Napomena: Željeli bismo vam pružiti najnoviji sadržaj pomoći što je brže moguće i to na vašem jeziku. Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam pri dnu ove stranice javiti jesu li vam ove informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku .
Jedan od prvih koraka u vođenju projekta jest dodavanje zadataka koje je potrebno obaviti da bi se projekt izvršio. Vaš popis zadataka može biti tek jednostavan popis za provjeru svega onoga što je potrebno učiniti, a može biti i složeniji te obuhvaćati datume početka i završetka, odnose s drugim zadacima te ostale podatke vezane uz zadatak. Jednostavan popis za provjeru zadataka i popis zadataka s rasporedom služe se istim popisom na web-mjestu pa možete početi s jednostavnim popisom za provjeru te potom dodati pojedinosti u zadatke da biste poslije stvorili popis zadataka s rasporedom.
Dodavanje jednostavnoga popisa za provjeru zadataka
Ako tek počinjete s planiranjem projekta ili ako mislite da projekt neće biti osobito složen, možda vam je dovoljan samo običan popis za provjeru zadataka da biste učinkovito upravljali projektom. Popis za provjeru može obuhvaćati rokove za zadatke u sklopu projekta te zadatke dodijeljene članovima tima.
Da biste dodali jednostavan popis za provjeru zadataka:
-
Na traci za brzo pokretanje na web-mjestu kliknite Zadaci.
-
Na stranici Zadaci kliknite Uređivanje.
-
U stupac Naziv zadatka upišite naziv svakog zadatka koji je potrebno izvršiti da bi se projekt priveo kraju. Pritisnite tipku Enter da biste nakon dodavanja zadatka prešli u novi redak.
Savjet: Želite li dodati novi zadatak između dva zadatka koji se već nalaze na popisu? Kliknite prostor slijeva od potvrdnog okvira uz postojeći zadatak, a zatim pritisnite tipku Insert. Iznad postojećeg će se odabranog zadatka pojaviti novi redak. Možete i kliknuti Umetni u grupi Hijerarhija na kartici Zadaci.
-
U stupac Rok upišite ili odaberite datum do kojega je potrebno dovršiti svaki zadatak s popisa. Ako niste sigurni kada valja dovršiti pojedine zadatke, te stupce uz te zadatke ostavite praznima.
-
U stupcu Dodijeljeno osobi upišite ili odaberite ime osobe koja će raditi na svakom pojedinačnom zadatku s popisa.
Savjet: Najbolje je svakom zadatku dodijeliti samo jednu osobu. Ako trebate zadatku dodijeliti više od jedne osobe, to može dovesti do problema prilikom označavanja zadatka kao dovršenog. Ako Ana završi s radom na zadatku, logično je da ga na stranici Moji zadaci označi kao dovršenog. No time će zadatak biti označen kao dovršen svima kojima je dodijeljen, a ne samo Ani. Netko drugi tko radi na istom zadatku možda još mora dovršiti svoj dio. Ako smatrate da zadatku ipak morate dodijeliti više osoba, imena možete odvojiti točkom sa zarezom (;).
-
Kada završite s dodavanje jednostavnoga popisa za provjeru zadataka, kliknite Završi.
Drugi brz način za dodavanje jednostavnoga popisa za provjeru zadataka jest njegovo lijepljenje iz radne knjige programa Excel. Sve dok se stupci koje koristite na radnome listu poklapaju sa stupcima koji se prikazuju na stranici Zadaci, možete jednostavno kliknuti na popis zadataka i zalijepiti svoje podatke s radnoga lista. Imena će se, ako je to ikako moguće, povezati s računima u stupcu Dodijeljeno osobi.
Kako rad na projektu napreduje, sada možete potvrđivati okvire pokraj svakoga naziva zadatka kada je taj zadatak dovršen.
Ako ustanovite da vam je potrebno više nadzora nad zadacima u jednostavnome popisu za provjeru, poduzmite korake iz sljedećeg odjeljka da biste u zadatke dodali pojedinosti te da biste izradili robusniji popis s rasporedom.
Dodavanje popisa zadataka s rasporedom
Ako radite na nešto složenijem projektu, popis zadataka s rasporedom možda će vam pomoći u praćenju tijeka rada.
Da biste dodali popis zadataka s rasporedom:
-
Na traci za brzo pokretanje na web-mjestu kliknite Zadaci.
-
Na stranici Zadaci kliknite Novi zadatak ili na kartici Zadaci na vrpci kliknite Nova stavka.
