SharePoint सर्वर में डेटा उपयोग करने के लिए ब्लूप्रिंट

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office सिस्टम और अपने एंटरप्राइज़ का डेटा संयोजित करके, आप एक व्यावसायिक समाधान बना सकते हैं जो आपको बिल्कुल घर जैसा अनुभव कराएगा.

SharePoint सर्वर में डेटा उपयोग करने के लिए ब्लूप्रिंट

इस आलेख में

व्यवसाय समाधान बनाना एक घर बनाने जैसा है

डेटा आधार समझना

Office SharePoint Server 2007 के अंतर्गत डेटा का लाभ लेना

Office SharePoint Server 2007 के साथ Office सिस्टम प्रोग्राम्स से डेटा का उपयोग करना

टेम्पलेट्स और परिदृश्यों के साथ प्रारंभ करना

व्यवसाय समाधान बनाना एक घर बनाने जैसा है

मान लीजिए कि आप एक गुणवत्तापूर्ण घर बनाना चाहते हैं. यदि आपके पास बहुत समय और पैसा है, तो आप विकल्प A चुन सकते हैं: एक उपयोगिता मूल सुविधा रहित अविकसित भूमि खरीदें, घर डिज़ाइन करने के लिए एक आर्किटेक्ट नियुक्त करें, और कड़ी मेहनत से बिल्कुल शुरूआत से भवन निर्माण के लिए ठेकेदार (जो उपठेकेदारों का उपयोग करे) को काम पर लगाएँ. यदि आपके पास बहुत समय और पैसा नहीं है, तो आप विकल्प B चुन सकते हैं: एक मॉड्यूलर घर खरीदें, एक पूर्व-डिज़ाइन की हुई स्थापत्य शैली और फ़र्श योजना चुनें, और उपयोगिता मूल सुविधाओं वाली विकसित भूमि पर इसे बनाने के लिए तुरंत एक ठेकेदार को नियुक्त करें.

गुणवत्ता व्यवसाय समाधान बनाने के लिए, Microsoft Office सिस्टम और Office SharePoint Server 2007 ,दोनों विकल्प प्रदान करते हैं. विकल्प A के लिए प्राय: निधिकरण, कोडिंग और डेवलपमेंट आवश्यकता होती है, और इस कार्य को सामान्यतः IT पेशेवरों को सौंपना श्रेष्ठ होता है. विकल्प B Microsoft Office सिस्टम (आपका आर्किटेक्ट) को Office SharePoint Server 2007 (आपके घर के मॉड्यूल, विकसित भूमि, और उपयोगिता मूल सुविधाएँ), एक प्रेरित सूचनाकर्मी (आपका ठेकेदार), और टेम्पलेट्स व परिदृश्य (आपकी स्थापत्य शैलियाँ और फ़र्श योजना) के साथ संयोजित करता है.

यदि आप विकल्प B का उपयोग करके एक गुणवत्ता व्यावसायिक समाधान बनाने में मदद चाहते हैं, तो आप सही स्थान पर आएँ हैं. यह आलेख Office SharePoint Server 2007 में अतिरिक्त जानकारी के लिए कई लिंक्स के साथ डेटा के उपयोग के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करता है जो आपको चर्चित कई सुविधाओं का विवरण समझने में मदद करता है और जो आपको एक समाधान लागू करने में मदद कर सकता है.

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डेटा आधार समझना

किसी भी स्वचालित व्यवसाय समाधान की नींव जो Microsoft Office सिस्टम पर आधारित है, चाहे वह एंटरप्राइज़, विभागीय, या कार्यसमूह स्तर पर हो, डेटा और वे मूलभूत तरीके हैं जिससे आप डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं.

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डेटा के तीन प्रकार

किसी भी एंटरप्राइज़ को कुशलता से चलाने के लिए जानकारी महत्वपूर्ण होती है, और डेटा जीवन स्रोत होता है जो इसका समर्थन करता है. अधिकांश एंटरप्राइज़ मुख्य संसाधनों को डेटा एकत्रित करने, संग्रहीत करने, अद्यतित करने, पहुँच प्राप्त करने, विश्लेषित करने, रिपोर्टिंग और प्रबंधित करने में व्यय कर देते हैं. यह डेटा तीन रूपों में आता है:

  • संरचित डेटा    इस प्रकार के डेटा को तालिकाओं में संगठित किया जा सकता है और आसानी से अद्यतित, सॉर्ट, फ़िल्टर और क्वेरी किया जा सकता है, तथा सामान्य रूप से इसे फ़्लैट फ़ाइलों और डेटाबेसेज़ में संग्रहीत किया जाता है. संरचित डेटा में मेटाडेटा भी शामिल होता है, अक्सर इसे "डेटा के बारे में डेटा" के रूप में परिभाषित किया जाता है. मेटाडेटा, डेटा को अर्थ देता है और उसे नियंत्रित करता है, तथा स्तंभ शीर्षलेख, डेटा प्रकार और स्वरूप, और सत्यापन नियमों को शामिल करता है. संरचित डेटा के उदाहरणों में क्रय आदेश, आँकड़े, माल-सूची, बजट, और विक्रय शामिल हैं.

