Arhiviranje u programu Outlook za Windows

Arhiviranje u programu Outlook za Windows

Postoji nekoliko načina arhiviranja poruka u programu Outlook. Metode koje možete koristiti ovise o vrsti računa e-pošte ili računa koje ste postavili u programu Outlook.

Svi računi imaju pristup mapi Arhiva. Za račune sustava Office 365, Outlook.com i Exchange, mapa Arhiva jedna je od zadanih mapa programa Outlook, kao što su Ulazna pošta, Poslane stavke i Izbrisane stavke. Ta se mapa ne može izbrisati. Ako koristite Outlook uz račun za Exchange ili Exchange Online, pravila mape, kao što je pravilo zadržavanja, primjenjuju se na mapu Arhiva.

Za račune POP i IMAP možete stvoriti mapu Arhiva ili odrediti postojeću mapu koja će se koristiti kao mapa Arhiva. Ne možete promijeniti lokaciju mape Arhiva za račune sustava Office 365 ili Exchange.

Premještanje poruka u mapu Arhiva pomoću gumba Arhiva ne smanjuje veličinu poštanskog sandučića. Ako morate smanjiti veličinu poštanskog sandučića, možete koristiti internetsku arhivu u sustavu Office 365 za tvrtke ili mogućnost Ručno arhiviranje stavki.

Arhiviranje poruka pomoću gumba Arhiviraj

Jednu ili više poruka možete bez brisanja premjestiti u mapu Arhiva pomoću gumba Arhiviraj u grupi Brisanje na vrpci. Arhiviranje ima nekoliko prednosti.

  • Arhivirane stavke možete jednostavno pronaći putem okvira za pretraživanje ili otvaranjem mape Arhiva. Kada u okvir za pretraživanje upišete pojam, Outlook će, po zadanom, pretraživati sve mape u poštanskom sandučiću.

  • Stavke će i dalje biti dostupne na telefonu i drugim uređajima putem mape Arhiva.

Arhiviranje stavki u programu Outlook

  1. Odaberite jednu ili više poruka u mapi Ulazna pošta ili nekoj drugoj mapi koje želite arhivirati.

  2. U grupi Brisanje odaberite Arhiviraj. Za trenutačno arhiviranje odabranih poruka možete koristiti i tipku Backspace.

    Arhiviranje jednim klikom

    Napomena: Za račune sustava Office 365, Exchange, Exchange Online i Outlook.com, mapa Arhiva već postoji, čak i ako prije niste koristili značajku. Pronaći ćete je na popisu mapa programa Outlook. Ako ne vidite mapu i koristite Outlook 2016 ili Outlook za Office 365, odaberite Datoteka > Račun za Office > Mogućnosti ažuriranja > Ažuriraj sada.

  3. Poruke će se premjestiti u mapu Arhiva. Ako ste poruku arhivirali pogreškom, otvorite mapu Arhiva i premjestite poruku natrag u mapu ulazne pošte.

Napomena: Gumb Arhiviraj vidljiv je samo u programima Outlook 2016, Outlook 2019 i Outlook za Office 365. Starije verzije programa nemaju gumb Arhiva na vrpci.

Arhiviranje poruka pomoću tipkovnice

Da biste arhivirali odabrane poruka, možete kliknuti tipku Backspace. Ako kliknete tipku Delete, poruke će se premjestiti u mapu Izbrisane stavke. Ponašanje tipke Backspace ne možete promijeniti. 

Napomena: ako je poruka otvorena u zasebnom prozoru a ne u oknu za čitanje, tipka Backspace neće arhivirati tu poruku. Morate zatvoriti poruku i pogledati je u oknu za čitanje da biste je tipkom Backspace arhivirali. Kada je poruka otvorena u novom prozoru, jedini način za njeno arhiviranje jest pomoću gumba Arhiviraj na vrpci.

Kako pronaći mapu Arhiva?

Mapa Arhiva nalazi se na popisu mapa. Da biste prikazali popis mapa, odaberite Prikaz Okno s mapama, a zatim odaberite Normalno.

Na izborniku Okno mape odabrana je postavka Normalno.

