SharePoint Foundation 2010 में मूलभूत कार्य

Office 2010 के साथ प्रारंभ करना उपयोग करने के बारे में और जानने के लिए यहाँ कुछ मूलभूत कार्य और जानकारी है Microsoft SharePoint Foundation 2010.

इस आलेख में

SharePoint Foundation क्या है?

SharePoint साइट के भाग

वह साइट विनिर्देशन जो आपके अनुभव को प्रभावित करते हैं

किसी साइट में सामग्री जोड़ना

सूचियाँ

किसी सूची में आइटम जोड़ना

सूची में एक आइटम संपादित करना या हटाना

कोई सूची बनाना

लाइब्रेरीज़

लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल जोड़ना

लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल संपादित करना या हटाना

दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाना

पृष्ठ और साइट्स

कोई साइट बनाना

प्रबंधित करना और साइट सामग्री के साथ कार्य करना

सामग्री के लिए नेविगेट करना

सामग्री के लिए पहुँच प्रबंधित करना

सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ व्यवस्थित करना

सूची या लाइब्रेरी का दृश्य परिवर्तित करना

कोई स्तंभ बनाना

पहुँच सुविधाओं का उपयोग करना

संस्करणों को ट्रैक करना

दस्तावेज़ सह-लेखन

परिवर्तनों पर अद्यतन रहना

वर्कफ़्लो प्रबंधित करना

सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करना

SharePoint Foundation क्या है?

SharePoint Foundation सभी SharePoint साइट्स के लिए अंतर्निहित तकनीक है. यह निशुल्क उपलब्ध है और पिछले संस्करणों में इसे Windows SharePoint Services कहा जाता था. आप SharePoint Foundation का उपयोग कई प्रकार की साइट्स के त्वरित निर्माण में कर सकते हैं जहाँ आप वेब पृष्ठ़, दस्तावेज़ों, सूचियों, कैलेंडर्स और डेटा के साथ काम कर सकते हैं.

SharePoint साइट के भाग

कोई साइट संबंधित वेब पृष्ठ़ का समूह होती है जहाँ आपकी टीम प्रोजेक्ट्स पर काम कर सकती है, मीटिंग्स आयोजित कर सकती है और जानकारी साझा कर सकती है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपकी टीम की स्वयं की साइट हो जहाँ उसके शेड्यूल, फ़ाइलें और प्रक्रिया की जानकारी संग्रहीत होती है. सभी SharePoint साइट्स में सामान्य तत्व होते हैं जिसे प्रारंभ करने के बारे में आपको जनाना चाहिए: सूचियाँ, लाइब्रेरीज़, वेब पार्ट्स, और दृश्य.

टीम साइट

सूचियाँ    सूची एक वेब साइट घटक होती है जहाँ आपका संगठन जानकारी को संग्रहीत, साझा और प्रबधित कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप कैलेंडर पर कार्य असाइनमेंट या टीम ईवेंट्स को ट्रैक करने के लिए कार्य सूची बना सकते हैं. आप चर्चा पटल पर सर्वेक्षण आयोजित कर सकते हैं या चर्चाओं को होस्ट कर सकते हैं.

लाइब्रेरीज़    कोई लाइब्रेरी विशेष प्रकार की सूची होती है जिसमें फ़ाइलों के साथ-साथ उनकी जानकारी भी संग्रहीत होती है. आप नियंत्रित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ों को किस प्रकार देखा जाए, ट्रैक किया जाए, प्रबंधित किया जाए और लाइब्रेरीज़ में बनाया जाए.

दृश्य    किसी सूची या लाइब्रेरी के जो आइटम आपके लिए सर्वाधित महत्त्वपूर्ण हों या किसी उद्देश्य के लिए सबसे अधिक उपयुक्त हों, उन्हें देखने के लिए आप दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची में उन सभी आइटम्स का दृश्य बना सकते हैं जो किसी विशेष विभाग पर लागू होते हैं, या किसी लाइब्रेरी में विशेष दस्तावेज़ों को हाइलाइट कर सकते हैं. आप किसी सूची या लाइब्रेरी के अनेक दृश्य बना सकते हैं जिनमें से लोग चयन कर सकते हैं. आप अपनी साइट के अलग पृष्ठ पर किसी सूची या लाइब्रेरी का दृश्य प्रदर्शित करने के लिए वेब पार्ट का उपयोग भी कर सकते हैं.