Napomena: Ako ste prvo stvorili jednostavni popis za provjeru zadataka, ali se s vremenom pokazalo da je projekt složeniji, uz postojeće zadatke bez problema možete dodati još pojedinosti. Da biste odabrali zadatak, kliknite prostor slijeva od potvrdnog okvira koji stoji uz taj zadatak pa zatim na kartici Zadaci na vrpci kliknite Uređivanje stavke. Time se otvara zadatak u koji možete dodati više pojedinosti o rasporedu.
-
Upišite naziv zadatka u okvir Naziv zadatka.
-
Upišite ili odaberite početni datum i rok za obavljanje zadatka u okvire Početni datum i Rok. Ako još niste točno odredili te datume, zasad ih izostavite. Poslije se možete vratiti i urediti zadatak.
-
Upišite imena ili adrese e-pošte osobe kojoj želite dodijeliti zadatke u okvir Dodijeljeno osobi.
Savjet: Najbolje je svakom zadatku dodijeliti samo jednu osobu. Ako trebate zadatku dodijeliti više od jedne osobe, to može dovesti do problema prilikom označavanja zadatka kao dovršenog. Ako Ana završi s radom na zadatku, logično je da ga na stranici Moji zadaci označi kao dovršenog. No time će zadatak biti označen kao dovršen svima kojima je dodijeljen, a ne samo Ani. Netko drugi tko radi na istom zadatku možda još mora dovršiti svoj dio. Ako smatrate da zadatku ipak morate dodijeliti više osoba, imena možete odvojiti točkom sa zarezom (;).
-
Ako je rad na zadatku već počeo, unesite postotak u okvir % dovršenog da biste otprilike naznačili koliko je posla već obavljeno, a koliko preostaje.
Savjet: Iznimno je korisno ispunjavanje tog polja prepustiti članovima projektnog tima jer ćete na taj način steći bolji uvid u tijek projekta te pratiti napreduje li dovoljnom brzinom da bi bio dovršen na vrijeme.
-
U okvir Opis upišite kratak opis ako želite uvrstiti pojedinosti o poslu koji je potrebno obaviti. Opis je katkad koristan kada se direktori i ostali dionici nastoje upoznati s vašim projektom.
-
Poslužite se okvirima i gumbima uz mogućnost Prethodnici da biste naznačili koje je zadatke u sklopu projekta potrebno dovršiti prije početka rada na tom zadatku.
Ako, primjerice, stvorite zadatak "Slanje objave za javnost", taj zadatak ne može početi prije dovršetka zadatka "Pisanje objave za javnost". Odaberite zato "Pisanje objave za javnost" iz okvira slijeva pa kliknite Dodaj da biste taj zadatak premjestili u okvir s desna. Time se pokazuje da je zadatak "Pisanje objave za javnost" prethodnik zadatku "Slanje objave za javnost".
-
Odaberite odgovarajuću razinu prioriteta na popisu Prioritet.
-
Odaberite odgovarajuću razinu statusa s popisa Status zadatka.
Savjet: I to je polje korisno prepustiti članovima projektnog tima te od njih zatražiti da ga redovito ažuriraju. Na taj ćete način dobiti bolji uvid u možebitne zastoje, kašnjenja u rasporedu i ostale kritične točke u rasporedu.
-
Kliknite Spremi.
Rad s popisom zadataka
Oni zadaci koji vam se na popisu zadataka prikazuju s rokovima obojenim crvenom bojom jesu zadaci koji kasne. Kada zadatak u kašnjenju označite kao dovršen potvrđivanjem okvira pokraj tog zadatka, rok se više neće prikazivati u crvenoj boji.
Osim toga, možete se prebacivati između različitih prikaza popisa zadataka klikom na veze za prikaz iznad popisa. Možete odabrati Sve zadatke, kalendar, Dovršeno, Ganttov dijagram, Kašnjenja zadaci, Moji zadacii nadolazećiili možete izmijeniti postojećem prikazu ili stvoriti vlastiti prikaz popisa zadataka. Ako prikaz koji želite koristiti nije naveden na popisu zadataka, kliknite kliknite da biste vidjeli dodatne mogućnosti (...) uz prikaz veza i odaberite prikaz koji želite koristiti. Dodatne informacije o stvaranju vlastiti prikaz potražite u članku Stvaranje, promjena ili brisanje prikaza popisa ili biblioteke.
Još neke mogućnosti koje će vam možda zatrebati nakon dodavanja zadataka s pojedinostima u projekt:
