SharePoint 2013 और SharePoint 2016 में बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करना

SharePoint 2013 और SharePoint 2016 में बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

कोई फर्क नहीं पड़ता कि सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ कितनी बड़ी या छोटी हैं, वे आप के लिए कई मायनों में महत्वपूर्ण हैं. किंतु जब किसी सूची या लाइब्रेरी में बड़ी संख्या में आइटम्स हों, तो इसके लिए आपको सावधानी से योजना बनानी होगी, उसे व्यवस्थित करना होगा और डेटा तक कैसे पहुँच प्राप्त करें, इसका पता लगाना होगा. प्रमुख सूची और लाइब्रेरी सुविधाओं की योजना बनाकर और उनका उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप और दूसरे उपयोगकर्ता अपनी साइट की शेष कार्यक्षमता पर विपरीत प्रभाव डाले बिना तुरंत जानकारी प्राप्त कर सकते हैं.

नोट: यह विषय SharePoint 2013 और SharePoint 2016 के लिए केवल प्रिमाइस उपयोगकर्ताओं पर है। यदि आप Office 365 या SharePoint Online का उपयोग कर रहे हैं, तो Office 365 में बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करनादेखें।

अनेक आइटम्स के साथ सूचियों और लाइब्रेरीज़ का ओवरव्यू

आप बहुत बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ के साथ काम कर सकते हैं. निम्न तालिका कई आइटम्स वाली सूचियों और लाइब्रेरीज़ की विशिष्टताओं और सीमाओं का सारांश उपलब्ध कराती है.

सुविधा

अधिकतम सीमा

किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स की संख्या

50 मिलियन

किसी एक फ़ाइल आइटम या आइटम अनुलग्नक का आकार

10 गीगाबाइट्स

जैसा कि आप देख सकते हैं, आप सूचियों और लाइब्रेरीज़ में ढेर सारा डेटा और फ़ाइलें संग्रहीत कर सकते हैं. किंतु यदि कोई क्वेरी या डेटाबेस कार्रवाई किसी संसाधन अवरोध का कारण बनती है या सीमा से आगे बढ़ती है, तो आपको यह कार्रवाई करने से रोका जा सकता है क्योंकि उन कई आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करना साइट के दूसरे उपयोगकर्ताओं पर विपरीत रूप से प्रभाव डाल सकता है. सौभाग्य से, यहाँ स्पष्ट रणनीतियों और मूलभूत सुविधाओं का ऐसा सेट है, जिनका उपयोग आप इन थ्रोटल्स और सीमा से आगे बढ़ने से रोकने, इच्छित परिणाम प्राप्त करने में कर सकते हैं. सभी उपयोगकर्ता दिए गए किसी समय विंडो के दौरान सीमा तक सीमित हो सकते हैं, और उपयुक्त अनुमति के साथ आप कोड के माध्यम से किसी उच्च सीमा का उपयोग भी कर सकते हैं.

डेटाबेस contention को कम करने के लिए, SQL Server कितनी बार पंक्ति-स्तर के रूप में एक नीति लॉकिंग अन्य पंक्तियों पर पहुँच प्राप्त करने वाले अन्य उपयोगकर्ताओं पर प्रतिकूल प्रभावित किए बिना सटीक अद्यतन सुनिश्चित करने के लिए उपयोग करता है। एक बार में अवरोधित करने के लिए 5000 से अधिक पंक्तियाँ पढ़ने या लिखने डेटाबेस कार्रवाई, जैसे कि कोई क्वेरी आती है, तो हालाँकि, फिर डेटाबेस कार्रवाई पूर्ण होने तक अस्थायी रूप से लॉक करने के लिए संपूर्ण तालिका पर ले जाएँ करने के लिए SQL सर्वर के लिए और अधिक कुशल है।

नोट: वास्तविक संख्या हमेशा 5000 नहीं है, और अपनी साइट, डेटाबेस, और आपकी साइट की कॉन्फ़िगरेशन में गतिविधि की मात्रा के आधार पर भिन्न हो सकते हैं।

जब इस अवरोध एस्केलेशन होती है, इसे अन्य उपयोगकर्ताओं को तालिका पर पहुँच प्राप्त करने से रोकता है। यह अक्सर बहुत होता है, तो फिर उपयोगकर्ताओं को किसी पदावनति सिस्टम के प्रदर्शन का क् या अनुभव करेगा। इसलिए, सीमाएँ और थ्रेशोल्ड संसाधन-प्रधान डेटाबेस कार्रवाइयों का प्रभाव छोटा करना और सभी उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं शेष करने में मदद करने के लिए आवश्यक हैं।

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निम्न आरेख इस बारे में मुख्य बिंदुओं को सारांशित करता है कि जब आप किसी सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स पर पहुंचते हैं तो परिदृश्यों के पीछे क्या होता है.

बड़ी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़

1. किसी साइट संग्रह में सूची या लाइब्रेरी डेटा SQL सर्वर डेटाबेस तालिका में संग्रहीत किया जाता है, जो कुल कार्यक्षमता, साझाकरण तथा शुद्धता के लिए क्वेरीज़, अनुक्रमणिकाओं और लॉक्स का उपयोग करता है.

2. स्तंभ अनुक्रमणिकाओं के साथ फ़िल्टर किए गए दृश्य (और अन्य कार्रवाइयाँ) डेटाबेस क्वेरीज़ बनाते हैं जो स्तंभों और पंक्तियों के एक सबसेट की पहचान करती हैं और इस सबसेट को आपके कंप्यूटर पर लौटाती हैं.

3. थ्रेशोल्‍ड्स और सीमाएँ बहुत से समकालिक उपयोगकर्ताओं के लिए कार्रवाई अवरोधित करने और संसाधन संतुलित करने में मदद करता है.

4. विशेषाधिकार डेवलपर्स कस्टम अनुप्रयोगों के लिए थ्रेशोल्ड्स और सीमाओं को अस्थाई रूप बढ़ाने के लिए ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड्स का उपयोग कर सकते हैं.

5. व्यवस्थापक कम व्यस्त समय के दौरान असीमित कार्रवाइयाँ करने के लिए सभी उपयोगकर्ताओं को समर्पित समय विंडोज़ निर्दिष्ट कर सकते हैं.

6. सूचना कर्मी पृष्ठ पर डेटा के प्रदर्शन को गति प्रदान करने के लिए उपयुक्त दृश्यों, शैलियों और पृष्ठ सीमाओं का उपयोग कर सकते है.

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निम्न तालिका उन संसाधन अवरोधों और सीमाओं के बारे में संक्षिप्त जानकारी देती है जिनके बारे में आपको जानना आवश्यक है. ये अवरोध और सीमाएँ केंद्रीय व्यवस्थापन में संसाधन अवरोध पृष्ठ पर सेट हैं. आपकी साइट के लिए विशिष्ट सीमाओं और अनुरोधों के लिए अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें.

नोट: प्रबंधन के साथ सहायता करने के लिए, व्यवस्थापक निम्न संसाधन अवरोधों और सीमाओं के अधीन नहीं है.

थ्रेशोल्ड
या सीमा

डिफ़ॉल्ट
मान

वर्णन

सूची दृश्य थ्रेशोल्ड

5,000

सूची या लाइब्रेरी आइटम की वह अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है जिसे कोई डेटाबेस कार्रवाई, जैसे कोई क्वेरी, एक समय में संसाधित कर सकती है. सीमा से अधिक कार्रवाईयाँ अवरोधित की गई हैं.

आपको वैकल्पिक योजनाएँ बनाने हेतु समय देने के लिए, जब आपकी सूची 3,000 आइटम्स से अधिक हो जाती है, तो आपको सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर चेतावनी दी जाती है. चेतावनी इस विषय के लिए कोई मदद लिंक शामिल करती है.

