Dodavanje podataka prikupljenih putem poruka e-pošte u bazu podataka programa Access

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Informacije možete prikupljati i ažurirati putem e-pošte pomoću programa Microsoft Access 2010 i Microsoft Outlook 2010. Access vas vodi kroz stvaranje obrasca za prikupljanje podataka i slanje obrasca u poruci e-pošte. Nakon što primatelji e-pošte vrate ispunjene obrasce, možete odabrati automatsku obradu prikupljenih podataka i spremanje u određenu bazu podataka programa Access. Takva metoda prikupljanja podataka štedi vrijeme i trud koji je obično potreban za kopiranje i lijepljenje ili ručni postupak unosa podataka. Nekoliko je scenarija u kojima možete koristiti takav postupak za prikupljanje podataka:

Ankete   : možete učiniti u upitnik i pohranjivanje rezultata tako da najprije stvorite bazu podataka programa Access s tablicama za potrebne za spremanje rezultata, a pomoću čarobnjaka za generiranje obrazac upitnika i pošte ih sudionicima upitnika. Kada sudionici odgovorili, upitnika podaci se automatski pohranjuju u bazi podataka.

Izvješća o stanju   : hoće li se najnovije status razine zaliha ili ažurnih informacija na čekanju problema, vašeg tima mogli biste se informirali tako da pošaljete poruku e-pošte koje sadrže aktualne informacije u pravilnim vremenskim razmacima.

Upravljanje događajem   : prilikom organiziranja konferencija ili obuka ili druge događaje, možete poslati jednu ili više obrazaca kao poruku e-pošte s porukom da biste prikupili podatke, putovanja i hotelski preference za kontakt i tako dalje. Ako odaberete da bi se odgovori obrađuju automatski, sudionici će moći promijeniti svoje preference u bilo kojem trenutku bez potrebe za vas, a uvijek imati pristup najnovijim podacima svrhu donošenja odluka.

U ovom se članku objašnjava što vam je potrebno za postupak i kako započeti pomoću čarobnjaka, a zatim se nude dodatne informacije o koracima da biste na svakom koraku čarobnjaka mogli donijeti informiranu odluku.

Napomena : Nećete moći dodati podatke prikupljene Ako primatelj koristi Hotmail ili Yahoo da biste poslali obrazac za prikupljanje podataka.

Prije nego što počnete

Pri prvom prikupljanju podataka putem poruka e-pošte učinite sljedeće:

  1. Provjerite jesu li na računalu instalirane sljedeće aplikacije:

    • Access 2007 ili Access 2010.

    • Outlook 2007 ili Outlook 2010. Da biste slali poruke e-pošte, na računalu morate imati instaliran Outlook. Ako je Outlook instaliran, ali nije konfiguriran, pokrenite Outlook i slijedite upute u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć za čarobnjak potražite u pomoći programa Outlook.

    • Ako planirate koristiti obrazac programa InfoPath, provjerite imate li instaliran InfoPath 2007 ili noviji, a i primatelji obrazaca moraju na svojim računalima imati instaliran InfoPath.

    • Primatelji e-pošte moraju na svojim računalima imati instaliran InfoPath ili klijent e-pošte koji podržava HTML oblik da bi mogli prikazivati i uređivati obrazac.

      Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka korištenjem poruka e-pošte nije obrasca programa Access. Čarobnjak stvara posebno obrasca u obliku HTML ili InfoPath.

      Navedite odredišnu bazu podataka. Baza podataka može biti u .mdb ili .accdb obliku. Osim toga, podržane su i datoteke .mde i .accde. Ako ne želite koristiti postojeću bazu podataka, morate stvoriti novu.

  2. Pronađite ili stvorite tablice koje želite ispuniti podacima iz odgovora e-pošte. Ako su prikupljanja podataka za postojeće tablice, provjerite je li da tablice nisu samo za čitanje i imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihov sadržaj.

Napomena : Vrste polja Privitak, Samonumeriranje, OLE objekt i S više vrijednosti ne mogu se prikupljati pomoću poruka e-pošte.

Ako postupak prikupljanja podataka popunjava dvije ili više tablica, morate stvaranje upita s odabiranjem i koristite kao izvor zapisa obrasca. Provjerite je li da upit uključuje sva potrebna polja iz tablica u podlozi. Ako koristite postojeći upit, provjerite je li da upit nije samo za čitanje i imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njegov sadržaj. Dodatne informacije o stvaranju upita na temelju dvije ili više tablica potražite u članku Uvod u upite.

Podatke spremite kao nove zapise u sljedećim situacijama:

  • Ako će se podacima popunjavati više tablica.

  • Ako odredišna tablica u podlozi ne sadrži polje primarnog ključa. Vrijednosti primarnog ključa potrebne su za mapiranje svakog odgovora na postojeći zapis. Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa, dodajte ga sada ili kao primarni ključ dodijelite postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrijednosti.

