Dodavanje jednog ili više zapisa u bazu podataka

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

U ovom se članku objašnjava kako unos podataka u bazu podataka programa Access i pruža osnovne informacije potrebne za razumijevanje različitih postupaka unosa podataka. U članku se objašnjava kako pomoću nekoliko tehnike unosa podataka u programu Access.

Sadržaj članka

Osnove dodavanja zapisa

Dodavanje zapisa izravno u tablicu u prikazu podatkovne tablice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Uređivanje stavki u polje s vrijednostima

Unesite nizove nulte duljine

Dodavanje zapisa uvozom ili povezivanjem s podacima

Metode za spremanje vrijeme prilikom unosa podataka

Osnove dodavanja zapisa

Za točan i brz unos podataka u bazu podataka programa Access korisno je razumjeti osnove načina rada baze podataka. Informacije u sljedećim sekcijama objašnjavaju osnovne principe strukture i dizajna koje kontroliraju način unosa podataka.

Kako dizajn baze podataka utječe na unos podataka

Baze podataka programa Access nije datoteka u istom smislu kao dokumenta programa Microsoft Word ili Microsoft PowerPoint paket slajdova. Umjesto toga, skup objekata baze podataka programa Access je – tablice, obrasce, izvješća, upita i tako dalje – koje morate Suradnja za bazu podataka da biste pravilno funkcionirati.

Ti objekti također moraju poštovati skup dizajnerskih načela jer će u suprotnom baza podataka raditi loše ili nikako. Dizajnerska načela utječu na način kako unosite podatke. U nastavku rada imajte na umu te činjenice o dizajnu i objektima baza podataka.

  • Access sprema sve podatke u jednu ili više tablica. Broj tablica koje koristite ovisi o dizajnu i složenosti baze podataka. Iako možete prikazivati podatke u obrascu, izvještaju ili rezultatima koje vrati upit, Access sprema podatke samo u tablice, a drugi objekti u bazi podataka grade se povrh ovih tablica.

  • Svaka tablica trebala bi prihvaćati samo jednu vrstu podataka. Na primjer, tablica informacija o poslovnim kontaktima ne bi smjela sadržavati informacije o prodaji. Ako je to slučaj, pronalaženje ispravnih informacija može postati teško ako ne i nemoguće.

  • Svako od polja u tablici obično prihvaća samo jednu vrstu podataka. Na primjer, ne možete spremiti bilješke u polje postavljeno na prihvaćanje brojeva. Pokušate li u takvo polje unijeti tekst, Access prikazuje poruku o pogrešci. Ipak, ovo nije čvrsto pravilo. Na primjer, u polje postavljeno na vrstu podataka Tekst možete spremati brojeve (kao što su poštanski brojevi) ali na tim podacima ne možete izvoditi izračune.

  • Uz neke iznimke polja u zapisu trebala bi prihvaćati samo jednu vrijednost. Na primjer, ne možete unijeti više od jedne adrese u polju adresa. Ovo je za razliku od Microsoft Excel koji prema zadanim postavkama, omogućuje unesite bilo koji broj imena, adresa ili slika u jednoj ćeliji ako postavite tu ćeliju da biste prihvatili ograničenih vrsta podataka.

    Međutim, možete unijeti razgraničen popis stavki u poljima postavljenim na vrstu podataka tekst ili Dopis. Osim toga, Access pruža značajku polje s više vrijednosti. Polja s više vrijednosti pomoću prilaganje većeg broja podataka jedan zapis i stvaranje popisa koji prihvaćaju višestruke vrijednosti. Ako, na primjer, možete priložiti slajdove za Microsoft PowerPoint i bilo koji broj slika zapisa u bazi podataka. Možete stvoriti popis naziva i po potrebi uključite onoliko nazive. Korištenje polja s višestrukim vrijednostima naizgled krši pravila dizajna baze podataka jer možete spremiti više od jednog zapisa po polju tablice, ali zapravo nije jer Access nameće pravila "u pozadini," spremanjem podataka u posebne skrivene tablice.

  • U starijim verzijama programa Access (prije 2007) morali dizajniranje i stvaranje najmanje jednu tablicu prije unosa podataka. Morali ste odlučili koji polja koja želite dodati u tablicu i postaviti vrstu podataka za svako polje. U novijim verzijama Access, možete otvoriti praznu tablicu i započeti s unosom podataka. Access će koristiti vrstu podataka za polje na temelju unosima.

Više informacija

Informacije u ovom odjeljku dodiruje dizajna baze podataka, dizajn tablice i značajka naziva polja s više vrijednosti.

Slijede veze s člancima koji sadrže više informacija o ovim temama.

Kako vrsta podataka utječe na način unosa podataka

Kad dizajnirate tablicu baze podataka, odabirete vrstu podataka za svako od polja u toj tablici, postupak koji osigurava točniji unos podataka. Na primjer, pretpostavimo da otvorite praznu tablicu i unesete skup prodajnih iznosa. Access za to polje izvodi vrstu podataka Broj. Ako u to polje netko pokuša unijeti tekst, Access prikazuje poruku o pogrešci te korisniku ne dopušta spremanje promijenjenog zapisa — korak koji pomaže u zaštiti podataka.

Pokaži mi kako prikazati vrste podataka

U navigacijskom oknu učinite jedno od sljedećeg:

  • Dvokliknite tablicu koju želite istražiti, otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice. Na kartici polja u grupi Oblikovanje pogledajte vrijednost na popisu vrsta podataka. Bilješke, ako koristite programa Access 2007, pronaći ćete popis za razmjenu izravnih poruka u grupi Vrsta podataka i oblikovanje . Vrijednost se mijenja kako postavite pokazivač u različitim poljima u tablici. Ova slika prikazuje na popisu:

    popis vrsta podataka

  • Desnom tipkom miša pritisnite tablicu koju želite ispitati i pritisnite Prikaz dizajna.

