Arhiviranje podataka programa Access

Važno :  Ovaj je članak strojno preveden. Pogledajteizjavu o odricanju od odgovornosti. Verziju ovog članka na engleskom potražite ovdje.

Organizirajte podatke tako da povremeno arhiviranje starih ili neaktivan zapise može pomoći. Ako, na primjer, pretpostavimo da Access koristite da biste upravljali posuđenih biblioteke. Možda imate tablicu koja prati lending transakcije, polje koje sadrži datum je borrowed stavke i polje koje sadrži datum ga je vraćen. Možda vam pravila zadržavanja zapisa je za arhiviranje lending transakcije zapisa godinu dana nakon povratka stavke i uništiti zapise nakon dvije godine.

Možete arhivirati sve tablice u bazi podataka, određenih tablica ili samo određene zapise – na primjer, zapisa koji su starije od određenog datuma. U ovoj se temi objašnjava kako arhiviranje podataka.

Sadržaj članka

Pregled

Povremeno premještanje zapisa u arhivsku tablicu

Povremena zamjena tablice

Povremena zamjena svih tablica

Pregled

Razmislite o arhiviranje podataka kada imate podatke koji ne namjeravate koristiti više, a želite zadržati podatke pri ruci u slučaju da je potrebna. Možda ćete imati pravila koja vodi planove arhiviranje, kao što su pravila zadržavanja podataka.

Arhiviranje često se koristi za pohranu podataka na temelju uvjeta datuma, kao što su kraju mjeseca stiže.

Načini arhiviranja podataka

U sljedećoj su tablici navedeni načini arhiviranje podataka, kada koristite svaki način i druge napomene.

Metoda

Opis

Koristiti kada...

Napomene

Povremeno premještanje zapisa u arhivsku tablicu

Povremeno pokrenuti upit koji odabrat ćete podatke koje želite arhivirati i dodaje podatke u tablici Arhiva. Zatim pokrenite upit koji označava iste podatke (iz izvorne tablice), a zatim briše.

Neki zapisi u tablici ispunjavaju uvjet koji koristite da biste odredili je li potrebno arhiviranje.

PRIMJER: želite arhivirati transakcije u knjižnici (posudbe) ako je datum vraćanja star najmanje godinu dana.

  • Možda ćete morati zaobišli referencijalna cjelovitost, osobito ako zapise koje želite arhivirati nalaze na strani odnos preslikavanja jednog člana na više njihjedan.

  • Ako u upitima morate koristiti parametre, stvorite obrazac koji upravlja parametrima. U suprotnom možete izgubiti podatke.

Povremena zamjena tablice

Povremeno stvaranje kopije arhiva određenu tablicu i zatim tablicu zamijeniti novu, praznu kopiju.

Svi zapisi u tablici zadovoljava uvjet koji koristite za utvrđivanje za arhiviranje.

PRIMJER: imate tablicu u kojoj su pohranjeni dnevnih temperatura extremes. Svake godine arhiviranje tablice i počnite Osvježi s prazan.

  • Možda ćete morati o zaobišli referencijalni integritet.

Povremena zamjena svih tablica

Započnite podijeljene baze podataka (comprising baze podataka: datoteka pozadinsku bazu podataka koja sadrži sve tablice, i datoteku pristupne baze podataka koja sadrži sve ostale objekte baze podataka). Povremeno, napravite arhiva kopiju pozadinske baze podataka i zatim zamijeniti pozadinskoj bazi podataka u novu, praznu.

Svi zapisi u većini tablica u bazi podataka zadovoljava uvjet koristite da biste odredili hoće li se arhivirati.

PRIMJER: bazu podataka sastoji se od nekoliko tablica s različitim meteorological podataka. Svaku godinu arhivirate sve tablice.

  • Ako imate sve tablice za pretraživanje (tablice koje koristite za pohranu vrijednosti za traženje, takve poštanske brojeve ili odjela), možda ćete morati uvesti svoje podatke u novu pozadinsku bazu podataka.

  • Makronaredbe se ne možete koristiti za ovaj postupak. Bazu podataka morate ručno arhiviranje.

Zaobilaženje referencijalnog integriteta

Ako zapise koje želite arhivirati povezani sa zapisima u drugim tablicama, možda ćete morati zaobišli odnos. Ako zapise koje želite arhivirati "" podređenom (pripadaju na strani "više" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), vjerojatno sigurno ih možete arhivirati bez problem. Ako su zapise koje želite arhivirati "parent" zapisa (pripadaju na strani "jedan" odnos preslikavanja jednog člana na više njih), kada ih arhivirajte njihove povezane "podređene" zapisa može:

  • onemogućiti brisanje nadređenih zapisa. To može uzrokovati probleme ako ste već dodijelili nadređene zapise arhivskoj tablici.

