SharePoint Workspace 2010 में संपर्कों को प्रबंधित करना

संपर्क वे लोग हैं जिनके साथ आप सहभागिता करते हैं. आप लॉन्च पट्टी में अपनी व्यक्तिगत सूची में संपर्कों को जोड़ सकते हैं. आप अपने स्वयं के संपर्क को प्रबंधित भी कर सकते हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

नए संपर्क जोड़ना

अपनी संपर्क सूची में किसी कार्यस्थान सदस्य को जोड़ना

किसी संपर्क को फ़ाइल के रूप में सहेजना

अन्य लोगों को कोई संपर्क भेजना

संपर्क पहचानों को सत्यापित करना

संपर्क सत्यापन चेतावनी का प्रतिसाद देना संवाद बॉक्स

किसी संपर्क को मैन्युअल रूप से सत्यापित करना

किसी संपर्क पहचान का सत्यापन रद्द करना

संपर्क नाम विरोधों को हल करना

किसी संपर्क के लिए कोई उपनाम बनाना

कोई संपर्क हटाना

कोई संपर्क छुपाना

किसी संपर्क के बारे में निदान जानकारी देखना

संपर्क गुणों को देखना

नए संपर्क जोड़ना

लॉन्च पट्टी में अपनी संपर्क सूची में खोजने और नए संपर्कों को जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. मुखपृष्ठ टैब पर क्‍लिक करें.

  2. संपर्क जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. उपयोगकर्ता ढूँढ़ें संवाद बॉक्स में, वह नाम या पाठ दर्ज करें जिसे आप इसके लिए खोजें फ़ील्ड में ढूँढ़ना चाहते हैं.

    विवरण

    आप "पूरा नाम", "पहला नाम", "अंतिम नाम", "व्यावसायिक ई-मेल" या "व्यक्तिगत ई-मेल" का उपयोग करके खोज कर सकते हैं. खोज उन सभी संपर्कों को वापस लौटाएगी जिनमें किसी भी मान्य फ़ील्ड्स में कोई मेल प्राप्त हुआ हो. उदाहरण के लिए, खोज स्ट्रिंग "john", "Andrew Johnson" नामक संपर्क वापस लौटाएगा क्योंकि "john", "अंतिम नाम" फ़ील्ड के पहले चार वर्ण हैं. व्यावहारिक रूप से, आप (अधिक वर्ण लिखकर) खोज स्ट्रिंग को जितना विशिष्ट करेंगे, आपका खोज परिणाम उतना ही विशिष्ट और सही होगा.

    आप उपयोगकर्ता ढूँढ़ें संवाद बॉक्स में स्तंभों को खींचकर उनके क्रम को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं. आप किसी भी स्तंभ के शीर्ष लेख पर राइट-क्लिक करके और निकाले जाने वाले स्तंभ के नाम को अनचेक करके भी स्तंभों (" पूर्ण नाम" को छोड़कर) को निकाल सकते हैं. आप किसी भी स्तंभ के शीर्ष लेख पर राइट-क्लिक करके और पुनर्स्थापित किए जाने वाले स्तंभ के नाम को चेक करके निकाले गए स्तंभ को पुनर्स्थापित भी कर सकते हैं. आपके द्वारा उपयोगकर्ता ढूँढ़ें संवाद बॉक्स में किए गए कोई भी परिवर्तन केवल वर्तमान खोज सत्र पर ही लागू होते हैं. आपके द्वारा उपयोगकर्ता ढूँढ़ें संवाद बॉक्स अगली बार खोलने पर सभी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पुनर्स्थापित हो जाती हैं.

  4. वैकल्पिक: यदि आप खोज में यह निर्देशिका शामिल करना चाहते हैं, तो सार्वजनिक कार्यस्थान संपर्क निर्देशिका शामिल करें को चेक करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint Workspace आपके कॉर्पोरेट नेटवर्क (यदि आप किसी एक से संबंधित हैं) और साथ ही आपके ज्ञात संपर्क को खोजता है.