मेरे कार्य दृश्य

वेब पार्ट्स    कोई वेब पार्ट जानकारी की मॉड्यूलर इकाई है जो साइट के अधिकांश पृष्ठों का मूल बिल्डिंग ब्लॉक बनाती है. यदि आपके पास अपनी साइट के पृष्ठों को संपादित करने की अनुमति है, तो आप चित्र और चार्ट्स, दूसरे वेब पृष्ठ़ के भाग, दस्तावेज़ों की सूची, व्यवसाय डेटा के अनुकूलित दृश्य और अन्य भी प्रदर्शित करने के लिए अपनी साइट को अनुकूलित कर सकते हैं.

वेब पार्ट

पृष्ठ का शीर्ष

वह साइट विनिर्देशन जो आपके अनुभव को प्रभावित करते हैं

अपनी स्थापना के विनिर्देशन और SharePoint का कॉन्फ़िगरेशन आप अपनी साइट पर जो देखते हैं और आपके पास जो विकल्प उपलब्ध हैं, उसे प्रभावित करते हैं.

अनुमतियाँ    यदि आपको पूर्ण नियंत्रण अनुमति स्तर असाइन की गई है, तो साइट प्रबंधित करने के लिए आपके पास विकल्पों की पूरी श्रृंखला मौजूद होती है. यदि आपको योगदान दें या अनुमति स्तर पढ़ें असाइन की गई है, तो साइट सामग्री के विकल्पों और उस पर पहुँच आपके लिए सीमित होती है. इस आलेख में चर्चा किए गए बहुत से विकल्प उपयोगकर्ताओं को पाठक अनुमति स्तर के साथ उपलब्ध नहीं हैं, जो उपयोगकर्ताओं को सामग्री पढ़ने की अनुमति देते हैं लेकिन उसमें कोई परिवर्तन नहीं किया जा सकता. चूँकि अनुमतियाँ परिवर्तन और अनुकूलन के लिए डिज़ाइन की गई हैं, इसलिए आपके संगठन की इसकी स्वयं की अनन्य सेटिंग्स हो सकती हैं.

अनुकूलन    हो सकता है कि आपके संगठन ने आपकी साइट की अनुमतियों और ब्रांडिंग को अनुकूलित किया हो, या साइट नेविगेशन को भी अनुकूलित किया हो और साइट क्रियाएँ मेनू जैसे नियंत्रणों को पृष्ठ पर किसी अन्य स्थान पर ले जाया गया हो. इसी प्रकार, हो सकता है आपके संगठन ने SharePoint में प्रस्तुत किए गए रिबन की कार्यक्षमता का उपयोग न करने का निर्णय किया हो 2010.

SharePoint का संस्करण    यह आलेख  SharePoint Foundation 2010 मेंकैसे प्रारंभ करें के बारे में चर्चा  करता है. यदि आपका संगठन Microsoft SharePoint Server 2010 का उपयोग कर रहा है, तो  SharePoint Server 2010 के साथ प्रारंभ करना देखें. यदि आप SharePoint के किसी पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो उस संस्करण के लिए मदद देखें.

पृष्ठ का शीर्ष

किसी साइट में सामग्री जोड़ना

आप वेब ब्राउज़र का उपयोग करके लाइब्रेरीज़ में सूचियाँ और फ़ाइलें जोड़ सकते हैं. जिन अधिकांश क्रियाओं के लिए आप बटनों का उपयोग करते हैं वे रिबन पर होते हैं, जो कि साइट के अधिकांश पृष्ठों पर शीर्ष के पास होता है.

WN रिबन

रिबन पर मौजूद बटन निम्न में से किसी भी कारण धूसर रंग के हो सकते हैं:

  • कार्य लागू करने योग्य नहीं है या किसी अन्य कार्य पर निर्भर करता है. उदाहरण के लिए, आप चेक आउट करें उसके पहले आपको दस्तावेज़ के चेक बॉक्स का चयन करना आवश्यक है.

  • आपके पास कार्य पूरा करने की अनुमति नहीं है.

  • इस साइट के लिए यह सुविधा सक्षम नहीं है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि साइट पर वर्कफ़्लोज़ सक्षम नहीं हों.

कुछ क्लायंट प्रोग्राम्स से जो SharePoint Foundation के साथ संगत हैं, आप फ़ाइलों को लाइब्रेरी में सहेज भी सकते हैं. उदाहरण के लिए, Word में कार्य करते हुए आप Microsoft Word दस्तावेज़ को SharePoint साइट पर लाइब्रेरी में सहेज सकते हैं.

किसी आइटम को सूची में या किसी फ़ाइल को लाइब्रेरी में जोड़ने के लिए, आपको सूची या लाइब्रेरी में योगदान देने की अनुमति होनी चाहिए. आपका संगठन अनुमतियों और अनुमति स्तरों का उपयोग किस प्रकार करता है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने साइट स्वामी या व्यवस्थापक से संपर्क करें.

