Brisanje jednog ili više zapisa iz baze podataka

Brisanjem netočnih ili zastarjelih podataka možete omogućiti brže i jednostavnije korištenje baze podataka programa Access. Ako, primjerice, premjestite podatke iz prethodnog kalendara ili fiskalnog tromjesečja u skup tablica arhiva u drugoj bazi podataka, moći ćete smanjiti veličinu radne baze podataka i omogućiti joj da brže radi. Ako uklonite netočne ili duplicirane podatke, možete smanjiti poslovne troškove.

U ovom se članku objašnjava kako izbrisati podatke iz baze podataka programa Access. U njemu se objašnjava i kako izbrisati podatke iz pojedinačnih polja, što je relativno jednostavan postupak, te kako izbrisati čitave zapise, što je ponekad mnogo složeniji postupak.

Napomena : Da biste razumjeli i koristili informacije navedene u ovom članku, morate najprije razumjeti koncepte primarnih i vanjskih ključeva. Da biste saznali uvodne informacije o primarnim i vanjskim ključevima, pročitajte članak Osnove dizajna baza podataka.

Sadržaj članka

O brisanju podataka

Brisanje podataka u polju

Brisanje podataka na popisu

Brisanje nepovezanih zapisa iz baze podataka

Brisanje povezanih zapisa iz baze podataka pomoću upita s brisanjem

O brisanju podataka

Access pruža nekoliko vrsta ili razina brisanja podataka. Možete izbrisati podatke iz pojedinačnih točki podataka u zapisu, izbrisati čitave zapise iz tablice ili pak izbrisati čitave tablice.

Pojedinačne vrijednosti brišete kada želite da neke ili sve točke podataka u zapisu budu prazne, no i dalje želite zadržati sam zapis (redak) na njegovu mjestu u tablici. Brisanje vrijednosti podataka relativno je jednostavno; samo odaberite dio podataka ili pak sve podatke u polju i pritisnite tipku DELETE.

Kada izbrišete čitavi zapis, uklonit ćete sve podatke u svim poljima, kao i ključnu vrijednost zbog koje je zapis jedinstven. Tim postupkom uklanjate čitav redak iz tablice. Pojedinačne zapise možete izbrisati ručno ili pak stvoriti upite s brisanjem koji istovremeno uklanjaju velik broj zapisa.

Ako zapisi koje želite izbrisati nisu povezani s drugim podacima u bazi podataka, postupak brisanja prilično je jednostavan. Možete odabrati čitavi redak i pritisnuti tipku DELETE ili pak stvoriti i pokrenuti upit s brisanjem. Ako su pak zapisi koje želite izbrisati povezani s drugim podacima i nalaze se na strani jednog člana u odnosu jedan-prema-više, morat ćete poduzeti dodatne korake jer Access prema zadanom ne dopušta brisanje povezanih podataka. Osim toga, imajte na umu da nakon brisanja čitavog zapisa to brisanje ne možete poništiti. Upravo zbog toga prije brisanja podataka uvijek sigurnosno kopirajte bazu podataka.

Brisanje čitavih tablica nije toliko složeno kao brisanje podataka iz polja ili brisanje čitavih zapisa, no imajte na umu da prilikom brisanja cijele tablice možete prekinuti funkcionalnost nekih, a možda i svih baza podataka ako tablicu uklonite na nepravilan način. Osim toga, trajno ćete izgubiti sve podatke koji se nalaze u izbrisanoj tablici. Zbog tih razloga prije brisanja tablice uvijek sigurnosno kopirajte bazu podataka.

Ako razumijete dizajn relacijske baze podataka, moći ćete brže i preciznije izbrisati podatke. Ako ste novi korisnik programa Access ili relacijskih baza podataka, pročitajte članak Osnove dizajna baza podataka.

Postupci navedeni u sljedećim odjeljcima objašnjavaju kako izbrisati podatke iz pojedinačnih polja, kako izbrisati čitave zapise te kako izbrisati čitave tablice. U svakom su odjeljku navedene pozadinske informacije koje su potrebne za ispunjavanje određenog zadatka.