अद्वितीय अनुमतियाँ सीमा

50,000

किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए अनुमत अद्वितीय अनुमतियों की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करती है.

हर बार जब आप किसी आइटम या फ़ोल्डर के लिए अनुमति की इनहेरिटेंस भंग करते हैं, तो इसकी इस सीमा के प्रति 1 अद्वितीय अनुमति के रूप में गणना की जाती है. यदि आप कोई आइटम जोड़ने की कोशिश करते हैं जो इस सीमा से अधिक आगे बढ़ेगा, तो आपको ऐसा करने से रोका जाएगा.

पंक्ति आकार सीमा

6

सूची या लाइब्रेरी आइटम के लिए उपयोग किए गए डेटाबेस हेतु आंतरिक पंक्तियों की तालिका की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है. कई स्तंभों वाली विस्तृत सूचियों को समायोजित करने के लिए, हर आइटम को कुल 8,000 बाइट्‍स की 6 पंक्तियों तक (अनुलग्लनकों के अलावा), कई आंतरिक तालिका पंक्तियों में लपेटा जाता है.

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कई छोटे स्तंभों वाली कोई सूची हो, जिसमें सैकड़ों हाँ/नहीं वाले स्तंभ शामिल हैं, तो आप इस सीमा से अधिक बढ़ सकते हैं, इस मामले में आप सूची में और हाँ/नहीं स्तंभों को जोड़ने में सक्षम नहीं होंगे, किंतु आपको अभी भी किसी भिन्न प्रकार के स्तंभों को जोड़ने की अनुमति मिल सकती है.

केवल व्यवस्थापक ही इस सीमा को ऑब्जेक्ट मॉडल का उपयोग करके सेट कर सकते हैं, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से नहीं.

सूची दृश्य लुकअप थ्रेशोल्ड

12

संयुक्त कार्रवाइयों की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है, जैसे जो लुकअप, व्यक्ति/समूह, या वर्कफ़्लो स्थिति स्तंभों पर आधारित होती हैं.

यदि क्वेरी में आठ से अधिक स्तंभों का उपयोग किया जाता है, तो कार्रवाई अवरोधित कर दी जाती है. हालाँकि, प्रोग्राम के रूप में यह चयन करना संभव है कि अधिकतम दृश्य का उपयोग करके किन स्तंभों का उपयोग करना है, जिसे ऑब्जेक्ट मॉडल के माध्यम से सेट किया जा सकता है.

अंकेक्षकों और व्यवस्थापकों के लिए सूची दृश्य थ्रेशोल्ड आकार

20,000

सूची या लाइब्रेरी आइटम्स की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है जिसे उपयुक्त अनुमतियों वाले किसी अंकेक्षकों या व्यवस्थापक द्वारा किए जाने पर कोई डेटाबेस कार्रवाई एक समय में संसाधित कर सकती है, जैसे कोई क्वेरी. यह सेटिंग ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड की अनुमति दें के साथ कार्य करती है.

ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड की अनुमति दें

Y

निर्दिष्ट करती है कि डेवलपर्स डेटाबेस कार्रवाइयों को कर सकते हैं या नहीं, जैसे कि क्वेरीज़, जो अंकेक्षकों और व्यवस्थापकों के लिए सूची दृश्य थ्रेशोल्ड द्वारा निर्दिष्ट उच्चतर सीमा तक सूची दृश्य थ्रेशोल्ड के ओवरराइड का अनुरोध कर सकती है. किसी व्यवस्थापक को कोई ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड सक्षम करना आवश्यक है और फिर उपयुक्त अनुमतियों वाले डेवलपर्स तब, प्रोग्राम के रूप में अनुरोध कर सकते हैं कि उनकी क्वेरी उसका लाभ लेने के लिए उच्चतर सूची दृश्य थ्रेशोल्ड का उपयोग करे.

दैनिक समय विंडो

कोई नहीं

किसी समय अवधि के दौरान जिसमें संसाधन और सीमाओं पर ध्यान नहीं दिया जाता है निर्दिष्ट करता है. कोई व्यवस्थापक 15 मिनट की वृद्धियों में और 24 घंटों तक "कम व्यस्त" समय के दौरान कोई समय विंडो कॉन्फ़िगर कर सकता है, जैसे 6:00 अपराह्न से 10:00 अपराह्न या 1:30 पूर्वाह्न से 5:15 पूर्वाह्न.

दैनिक समय विंडो में प्रारंभ की गई कोई डेटाबेस कार्रवाई या क्वेरी पूर्ण होने तक (या विफलता) तक जारी रहती है, भले ही वह निर्दिष्ट समय विंडो में समाप्त नहीं होती.

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कई आइटम्स वाली सूचियों और लाइब्रेरीज़ का प्रबंध करने के तरीके

निम्न अनुभाग यह सुनिश्चित करने के लिए अनुशंसाएँ, तकनीक और युक्तियाँ प्रदान करते हैं कि आप और अन्य उपयोगकर्ता किसी सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स तक त्वरित रूप से पहुँच कर सकते हैं और आपकी साइट के सुचारू संचालन को बनाए रखने में मदद कर सकते हैं.

किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी के प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, आप 20 स्तंभों तक अनुक्रमणिका बना सकते हैं. सामान्य तौर पर, किसी स्तंभ पर कोई अनुक्रमणिका आपको उस स्तंभ के मानों के आधार पर इच्छित पंक्तियों तक तेज़ी से पहुँचने में सक्षम बनाती है, तब भी ज‍ब आप लाखों आइटम्स के साथ कार्य कर रहे हों. जब आप फ़िल्टर किए गए दृश्यों के साथ अनुक्रमणिका जोड़ते हैं, तो आप तुरंत इच्छित आइटम्स को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं.

अनुक्रमणिका वाले स्तंभ बनाने और उपयोग करने पर निम्न पर विचार करना महत्वपूर्ण है. डेटाबेस में हर अतिरिक्त स्तंभ अनुक्रमणिका अतिरिक्त संसाधन का उपयोग करती है और अनुक्रमणिका का रखरखाव करने के लिए हर कार्रवाई में कुछ ओवरहेड जोड़ती है. अतः आपको केवल उन स्तंभों में अनुक्रमणिका जोड़नी चाहिए, जिनका उपयोग सूची या लाइब्रेरी पर दृश्यों में सक्रिय रूप से उपयोग किया जाएगा. सभी दृश्यों को देख लेना और यह देखना एक अच्छा विचार है कि अनुक्रमणिका बनाए जाने के लिए सही स्तंभों को चुनने में मदद करने हेतु फ़िल्टर करने के लिए विभिन्न दृश्यों में सामान्य रूप से कौन से स्तंभ उपयोग किए जाने वाले हैं. ध्यान दें कि कोई भी ऐसा स्तंभ, जिसे आप अनन्य मान होने के लिए परिभाषित करते हैं, उसके लिए एक अनुक्रमणिका की आवश्यकता होती है.

निम्न तालिका सारांशित करती है कि कौन से स्तंभ अनुक्रमित किए जा सकते हैं और कौन से नहीं.

समर्थित स्तंभ प्रकार

असमर्थित स्तंभ प्रकार

पाठ की एकल पंक्ति

पाठ की एकाधिक पंक्तियाँ

पसंद (एकल मान)

पसंद (एकाधिक मान)

संख्या

परिकलित

मुद्रा

हाइपरलिंक या चित्र

दिनांक और समय

कस्टम स्तंभ

लुक अप (एकल मान)

अन्य सूची या लाइब्रेरी में स्तंभ अनुक्रमणिका करने से लुकअप कार्रवाइयों का प्रदर्शन सुधरता नहीं है.