जब आप कोई आइटम या फ़ाइल जोड़ते हैं, तो दूसरे जिन लोगों को सूची पढ़ने की अनुमति है जब तक कि इसके लिए स्वीकृति की आवश्यकता न हो, वे आइटम या फ़ाइल देख सकते हैं. यदि आइटम या फ़ाइल के लिए स्वीकृति की आवश्यकता है, तो वह सूची या लाइब्रेरी में तब तक लंबित स्थिति में संग्रहीत रहेंगे, जब तक कोई उपयुक्त अनुमति वाला व्यक्ति उसे स्वीकृत न कर दे. कोई फ़ाइल या आइटम जोड़ते समय यदि आपको पहले से ही सूची या लाइब्रेरी दिखाई दे रही है, तो नए आइटम या फ़ाइल को देखने के लिए आपको अपना ब्राउज़र ताज़ा करने की आवश्यकता हो सकती है.

यदि आपकी साइट पर आवक और जावक मेल सक्षम है, तो सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ भी ई-मेल सुविधा का लाभ ले सकती हैं. कैलेंडर्स, घोषणाएँ, ब्लॉग्स और चर्चा पटल जैसी कुछ सूचियों को सेट किया जा सकता है ताकि लोग ई-मेल भेजकर उनमें सामग्री जोड़े सकें. कार्य और समस्या ट्रैकिंग सूचियों जैसी अन्य सूचियों को इस प्रकार सेट किया जा सकता है कि जब लोगों को आइटम्स असाइन किए जाएँ तो उन्हें ई-मेल भेजी जा सके.

मौजूदा सूचियों और लाइब्रेरीज़ में सामग्री जोड़ने के अलावा, आपके पास नई सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ बनाने की अनुमति हो सकती है. सूची और लाइब्रेरी टेम्पलेट् से आपको एक शुरुआत मिलती है. आपकी अनुमति स्तर के आधार पर, आप नए पृष्ठों और साइट्स को बना सकते हैं और अनुकूलित भी कर सकते हैं.

सूचियाँ

हालाँकि सूचियाँ विभिन्न प्रकार की होती हैं, लेकिन उनमें आइटम जोड़ने की प्रक्रिया समान होती है, इसलिए आपको विभिन्न प्रकार की सूचियों पर काम करने के लिए अनेक नई तकनीक सीखने की आवश्यकता नहीं है. सूची आइटम में स्तंभों की श्रेणी में पाठ होता है, परंतु कुछ सूचियों में अनुलग्नक भी जोड़े जा सकते हैं.

किसी सूची में आइटम जोड़ना

  1. सूची में आप जहाँ आइटम जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर आइटम्स टैब पर क्लिक करें. (यह कैलेंडर के लिए ईवेंट टैब है.)

  2. नया आइटम (कैलेंडर के लिए नया ईवेंट) पर क्लिक करें.

    युक्ति:  कैलेंडर में ईवेंट जोड़ने का अन्य त्वरित तरीका कैलेंडर के दिनांक को इंगित करना है और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. आवश्यक फ़ील्ड्स और कोई अन्य जिन्हें आप पूरा करना चाहते है, को पूरा करें.

  4. सहेजें पर क्लिक करें.

सूची में एक आइटम संपादित करना या हटाना

  1. एक आइटम पर इंगित करें और फिर आइटम के आगे दिखाई देने वाले चेक बॉक्स का चयन करें.

    युक्ति:  आप एकाधिक चेक बॉक्सेज़ का चयन करके एक से अधिक आइटम्स पर कार्य कर सकते हैं.

  2. रिबन पर आइटम्स टैब पर या तो आइटम संपादित करें या आइटम हटाएँ में से जो उपयुक्त हो, उस पर क्लिक करें.

अनेक प्रकार की साइट्स पर, आपके लिए कुछ सूचियाँ बनी होती हैं. इन डिफ़ॉल्ट सूचियों में चर्चा पटल से लेकर कैलेंडर सूची तक होती है. यदि आपको अनुमति है, तो आप शुरुआत के लिए संरचना और सेटिंग्स उपलब्ध कराने वाले अनेक प्रकार के सूची टेम्पलेट्स से सूचियाँ भी बना सकते हैं.

कोई सूची बनाना

  1. कोई सूची बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें, और फिर अधिक विकल्प बनाएँ पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको सूची बनाने की अनुमति न हो.

  2. निर्माण पृष्ठ पर, जो सूची आप बनाना चाहते हैं उसके प्रकार पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, लिंक्स.