    Access otvara tablicu u rešetki dizajna i gornja sekcija rešetke prikazuje naziv i vrstu podataka svakog polja tablice. Ova slika prikazuje uobičajenu tablicu u rešetki dizajna.

    polja u prikazu dizajna

Vrsta podataka koju ste postavili za svako polje tablice omogućuje prva razina kontrolu nad što možete, odnosno ne možete unijeti u polje. U nekim slučajevima, kao što su rad s poljem Dopis, možete unijeti podatke koje želite. U drugim slučajevima, kao što su kada radite s polje sa samonumeriranjem, upišite podatke postavka za polje sprječava uopće unesete podatke. U sljedećoj su tablici navedene vrste podataka Access pruža i opisan je njihov utjecaj na unos podataka.

Vrsta podataka

Učinak na unos podataka

Tekst

Tekstna polja prihvaćaju tekst i numeričke znakova, uključujući razgraničene popise stavki. Tekstno polje prihvaća manji broj znakova od polja dopis – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima možete koristiti funkcije pretvorbe za izračune podataka u polju teksta. Imajte na umu početak u programu Access 2013, tekstne podatke vrste biti preimenovana Kratki tekst.

Dopis

U ovu vrstu polja možete unijeti velike količine teksta i numeričkih podataka. Također, ako dizajner baze podataka postavi polje kako bi podržavalo oblikovanje obogaćenog teksta, možete primijeniti vrste oblikovanja koje obično nalazite u programima za obradu teksta kao što je Word. Na primjer, možete primijeniti različite fontove i veličine fontova na određene znakove u tekstu kao i prikazati ih podebljano i u kurzivu i tako dalje. Podacima možete dodati i Hypertext Markup Language (HTML) oznake.

Osim toga, Dopis imaju svojstvo Samo dodavanjenaziva. Kada omogućite to svojstvo, možete dodati nove podatke s poljem Dopis, ali ne možete promijeniti postojeće podatke. Značajka je namijenjena za korištenje u aplikacijama kao što su praćenje baze podataka, gdje ćete morati evidenciji trajna koji ostaje nepromjenjiv problema. Kada postavite pokazivač u polju dopisa s svojstvo Samo dodavanje, po zadanom omogućena, nestat će se tekst u polju. Nije moguće primijeniti oblikovanja ili druge promjene na tekst.

Imajte na umu početak u programu Access 2013 i podatke dopisa vrste biti preimenovana Dugi tekst.

Kao kod tekstualnih polja, funkcije pretvaranja možete izvršavati i na podacima u polju Dopis.

Broj

U ovu vrstu polja možete unositi samo brojeve i možete izvoditi izračune vrijednosti u polju Broj.

Veliki broj

Možete unijeti samo brojeve u ovu vrstu polja, a možete izvoditi izračune vrijednosti u polju velikog broja. Imajte na umu velik broj vrste podataka dostupni su samo u Office 365 pretplatničku verziju programa Access.

Datum/Vrijeme

U ovu vrstu polja možete unositi samo datume i vremena. Ovisno o tome kako dizajner baze podataka postavi polje, možete se susresti s ovim uvjetima:

  • Ako je dizajner maske za unos za polje (niz znakova slova i rezerviranih mjesta koji se prikazuju prilikom odabira polja), morate unijeti podatke u za to predviđen i oblik koji omogućuje maske. Ako, na primjer, ako vidite maska MMM_DD_YYYY, morate upisati LIS 11 2017 u za to predviđen prostor. Ne možete unijeti puni naziv mjeseca ili vrijednost dvije znamenke godine.

  • Ako je dizajner niste stvorili maske za unos da biste odredili način unosa datuma ili vremena, možete unijeti vrijednost koristeći bilo koji valjani oblik datuma ili vremena. Na primjer, možete upisati 11 Oct. 2017, 10 i 11/17, listopad 11, 2017, i tako dalje.

  • Dizajner baze podataka može primijeniti oblika prikaza za polje. U tom slučaju ako postoji maske za unos, možete unijeti vrijednost u gotovo bilo kojem obliku, ali Access prikazuje datume u skladu s oblik prikaza. Na primjer, možete unijeti 11/10/2017, ali oblik prikaza može biti postavljen tako da se prikazuje vrijednost kao 11 LIS 2017.

Valuta

U ovu vrstu polja možete unositi samo valutne vrijednosti. Ne morate ručno unositi simbol valute. Po zadanome, Access primjenjuje simbol valute (¥, £, $ i tako dalje) određen u regionalnim postavkama sustava Windows.

Samonumeriranje

Ni u jednom trenutku ne možete unositi ili mijenjati podatke u ovoj vrsti polja. Access povećava vrijednosti u polju Samonumeriranje svaki put kad tablici dodate novi zapis.

Izračunato

Ne možete unijeti ili promijenite podatke u ovu vrstu polja u bilo kojem trenutku. Rezultati ovo polje ovise o izraza koje ste definirali. Access ažurira vrijednosti u polju izračunata prilikom svakog dodavanja ili Uredi novi zapis u tablicu. Imajte na umu vrste podataka izračunata dodani početak pristup u programu Access 2010.