लुक अप (एकाधिक मान)

व्यक्ति या समूह (एकल मान)

व्यक्ति या समूह (एकाधिक-मान)

हाँ/नहीं

बाह्य डेटा

प्रबंधित मेटाडेटा

कोई अनुक्रमणित स्तंभ कैसे बनाया जाए पर चरणों के लिए, इस विषय में एक सरल या मिश्रित अनुक्रमणिका बनाएँ अनुभाग देखें। प्रारंभ में अपनी लाइब्रेरीज़ की योजना बनाने पर कुछ विचार प्राप्त करने के लिए, SharePoint 2013 में दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ की योजना बनाना देखें.

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आइटम्स की किसी बड़ी संख्या के माध्यम से तेज़ी से फ़िल्टर करने हेतु किसी दृश्य के लिए, फ़िल्टर में आपके द्वारा निर्दिष्ट किए जाने वाले पहले स्तंभ के लिए अनुक्रमणिका बनाना आवश्यक है. दृश्य फ़िल्टर में आपके द्वारा निर्दिष्ट किए जाने वाले अन्य स्तंभों की अनुक्रमणिका बनाई जा सकती है और नहीं भी, किंतु दृश्य उन अनुक्रमणिकाओं का उपयोग नहीं करता. आपको यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि फ़िल्टर का पहला स्तंभ सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स नहीं लौटाता, भले ही फ़िल्टर किए गए दृश्य का अंतिम परिणाम सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से कम आइटम्स देता हो.

यदि फ़िल्टर का पहला स्तंभ सूची दृश्य थ्रेशोल्ड की अपेक्षा अधिक आइटम्स लौटाता है, तो आप दो या उससे अधिक स्तंभों में किसी फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं. जब आप किसी ऐसे फ़िल्टर किए गए दृश्य को निर्धारित करते हैं, जो दो या दो से अधिक स्तंभों का उपयोग करता है, तो किसी AND ऑपरेटर का उपयोग करना सामान्य तौर पर दिए गए आइटम्स की कुल संख्या को सीमित करेगा. किंतु इस मामले में भी, आपको अभी भी उस स्तंभ को फ़िल्टर में प्रथम स्तंभ के रूप में निर्दिष्ट करना आवश्यक होगा, जो सबसे संभावित रूप से कम मात्रा में डेटा देता हो. ध्यान दें कि किसी OR फ़िल्टर का उपयोग करना लगभग हमेशा दिए गए आइटम्स की संख्या को बढ़ाता है और इन परिस्थितियों के अंतर्गत प्रभावी नहीं होगा.

महत्वपूर्ण: यद्यपि आप प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए लुकअप स्तंभ को अनुक्रमणित कर सकते हैं, सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पार होने से बचने के लिए कोई अनुक्रमणित लुक अप स्तंभ का उपयोग करके कार्य नहीं करता है। स्तंभ का किसी अन्य प्रकार के रूप में प्राथमिक या द्वितीयक अनुक्रमणिका का उपयोग करें।

महत्वपूर्ण: यदि आप किसी सूची के एक अनुक्रमणित फ़ील्ड के अनुसार फ़िल्टर कर रहे हैं, तो आपके हटाए गए आइटम्स के लिए रीसायकल बिन की जाँच करें। रीसायकल बिन से निकाल दिए जाते हैं जब तक रीसायकल बिन में वास्तव में वापस एंड डेटाबेस से हटाए गए आइटम्स नहीं हैं। सूची में और रीसायकल बिन में फ़िल्टर किए गए आइटम्स की कुल संख्या की सूची थ्रेशोल्ड सीमा से बड़ा है, तो फिर आप एक अपूर्ण सेट का परिणाम, या कोई नहीं बिल्कुल प्राप्त हो सकता है।

निम्न उन विशेष दृश्यों के लिए कुछ सुझाव हैं जो अनुक्रमणित स्तंभों के साथ अच्छी तरह काम करेंगे:

इसके द्वारा फ़िल्टर करें:

इसे क्रमबद्ध करें:

उदाहरण के लिए:

हाल ही में परिवर्तित आइटम्स

संशोधित स्तंभ

केवल पिछले सप्ताह परिवर्तित किए गए आइटम्स देखने के लिए, फ़िल्टर संशोधित इससे बड़ा है  [Today] -7लागू करें।

नए आइटम्स

बनाया गया स्तंभ

केवल उन आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए जिन्हें पिछले सप्ताह जोड़ा गया था, फ़िल्टर बनाया गया इससे बड़ा है [Today]-7 लागू करें.

मेरे आइटम्स

इसके द्वारा बनाया गया स्तंभ

केवल उन आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए जिन्हें आपने जोड़ा है, फ़िल्टर इसके द्वारा बनाया गया इसके बराबर है [Me] लागू करें.

आज बकाया आइटम्स

नियत दिनांक स्तंभ (किसी सूची या लाइब्रेरी में आपके द्वारा बनाए गए)

केवल आज की नियत दिनांक वाले आइटम्स हेतु दृश्य बनाने के लिए, फ़िल्टर नियत दिनांक इसके बराबर है [Today] लागू करें.

चर्चा बोर्ड अद्यतन

अंतिम अद्यतन स्तंभ

केवल उन चर्चाओं का दृश्य बनाने के लिए जिनका पिछले माह अद्यतन किया गया था, फ़िल्टर अंतिम अद्यतित इससे बड़ा है [Today]-30 लागू करें.

किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ाइलें संग्रह करें

संशोधित दिनांक

उन दस्तावेज़ों का दृश्य बनाने के लिए जो वर्ष 2006 से परिवर्तित नहीं हुए हैं (जिसे आप तब संग्रह करना चाहते थे), फ़िल्टर संशोधित दिनांक 31 दिसंबर 2006 की तुलना में कम है लागू करें.

वित्तीय डेटा का सबसेट ढूँढ़ें

क्षेत्र, वर्ष (के रूप में दो सरल अनुक्रमणिकाओं)

2008 में उत्तरपूर्व क्षेत्र के लिए वित्तीय डेटा का दृश्य बनाने के लिए, क्षेत्र स्तंभ वर्ष स्तंभ से कम मान प्राप्त करने के लिए की संभावना होती है, क्योंकि फ़िल्टर क्षेत्र बराबर है "नए" और वर्ष 2008 के बराबर है लागू करें।

नोट: भले ही जब आप स्तंभ अनुक्रमणिका पर आधारित कोई फ़िल्टर किया गया दृश्य बनाते हैं, किंतु कुछ निश्चित अतिरिक्त कार्रवाइयाँ संभवतः अभी भी अवरोधित हों, क्योंकि उन्हें संपूर्ण सूची या लाइब्रेरी में पहुँच की आवश्यकता होती है. इन कार्रवाइयों में निम्नलिखित शामिल हैं: कोई अनुक्रमणिका जोड़ना या हटाना, दृश्य निर्धारण में कोई सॉर्ट बनाना; एक कुल स्तंभ प्रदर्शित करना; और परिकलित फ़ील्ड्‍स जोड़ना, अद्यतन करना या हटाना.

नोट: यदि आप डेवलपर है, तो आप प्रोग्राम के रूप में प्रथम स्तंभ पर किसी संयुक्त अनुक्रमणिका का उपयोग कर सकते हैं. मिश्रित अनुक्रमणिका दो स्तंभों, प्राथमिक या द्वितीयक, पर आधारित होती है, और त्वरित रूप से डेटा पर पहुँचने के लिए किसी भी स्तंभ का उपयोग कर सकती है.

