Arhiviranje u programu Outlook 2016 za Windows

Arhiviranje u programu Outlook 2016 za Windows

Outlook 2016 uključuje značajku brzog arhiviranja na kartici Polazno na vrpci koja šalje poruke u mapu Arhiva. Korisnici sustava Office 365 za tvrtke imaju pristup i internetskoj arhivi.

Napomena: radi podrške značajci Arhiva u aplikacijama Outlook 2016, Outlook za iOS i Android te servisu Outlook na webu mapa Arhiva stvara se automatski. Ta se mapa pridržava svih pravila zadržavanja poštanskog sandučića koja su možda postavljena, uključujući brisanje poruka e-pošte.

Arhiviranje poruka jednom radnjom

Jednu ili više poruka možete bez brisanja premjestiti u mapu Arhiva pomoću gumba Arhiviraj u grupi Brisanje na kartici Polazno. Arhiviranje ima nekoliko prednosti.

  • Arhivirane stavke možete jednostavno pronaći putem okvira za pretraživanje ili otvaranjem mape za arhiviranje.

  • Stavke će i dalje biti dostupne na telefonu i drugim uređajima putem mape za arhiviranje.

Premještanje poruka u mapu za arhiviranje neće smanjiti veličinu poštanskog sandučića. Poruke će i dalje biti spremljene u sandučiću, samo u drugoj mapi.

  1. Odaberite jednu ili više poruka u mapi koje želite arhivirati.

  2. Na kartici Polazno u grupi Brisanje odaberite Arhiviraj.

    Arhiviranje jednim klikom

    Napomena : Mapa Arhiva već postoji, čak i ako značajku niste dosad koristili. Pronaći ćete je na popisu mapa programa Outlook. 

  3. Poruke će se premjestiti u mapu Arhiva. Ako ste poruku arhivirali pogreškom, otvorite mapu Arhiva i premjestite poruku natrag u mapu ulazne pošte.

Kakve to veze ima s internetskom arhivom?

Internetsko arhiviranje značajka je namijenjena poslovnim korisnicima sustava Office 365 koji imaju neuobičajeno velike poštanske sandučiće. Ti korisnici mogu koristiti internetsku arhivu i izbjeći brisanje stare pošte. Internetska arhiva korisnika na neki način funkcionira kao sekundarni račun u programu Outlook s vlastitom strukturom mapa. Zbog toga nije obuhvaćena pretraživanjem iz mape ulazne pošte.

Ako je internetska arhiva omogućena, administratori i korisnici mogu postaviti poštanske sandučiće tako da automatski premještaju stare poruke u nju putem pravilnika arhiviranja.

Preporuke za korištenje arhiviranja i internetske arhive

Preporučujemo da koristite novu značajku arhiviranja da biste oslobodili mapu ulazne poruke od poruka koje ste već pročitali ili na koje ste reagirali. Poruke možete i izbrisati ili ih premjestiti u određene mape, ako vam je to praktičnije.

Administratorima korisnika koji u organizaciji sustava Office 365 Enterprise imaju velike poštanske sandučiće preporučujemo postavljanje pravilnika arhiviranja kojim će se stavke premjestiti u internetsku arhivu nakon jedne godine ili manje ako korisnici prije dostignu kvotu poštanskih sandučića. Na taj način korisnici neće morati brisati staru poštu da bi oslobodili prostor za novu. Poštu stariju od određenog vremena moguće je premjestiti iz mape ulazne pošte i lokalne mape za arhiviranje.

Najčešća pitanja o arhiviranju

Internetsku arhivu ne možete koristiti kao odredište gumba Arhiviraj iz dva razloga.

  1. Internetska arhiva ne pretražuje se po zadanom prilikom pretraživanja iz mape ulazne pošte. Arhiviranu poštu trebalo bi biti moguće pretraživati radi lakšeg vraćanja.

  2. Internetska arhiva nije dostupna u svakoj verziji programa Outlook, uključujući Outlook Mobile. Premještanje pošte u internetsku arhivu otežalo bi pristup arhiviranoj pošti putem telefona.

Arhiviranje je dobro poznata značajka koja je već prije bila dostupna u programu Outlook Mobile, Outlook Web App i Outlook.com, a koriste je čak i drugi davatelji usluge e-pošte, primjerice Gmail. Budući da je naziv već poznat, a internetska arhiva postojeća značajka, odlučili smo zadržati isti naziv.

Smatramo da su značajke povezane i da se mogu zajednički koristiti na navedeni način.

Samoarhiviranje je starija značajka programa Outlook koja omogućuje automatsko premještanje stare pošte u .pst datoteku. To znači da se poruke e-pošte uklanjaju s poslužitelja i teže ih je pretraživati. Ako tvrdi disk na kojem se .pst datoteka nalazi postane neupotrebljiv, možete izgubiti arhivu. Internetska arhiva zamjena je poslovne klase za samoarhiviranje. Novu značajku arhiviranja možete koristiti zajedno sa samoarhiviranjem.

Ako nemate internetsku arhivu, možete i dalje koristiti samoarhiviranje ako IT odjel nije onemogućio tu funkcionalnost. Dodatne informacije o samoarhiviranju u programu Outlook 2016 potražite u članku Ručno arhiviranje stariji stavki u programu Outlook za Windows.

Arhiviranje je široko dostupna značajka u programu Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu i Outlook.com. Značajku arhiviranja nije moguće onemogućiti putem pravilnika grupe.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×