  3. सूची के लिए एक नाम लिखें, कोई अन्य फ़ील्ड्स जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं उसे पूरा करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

लाइब्रेरीज़

लाइब्रेरी साइट पर वह स्थान होता है जहाँ आप टीम के सदस्यों के साथ फ़ाइलों को बना सकते हैं, संग्रहीत कर सकते हैं, अद्यतन कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी फ़ाइलों की सूची और उनकी मुख्य जानकारी प्रदर्शित करती है, जिससे फ़ाइलों पर एक साथ काम करने में लोगों को मदद मिलती है.

आप अपने वेब ब्राउज़र से फ़ाइल को अपलोड करके उसे लाइब्रेरी में जोड़ सकते हैं. जब आप लाइब्रेरी में फ़ाइल जोड़ लेते हैं, तो उपयुक्त अनुमति वाले अन्य लोग फ़ाइल को देख सकते हैं. कोई फ़ाइल जोड़ते समय यदि आपको पहले से ही लाइब्रेरी दिखाई दे रही है, तो नई फ़ाइल को देखने के लिए आपको अपना ब्राउज़र ताज़ा करना होगा.

यदि आप कोई ऐसा प्रोग्राम उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint Foundation के साथ संगत है, तो आप लाइब्रेरी में काम करते हुए किसी टेम्पलेट के आधार पर नई फ़ाइल बना सकते हैं. आप किसी अन्य SharePoint Workspace या Microsoft Word जैसे प्रोग्राम से लाइब्रेरी पर फ़ाइल सहेज सकते हैं.

लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल जोड़ना

  1. जिस लाइब्रेरी में आप फ़ाइल जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर दस्तावेज़ टैब पर क्लिक करें.

  2. दस्तावेज़ अपलोड करें पर क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ ब्राउज़ करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

युक्ति:  यदि आप कोई ऐसे प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint Server 2010 के साथ संगत हो , जैसे कि Microsoft Word 2010, आप दस्तावेज़ अपलोड करें संवाद बॉक्स में Windows Explorer से दस्तावेज़ों को खींचें और छोड़ें.

लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल संपादित करना या हटाना

  1. फ़ाइल पर इंगित करें और फिर फ़ाइल के आगे दिखाई देने वाले चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. रिबन पर दस्तावेज़ टैब पर, दस्तावेज़ संपादित करें या दस्तावेज़ हटाएँ में जो उपयुक्त हो उसे पर क्लिक करें.

जब आप अनेक प्रकार की साइट्स बनाते हैं तो एक डिफ़ॉल्ट लाइब्रेरी साझा दस्तावेज़ बनाई जाती है. साझा दस्तावेज़ एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी है जिसका उपयोग आप विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों के संग्रहण के लिए कर सकते हैं. यदि आपको सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति हो, तो आप अधिक लाइब्रेरीज़ बना सकते है, जैसे छवियों को सॉर्ट करने के लिए चित्र लाइब्रेरी.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाना

  1. दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें, और फिर नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको लाइब्रेरी बनाने की अनुमति न हो.

  2. लाइब्रेरी के लिए कोई नाम लिखें, कोई अन्य फ़ील्ड्स जिसे आप पूरा करना चाहते हैं को पूरा करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

नोट:  लाइब्रेरीज़ के जिन अन्य प्रकारों को आप बना सकते हैं, उन्हें देखने के लिए, साइट क्रियाओं पर क्लिक करें और फिर अधिक विकल्प बनाएँ पर क्लिक करें. किसी लाइब्रेरी का विवरण देखने के लिए उसका विकल्प इंगित करें.

पृष्ठ और साइट्स

कोई साइट सामान्य उद्देश्य को पूरा कर सकती है, जैसे शेड्यूल्स, दिशानिर्देश, फ़ाइलें और समय-समय पर आपकी टीम द्वारा संदर्भित अन्य जानकारी संग्रहीत करना. या कोई साइट अधिक विशिष्ट उद्देश्य को पूरा कर सकती है, जैसे किसी मीटिंग का ट्रैक रखना या कोई ब्लॉग होस्ट करना जहाँ आपके संगठन का सदस्य समय-समय पर समाचार और विचारों को पोस्ट करता है.

ब्लॉग साइट

साइट सामग्री को अलग-अलग प्रबंधित की जा सकने वाली साइट्स में विभाजित करने के लिए आपका संगठन पृष्ठों, सबसाइट, और शीर्ष-स्तरीय साइट का उपयोग कर सकता है. उदाहरण के लिए, आपके संगठन के प्रत्येक विभाग की स्वयं की टीम साइट हो सकती है.