Da/Ne

Kada pritisnete polje koje je postavljeno na ovu vrstu podataka, Access prikazuje potvrdni okvir ili padajući popis, ovisno o tome kako ste oblikovali polje. Ako oblikujete polje tako da prikazuje popis, s popisa možete odabrati Da ili Ne, True ili False, ili Uključeno ili Isključeno, što opet ovisi o oblikovanju primijenjenom na polje. Ne možete izravno iz obrasca ili tablice unositi vrijednosti u popis ili mijenjati vrijednosti u popisu.

OLE objekt

Ovu vrstu polja koristite kad želite prikazati podatke iz datoteke stvorene drugim programom. Na primjer, u polju OLE objekta možete prikazati tekstualnu datoteku, grafikon programa Excel ili spremište slajdova programa PowerPoint.

Privici omogućuju brži, jednostavniji i fleksibilniji način prikaza podataka iz ostalih programa. Dodatne informacije potražite u odjeljku Privitak u nastavku ove tablice.

Hiperveza

Možete unijeti podatke u ovu vrstu polja, a pristup prelama u web-adrese. Na primjer, ako upišite vrijednost u polju, Access okružuje tekst pomoću http://www. your_text.com. Ako unesete valjani web-adresu, veza će funkcionirati. U suprotnom veza rezultirat će se poruka o pogrešci. Osim toga, uređivanje postojeće hiperveze može biti teško jer pritiskom na polje hiperveze mišem pokreće preglednik i vodi vas na web-mjesta koja je navedena u vezu. Da biste uredili polje hiperveze, odaberite susjedno polje, koristite tipke TAB ili strelica za premještanje žarišta na polje hiperveze i zatim pritisnite tipku F2 da biste omogućili uređivanje.

Privitak

U ovu vrstu polja možete prilagati podatke iz drugih programa, ali ne možete putem tipkovnice ili na drugi način unositi tekstualne ili numeričke podatke.

Informacije o korištenju polja privitka potražite u članku prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za traženje

Čarobnjak za traženje nije vrsta podataka. Umjesto toga, čarobnjak koristite za stvaranje dvije vrste padajućih popisa: popisa vrijednosti i polja pretraživanja. Popis vrijednosti koristi razgraničeni popis stavki koje unosite ručno prilikom korištenja čarobnjaka za traženje vrijednosti. Te vrijednosti mogu biti neovisne o svim drugim podacima ili objektima u bazi podataka.

Nasuprot tome, polje pretraživanja koristi upit za dohvaćanje podataka iz neke druge tablice u bazi podataka ili na drugom mjestu kao što je poslužitelj koji izvršava SharePoint. Polje s vrijednostima zatim prikazuje podatke u padajućem popisu. Prema zadanim postavkama, čarobnjak za traženje postavlja polje tablice na vrstu podataka broj.

Možete raditi izravno u tablice, kao i u obrascima i izvješćima polja s vrijednostima. Prema zadanim postavkama, vrijednosti u polja s vrijednostima pojavljuju se u vrsti kontrole popisa s nazivom kombinirani okvir – na popisu koji sadrži padajuću strelicu: prazno polje pretraživanja . Ovisno o tome kako je dizajner postavio polje s vrijednostima i kombinirani okvir, možete uređivati stavke na popisu i dodavanje stavki na popisu. Da biste to učinili, dizajner baze podataka morate postaviti svojstva polja s vrijednostima (svojstvo naziva Ograniči na popis, a je da biste ga isključili).

Ako ne možete izravno uređivati vrijednosti na popisu pretraživanje, morate dodati ili promijeniti podatke na unaprijed definiranom popisu vrijednosti ili u tablici koja služi kao izvor za polje s vrijednostima. Informacije o tome potražite u članku Uređivanje stavki u polju vrijednosti, u nastavku ovog članka.

Konačno, prilikom stvaranja polja pretraživanja, po izboru ga možete postaviti kako bi podržavalo višestruke vrijednosti. Kad to učinite, rezultirajući popis prikazuje potvrdni okvir do svake stavke popisa i možete označiti ili očistiti koliko god je stavki potrebno. Ova slika ilustrira uobičajene popise s više vrijednosti:

popis potvrdnog okvira.

Informacije o stvaranju polja s više vrijednosti i korištenju dobivenih popisa potražite u člancima Korištenje popisa koji pohranjuje višestruke vrijednosti i Vodič kroz polja s više vrijednosti.

Napomena : Vrste podataka privitak, izračunata i velikog broja nisu dostupne u datotečni oblici .mdb.

Kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka

Osim dizajnerskih principa koji kontroliraju strukturu baze podataka i vrsta podataka koje kontroliraju što je moguće unijeti u određeno polje, nekoliko svojstava polja također može utjecati na način unosa podataka u bazu podataka programa Access.

Prikaz svojstava za polja tablice

Access omogućuje dva načina da biste pogledali svojstva za polje u tablici. Možete koristiti kontrole za razmjenu izravnih poruka ili otvorite tablicu u prikazu dizajna. Sljedeći koraci objašnjavaju kako koristiti obje tehnike.

Prikaz svojstava tablice na kartici Podatkovna tablica

  1. U navigacijskom oknu dvostruko pritisnite tablicu koju želite koristiti.

  2. Kliknite karticu polja i kontrole u grupi Oblikovanje da biste pogledali svojstva za svako polje tablice. Bilješke, ako koristite programa Access 2007, pronaći ćete popis za razmjenu izravnih poruka u grupi Vrsta podataka i oblikovanje .

Prikaz svojstava tablice u prikazu dizajna

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu i kliknite Prikaz dizajna Slika gumba na izborniku prečaca.