Kako pretraživati mapu Arhiva?

Kada stavke programa Outlook pretražujete pomoću značajke pretraživanja trenutnog poštanskog sandučića na vrhu popisa mapa, Outlook će, po zadanom, pretraživati cijeli poštanski sandučić.

Pretraživanje poštanskog sandučića

Ako pretraživanje želite primijeniti samo na mapu Arhiva, najprije na popisu mapa odaberite mapu Arhiva. Okvir za pretraživanje sada će pretraživati samo mapu Arhiva.

Pretraživanje mape za arhiviranje

Kako se to razlikuje od internetskog arhiviranja?

Internetsko arhiviranje značajka je namijenjena poslovnim korisnicima sustava Office 365 koji imaju neuobičajeno velike poštanske sandučiće. Ti korisnici mogu koristiti internetsku arhivu i izbjeći brisanje stare pošte. Internetska arhiva korisnika na neki način funkcionira kao sekundarni račun u programu Outlook s vlastitom strukturom mapa. Zbog toga nije obuhvaćena pretraživanjem iz mape ulazne pošte.

Ako je internetska arhiva omogućena, administratori i korisnici mogu postaviti poštanske sandučiće tako da automatski premještaju stare poruke u nju putem pravilnika arhiviranja.

Kada bi trebalo koristiti arhiviranje, a kada internetsko arhiviranje?

Značajku arhiviranja preporučljivo je koristiti da biste mapu ulazne poruke oslobodili od poruka koje ste već pročitali ili na koje ste reagirali. Na arhiviranje gledajte kao na mapu s datotekama. U nju možete pohraniti stavke i jednostavno im pristupati. Poruke možete i izbrisati ili ih premjestiti u određene mape, ako vam je to praktičnije.

Administratorima korisnika koji u organizaciji sustava Office 365 Enterprise imaju velike poštanske sandučiće preporučujemo postavljanje pravilnika arhiviranja kojim će se stavke premjestiti u internetsku arhivu nakon jedne godine ili manje ako korisnici prije dostignu kvotu poštanskih sandučića. Na taj način korisnici neće morati brisati staru poštu da bi oslobodili prostor za novu. Poštu stariju od određenog vremena moguće je premjestiti iz mape ulazne pošte i lokalne mape za arhiviranje.

Najčešća pitanja o arhiviranju

Ako koristite račun za Office 365, Exchange, Exchange Online ili Outlook.com, ne možete promijeniti odredište arhiviranih stavki. Mapa Arhiva jedna je od zadanih sistemskih mapa sustava Outlook i nije je moguće preimenovati, premjestiti ni izbrisati. Ako koristite račun POP ili IMAP kao što su Gmail, Yahoo ili iCloud, možete promijeniti lokaciju mape Arhiva odabirom Datoteka > Postavke poštanskog sandučića > Alati > Postavi mapu Arhiva.

Arhiviranje je dobro poznata značajka koja je već prije bila dostupna u programu Outlook Mobile, Outlook Web App i Outlook.com, a koriste je čak i drugi davatelji usluge e-pošte, primjerice Gmail. Budući da je naziv već poznat, a internetska arhiva postojeća značajka, odlučili smo zadržati isti naziv.

Samoarhiviranje je starija značajka programa Outlook koja omogućuje automatsko premještanje stare pošte u .pst datoteku. To znači da se poruke e-pošte uklanjaju s poslužitelja i teže ih je pronaći. Ako tvrdi disk na kojem se AutoArchive.pst datoteka nalazi postane neupotrebljiv, pošta će biti izgubljena. Internetska arhiva zamjena je poslovne klase za samoarhiviranje.

Ako nemate internetsku arhivu, možete i dalje koristiti samoarhiviranje ako IT odjel nije onemogućio tu funkcionalnost. Dodatne informacije o samoarhiviranju u programu Outlook 2016 potražite u članku Ručno arhiviranje stariji stavki u programu Outlook za Windows.

Arhiviranje je široko dostupna značajka u programu Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu i Outlook.com. Značajku arhiviranja nije moguće onemogućiti putem pravilnika grupe.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×