Upoznavanje objekata baze podataka

Tablice

Access organizira vaše podatke u tablice: popise redaka i stupaca koji podsjećaju na računovođu ili proračunsku tablicu. U svakoj se tablici pohranjuju podaci o određenom predmetu, pa većina baza podataka sadrži više tablica.

Svaki se redak u tablici zove zapis, a svaki se stupac zove polje. Zapis sadrži sve specifične podatke za određeni entitet, kao što je kupac ili narudžba. Polje je jedna stavka informacija o tom entitetu. U tablici Proizvodi, primjerice, svaki redak ili zapis sadrži informacije o jednom proizvodu. Svaki stupac ili polje sadrži neku vrstu podataka o tom proizvodu, kao što su naziv ili cijena. Ako već niste upoznati s njima, informirajte se o osnovama baza podataka.

Upiti

U dobro organiziranoj bazi podataka podaci koje želite prikazati u nekom obrascu ili izvješću najčešće se nalaze u većem broju tablica. Pomoću upita te podatke povlačite iz različitih tablica te ih sastavljate radi prikaza u obrascu ili izvješću.

Upit može biti zahtjev za rezultatima podataka iz baze podataka ili se može koristiti za izvođenje akcije na podacima ili oboje. Koristite upite da biste dobili odgovore na jednostavna pitanja, izračunali pomoću podataka, kombinirali podatke iz različitih tablica te dodali, promijenili ili izbrisali podatke iz baze podataka.

Postoje brojne vrste upita, ali dvije osnovne vrste:

Obrasci

Obrasci su kao slučajevi prikaza u trgovinama – olakšavaju prikaz ili pristup stavkama baze podataka koje želite. Slično papirnatim obrascima, obrasci programa Access objekti su putem kojih vi ili drugi korisnici možete dodavati, uređivati ili prikazivati podatke pohranjene u bazi podataka programa Access za stolna računala. Važno je dizajnirati obrazac s na umu. Ako se, primjerice, radi o više korisnika, dobro dizajnirani obrazac omogućuje precizno, brzo i učinkovito unos podataka.

Izvješća

Izvješća nude način prikaza, oblikovanja i sažimanje informacija iz baze podataka programa Access. Na primjer, stvorite jednostavno izvješće o telefonskim brojevima za sve kontakte ili sažeto izvješće o ukupnoj prodaji u različitim regijama i vremenskim razdobljima.

Izvješća su praktična kada podatke u bazi podataka želite prezentirati na sljedeće:

• Prikaz i distribucija sažetka podataka

• Brzi uvidi u arhivu podataka

• Prikaz pojedinosti o pojedinačnim zapisima

• Stvaranje oznaka

Makronaredbe

Makronaredba je alat koji vam omogućuje automatizaciju zadataka i dodavanje funkcija u obrasce, izvješća i kontrole. Ako, primjerice, dodate naredbeni gumb u obrazac i povežete događaj OnClick gumba s makronaredbom, on će izvršiti naredbu svaki put kada kliknete gumb.

Access nudi okruženje dizajna koje će vam pomoći u stvaranju makronaredbi. U osnovi, za izradu popisa akcija za izvođenje koristite pojednostavnjeni programski jezik. Za neke su akcije potrebne dodatne informacije, kao što su polje za prikaz ispune. Okruženje dizajna olakšava stvaranje makronaredbi dok odabirete s popisa akcija i ispunjavate podatke.

Makronaredbe se koriste za automatizaciju niza akcija, promjenu podataka u bazi podataka i još mnogo toga. Makronaredbe u prikazu dizajna nude podskup naredbi koje su dostupne u programu Visual Basic za aplikacije (VBA). Većini je ljudi jednostavnije stvoriti makronaredbu radi dodavanja funkcija u obrasce, izvješća i kontrole nego za pisanje VBA koda, ali makronaredbe uvijek možete pretvoriti u VBA iz prikaza dizajna.

Pretpostavimo da izvješće želite otvoriti izravno iz jednog od obrazaca za unos podataka. Dodajte gumb u obrazac, a zatim stvorite makronaredbu koja će otvoriti izvješće. Makronaredba može biti samostalna makronaredba (zaseban objekt u bazi podataka), koja je povezana s događajem OnClick na gumbu ili se makronaredba može ugraditi izravno u događaj OnClick samog gumba. U svakom slučaju, kada kliknete gumb, makronaredba se pokreće i otvara izvješće.

Moduli

Moduli su VBA kod koji pišete radi automatizacije zadataka u aplikaciji i izvođenja viših krajnjih funkcija. Module pišete na VBA programskom jeziku. Modul je zbirka deklaracija, izjava i postupaka koji se pohranjuju zajedno kao jedinica.