  5. ढूँढ़ें पर क्लिक करें.

  6. यदि कोई मिलान मिलता है, तो सूची में उसका चयन करें.

    सूची में प्रत्येक संपर्क नाम के आगे एक उपस्थिति चिह्न प्रदर्शित होता है जो आपको उनकी ऑनलाइन स्थिति देखने की अनुमति देता है. हालाँकि, सार्वजनिक कार्यस्थान संपर्क निर्देशिका के द्वारा मिले संपर्क मिलान प्रारंभिक रूप से हमेशा किसी "अज्ञात" स्थिति चिह्न के साथ प्रदर्शित होते हैं जब तक कि आप उनका चयन नहीं करते और उन्हें अपनी संपर्क सूची में नहीं जोड़ते हैं.

  7. किसी चयनित संपर्क मिलान के बारे में अधिक जानकारी देखने के लिए, गुण पर क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, आप संपर्क की पहचान सत्यापित करने के लिए कुछ कदम उठा सकते हैं.

  8. संपर्क को सूची में जोड़ने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें.

अपनी संपर्क सूची में किसी कार्यस्थान सदस्य को जोड़ना

नए व्यक्तियों का आपके कार्यस्थान का सदस्य बनने पर, हो सकता है कि आप उनके संपर्कों को अपनी व्यक्तिगत सूची में जोड़ना चाहें. उस सदस्य पर राइट-क्लिक करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और मेरे संपर्क में जोड़ें का चयन करें.

आप किसी कार्यस्थान सदस्य को अपनी संपर्क सूची में खींचकर भी जोड़ सकते हैं.

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किसी संपर्क को फ़ाइल के रूप में सहेजना

आप किसी संपर्क को फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं और फिर संपर्क फ़ाइल को ई-मेल में अनुलग्नक के रूप में भेज सकते हैं.

  1. संपर्क पर राइट-क्लिक करें और संपर्क को फ़ाइल के रूप में सहेजें... का चयन करें.

  2. संपर्क जानकारी इस रूप में सहेजें... संवाद बॉक्स में, उस स्थान का चयन करें जिसमें संपर्क फ़ाइल को सहेजना है और सहेजें पर क्लिक करें.

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अन्य लोगों को कोई संपर्क भेजना

आप किसी संपर्क को अन्य लोगों को किसी ई-मेल संदेश में या किसी Groove संदेश में फ़ाइल अनुलग्नक के रूप में भेज सकते हैं.

  1. संपर्क पर राइट-क्लिक करें.

  2. ईमेल के माध्यम से चयनित संपर्कों को भेजें... का चयन करें.

  3. प्रति: फ़ील्ड में एक या इससे अधिक ई-मेल पते दर्ज करें.

  4. यदि आवश्यक हो, तो विषय और पाठ संदेश को संपादित करें.

    ध्यान दें कि किसी प्राप्तकर्ता के पास अब तक कोई खाता नहीं होने की स्थिति में, मानक पाठ संदेश में SharePoint Workspace को डाउनलोड करने के निर्देश शामिल रहते हैं.

  5. ठीक पर क्लिक करें.

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संपर्क पहचानों को सत्यापित करना

किसी अनजान व्यक्ति के साथ संवेदी जानकारी को साझा करने के जोखिम को कम करने के लिए हम संपर्क पहचानों को सत्यापित करने की कड़ी अनुशंसा करते हैं. आपके खाते की स्थापना के आधार पर, हो सकता है कि कई संपर्क पहचान आपके संगठन में व्यवस्थापक के द्वारा पहले से ही सत्यापित की गई हों. SharePoint Workspace आपकी संपर्क और सदस्य सूचियों में निम्न रंगों का उपयोग करके लोगों की सत्यापन स्थिति को इंगित करता है:

  • काला: सत्यापित नहीं.