  • Ako tablica u podlozi ne sadrži nijedan zapis. Ako je tablica prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati zapise.

  • Ako adresa e-pošte primatelja nije pohranjena kao polje u bazi podataka. Prilikom prikupljanja podataka za ažuriranje zapisa u poruci koju je generirao čarobnjak nećete moći ručno upisivati adrese. Polje za adresu mora se nalaziti u odredišnoj tablici ili u tablici koja ima odnos s odredišnom tablicom.

Vrh stranice

Uvod

  1. Otvorite bazu podataka u koju će se spremati prikupljeni podaci.

  2. Da biste dodali podatke u jednu tablicu u navigacijskom oknu, odaberite tablicu u navigacijskom oknu. Da biste popunili više povezanih tablica, odaberite upit koji je povezan s tim tablicama.

  3. Učinite nešto od navedenoga da biste pokrenuli čarobnjak:

    • Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Stvori poruku e-pošte.

    • Desnom tipkom miša kliknite tablicu ili upit, a zatim kliknite Prikupi i ažuriraj podatke putem e-pošte.

      Napomena : Ako tablica sadrži polja ili sadrži samo Samonumeriranje, OLE objekt, privitak ili vrste polja s više vrijednosti pretraživanja, Access prikazuje se sljedeća poruka: odabrane tablice ili upita sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka korištenjem e-pošte.

Ako tablica sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tablica podržava dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak vas vodi kroz korake potrebne za prikupljanje podataka putem poruka e-pošte.

Sljedeće odjeljke koristite kao reference za sva pitanja koja se mogu pojaviti u sljedećih sedam koraka postupka.

  1. Odabir vrste obrasca za unos podataka koji želite poslati

  2. Odabir između prikupljanja novih podataka ili ažuriranja postojećih podataka

  3. Odredite podatke koje želite prikupljene

  4. Određivanje automatske ili ručne obrade podataka

  5. Odabir načina određivanja adresa e-pošte primatelja

  6. Pregled i određivanje popisa primatelja

  7. Stvaranje i slanje poruka e-pošte

Vrh stranice

Odabir vrste obrasca za unos podataka koji želite poslati

Odaberite vrstu obrasca na temelju jednostavnosti korištenja za sebe i primatelje.

Odaberite HTML obrasca    HTML obrazac može pregledavati i uređivati svaki korisnik čiji klijent za e-pošte podržava HTML

Odaberite Microsoft InfoPath obrazaca    Prikazat će se ova mogućnost je samo ako InfoPath instaliran na vašem računalu. Tu mogućnost odaberite samo ako svi vaši primatelji imaju InfoPath i na računalima instaliran Outlook. Obrazac programa InfoPath nudi bolju unos podataka i okruženje za uređivanje

Sljedeća stranica čarobnjaka ovisi o tome podržava li odredišni objekt ažuriranje podataka. Ako je objekt upit koji se temelji na dvije ili više tablica, ili je to tablica koja ne sadrži polje primarnog ključa ili ne sadrži zapise, čarobnjak smatra da želite dodati nove zapise i traži od vas da odaberete polja obrasca. U svim drugim slučajevima čarobnjak traži od vas da odredite želite li dodati ili ažurirati podatke, prije nego što zatraži da odaberete polja obrasca.

Vrh stranice

Odabir između prikupljanja novih podataka ili ažuriranja postojećih podataka

Navedite što želite napraviti s podacima. Vrsta obrasca koju koristite utječe na broj novih zapisa koje vam primatelj može poslati u jednom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka broj zapisa koje primatelj mora ažurirati označava broj unaprijed dovršenih obrazaca koji će biti uvršteni u poruku.

Napomena : Da biste dodali nove zapise, nakon sastavljanja poruke upišite adrese e-pošte u okvir adrese u poruci e-pošte. Da biste ažurirali postojeće podatke, adrese e-pošte primatelja moraju biti pohranjene kao polje u tablici ili upitu u podlozi ili pak u povezanoj tablici..

Vrh stranice

Određivanje podataka koje želite prikupiti

Pri odabiru polja koja želite uvrstiti u obrazac nije potrebno uvrstiti sva polja koja se nalaze u tablici ili upitu u podlozi u obrascu. No sljedeći uvjeti moraju biti ispunjeni:

  • Potrebna polja:    Polja označena je simbolom zvjezdice (*) obavezna su polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski uvrstiti sva polja čije svojstvo obavezno postavljeno na da. Ako bilo koji zapis obavezno polje prazno, Access neće uspjeti da biste dodali zapis u tablici.