    Access otvara tablicu u rešetki dizajna.

  2. U donjem dijelu rešetke dizajna pritisnite karticu Općenito ako već nije odabrana.

    –ili–

    Za prikaz svojstava za polje pretraživanja pritisnite karticu Pretraživanje.

    Polje pretraživanja je polje tablice koje za učitavanje vrijednosti iz jedne ili više tablica u bazi podataka koristi upit. Prema zadanim postavkama, polje pretraživanja predstavlja te vrijednosti u obliku popisa. Ovisno o tome kako dizajner baze podataka postavi polje pretraživanja, možete odabrati jednu ili više stavki s popisa.

U sljedećoj tablici popisana su svojstva koja imaju najveći utjecaj na unos podataka i objašnjava utjecaj na unos podataka.

Svojstvo

Mjesto u rešetki dizajna tablice

Moguće vrijednosti

Ponašanje prilikom pokušaja unosa podataka

Veličina polja

Kartica Općenito

0-255

Ograničenje znakova vrijedi samo za polja za koja je vrsta podataka postavljana u Tekst. Ako pokušate unijeti više od navedenog broja znakova, polje ih izrezuje.

Obavezno

Kartica Općenito

Da/Ne

Kad je uključeno, ovo vas svojstvo navodi da unesete vrijednost u polje, a Access ne dopušta spremanje novih podataka sve dok ne dovršite traženo polje. Kad je isključeno, polje prihvaća null vrijednosti što znači da polje može ostati prazno.

Napomena : Null vrijednost nije isto što i nulta vrijednost. Nula je znamenka, a "null" je vrijednost koja nedostaje, nije definirana ili je nepoznata.

Dopusti nizove duljine nula

Kartica Općenito

Da/Ne

Kad je uključeno, možete unositi nizove nulte duljine — nizove koji ne sadrže znakove. Za stvaranje niza nulte duljine unesite par dvostrukih navodnika u polje ("").

Indeksirano

Kartica Općenito

Da/Ne

Kad indeksirate polje tablice, Access vas sprječava u dodavanju dvostrukih vrijednosti. Također, možete stvoriti indeks iz više od jednog polja. Ako to učinite, možete duplicirati vrijednosti u jednom polju ali ne i u oba polja.

Maska za unos

Kartica Općenito

Unaprijed definirani ili prilagođeni skupovi slova i rezerviranih mjesta

Maske za unos navodi unos podataka u unaprijed definiranog oblika. Maska se pojavljuje prilikom odabira polja u tablici ili kontrole na obrascu. Ako, na primjer, pretpostavimo da kliknite polje datuma i skup znakova: MMM-DD-YYYY. To je maske za unos. Navodi da unesete vrijednosti mjeseca kao skraćenica od tri slova, kao što su RUJ, a vrijednost za godinu kao četveroznamenkasti broj – na primjer, LIS-15-2017.

Napomena : Zapamtite da ulazne maske kontroliraju samo način unosa podataka ali ne i način na koji Access te podatke sprema ili prikazuje.

Dodatne informacije o stvaranju i korištenju maski za unos potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos. Dodatne informacije o načinu na koji Access pohranjuje i prikazuje podatke o datumu/vremenu potražite u članku Unesite vrijednost datuma ili vremena.

Ograniči na popis

Kartica Pretraživanje

Da/Ne

Omogućuje ili onemogućuje promjene stavki u polje s vrijednostima. Novi korisnici programa Access ponekad pokušajte ručno mijenjati stavke u polje s vrijednostima. Kada Access onemogućuje mijenjanje stavki u polju, ovo svojstvo je postavljeno na da. Ako je ovo svojstvo omogućeno, a morate promijeniti stavke na popisu, morate otvoriti na popisu (Ako ste u nastavku da biste uredili popis vrijednosti) ili tablicu koja sadrži izvor podataka za popis (Ako želite urediti polje pretraživanja) i promijeniti u vrijednosti. Dodatne informacije o korištenju polja pretraživanja potražite u članku Uređivanje stavki u polju vrijednosti, u nastavku ovog članka.

Dopusti uređivanja popisa vrijednosti

Kartica Pretraživanje

Da/Ne

Omogućuje ili onemogućuje naredbu Uredi stavke popisa za popise vrijednosti ali ne i za polja pretraživanja. Za omogućavanje ove naredbe za polja pretraživanja unesite valjani naziv obrasca u svojstvo Obrazac uređivanja stavki popisa. Naredba Dopusti uređivanje popisa vrijednosti pojavljuje se u izborniku prečacu koji otvarate pritiskom desne tipke miša na okvir popisa ili kontrolu kombiniranog okvira. Kad izvedete naredbu, pojavljuje se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa. Također, ako navedete naziv obrasca u svojstvu Obrazac uređivanja stavki popisa, Access pokreće taj obrazac umjesto prikazivanja dijaloškog okvira.

Napomena : Naredbu Uređivanje stavki popisa možete pokrenuti iz kontrola okvira popisa ili kombiniranog okvira koje se nalaze na obrascima i iz kontrola kombiniranog okvira koje se nalaze u tablicama i skupovima rezultata upita. Obrasci moraju biti otvoreni u prikazu dizajna ili prikazu pregleda; tablice i skupovi rezultata upita moraju biti otvoreni u prikazu podatkovne tablice.