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भले ही फ़ोल्डर्स (जिन्हें कंटेनर्स भी कहा जाता है) के लिए बड़ी सूचियों या लाइब्रेरीज़ का उपयोग करने की आवश्यकता न हो, किंतु आप अभी भी अपने डेटा को व्यवस्थित करने और अपने डेटा तक पहुँच की दक्षता को बेहतर बनाने में उनका अभी भी उपयोग कर सकते हैं. जब आप कोई फ़ोल्डर बनाते हैं, तो परिदृश्यों के पीछे आप कोई आंतरिक अनुक्रमणिका बना रहे होते हैं. यह आंतरिक अनुक्रमणिका रूट फ़ोल्डर के लिए या शीर्ष- स्तर की सूची या लाइब्रेरी के लिए भी बनाई जाती है. जब आप किसी फ़ोल्डर में आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करते हैं, तो आप डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए इस आंतरिक अनुक्रमणिका का प्रभावी रूप से उपयोग कर रहे होते हैं. यह बात ध्यान में रखें कि यदि किसी फ़ोल्डर में सबफ़ोल्डर हो, तो हर सबफ़ोल्डर की गणना एक आइटम के रूप में की जाती है (किंतु उस सबफ़ोल्डर में किसी भी आइटम की नहीं).

यहाँ तक कि किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स की कुल संख्या बहुत बड़ी होने पर भी, किसी एकल फ़ोल्डर का दृश्य उतना ही तीव्र होता है जितना कि उस दृश्य का जो किसी अनुक्रमणित स्तंभ का उपयोग करके आइटम्स की कुल संख्या फ़िल्टर करता है. कुछ परिदृश्यों में, किसी सूची या लाइब्रेरी में सभी आइटम्स का बंटन एकाधिक फ़ोल्डर्स में करना संभव हो सकता है, इस तरह कि किसी भी फ़ोल्डर में पांच हजार से अधिक आइटम्स न हों.

जब आप किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी को संगठित करने के लिए फ़ोल्डर्स का उपयोग करते हैं तब निम्न पर विचार करना महत्वपूर्ण है:

  • किसी फ़ोल्डर में सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हो सकते हैं, किंतु अवरोधित किए जाने से बचने के लिए, आपको अब भी स्तंभ अनुक्रमणिका पर आधारित फ़िल्टर किया गया दृश्य उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है.

  • जब आप इस सूची या लाइब्रेरी में कोई दृश्य बनाते या संशोधित करते समय बिना फ़ोल्डर्स के सभी आइटम्स प्रदर्शित करें विकल्प को फ़ोल्डर्स अनुभाग में चुनते हैं, तब आप सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पर न पहुँचें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको ऐसा फ़िल्टर उपयोग करना चाहिए, जो किसी अनुक्रमणिका पर आधारित हो.

  • किसी भी फ़िल्टर के बिना सभी उपलब्ध फ़ोल्डर्स का डिफ़ॉल्ट दृश्य दिखाना प्रायः उपयोगी होता है ताकि उपयोगकर्ता नए आइटम्स सम्मिलित करने पर उचित फ़ोल्डर चुन सकें. सभी फ़ोल्डर्स दिखाना इसकी संभावना को भी कम करता है कि आइटम्स सूची या लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स के बाहर ग़लत रूप से जोड़े जाएँगे. ध्यान दें कि लाइब्रेरीज़ के विपरीत, किसी सूची में फ़ोल्डर्स के बीच आइटम्स को ले जाने के लिए कोई भी स्वचालित तरीका नहीं है.

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डेटा के सबसेट को आपके कंप्यूटर पर स्थानांतरित करने के बाद, अतिरिक्त रणनीतियाँ हैं जिन्हें आप अपने ब्राउज़र में डेटा के प्रदर्शन को गतिमान करने के लिए उपयोग कर सकते हैं.

आपके द्वारा किसी वेब पेज के पीछे HTML स्रोत कोड का आकार बढ़ाते ही, सामान्य तौर पर पेज रैंडर करने के समय में संगत वृद्धि होती है. पृष्ठ जितना बड़ा होता है, उसके प्रदर्शन में उतना ही समय लगता है. उदाहरण के लिए, किसी सूची या लाइब्रेरी की डिफ़ॉल्ट शैली तालिका शैली होती है, जो सभी डेटा को एक पृष्ठ पर एक आइटम प्रति तालिका पंक्ति के रूप में दिखाती है. इसलिए आप जितनी अधिक पंक्तियाँ दिखाते हैं, डेटा को प्रदर्शित करने में उतना ही समय लगता है.

किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करना

किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करके, आप सीधे यह नियंत्रित कर सकते हैं कि एक विशिष्ट संख्या का उपयोग करके एक समय में कितने आइटम्स प्रदर्शित किए जाएँ, डिफ़ॉल्ट संख्या 30 है.

शैली के द्वारा समूहीकृत करना

किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करते समय आप दो विकल्पों का चयन कर सकते हैं:

  • यदि आप आइटम निर्दिष्ट आकार के बैच में प्रदर्शित करें (पेज़िंग के लिए) का चयन करते हैं, तो आप डेटा का पृष्ठ-दर-पृष्ठ प्रदर्शन बना रहे होते हैं जो किसी अ-सहभागी तरीके में आइटम्स ब्राउज़ करते समय उपयोगी है.

  • यदि आप दिए जाने वाले आइटम्स की कुल संख्या को निर्दिष्ट मात्रा तक सीमित करें, का चयन करते हैं, तो आप कठोर सीमा बना रहे होते हैं, जो आपकी फ़िल्टर कार्रवाई के संपूर्ण परिणाम दे या नहीं दे सकती है, किंतु आपके दृश्य की जाँच करते समय, प्रोटोटाइप बनाते समय या जब आप दृश्य में केवल शीर्ष मान पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, तब उपयोगी हो सकती है.

    पूर्वावलोकन फलक दृश्य शैली उपयोग करना

अपनी सूची में आइटम्स की सभी जानकारी को अनुलंब फलक स्वरूप में देखने के लिए, पूर्वावलोकन फलक शैली का उपयोग करें. पृष्ठ के दाएँ ओर अनुलंब रूप में सूचीबद्ध वर्तमान आइटम के सभी स्तंभ मान देखने के लिए, पृष्ठ के बाएँ ओर स्क्रॉलिंग क्षेत्र में आइटम के शीर्षक पर हॉवर करके आप डेटा और तेज़ी से नेविगेट कर सकते हैं. आरंभिक डेटा कम दिखाया जाता है, और यह दृश्य को तेज़ी से दिखाने में मदद करता है. यह शैली उस समय भी बहुत उपयोगी होती है जब आपकी सूची चौड़ी होती है या उसमें कई स्तंभ होते हैं और डेटा को देखने के लिए क्षैतिज रूप से स्क्रॉल करने की आवश्यकता होगी.

शैली के द्वारा समूहीकृत करना

दृश्य शैली द्वारा समूहीकृत उपयोग करना उपयोग करना

इसके द्वारा समूहीकृत दृश्य शैली समूह डेटा श्रेणी के अनुसार दृश्य जो सूची दृश्य के प्रारंभिक प्रदर्शन बहुत छोटा करता है, निर्धारित करने के दौरान चुनें जो किसी (को दो स्तरों)। आप डेटा की किसी विशिष्ट समूह विस्तृत करें/संक्षिप्त करें और केवल वर्तमान पृष्ठ पर की आवश्यकता है, डेटा के सबसेट को लोड करने के लिए एक धन/ऋण बटन पर क्लिक करें।

शैली के द्वारा समूहीकृत करना

इस दृश्य शैली डेटा का प्रदर्शन, लेकिन भी डेटा की पुनर्प्राप्ति केवल नहीं सीमित करता है। सुनिश्चित करें कि डिफ़ॉल्ट समूहीकरण दिखाएँ विकल्प संक्षिप्तकरने के लिए सेट है। आप पेजिंग समूहीकृत डेटा में डेटा समूहीकृत नहीं किया गया है के रूप में समान रूप से नियंत्रित कर सकते हैं। साधारण रिपोर्टिंग या ड्रिल डाउन और ढूँढें और डेटा, अद्यतन करने के लिए ड्रिलिंग अप जैसे कुछ स्थितियों में यह दृश्य शैली का उपयोग करने के लिए उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत अधिक कुशल हो सकता है।

दैनिक समय विंडो, व्यवस्थापकों के लिए 6:00 अपराह्न से 10:00 अपराह्न जैसे कम व्यस्त समय के दौरान असीमित कार्रवाइयाँ करने के लिए सभी उपयोगकर्ताओं को कोई समर्पित समयावधि निर्दिष्ट करने का एक तरीका है.