आप सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ जोड़कर साइट्स पर सामग्री जोड़ सकते हैं. यदि आपको अनुमति हो, तो आप अपनी साइट में पृष्ठों भी जोड़ सकते हैं. आप वेब पार्ट पृष्ठ जोड़ने पर भी विचार कर सकते हैं, जो आपको प्रभावी सामग्री को त्वरित रूप से जोड़ने के लिए वेब पार्ट्स का उपयोग करने के लिए सक्षम करते हैं.

यदि आपको नई साइट्स बनाने की आवश्यकता है, तो आप नई साइट बनाने की शुरुआत के लिए साइट टेम्पलेट्स के अनेक प्रकारों में चुन सकते हैं. आप साइट बना सकते हैं या सबसाइट्स, यह इस पर निर्भर करता है कि आपके संगठन ने उसकी साइट्स को और उन्हें बनाने की अनुमतियों को किस प्रकार सेट किया है.

कोई साइट बनाना

  1. कोई साइट बनाने के लिए, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें, और फिर नई साइट पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आपको साइट क्रियाएँ मेनू दिखाई नहीं देता है, या यदि बनाने का विकल्प प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है आपको साइट बनाने की अनुमति न हो.

  2. साइट के लिए कोई शीर्षक और URL नाम लिखें.

  3. टेम्पलेट चयन के तहत, एक साइट टेम्पलेट का चयन करें.

  4. अपनी इच्छानुसार कोई अन्य विकल्प चुनें, और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

प्रबंधित करना और साइट सामग्री के साथ कार्य करना

आपकी टीम को और अधिक उत्पादक बनाने के लिए, ऐसे अनेक तरीके हैं जिनसे आप सूचियों, लाइब्रेरीज़ और साइट्स में सामग्री को प्रबंधित और विस्तृत कर सकते हैं. कुछ सुविधाओं की मदद से आपकी टीम जानकारी ढूँढ कर उस पर अधिक प्रभावी रूप से काम कर सकती है. अन्य सुविधाएँ, जानकारी पर पहुँच को प्रबंधित करने में आपकी मदद करती हैं.

सामग्री के लिए नेविगेट करना

लोगों को जिस सामग्री की आवश्यकता है उस पर ब्राउज़ करने में नेविगेशन तत्व उनकी मदद करते हैं. शीर्ष लिंक पट्टी और त्वरित लॉन्च ऐसे दो नेविगेशन आइटम हैं जिन्हें आप अनुकूलित कर सकते हैं.

प्रत्येक सूची या लाइब्रेरी के सेटिंग्स पृष्ठों का उपयोग करके, आप चुन सकते हैं कि त्वरित लॉन्च पर कौन-सी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रकट हो. आप लिंक्स का क्रम भी बदल सकते हैं, लिंक्स जोड़ या हटा सकते हैं या उन अनुभागों को जोड़ या हटा सकते हैं जिनमें लिंक्स व्यवस्थित हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सू‍ची अनुभाग में बहुत अधिक सूचियाँ हैं, तो आप कार्य सूचियाँ के लिए एक नया अनुभाग जोड़ सकते हैं जहाँ आप अपनी कार्य सूचियों की लिंक्स शामिल कर सकते हैं. इन सभी परिवर्तनों को आप त्वरित लॉन्च पर ऐसे ब्राउज़र के अंर्तगत कर सकते हैं जो SharePoint Foundation 2010 के संगत हो. आप साइट के बाहर के पृष्ठों पर भी लिंक्स जोड़ सकते हैं.

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शीर्ष लिंक पट्टी, साइट में प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर टैब्स की पंक्ति प्रदर्शित कर, आपकी साइट के उपयोगकर्ताओं को साइट संग्रहण की अन्य साइट्स प्राप्त करने का एक तरीका प्रदान करता है. जब आप कोई नई साइट बनाते हैं, तो आप यह चुन सकते हैं कि साइट को पेरेंट साइट की शीर्ष लिंक पट्टी पर शामिल किया जाए या नहीं और क्या पेरेंट साइट से शीर्ष लिंक पट्टी का उपयोग किया जाए या नहीं.

शीर्ष लिंक पट्टी

यदि आपकी साइट अनन्य शीर्ष लिंक पट्टी का उपयोग करती है, तो आप साइट की शीर्ष लिंक पट्टी पर दिखाई देने वाली लिंक्स को अनुकूलित कर सकते हैं. जो साइट्स पेरेंट साइट में बनाई गई हैं वे भी शीर्ष लिंक पट्टी पर प्रदर्शित हो सकती हैं, बशर्ते वे साइट्स पेरेंट साइट की शीर्ष लिंक पट्टी को इनहेरिट करने के लिए कॉन्फ़िगर की गई हों. आप अपने साइट संग्रह से बाहर की साइट्स पर लिंक्स शामिल कर सकते हैं.