    - ili -

  • Postaju "nastanka" – zapisima koji pripadaju na "parent" koji ne postoji. To može uzrokovati problema s integritetom podataka i različite funkcije u bazi podataka koja koristi zapise "zadnji redak".

Da biste koristili referencijalni integritet, slijedite ove korake:

  1. Odredite koje "podređeni" zapisa pripadate zapise koje želite arhivirati. Ako, na primjer, ako želite li arhivirati zapise imovine koju sam posuđivati u biblioteku, najprije utvrditi postoje li sve transakcije otvoreni na te imovine, odnosno li imovine odjavljena vama, ali nije vraćen.

  2. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako se podređeni zapisi uvijek mogu sigurno izbrisati, provjerite nameće li odnos referencijalni integritet s kaskadnim brisanjem. Taj način jamči da će se svi povezani podređeni zapisi izbrisati.

    • Ako "podređenom" nije uvijek moguće sigurno izbrisati, preporučujemo da arhiviranje sve tablice u bazi podataka.

    • Stvorite upit koji odabire nadređene zapise koji nemaju podređenih zapisa. Zatim taj prvi upit koristite da biste stvorili arhivske upite (dodatne informacije potražite u odjeljku Povremeno premještanje zapisa u arhivsku tablicu) umjesto korištenja nadređene tablice.

      Savjet : Čarobnjak za upite možete koristiti za pronalaženje neuparenih zapisa. Dodatne informacije potražite u članku Usporedba dviju tablica i pronalaženje zapisa bez rezultata.

Vrh stranice

Povremeno premještanje zapisa u arhivsku tablicu

Najprije provjerite prazan kopiju tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Nova prazna tablica je tablici Arhiva. Nakon toga stvorite dodavanje upita da biste kopirali zapise iz izvorne tablice Tablica arhiva. Zatim stvorite brisanje upita da biste uklonili arhivirane zapise iz izvorne tablice. Na kraju, stvorite makronaredbu koja se pokreće oba upita. Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Savjet : Gumb na obrascu, možete pridružiti makronaredbi tako da se pokreće kada kliknete gumb makronaredbe.

Prvi korak: stvaranje arhivske tablice

Korak 2: Stvaranje upita koja se kopira podatke u tablicu arhive

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje koji uklanja iste podatke iz izvorne tablice

Korak 4: Stvaranje makronaredbe koja se pokreće oba upita

Prvi korak: stvaranje arhivske tablice

Ako želite zadržati sve arhivirane zapise u jednoj tablici to učiniti samo ovaj korak jedanput. Tablica arhiva koje ste stvorili u ovom ćete koraku držite sve zapise arhivirane.

Ako želite uništiti stare tablice arhiva kada stvorite novu, ne morate učiniti ovaj korak. upit za stvaranje tablice umjesto upita s dodavanjem možete koristiti da biste kopirali podatke u tablici Arhiva. Da biste to učinili, prijeđite na Korak 2.

Ako želite koristiti novu tablicu arhivsku svaki put te vam arhive i želite zadržati stare arhivsku tablica, preimenovati stare arhivsku tablicu prije nego što stvorite novi. Ako su arhiviranje na temelju s datumom, preporučuje se imenovanja stare arhivsku tablice prema raspon datuma koji predstavljaju.

Napomena : Stvaranje nove tablice arhiviranje svakih vrijeme i Zadrži staru, morate preimenovati stare arhiva prije pokretanja upita.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati, pritisnite CTRL + C i zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice u obliku u odjeljku Mogućnosti lijepljenja odaberite Samo struktura.

  3. U okviru Naziv tablice izbrišite riječi Kopija tablice i dodajte podcrtu i riječ "arhiva" u naziv postojeće tablice, a zatim kliknite U redu. Ako se, primjerice, izvorna tablica zove Transakcije, arhivska će se tablica zvati Transakcije_arhiva.

    Lijepljenje tablice u obliku

Korak 2: Stvaranje upita koja se kopira podatke u tablicu arhive

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Ostalo pritisnite Dizajn upita.

  2. Pomoću dijaloškog okvira Prikaz tablice dodajte tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice.

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdica pojavljuju se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

    Napomena : Zvjezdica naznačuje da upit mora obuhvaćati sva polja iz tablice u izlazu upita. Kada koristite zvjezdicu, ako se polja dodaju ili uklanjaju iz tablice, izlaz upita prilagođava se u skladu s time.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite polje koje želite koristiti da biste odredili uvjet koji zapisuje treba zadovoljavaju prije nego što ih arhivirajte. Ako, na primjer, ako je transakcija tablica ima polje naziva potvrđen u datum, a koju želite arhivirati sve zapise gdje je datuma starih više od jedne godine, dvokliknite uključen u datum. Polje se pojavljuje u sljedećem stupcu rešetke dizajna upita.

