Napomena: Ovaj je članak ispunio svoj zadatak i uskoro će se ukloniti. Da bismo spriječili pojavljivanje poruke „Stranica nije pronađena”, uklonit ćemo veze za koje znamo da postoje. Ako ste stvorili veze na tu stranicu, uklonite ih da bi sve funkcioniralo.
Mnoge tvrtke ili ustanove koriste poštanske sandučiće web-mjesta kao izborni alat za suradnju. Isporučen je s zajedničkim poštanskim sandučićem pomoću kojeg možete koordinirati i pohranjivati e-poštu povezanu s timom ili projektom na jednom mjestu, a na web-mjestu sustava SharePoint pohraniti sve zajedničke datoteke. Međutim, budući da se način na koji su korisnici surađivali mijenjao tijekom godina, korisnici su tražili rješenje koje promiče aktivniji oblik suradnje. Stoga smo zastarijeli poštanske sandučiće web-mjesta i potičemo vas da prijeđite Office 365 grupe koje nude mnogo bogatije iskustvo suradnje.
Dodatne informacije o toj odluci potražite u članku Ukidanje poštanskih sandučića web-mjesta.
Grupe u Office 365 vam omogućuju odabir skupa osoba s kojima želite surađivati i jednostavno postavljanje zbirke resursa za zajedničko korištenje. Ne morate se brinuti da ćete ručno dodjeljivati dozvole za sve te resurse jer dodajući članove u grupu automatski dajete dozvole koje su im potrebne za alate koje grupa nudi.
Office 365 grupe nadilazi ponudu poštanskih sandučića web-mjesta i obuhvaćaju sljedeće:
-
Pristup gosta – poštanski sandučići web-mjesta kojima niste mogli omogućiti pristup osobama izvan tvrtke ili ustanove. Uz grupe gostima možete omogućiti pristup razgovorima e-pošte, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote.
-
Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite u poštanskom sandučiću. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živuću arhivu poruka grupe. Pridošlice u grupu mogu pretraživati povijest ili se pomicati unatrag da bi brzo saznali što je prethodno bilo u komunikaciji s grupom.
-
Biblioteka zajedničkih datoteka – grupa sadrži biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohranjivati, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije, slike ili bilo koju drugu vrstu datoteke na kojoj moraju raditi te na njoj surađivati.
-
Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplati na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru da bi se ti događaji mogli po želji prikazivati i u Office 365 kalendarima.
-
Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na podacima. Mnoge grupe bilježnicu koriste za stvaranje živućih wikija s najčešćim pitanjima i drugim resursima.
-
Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook prema zadanim su postavkama javne u vašoj tvrtki ili ustanovi, što znači da je drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi jednostavno otkriti materijale u grupi i pridružiti im se ili ih pregledati. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete je prebaciti u privatnu, čime se sadržaj skriva od članova koji nisu članovi i zahtijeva da vlasnik grupe odobri sve zahtjeve za pridruživanje.
-
Self-Service stvaranje – administratori ne moraju biti zagušni prema zahtjevima korisnika da bi stvarali grupe. Korisnici po potrebi mogu stvarati vlastite grupe. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak Upravljanje tko može stvarati Office 365 grupe.
Upravljanje direktorijem
Čuvanje direktorija pod kontrolom je briga svakog administratora. Ovo su neki od alata koje Office 365 grupe nude da bi vam olakšale sljedeće:
-
Pravilnici o imenovanju – pravilnici o imenovanju omogućuju definiranje što su, a što nisu, prihvatljivi nazivi za vaše grupe. To korisnicima onemogu daje profane ili zabranjena imena grupama. Uz to, na nazive grupa možete nametnuti standardne prefikse ili sufikse tvrtke.
-
Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogućuje postavljanje članstva grupe prema pravilu, čime se članovi grupe dodaju (ili uklanjaju) na temelju metapodataka (kao što su odjel ili uloga) u vašem aktivnom direktoriju.
-
Skriveno članstvo u grupi – ako imate razlog da želite da popis članova vaše grupe bude povjerljiv, primjerice ako su članovi učenici, možete sakriti popis članova od vanjskih strana.
-
Dozvole za stvaranje – možda neke osobe u tvrtki ili ustanovi ne želite stvarati nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za stvaranje u direktoriju.
-
Zapisnici nadzora – korisnicima možete omogućiti stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupi jer zapisnici nadzora grupe sustava Office 365 omogućuju vam da pratite tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio članstvo u grupi.
Upravljanje isporukom
Upravljanje isporukom daje vam neke načine upravljanja načinom na koji grupa treba slati ili primati poruke. Osim toga, postoje i alati za praćenje tijeka tih poruka.
-
Pošalji kao ili Pošalji u ime – te postavke određenim korisnicima omogućuju slanje poruka e-pošte kao da dolaze iz grupe ili su u njihovo ime.
-
Ograničenja pošiljatelja – te postavke omogućuju vam da odredite tko može slati poruke grupi. Grupu je moguće konfigurirati tako da dopušta e-poštu vanjskih strana, no to možete ograničiti samo na određene vanjske strane.
-
Vanjska korisnička podrška – pozivanjem gostiju u grupu možete ih uključiti u razgovore e-poštom u grupi.
-
Pravila prijenosa – pravila prijenosa funkcioniraju za grupe kao i za Exchange. Pravila mogu tražiti poruke koje ispunjavaju određene uvjete i tada mogu djelovati na tim porukama.