सामग्री के लिए पहुँच प्रबंधित करना

साइट स्वामी या व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं को और ऐसे SharePoint समूहों को अनुमति स्तरों को प्रदान कर सकता है, जो उपयोगकर्ताओं को शामिल करते हैं. अनुमतियों को किसी साइट पर, साइट की सूचियों या लाइब्रेरीज़ पर और सूचियों और लाइब्रेरीज़ के आइटम्स पर लागू किया जा सकता है.

आप विभिन्न ऑब्जेक्ट्स के लिए विभिन्न अनुमति स्तरों को असाइन कर सकते हैं, जैसे किसी सूची या लाइब्रेरी, सूची आइटम, या दस्तावेज़ में विशेष साइट, सूची, लाइब्रेरी, फ़ोल्डर.

सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ व्यवस्थित करना

आप अपनी सूचियों और लाइब्रेरीज़ को कैसे व्यवस्थित करते हैं, यह आपके समूह की आवश्यकता पर और आपकी जानकारी को आपके द्वारा संग्रहीत करने और खोजने पर निर्भर करता है. कुछ योजना बनाने से आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा काम करने वाली संरचना सेट करने में आपको मदद मिल सकती है.

सूचियों और लाइब्रेरीज़ की जानकारी स्तंभों में संग्रहीत होती है, जैसे शीर्षक, अंतिम नाम, या कंपनी. आप आइटम्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए स्तंभो का उपयोग ठीक वैसे ही कर सकते हैं जैसा आप स्प्रेडशीट में सूची या लाइब्रेरी के स्तंभ शीर्ष को क्लिक करके करेंगे. सूची या लाइब्रेरी के जो आइटम आपके लिए सबसे महत्त्वपूर्ण हैं, उन्हें देखने के लिए आप दृश्यों का उपयोग भी कर सकते हैं.

सूची या लाइब्रेरी का दृश्य परिवर्तित करना

  1. जिस सूची या लाइब्रेरी में आप दृश्य को परिवर्तित करना चाहते हैं, उसमें रिबन पर सूची या लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  2. दृश्य प्रबंधित करें समूह में, वर्तमान दृश्य के तहत, दृश्य सूची के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और तब कोई दृश्य का चयन करें.

मेरे कार्य दृश्य

यदि आपको सूची आइटम्स या फ़ाइलों के बारे में अतिरिक्त जानकारी को लाइब्रेरी में संग्रहीत करने की आवश्यकता है, तो आप अपनी सूची के एक से अधिक दृश्यों को सॉर्ट करने, समूहीकृत करने और उन्हें बनाने में मदद के लिए स्तंभ जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी सूची को नियत दिनांक के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं या आइटम्स को विभाग के नाम से समूहीकृत कर सकते हैं.

आपके पास आपके द्वारा बनाए गए स्तंभ के प्रकार के लि‍ए कई वि‍कल्प हैं, जि‍समें पाठ की कोई एक पंक्ति‍, वि‍कल्पों की कोई ड्रॉप-डाउन सूची, अन्य स्तंभों से परि‍कलि‍त की गई कोई संख्या, या यहाँ तक कि आपकी साइट पर स्थि‍त कि‍सी व्यक्ति का नाम और चि‍त्र शामिल हैं.

कोई स्तंभ बनाना

  1. जिस सूची या लाइब्रेरी में आप फ़ाइल जोड़ना चाहते हैं, उसमें रिबन पर सूची या लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  2. स्तंभ जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. स्तंभ के लिए नाम लिखें और स्तंभ प्रकार का चयन करें.

  4. अतिरिक्त सेटिंग्स का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

विशिष्ट विभागों को उनकी सर्वाधिक रुचि वाली जानकारी, जैसे उच्चतम प्राथमिकता वाले कार्य या प्रत्येक व्यक्ति को असाइन किए गए सभी आइटम्स, को ढूँढने में मदद के लिए दृश्यों को बनाने हेतु आप सूची या लाइब्रेरी में स्तंभों का उपयोग कर सकते हैं. दृश्यों को बनाने और संशोधित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कोई दृश्य बनाएँ, संशोधित करें, या हटाएँ देखें.