Brisanje podataka u polju

Podatke u pojedinačnim poljima možete brisati kada imate tablice ili upite otvorene u prikazu podatkovne tablice Slika gumba te kada imate obrasce za unos podataka otvorene u prikazima obrasca Slika gumba i rasporeda Slika gumba .

Brisanje podataka iz podatkovne tablice

  1. U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu ili upit koji želite koristiti. Na taj ćete način otvoriti tablicu ili upit u prikazu podatkovne tablice.

  2. Odaberite podatke koje želite izbrisati.

    Možete istaknuti dio podataka ili njih sve ili samo postaviti pokazivač u polje.

  3. Ako odaberete sve podatke u polju, pritisnite tipku DELETE.

    – ili –

    Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši.

    – ili –

    Ako postavite pokazivač u polje, po potrebi pritisnite tipku DELETE ili BACKSPACE.

Brisanje podataka iz obrasca

  1. U navigacijskom oknu dvokliknite obrazac koji želite koristiti. Na taj ćete način otvoriti obrazac u prikazu obrasca.

    – ili –

    U navigacijskom oknu odaberite obrazac koji želite koristiti, a zatim na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz i Prikaz rasporeda.

  2. Odaberite podatke koje želite izbrisati.

    Možete istaknuti dio podataka ili njih sve ili samo postaviti pokazivač u polje.

  3. Ako odaberete sve podatke u polju, pritisnite tipku DELETE.

    – ili –

    Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši.

    – ili –

    Ako postavite pokazivač u polje, po potrebi pritisnite tipku DELETE ili BACKSPACE.

    Napomene : Access će možda prikazati poruku o pogrešci i spriječiti vas u brisanju podataka. Pri brisanju vas može zaustaviti nekoliko čimbenika:

    • Prema zadanom ne možete brisati podatke iz nekih vrsta upita    Ne možete, primjerice, uređivati podatke koje je vratio unakrsni upit, kao ni uređivati ni uklanjati izračunata polja, odnosno vrijednosti koje formula izračuna tijekom korištenja baze podataka, a koje se ne nalaze u tablici. Ako je obrazac utemeljen na upitu koji ne može brisati podatke, iz obrasca nećete moći izbrisati podatke.

    • Nemate potrebne dozvole za brisanje podataka    Obratite se administratoru sustava ili dizajneru baze podataka.

    • Polje ne prihvaća prazne vrijednosti ni vrijednost nula    Ako imate potrebne dozvole, otvorite tablicu u prikazu dizajna i zatim promijenite svojstvo tablice Obavezno s postavke Da na Ne.

    • Pokušavate izbrisati informacije s popisa    U podatkovnoj tablici obrasca uvijek možete uočiti popis jer Access na jednom kraju postavlja strelicu prema dolje prazno polje pretraživanja . Informacije o brisanju vrijednosti na popisu potražite u sljedećem odjeljku ovog članka.

Vrh stranice

Brisanje podataka na popisu

Podatke možete izbrisati s dvije vrste popisa: popisa vrijednosti i popisa pretraživanja. Popisi vrijednosti prikazuju skup unaprijed definiranih vrijednosti koje vi ili dizajner baze podataka možete ručno unijeti. S druge strane, popisi pretraživanja koriste upit da bi dohvatili vrijednosti iz druge tablice ili upita, a te vrijednosti zatim ispunjavaju popis.

Stavke na popisu vrijednosti nalaze se u istoj tablici kao i druge vrijednosti zapisa. Podaci na popisu pretraživanja nalaze se pak u drugoj tablici ili više njih. Da biste uklonili podatke s popisa vrijednosti, otvorite tablicu i uredite stavke.

Uklanjanje podataka s popisa pretraživanja zahtijeva poduzimanje dodatnih koraka, a oni ovise o tome dohvaća li upit popisa pretraživanja podatke iz tablice ili drugog upita. Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na tablici, pronađite tu tablicu i polje koje sadrži podatke koji se pojavljuju na popisu. Nakon toga otvorite izvornu tablicu i uredite podatke u tom polju.

