Osnove baza podataka

Sadržaj članka

• Što je baza podataka?

• Dijelovi baze podataka programa Access

Što je baza podataka?

Baza podataka je alat za prikupljanje i organizaciju podataka. Baze podataka mogu pohraniti podatke o osobama, proizvodima, narudžbama i bilo čemu drugome. Mnoge baze podataka započinju kao popisi u programima za obradu teksta ili kao proračunske tablice. Kako popis raste, na njemu se pojavljuju zalihosti i nedosljednosti među podacima. Podaci postaju teško razumljivi u obliku popisa, a manje je i načina pretraživanja ili izvlačenja podskupova podataka za pregled. Kada se pojave ti problemi, dobro je prenijeti podatke u bazu podataka koja je stvorena pomoću sustava za upravljanje bazama podataka (DBMS), kao što je Access.

Računalna baza podataka jest spremnik objekata. Jedna baza podataka može sadržavati više od jedne tablice. Primjerice, sustav kojim se prati inventar i koji koristi tri tablice nisu tri baze podataka, nego jedna baza podataka koja sadrži tri tablice. Osim ako je posebno projektirana tako da koristi podatke ili kod iz drugog izvora, baza podataka programa Access svoje tablice pohranjuje u jednu datoteku zajedno sa svim objektima, kao što su obrasci, izvješća, makronaredbe i moduli. Baze podataka stvorene u obliku programa Access 2007 – 2016 (koje koriste i Access za Microsoft 365, Access 2021 i Access 2019) imaju datotečni nastavak .accdb, a baze podataka stvorene u starijim oblicima programa Access imaju datotečni nastavak .mdb.

Uz Access možete sljedeće:

• dodavati nove podatke u baze podataka, primjerice, nove stavke u inventar

• uređivati postojeće podatke u bazi podataka, primjerice promijeniti trenutačnu lokaciju artikla

• izbrisati podatke, primjerice, ako je artikl rasprodan ili odbačen

• organizirati i pregledavati podatke na različite načine

• dijeliti podatke s drugim korisnicima putem izvješća, poruka e-pošte, intranetom i internetom

Dijelovi baze podataka programa Access

Sljedeća rubrika sadrži kratke opise dijelova tipične baze podataka programa Access.

Tablice

Baza podataka izgledom podsjeća na proračunsku tablicu po tome što su podaci pohranjeni u retke i stupce. Zbog toga je obično dosta lako uvesti proračunsku tablicu u tablicu baze podataka. Glavna razlika između pohranjivanja podataka u proračunsku tablicu i pohranjivanja u bazu podataka jest u načinu organizacije podataka.

Da biste ostvarili što veću fleksibilnost baze podataka, podatke valja organizirati u tablice zato da ne bi došlo do zalihosti. Tako ako, primjerice, pohranjujete podatke o zaposlenicima, svakog bi zaposlenika trebalo unijeti samo jedanput u tablicu koja je postavljena tako da se u nju uvrštavaju podaci o zaposlenicima. Podaci o proizvodima pohranjuju se u zasebnu tablicu i podaci o uredima poslovnica u još jednu zasebnu tablicu. Taj se postupak zove normalizacija.

Svaki se redak tablice naziva zapisom. U zapise se pohranjuju pojedini podaci. Svaki se zapis sastoji od jednog ili više polja. Polja odgovaraju stupcima tablice. Primjerice, možda imate tablicu naziva „Zaposlenici”, u kojoj svaki zapis (redak) sadrži podatak o jednom zaposleniku, a svako polje (stupac) sadrži drugu vrstu podatka, kao što je ime, prezime, adresa i tako dalje. Poljima mora biti pridružena određena vrsta podataka, primjerice, tekst, datum ili vrijeme, broj ili neka druga vrsta.

Zapisi i polja mogu se usporediti i sa starim katalogom kartica u knjižnicama. Svaka kartica u ladici odgovara zapisu u bazi podataka. Svaki podatak na zasebnoj kartici (autor, naslov itd.) odgovara polju u bazi podataka.

Dodatne informacije o tablicama potražite u odjeljku Uvod u tablice.

Obrasci

Obrasci omogućuju stvaranje korisničkog sučelja u kojem možete unositi i uređivati podatke. Obrasci često sadrže naredbene gumbe i ostale kontrole kojima se obavljaju različiti zadaci. Baza podataka može se stvoriti i bez korištenja obrazaca tako da se jednostavno urede podaci u podatkovnim tablicama. Većina korisnika baza podataka, međutim, ipak se radije služi obrascima za pregled, unos i uređivanje podataka u tablicama.