Obrazac uređivanja stavki popisa

Kartica Pretraživanje

Naziv obrasca za unos podataka

Unesete li naziv obrasca za unos podataka kao vrijednost u ovom svojstvu tablice, taj se obrazac otvara kad korisnik izvede naredbu Uredi stavke popisa. Inače, kad korisnici izvode naredbu pojavljuje se dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa izravno u tablicu u prikazu podatkovne tablice

Tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice nalikuje radnom listu programa Excel i možete upisivati ili lijepiti podatke u jedno ili više polja — ekvivalent ćeliju na radnom listu.

U nastavku rada imajte na umu ove činjenice.

  • Ne morate izričito spremati podatke. Access pamti promjene tablice prilikom premještanja pokazivača u novo polje u istom retku ili u drugi redak.

  • Prema zadanim postavkama, polja u bazi podataka programa Access postavljena su na prihvaćanje određene vrste podataka kao što je tekst ili brojevi. Potrebno je unijeti vrstu podataka na čije je prihvaćanje polje postavljeno. Ako to nije slučaj, Access prikazuje poruku o pogrešci:

    poruka o pogrešci vrijednosti koja nije valjana

  • Na polje može biti primijenjena maska za unos. Maska za unos je skup slova i rezerviranih mjesta koji vas prisiljavaju na unos podataka u određenom obliku.

    Dodatne informacije o maskama za unos potražite u članku kontrola oblicima unosa podataka pomoću maski za unos.

  • Uz iznimku privitaka i popisa s više vrijednosti, možete unijeti samo jedan zapis u većini polja. Ako ne znate prihvaća li polje privitke, možete provjeriti svojstva polja. Da biste to učinili, pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku. Uvijek možete identificirati popis s više vrijednosti jer Access prikazuje potvrdni okvir pokraj svake stavke popisa.

Unos podataka u tablicu

  1. U navigacijskom oknu dvostruko pritisnite tablicu koju želite koristiti.

    Prema zadanim postavkama, Access otvara tablicu u prikazu podatkovne tablice — rešetka koja odgovara radnom listu programa Excel.

  2. Pritisnite ili na neki drugi način postavite žarište na prvo polje koje želite koristiti i zatim unesite podatke.

  3. Za premještanje na sljedeće polje u istom retku pritisnite TAB, koristite strelice desno ili lijevo ili pritisnite ćeliju u sljedećem polju.

    Kad pritisnete TAB, prema zadanim postavkama Access koristi regionalne postavke za određivanje pomiče li se time pokazivač ulijevo ili udesno. Ako računalo koristi jezik koji se čita slijeva nadesno, pokazivač se prilikom pritiska tipke TAB pomiče udesno. Ako računalo koristi jezik koji se čita zdesna nalijevo, pokazivač se pomiče ulijevo.

    Za premještanje na sljedeću ćeliju u stupcu koristite strelice gore ili dolje ili pritisnite željenu ćeliju.

Primjena oblikovanja obogaćenog teksta na podatke u polju dugi tekst (odobrenje)

  1. Tablicu otvorite u prikazu podatkovne tablice, odaberite polje dugi tekst. Ako koristite Access 2007 ili Access 2010 bio polja dopisa.

    Obično sadrže polja dugi tekst komentara ili bilješke, pa možete potražiti polje pod nazivom "Komentari" ili "Bilješke". Ako i dalje ne možete pronaći polje dugi tekst, pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku.

  2. Na kartici Polazno u grupi Font pomoću gumba i izbornika Oblikovanje teksta.

    Slika vrpce programa Access

    Možete primjenjivati različite fontove i veličine, stavljati tekst u podebljano ili kurziv, mijenjati boje i tako dalje.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa korištenjem obrasca

Obrasci za unos podataka pružaju jednostavniji, brži i točniji način unosa podataka. Obrasce obično stvarate kada je potrebno unijeti podatke u više od jedne tablice istovremeno. Obrasce stvarate i kad želite sakriti neka polja u tablici, kad bazu podataka želite učiniti jednostavnijom za korištenje (korak koji može smanjiti troškove obuke) i kad želite osigurati točan unos podataka.

Kako koristiti obrazac za uređivanje podataka ovisi o dizajnu obrasca. Obrasci mogu sadržavati bilo koji broj kontrola, kao što su popisi, tekstni okviri, gumbi i podatkovnim tablicama – rešetke koje izgledaju kao radni listovi programa Excel. U nizu, svaka kontrola na obrascu ili čita podatke iz ili piše podataka za polje tablice u podlozi. Što učiniti s određenom kontrolom ovisi o vrsti podataka koje ste postavili za polje tablice u podlozi, svim svojstvima postavljenima za to polje i vjerojatno o nekoliko svojstava koje je dizajner postavio za svaku kontrolu. Dodatne informacije o vrstama podataka i svojstva polja utjecaj unos podataka potražite u odjeljcima Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka i kako svojstva polja tablice utječu na način unosa podataka, u ranije u ovom članku.

Sljedeći odjeljci objašnjavaju upotrebu najčešćih kontrola za unos podataka. Ako imate pitanja o određenoj bazi podataka, obratite se svojem administratoru sustava i dizajneru baze podataka.

Dodavanje ili uređivanje teksta u tekstnom okviru

Prilikom dodavanja ili uredite tekst u tekstnom okviru, radite s podacima u tekst ili dugo polju teksta (odobravanju). U nastavku, zapamtite da možete postaviti polja dugi tekst (ili kontrolu koja je povezana s poljem dugi tekst) da biste podržava oblikovanje obogaćenog teksta, a zatim primjene različitih fontova, veličina, stilova i boja na tekst.