  • हरा: आप द्वारा सत्यापित.

  • हरिताभ नीला: आपके संगठन द्वारा सत्यापित.

  • नीला: आपके संगठन द्वारा सत्यापित लेकिन आपके डोमेन के बाहर या क्रॉस-प्रमाणित है.

  • लाल: नाम में विरोध है. दो संपर्क जिनके समान नाम हैं, वे लाल में प्रदर्शित हैं भले ही उनकी सत्यापन स्थिति कुछ भी हो. अधिक जानकारी के लिए नाम विरोधों को हल करना देखें.

आपकी पहचान पर लागू संवाद नीतियाँ अन्य उपयोगकर्ताओं की सत्यापन स्थिति के आधार पर उनके साथ सहभागिता करने की आपकी क्षमता को निर्धारित करती हैं. ये नीतियाँ निम्न में से कोई भी कार्य कर सकती है:

  • किसी भी ऐसे उपयोगकर्ता के साथ आपको संवाद स्थापित नहीं करने देती हैं, जो आपके संगठन में व्यवस्थापक द्वारा सत्यापित नहीं किया गया है.

  • ऐसे अन्य उपयोगकर्ता जिनकी पहचान की सत्यापित नहीं की गई है, उनके साथ आपको संवाद स्थापित करने की अनुमति देने से पहले चेतावनी देने के लिए संपर्क सत्यापन चेतावनी संवाद बॉक्स (नीचे वर्णित) खोल सकती हैं.

  • किसी चेतावनी या प्रतिबंध के बिना आपको किसी भी संपर्क के साथ संचार करने की अनुमति दे सकती हैं.

आपके संगठन द्वारा अन्य उपयोगकर्ताओं के सत्यापन से आपको उनकी पहचान के बारे मे पर्याप्त विश्वसनीयता मिल सकती है. कुछ स्थितियों में, विशेष रूप से यदि आप उच्च संवेदनशील जानकारी के साथ कार्य कर रहे हैं, तो आप मैन्युअल रूप से भी किसी उपयोगकर्ता की पहचान सत्यापित कर सकते हैं.

संपर्क सत्यापन चेतावनी का प्रतिसाद देना संवाद बॉक्स

यदि आप किसी ऐसे उपयोगकर्ता के साथ संचार करने का प्रयास करते हैं जिसकी पहचान सत्यापित नहीं की गई है, और आपके खाते की पहचान के लिए संचार नीतियाँ आपको ऐसे उपयोगकर्ताओं के बारे में चेतावनी देने के लिए सेट होती हैं, तो संपर्क सत्यापन चेतावनी संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है. आप निम्न में से कोई भी कार्य कर सकते हैं:

  • उपयोगकर्ता का चयन करें और पहचान सत्यापित करें पर क्लिक करें. किसी संपर्क पहचान को मैन्युअल रूप से सत्यापित करने के लिए अगले अनुभाग के निर्देशों का पालन करें.

  • किसी चयनित उपयोगकर्ता के संपर्क गुणों को देखने के लिए गुण पर क्लिक करें.

  • उपयोगकर्ता सत्यापन चेतावनी पर ध्यान नहीं देने और गतिविधि के साथ जारी रखने के लिए जारी रखें पर क्लिक करें.

  • आपके द्वारा की जा रही गतिविधि को रद्द करने के लिए जिसके परिणामस्वरूप उपयोगकर्ता सत्यापन चेतावनी मिली थी, रद्द करें पर क्लिक करें.

