Ako ste zadužen za upravljanje svim web-mjestima tvrtke ili ustanove za pretplatu na Office 365 Small Business, ovaj će vas članak voditi putem nekih zadataka i koncepata uključenih u upravljanje kolekcijom web-mjesta i njenih korisnika.
Sadržaj članka
Što je zbirka web-mjesta?
Zadana web-mjesta Microsoftova SharePoint u Office 365 Small Business dio su jedne zbirke web-mjesta. Zbirka web-mjesta grupa je web-mjesta sustava SharePoint koja imaju istog vlasnika i dijele administratorske postavke, kao što su dozvole. Zbirke web-mjesta hijerarhijski su i uvijek sadrže jedno web-mjesto najviše razine i web-mjesta ispod nje.
SharePoint zbirka web-mjesta sadrži tri zbirke web-mjesta kada počnete: timsko web-mjesto i moja web-mjesta. Na timskom web-mjestu možete stvoriti dodatna web-mjesta. Pojedinačni korisnici mogu stvarati i web-podmjesta u odjeljku Moji web-mjesta.
Napomena: U SharePoint za Office 365 Small Business ne možete stvarati dodatne zbirke web-mjesta.
Timsko web-mjesto Timsko web-mjesto i sva web-mjesta koja stvorite u okviru njega dostupne su korisnicima koje pozovete dajući im dozvolu za web-mjesto ili vanjskim korisnicima s kojima eksplicitno zajednički koristite web-mjesto pomoću značajke vanjskog zajedničkog korištenja. Prema zadanim postavkama svi u Microsoft 365 direktoriju bit će dodani kao članovi u unutarnju zbirku web-mjesta i kao posjetitelji u javnu zbirku web-mjesta. Uz timsko web-mjesto, vaša tvrtka ili ustanova, tim ili grupa mogu se međusobno povezati i surađivati na dokumentima i drugim datotekama, knjižiti najave, zakazati sastanke, održavati zadatke, pratiti probleme ili akcijske stavke, pohraniti informacije na popise i tako dalje. Na timskom web-mjestu možete stvoriti i različita web-podmjesta s dostupnih predložaka web-mjesta.
Osobna web-mjesta (web-mjesta moje web-mjesta) korisnicima u vašoj tvrtki ili ustanovi omogućuju obogaćeni skup značajki društvenih mreža. Te značajke obuhvaćaju sljedeće:
-
Sažetak sadržaja vijesti: stranica na kojoj korisnici web-mjesta mogu komunicirati
-
OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove: mjesto na kojem korisnici mogu pohraniti, zajednički koristiti i sinkronizirati osobne poslovne dokumente, fotografije i druge medijske datoteke
-
Web-mjesta: personalizirana stranica na kojoj korisnici mogu spremati prečace na korisna web-mjesta
-
Profil: stranica na kojoj se korisnici mogu predstaviti drugima i tvrtki ili ustanovi.
Administracija zbirke web-mjesta
Kao administrator zbirke web-mjesta u zbirci web-mjesta imate razinu dozvole Potpuna kontrola . To znači da imate pristup sadržaju na svim podmjestima na timskom web-mjestu. Korisničkim dozvolama za timsko web-mjesto možete upravljati i izvršavati administrativne zadatke relevantne za web-mjesto. Osim ovih zadataka, možda ćete morati obavljati i brojne druge zadatke u ulozi administratora zbirke web-mjesta.
Tipične odgovornosti za administratore zbirke web-mjesta
Ako ste administrator zbirke web-mjesta za svoje SharePoint odgovornosti mogu sadržavati sljedeće:
-
Poslužite se kao točka kontakta između korisnika i Microsoft 365 globalnog administratora (ako niste i ta osoba).
-
Dodijelite korisničke dozvole za pristup timskom web-mjestu.
-
Odlučite tko može pristupiti važnom sadržaju pohranjenom na SharePoint web-mjestima konfiguriranjem dozvola za razinu web-mjesta.
-
Odaberite značajke koje će biti dostupne osobama koje će koristiti web-mjesta u zbirci web-mjesta.
-
Navedite tehničku podršku za osobe koje koriste vašu zbirku web-mjesta.