Ako je upit popisa pretraživanja utemeljen na nekom drugom upitu, morat ćete otvoriti taj drugi upit, pronaći izvornu tablicu i polje iz kojeg drugi upit dohvaća podatke, a zatim promijeniti vrijednosti u toj tablici.

Sljedeći postupci objašnjavaju kako izbrisati podatke na popisu vrijednosti i popisu pretraživanja.

Uklanjanje podataka s popisa vrijednosti

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite promijeniti pa na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje tablice koje sadrži popis vrijednosti.

  3. U donjem dijelu rešetke kliknite karticu Pretraživanje, a zatim pronađite svojstvo Izvor retka.

    Prema zadanim postavkama stavke na popisu vrijednosti okružuju navodnici, a one se razdvajaju točkama sa zarezom: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi uklonite stavke s popisa. Nemojte zaboraviti izbrisati navodnike koji okružuju svaku izbrisanu stavku. Osim toga, nemojte ostaviti početnu točku sa zarezom, nemojte ostavljati dvije točke sa zarezom jedne do druge (;;), a ako pak uklonite zadnju stavku popisa, izbrišite konačnu točku sa zarezom.

    Napomena : Ako izbrišete stavku s popisa vrijednosti, a zapisi u tablici već koriste tu izbrisanu stavku, ona će ostati dio zapisa sve dok ga ne promijenite. Recimo, primjerice, da vaša tvrtka ima skladište u gradu A, no zatim proda tu zgradu. Ako uklonite "Grad A" s popisa skladišta, u tablici ćete i dalje vidjeti "Grad A" sve dok ne promijenite te vrijednosti.

Uklanjanje podataka s popisa pretraživanja

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite promijeniti pa na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. U gornjem dijelu rešetke dizajna odaberite polje s vrijednostima.

  3. U donjem dijelu rešetke dizajna kliknite karticu Pretraživanje i pronađite svojstva Vrsta izvora retka i Izvor retka.

    Za svojstvo Vrsta izvora retka trebala bi biti prikazana vrijednost Tablica/upit, a svojstvo Izvor retka mora sadržavati upit koji se odnosi na tablicu ili neki drugi upit.

    Napomena : Upiti za polja s vrijednostima uvijek započinju riječi SELECT.

    Upit odabiranja obično (no ne uvijek) koristi sljedeću osnovnu sintaksu: SELECT [naziv_tablice_ili_upita].[naziv_polja] FROM [naziv_tablice_ili_upita].

    U tom slučaju upit sadrži dva uvjeta (SELECT i FROM) Prvi se uvjet odnosi na tablicu i polje koje se u njoj nalazi, dok se drugi odnosi samo na tablicu. Imajte na umu sljedeće: uvjet FROM uvijek prikazuje naziv izvorne tablice ili upita. Uvjeti SELECT možda neće uvijek sadržavati naziv tablice ili uvjeta, no uvijek sadrže naziv najmanje jednog polja. Svi se uvjeti FROM moraju odnositi na tablicu ili upit.

  4. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se upit u polju s vrijednostima odnosi na neki drugi upit, kliknite gumb Sastavi (na kartici Podaci lista svojstava kliknite Gumb sastavljača dalje) da biste otvorili upit u prikazu dizajna. Zabilježite naziv tablice koja se pojavi u gornjem dijelu dizajnera upita, a zatim nastavite na 5. korak.

    • Ako se upit u polju s vrijednostima odnosi na tablicu, zabilježite naziv tablice, a zatim nastavite na 5. korak.