-
Savjeti za poštu – savjeti za poštu informativne su poruke koje se prikazuju korisnicima dok sastavljaju poruku. Oni mogu pomoći u smanjivanju nemogućnosti isporuke tako da upozoravaju korisnika ako je njihova poruka vjerojatno da će otići vanjskim stranama ili premašiti kvote poruka.
-
Više proxy adresa – grupa može imati pseudonime kao i poštanski sandučić korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti praktične za prihvaćanje poruka poslanih tim drugim pseudonimima ili radi lakšeg pristupa grupi s dugim ili teško napisanim nazivom.
-
Maksimalna veličina slanja/primanja – te kvote mogu smanjiti probleme s grupom koja prima (ili šalje) iznimno velike poruke radi boljeg upravljanja preduvjetima pohrane i propusnosti.
Pravilnici o sadržaju
Office 365 nudi i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u grupi.
Smjernice za korištenje – moći ćete definirati smjernice korištenja za grupe Office 365 – da biste korisnike informirati o najboljim praksama koje će im pomoći da njihove grupe budu učinkovite i da ih naučite o internim pravilnicima o sadržaju.
Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljiv sustav klasifikacije podataka za grupe sustava Office 365 koje omogućuju razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (npr. "neklasificirano", "povjerljivo u tvrtki" ili "strogo povjerljivo"). Na taj način vaše grupe mogu izlagati pravilnike drugih sadržaja u vašoj tvrtki ili ustanovi. Proširivo pravilo vašoj tvrtki ili ustanovi omogućuje konfiguriranje krajnje točke koja se poziva svaki put kada se grupa stvori ili promijeni, a zatim možete implementirati vlastite pravilnike za stvaranje ili promjenu grupe.
Zašto unosim tu promjenu?
Poštanski sandučići web-mjesta potaknuli su pasivni oblik suradnje. Kako suradnja postaje kritičnija za moderne timove, naši korisnici sve više pitaju rješenja koja pružaju aktivnije iskustvo suradnje. Stoga smo odlučili povući poštanske sandučiće web-mjesta i povećati korištenje grupa.
Početak rada s grupama jednostavan je i možete početi s radom za nekoliko minuta.
Stvorite timsko web-mjesto sustava SharePoint Online koje dolazi s Office 365 grupe na sljedeći način:
-
Idite na SharePoint Online. Do toga možete doći tako da se prijavite na Office 365 na https://www.office.com zatim kliknete pokretač aplikacija u gornjem desnom kutu preglednika.
-
Kliknite +Stvori web-mjesto na početnoj stranici sustava SharePoint i odaberite Timsko web-mjesto
-
U okno koje će se pojaviti unesite naziv novog timskog web-mjesta i opis. Ispunite sva druga polja koja vaša tvrtka ili ustanova zahtijeva, a zatim kliknite Dalje.
-
Dodajte vlasnike i članove na web-mjesto u sljedećem oknu i kliknite Završi. Možete odabrati dodavanje istih članova koji su pripadali vašem timskom web-mjestu klasičnog sučelja.
Novostvoreno timsko web-mjesto sustava SharePoint Online sada je spremno za korištenje. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje timskog web-mjesta u sustavu SharePoint Online .
Da biste pristupili grupama, kliknite pokretač aplikacija i idite na Pošta. U odjeljku Mape i grupa bit će stvorena kartica Grupe s istim nazivom kao i naziv web-mjesta u sustavu SharePoint. U ovoj se grupi zajednički poštanski sandučić nalazi u obliku prostora za razgovor, kartice Datoteke koja omogućuje brzi prikaz stranice Dokumenti s web-mjesta sustava SharePoint, grupnog kalendara i bilježnice koja se može prikazati i s web-mjesta sustava SharePoint.
Sada ste spremni za korištenje grupe.
Što je s mojim postojećim poštanskim sandučićima web-mjesta?
Razumijemo da neki od vas možda imaju ključne podatke u poštanskim sandučićima web-mjesta koje će vam trebati za kontinuitet operacija. Postojeći poštanski sandučići web-mjesta i dalje će funkcionirati kao i do sada.
Što ako koristim Project Online?
Ako ste korisnik Project Online, nećete se moći povezati s timskom web-mjestom sustava SharePoint Online. No možete nastaviti koristiti timsko web-mjesto klasičnog sučelja koje će i dalje funkcionirati, čime se oduzima mogućnost stvaranja novog poštanskog sandučića web-mjesta. Ako vam je uz web-mjesto potrebno rješenje za slanje poruka e-pošte, preporučujemo da stvorite novu Office 365 grupiranje i upotrijebite ga za e-poštu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje grupe u programu Outlook.
Trenutno radimo na dugoročnom rješenju i obavijestit ćemo vas kada otvorite rješenje.
Što je sljedeće?
Počeli smo uvoditi administratorske alate za klijent da bismo povezali postojeća timska web-mjesta sustava SharePoint s novim Office 365 grupama. Dodatne informacije potražite u ovoj objavi.
Dodatne informacije
Slušamo vas
Ovaj je članak zadnji put ažuriran 10. srpnja 2018. kao rezultat vaših komentara. Ako su vam te informacije bile korisne, a posebice ako ih niste pronašli, upotrijebite kontrole za povratne informacije u nastavku da biste nas obavijestili kako ih možemo učiniti boljima.