-
Odaberite sekundarnu administratore zbirke web-mjesta za zbirku web-mjesta.
-
Pomoć za administraciju određenih značajki, kao što su:
-
Uključivanje i isključivanje dostupnih značajki zbirke web-mjesta.
-
Stvaranje i Prilagodba vrsta sadržaja web-mjesta.
-
Postavljanje regionalnih postavki.
-
Planiranje web-mjesta u zbirci web-mjesta
Iako je vrlo jednostavno stvoriti dodatna web-mjesta za svoj tim, dobro je planirati web-mjesta koja želite, jer vam može pomoći da vaše SharePoint web-mjesta mogu upravljati tijekom vremena. Trebali biste razmotriti i želite li korisnicima u tvrtki dopustiti stvaranje vlastitih novih timskih web-mjesta za upravljanje projektima. Ako želite više centralizirane kontrole nad načinom stvaranja web-mjesta, možete isključiti tu mogućnost (uvijek je možete kasnije vratiti ako se predomislite). Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje stvaranjem web-mjesta u sustavu SharePoint.
Ovdje se nalazi popis predložaka web-mjesta dostupnih u SharePoint za Office 365 Small Business, kao i Opis svakog predloška. Pomoću ovog popisa odlučite koje su vrste web-mjesta najbolje za vašu tvrtku ili ustanovu.
-
Blog Web-mjesto za osobu ili tim za objavljivanje ideja, opažanja i stručnosti koje posjetitelji web-mjesta mogu komentirati.
Napomena: SharePoint klasične blogove su u mirovini. Početkom 18-og siječnja 2020, naziv predloška za klasični blog će se promijeniti u "blogove (umirovljeni)". Počevši od sedamnaestog srpnja 2020, mogućnost stvaranja novih klasičnih web-mjesta bloga putem korisničkog sučelja bit će isključena.
Alternativa klasičnim blogovima potražite u članku stvaranje bloga s web-mjestima za komunikaciju i novinskim člancima. -
Web-mjesto zajednice Web-mjesto za sudjelovanje u raspravama zajednice.
-
Web-mjesto projekta Web-mjesto za upravljanje i suradnju na projektu.
-
Timsko web-mjesto Web-mjesto za timove za brzo organiziranje, autorstvo i zajedničko korištenje informacija. Nudi biblioteku dokumenata i popise za upravljanje najavama, stavkama kalendara, zadacima i raspravama.
Upravljanja
Upravljanje je skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koji upravlja, usmjerava i kontrolira način na koji organizacijski timovi surađuju na ostvarivanju poslovnih ciljeva. S obzirom na SharePoint zbirku web-mjesta, plan upravljanja može biti vodič za planiranje uloga, odgovornosti i pravilnika potrebnih za podršku zbirci web-mjesta. To može obuhvaćati, ali nije ograničeno na sljedeće napomene:
-
Informacijska arhitektura, uključujući web-stranice, dokumente, popise i podatke
-
Aktivnosti održavanja, uključujući upravljanje korisničkim računima
-
Brandiranje i pravila prilagodbe
-
Obuka
Važno je pripremiti plan upravljanja za svoju tvrtku ili ustanovu. Sudjelovanjem u razvoju plana upravljanja možete pomoći identificirati vlasništvo za poslovne i tehničke timove, definirajući tko je odgovoran za područja sustava. Dodatne informacije o razvoju plana upravljanja potražite u članku najbolje prakse za stvaranje i upravljanje timskim web-mjestima.