  • Nepodržane vrste polja:    Nećete moći uključiti za određene vrste polja u obrazac kao što su Samonumeriranje, privitak, OLE objekt ili polja s više vrijednosti.

  • Poljem primarnog ključa:    Korisnik će moći upišite vrijednost u polju prilikom dodavanja zapisa, no; odgovor nije obrađen ako je već koristi određenu vrijednost.

    Napomena : Za svako uvršteno polje u odjeljku Svojstva polja navedite oznaku i kliknite Samo za čitanje ako ne želite da korisnik promijeni podatke u tom polju.

Vrh stranice

Određivanje automatske ili ručne obrade podataka

Na raspolaganju su vam automatska i ručna obrada odgovora. Automatska obrada znači da Outlook i Access zajedno izvoze podatke u odredišne tablice u bazi podataka nakon što primite odgovore. Automatska obrada štedi vrijeme i trud. Ručna obrada znači da pokrećete operaciju izvoza radi prijenosa podataka iz određene mape u programu Outlook u odredišnu tablicu u programu Access.

Odgovori se uspješno izvoze u odredišnu tablicu ako su prilikom dospijeća odgovora u poštanski sandučić ispunjeni sljedeći uvjeti:

  • Na računalu se mora izvoditi program Outlook. Ako se program Outlook ne izvodi, obrada započinje prilikom sljedećeg pokretanja programa Outlook.

  • Access ne smije biti zaštićen lozinkom i ne smije biti otvoren u isključivom načinu rada. Naziv i mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati nakon slanja poruke e-pošte.

  • Nazivi tablica i upita, te svojstva polja uključenih u obrazac se nisu smjeli promijeniti otkako ste poslali poruku e-pošte.

  • Za dodavanje ili ažuriranje sadržaja tablica i upita u podlozi morate imati potrebne dozvole.

    Napomena : Ako automatska obrada ne uspije, pokušajte riješiti probleme, a zatim ručno izvezite odgovore čiji izvoz nije uspio. Svi odgovori koji dospiju u sandučić nakon rješavanja problema automatski se obrađuju.

Postavljanje svojstava radi kontrole automatske obrade odgovora

Da biste za spremanje odgovora naveli neku drugu mapu programa Outlook, na stranici čarobnjaka Navedite kako želite obraditi odgovore kliknite naziv mape. U dijaloškom okviru Odabir mape odaberite drugu mapu ili kliknite Nova da biste stvorili novu mapu.

Ako kliknete Postavi svojstva za kontrolu automatske obrade odgovora radi promjene ili preciznog definiranja postavki uvoza, informacije o dostupnim mogućnostima potražite u sljedećoj tablici:

Mogućnost

Rezultat

Odbacivanje odgovora od onih kojima niste poslali poruku   

Ovaj potvrdni okvir odaberite ako želite automatski obraditi samo one odgovore koje su poslali izvorni primatelji vaše poruke. Odgovori od drugih ljudi su pohranjeni u odredišnoj mapi, ali se ne obrađuju automatski.

Prihvati višestruke odgovore od svakog primatelja   

Ovaj okvir potvrdite ako želite automatski obraditi samo prvi odgovor svakog primatelja. Drugi i sporedni odgovori pohranjuju se u odredišnoj mapi, ali se ne obrađuju automatski.

Napomena : Ova postavka nadzire samo broj obrađenih odgovora, a ne broj zapisa unutar pojedinog odgovora. Drugim riječima, ako šaljete obrazac u programu InfoPath, korisnik može slati višestruke zapise u jednostrukom odgovoru, a Access automatski obrađuje sve zapise u odgovoru, čak i ako ovaj potvrdni okvir nije odabran.

Dopuštanje samo ažuriranja postojećih podataka   

Ako primatelji koriste obrazac u programu InfoPath za ažuriranje podataka, mogu poslati nove zapise zajedno s postojećim zapisima. Taj okvir potvrdite da biste obradili samo ažuriranja postojećih zapisa.

Broj odgovora za obradu   

Upišite ukupni broj odgovora (od svih primatelja) koje želite automatski obraditi. Želite li da se svi odgovori automatski obrade, u tekstni okvir unesite veliku vrijednost, kao što je 5000. Odgovori primljeni nakon dostizanja određene vrijednosti, pohranjuju se u odredišnoj mapi, ali se ne obrađuju automatski.

Datum i vrijeme zaustavljanja   

Odredite kada će se automatska obradu odgovora zaustaviti za ovu poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon tog datuma i vremena se pohranjuju u odredišnoj mapi, ali se ne obrađuju automatski.

Da biste te mogućnosti promijenili kasnije, na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim kliknite Mogućnosti poruke. Promjene koje napravite u dijaloškom okviru utječu na sve buduće odgovore koje primite za tu poruku.

