SharePoint Server 2010 में मूलभूत कार्य

Office 2010 के साथ प्रारंभ करना उपयोग कैसे करें, जानने में मदद के लिए यहाँ कुछ मूलभूत कार्य और जानकारी हैं Microsoft SharePoint Server 2010.

इस आलेख में

SharePoint Foundation और SharePoint Server

SharePoint Server की क्षमताएँ

सहभागिता और सामाजिक परिकलन

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन

एंटरप्राइज़ खोज

व्यावसायिक इंटेलिजेंस

पोर्टल्स

व्यावसायिक प्रक्रिया और प्रपत्र

SharePoint साइट के भाग

साइट विनिर्देशन, जो आपके अनुभव को प्रभावित करते हैं

साइट में सामग्री जोड़ना

सूचियाँ

सूची में आइटम जोड़ना

सूची में आइटम संपादित करना या हटाना

सूची बनाना

लाइब्रेरीज़

लाइब्रेरी में फ़ाइल जोड़ना

लाइब्रेरी में फ़ाइल संपादित करना या हटाना

दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाना

अन्य प्रकार की लाइब्रेरी बनाना

पृष्ठ और साइट्स

साइट बनाना

पृष्ठ पृष्ठ बनाना

पृष्ठ संपादित करना

साइट सामग्री के साथ प्रबंधित करना और कार्य करना

सामग्री के लिए नेविगेट करना

सामग्री के लिए पहुँच प्रबंधित करना

सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ व्यवस्थित करना

सूची या लाइब्रेरी का दृश्य बदलना

स्तंभ बनाना

पहुँच सुविधाओं का उपयोग करना

संस्करणों को ट्रैक करना

दस्तावेज़ सह संलेखन करना

परिवर्तनों पर अद्यतन रहना

वर्कफ़्लो प्रबंधित करना

सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करना

SharePoint Foundation और SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010, नि:शुल्क उपलब्ध और पिछले संस्करणों में Windows SharePoint Services कही गई SharePoint साइट्स के लिए एक अंतर्निहित तकनीक है. SharePoint Server 2010 सूचियों और लाइब्रेरीज़, साइट व्यवस्थापन और साइट अनुकूलन के लिए एक सतत, सुपरिचित फ़्रेममवर्क प्रदान करने के लिए SharePoint Foundation तकनीक पर निर्भर करता है. SharePoint Foundation में उपलब्ध कोई भी सुविधाएँ SharePoint Server 2010.

में भी उपलब्ध हैं हालाँकि, SharePoint Server 2010 अतिरिक्त सुविधाएँ और क्षमताएँ प्रदान करते हुए SharePoint Foundation को विस्तृत करता है. उदाहरण के लिए, SharePoint Server और SharePoint Foundation दोनों में टीम साइट, ब्लॉग और मीटिंग कार्यस्थानों पर सहकर्मियों सहित सहभागिता करने के लिए साइट टेम्पलेट सम्मिलित होते हैं. हालाँकि, SharePoint Server में टैगिंग और समाचार फ़ीड जैसी उन्नत सामाजिक कंप्यूटिंग सुविधाएँ सम्मिलित होती हैं, जो आपके संस्थान के लोगों को अपने सहकर्मियों से जानकारी खोजने, व्यवस्थित करने, नेविगेट करने और साझा करने में सहायता करती है. इसी प्रकार, SharePoint Server उन सुविधाओं को सम्मिलित करने के लिए SharePoint Foundation से खोज तकनीक को उन्नत बनाता है, जो बड़े संस्थानों के कर्मचारियों के लिए उपयोगी हैं, जैसे SAP, Siebel और अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों में व्यवसाय डेटा खोजने की क्षमता.

SharePoint Foundation और SharePoint Server दोनों को अन्य प्रोग्राम, सर्वर और तकनीकों के साथ प्रभावी रूप से कार्य करने के लिए तैयार किया गया है, जिसमें Microsoft Office सिस्टम भी सम्मिलित है. उदाहरण के लिए, आप SharePoint कार्यस्थान में कोई साइट, सूची या लाइब्रेरी ऑफ़लाइन ले सकते हैं, अपने नेटवर्क से डिसकनेक्ट रहने के दौरान साइट सामग्री के साथ काम कर सकते हैं और फिर पुन: कनेक्ट करने पर अपने परिवर्तनों को स्वत: सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं. सुपरिचित Microsoft Office प्रोग्रामों में आप कई SharePoint कार्यों को पूर्ण कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Microsoft Word से कोई व्यय रिपोर्ट स्वीकृत करने के लिए किसी वर्कफ़्लो में कार्य प्रारंभ कर सकते हैं या सहभागिता कर सकते हैं.

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SharePoint Server की क्षमताएँ

SharePoint Server 2010 की क्षमताएँ छ: क्षेत्रों में केंद्रित है. यह लेख इनमें से प्रत्येक क्षमता का संक्षिप्त परिचय देता है और फिर संबंधित लेखों से लिंक करता है, जहाँ आप अधिक जान सकते हैं.

सहभागिता और सामाजिक परिकलन

SharePoint Server 2010 टैगिंग और मूल्यांकन के साथ संसाधन संबंधित करने में उपयोगकर्ताओं की मदद करते हुए और नए फ़ीड्स और लोगों की खोज के द्वारा तेज़ी से उत्तर ढूँढने में लोगों की मदद करते हुए ब्राउज़र से या Microsoft Word जैसे परिचित अनुप्रयोगों से आसान रचना को प्रचारित करके SharePoint Foundation की सहभागिता सुविधाओं को विस्तृत करता है.

जिन प्राथमिक स्थानों पर आप इन क्षमताओं का लाभ ले सकते हैं, उनमें से एक है आपकी मेरी साइट. मेरी साइट आपकी स्वयं की SharePoint साइट है, जहाँ आप किसी ऑनलाइन प्रोफ़ाइल में स्वयं के बारे में दस्तावेज़, लिंक, और जानकारियाँ साझा कर सकते हैं. आप स्वयं की रुचि के विषयों के बारे में भी ब्लॉग कर सकते हैं या फिर वे जानकारियाँ खोज सकते हैं, जो अपना कार्य करने के लिए आपके लिए आवश्यक हैं.

WN प्रोफ़ाइल

यह आप निर्धारित करते हैं कि आप कौन-सी जानकारी साझा करना चाहते हैं और कौन-सी अपनी मेरी साइट पर गोपनीय रखना चाहते हैं. फिर आप जानकारियों में लिंक टैग कर सकते हैं और वे जानकारियाँ खोज सकते हैं, जो अन्य लोग अपने समाचार फ़ीड पर टैग या साझा करते हैं. अपनी मेरी साइट पर जानकारियाँ प्रबंधित करने के बारे में अधिक जानने के लिए, वह जानकारी प्रबंधित करें, जो आप अपनी मेरी साइट और प्रोफ़ाइल द्वारा साझा करते हैं देखें.

SharePoint Server 2010जब ऑनलाइन या आपके नेटवर्क से डिस्कनेक्टेड हों, तब रिच SharePoint कार्यस्थान अनुभव प्रदान करके और रास्ते में सहयोग करने के लिए उपयोगकर्ताओं को मुक्त करके किसी भी स्थान पर भाग लेना भी सक्षम करता है.