Uređivanje teksta u tekstnom okviru

  • Postavite pokazivač u tekstni okvir i promijenite podatke. Imajte na umu da nećete moći izvršiti izračune brojeva u tekst ili dugi tekst (odobravanju) polja.

Primjena oblikovanja obogaćenog teksta

Napomena : Samo kad je tekstni okvir povezan s poljem dugi tekst (odobrenje), slijedite ove korake. Pogledajte korake u Prikaz svojstava za polja tabliceranije u ovom članku.

  1. Otvorite obrazac u prikazu obrasca ili izgleda ili je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice, odaberite polje dugi tekst (odobravanju).

  2. Na kartici Polazno u grupi Font pomoću gumba i izbornika Oblikovanje teksta.

    Slika vrpce programa Access

    Možete primjenjivati različite fontove i veličine, stavljati tekst u podebljano ili kurziv, mijenjati boje i tako dalje.

Unos podataka korištenjem popisa

Popise možete koristiti u obrascima te u tablicama i skupovima rezultata upita otvorenima u prikazu podatkovne tablice — rešetka koja nalikuje radnom listu programa Excel.

Kad popis koristite s obrascem, možete vidjeti kontrolu kombiniranog okvira ili kontrolu okvira popisa. Na ovim su slikama prikazane kontrole kombiniranog okvira odnosno okvira popisa.

prazno polje pretraživanja

kontrola osnovnog okvira popisa na obrascu

Prilikom korištenja popisa u tablici ili skupu rezultata upita, Access prema zadanim postavkama koristi kombinirani okvir.

Osim toga, popisi mogu podržavati višestruke vrijednosti. Ako vam se prikazuje popis s potvrdnim okvirom pokraj svake stavke popisa, možete odabrati koliko god 100 stavki na popisu. Popise s višestrukim vrijednostima koje stvarate bez programiranja možete riješiti uobičajene poslovne probleme. Na primjer, pretpostavimo da koristite bazu podataka programa Access za praćenje problema podrške klijentima. Ako vam je potrebna da biste dodijelili većem broju osoba problem, možete koristiti popis s više vrijednosti. Ove slike prikazuju uobičajene popise s višestrukim vrijednostima.

Padajući popis s potvrdnim okvirom u otvorenom stanju.   popis potvrdnog okvira.

Možete također uređivati stavke na popisu. Ako vi ili dizajner baze podataka omogućite naredbu, stavke popisa možete dodati, promijeniti i ukloniti izravno s popisa. Ipak, dizajneri baze podataka mogu onemogućiti naredbu tako da ona možda neće biti dostupna za sve baze podataka.

Koraci u sljedećim sekcijama objašnjavaju korištenje i uređivanje popisa.

Biranje stavki s padajućeg popisa

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

    Napomena : Obrasce je potrebno otvoriti u prikazu obrasca ili prikazu izgleda. Tablice i skupovi rezultata upita potrebno je otvoriti u prikazu podatkovne tablice.

  2. Pritisnite strelicu dolje pokraj popisa i zatim odaberite željenu stavku.

  3. Za primjenu izbora na bazu podataka premjestite pokazivač na drugo polje.

Biranje stavki iz okvira popisa

  1. Otvorite obrazac koji sadrži popis.

  2. Pomičite popis stavki u okviru popisa i odaberite željenu stavku.

  3. Za primjenu izbora na bazu podataka premjestite pokazivač na drugo polje.

Odaberite stavke s padajućeg popisa s potvrdnim okvirom

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

    Napomena : Padajuće popise s potvrdnim okvirom možete koristiti u obrascima, tablicama i skupovima rezultata upita. Za ovo je potrebno otvoriti obrasce u prikazu obrasca ili prikazu pregleda te otvoriti tablice i skupove rezultata u prikazu podatkovne tablice.

  2. Pritisnite strelicu dolje pokraj popisa.

  3. Odaberite do 100 potvrdnih okvira i zatim pritisnite U redu.

Biranje stavki s padajućeg popisa s potvrdnim okvirom

  1. Otvorite obrazac koji sadrži popis.

    Napomena : Potrebno je otvoriti obrazac u prikazu obrasca ili prikazu pregleda.

  2. Pritisnite strelicu dolje pokraj popisa.

  3. Odaberite do 100 potvrdnih okvira i zatim pritisnite U redu.

Uređivanje stavki na popisu

Napomena : Na obrascu, u tablici ili u skupu rezultata upita moguće je uređivati sve vrste popisa. Imajte na umu da je potrebno otvoriti obrasce u prikazu obrasca ili prikazu pregleda te otvoriti tablice i skupove rezultata u prikazu podatkovne tablice. Također, imajte na umu da dizajner baze podataka ili IT odjel mogu onemogućiti ovu naredbu tako da ona možda neće biti dostupna za sve stavke.

  1. Otvorite obrazac, tablicu ili skup rezultata upita koji sadrži popis.

  2. Desnom tipkom miša pritisnite popis koji želite uređivati i zatim pritisnite Uredi stavke popisa.

    Pojavit će se dijaloški okvir ili obrazac za unos podataka. Ono što vidite na zaslonu ovisi o vrsti popisa koji želite uređivati. Access koristi dvije osnovne vrste popisa — popis vrijednosti i popis pretraživanja. Popis vrijednosti prikazuje skup stavki koje je moguće unijeti ručno, a popis pretraživanja koristi upit za učitavanje podataka iz jedne ili više tablica. Napravite jedno od sljedećeg.

    • Ako uređujete popis vrijednosti, za uređivanje podataka popisa koristite dijaloški okvir Uređivanje stavki popisa i zatim nakon dovršetka pritisnite U redu.

