zadržavanju dio su tehnologije upravljanja zapisima za razmjenu poruka (MRM) koja je dostupna Microsoft Exchange Server e-pošte sustava Microsoft 365. MRM olakšava zadržavanje poruka potrebnih za usklađivanje s pravilnikom tvrtke ili ustanove, državnim propisima ili pravnim potrebama i za uklanjanje sadržaja koji više nije zakonit ili poslovno vrijedan.
Napomena: Za tu značajku obavezna je licenca za Microsoft Outlook i Exchange Server. Dodatne informacije pogledajte u članku Preduvjeti za licence za pravilnike o osobnim arhivama i zadržavanju.
O pravilnicima zadržavanja
Tvrtke ili ustanove mogu stvarati zadane pravilnike o zadržavanju za sve stavke pošte u poštanskom sandučiću sustava Exchange Server ili Microsoft 365, specifične pravilnike za zadane mape, kao što su Ulazna pošta, Skice, Poslane stavke, Izbrisane stavke i Bezvrijedna e-pošta , ili stvarati pravilnike o zadržavanju koje korisnici mogu primijeniti na mape ili pojedinačne stavke. Sve ili kombinaciju tih mogućnosti može konfigurirati administrator sustava Exchange Server Microsoft 365.
Važno: Ako imate kakvih pitanja o pravilnicima o zadržavanju svoje tvrtke ili ustanove, trebali biste pregledati njezine smjernice ili se obratiti pravno odjelu.
Jednostavnije je dodijeliti pravilnik o zadržavanju na osnovi mape nego na osnovi pojedinačne poruke.. No, kada se pravilnik o zadržavanju dodijeli mapi, možete odabrati neke poruke, a zatim dodijeliti drugi pravilnik samo tim porukama. Pravilnik dodijeljen poruci ima prednost nad naslijeđenim pravilnikom mape.
Važno: Svi pravilnici zadržavanja koji obuhvaćaju datum do kojeg će se poruka e-pošte izbrisati pojavit će se u zaglavlju poruke e-pošte. No ako je primijenjeni pravilnik zadržavanja samo za zadržavanje i ne zahtijeva brisanje poruke e-pošte, naziv i opis pravilnika možda se neće pojavljivati u zaglavlju poruke e-pošte ili u zaglavlju okna za čitanje.
Dodjeljivanje pravilnika o zadržavanju mapi za e-poštu
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite mapu pošte da bi se prikazao izbornik prečaca i odaberite Svojstva
-
Odaberite karticu Pravilnik, a zatim Pravilnik o mapama. Prema zadanim postavkama, mapa će automatski koristiti sve pravilnike koji su već dodijeljeni nadređenoj mapi.
Dodjela pravilnika o zadržavanju porukama e-pošte
-
Na popisu poruka kliknite poruku.
Savjet: Da biste odabrali više od jedne poruke, klikajte ih jednu po jednu držeći pritisnutu tipku CTRL.
-
Na vrpci odaberite Dodijeli pravilnik.
-
Pravilnik o zadržavanju za poruku prikazuje u zaglavlju u oknu za čitanje ispod naziva primatelja i obuhvaća datum isteka.
Naredba Dodijeli pravilnik nedostaje na vrpci.
Ako na vrpci nema naredbe Dodijeli pravilnik, možda se nalazi na izborniku preljeva. Kliknite tri točke na desnoj strani vrpce i trebali biste vidjeti odjeljak Dodjela pravilnika. Moguće je i da administrator sustava Exchange Server ili administrator sustava Microsoft 365 nije omogućio pravilnike o zadržavanju i arhivi za vaš račun ili ne koristite licencu za Outlook koja obuhvaća tu značajku. Dodatne informacije potražite u članku Preduvjeti za licencu za osobnu arhivu i pravilnike o zadržavanju.
Uklanjanje pravilnika o zadržavanju
Kada uklonite pravilnik o zadržavanju iz poruke e-pošte, pravilnik za mapu primjenjuje se na stavku ako je dodijeljen.
-
Na popisu poruka kliknite poruku.
-
Na vrpci odaberite Dodijeli pravilnik.
-
U odjeljku Pravilnik o zadržavanju kliknite Korištenje pravilnika o mapi.
Pravilnik o zadržavanju za poruku prikazuje u zaglavlju u oknu za čitanje ispod naziva primatelja i obuhvaća datum isteka.
