Word दस्तावेज़ में बाह्य डेटा स्तंभ उपयोग करना

Word दस्तावेज़ में बाह्य डेटा स्तंभ उपयोग करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

किसी व्यवसाय दस्तावेज़ में सटीक, अप-टू-डेट डेटा दर्ज करने के लिए उसे आसान और कार्यकुशल बनाना चाहते हैं? आप Microsoft SharePoint बाह्य डेटा स्तंभ और Word सामग्री नियंत्रणों के संयोजन के उपयोग द्वारा Microsoft Word 2013 दस्तावेज़ के मुख्य भाग में बाह्य स्रोत के डेटा का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है आप उस दस्तावेज़ लाइब्रेरी में मानक ग्राहक अनुबंध बनाना चाहें, जिसके लाइन-ऑफ़-बिज़नेस (LOB) डेटाबेस, जैसे SAP या Dynamics CRM में संग्रहीत ग्राहक नाम, कंपनी नाम और टेलीफ़ोन नंबर शामिल होते हैं.

अधिक जानकारी के लिए, बाह्य डेटा के बारे में सामग्री ढूँढना और किसी दस्तावेज़ या प्रपत्र लाइब्रेरी के लिए फ़ाइल टेम्पलेट सेट करनादेखें।

आप क्या करना चाहते हैं?

आप प्रारंभ करने से पहले

संरचित दस्तावेज़ों के बारे में अधिक जानें

किसी सूची या लाइब्रेरी में बाह्य डेटा स्तंभ बनाना

सामग्री नियंत्रणों में बाह्य डेटा प्रदर्शित करने के लिए, Word टेम्पलेट बनाएँ

किसी Word दस्तावेज़ बनाना और डेटा दर्ज करना

प्रारंभ करने से पहले

बाहरी डेटा के साथ कार्य करने के लिए डेटा तक सुरक्षित पहुँच को सक्षम करने हेतु कई पूर्वावश्यक कार्यों की आवश्यकता होती है. निम्न जानकारी आपको आपके अगले चरण की योजना बनाने में मदद कर सकती है. साथ ही, यदि आप बाहरी डेटा के साथ कार्य करते समय समस्या का अनुभव कर रहे हैं, तो यह जानकारी आपको समस्या को पहचानने में मदद कर सकती है. बाहरी डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए, आपको या किसी व्यवस्थापक को निम्न करने की आवश्यकता होगी:

बाह्य डेटा स्रोत तैयार करें    एक व्यवस्थापक एक खाता बनाएँ और सुनिश्चित करें कि सही लोगों के डेटा पर पहुँच प्राप्त है और डेटा में गलत हाथ समाप्त नहीं होता है कि करने के लिए डेटा स्रोत के लिए अनुमतियाँ प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी बाह्य डेटाबेस में, व्यवस्थापक भी बनाएँ विशिष्ट तालिकाओं, दृश्यों, क्वेरीज़, इत्यादि के लिए केवल क्या आवश्यकता है, परिणामों को सीमित करने के लिए और प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए कर सकते हैं।

कॉन्फ़िगर करें SharePoint सेवाएँ और खाते    एक व्यवस्थापक व्यवसाय डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ और सुरक्षित संग्रह सेवा सक्रिय करना आवश्यक है।

सुरक्षित संग्रह सेवाएँ कॉन्फ़िगर करना    किसी व्यवस्थापक को निम्न कार्य करना होगा: बाह्य डेटा स्रोत, एक लक्षित अनुप्रयोग बनाना और लक्षित अनुप्रयोग के लिए क्रेडेंशियल्स सेट के लिए श्रेष्ठ पहुँच मोड को निर्धारित करना।

व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ कॉन्फ़िगर करना    एक व्यवस्थापक उपयोगकर्ता बाह्य सामग्री प्रकार को व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह करने के लिए अनुमति और कि उपयुक्त उपयोगकर्ताओं तक पहुँच प्राप्त करने के लिए बाह्य सूची पर आधारित है जो बाह्य सामग्री प्रकार हैं बनाता है जो सुनिश्चित करें कि करना होगा।