    Rešetka dizajna upita

    Ponovite ovaj korak ako želite koristiti kriterije s dodatnim poljima.

  5. Kriterij koristite da biste odredili kriterije za polja koja ste upravo dodali. Na primjer, može odrediti li potvrđen okvir u datum mora biti starija od siječnja 1st 2008 korištenjem izraza < # #1/1/2008 u retku kriterij .

    Ako se vrijednosti kriterija mijenjaju pri svakom arhiviranju, postavite upit tako da traži unos ulaznih podataka. Da biste to napravili, koristite parametar u retku Kriteriji tako da upit zatraži ulazne podatke. Da biste koristili parametar, koristite izraz kao inače, ali umjesto navedene vrijednosti koristite kratko pitanje u uglatim zagradama. Na primjer, koristite izraz <[Arhivske transakcije dovršene prije:] kao:

    Izraz parametra

    Dodatne informacije o korištenju parametara potražite u članku Neka upit traži ulazne podatke.

    Da biste naveli zamjenske uvjete, koristite redak ili. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Savjet : Ako koristite polja podataka da biste naveli kriterije i želite arhivirati sve zapise starije od trenutnog datuma, u redak Kriteriji za polje podataka unesite <Datum().

  6. Učinite nešto od sljedećeg:

    • Ako ste već stvorili Tablica arhiva, morat ćete upit s dodavanjem za dodavanje navedeni zapisa u tablicu.

      1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Upit s dodavanjem.

      2. U dijaloškom okviru Dodavanje u okviru Naziv tablice odaberite naziv arhivske tablice, a zatim kliknite U redu.

        dodaj

        U rešetki dizajna upita pojavljuje se redak Dodaj.

      3. Iz retka Dodaj uklonite sva polja koja su određivala kriterije. (Samo zvjezdica smije imati vrijednost za Dodaj.)

        Redak Dodaj rešetke dizajna upita

    • Ako niste stvorili Tablica arhiva, morat ćete upit sa stvaranjem tablice upita sa stvaranjem tablice arhivu pomoću navedeni zapisa.

      1. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Stvaranje tablice.

      2. U dijaloškom okviru Upit sa stvaranjem tablice u okvir Naziv tablice upišite naziv tablice u arhivu, a zatim kliknite u redu.

  7. Pritisnite CTRL+S da biste spremili upit.

Korak 3: Stvaranje upita za brisanje koji uklanja iste podatke iz izvorne tablice

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Ostalo pritisnite Dizajn upita.

  2. Pomoću dijaloškog okvira Prikaz tablice dodajte tablicu koja sadrži zapise koje želite arhivirati. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice.

  3. U prozoru dizajna upita dvokliknite zvjezdicu (*) u tablici koju ste upravo dodali. Naziv tablice i zvjezdice pojavljuje se u prvom stupcu rešetke dizajna upita.

  4. U prozoru dizajna upita dvokliknite ista polja pomoću kojih ste odredili uvjet za upit s dodavanjem.

  5. Pomoću retka Kriteriji navedite kriterije za polja koje ste upravo dodali. Dodatne informacije o korištenju kriterija potražite u članku Primjeri kriterija upita.

    Važno : Ako se upit s dodavanjem ili upit sa stvaranjem tablice koristi parametar, pa treba upita za brisanje. Nadalje, provjerite jeste li unijeli istu vrijednost za upite. Ako unesete vrijednosti parametara u drugu, mogli biste izgubiti podatke. Da biste spriječili gubitak podataka, preporučuje se pomoću obrasca za prikupljanje vrijednosti i upućivanje upita pitanja u obrazac za unos vrijednosti. Dodatne informacije potražite u članku Neka upit traži ulazne podatke.

  6. Na kartici Dizajn u grupi Vrsta upita kliknite Brisanje.

    U rešetki dizajna upita pojavljuje se redak Brisanje.

    redak brisanje rešetke dizajna upita

  7. Pritisnite CTRL+S da biste spremili upit.

Korak 4: Stvaranje makronaredbe koja se pokreće oba upita

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Ostalo kliknite Makronaredba. Ako ta naredba nije dostupna, kliknite strelicu ispod gumba Modul ili Modul klase pa kliknite Makronaredba.

  2. U prvom retku makronaredbe dizajnerske rešetke, u stupcu Akcija odaberite OpenQuery.

    .