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन

Microsoft का Enterprise Content Management (ECM) अप्रबंधित सामग्री की बड़ी मात्रा द्वारा सामने आई चुनौतियों का सामना करने में संस्थानों की मदद करता है. SharePoint Server 2010, Microsoft ECM समाधान का एक केंद्रीय भाग है, जो Microsoft Office सिस्टम जैसे सुपरिचित उपकरणों से एकीककरण द्वारा किसी संस्थान में प्रत्येक कर्मचारी तक सामग्री प्रबंधन को विस्तृत करता है. Microsoft ECM समाधान सामग्री के पूर्ण जीवन चक्र को प्रबंधित करने के लिए क्षमताएँ प्रदान करता है — बनाने से, संपादन तक और सहयोग से, समाप्ति तक — किसी एकल एकीकृत प्लेटफ़ॉर्म पर.

SharePoint Server 2010 संगठनों को निम्नलिखित लक्ष्य प्राप्त करने में सक्षम बनाने वाली सुविधाओं के अलग सेट प्रदान करके सामग्री के संपूर्ण जीवन चक्र को प्रबंधित करने में सगठनों की मदद करता है:

  • विभिन्न सामग्री को प्रबंधित करें    SharePoint Server 2010 में दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताएँ सहायता संगठनों में एकाधिक स्थानों से किसी केंद्रीय रूप से प्रबंधित संग्रह में सतत श्रेणीकरण के साथ विभिन्न सामग्रियों का निर्माण करने में सहायता करती हैं. नई दस्तावेज़ सेट सुविधाएँ आपके संस्थान को वे कार्य उत्पाद बनाने और प्रबंधित करने में सक्षम बनाती हैं, जिनमें एकाधिक दस्तावेज़ हैं. एकीकृत खोज क्षमताएँ यह जानकारी खोजने, साझा करने और उपयोग करने में लोगों की मदद करती हैं. मेटाडेटा प्रबंधन क्षमताएँ, जैसे नई Term Store सुविधा, विभिन्न साइट पर केंद्रीय रूप से मेटाडेटा प्रबंधित करने में संस्थानों की मदद कर सकती हैं. मेटाडेटा पहचान, संरचना, अन्वेषण में सहायता के लिए उपयोग किए जाने वाले और जानकारी प्रबंधित करने वाले डेटा की जानकारी है. मेटाडेटा-संचालित नेविगेशन और दस्तावेज़ों में मेटाडेटा फ़ील्ड एम्बेड करने की योग्यता के लिए नए समर्थन से जानकारी खोज और अन्वेषण में सुधार आता है. सामग्री को अनधिकृत पहुँच से भी सुरक्षित रखा जा सकता है. वर्कफ़्लो जैसे सहभागिता उपकरण किसी संरचनागत तरीक़े से दस्तावेज़ों को बनाने, उनकी समीक्षा और उन्हें स्वीकृत करने के लिए एक साथ मिलकर बेहतर कार्य करने में लोगों की सहायता करते हैं.

  • अनुपालन और क़ानूनी आवश्यकताएँ पूरी करें    SharePoint Server 2010 में रिकॉर्ड प्रबंधन  क्षमताएँ संगठनों को व्यावसायिक रिकॉर्ड्स या तो निर्माणाधीन रिकॉर्ड के बाद स्थानांतर्गत रिकॉर्ड या किसी अवरोधित केंद्रीय संग्रह में संग्रहीत और सुरक्षित करने में सक्षम बनाती हैं. संगठन यह सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड्स के लिए समाप्ति नीतियाँ लागू कर सकते हैं कि नियमों या कॉर्पोरेट व्यवसाय नीतियों के अनुरूप होने हेतु उपयुक्त समयावधि के लिए रिकॉर्ड्स को संरक्षित किया जा सकता है, और इस प्रकार वे अपने लिए क़ानूनी जोखिम कम कर सकते हैं. ऑडिट ट्रेल आंतरिक और बाहरी ऑडिटर को ये प्रमाण प्रदान कर सकते हैं कि रिकॉर्ड उपयुक्त रूप से संरक्षित किए गए थे. कुछ विशिष्ट रिकॉर्ड्स को नष्ट होने से बचाने के लिए उन पर अवरोधक लगाए जा सकते हैं.

  • एकाधिक वेब साइट्स को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करें    SharePoint Server 2010 में वेब सामग्री प्रबंधन क्षमताएँ लोगों को उपयोग-में-सरल सामग्री अधिकरण उपकरण और अंतर्निहित स्वीकृति प्रक्रिया के साथ वेब सामग्री प्रकाशित करने में सक्षम बनाती हैं. कर्मचारी छवियों, ऑडियो और वीडियो सहित  — वेब साइट्स पर समय पर ढंग से IT से व्यापक समर्थन के बिना — सामग्री अपलोड कर सकते हैं. रिच मीडिया के लिए नए समर्थन में रिच दृश्य और पिकर्स के साथ एक नई संपत्ति लाइब्रेरी; SharePoint सामग्री प्रकार के रूप में विडियो के लिए समर्थन; एक स्ट्रीमिंग विडियो आधारभूत संरचना और एक स्किनेबल Silverlight मीडिया प्लेयर शामिल करती है. मास्टर पृष्ठ और पृष्ठ लेआउट के रूप में टेम्पलेट संस्थानों को पृष्ठों के लिए सतत ब्रांडिंग लागू करने की सुविधा देते हैं. आउट-ऑफ़-बॉक्स Web Analytics सुविधाएँ ट्रैफ़िक, खोज और मालसूची विश्लेषण रिपोर्ट्स को समर्थन प्रदान करती हैं. SharePoint Server क्षमताएँ इंटरनेट, एक्स्ट्रानेट और इंटरनेट साइट्स के साथ ही बहुभाषी साइट्स के लिए एकल परिनियोजन और प्रबंधन अधोसंरचना भी प्रस्तावित करता है.

एंटरप्राइज़ खोज

SharePoint Server 2010 शक्तिशाली खोज संरचना का वितरण करता है, जो तेज़ी से बेहतर उत्तर प्राप्त करने में और ज्ञान और विशेषज्ञता का प्रभाव बढ़ाने में लोगों की मदद करने के लिए एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन और सहभागिता जैसी अन्य व्यावसायिक उत्पादकता क्षमताओं को पूरा करता है.

खोज आपके व्यक्तिगत संदर्भ पर विचार करती है और आपके लिए आवश्यक जानकारी तक आपका मार्गदर्शन करने के लिए सहभागी नेविगेशन का उपयोग करते हुए आपकी खोज को परिशोधित करने में आपकी मदद करती है. अपने एंटरप्राइज़ में सभी जानकारी के लिए SharePoint Server खोज की पहुँच को अधिक सामग्री स्रोतों और सामग्री प्रकारों के आसपास विस्तृत करता है — एंटरप्राइज़ अनुप्रयोग जैसे कि SAP, साइबेल या कस्टम डेटाबेसेज़ सहित — और जानकारी उपलब्ध कराना, जिन लोगों को उसकी आवशयकता है.