सूचियों की कुछ सुविधाओं की मदद से आपकी टीम अनेक सूचियों या लाइब्रेरीज़ में आइटम्स को प्रभावी रूप से बना सकती और प्रबंधित कर सकती है. उदाहरण के लिए, आप ऐसा स्तंभ बना सकते हैं जो सूची आइटम्स के बारे में जानकारी देता है और फिर उसे अन्य सूचियों से साझा कर सकते हैं. या यदि आप किसी फ़ाइल को एक से अधिक लाइब्रेरीज़ में उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो आप आसानी से उसकी प्रतिलिपि अपनी साइट के अन्य लाइब्रेरीज़ में कर सकते हैं. यदि फ़ाइल परिवर्तित हो गई है तो आपको अद्यतनों के लिए संकेत किया जा सकता है.

बड़ी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करने की जानकारी के लिए, अनेक आइटम्स वाली सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करें देखें.

पहुँच सुविधाओं का उपयोग करना

साइट्स डिज़ाइन की गई हैं, ताकि केवल कीस्ट्रोक्स का उपयोग करने से ही सूचियों, लाइब्रेरीज़ और अन्य सुविधाओं पर पहुँचा जा सके. एक अधिक पहुँच योग्य मोड पहुँच योग्य तकनीकों के उपयोगकर्ताओं को मेनूज़ और विभिन्न नियंत्रणों के साथ अधिक आसानी से सहभागिता करने में सक्षम करता है. मुख्य सामग्री को छोड़ें लिंक्स किसी पृष्ठ पर कुंजीपटल उपयोगकर्ताओं को अधिक अर्थपूर्ण सामग्री के लिए पुनरावर्ती नेविगेशन लिंक्स को छोड़ने में सक्षम बनाती हैं.

शीर्षकों के मार्कअप को संरचना को बेहतर ढंग से परिभाषित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और यह स्क्रीन रीडर का उपयोग करने वाले लोगों के लिए नेविगेशन बेहतर बनाता है. साइट पर अपलोड की गईं छवियाँ कस्टम वैकल्पिक पाठ को परिभाषित करने की सुविधा देती हैं. उदाहरण के लिए, आप साइट छवि वेब पार्ट में मुख पृष्ठ पर दिखाई देने वाली छवि पर या चित्र लाइब्रेरी में आपके द्वारा जोड़े गए चित्र पर कस्टम वैकल्पिक पाठ असाइन कर सकते हैं. साइट्स देखने के लिए, कमज़ोर दृष्टि वाले उपयोगकर्ताओं के लिए Windows के उच्च कंट्रास्ट वाले विकल्प अच्छा काम करते हैं.

साइट ब्राउज़ करने और अधिक पहुँच योग्य मोड का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, पहुँच योग्य सुविधाएँ देखें.

संस्करणों को ट्रैक करना

संस्करणों को ट्रैक करने के लिए आपकी सूची या लाइब्रेरी को सेट किया जा सकता है, ताकि यदि आपसे कोई ग़लती हो जाए तो आप पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकें और परिवर्तनों का संस्करण इतिहास देख सकें. जब संस्करणों को ट्रैक किया जाता है, तो आइटम्स या फ़ाइलों के पुनरावलोकन और उनके गुण संग्रहीत होते हैं. चूँकि यह पहले से बेहतर हो गया है इसलिए आप सामग्री का प्रबंधन भी बेहतर ढंग से कर सकते हैं और यदि वर्तमान संस्करण में कोई ग़लती हो गई हो तो आप पिछला संस्करण पुनर्स्थापित भी कर सकते हैं. जब अनेक लोग प्रोजेक्ट्स पर एक साथ काम करते हैं या जब जानकारी विकास और समीक्षा के विभिन्न चरणों से होकर जाती है तो संस्करण बनाना विशेष रूप से मददगार होता है.

संस्करण इतिहास

1. वर्तमान में प्रकाशित बड़ा संस्करण हाइलाइट किया गया है, और संस्करण संख्या एक पूर्णांक संख्या है.

2. जब गुण या मेटाडेटा परिवर्तित होते हैं तो एक संस्करण बनाया जाता है.

3. किसी फ़ाइल का पहला संस्करण हमेशा छोटी संस्करण संख्या 0.1होता है.

सभी डिफ़ॉल्ट सूची प्रकारों में सूची आइटम्स के लिए संस्करण उपलब्ध है — कैलेंडर्स, समस्या-ट्रैकिंग सूची और कस्टम सूचियों सहित — और सभी फ़ाइल प्रकारों के लिए जो कि वेब पार्ट पृष्ठ़ सहित लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत किए जा सकते हैं.