Naredbene gumbe možete programirati tako da određuju koji će se podaci prikazivati u obrascu, tako da otvaraju druge obrasce ili izvješća, ili pak da obavljaju čitav niz drugih zadataka. Tako, primjerice, možete imati obrazac koji se zove „Obrazac klijenta”, u kojem radite na podacima o klijentu. Obrazac klijenta može imati gumb kojim se otvara obrazac narudžbe, na kojem možete unijeti novu narudžbu za tog klijenta.

Obrasci vam ujedno omogućuju nadzor nad time kako drugi korisnici koriste podatke u bazi podataka. Tako, recimo, možete stvoriti obrazac na kojem se prikazuju samo neka polja i na kojem su dopuštene samo neki postupci. Time se pridonosi zaštiti podataka i osigurava se točan upis podataka.

Dodatne informacije o obrascima potražite u odjeljku Uvod u obrasce.

Izvješća

izvješća koriste se za oblikovanje, sažimanje i predstavljanje podataka. Izvješće obično odgovara na određeno pitanje, npr. "Koliko smo novca primili od svakog klijenta ove godine?" ili "U kojima se gradovima nalaze naši klijenti?" Svako izvješće može se oblikovati tako da ih prezentira na najčitljiviji način.

Izvješće se može stvoriti u bilo kojem trenutku i ono će uvijek odražavati aktualne podatke u bazi podataka. Izvješća se obično oblikuju za ispis, ali mogu se pregledavati i na zaslonu, izvesti u drugi program ili se poslati kao privitak e-poruci.

Dodatne informacije o izvješćima potražite u članku Uvod u izvješća u programu Access.

Upiti

Upitima se izvršavaju brojne različite funkcije u bazi podataka. Njihova je najčešća funkcija dohvaćanje određenih podataka iz tablica. Podaci koje želite pogledati obično su raspoređeni u nekoliko različitih tablica, a upiti vam omogućavaju njihov pregled u jednoj podatkovnoj tablici. Osim toga, s obzirom na to da obično ne želite sve zapise pregledavati odjedanput, upiti vam omogućuju dodavanje kriterija za „filtriranje” podataka samo na one zapise koji su vam potrebni.

Određene se upite može „ažurirati”, što znači da možete uređivati podatke u pozadinskim tablicama putem podatkovne tablice upita. Ako radite na upitu koji se može ažurirati, uvijek imajte na umu da se vaše promjene zapravo unose u tablice, a ne samo u podatkovnu tablicu upita.

Postoje dvije osnovne vrste upita: upiti odabira i akcijski upiti. Upitima odabira dohvaćaju se podaci koji su potom spremni za upotrebu. Rezultate možete pregledavati na zaslonu, ispisivati ih ili ih kopirati u međuspremnik. Rezultat upita možete koristiti i kao izvor zapisa za obrazac ili izvješće.

Akcijski upit, kako mu i sam naziv govori, izvršava određeni zadatak na podacima. Akcijskim se upitima stvaraju nove tablice, dodaju podaci u postojeće tablice, njima se ažuriraju ili brišu podaci.

Dodatne informacije o upitima potražite u članku Uvod u upite.

Makronaredbe

Makronaredbe u programu Access nalik su pojednostavnjenom programskom jeziku kojim se možete koristiti za dodavanje funkcija u bazu podataka. Tako, primjerice, možete priložiti makronaredbu naredbenom gumbu na obrascu tako da se makronaredba pokrene svaki put kada netko klikne na gumb. Makronaredbe sadrže postupke kojima se obavljaju zadaci kao što je otvaranje izvješća, pokretanje upita ili zatvaranje baze podataka. Većina operacija u bazi podataka kojima se koristite ručno može se automatizirati putem makronaredbi, pa su one zbog toga izvrstan način uštede vremena.

Dodatne informacije o makronaredbama potražite u članku Uvod u makronaredbe.

Moduli

Moduli su, baš kao i makronaredbe, objekti kojima se možete koristiti za dodavanje funkcija u bazu podataka. Dok makronaredbe u Access dodajete odabirom s popisa akcija makronaredbi, moduli se pišu u programskom jeziku Visual Basic for Applications (VBA). Modul je skup izjava i postupaka koje se pohranjuju zajedno kao cjelina. Modul može biti modul klase ili standardni modul. Moduli klase prilaže se uz obrasce ili izvješća i obično sadrže postupke koji su povezani s konkretnim obrascem ili izvješćem uz koji su priloženi. Standardni moduli sadrže općenite postupke koji nisu povezani ni s jednim drugim objektom. Standardni moduli navedeni su u sklopu stavke Moduli u navigacijskom oknu, a moduli klase nisu.

Dodatne informacije o modulima potražite u članku Uvod u programiranje u programu Access.

Vrh stranice