व्यावसायिक इंटेलिजेंस

व्यावसायिक इंटेलिजेंस उन कार्यप्रणालियों, तकनीक और प्रक्रियाओं का सेट होती है, जो संगठनात्मक सिस्टम में संग्रहीत जानकारी लेती हैं और उसे उन लोगों के हाथ में देकर क्रिया योग्य बनाती है जिन्हें इसकी सबसे अधिक आवश्यकता होती है ताकि वे सूचित निर्णय ले सकें. Microsoft व्यवसाय इंटेलिजेंस प्लेटफ़ॉर्म के मुख्य भाग के रूप में, SharePoint Server 2010 संगठन के तहत प्रत्येक व्यक्ति तक व्यावसायिक इंटेलिजेंस क्षमताएँ विस्तृत करने में मदद कर सकता है, ताकि प्रत्येक व्यक्ति सही निर्णय लेने के लिए सही डेटा तक पहुँचने में समर्थ हो.

आपका संस्थान संभवत: विभिन्न प्रारूपों, जैसे डेटाबेस, ई-मेल संदेश और स्प्रेडशीट फ़ाइलों में डेटा संग्रहीत करता है. SharePoint Server 2010 विभिन्न स्रोतों से डेटा प्राप्त करने और उसे इस तरह से प्रस्तुत करने में आपकी सहायता करता है, जो विश्लेषण और निर्णय क्षमता में आपकी सहायक होती हैं.

Excel Services निर्णयकर्ताओं को किसी SharePoint साइट पर Excel कार्यपुस्तिकाएँ प्रकाशित, साझा और प्रबंधित करने में सक्षम बनाती हैं. संस्थान के अन्य सदस्य फिर विक्रय मानों, सूत्रों और डेटा का विश्लेषण करने के दौरान ब्राउज़र के प्रारूपणों को संशोधित कर सकते हैं.

SharePoint Server 2010 में PerformancePoint सेवाएँ महत्वपूर्ण संगठनात्मक उद्देश्यों और मेट्रिक्स में दृश्यता को बढ़ा सकती हैं और विश्लेषण और अंतर्दृष्टि को गहनता प्रदान कर सकती हैं. आपके संगठन में आप या अन्य व्यक्ति स्कोरकार्ड, रिपोर्ट और ट्रेंड खोजने के लिए फ़ि‍ल्टर के साथ सहभागी डैशबोर्ड बना सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं. आप अपनी SharePoint साइट्स में रिच चार्ट भी जोड़ सकते हैं और चार्ट को डेटा से विभिन्न स्रोतों, जैसे SharePoint सूचियाँ, बाहरी डेटा सूचियाँ, Business Data Connectivity Services, Excel Services या अन्य वेब पार्ट्स से कनेक्ट कर सकते हैं.

पोर्टल्स

SharePoint Server 2010 के साथ, संगठन अपने व्यवसाय के प्रत्येक पहलू (एंटरप्राइज़ इंट्रानेट पोर्टल, कॉर्पोरेट इंटरनेट वेब साइट और डिवीज़नल पोर्टल साइट) के लिए पोर्टल साइट्स बना सकती हैं और उनका रखरखाव कर सकती हैं. एंटरप्राइज़ इंट्रानेट और डिवीज़नल पोर्टल व्यक्तिगत साइट्स को संगठनपर कनेक्ट कर सकते हैं और मौजूदा व्यवसाय अनुप्रयोगों को पहुँच प्रदान कर सकते हैं. संगठन में टीम और व्यक्ति विशेषज्ञता, जानकारी और व्यवसाय अनुप्रयोगों, जिनकी उन्हें अपने कार्य में आवश्यकता है, पर पहुँच के लिए किसी पोर्टल साइट का उपयोग कर सकते हैं.

संगठन के व्यक्ति, जो पोर्टल साइट का उपयोग करते हैं, अपनी मेरी साइट साइट्स का लाभ ले सकते हैं. मेरी साइट एक व्यक्तिगत साइट है, जो आपको अपने दस्तावेज़, सामग्री, लिंक और संपर्क प्रबंधित और संग्रहीत करने का एक केंद्रीय स्थान प्रदान करती है. मेरी साइट आप, आपके कौशल और आपकी रुचियों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए एक संपर्क बिंदु के रूप में कार्य करती है. मेरी साइट्स में इस लेख में पहले वर्णित सामाजिक कंप्यूटिंग सुविधाएँ होती हैं.

SharePoint Server 2010 में वे सुविधाएँ भी सम्मिलित होती हैं, जिनका संगठनों द्वारा व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए पोर्टल साइट के अनुभव को वैयक्तिकृत बनाने में उपयोग किया जा सकता है, जैसे विशिष्ट प्रकार के उपयोगकर्ताओं के लिए लक्ष्य सामग्री. आपका संगठन SharePoint के संगत वेब डिज़ाइन प्रोग्राम जैसे SharePoint Server 2010.

व्यावसायिक प्रक्रिया और प्रपत्र

SharePoint Server 2010 कई सुविधाएँ प्रदान करता है, जो आपकी व्यवसाय प्रक्रियाओं को एकीकृत और स्ट्रीमलाइन करने में मदद कर सकती है. वर्कफ़्लो सामान्य व्यवसाय प्रक्रियाओं, जैसे प्रोजेक्ट अनुमोदन या दस्तावेज़ समीक्षा, के समन्वयन की लागत को उन प्रक्रियाओं में सम्मिलित कार्यों को प्रबंधित करते हुए और उनका पता लगाते हुए स्ट्रीमलाइन कर सकते हैं. SharePoint Server 2010 के पास अनेक पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लो हैं, जिनका आप उनके अनुरूप ही उपयोग कर सकते हैं या अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित कर सकते हैं. आप अनुकूलन वर्कफ़्लो बनाने के लिए SharePoint Designer का भी उपयोग कर सकते हैं, जो आपकी अनन्य व्यवसाय प्रक्रियाओं का समर्थन करते हैं.

आप ब्राउज़र-आधारित प्रपत्र बना और ऐसे संगठनों से डेटा एकत्र कर भी सकते हैं जो Microsoft InfoPath 2010उपयोग नहीं करते.

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SharePoint साइट के भाग

कोई साइट संबंधित वेब पृष्ठों का समूह होती है, जहाँ आपका संगठन प्रोजेक्ट्स पर काम कर सकता है, मीटिंग आयोजित कर सकता है और जानकारी साझा कर सकता है. उदाहरण के लिए, आपकी टीम की स्वयं की साइट हो सकती है जहाँ उसके शेड्यूल, फ़ाइलें और प्रक्रिया की जानकारी संग्रहीत होती है. आपकी समूह साइट किसी बड़ी संगठनात्मक पोर्टल साइट का भाग हो सकती है, जहाँ मानव संसाधन जैसे विभाग जानकारी लिखते और शेष संस्थान के लिए संसाधन प्रकाशित करते हैं.

सभी SharePoint साइट्स में सामान्य तत्व होते हैं और प्रारंभ करने के लिए इनकी जानकारी आपको होना चाहिए: जैसे सूचियाँ, लाइब्रेरीज़, वेब पार्ट्स और दृश्य.

टीम साइट

सूचियाँ    सूची एक वेब साइट घटक होती है, जहाँ आपका संगठन जानकारी को संग्रहीत, साझा और प्रबंधित कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप कैलेंडर पर कार्य असाइनमेंट्स या टीम ईवेंट्स को ट्रैक करने के लिए कार्य सूची बना सकते हैं. आप चर्चा पटल पर सर्वेक्षण आयोजित कर सकते हैं या चर्चाओं को होस्ट कर सकते हैं.