    • Ako uređujete popis pretraživanja, pojavljuje se obrazac za unos podataka. Koristite ovaj obrazac za uređivanje podataka popisa.

Vrh stranice

Uređivanje stavki u polju pretraživanja

Polje pretraživanja predstavlja popis podataka korištenjem kojeg korisnici mogu odabrati jednu ili više stavki. Moguće je stvoriti dvije popisa pretraživanja.

  • Popisi vrijednosti    Sadrže nepromjenjivi skup vrijednosti koje unosite ručno. Vrijednosti su smještene u svojstvu Izvor retka polja pretraživanja.

  • Popisi pretraživanja    Za učitavanje vrijednosti iz druge tablice koriste upit. Svojstvo Izvor retka polja sadrži upit umjesto nepromjenjivog popisa vrijednosti.

Prema zadanim postavkama, Access prikazuje podatke pretraživanja u padajućem popisu iako možete odrediti kontrolu okvira popisa. Padajući popis se otvara za predstavljanje popisa i zatvara nakon odabira. Suprotno tome, okvir popisa ostaje cijelo vrijeme otvoren.

Možete pokrenuti naredbu Uredi stavke popisa ili možete urediti podatke izravno u svojstvo Izvor retka ili izvornoj tablici. Informacije o korištenju naredbe Uredi stavke popisa , potražite u članku unos podataka na temelju popisaranije u ovom članku. Koraci u ovom odjeljku objašnjavaju kako urediti stavke izravno u svojstvo Izvor retka ili izvornoj tablici. Postupak slijedi nekoliko korake.

  • Identificirajte polje pretraživanja. Prilikom rada s obrascem slijedite nešto drugačiji postupak nego prilikom rada s tablicom.

  • Odredite vrstu polja pretraživanja — popis vrijednosti ili popis pretraživanja. Ako koristite popis pretraživanja, identificirate izvornu tablicu koja dobavlja podatke za polje pretraživanja.

  • Uredite stavke na popisu vrijednosti.

    -ili-

    Otvorite izvornu tablicu za popis pretraživanja i uredite podatke u tablici.

Identificiranje polja pretraživanja s obrasca

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša pritisnite obrazac i pritisnite Prikaz dizajna.

    -ili-

    Ako je obrazac već otvoren, desnom tipkom miša možete pritisnuti karticu obrasca te na izborniku prečacu pritisnuti Prikaz dizajna.

    –ili–

    Na kartici Polazno u grupi Prikaz kliknite gumb za Prikaz da biste se prebacivali između dostupnih prikaza. Umjesto toga, kliknite strelicu u odjeljku Prikaz, a zatim odaberite neku od dostupnih prikaza na izborniku...

    Slika vrpce programa Access

  2. Desnom tipkom miša pritisnite okvir popisa i pritisnite Svojstva.

  3. Na listu svojstava pritisnite karticu Sve i pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka. Svojstvo Vrsta izvora retka trebalo bi sadržavati Popis vrijednosti ili Tablica/Upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis stavki odvojenih točkama sa zarezom ili upit. Po potrebi, povećajte list svojstava kako biste mogli pročitati popis stavki ili upit.

    Popisi vrijednosti obično koriste ovu osnovnu sintaksu: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki zatvorenih dvostrukim navodnicima i odvojenih točkama sa zarezom.

    Upita odabiranja pomoću ove osnovne sintakse: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polje u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo na tablicu ili upit. Najvažnije je zapamtiti sljedeće: uvjeti SELECT ne mogu sadržavati naziv tablice ili upita, iako sadrže naziv barem jednog polja. Međutim, svi uvjeti FROM moraju se odnositi na tablicu ili upit. Prema tome, uvijek možete pronaći izvornu tablicu ili izvorni upit za polje pretraživanja čitanjem uvjeta FROM.

  4. Učinite jedno od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Svaku stavku potrebno je zatvoriti u dvostruke navodnike i odvojiti točkama sa zarezom.

    • Ako se upit na popisu pretraživanja odnosi na drugi upit, u navigacijskom oknu otvorite taj drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša pritisnite upit i pritisnite Prikaz dizajna). Zabilježite naziv tablice koji se pojavljuje u gornjoj sekciji dizajnera upita i zatim prijeđite na sljedeći korak.

      -ili-

      Ako se upit u polju Pretraživanje odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Dvostruko pritisnite tablicu u navigacijskom oknu za njezino otvaranje u prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Identificiranje polja pretraživanja iz tablice

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša pritisnite tablicu i pritisnite Prikaz dizajna.

  2. U gornjoj sekciji dizajnerske rešetke, u stupcu Vrsta podataka pritisnite ili na neki drugi način postavite žarište na bilo koje polje Tekst, Broj ili Da/Ne.

  3. U donjoj sekciji dizajnerske rešetke pritisnite karticu Pretraživanje i zatim pogledajte svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka.

    Svojstvo Vrsta izvora retka mora biti postavljeno na Popis vrijednosti ili Tablica/Upit. Svojstvo Izvor retka mora sadržavati popis vrijednosti ili upit.

    Popisi vrijednosti pomoću ove osnovne sintakse: " "stavka";" Stavka";" stavke ""

    U ovom slučaju, popis je skup stavki zatvorenih dvostrukim navodnicima i odvojenih točkama sa zarezom.