दस्तावेज़ सह-लेखन

दो या अधिक उपयोगकर्ता Word दस्तावेज़ या PowerPoint प्रस्तुति को समान समय में संपादित कर सकते हैं. इस नई सुविधा से आप SharePoint में संग्रहीत फ़ाइल के भागों को पढ़ और लिख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी Word दस्तावेज़ में तब भी काम कर सकते हैं जब आपका कोई सहकर्मी उसी दस्तावेज़ में उसी समय दूसरे अनुच्छेद में काम कर रहा हो.

परिवर्तनों पर अद्यतन रहना

सूचियों और लाइब्रेरीज़ में अद्यतन के साथ ही साथ, जानकारी को किसी मानक स्वरूप में भेजने और प्राप्त करने के लिए RSS आपको एक सुविधाजनक तरीका उपलब्ध कराता है. कोई मानक XML फ़ाइल स्वरूप जानकारी को कई विभिन्न प्रोग्राम्स में देखने की सुविधा देता है. आप चेतावनियाँ सेट करके सूचियों और लाइब्रेरीज़ की सदस्यता भी ले सकते हैं, ताकि आप यह जानें कि सामग्री कब परिवर्तित कर दी गई है.

कोई टीम अपनी फ़ीड्स का उपयोग, फ़ीड्स की सदस्यता लेने वाले सदस्यों के लिए सामग्री को अनुकूलित करने और उसकी वेब साइट्स पर ले जाने वाली लिंक्स प्रस्तुत करने के लिए करती है. टीम प्रगति और प्रोजेक्ट अद्यतनों का ट्रैक रखने के लिए RSS फ़ीड्स एक सरल तरीका है. एकाधिक टीम वेबसाइट्स ब्राउज़ करने के बजाय, आप उन साइट्स से नवीनतम समाचार और अद्यतन स्वत: प्राप्त करते हैं.

वर्कफ़्लो प्रबंधित करना

वर्कफ़्लोज़ दस्तावेज़ों पर सहयोग करने और किसी साइट में दस्तावेज़ों और आइटम्स पर विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रियाएँ लागू करते हुए प्रोजेक्ट कार्य प्रबंधित करने में लोगों की मदद करते हैं. वर्कफ़्लोज़ निरंतर व्यवसाय प्रक्रियाओं को चलाए जाने में संगठनों की मदद करते हैं. वर्कफ़्लोज़ विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रियाओं में संलग्न कार्यों और चरणों को प्रबंधित करते हुए सांगठनिक कुशलता और उत्पादकता को भी बेहतर बना सकते हैं. यह उन लोगों को सक्षम करता है जो इन कार्यों वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने के बजाय काम करने पर ध्यान देते हैं.

वर्कफ़्लोज़ इस प्रक्रियाओं में शामिल मानव कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक करके, प्रोजेक्ट अनुमोदन या दस्तावेज़ समीक्षा जैसे सामान्य व्यवसाय प्रक्रियाओं के समन्वय की आवश्यक लागत और समय को कारगर और सरल बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों के प्रारूपों की अनुमोदन प्रक्रिया प्रबंधित करने के लिए कोई संगठन मूल कस्टम वर्कफ़्लो को बनाकर परिनियोजित कर सकता है.

सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करना

आपकी सूची या लाइब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकारों का समर्थन कर सकती है. सामग्री प्रकार संगठनों को सामग्री की बड़ी मात्रा को अधिक क्षमता के साथ व्यवस्थित करने, प्रबंधित करने और उस पर काम करने में सक्षम बनाते हैं. यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकारों को अनु‍मति देने के लिए सेट है, तो आप अपने संगठन द्वारा विपणन प्रस्तुति या अनुबंध जैसे समय-समय पर उपयोग किए जाने वाले उपलब्ध विकल्पों की सूची से सामग्री प्रकारों को जोड़ सकते हैं.

आपके द्वारा किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई सामग्री प्रकार जोड़ने के बाद, आप उस सूची या लाइब्रेरी में उस प्रकार के आइटम्स को शामिल करना संभव करते हैं. फिर उस प्रकार के नए आइटम बनाने के लिए उपयोगकर्ता उस सूची या लाइब्रेरी में नया आइटम बटन का उपयोग कर सकते हैं.

सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए सामग्री प्रकारों के मुख्य लाभों में से एक यह है कि वे एक एकल सूची या लाइब्रेरी के लिए एकाधिक आइटम प्रकारों या दस्तावेज़ प्रकारों को बनाना संभव करते हैं, जिनमें से प्रत्येक में अद्वितीय मेटाडेटा, नीतियाँ या व्यवहार हो सकते हैं. सामग्री प्रकारों के साथ काम करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सामग्री प्रकारों और सामग्री प्रकार प्रकाशन का परिचय देखें.

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