लाइब्रेरीज़    लाइब्रेरी विशेष प्रकार की सूची होती है, जिसमें फ़ाइलों के साथ-साथ उनकी जानकारी भी संग्रहीत होती है. आप नियंत्रित कर सकते हैं कि फ़ाइलों को किस प्रकार देखा जाए, ट्रैक किया जाए, प्रबंधित किया जाए और लाइब्रेरीज़ में बनाया जाए.

दृश्य    सूची या लाइब्रेरी के जो आइटम आपके लिए सर्वाधिक महत्त्वपूर्ण हों या उद्देश्य के लिए सबसे अधिक उपयुक्त हों, उन्हें देखने के लिए आप दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची के सभी आइटम्स का दृश्य बना सकते हैं, जो किसी विशेष विभाग पर लागू होता है या लाइब्रेरी में विशेष दस्तावेज़ों को हाइलाइट कर सकते हैं. आप सूची या लाइब्रेरी के अनेक दृश्य बना सकते हैं, जिन्हें लोग चुन सकते हैं. आप अपनी साइट के अलग पृष्ठ पर सूची या लाइब्रेरी का दृश्य प्रदर्शित करने के लिए वेब पार्ट का उपयोग भी कर सकते हैं.

मेरे कार्य दृश्य

वेब पार्ट्स    वेब पार्ट, जानकारी की मॉड्यूलर इकाई है, जो साइट के अधिकांश पृष्ठों का मूल बिल्डिंग ब्लॉक बनाती है. यदि आपके पास आपनी साइट के पृष्ठ संपादित करने की अनुमति है, तो आप चित्र और चार्ट्स, दूसरे वेब पृष्ठों के भाग, दस्तावेज़ों की सूची, व्यवसाय डेटा के अनुकूलित दृश्य, और भी बहुत कुछ प्रदर्शित करने के लिए अपनी साइट को अनुकूलित कर सकते हैं.

वेब पार्ट

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साइट विनिर्देशन, जो आपके अनुभव को प्रभावित करते हैं

आपकी स्थापना के विनिर्देशन और SharePoint का कॉन्फ़िगरेशन आपकी साइट पर आप क्या देखते हैं और आपके पास कौन से विकल्प उपलब्ध हैं, को प्रभावित करते हैं.

अनुमतियाँ    यदि आपको डिफ़ॉल्ट पूर्ण नियंत्रण अनुमति स्तर प्राप्त है, तो साइट प्रबंधित करने के लिए आपके पास विकल्पों की पूरी श्रृंखला मौजूद होती है. यदि आपको योगदान दें या पढ़ें अनुमति स्तर प्राप्त है, तो साइट सामग्री के विकल्प और उस पर पहुँच आपके लिए सीमित होती है. इस आलेख में चर्चा किए गए बहुत से विकल्प उपयोगकर्ताओं को पाठक अनुमति स्तर के साथ उपलब्ध नहीं हैं, जो उपयोगकर्ताओं को सामग्री पढ़ने की अनुमति देते हैं, परंतु उसमें कोई परिवर्तन नहीं किया जा सकता. चूँकि अनुमतियाँ परिवर्तन और अनुकूलन के लिए डिज़ाइन की गई हैं, इसलिए आपके संगठन की इसकी स्वयं की अनन्य सेटिंग्स हो सकती हैं.

अनुकूलन    हो सकता है आपके संगठन ने आपकी साइट की अनुमतियों और ब्रांडिंग को अनुकूलित किया हो या साइट नेविगेशन को अनुकूलित किया हो और साइट क्रियाएँ मेनू जैसे नियंत्रणों को पृष्ठ पर किसी अन्य स्थान पर ले जाया गया हो. इसी प्रकार, हो सकता है आपके संगठन ने SharePoint 2010 में प्रस्तुत किए गए रिबन का उपयोग न करना तय किया हो.

SharePoint का संस्करण    यह आलेख SharePoint Server 2010 में प्रारंभ करने के बारे में चर्चा करता है. यदि आपका संगठन SharePoint Foundation 2010का उपयोग  कर रहा है ,तो SharePoint Foundation 2010 के साथ प्रारंभ करना देखें. यदि आप SharePoint के किसी पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो उस संस्करण की मदद देखें.

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साइट में सामग्री जोड़ना

आप वेब ब्राउज़र का उपयोग करके लाइब्रेरीज़ में सूचियाँ और फ़ाइलें जोड़ सकते हैं. जिन अधिकांश क्रियाओं के लिए आप बटनों का उपयोग करते हैं, वे रिबन पर होते हैं, जो कि साइट के अधिकांश पृष्ठों पर शीर्ष पर होता है.

WN रिबन

रिबन पर मौजूद बटन निम्न में से किसी भी कारण धूसर रंग के हो सकते हैं:

  • कार्य लागू नहीं है या अन्य कार्य कर निर्भर है. उदाहरण के लिए, आप चेक आउट करें उसके पहले आपको दस्तावेज़ के चेक बॉक्स का चयन करना होगा.

  • आपके पास कार्य पूरा करने की अनुमति नहीं है.

  • इस साइट के लिए यह सुविधा सक्षम नहीं है. उदाहरण के लिए, साइट पर वर्कफ़्लो सक्षम नहीं हैं.

कुछ क्लायंट प्रोग्राम्स की SharePoint Server से संगत फ़ाइलों को आप लाइब्रेरी में सहेज भी सकते हैं. उदाहरण के लिए, जब आप Word में कार्य करते हैं तो आप Microsoft Word दस्तावेज़ को SharePoint साइट पर लाइब्रेरी में सहेज सकते हैं.

आइटम को सूची में या फ़ाइल को लाइब्रेरी में जोड़ने के लिए, आपको सूची या लाइब्रेरी में योगदान देने की अनुमति होनी चाहिए. आपका संगठन अनुमतियों और अनुमति स्तरों का उपयोग किस प्रकार करता है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने साइट स्वामी या व्यवस्थापक से संपर्क करें.

जब आप आइटम या फ़ाइल जोड़ते हैं, तो दूसरे जिन लोगों को सूची पढ़ने की अनुमति है वे आइटम या फ़ाइल देख सकते हैं, जब तक कि इसके लिए स्वीकृति की आवश्यकता न हो. यदि आइटम या फ़ाइल के लिए स्वीकृति की आवश्यकता है, तो वह सूची या लाइब्रेरी में तब तक लंबित स्थिति में संग्रहीत रहेंगे, जब तक कि कोई उपयुक्त अनुमति वाला व्यक्ति उसे स्वीकृत न कर दे. फ़ाइल या आइटम जोड़ते समय यदि आपको पहले से ही सूची या लाइब्रेरी दिखाई दे रही है, तो नए आइटम या फ़ाइल को देखने के लिए आपको अपना ब्राउज़र ताज़ा करना होगा.