कोई बाह्य सामग्री प्रकार बनाएँ    किसी उपयोगकर्ता कनेक्शंस, access, कार्रवाई, स्तंभ, फ़िल्टर्स और बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए उपयोग किए गए अन्य मेटाडेटा की पद्धतियों के बारे में जानकारी जिसमें बाह्य सामग्री प्रकार निर्धारित करना आवश्यक है।

सुनिश्चित करें कि Office उत्पाद उपयोग करने के लिए तैयार हैं    Office उत्पादों के साथ बाह्य डेटा को सिंक्रनाइज़ करने के लिए, आप Windows 7 या बाद के संस्करण और निम्न नि: शुल्क सॉफ़्टवेयर उत्पादों, SQL Server संकुचित 4.0, .NET Framework 4, और WCF Data Services 5.0 OData V3 के लिए प्रत्येक क्लाइंट कंप्यूटर पर (यदि आवश्यक हो, तो आपको स्वचालित रूप से सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने के लिए संकेत दिया जाता) होनी चाहिए। Office स्थापना विकल्प भी, यह सुनिश्चित करने, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ    सक्षम है (यह डिफ़ॉल्ट है)। यह विकल्प व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ क्लाइंट निम्न करता है जो रनटाइम स्थापित करता है: कैश और बाह्य डेटा के साथ सिंक्रनाइज़ करता, व्यावसायिक डेटा मानचित्र बाह्य सामग्री प्रकारों के लिए, Office उत्पादों में बाह्य आइटम पिकर प्रदर्शित करता है, और कस्टम समाधान Office उत्पादों के अंदर चलाता है।

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संरचित दस्तावेज़ों के बारे में और अधिक जानें

संरचित दस्तावेज़, किसी दस्तावेज़ में सामग्री प्रकट होने का स्थान, दस्तावेज़ में प्रकट हो सकने की सामग्री और सामग्री संपादित की जा सकती है या नहीं, को नियंत्रित करते हैं. संरचित दस्तावेज़ों के उदाहरण में शामिल हैं:

  • कानूनी भाषा वाला वह कानूनी दस्तावेज़, जिसे संपादित नहीं किया जाना चाहिए.

  • उस व्यवसाय प्रस्ताव का वह मानक कवर पृष्ठ, जिसके लिए शीर्षक, ई-मेल पता, फ़ोन नंबर और नाम दर्ज करने हेतु लेखक की आवश्यकता होती है.

  • इनवॉइस, जिसमें स्वचालित रूप से अप-टू-डेट ग्राहक डेटा शामिल होता है.

Word 2013 में कोई संरचित दस्तावेज़ बनाने के लिए, आप उन सामग्री नियंत्रणों का उपयोग करें, जो सामग्री का स्थान निर्धारित करने, सामग्री का प्रकार (पाठ, दिनांक, चित्र इत्यादि) निर्दिष्ट करने, रंग से हाइलाइट करने और संपादन नियंत्रित करने में आपको सक्षम करते हैं. आप सामग्री नियंत्रणों को संबंधित बाह्य डेटा स्तंभों पर स्वचालित रूप से लिंक भी कर सकते हैं.

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किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाह्य डेटा स्तंभ बनाना

नोट:  कोई बाह्य डेटा स्तंभ बनाने के लिए सूची या लाइब्रेरी पर योगदान अनुमति या उससे अधिक की आवश्‍यकता होती है.

  1. SharePoint साइट पर नेविगेट करें, और तब सूची या लाइब्रेरी पर नेविगेट करें.

    नोट:  आप किसी बाहरी सूची में कोई बाहरी डेटा स्तंभ नहीं जोड़ सकते हैं.

  2. सूची या लाइब्रेरी>सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. स्तंभ अनुभाग में, स्तंभ बनाएँ क्लिक करें.

  4. स्तंभ का नाम दर्ज करें, जैसे ग्राहक, और तब स्तंभ प्रकार के अंतर्गत, बाहरी डेटा क्लिक करें.

  5. बाह्य सामग्री प्रकार के अंतर्गत, बाह्य सामग्री प्रकार पिकर पर क्लिक करें, और फिर बाह्य सामग्री प्रकारों की सूची से उपयुक्त आइटम का चयन करें, उदाहरण के लिए, ग्राहक.