  5. U navigacijskom oknu dvokliknite izvornu tablicu da biste je otvorili u prikazu podatkovne tablice.

  6. Pronađite polje koje sadrži podatke korištene na popisu pretraživanja, a zatim po potrebi uredite te podatke.

Vrh stranice

Brisanje nepovezanih zapisa iz baze podataka

Kada iz baze podataka izbrišete čitave popise, izbrisat ćete podatke koji se nalaze u svakom polju, ali i ključnu vrijednost, odnosno vrijednost koja zapis čini jedinstvenim. Ako zapis nije povezan ni sa kojim drugim zapisom (tj. ako se ključna vrijednost ne nalazi ni u kojem drugom zapisu ili tablici u bazi podataka), možete ga izbrisati tako da ga odaberete i pritisnete tipku DELETE. Ako želite izbrisati velik broj nepovezanih zapisa (više od broja koji želite izbrisati ručno), možete upotrijebiti upit s brisanjem da biste ih uklonili. Postupci u sljedećim odjeljcima objašnjavaju kako se izvode oba zadatka.

Ručno brisanje nepovezanog zapisa

  1. U prikazu podatkovne tablice otvorite tablicu ili upit koji sadrži podatke koje želite izbrisati.

  2. Pronađite zapis (redak) koji želite izbrisati, a zatim kliknite gumb Odaberi sve, odnosno kvadrat koji se nalazi na lijevom ili desnom kraju zapisa. Možete odabrati pojedinačne retke, kliknuti i povući da biste odabrali neprekidni skup redaka ili pak pritisnuti CTRL i kliknuti tipku miša da biste odabrali veći broj redaka koji se ne nalaze jedan do drugoga.

    Access postavlja obrub oko čitavog zapisa (čitavog retka) ili bloka odabranih zapisa.

  3. Pritisnite tipku DELETE.

    – ili –

    Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši.

    – ili –

    Desnom tipkom miša kliknite gumb Odaberi sve, a zatim kliknite Izbriši zapis.

    Ako ne možete kliknuti gumb Odaberi sve, postavite pokazivač u polje zapisa. Nakon toga na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite strelicu prema dolje pokraj mogućnosti Izbriši i kliknite Izbriši zapis.

    Napomena : U tom trenutku Access će možda prikazati poruku s pogreškom koja vas obavještava da ne možete izbrisati zapis jer je povezan s drugim podacima. Ako vidite takvu poruku, kliknite U redu i idite na odjeljak Brisanje povezanih zapisa iz baze podataka pomoću upita s brisanjem u nastavku ovog članka.

  4. Kada vas Access zatraži da potvrdite brisanje, kliknite Da.

Brisanje nepovezanih zapisa pomoću upita s brisanjem

Kada koristite upit s brisanjem da biste uklonili podatke, pratit ćete isti postupak za nepovezane i povezane zapise. Najprije ćete stvoriti upit odabiranja, a zatim provjeriti vraća li on samo zapise koje želite izbrisati i na kraju pretvoriti upit odabiranja u upit s brisanjem. Pozadinske informacije i koraci navedeni u sljedećem odjeljku objasnit će vam kako izbrisati nepovezane zapise.

Brisanje povezanih zapisa iz baze podataka pomoću upita s brisanjem

Postupak brisanja povezanih zapisa prati sljedeće općenite korake.

  • Isplanirajte brisanje. Provjerite imate li potrebne dozvole za brisanje podataka, provjerite jesu li svi korisnici zatvorili objekte koji koriste zahvaćene tablice, a zatim sigurnosno kopirajte bazu podataka.

  • Promijenite odnos između tablica koje sudjeluju u brisanju. Potrebno je omogućiti mogućnosti Referencijalni integritet i Kaskadno izbriši srodne zapise. Na taj ćete način omogućiti kaskadno brisanje svih zahvaćenih tablica i uklanjanje svih povezanih podataka.

  • Stvorite upit odabiranja, a zatim dodajte potrebne kriterije sve dok upit ne vrati odgovarajući skup zapisa.

  • Pretvorite upit odabiranja u upit s brisanjem, a zatim ga upotrijebite da biste izbrisali podatke.

Pročitajte članak Stvaranje i pokretanje upita s brisanjem da biste pronašli potpuno objašnjenje tog postupka.

Vrh stranice

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×