यदि आपकी साइट पर आवक और जावक मेल सक्षम है, तो सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए भी ई-मेल सुविधा का लाभ लिया जा सकता है. कैलेंडर्स, घोषणाएँ, ब्लॉग्स और चर्चा पटल जैसी कुछ सूचियों को इस प्रकार सेट किया जा सकता है कि लोग ई-मेल भेजकर उनमें सामग्री जोड़े सकें. कार्य और समस्या ट्रैकिंग सूचियों जैसी अन्य सूचियों को इस प्रकार सेट किया जा सकता है कि जब लोगों को आइटम्स असाइन किए जाएँ तो उन्हें ई-मेल भेजी जाए.

मौजूदा सूचियों और लाइब्रेरीज़ में सामग्री जोड़ने के अलावा, आपके पास नई सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ बनाने की अनुमति हो सकती है. सूची और लाइब्रेरी टेम्पलेट् से आपको एक शुरुआत मिलती है. आपकी अनुमति स्तर के आधार पर, आप नए पृष्ठों और साइट्स को बना सकते हैं और अनुकूलित भी कर सकते हैं.

सूचियाँ

हालाँकि सूचियाँ विभिन्न प्रकार की होती हैं, लेकिन उनमें आइटम जोड़ने की प्रक्रिया समान होती है, ताकि आपको विभिन्न प्रकार की सूचियों पर काम करने के लिए अनेक नई तकनीकों को न सीखना पड़े. सूची आइटम में स्तंभों की श्रेणी में पाठ होता है, परंतु कुछ सूचियों में अनुलग्नक भी जोड़े जा सकते हैं.

सूची में आइटम जोड़ना

  1. जिस सूची में आप आइटम जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर आइटम्स टैब पर क्लिक करें. (यह कैलेंडर के लिए ईवेंट टैब है.)

  2. नया आइटम (कैलेंडर के लिए नया ईवेंट) पर क्लिक करें.

    युक्ति:  कैलेंडर में ईवेंट जोड़ने का अन्य त्वरित तरीका कैलेंडर के दिनांक को इंगित करना है और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. आवश्यक फ़ील्ड्स और अन्य जिन्हें आप पूरा करना चाहते है को पूरा करें.

  4. सहेजें पर क्लिक करें.

सूची में आइटम संपादित करना या हटाना

  1. आइटम पर इंगित करें और फिर आइटम के आगे दिखाई देने वाले चेक बॉक्स का चयन करें.

    युक्ति:  आप एकाधिक चेक बॉक्सेज़ का चयन करके एक से अधिक आइटम्स पर कार्य कर सकते हैं.

  2. रिबन पर आइटम्स टैब पर, आइटम संपादित करें या आइटम हटाएँ में से जो उपयुक्त हो उसे पर क्लिक करें.

अनेक प्रकार की साइट्स पर, आपके लिए कुछ सूचियाँ बनी होती हैं. इन डिफ़ॉल्ट सूचियों में चर्चा पटल से लेकर कैलेंडर सूची तक होती है. यदि आपको अनुमति है, तो आप शुरुआत के लिए संरचना और सेटिंग्स उपलब्ध कराने वाले अनेक प्रकार के सूची टेम्पलेट्स से सूचियाँ भी बना सकते हैं.

सूची बनाना

  1. सूची बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और फिर अधिक निर्माण विकल्प पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको सूची बनाने की अनुमति न हो.

  2. निर्माण पृष्ठ पर, जो सूची आप बनाना चाहते हैं उसके प्रकार पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, लिंक्स.

  3. सूची के लिए एक नाम लिखें, कोई अन्य फ़ील्ड्स जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं को पूरा करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

लाइब्रेरीज़

लाइब्रेरी साइट पर वह स्थान होता है, जहाँ आप फ़ाइलों को टीम के सदस्यों के साथ बना सकते हैं, संग्रहीत कर सकते हैं, अद्यतन कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी फ़ाइलों की सूची और उनकी मुख्य जानकारी प्रदर्शित करती है, जिससे फ़ाइलों पर एक साथ काम करने में लोगों को मदद मिलती है.

आप अपने वेब ब्राउज़र से फ़ाइल को अपलोड करके उसे लाइब्रेरी में जोड़ सकते हैं. जब आप लाइब्रेरी में फ़ाइल जोड़ लेते हैं, तो उपयुक्त अनुमति वाले अन्य लोग फ़ाइल को देख सकते हैं. फ़ाइल जोड़ते समय यदि आपको पहले से ही लाइब्रेरी दिखाई दे रही है, तो नई फ़ाइल को देखने के लिए आपको अपना ब्राउज़र ताज़ा करना होगा.

यदि आप ऐसे प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint Server के साथ संगत है, तो आप लाइब्रेरी में कार्य करने के दौरान टेम्पलेट के आधार पर नई फ़ाइल बना सकते हैं. आप अन्य SharePoint कार्यस्थान या Microsoft Word जैसे प्रोग्राम से लाइब्रेरी पर फ़ाइल सहेज सकते हैं.

लाइब्रेरी में फ़ाइल जोड़ना

  1. जिस लाइब्रेरी में आप फ़ाइल जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर दस्तावेज़ टैब को पर क्लिक करें.

  2. दस्तावेज़ अपलोड करें पर क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ ब्राउज़ करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

युक्ति:  यदि आप कोई ऐसा प्रोग्राम उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint Server 2010 के साथ संगत हो, जैसे कि Microsoft Word 2010, आप दस्तावेज़ अपलोड करें संवाद बॉक्स में Windows Explorer से दस्तावेज़ों को खींचें और छोड़ें.

लाइब्रेरी में फ़ाइल संपादित करना या हटाना

  1. फ़ाइल पर इंगित करें और फिर फ़ाइल के आगे दिखाई देने वाले चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. रिबन पर दस्तावेज़ टैब पर, दस्तावेज़ संपादित करें या दस्तावेज़ हटाएँ में जो उपयुक्त हो उस पर क्लिक करें.

जब आप अनेक प्रकार की साइट्स बनाते हैं, तो साझा दस्तावेज़ नामक डिफ़ॉल्ट लाइब्रेरी बनाई जाती है. साझा दस्तावेज़ एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी है, जिसका उपयोग आप विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों के संग्रहण के लिए कर सकते हैं. यदि आपको सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति हो, तो आप अधिक लाइब्रेरी बना सकते है, जैसे छवियों को सॉर्ट करने के लिए चित्र लाइब्रेरी.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाना

  1. दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और फिर नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको लाइब्रेरी बनाने की अनुमति न हो.

  2. लाइब्रेरी के लिए नाम लिखें, अन्य फ़ील्ड्स जिसे आप पूरा करना चाहते हैं, उसे पूरा करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

नोट:  लाइब्रेरीज़ के जिन अन्य प्रकारों को आप बना सकते हैं, उन्हें देखने के लिए, साइट क्रियाओं पर क्लिक करें और फिर अधिक विकल्प बनाएँ पर क्लिक करें. लाइब्रेरी का विवरण देखने के लिए उसका विकल्प इंगित करें.

अन्य प्रकार की लाइब्रेरी बनाना

  1. लाइब्रेरी बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और फिर अधिक विकल्प पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको लाइब्रेरी बनाने की अनुमति न हो.

  2. लाइब्रेरी का विवरण देखने के लिए, उसका विकल्प इंगित करें.