यद्यपि दृश्य किसी सूची या लाइब्रेरी से आइटम्स पुनर्प्राप्त करने के लिए एक प्रारंभिक तरीका है, किंतु अन्य SharePoint आदेशों और कार्रवाइयों के लिए भी किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, जैसे: किसी सूची स्तंभ को जोड़ना या संशोधित करना, फ़ोल्डर्स हटाना और प्रतिलिप बनाना, किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए सुरक्षा सेटिंग्स परिवर्तित करना, किसी सूची में उसकी सामग्री को टेम्पलेट के रूप में सहेजना, कोई वेब या साइट हटाना, और रिसायकल बिन से आइटम्स पुनर्स्थापित करना या हटाना. यदि सूची डेटा पुनर्प्राप्त करने पर साइट थ्रेशोल्ड्‍स और सीमाओं से अधिक बढ़ जाते हैं, तो ये आदेश और कार्रवाई विफल भी हो सकते हैं.

यदि आप प्रोग्रामर नहीं हैं या आपको ये कार्रवाइयाँ करने के लिए प्रोग्रामिंग संसाधनों तक सुविधाजनक पहुँच न हो, तो आप दैनिक समय विंडो में इस प्रकार की कार्रवाइयों को लंबित कर सकते हैं. यदि नियमित दैनिक समय विंडो अवधि सामान्य निष्क्रिय घंटों के दौरान सेटअप हो, तो आप व्यवस्थापक से समयावधि को प्रातःकाल ज़ल्दी या शा‍म के देर के घंटे पर ले जाने के लिए कह सकते हैं.

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डेटा को ऑफ़लाइन लेना प्रायः आपके लिए अधिक सुविधाजनक और प्रभावी है. आप अपने डेस्कटॉप या लैपटॉप कंप्यूटर पर परिवर्तन कर सकते हैं, और तब डेटा को वापस ऑनलाइन लाने पर परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और सहज एवं कुशल तरीके से विरोधों को हल कर सकते हैं. डेटा को "स्क्रब" करने, विश्लेषण करने या डेटा रिपोर्ट के लिए ऑफ़लाइन सिंक्रनाइज़ेशन का उपयोग करके बड़ी सूचियों में कार्य करना ऑफ़-लोड गतिविधि में मदद करता है और SharePoint संसाधनों के उपयोग को कम करता है.

जब आप कई Microsoft Office उत्पादों का उपयोग करके वापस ऑनलाइन लौटते हैं, तो आप सूची डेटा ऑफ़लाइन ले सकते हैं और परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.

Microsoft Access       आप पढ़ें और करने के लिए उन्हें लिंक करते हुए सर्वाधिक नेटिव सूचियों से MicrosoftAccess लिख कर सकते हैं, और Access अच्छी तरह वस्तुत: सभी SharePoint डेटा प्रकारों के साथ कार्य करता है। देखें और दोनों SharePoint सूची और आपके Access डेटाबेस में नवीनतम डेटा संपादित करने के लिए किसी द्वि-दिशात्मक कनेक्शन बनाएँ ताकि लिंक करना आप किसी SharePoint सूची में, डेटा से कनेक्ट करने देता है। पहुँच की एक प्रतिलिपि बनाता है (या दोहराता) Access तालिका में SharePoint सूची। Access तालिका बनाए जाने के बाद, आप दो (स्थानीय रूप से संग्रहीत नहीं होते हैं जो किसी भी अनुलग्नकों को छोड़कर) गीगाबाइट्स की पहुँच सीमा तक पहुँच में सूची डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं। Furthermore, Access क्लाइंट पर सूची डेटा कैश, कुशल इन-मेमोरी, लेखन-थ्रू कैश और केवल स्थानांतरणों परिवर्तित की गई सूची आइटम का उपयोग करता है। सभी का जो बनाता है क्वेरीज़ और अधिक तेज़ी से अद्यतन निष्पादित करें। विरोध रिज़ॉल्यूशन संवाद बॉक्स भी में एक सरल तरीका विरोधी अद्यतनों को प्रबंधित करने में मदद करता है।

Access Services सुविधा सक्रिय है, तो फिर आप काफी अधिक डेटा तक 50000 आइटम्स डिफ़ॉल्ट रूप से सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से के साथ कार्य कर सकते हैं। Access स्वचालित रूप से सूची या लाइब्रेरी छोटे बैचेस में डेटा संसाधित करता है और फिर डेटा, सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से, और अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए SharePoint साइट पर प्रतिकूल प्रभावित किए बिना इसके अधिक डेटा के साथ कार्य करने में सक्षम करता है जो तकनीक reassemble. Access Services का उपयोग करके अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढें।

Microsoft Excel        आप Excel के बीच एक तरफ़ा डेटा कनेक्शन बनाता है जिसमें तालिका, करने के लिए SharePoint सूचियाँ निर्यात कर सकते हैं किसी Excel तालिका और SharePoint सूची। आप SharePoint सूची से अपना डेटा अद्यतन करने और Excel तालिका को ताज़ा करते हैं, Microsoft Excel उस Excel तालिका में किए गए किसी भी परिवर्तनों को अधिलेखित नवीनतम डेटा के साथ SharePoint सूची, Excel डेटा को प्रतिस्थापित करता है। Excel तालिका में डेटा हो जाने के बाद, आप कर सकते हैं लग Microsoft Excel, सशक्त और अनुकूलनशील कार्यपत्रकों, PivotTable रिपोर्ट्स, पेशेवर-दिखने वाले चार्ट्स और spark रेखाएँ, जैसे की कई डेटा विश्लेषण सुविधाओं का लाभ सशर्त स्वरूपण के साथ चिह्नों, डेटा पट्टियाँ, और रंग स्केल करता है, और क्या-यदि विश्लेषण कार्यवाईयों परिष्कृत।

यदि Access Services सुविधा सक्रिय है, तब आप डिफ़ॉल्ट द्वारा 50,000 आइटमों तक सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से भी अधिक डेटा पर काम कर सकते हैं. Access Services का उपयोग करना अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढ़े.