Upravljanje korisnicima
Microsoft 365 globalni administrator stvorio je korisničke račune. Kao administrator zbirke web-mjesta dodijelite dozvole tim korisnicima pomoću postavki 
Korisnički računi u Microsoft 365
Globalni administrator dodaje nove korisnike u Office 365 Small Business pomoću centra za administratore sustava Microsoft 365, što je portal za upravljanje korisnicima i konfiguriranje servisa. Kada dodate novog korisnika, globalni administrator učinite sljedeće:
-
Određuje može li korisnik pristupati i centru za administratore
-
Postavlja zemljopisno mjesto za korisnika
-
Odabire vrstu korisničke licence
-
Stvara korisničko ime i lozinku za korisnika
Korisnici timskog web-mjesta
Kada novi korisnik bude dodan u Office 365 Small Business direktorij korisnika, taj se korisnik automatski dodaje grupi sustava SharePoint koja se naziva članom (osobe koje mogu uređivati sadržaj i stranice) na unutarnjem web-mjestu i posjetiocima (osobe koje mogu pregledavati i čitati) na javnim web-mjestima. Ako želite da neki korisnici imaju više pristupa od posjetilaca ili člana, možete prilagoditi dozvole za te korisnike tako da ih dodate drugim grupama sustava SharePoint, kao što su vlasnici (osobe će imati potpunu kontrolu nad web-mjestom). Razine dozvola i članstvo u grupi sustava SharePoint navedene su u odjeljku Postavkekorisnika i dozvola. Dodatne informacije o razinama dozvola i članstvu u grupi potražite u odjeljku razine dozvola i članstvo u grupi u ovom članku.
Razine dozvola i članstvo u grupi
Razine dozvola zbirke su dozvola (ili prava sustava SharePoint) koja korisnicima omogućuju izvođenje skupa srodnih zadataka. Na primjer, razina dozvola za čitanje obuhvaća stavke prikaza, otvaranje stavki, prikaz stranica i prikaz dozvola za verzije (među ostalim), a sve su potrebne da bi se prikazale stranice, dokumenti i stavke na web-mjestu sustava SharePoint. Dozvole mogu biti uključene u više razina dozvola.
Ne preporučuje se dodjeljivanje dozvola izravno pojedinačnim korisnicima jer to može učiniti vrlo teškim praćenje i upravljanje korisnicima koji imaju pristup web-mjestima. Umjesto toga dodijelite dozvole grupama sustava SharePoint, a zatim dodijelite pojedinačne korisnike odgovarajućim grupama sustava SharePoint. Možete koristiti i grupe sustava SharePoint stvorene po zadanom.
Grupa sustava SharePoint skup je korisnika koji se definiraju na razini zbirke web-mjesta radi jednostavnog upravljanja dozvolama. Svakoj grupi dodijeljena je Zadana razina dozvola.
Napomena: Kada grupi sustava SharePoint dodijelite razine dozvola na razini zbirke web-mjesta, sva web-mjesta i sadržaj web-mjesta nasljeđuju te razine dozvola po zadanom. Ovo zadano ponašanje zove se nasljeđivanje dozvola. Možete i odrediti želite li prekršiti nasljeđivanje dozvola ili dodijeliti jedinstvene dozvole. Ovo je vrlo korisno ako imate datoteke koje bi trebali vidjeti samo neki korisnici. Kada slomimo nasljeđivanje dozvola, možete ukloniti sve druge grupe sustava SharePoint i dati pristup samo određenim grupama sustava SharePoint ili korisnicima.
Budući da korisničke dozvole određuju što on može vidjeti i pristupiti unutar web-mjesta, morate pažljivo razmotriti članstvo u grupi sustava SharePoint. Primjerice, korisnik koji je odgovoran za stvaranje i prilagođavanje web-mjesta mora minimalno biti član grupe dizajnera. S druge strane, korisnik kojem je potreban samo čitanje sadržaja, a možda i dodavanje komentara na blog, možda je potrebno samo u grupi Članovi.
Zadane uloge
Ovdje su zadane uloge u SharePoint, uz opis aktivnosti koje korisnik s određenom ulogom može obavljati na web-mjestu.
-
Administratori zbirke web-mjesta Administratori zbirke web-mjesta imaju razinu dozvola za potpunu kontrolu . Imaju pristup sadržaju na svim podmjestima na timskom web-mjestu. Oni mogu dodavati korisnike na timsko web-mjesto i izvršavati administrativne i revizijske zadatke relevantne za web-mjesta.
-
Vlasnici web-mjesta Članovi grupe vlasnici po zadanom imaju razinu dozvola za potpunu kontrolu na web-mjestu koje su stvorili na timskom web-mjestu. Mogu dodavati korisnike i izvršavati administrativne zadatke relevantne za njihovo web-mjesto..