  3. लाइब्रेरी के लिए नाम लिखें, अन्य फ़ील्ड्स जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं उन्हें पूरा करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

    नोट:  लाइब्रेरी त्वरित लॉन्च पर दिखाई दे या नहीं, जैसे विकल्प सेट करने के लिए, बनाएँ पर क्लिक करने से पहले, अधिक विकल्प पर क्लिक करें.

पृष्ठ और साइट्स

साइट सामान्य उद्देश्य को पूरा कर सकती है, जैसे शेड्यूल्स, दिशानिर्देश, फ़ाइलें और समय-समय पर आपकी टीम को लगने वाली अन्य जानकारी संग्रहीत करना. या साइट अधिक विशिष्ट उद्देश्य को पूरा कर सकती है, जैसे किसी मीटिंग का ट्रैक रखना, या कोई ब्लॉग होस्ट करना जहाँ आपके संगठन के सदस्य समय-समय पर समाचार और विचारों को पोस्ट करें.

ब्लॉग साइट

साइट सामग्री को अलग-अलग प्रबंधित की जा सकने वाली साइट्स में विभाजित करने के लिए आपका संगठन पृष्ठों, सबसाइट और शीर्ष-स्तरीय साइट का उपयोग कर सकता है. उदाहरण के लिए, आपके संस्थान के हर विभाग की स्वयं की टीम साइट हो सकती है, जो किसी अधिक बड़ी पोर्टल साइट का भाग है.

आप सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ जोड़कर साइट्स पर सामग्री जोड़ सकते हैं. यदि आपको अनुमति हो, तो आप अपनी साइट में पृष्ठों भी जोड़ सकते हैं. आप वेब पार्ट पृष्ठ जोड़ने पर भी विचार कर सकते हैं, जिससे आपको प्रभावी सामग्री को त्वरित रूप से जोड़ने के लिए वेब पार्ट्स का उपयोग करने की सुविधा मिलती है.

यदि आपको नई साइट्स बनाने की आवश्यकता है, तो आप नई साइट बनाने की शुरुआत के लिए साइट टेम्पलेट्स के अनेक प्रकारों में चुन सकते हैं. आप साइट बना सकते हैं या सबसाइट्स, यह इस पर निर्भर करता है कि आपके संगठन ने उसकी साइट्स को और उन्हें बनाने की अनुमतियों को किस प्रकार सेट किया है. आपका संस्थान साइट्स के लिए अनुमति प्रबंधित करता है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने साइट स्वामी या व्यवस्थापक से मिलें.

साइट बनाना

  1. साइट बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और फिर नई साइट पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको साइट बनाने की अनुमति न हो.

  2. साइट के लिए शीर्षक और URL नाम लिखें.

  3. टेम्पलेट चयन के तहत, एक साइट टेम्पलेट का चयन करें.

  4. अपनी इच्छानुसार अन्य विकल्प चुनें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

पृष्ठ पृष्ठ बनाना

नोट:  पृष्ठ बनाने के चरण उस साइट के आधार पर अलग-अलग हो सकते हैं, जिस पर आप हैं, चाहे प्रकाशन सुविधाएँ सक्षम हों या चाहे पृष्ठ प्रकाशित करने के लिए स्वीकृति की आवश्यकता हो.

  1. पृष्ठ बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और तब नया पृष्ठ पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प नहीं दिखाई देता है, तो हो सकता है आपको कोई पृष्ठ बनाने की अनुमति न हो.

  2. पृष्ठ के लिए नाम लिखें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

  3. आपके द्वारा बनाए गए नए पृष्ठ पर निम्नांकित में एक या अधिक कार्य करें:

    • पाठ जोड़ने के लिए, पाठ बॉक्स में पाठ लिखें या प्रतिलिपि बनाएँ.

    • अपना पाठ स्वरूपित करने के लिए, रिबन पर पाठ स्वरूपित करें टैब पर क्लिक करें और बटन चुनें.

    • वेब पार्ट या मौजूदा सूची सम्मिलित करने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें, उपयुक्त बटन पर क्लिक करें, इच्छित वेब पार्ट या सूची चुनें और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

    • नई सूची सम्मिलित करने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें, अपनी सूची के लिए शीर्षक लिखें, चुनने के लिए सूची प्रकार पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  4. जब आप पृष्ठ का संपादन समाप्त कर दें, तो रिबन पर सहेजें पर क्लिक करें.

पृष्ठ संपादित करना

  1. पृष्ठ संपादित करने के लिए, रिबन पर संपादित करें बटन पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आप संपादित करें बटन नहीं देखते, तो संभवतः आपके पास पृष्ठ संपादित करने की अनुमति नहीं होती.

  2. निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:

    • पाठ जोड़ने के लिए, पाठ बॉक्स में पाठ लिखें या प्रतिलिपि बनाएँ.

    • अपना पाठ स्वरूपित करने के लिए, रिबन पर पाठ स्वरूपित करें टैब पर क्लिक करें और बटन चुनें.

    • वेब पार्ट या मौजूदा सूची सम्मिलित करने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें, उपयुक्त बटन पर क्लिक करें, इच्छित वेब पार्ट या सूची चुनें और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

    • नई सूची सम्मिलित करने के लिए, सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें, अपनी सूची के लिए शीर्षक लिखें, चुनने के लिए सूची प्रकार पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  3. जब आप पृष्ठ का संपादन समाप्त कर दें, तो रिबन पर सहेजें पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

साइट सामग्री के साथ प्रबंधित करना और कार्य करना

आपकी टीम को और अधिक उत्पादक बनाने के लिए, ऐसे अनेक तरीके हैं, जिनसे आप सूचियों, लाइब्रेरीज़ और साइट्स में सामग्री को प्रबंधित और विस्तृत कर सकते हैं. कुछ सुविधाओं की मदद से आपकी टीम जानकारी ढूँढ कर उस पर अधिक क्षमता से काम कर सकती है. अन्य सुविधाएँ, जानकारी पर पहुँच को प्रबंधित करने में आपकी मदद करती हैं.

सामग्री के लिए नेविगेट करना

लोगों को जिस सामग्री की आवश्यकता है, उस पर ब्राउज़ करने में नेविगेशन तत्व उनकी मदद करते हैं. शीर्ष लिंक पट्टी और त्वरित लॉन्च ऐसे दो नेविगेशन आइटम हैं, जिन्हें आप अनुकूलित कर सकते हैं.

प्रत्येक सूची या लाइब्रेरी के सेटिंग्स पृष्ठों का उपयोग करके, आप चुन सकते हैं कि त्वरित लॉन्च पर कौन-सी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रकट हों. आप लिंक्स का क्रम भी बदल सकते हैं, लिंक्स जोड़ या हटा सकते हैं या वे अनुभाग जोड़ या हटा सकते हैं, जिनमें लिंक्स व्यवस्थित हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सू‍ची अनुभाग में बहुत अधिक सूचियाँ हैं, तो आप कार्य सूचियाँ के लिए एक नया अनुभाग जोड़ सकते हैं, जहाँ आप अपनी कार्य सूचियों के लिंक्स शामिल कर सकते हैं. इन सभी परिवर्तनों को आप त्वरित लॉन्च पर ऐसे ब्राउज़र के अंर्तगत कर सकते हैं, जो  SharePointServer 2010 के संगत है.आप साइट के बाहर के पृष्ठों पर भी लिंक्स जोड़ सकते हैं.