Ručna obrada odgovora

Da biste kontrolirali kada i koji se odgovori obrađuju, nemojte odabrati mogućnost Automatska obrada. Odgovori će se spremiti u određenu mapu u programu Outlook dok ne odaberete i desnom tipkom miša kliknete svaki odgovor u mapi, a zatim na izborničkom prečacu kliknete Izvoz podataka u Microsoft Access.

U nekim ćete slučajevima možda morati ručno obraditi odgovore kod kojih nije uspjela automatska obrada.

Prije izvoza podataka imajte na umu sljedeće:

  • Baza podataka programa Access ne smije biti otvorena u isključivom načinu rada, a nakon slanja poruke e-pošte naziv i mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati.

  • Nazivi tablica i upita, te svojstva polja uključenih u obrazac se nisu smjeli promijeniti otkako ste poslali poruku e-pošte.

  • Za dodavanje ili ažuriranje sadržaja tablica i upita u podlozi morate imati potrebne dozvole.

Vrh stranice

Odabir načina određivanja adresa e-pošte primatelja

Ako prikupljate samo nove informacije, adrese e-pošte možete navesti na dva načina:

  • Upišite adrese e-pošte pojedinačno u poruku e-pošte programa Outlook ili odaberite adrese iz adresara.

  • Koristite polje adrese e-pošte u tablici ili upitu trenutne baze podataka programa Access.

    Napomena : Ako podatke prikupljate da biste ažurirali postojeće zapise, neće vam se prikazati ovaj dijaloški okvir jer adrese primatelja e-pošte najprije moraju biti dostupne kao polje u bazi podataka.

Unos adresa e-pošte izravno u programu Outlook

Ako primatelje navodite u programu Outlook, prije slanja možete pretpregledati i prilagoditi poruku. U tijelu poruke e-pošte nalaze se kratki uvod i obrazac. Preporučuje se da ne mijenjate obrazac. Zbog promjena u strukturi obrasca možda se rezultat u odgovoru neće obraditi.

Korištenje adresa e-pošte spremljenih u polju u bazi podataka

Mogućnost da biste odabrali programa povezanu tablicu odnosi se na tablice koje su povezane. Prikaz i uređivanje odnosa između tablica u bazi podataka kartice Alati baze podataka. , u grupi odnosi kliknite odnosi

Dodatne informacije o odnosima potražite u članku Vodič kroz odnose među tablicama.

Vrh stranice

Pregled i određivanje popisa primatelja

Zadnji veliki korak obuhvaća pretpregled i prilagodbu poruke e-pošte, precizno definiranje popisa primatelja te slanje poruke sa zbirkom podataka.

Stvaranje i slanje poruka e-pošte

Kada vas čarobnjak obavijesti da sada možete stvoriti poruku e-pošte te pokaže način prikaza stanja e-pošte pomoću naredbe Upravljanje odgovorima, mogu se pojaviti neke poruke upozorenja. Sljedeća tablica opisuje svako upozorenje i akciju koju možete poduzeti za njegovo rješavanje.

Upozorenje poruka

Opis

S Obriši

Neki zapisi ne sadrže valjanu adresu u određenom polju za adresu e-pošte. Za ove retke se podaci neće vratiti.

Polje adrese e-pošte koje ste odabrali sadrži vrijednosti null.

Želite li prikupiti podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamijenite vrijednosti null s adresama e-pošte. Zatim ponovno pokrenite čarobnjak.

Baza podataka je trenutno isključivo zaključana; automatska obrada se neće moći izvršavati dok se zaključavanje ne ukloni.

Baza podataka je trenutno otvorena u isključivom načinu.

Ako odaberete automatsku obradu odgovora, obrada neće uspjeti jer Access ne može dodavati zapise u bazu podataka koja je zaključana za isključivo korištenje ni ažurirati takvu bazu podataka. Zatvorite i ponovno otvorite bazu podataka u neisključivom načinu rada odmah nakon slanja poruke.

Te poruke e-pošte mogu sadržavati podatke koji su povjerljive ili osjetljive prirode.

Prikupljate podatke za ažuriranje postojećih zapisa, a obrazac koji namjeravate poslati će biti unaprijed dovršen korištenjem postojećih podataka.

Ako neka polja obrasca sadrže povjerljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka u kojem ste odabrali polja i iz obrasca uklonite polja koja sadrže povjerljive podatke.

Nakon što pretpregledate i prilagodite poruku, možete filtrirati polje adrese e-pošte i odabrati primatelje. Potvrdom odgovarajućih okvira odaberite adrese e-pošte koje želite koristiti. Ako u dijaloškom okviru vidite adrese e-pošte koje nisu valjane, zabilježite adrese s popisa i kliknite Izlaz. Provjerite adrese koje nisu valjane, napravite potrebne promjene, a zatim ponovno pokušajte poslati poruku.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×