SharePoint साइट से किसी कार्य का प्रतिसाद करना

आप SharePoint साइट से असाइन किए गए कार्य को Microsoft Office Outlook 2007 से निकले बिना प्राप्त और प्रतिसाद कर सकते हैं. आप किसी असाइनमेंट को मानक कार्य सूची या प्रोजेक्ट कार्य सूची से प्राप्त कर सकते हैं. प्रोजेक्ट कार्य सूची का डिफ़ॉल्ट दृश्य कार्य आइटम्स का ग्राफ़िकल प्रदर्शन प्रदान करता है जिसे गैंट दृश्य कहते हैं, इसे छोडकर प्रोजेक्ट कार्य सूचीयाँ कार्य सूचीयों के समान ही होती है.

नोट: इस आलेख में वर्णित सुविधाएँ Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रहीं SharePoint साइट्‍स के साथ कार्य करती हैं. यदि आप इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं कि सर्वर पर Microsoft SharePoint उत्पाद और तकनीक के कौन से संस्करण चलाए जा रहे हैं, तो अपने सर्वर व्यवस्थापक से पूछें.

इस आलेख में

SharePoint साइट से कोई कार्य प्राप्त करना

Outlook का उपयोग कर SharePoint साइट से किसी कार्य को ट्रैक करना

SharePoint साइट से किसी कार्य का प्रतिसाद करना

SharePoint साइट से कोई कार्य प्राप्त करना

SharePoint साइट से कोई कार्य असाइनमेंट प्राप्त करने के दो तरीके होते हैं:

  • जब कोई SharePoint साइट पर कार्य सूची से आपको कोई कार्य असाइन करता है, आप कार्य को देख सकते हैं और जैसे आप Outlook पर अन्य कार्यों को अद्यतन करते हैं वैसे अद्यतन कर सकते हैं. आप उसकी स्थिति बदल सकते हैं, टिप्पणियाँ जोड सकते हैं, और उसे पूर्ण चिह्नित कर सकते हैं.

  • यदि SharePoint साइट और कार्य सूची मेल भेजने में सक्षम हैं, तो आप किसी कार्य के लिए ई-मेल सूचना भेज सकते हैं. सूचना यह बताती है कि आपको कार्य असाइन किया गया है और कार्य को खोलने के लिए लिंक प्रदान करती है.

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Outlook का उपयोग कर SharePoint साइट से किसी कार्य को ट्रैक करना

Office Outlook 2007 में SharePoint साइट से आपके कार्यों को ट्रैक करने और उसका प्रतिसाद करने के लिए आपको कार्य सूची को Outlook से कनेक्ट करना आवश्यक है.

कार्य सूची को SharePoint साइट से Outlook में कनेक्ट करना

  1. आपके वेब ब्राउज़र में, SharePoint साइट पर कार्य सूची खोलें.

    यदि आपको कार्य सूची नहीं मिलती हैं, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें और तब आपकी कार्य सूची का नाम क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेनू मेन्‍यू छवि‍ पर, Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करें.

    कार्य सूची को Outlook से कनेक्ट करना

  3. जब आपको इस बात की पुष्टि के लिए संकेत मिले कि आप कार्य सूची को Outlook से कनेक्ट करना चाहते हैं, तो हाँ क्लिक करें.

    कार्य सूची Outlook में, कार्य में, अन्य कार्य के तहत जोडी जाती है.

नोट: जैसे आप Outlook के कार्य करते हैं वैसे ही SharePoint साइट से आप अपने कार्य कर सकते हैं, जिसमें Outlook और SharePoint साइट के लिए कार्यों को एक फ़ोल्डर से दूसरे में खींचना और उसकी प्रतिलिपि बनाना शामिल है. हालांकि Outlook से पुनरावृत्ति कार्य और कार्य अनुरोध SharePoint साइट पर नियमित कार्यों में कंवर्ट हो जाते हैं.

  1. कार्य में, Outlook नेविगेशन फलक में, अन्य कार्य के तहत, अपनी SharePoint साइट से कार्यों की सूची से नाम क्‍लि‍क करें.

    यदि‍ आपके कार्य का नाम प्रकट नहीं होता है, तो यह जाँचें कि‍ वर्तमान दृश्य के तहत चयनि‍त दृश्‍य में वह कार्य शामि‍ल है जि‍से आप अद्यतन करना चाहते हैं.

  2. कार्य को खोलने के लि‍ए उसे डबल-क्‍लि‍क करें.

  3. इच्‍छि‍त सेटिंग्‍स अद्यतन करें, जैसे कार्य की स्‍थि‍ति‍ या प्रति‍शत पूर्ण.

  4. नि‍म्‍न में से कोई एक कार्य करें:

    • कार्य में कि‍ए गए परि‍वर्तनों को सहेजने के लि‍ए, सहेजें और बंद करें क्‍लि‍क करें.

    • कार्य पूर्ण है यह नि‍र्दि‍ष्ट करने के लि‍ए, पूर्ण चिह्नित करें क्‍लि‍क करें.

युक्ति: आप किसी कार्य को खोले बिना उसे शीघ्रता से पूर्ण चिह्नित कर सकते हैं. जब आप कार्यों को एक साधारण सूची के रूप में देखते हैं, कार्य के बाद के चेक बॉक्स का चयन करें. अन्य प्रकार के दृश्यों में, कार्य को राइट-क्लिक करें और तब शॉर्टकट मेनू पर पूर्ण चिह्नित करें क्‍लि‍क करें.

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SharePoint साइट से किसी कार्य का प्रतिसाद करना

यदि SharePoint साइट ई-मेल भेजने में सक्षम है, तो कार्य आपके इनबॉक्स में एक घंटी वाले चिह्न के साथ कार्य ध्वज कार्य के आगे प्रकट होगा. संदेश यह बताएगा कि आपको कार्य असाइन किया गया है. उदाहरण के लिए, आपको कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल डेवलप करें असाइन किया गया है.

  1. आपके इनबॉक्स में, उस ई-मेल संदेश को खोलें जिसमें कार्य असाइनमेंट हो.

  2. कार्य शीर्षक के तहत कार्य का नाम दिखाएँ क्लिक करें जैसे कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल डेवलप करें दिखाएँ.

  3. जब कार्य खुलता है, आइटम संपादित करें क्लिक करें.

  4. इच्छित सेटिंग्स को अद्यतन करें जैसे कार्य की स्थिति या प्रतिशत पूर्ण.

  5. ठीक क्लिक करें.

    कार्य SharePoint साइट पर प्रदर्शित होगा.

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