किसी संपर्क को मैन्युअल रूप से सत्यापित करना

SharePoint Workspace प्रत्येक संपर्क पहचान को एक अद्वितीय "डिजिटल फ़िंगरप्रिंट" असाइन करता है. कोई डिजिटल फ़िंगरप्रिंट अक्षरों और संख्याओं की एक लंबी और स्ट्रिंग (पठनीयता के लिए विराम चिह्न के साथ) के रूप में देखाई देता है. ये डिजिटल फ़िंगरप्रिंट ऐसे संपर्कों की वास्तविक दुनिया की पहचान को मैन्युअल रूप में सत्यापित करने के लिए उपयोग में लाए जाते हैं जिन्हें आप अपने कार्यस्थान और संपर्क सूची में देखते हैं. आप अपनी पहचान को असाइन किए गए डिजिटल फ़िंगरप्रिंट भी देख सकते हैं.

किसी संपर्क पहचान को मैन्युअल रूप से सत्यापित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. उस संपर्क (या कार्यस्थान सदस्य) पर राइट-क्लिक करें जिसे आप सत्यापित करना चाहते हैं और फिर पहचान सत्यापित करें... पर क्लिक करें.

    पहचान सत्यापित करें संवाद बॉक्स उस चयनित संपर्क के साथ आपके वर्तमान संबंध के बारे में जानकारी प्रदर्शित करता है, जैसे कि आपके द्वारा साझा किए जाने वाले कार्यस्थान, आपके बीचे आदान-प्रदान किए गए संदेशों की संख्या और आपका संगठनात्मक संबंध. यदि चयनित संपर्क के साथ आपके कोई संबंध नहीं हैं, तो पहचान सत्यापित करें संवाद बॉक्स इसके बजाय संपर्क के डिजिटल फ़िंगरप्रिंट को जाँचकर उनकी पहचान को सत्यापित करने के निर्देश प्रदान करता है.

    नोट:  यदि SharePoint Workspace को पता चलता है कि दो या अधिक संपर्कों के समान नाम हैं, तो पहचान सत्यापित करें संवाद एक चेतावनी संदेश पोस्ट करता है जो आपको इस संपर्क का सत्यापित करने पर इसे कोई उपनाम असाइन करने का सुझाव देता है.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि आप दिखाई देने वाली जानकारी से संपर्क की पहचान के बारे में पर्याप्त रूप से आश्वस्त हैं, तो सत्यापित करें पर क्लिक करें.

      इस रूप में पहचान सत्यापित करें संवाद बॉक्स में, यदि आपको लगता है कि आपको संपर्क के लिए किसी नाम की आवश्यकता है तो कोई वैकल्पिक नाम दर्ज करें, और ठीक पर क्लिक करें.

    • यदि आप संपर्क की पहचान के बारे में अब भी पर्याप्त रूप से आश्वस्त नहीं हैं, और उनकी पहचान सत्यापित करने के लिए और अधिक कदम उठाना चाहते हैं, तो अभी भी सुनिश्चित नहीं हैं? पर क्लिक करें.- फ़िंगरप्रिंट जाँचें.

      संपर्क के डिजिटल फ़िंगरप्रिंट को जाँचने के लिए पहचान सत्यापित करें संवाद बॉक्स में दिए गए चरणों का अनुसरण करें, और सत्यापित करें पर क्लिक करें.

      इस रूप में पहचान सत्यापित करें संवाद बॉक्स में, यदि आपको लगता है कि आपको संपर्क के लिए किसी नाम की आवश्यकता है तो कोई वैकल्पिक नाम दर्ज करें, और ठीक पर क्लिक करें.

किसी संपर्क पहचान का सत्यापन रद्द करना

कभी-कभी आपके पास उन संपर्कों की सत्यापन स्थिति को परिवर्तित करने के कारण हो सकते हैं जिन्हें आपने मैन्युअल रूप से सत्यापित किया था ताकि वे सत्यापित नहीं के रूप में प्रदर्शित हो सकें.

  1. सत्यापन रद्द करने के लिए इच्छित संपर्क (या कार्यस्थान सदस्य) पर राइट-क्लिक करें और पहचान सत्यापित करें ... का चयन करें.

  2. सत्यापन रद्द करें पर क्लिक करें.