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शीर्ष लिंक पट्टी, साइट के प्रत्येक पृष्ठ पर ऊपर टैब्स की पंक्ति प्रदर्शित कर, आपकी साइट के उपयोगकर्ताओं को साइट संग्रह की अन्य साइट्स प्राप्त करने का एक तरीका प्रदान करती है. जब आप नई साइट बनाते हैं, आप यह चुन सकते हैं कि साइट को पेरेंट साइट की शीर्ष लिंक पट्टी पर शामिल किया जाए या नहीं और क्या पेरेंट साइट से शीर्ष लिंक पट्टी का उपयोग किया जाए या नहीं.

शीर्ष लिंक पट्टी

यदि आपकी साइट अनन्य शीर्ष लिंक पट्टी का उपयोग करती है, तो आप साइट की शीर्ष लिंक पट्टी पर दिखाई देने वाली लिंक्स को अनुकूलित कर सकते हैं. जो साइट्स पेरेंट साइट में बनाई गई हैं, वे भी शीर्ष लिंक पट्टी पर प्रदर्शित हो सकती हैं, बशर्ते वे साइट्स पेरेंट साइट की शीर्ष लिंक पट्टी को इनहेरिट करने के लिए कॉन्फ़िगर की गई हों. आप अपने साइट संग्रह से बाहर की साइट्स के लिए भी लिंक्स शामिल कर सकते हैं.

सामग्री के लिए पहुँच प्रबंधित करना

साइट स्वामी या व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं को और जिनमें उपयोगकर्ता हैं ऐसे SharePoint समूहों को अनुमति के स्तर प्रदान कर सकता है. अनुमतियों को साइट पर, साइट की सूचियों या लाइब्रेरीज़ पर और सूचियों और लाइब्रेरीज़ के आइटम्स पर लागू किया जा सकता है.

आप विभिन्न ऑब्जेक्ट्स के लिए विभिन्न अनुमति स्तर असाइन कर सकते हैं, जैसे सूची या लाइब्रेरी, सूची आइटम या दस्तावेज़ में विशेष साइट, सूची, लाइब्रेरी, फ़ोल्डर.

सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ व्यवस्थित करना

आपकी सूचियों और लाइब्रेरीज़ को व्यवस्थित किया जाना आपके समूह की आवश्यकता पर और आपकी जानकारी को आपके द्वारा संग्रहीत करने और खोजने पर निर्भर करता है. थोड़ी सी योजना बनाने से आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा काम करने वाली संरचना सेट करने में आपको मदद मिल सकती है.

सूचियों और लाइब्रेरीज़ की जानकारी स्तंभों में संग्रहीत होती है, जैसे शीर्षक, अंतिम नाम या कंपनी. आप आइटम्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए स्तंभों का उपयोग ठीक वैसे ही कर सकते हैं, जैसे आप स्प्रेडशीट में सूची या लाइब्रेरी के स्तंभ शीर्ष को क्लिक करके करते हैं. सूची या लाइब्रेरी के जो आइटम आपके सबसे महत्त्वपूर्ण हैं, उन्हें देखने के लिए आप दृश्यों का उपयोग भी कर सकते हैं.

सूची या लाइब्रेरी का दृश्य बदलना

  1. जिस सूची या लाइब्रेरी में आप दृश्य को बदलना चाहते हैं, उसमें रिबन पर सूची या लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  2. दृश्य प्रबंधित करें समूह में, वर्तमान दृश्य के तहत, दृश्य सूची के आगे वाला तीर पर क्लिक करें और फिर दृश्य चुनें.

मेरे कार्य दृश्य

यदि आपको सूची आइटम्स या फ़ाइलों की अतिरिक्त जानकारी लाइब्रेरी में संग्रहीत करनी है, तो आप अपनी सूची के एक से अधिक दृश्यों को सॉर्ट करने, समूहित करने और उन्हें बनाने में मदद के लिए स्तंभ जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची को नियत दिनांक के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं या आइटम्स को विभाग के नाम से समूहित कर सकते हैं.

आपके पास आपके द्वारा बनाए गए स्तंभ के प्रकार के लि‍ए कई वि‍कल्प हैं, जि‍समें पाठ की एक पंक्ति‍, वि‍कल्पों की ड्रॉप-डाउन सूची, अन्य स्तंभों से परि‍कलि‍त की गई संख्या या यहाँ तक कि आपकी साइट पर स्थि‍त व्यक्ति का नाम और चि‍त्र शामिल हैं.

स्तंभ बनाना

  1. जिस सूची या लाइब्रेरी में आप फ़ाइल जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर सूची या लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  2. स्तंभ जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. स्तंभ बॉक्स में स्तंभ का नाम लिखें.

  4. अतिरिक्त सेटिंग्स का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

विशिष्ट विभागों को उनकी सर्वाधिक रुचि वाली जानकारी, जैसे उच्चतम प्राथमिकता वाले कार्य या प्रत्येक व्यक्ति को असाइन किए गए सभी आइटम्स, को ढूँढने में मदद के लिए दृश्यों को बनाने हेतु आप सूची या लाइब्रेरी में स्तंभों का उपयोग कर सकते हैं. दृश्यों को बनाने और संशोधित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, दृश्य बनाएँ, संशोधित करें या हटाएँ देखें.

सूचियों की कुछ सुविधाओं की मदद से आपकी टीम अनेक सूचियों या लाइब्रेरीज़ में आइटम्स को बेहतर ढंग से बना सकती है या प्रबंधित कर सकती है. उदाहरण के लिए, आप ऐसा स्तंभ बना सकते हैं, जो सूची आइटम्स के बारे में जानकारी देता है और फिर उसे अन्य सूचियों से साझा कर सकते हैं. या यदि आप फ़ाइल को एक से अधिक लाइब्रेरीज़ में उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो आप आसानी से उसकी प्रतिलिपि अपनी साइट की अन्य लाइब्रेरीज़ में कर सकते हैं. यदि फ़ाइल परिवर्तित हो गई है, तो आपको अद्यतनों के लिए संकेत किया जा सकता है.

बड़ी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करने की जानकारी के लिए, अनेक आइटम्स वाली सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करें देखें.

पहुँच सुविधाओं का उपयोग करना

साइट्स इस तरह डिज़ाइन की गई हैं कि केवल कीस्ट्रोक्स से ही सूचियों, लाइब्रेरीज़ और अन्य सुविधाओं पर पहुँचा जा सके. अधिक पहुँच योग्य मोड के द्वारा पहुँच योग्य तकनीक के उपयोगकर्ता मेनू और विभिन्न नियंत्रणों से अधिक सरलतापूर्वक सहभागिता कर सकते हैं. मुख्य सामग्री को छोड़ें लिंक्स किसी पृष्ठ पर कीबोर्ड उपयोगकर्ताओं को अधिक अर्थपूर्ण सामग्री के लिए दोहराव वाली नेविगेशन लिंक्स को छोड़ने में सक्षम बनाती हैं.