  6. निर्धारित करें कि आप निम्न में से कोई एक या अधिक कार्य करते हुए बाहरी सामग्री प्रकार के लिए निर्धारित किन्हीं भी कार्रवाइयों को कैसे प्रबंधित करना चाहते हैं:

    • एक या अधिक कार्रवाइयों का मेनू प्रदर्शित करने के लिए, कार्रवाइयाँ मेनू प्रदर्शित करें क्लिक करें.

    • चयनित किए जाने पर बाहरी डेटा स्तंभ को डिफ़ॉल्ट कार्रवाई करने में सक्षम बनाने के लिए, इस स्तंभ को बाहरी सामग्री प्रकार की डिफ़ॉल्ट कार्रवाई के लिए लिंक करें क्लिक करें.

  7. इनमें से प्रत्येक अतिरिक्त फ़ील्ड्स को दिखाने के लिए कोई स्तंभ जोड़ें के अंतर्गत, सभी फ़ील्ड्स का चयन करें पर क्लिक करें या एक या अधिक विशिष्‍ट फ़ील्ड नामों का चयन करें, जैसे व्यवसाय नाम और व्यवसाय फ़ोन.

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सामग्री नियंत्रणों में बाह्य डेटा प्रदर्शित करने के लिए, Word टेम्पलेट बनाएँ

  1. SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी में लाइब्रेरी > लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के अंतर्गत, उन्नत सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, टेम्पलेट URL के अंतर्गत, टेम्पलेट संपादित करें पर क्लिक करें.

  4. Word 2013 खुलने के बाद, दस्तावेज़ जानकारी फलक प्रदर्शित करने या छुपाने के लिए, डेवलपर टैब पर, टेम्पलेट्स समूह में, दस्तावेज़ फलक पर क्लिक करें, दस्तावेज़ खोलते और प्रारंभिक रूप से सहेजते समय हमेशा दस्तावेज़ जानकारी फलक दिखाएँ का चयन करें या साफ़ करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  5. वह मानक पाठ जोड़ें, जिसे आप प्रत्येक दस्तावेज़ में प्रकट करना चाहते हैं.

    उदाहरण के लिए, हो सकता है आप "बॉयलर-प्लेट" अनुबंध पाठ जोड़ना चाहें, जो किसी बिक्री प्रस्ताव के लिए आवश्यक है.

  6. सम्मिलित करें टैब पर, पाठ समूह में, त्वरित पार्ट्स पर क्लिक करें, दस्तावेज़ गुण इंगित करें और फिर बाह्य डेटा स्तंभों पर आधारित प्रत्येक फ़ील्ड पर क्लिक करें और दस्तावेज़ के मुख्य भाग पर सामग्री नियंत्रण के रूप में खींचें.

    उदाहरण के लिए, ग्राहक नाम, व्यवसाय नाम, और व्यवसाय फ़ोन पर क्लिक करें और उन्हें खींचें.

  7. फ़ाइल पर क्लिक करें > सहेजें, और फिर बाहर निकलें Word 2013.

  8. SharePoint में दस्तावेज़ लाइब्रेरी के उन्नत सेटिंग्स पृष्ठ पर ठीक क्लिक करें.

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Word दस्तावेज़ बनाना और डेटा दर्ज करना

  1. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ > नया दस्तावेज़ पर क्लिक करें.

  2. मानक पाठ को आवश्यक रूप में संपादित करें और संशोधित करें.

  3. बाह्य डेटा स्तंभों के सही मान भरने के लिए, बाह्य डेटा आइटम पिकर शामिल वाले सामग्री नियंत्रण का चयन करें.

    उदाहरण के लिए, उपयुक्त ग्राहक नाम का चयन करें और ग्राहक, व्यवसाय नाम और व्यवसाय फ़ोन मान आपके लिए स्वचालित रूप से भरे जाते हैं.

  4. फ़ाइल > सहेजें, पर क्लिक करें और फिर Word से बाहर निकलें.

बाह्य डेटा स्तंभ मान Word दस्तावेज़ में सहेजे जाते हैं और दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सहेजे गए दस्तावेज़ के लिए संबंधित बाह्य डेटा स्तंभ मान के रूप में प्रदर्शित भी किए जाते हैं.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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