Savjet: Dobra je ideja da na početnu stranicu web-mjesta dodate podatke za kontakt vlasnika web-mjesta. To korisnicima može pomoći u pronalaženju vlasnika kada im je potrebna administrativna pomoć.
Napomena: Korisnik koji stvara web-mjesto na web-mjestu najviše razine na timskom web-mjestu automatski postaje vlasnik web-mjesta za to web-mjesto.
-
Designer Članovi grupe dizajn prema zadanim postavkama imaju razinu dozvola za dizajn . Mogu stvarati popise i biblioteke dokumenata, uređivati stranice i primjenjivati teme, obrube i listove stilova na timskom web-mjestu.
-
Uređivanje Osobe u grupi Članovi po zadanom imaju razinu dozvola za Uređivanje . Na timskom web-mjestu uređivači mogu pregledavati i dodavati, ažurirati i brisati te odobriti i prilagođavati popise i biblioteke.
-
Suradnika Nijedna grupa ne sadrži razinu dozvola za doprinos prema zadanim postavkama. Na timskom web-mjestu suradnici mogu dodavati, uređivati i brisati stavke na postojećim popisima i u bibliotekama dokumenata i raditi s web-dijelovima.
-
Posjetitelja Članovi grupe posjetitelji po zadanom imaju razinu dozvola za čitanje . Na timskom web-mjestu posjetitelji mogu pregledavati samo stranice, stavke popisa i dokumente.
Administrativne uloge
Kada se prvi put stvori SharePoint web-mjesto, po zadanom se stvaraju sljedeće administratorske uloge:
-
Globalni administrator Administrator najviše razine u Microsoft 365. Kada se prijavite da biste kupili Microsoft 365, postajete globalni administrator. Globalni administratori imaju pristup svim značajkama u centru za administratore Microsoft 365 (kao što su dodavanje korisnika u direktorij, dodavanje domena i upravljanje postavkama servisa), a samo globalni administratori mogu dodijeliti druge administratorske uloge. U vašoj tvrtki može biti više globalnog administratora, no prvi globalni administrator prema zadanim postavkama postaje zadani administrator zbirke web-mjesta u SharePoint.
-
Administrator zbirke web-mjesta Administratori zbirke web-mjesta imaju potpunu kontrolu nad SharePoint zbirkom web-mjesta. Imaju pristup sadržaju na svim podmjestima na timskom web-mjestu. Oni mogu dodavati korisnike na timsko web-mjesto i izvršavati administrativne i revizijske zadatke relevantne za web-mjesto. Administrator zbirke web-mjesta može dodati drugog administratora zbirke web-mjesta ili promijeniti administrator zbirke web-mjesta na stranici Postavke web-mjesta.
Dodatne informacije o upravljanju korisnicima i dozvolama potražite u članku Planiranje strategije dozvola, razumijevanje razina dozvola u sustavu SharePointi Stvaranje grupa sustava SharePoint i upravljanje njima
Planiranje korištenja značajki zbirke web-mjesta
Kao administrator zbirke web-mjesta za SharePoint e, upravljati ćete značajkama zbirke web-mjesta. Ovi zadaci mogu uključivati aktiviranje i deaktiviranje značajki prema planu upravljanja. Dodatne informacije potražite u članku Omogućivanje i onemogućivanje značajki zbirke web-mjesta. Pogledajte i Upravljanje košem za koš za smeće zbirke web-mjesta sustava SharePoint.
Planiranje omogućivanja većeg broja jezika na web-mjestima
Kao administrator zbirke web-mjesta možete omogućiti značajku korisničkog sučelja za više jezika (MUI) da biste korisnicima omogućili prikaz web-mjesta na jezicima koji nisu zadani jezik koji je postavljen za zbirku web-mjesta.
Kada je MUI omogućen, korisnici mogu pregledavati sljedeće elemente na drugom jeziku:
-
Naslov i opis web-mjesta
-
Zadani izbornici i akcije sustava SharePoint
-
Zadani stupci
-
Prilagođeni stupci (popis ili web-mjesto)
-
Veze na navigacijskoj traci
Dodatne informacije o korisničkom sučelju jezičnog jezika (MUI) potražite u članku uvod u višejezične značajke.
Povratak na Uvod u SharePoint