    Obično upita odabiranja koriste ovu osnovnu sintaksu: Odaberite [naziv_tablice_ili_upita]. [ čemu] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U ovom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM). Prvi uvjet se odnosi na tablicu ili upit i polje u toj tablici ili upitu. Drugi uvjet odnosi se samo na tablicu ili upit. Najvažnije je zapamtiti sljedeće: uvjeti SELECT ne mogu sadržavati naziv tablice ili upita, iako sadrže naziv barem jednog polja. Međutim, svi uvjeti FROM moraju se odnositi na tablicu ili upit. Prema tome, uvijek možete pronaći izvornu tablicu ili izvorni upit za polje pretraživanja čitanjem uvjeta FROM.

  4. Učinite jedno od sljedećeg.

    • Ako koristite popis vrijednosti, uredite stavke na popisu. Svaku stavku potrebno je zatvoriti u dvostruke navodnike i odvojiti točkama sa zarezom.

    • Ako se upit u polju pretraživanja odnosi na drugi upit, u navigacijskom oknu otvorite taj drugi upit u prikazu dizajna (desnom tipkom miša pritisnite upit i pritisnite Prikaz dizajna). Zabilježite naziv tablice koji se pojavljuje u gornjoj sekciji dizajnera upita i zatim prijeđite na sljedeći korak.

      -ili-

      Ako se upit u polju Pretraživanje odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice i prijeđite na sljedeći korak.

  5. Dvostruko pritisnite tablicu u navigacijskom oknu za njezino otvaranje u prikazu podatkovne tablice, a zatim po potrebi uredite stavke popisa.

Vrh stranice

Unos nizova nulte duljine

Access omogućuje razlikovanje dviju vrsta praznih vrijednosti: null vrijednosti i nizova nulte duljine. Null vrijednosti ukazuju na nepoznatu vrijednost, a nizovi nulte duljine ukazuju na polja koja mogu sadržavati razmak. Na primjer, pretpostavimo da imate tablicu podataka o korisnicima te da ona sadrži polje broja faksa. Ako ne znate broj faksa klijenta, polje možete ostaviti praznim. U tom slučaju, ostavljanje polja praznim unosi null vrijednost što znači da ne vam vrijednost nije poznata. Ako kasnije ustanovite da klijent nema faks, možete unijeti niz nulte duljine u polje za naznačavanje da znate da vrijednost ne postoji.

Napomena : Imajte na umu da možete postaviti svojstvo koje polja sprječava u prihvaćanju null vrijednosti. Dodatne informacije o postavljanju svojstvo potražite u članku Kako vrste podataka utječu na način unosa podataka, ranije u ovom članku.

  1. Otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice ili obrazac u prikazu obrasca ili prikazu pregleda.

  2. Odaberite željena polja i upišite dvostruke navodnike bez razmaka ("").

  3. Premjestite pokazivač na drugi zapis za primjenu promjena na bazu podataka. Prema zadanim postavkama, navodnici nestaju.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa uvozom ili povezivanjem s podacima

Možete uvesti ili povezivanje s podacima iz različitih izvora, uključujući druge baze podataka programa Access, radne knjige programa Excel, tekstnih datoteka i dokumenata programa Word i popise na poslužitelje s programom Microsoft SharePoint Services.

Objašnjavanje načina uvoza i povezivanja s podacima izvan je raspona ovog članka. Ove veze vode prema informacijama o uvozu i povezivanju s podacima.

Vrh stranice

Načini uštede vremena prilikom unosa podataka

Access pruža različite načine ubrzavanja postupka unosa podataka. Procedure u sljedećim sekcijama objašnjavaju kako postaviti zadanu vrijednost za polja i popise u obrascima i način korištenja tipki prečaca za ponovno korištenje vrijednosti prilikom sortiranja podataka.

Postavljanje zadane vrijednosti za polje ili kontrolu

Ako velik broj zapisa dijeli istu vrijednost za određeno polje, kao što je grad ili zemlja/regija, možete uštedjeti vrijeme postavljanjem zadane vrijednosti za kontrolu vezanu s tim poljem. Prilikom otvaranja obrasca ili stvaranja novog zapisa, prema zadanim se postavkama zadana vrijednost pojavljuje se u toj kontroli.

Postavljanje zadane vrijednosti za kontrolu

  1. Otvorite obrazac u prikazu dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite kontrolu s kojom želite raditi, a zatim kliknite Svojstva.

  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Zadana vrijednost na željenu vrijednost.

  4. Za postavljanje nove zadane vrijednosti ponovite korake 1-3.

Određivanje različite vrijednosti

  • Kod vrijednosti u obliku teksta, unesite novi podatak. Zadanu vrijednost možete prebrisati u bilo kojem trenutku.

    –ili–

  • Kod vrijednosti na popisu, odaberite novu vrijednost s popisa.

Ponovno korištenje vrijednosti prilikom sortiranja

Kako se krećete između zapisa, možda će biti potrebno sortirati svaki zapis korištenjem iste vrijednosti. Kada to učinite, možete uštedjeti vrijeme pomoću tipke prečaca za ponavljanje te vrijednosti sortiranja. Na primjer, pretpostavimo da sortirate popise narudžbi prema vrsti proizvoda. U prvi zapis upišite mekih pića za sortiranje prema narudžbama u kojima su klijenti kupili mekih pića. Kad premjestite na sljedeći zapis, možete kopirati i ponovno korištenje vrijednost sortiranja.

Napomena : Ovi koraci podrazumijevaju da je u obrazac otvoren u prikazu obrasca.

  1. Prijeđite na polje koje ponovo koristi vrijednost iz polja s kojim se podudara u prethodnom zapisu.

  2. Pritisnite CTRL+' (apostrof).

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×