  3. Pri dnu rešetke, u odjeljku Argumenata akcije, u okvir Naziv upita odaberite na (Dodavanje ili upit sa stvaranjem tablice) upit koji ste stvorili u koraku 2 s padajućeg popisa.

    Prijavite se pomoću Microsoftova računa ili poslovnog računa koji koristite za Office 365. Ako se ne želite prijaviti, upotrijebite jednokratni pristupni kod da biste prikazali poruku.

  4. U drugom retku makronaredbe dizajnerske rešetke, u stupcu Akcija odaberite OpenQuery.

  5. Pri dnu rešetke, u odjeljku Argumenata akcije, u okvir Naziv upita odaberite upita za brisanje padajućeg popisa.

    Makronaredba izgleda otprilike ovako:

    Čarobnjak za uvoz i izvoz s odabranom mogućnošću Ne uvozi duplikate

  6. Pritisnite CTRL+S da biste spremili makronaredbu.

    Kada želite arhivirati zapise, pokrenite makronaredbu.

Vrh stranice

Povremena zamjena tablice

Ako uvijek želite arhivirati sve podatke u tablici, ne morate koristiti upite ili makronaredbe. Umjesto toga, možete povremeno zamijeniti tablici prazan Kopiraj.

Važno : Ako je tablica koju arhivirate povezana s ostalim tablicama, možda ćete morati zaobići referencijalni integritet.

  1. U navigacijskom oknu odaberite tablicu koju želite arhivirati, pritisnite CTRL + C i zatim pritisnite CTRL + V.

  2. U dijaloškom okviru Lijepljenje tablice u obliku u odjeljku Mogućnosti lijepljenja odaberite Samo struktura, a zatim kliknite U redu.

    Pristup nazive Kopiraj Kopiraj od izvorni naziv tablice.

  3. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvorna tablica, a zatim na izborničkom prečacu koji će se pojaviti kliknite Preimenuj .

    Imenujte tablicu koja pokazuje što sadrži, kao što su "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite prazan kopiju, a zatim u na izborniku prečaca koji će se pojaviti kliknite Preimenuj .

    Prazan kopiji dati naziv izvorne tablice.

Vrh stranice

Povremena zamjena svih tablica

Ako koristite podijeljenu bazu podataka, s vremena na vrijeme možete zamijeniti sve tablice tako da zamijenite pozadinsku bazu podataka praznom kopijom.

Prvo pripremite prazan Kopiraj. Osim u slučaju promjene dizajna baze podataka, pa je možete koristiti ovu kopiju svaki put kada arhivirate. Nakon toga kada želite arhivirati, možete preimenovati postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je arhive i prazan kopiju spremili kao nove pozadinske baze podataka.

Priprema prazne kopije pozadinske baze podataka

Uvoz definicije tablice za sve tablice u pozadinskoj bazi podataka.

  1. Stvorite novu, praznu bazu podataka. Brisanje Tablica1.

  2. Na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz kliknite Access.

  3. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka odaberite Uvoz tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module u trenutnu bazu podataka, a zatim kliknite Pregledaj.

  4. U dijaloškom okviru Otvaranje datoteke odaberite pozadinsku bazu podataka. Kliknite Otvori da biste zatvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke, a zatim kliknite U redu.

  5. U dijaloškom okviru Uvoz objekata kliknite Mogućnosti.

  6. U odjeljku Uvoz tablica odaberite Samo definicija.

  7. Na kartici Tablice kliknite Odaberi sve, zatim U redu, a potom Zatvori.

Zatim dodajte podatke u sve tablice s vrijednostima u praznoj kopiji. Za svaku tablicu s vrijednostima napravite sljedeće:

  1. Povežite tablicu s vrijednostima s postojećom pozadinskom bazom podataka.

  2. Stvorite upit s dodavanjem koji dodaje sve zapise iz izvorne baze podataka u kopiju.

Zamjena pozadinske baze podataka praznom kopijom

Najprije preimenovati postojeće pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je sada arhivu.

Zatim otvorite praznu kopiju i spremite s izvornim nazivom pozadinske baze podataka.

  1. Kliknite Gumb Microsoft Office Slika gumba Office , a zatim pokažite na Spremi kao. Otvorit će se na izborniku Spremi kao .

  2. U dijelu Spremi bazu podataka u drugom obliku kliknite Baza podataka Accessa 2007.

Vrh stranice

Napomena : Izjava o odricanju od odgovornosti za strojni prijevod: ovaj je članak preveo računalni sustav bez ljudske intervencije. Microsoft nudi strojne prijevode da bi korisnicima koji ne razumiju engleski omogućio čitanje sadržaja o Microsoftovim proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je preveden strojno, članak možda sadrži pogreške u vokabularu, sintaksi ili gramatici.

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×