Microsoft Outlook        से Microsoft Outlook, आप कर सकते हैं पढ़ें और संपर्क, कार्य, कैलेंडर और चर्चा सूचियाँ लिखना, के साथ ही दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ को सिंक्रनाइज़ करें। उदाहरण के लिए, यदि आप मानक कार्य सूचियों और प्रोजेक्ट कार्य सूचियों दोनों के साथ कार्य सूचियों को ऑफ़लाइन ले जाकर, देखने, अद्यतन करने और नए कार्य असाइन करना द्वारा उन्हें ऑनलाइन वापस लाने, और उन्हें सिंक्रनाइज़ करना Outlookको छोड़े बिना कार्य कर सकते हैं; यदि आप कर सकते हैं भी संग्रहीत, साझा करने और अधिक प्रभावी रूप से Outlookमें SharePoint संपर्कों को प्रबंधित करना।

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किसी बड़ी लाइब्रेरी या सूची में दस्तावेज़ों या आइटम्स को खोजने का एक वैकल्पिक तरीका है, किसी कीवर्ड या वाक्यांश दर्ज करने के लिए खोज बॉक्स का उपयोग करना. चूँकि SharePoint खोज की अपनी अनुक्रमणिका बनाने की व्यवस्था होती है, और यह सूची दृश्य थ्रेशोल्ड या अन्य संबंधित सीमाओं के अधीन नहीं होता है. जब आप खोज बॉक्स का उपयोग करते हैं, तो आप खोज कार्रवाई के दायरे का उत्तरोत्तर विस्तार कर सकते हैं:

  • डिफ़ॉल्ट रूप से, खोज क्षेत्र शुरू में वर्तमान दृश्य और किसी भी सबफ़ोल्डर में सभी आइटम्स पर आधारित होता है. आप स्तंभों के रूप में परिणामों को देखते हैं, जिन्हें आप आगे और भी फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकते हैं. यदि सूची दृश्य थ्रेशोल्ड वर्तमान में सीमा पार कर जाता है, तो सभी परिणाम प्रदर्शित नहीं किए जाते हैं.

  • यदि आप जो खोज रहे हैं वह आप नहीं ढूँढ पाते हैं, तो वर्तमान दृश्य या सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पर ध्यान दिए बिना सभी सबफ़ोल्डर्स सहित पूरी सूची को शामिल करने के लिए आप अपनी खोज क्षेत्र के दायरे का विस्तार कर सकते हैं.

  • अंत में, पूरी साइट पर खोज करने के लिए आप क्षेत्र दायरे का विस्तार कर सकते हैं. इस मामले में, आप सभी परिणामों को मानक खोज साइट पृष्ठ में देखते हैं. फ़िल्टर करने के लिए परिशोधन फलक का उपयोग करके आप आगे परिणामों को और सीमित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ के लेखक या किसी सूची आइटम के निर्माण तिथि के द्वारा. आप और अधिक विस्तृत क्वेरी को सूत्र रूप में बनाने के लिए बूलियन सिन्टैक्स और तार्किक ऑपरेटर्स का उपयोग भी कर सकते हैं.

नोट्स: 

  • खोज बॉक्स केवल सूचियों और लाइब्रेरीज़ क् लाइंट-दृश्य रेंडर किया गया साइड के रूप में प्रदर्शित किए जाते हैं के लिए उपलब्ध है। यद्यपि खोज बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए डिफ़ॉल्ट व्यवहार है, खोज बॉक्स में सूची दृश्य वेब पार्ट गुण, खोज बॉक्समें Miscellaneous अनुभाग उपकरण फलक के द्वारा छुपाया जा सकता है।

  • गुण "खोज बॉक्स प्रदर्शित करें" Miscellaneous के अंतर्गत सूचीबद्ध करें

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सकल सिस्टम निष्पादन में और मदद करने और किसी संसाधन थ्रेशोल्ड या सीमा पर पहुँचने से बचने के लिए, कुछ सामान्यतः उपयोग की जाने वाली निम्न SharePoint सुविधाओं पर विचार करें:

व्यक्तिगत दृश्य    चूँकि स्तंभ अनुक्रमणिका का सही रूप से उपयोग करने वाले दृश्य बनाना बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए अधिक जटिल है, हो सकता है आप किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी के लिए सहयोगियों से व्यक्तिगत दृश्य प्रबंधित करें अनुमति निकालना चाहें. इस अनुमति को निकालने से, आप किसी दृश्य को बनाने से उपयोगकर्ता को रोक सकते हैं जो सभी आइटम को विभाजित करता है और जो कि शेष साइट के प्रदर्शन को प्रतिकूल रूप से प्रभावित कर सकता है.

संबंध सूचियाँ     जब आप लुकअप स्तंभों, अद्वितीय स्तंभों और लागू संबंध व्यवहार (संदर्भिक एकीकरण भी कहा जाता है) का उपयोग करके सूची संबंध बनाते हैं, तो आप सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पर पहुँच सकते हैं और निम्न परिस्थितियों में अवरोधित किए जा सकते हैं:

  • यदि आप किसी मौजूदा सूची में एक अद्वितीय स्तंभ बनाते हैं जिसमें सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हैं (लेकिन नोट करें कि सूची में एक और आइटम जोड़ने पर सूची दृश्य थ्रेशोल्ड को सीमा से अधिक बढ़ा देती है यह ऐसी कार्रवाई है जिसे आम तौर पर अवरोधित नहीं किया जाता है).

  • यदि किसी सूची में सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हैं और तब आप कैस्केड डिलीट या हटाना प्रतिबंधित करें) को उस सूची में किसी लुकअप फ़ील्ड के लिए चालू कर देते हैं.

RSS फ़ीड्स     केंद्रीय व्यवस्थापन में और साइट संग्रह स्तर पर RSS समर्थन सक्षम किए जाने के बाद, आप कई प्रकार की सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए RSS समर्थन सक्षम और कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. जब उपयोगकर्ता किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए RSS फ़ीड तक पहुँच प्राप्त करते हैं, तो डेटा को सूची से पुनर्प्राप्त किया जाता है. डिफ़ॉल्ट RSS दृश्य संशोधित स्तंभ पर फ़िल्टर का उपयोग करके उस दिनांक के आधार पर, जब वह आइटम अंतिम बार संशोधित किया गया था, लौटाए जाने वाले आइटम्स की संख्या को सीमित करता है. यदि सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स हैं, और उपयोगकर्ता RSS फ़ीड तक पहुँच प्राप्त करता है, तो संशोधित स्तंभ की अनुक्रमणिका बनाना एक अच्छा विचार है. आप आइटम्स की संख्या और दिनों की संख्या को बदल कर पुनर्प्राप्त किए जाने वाले आइटम्स की संख्या को कम भी कर सकते हैं, जिसके परिवर्तनों को किसी RSS फ़ीड में शामिल किया जाता है.

RSS फ़ीड्स का प्रबंध करने के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में ढूँढ़ें.

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Access 2010 में, आप अपने द्वारा प्रकाशित किए जाने के क्वेरीज़, प्रपत्रों, रिपोर्ट्स और मैक्रोज़ के साथ, लिंक्स पर आधारित तालिकाएँ बनाकर Access Services पर ​​आधारित वेब डेटाबेस बनाते हैं. ये वेब डेटाबेस नवीनीकृत किए गए हैं, आप अब भी उन्हें उपयोग और संशोधित कर सकते हैं और आप टेम्पलेट से नए डेटाबेस बना सकते हैं, लेकिन Access 2013 से नहीं.

एक नई पहुँच Access अनुप्रयोग बनाना है, जो वह SharePoint अनुप्रयोग है, और जिसे आप कोड उपयोग किए बिना बना सकते हैं. सामान्य रूप से, कोई SharePoint अनुप्रयोग एक केंद्रित, बिंदु-समाधान है जिसे किसी बाजार में आसानी से वितरित और उपलब्ध कराया जाता है. किसी अनुप्रयोग को किसी समाधान को पैकेज बनाने, वितरित करने, चलाने, मॉनिटर करने और हटाने के एक सुविधाजनक, वैकल्पिक तरीके के रूप में सोचें.