शीर्ष के मार्कअप को इस प्रकार डिज़ाइन किया गया है कि संरचना को बेहतर ढंग से परिभाषित करता है और स्क्रीन रीडर का उपयोग करने वाले लोगों के लिए नेविगेशन बेहतर बनाता है. साइट पर अपलोड की गई छवियाँ कस्टम वैकल्पिक पाठ को परिभाषित करने की सुविधा देती हैं. उदाहरण के लिए, आप साइट छवि वेब पार्ट में मुख पृष्ठ पर दिखाई देने वाली छवि पर या आपके द्वारा चित्र लाइब्रेरी में जोड़े गए चित्र पर कस्टम वैकल्पिक पाठ असाइन कर सकते हैं. साइट्स देखने के लिए, कमज़ोर नज़र वाले उपयोगकर्ताओं के लिए Windows का उच्च कंट्रास्ट वाले विकल्प अच्छा काम करते हैं.

साइट ब्राउज़ करने और अधिक पहुँच योग्य मोड का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, पहुँच योग्य सुविधाएँ देखें.

संस्करणों को ट्रैक करना

संस्करणों को ट्रैक करने के लिए आपकी सूची या लाइब्रेरी को सेट किया जा सकता है, ताकि यदि आपसे कोई ग़लती हो जाए, तो आप पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकें और परिवर्तनों का संस्करण इतिहास देख सकें. जब संस्करणों को ट्रैक किया जाता है, तो आइटम्स या फ़ाइलों के पुनरावलोकन और उनके गुण संग्रहीत होते हैं. चूँकि यह पहले से बेहतर हो गया है इसलिए आप सामग्री का प्रबंधन भी बेहतर ढंग से कर सकते हैं और यदि वर्तमान संस्करण में ग़लती हो गई हो, तो आप पिछला संस्करण पुनर्स्थापित भी कर सकते हैं. जब अनेक लोग प्रोजेक्ट्स पर एक साथ काम करते हैं या जब जानकारी विकास और समीक्षा के विभिन्न चरणों से होकर जाती है, तो संस्करण बनाना विशेष रूप से मददगार होता है.

संस्करण इतिहास

1. वर्तमान में प्रकाशित बड़ा संस्करण हाइलाइट किया गया है और संस्करण संख्या एक पूर्णांक संख्या है.

2. जब गुण या मेटाडेटा परिवर्तित होते हैं, तो एक संस्करण बनाया जाता है.

3. फ़ाइल का पहला संस्करण हमेशा छोटी संस्करण संख्या 0.1होता है.

सभी डिफ़ॉल्ट प्रकारों में सूची आइटम्स के लिए संस्करण उपलब्ध है — कैलेंडर्स, समस्या-ट्रैकिंग सूची और कस्टम सूची सहित — और सभी फ़ाइल प्रकारों के लिए जो कि वेब पार्ट पृष्ठों सहित लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत किए जा सकते हैं.

दस्तावेज़ सह संलेखन करना

दो या अधिक उपयोगकर्ता एक ही Word दस्तावेज़ या PowerPoint प्रस्तुति को एक साथ संपादित कर सकते हैं. इस नई सुविधा से आप SharePoint में संग्रहीत फ़ाइल के भागों को पढ़ और लिख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी Word दस्तावेज़ में तब भी काम कर सकते हैं, जब आपका कोई सहकर्मी उसी दस्तावेज़ में उसी समय दूसरे अनुच्छेद में काम कर रहा हो.

परिवर्तनों पर अद्यतन रहना

सूचियों और लाइब्रेरीज़ में अद्यतन के साथ ही साथ, जानकारी को किसी मानक स्वरूप में भेजने और प्राप्त करने के लिए RSS आपको एक सुविधाजनक तरीका उपलब्ध कराता है. मानक XML फ़ाइल स्वरूप, जानकारी को कई विभिन्न प्रोग्राम्स में देखने की सुविधा देता है. आप चेतावनियाँ सेट करके सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ की सदस्यता भी ले सकते हैं, ताकि जानकारी रहे कि सामग्री कब बदल दी गई.

टीम उसकी फ़ीड्स का उपयोग, फ़ीड्स की सदस्यता लेने वाले सदस्यों के लिए सामग्री को अनुकूलित करने के लिए करती है और उसकी वेब साइट्स पर ले जाने वाली लिंक्स प्रस्तुत करने के लिए करती है. टीम प्रोग्रेस और प्रोजेक्ट अद्यतनों का ट्रैक रखने के लिए RSS फ़ीड्स एक सरल तरीका है. एकाधिक टीम वेबसाइट्स ब्राउज़ करने के बजाय, आप उन साइट्स से नवीनतम समाचार और अद्यतन स्वत: प्राप्त करते हैं.

वर्कफ़्लो प्रबंधित करना

वर्कफ़्लो दस्तावेज़ों पर सहयोग करने और साइट में दस्तावेज़ों और आइटम्स पर विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रियाएँ लागू करते हुए प्रोजेक्ट कार्य प्रबंधित करने में लोगों की मदद करते हैं. वर्कफ़्लो, सतत व्यवसाय प्रक्रियाओं को चलाए जाने में संगठनों की मदद करते हैं. वर्कफ़्लो, विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रियाओं में संलग्न कार्यों और चरणों को प्रबंधित करते हुए सांगठनात्मक कुशलता और उत्पादकता को भी बेहतर बना सकते हैं. इससे, इन कामों को करने वाले लोग वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने के बजाय काम करने पर ध्यान दे सकेंगे.

वर्कफ़्लो इस प्रक्रियाओं में लगे मानव कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक करके, प्रोजेक्ट अनुमोदन या दस्तावेज़ समीक्षा जैसे सामान्य व्यवसाय प्रक्रियाओं के समन्वय के आवश्यक लागत और समय को कारगर और सरल बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, एक संस्थान किसी पूर्वनिर्धारित अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकता है या अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए एक अनुकूलित वर्कफ़्लो बना और परिनियोजित कर सकता है.

सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करना

आपकी सूची या लाइब्रेरी एक से अधिक सामग्री प्रकारों का समर्थन कर सकती है. सामग्री के प्रकार, संगठनों को सामग्री की बड़ी मात्रा को अधिक क्षमता के साथ व्यवस्थित करने, प्रबंधित करने और उस पर काम करने में सक्षम बनाते हैं. यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी एकाधिक सामग्री स्तरों को अनु‍मति देने के लिए सेट है, तो आपके संगठन द्वारा विपणन प्रस्तुति या अनुबंध जैसे समय-समय पर उपयोग किए जाने वाले उपलब्ध विकल्पों की सूची से आप सामग्री के प्रकार जोड़ सकते हैं.

आपके द्वारा किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई सामग्री प्रकार जोड़ने के बाद, आप उस सूची या लाइब्रेरी में उस प्रकार के आइटम्स का रखा जाना संभव बनाते हैं. फिर उस प्रकार के नए आइटम बनाने के लिए उपयोगकर्ता उस सूची या लाइब्रेरी में नया आइटम बटन क्लिक कर सकते हैं.

सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए सामग्री प्रकारों के मुख्य लाभों में से एक यह है कि वे एक एकल सूची या लाइब्रेरी के लिए एकाधिक आइटम प्रकार या दस्तावेज़ प्रकार रखना संभव बनाते हैं, जिनमें से प्रत्येक में अद्वितीय मेटाडेटा, नीतियाँ या व्यवहार हो सकते हैं. सामग्री प्रकारों के साथ काम करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सामग्री प्रकारों और सामग्री प्रकार प्रकाशन का परिचय देखें.

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