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संपर्क नाम विरोधों को हल करना

जब दो या अधिक संपर्कों के प्रदर्शन नाम समरूप हों, तो उनके नाम संपर्क सूची में, कार्यस्थान सदस्य सूची में, और उनके संपर्क जानकारी कार्ड पर लाल में प्रदर्शित होते हैं. यदि आगे आने वाली, पीछे आने वाली, और एकाधिक एम्बेडेड रिक्तियों को हटाने और नाम को लोअरकेस पाठ में कनवर्ट करने के बाद भी प्रदर्शन नाम यदि मेल खाते हों, तो उन्हें समरूप ही माना जाता है.

उदाहरण के लिए, "Ann  Beebe" और "Ann Beebe" के कारण नाम विरोध होगा. हालाँकि, "Ann Beebe" और "AnnBeebe" के कारण कोई नाम विरोध नहीं होगा.

संपर्क नामों के बीच अंतर करना महत्वपूर्ण है ताकि आप ग़लती से किसी ग़लत संपर्क के साथ गतिविधियों को आरंभ न कर दें. आप किसी भी विरोधी संपर्क नाम के लिए कोई उपनाम बना सकते हैं.

इसके अतिरिक्त, कुछ ही स्थितियों में, आपके खाते के साथ अप्रचलित संपर्कों को संग्रहीत करने के परिणामस्वरूप कोई नाम विरोध आ सकता है. उदाहरण के लिए, शायद किसी संपर्क ने एक नए खाते को सक्रिय किया है, पिछले खाते की समस्त गतिविधियों को छोड़ दिया है, लेकिन दोनों के लिए समान प्रदर्शन नाम का उपयोग करता है. इस स्थिति में, आप नीचे बताए गए अनुसार अप्रचलित संपर्क को छुपा सकते हैं ताकि यह अब आपकी किसी भी संपर्क सूची में प्रदर्शित न हो.

किसी नाम विरोध को हल करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. किसी विरोध को दिखाने वाले नाम पर राइट-क्लिक करें और फिर नाम विरोध हल करें पर क्लिक करें.

  2. निम्न में से कोई भी एक कार्य करें:

    • चयनित संपर्क के विवरण देखने के लिए vCard देखें... पर क्लिक करें. इससे आपको समान नाम के संपर्कों के बीच अंतर करने में मदद मिल सकती है.

    • उपनाम संवाद बॉक्स खोलने के लिए जहाँ आप संपर्क के लिए कोई अद्वितीय प्रदर्शन नाम दर्ज कर सकते हैं, उपनाम संपर्क... पर क्लिक करें.

    • किसी संपर्क की पहचान को सत्यापित करने के चरणों पर जाने के लिए, पहचान सत्यापित करें... पर क्लिक करें.

  3. पूर्ण पर क्लिक करें.

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किसी संपर्क के लिए कोई उपनाम बनाना

आप एक उपनाम के तहत (अपने स्वयं के अलावा) किसी भी संपर्क को प्रदर्शित कर सकते हैं. यदि आपको समान नाम वाले संपर्कों के बीच अंतर करने में समस्या आती है, तो यह उपयोगी है.

  1. संपर्क पर राइट-क्लिक करें और फिर उपनाम संपर्क पर क्लिक करें.

  2. कोई उपनाम लिखें और ठीक पर क्लिक करें.

    उपनाम मूल नाम के स्थान पर प्रदर्शित होता है. संपर्क के मूल नाम को देखने के लिए आप उनकी संपर्क जानकारी खोल सकते हैं, या मूल नाम को दिखाने वाली कोई पॉप-अप विंडो प्रदर्शित करने के लिए उपनाम पर इंगित कर सकते हैं.

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कोई संपर्क हटाना

लॉन्च पट्टी में अपनी संपर्क सूची से कोई संपर्क हटाने के लिए:

  1. उस संपर्क का चयन करें, जिसे आप हटाना चाहते हैं.