विपरीत डेटा SharePoint सूचियों में संग्रहीत करता है जो किसी Access Web डेटाबेस अनुप्रयोग, किसी Access अनुप्रयोग डेटा संग्रहीत करने के लिए SharePoint उत्पादों से अलग-अलग SQL सर्वर डेटाबेस का उपयोग करता है, और इसलिए SharePoint सूची दृश्य थ्रेशोल्ड करने के लिए विषय नहीं है। यह महत्वपूर्ण रूप से पहुँच समाधानों के स्केलेबिलिटी को बेहतर बनाता है और संभावित रूप से लाखों रिकॉर्ड्स के लिए कुशल हैंडलिंग बनाता है। अपने संगठन के फ़ायरवॉल के पीछे live करने के लिए, ऑन-प्रिमाइस उपयोगकर्ताओं के लिए, SQL Server डेटाबेस कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। डेटाबेस ऑनलाइन उपयोगकर्ताओं के लिए, किसी SQL Server Azure डेटाबेस के साथ एक नि: शुल्क खाता और नि: शुल्क संग्रहण सक्षम किया गया है। यदि आप Office 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो Office 365 में बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करनादेखें।

अंत में, आप अभी भी SharePoint सूची और किसी Access तालिका के बीच डेटा सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और डेटा के दोनों सेट्स को अप-टू-डेट रख सकते हैं. यह सिंक्रनाइज़ेशन द्वि-मार्गी या द्वि-दिशात्मक है. Access 2013 में सूची डेटा में किए गए परिवर्तन SharePoint सूची पर अपलोड किए जाते हैं और SharePoint सूची में किए गए परिवर्तन, आपके कंप्यूटर पर किसी Access में डाउनलोड किए जाते हैं. जब आप डेटा सिंक्रनाइज़ करते हैं, तब दृश्यों के पीछे आप पहुँच सेवाओं का उपयोग कर रहे हैं, जो आपको बिना अवरुद्ध किए सूची दृश्य थ्रेशोल्ड की तुलना में काफी अधिक डेटा के साथ काम करने देती हैं. Access Services एक ही समय में 2000 आइटम्स के समूह में स्वचालित रूप से डेटा संसाधित करती हैं और फिर डेटा को पुन: असेंबल करती है. डिफ़ॉल्ट सीमा 50,000 आइटम्स है हालाँकि यह किसी व्यवस्थापक द्वारा परिवर्तित की जा सकती है. ध्यान रखें कि Access Services का सीमाओं और थ्रेशहोल्ड्स का अपना सेट होता है.

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अधिकांश SharePoint साइट्स पर मेटाडेटा नेविगेशन और फ़िल्टरिंग सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है. यदि किसी विशिष्ट सूची या लाइब्रेरी के लिए मेटाडेटा नेविगेशन कॉन्फ़िगर न भी हो. तो भी मेटाडेटा नेविगेशन और फ़िल्टरिंग परिदृश्य के पीछे सूचियों और लाइब्रेरियों में दृश्यों के प्रदर्शन को सुधारने के लिए कार्य करते रहते हैं. मेटाडेटा नेविगेशन और फ़िल्टरिंग सुविधा हर बार दृश्य के लोड किए जाने पर कार्य करने के लिए स्वचालित रूप से श्रेष्ठ अनुक्रमणिका का चयन कर सकती है. जब आप नए दृश्यों को लोड करते हैं, दृश्यों में फ़िल्टरों को लागू करते हैं, फ़िल्टरों को साफ़ करते हैं, या किसी क्षेत्र पर कोई सॉर्ट लागू करते हैं, तो क्वेरी ऑप्टिमाइज़ेशन डेटाबेस की क्वेरी के सर्वश्रेष्ठ तरीके का निर्धारण करती है.

यदि कोई उपयोगकर्ता किसी ऐसे दृश्य को बनाता या लोड करता है जो सूची की क्वेरी के लिए अनुक्रमणिका का उपयोग नहीं कर सकता है, तो मेटाडेटा नेवीगेशन और फ़िल्टरिंग एक फ़ॉलबैक क्वेरी को निर्मित और कार्यान्वित करेंगे. फ़ॉलबैक क्वेरी मूल उपयोगकर्ता क्वेरी का एक संशोधित संस्करण है जो अनुरोधित आइटमों के एक आंशिक सेट को ही प्रदर्शित करती है क्योंकि यह पूरी सूची की बजाए सूची के एक अंश की ही क्वेरी करती है. जब बड़ी सूची थ्रॉटलिंग के कारण मूल क्वेरी अवरोधित होती है तब यह आपको कुछ उपयोगी परिणाम प्रदान करने का काम करती है. आइटमों को सूची में जोड़े जाने की तिथि के आधार पर अधिकतम 1,250 नए आइटम प्रदर्शित किए जाते हैं. कभी-कभार, फॉलबैक क्वेरीज़ शून्य परिणाम देती हैं यदि क्वेरी द्वारा स्कैन की गई सूची के अंश में कोई भी आइटम मूल उपयोगकर्ता क्वेरी से मेल खाता हुआ परिणाम न दे.

आप दस्तावेज़ केंद्र साइट का तब उपयोग कर सकते हैं जब आप बहुत अधिक दस्तावेज़ बनाना, प्रबंधित करना, और संग्रहीत करना चाहते हैं. दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट पर आधारित होता है और अनेक दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए केंद्रीयकृत संग्रह सेवा के लिए डिज़ाइन किया गया है. सुविधाएँ, जैसे मेटाडेटा और ट्री दृश्य नेविगेशन, सामग्री प्रकार और वेब पार्ट्स, आपके उपयोगकर्ताओं के लिए कार्यकुशल और अर्थपूर्ण ढंग में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और वापस लाने में मदद करते हैं.

सामग्री भंडारकर्ता स्पष्ट रूप से अनुक्रमणिकाएँ बनाए बिना अधिकांश लाइब्रेरीज़ के लिए निष्पादन हेतु तीव्रता से मेटाडेटा-संचालित नेविगेशन को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, किंतु फ़िल्टर्स और दृश्यों की व्यापक श्रेणी पर निष्पादन को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त अनुक्रमणिकाएँ बनाते समय भी सहायता कर सकते हैं.

आप किसी दस्तावेज़ केंद्र को एक अधिकृत वातावरण या एक सामग्री संग्रह के रूप में उपयोग कर सकते हैं:

  • किसी अधिकृत वातावरण में, उपयोगकर्ता सक्रिय रूप से अंदर और बाहर फ़ाइल की जाँच करते हैं उन फ़ाइलों के लिए फ़ोल्डर संरचना बनाते हैं. संस्करण सक्षम किए गए हैं, और प्रत्येक दस्तावेज़ के 10 या अधिक पुराने संस्करण मौजूद हो सकते हैं. उपयोगकर्ता लगातार अंदर और बाहर दस्तावेज़ की जाँच करते हैं, और वर्कफ़्लोज दस्तावेज़ों पर स्वचालित कार्रवाइयों के लिए मदद सकते हैं.

  • किसी सामग्री (या नॉलेज बेस) संग्रह में, विपरीत या, बहुत कम ऑथरिंग होती है. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ केवल देखते या अपलोड करते हैं. विशेष रूप से, सामग्री संग्रह में दस्तावेज़ों के एकल संस्करण होते हैं, और कोई साइट लाखों फ़ाइलों में मापी जा सकती है. किसी विशेष परिदृश्य में, किसी बड़े संगठन के लिए तकनीकी सहायता केन्द्र जैसे, इसे पढ़ने के लिए 10,000 उपयोगकर्ता सामग्री तक पहुँच सकते हैं. 3,000 से 4,000 उपयोगकर्ताओं का कोई सबसेट साइट के लिए नई सामग्री अपलोड कर सकता हैं.