  2. DELETE कुंजी दबाएँ और हटाने की पुष्टि करने के लिए हाँ पर क्लिक करें.

लॉन्च पट्टी में संपर्क सूची से आपके द्वारा हटाए गए संपर्क अन्य संपर्क सूचियों जैसे कि संदेश भेजें या आमंत्रण भेजें संवाद बॉक्सेज़ में प्रति: ड्रॉप-डाउन सूचियों, में अब भी दिखाई दे सकते हैं. ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि SharePoint Workspace उन सभी संपर्कों की संपर्क जानकारी संग्रहीत करता है जिनके साथ आप "ज्ञात संपर्क" नामक एक समेकित सूची में सहभागिता करते हैं. इसमें ऐसे संपर्क, और साथ ही आपके कार्यस्थान के सदस्य शामिल होते हैं, जिन्हें आपने अपनी लॉन्च पट्टी संपर्क सूची में जोड़ा था. ध्यान में रखें कि आपके पास सामान्यत: वे कार्यस्थान सदस्य हो सकते हैं जो आपकी संपर्क सूची में भी नहीं हैं.

आप उन संपर्कों को नहीं हटा सकते हैं जो आपकी ज्ञात संपर्क सूची में दिखाई देते हैं. हालाँकि, आप कम से कम इन संपर्कों को छुपा सकते हैं.

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कोई संपर्क छुपाना

कभी-कभी संपर्क कई कारणों से अप्रचलित हो सकते हैं. यदि आपके पास अप्रचलित संपर्क हैं, तो आप उन्हें छुपा सकते हैं ताकि वे संपर्कों को दिखाने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में अब सूचीबद्ध नहीं हों.

  1. संपर्क प्रबंधक खोलें.

  2. आप जिन संपर्कों को छुपाना चाहते हैं, उनका चयन करें.

  3. चयनित संपर्कों को छुपे हुए संपर्क सूची में रखने के लिए छुपाएँ पर क्लिक करें.

  4. ठीक पर क्लिक करें.

नोट:  कोई संपर्क छुपाने से किसी संबंधित नाम विरोध का स्वचालित रूप से हल नहीं होगा. यदि छुपाने के लिए इच्‍छित कोई संपर्क नाम विरोध के रूप में प्रकट होता है, तो जानकारी के लिए नाम विरोधों को हल करना देखें.

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किसी संपर्क के बारे में निदान जानकारी देखना

आप चयनित संपर्कों के लिए निदान जानकारी को देख सकते हैं. आपको कभी-कभी तकनीकी समर्थन उद्देश्यों के लिए इस जानकारी को देखने की आवश्यकता हो सकती है. यदि आपको किसी समर्थन तकनीकी विशेषज्ञ को निदान जानकारी भेजने की आवश्यकता होती है, तो आप निदान संवाद बॉक्स की जानकारी की प्रतिलिपि बनाकर किसी ई-मेल में चिपका सकते हैं.

  1. संपर्क प्रबंधक खोलें.

  2. इच्छित संपर्कों का चयन करें.

  3. निदान पर क्लिक करें.

    संपर्क फलक से जानकारी की प्रतिलिपि बनाने के लिए, राइट-क्लिक करें और सभी का चयन करें पर क्लिक करें, फिर राइट-क्लिक करें और प्रतिलिपि बनाएँ पर क्लिक करें.

    जागरुकता या नेटवर्क निदान फलकों से जानकारी की प्रतिलिपि बनाने के लिए, क्लिपबोर्ड पर प्रतिलिपि बनाएँ पर क्लिक करें.

  4. ठीक पर क्लिक करें.

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संपर्क गुणों को देखना

किसी भी संपर्क के "गुण" देखने के लिए, संपर्क पर राइट-क्लिक करें और फिर गुण पर क्लिक करें. संपर्क गुणों से आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

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अपने कौशल का विस्तार करें
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