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व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ (BCS), का उपयोग करके आप बाह्य डेटा को SharePoint उत्पादों में एकीकृत कर सकते हैं, जो बाह्य डेटा स्रोतों को जैसे की लाइन-ऑफ़-बिज़नेस (LOB) डेटाबेसेज़, एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) सिस्टम्स, OData और वेब सेवाओं को आप कौन से SharePoint उत्पाद का उपयोग कर रहे हैं, उसके आधार पर मानकीकृत इंटरफ़ेसेज़ प्रदान करता है. इस बाह्य डेटा को अक्सर बाह्य सूचियों के माध्यम से उपलब्ध कराया जाता है. कोई बाह्य सूची कई मामलों में स्थानीय सूची की तरह व्यवहार करती है. उदाहरण के लिए, आप डेटा बना सकते हैं, पढ़ सकते हैं, अद्यतन कर सकते हैं और हटा सकते हैं तथा दृश्यों को बना सकते हैं.

कोई बाह्य सूची किसी स्थानीय सूची या लाइब्रेरी के समान उसी संसाधन अवरोधों और सीमाओं के अधीन नहीं होती है. हालाँकि यह BCS अवरोधों और सीमाओं के अधीन होती है. कुछ स्थितियों में, आप पा सकते हैं कि कोई बाह्य सूची आपके डेटा और अनुप्रयोग आवश्यकताओं के लिए अधिक व्यावहारिक विकल्प है.

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दृश्यों को कैसे अनुक्रमणित और फ़िल्टर करें

निम्न अनुभाग फ़िल्टर किए गए दृश्यों में अनुक्रमणिकाएँ बनाने और इन अनुक्रमणिकाओं का उपयोग करने के लिए कदम-दर-कदम प्रक्रियाएँ प्रदान करते हैं.

बड़ी सूची या लाइब्रेरी के प्रदर्शन में सुधार करने के लिए, आप साधारण या मिश्रित अनुक्रमणिका बना सकते हैं. आप ऐसी स्थिति में अनुक्रणणित स्तंभ का उपयोग कर सकते हैं जब आप उस सूची या लाइब्रेरी की स्तंभ अनुक्रमणिकाओं पर आधारित किसी फ़िल्टर किए गए दृश्य को बनाते या संशोधित करते हैं.

महत्वपूर्ण: अनुक्रमणिका बनाना सूची में सभी आइटम्स पर पहुँच प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, क्योंकि आप संपूर्ण सूची में सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक है, तो किसी स्तंभ के लिए किसी अनुक्रमणिका बनाने से अवरोधित हो संभव है। यह होता है, तो दैनिक समय विंडो के दौरान यह कार्रवाई करने, या अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें।

महत्वपूर्ण: यद्यपि आप प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए लुकअप स्तंभ को अनुक्रमणित कर सकते हैं, सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पार होने से बचने के लिए कोई अनुक्रमणित लुक अप स्तंभ का उपयोग करके कार्य नहीं करता है। स्तंभ का किसी अन्य प्रकार के रूप में प्राथमिक या द्वितीयक अनुक्रमणिका का उपयोग करें।

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जो सूची या लाइब्रेरी को शामिल करती है.

  2. त्वरित लॉन्च पर, उसके नाम पर क्लिक करें या सेटिंग्स मेनू Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, सभी साइट सामग्री देखें या साइट सामग्रीपर क्लिक करें, और फिर नाम पर क्लिक करें।

  3. सूची या लाइब्रेरी > सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. स्तंभ अनुभाग के अंतर्गत, प्रत्येक स्तंभ के लिए प्रकार के नोट करें। सुनिश्चित करें कि चरण 7 में एक लुक अप स्तंभ का चयन न करें।

  5. अनुक्रमणित स्तंभक्लिक करें।

  6. अनुक्रमणित स्तंभ पृष्ठ पर, एक नई अनुक्रमणिका बनाएँ पर क्लिक करें.

  7. निम्न कार्य करें:

    1. एक सरल अनुक्रमणिका बनाने के लिए, प्राथमिक स्तंभ अनुभाग में, इस अनुक्रमणिका के लिए प्राथमिक स्तंभके अंतर्गत एक लुक अप स्तंभ नहीं है जो किसी स्तंभ का चयन करें।

    2. एक मिश्रित अनुक्रमणिका बनाने के लिए, द्वितीयक स्तंभ अनुभाग में, इस अनुक्रमणिका के लिए द्वितीयक स्तंभके अंतर्गत एक लुक अप स्तंभ नहीं है जो किसी भिन्न स्तंभ का चयन करें।

    3. बनाएँ पर क्लिक करें.

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किसी स्तंभ की अनुक्रमणिका बनाने के बाद, आप किसी दृश्य को बनाने या संशोधित करने पर उसमें कोई दृश्य जोड़ सकते हैं, और तब दृश्य को फ़िल्टर करने के लिए अनुक्रमणिका वाले स्तंभ का उपयोग कर सकते हैं. कोई दृश्य बनाने से पहले, आप सॉर्ट करने, समूहीकृत करने और फ़िल्टर करने के लिए हो सकता है कि अधिक विकल्पों को सक्षम करने के लिए अधिक स्तंभ जोड़ना चाहें.

स्तंभ और दृश्य बनाने के बारे में यह भी देखें अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढ़ें.

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जो सूची या लाइब्रेरी को शामिल करती है.

  2. त्वरित लॉन्च पर, उसके नाम पर क्लिक करें या सेटिंग्स मेनू Office 365 सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें, सभी साइट सामग्री देखें या साइट सामग्रीपर क्लिक करें, और फिर नाम पर क्लिक करें।

  3. रिबन में, सूची या लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  4. निम्न में से एक कार्य करें:

    दृश्य बनाने के लिए
    1. प्रबंधित दृश्य समूह में दृश्य बनाएँ पर क्लिक करें।

    2. विकल्प पर क्लिक करें, जैसे मानक दृश्य या एक मौजूदा दृश्य, जिसे आप अपना दृश्य बनाने के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

    3. दृश्य नाम बॉक्स में, अपने दृश्य का नाम लिखें.

      यदि आप सूची या लाइब्रेरी के लिए इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाना चाहते हैं, तो इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाएँ का चयन करें. केवल एक सार्वजनिक दृश्य ही सूची या लाइब्रेरी के लिए डिफ़ॉल्ट दृश्य हो सकता है.

    किसी दृश्य को संशोधित करने के लिए
    1. प्रबंधित दृश्य समूह में, वर्तमान दृश्य ड्रॉप-डाउन सूची से उस दृश्य का चयन करें, जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं.

    2. प्रबंधित दृश्य समूह में, यह दृश्य संशोधित करें क्लिक करें.

    3. फ़िल्टर अनुभाग में, आइटम केवल तब दिखाएँ जब निम्न सत्य हो पर क्लिक करें और फिर चुनें कि आप किस तरह किसी स्तंभ पर आधारित आइटम्स को फ़िल्टर करना चाहते हैं जो अनुक्रमणित है.

      उदाहरण के लिए, केवल आज परिवर्तित की गई आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए, संशोधित (अनुक्रमणित) स्तंभ और के बराबर है शर्त का चयन करें, और फिर [Today]लिखें।

      नोट: यदि आपको कोई ऐसा स्तंभ नहीं दिखाई देता जो नाम के बाद (अनुक्रमणित) नहीं बताता, तो आपके पास उस सूची या लाइब्रेरी के लिए कोई भी अनुक्रमणित स्तंभ नहीं होता. आपको पहले एक सरल या मिश्रित अनुक्रमणिका अवश्य बनानी चाहिए.

    4. कोई अन्य विकल्प चुनें जो आप अपने दृश्य के लिए चाहते हैं, जैसे कि आप कौन सा स्तंभ दिखाना और छुपाना चाहते हैं और आप आइटम्स को कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं.

    5. ठीक पर क्लिक करें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

यह भी देखें

SharePoint 2013 में दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ की योजना बनाना

Office 365 में बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करना

अपने कौशल का विस्तार करें
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