  • असंरचित डेटा    इस प्रकार का डेटा वह जानकारी है, जो दस्तावेज़ों और प्रस्तुतियों में संग्रहीत होती है और जो स्वचालित रूप से संरचित डेटा में रूपांतरित नहीं की जा सकती है. असंरचित डेटा के उदाहरणों में मेमो, पत्र, प्रकाशन, नीतियाँ, प्रस्ताव, विनिर्देश, स्लाइड्स, और रेज़्यूमे शमिल होते हैं.

  • अर्ध-संरचित डेटा    इस प्रकार का डेटा असंरचित डेटा, जैसे टिप्पणी और मेमो फ़ील्ड्स की कुछ मामूली मात्रा के साथ संयुक्त संरचित डेटा, दस्तावेज़ अनुलग्नकों, और ग्राफ़िक्स को शामिल करता है. असंरचित डेटा के उदाहरणों में स्थिति रिपोर्ट्स, प्रस्ताव के लिए औपचारिक अनुरोध (RFP) दस्तावेज़, कार्य-प्रदर्शन समीक्षा और उत्पाद कैटलॉग्स शामिल हैं.

Microsoft Office सिस्टम और Office SharePoint Server 2007 का उपयोग करके आप डेटा के सभी तीन प्रकारों के साथ कार्य कर सकते हैं, लेकिन यह आलेख संरचित और अर्ध-संरचित डेटा पर केंद्रित है.

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डेटा के लिए कनेक्शंस बनाना

संरचित और अर्ध-संरचित डेटा अक्सर एक बाह्य डेटा स्रोत, जैसे किसी XML फ़ाइल, किसी कार्यपुस्तिका या किसी डेटाबेस, से आता है. यह बाह्य डेटा स्रोत डेटा कनेक्शन के माध्यम से आपके प्रोग्राम से कनेक्ट किया जाता है, जो कि उस सूचना का एक सेट है, जो बाह्य डेटा स्रोत का पता कैसे लगाएँ, कैसे लॉग ऑन करें, और कैसे इस तक पहुँच प्राप्त करें, का वर्णन करता है.

कनेक्शन जानकारी किसी कनेक्शन फ़ाइल, जैसे Office डेटा कनेक्शन (ODC) फ़ाइल (.odc), में भी संग्रहीत की जा सकती है. कनेक्शन जानकारी संग्रहीत करने के लिए ODC फ़ाइल कस्टम HTML और XML टैग्स का उपयोग करती है और अधिकांश Office प्रोग्राम्स द्वारा उपयोग की जाती है. Office InfoPath 2007 समान यूनिवर्सल डेटा कनेक्शन (UDC) फ़ाइल (.udc). कनेक्शन फ़ाइलें निरंतरता के आधार पर कनेक्शंस साझा करने में, कनेक्शंस को अधिक खोज योग्य बनाने में, सुरक्षा को सुधारने में मदद करने और डेटा स्रोत व्यवस्थापन को सरल बनाने में विशेष रूप से उपयोगी होती हैं. कनेक्शन फ़ाइलें साझा करने का सर्वोत्तम तरीका है कि उन्हें एक सुरक्षित और विश्वसनीय स्थान, जैसे SharePoint डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी पर रखा जाए, जहाँ उपयुक्त उपयोगकर्ता और प्रोग्राम्स फ़ाइल पढ़ सकें, लेकिन केवल निर्दिष्ट उपयोगकर्ता ही फ़ाइल को संशोधित कर सकें.

बाहरी डेटा से कनेक्ट करना

1. डेटा स्रोतों के कई प्रकार है जिससे आप कनेक्ट कर सकते हैं: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007, और पाठ फ़ाइलें.

2. प्रत्येक डेटा स्रोत में एक संबद्धित ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता होता है.

3. कनेक्शन फ़ाइल, डेटा स्रोत से डेटा पर पहुँच प्राप्त करने और डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी को परिभाषित करती है.

4. कनेक्शन जानकारी की कनेक्शन फ़ाइल से आपके प्रोग्राम में प्रतिलिपि बनाई जाती है.

Microsoft डेटा पहुँच घटक (MDAC) 2.8, जो Microsoft Windows के साथ स्थापित होता है, या तो ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) ड्राइवर्स या ऑब्जेक्ट लिंकिंग और एम्बेडिंग डेटाबेस (OLE DB) प्रदाता का उपयोग करके विविध प्रकार के संबंधात्मक और असंबंधात्मक डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने में सक्षम बनाता है. जब आप Microsoft Office सिस्टम स्थापित करते हैं तो अतिरिक्त ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाता आपके कंप्यूटर से जोड़े जाते हैं. आप Microsoft डेटा स्रोतों के अतिरिक्त अन्य स्रोतों से जानकारी प्राप्त करने के लिए अन्य विनिर्माताओं से ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाताओं का भी उपयोग कर सकते हैं. इन ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाताओं को स्थापित करने के बारे में जानकारी के लिए, डेटाबेस के लिए दस्तावेज़ीकरण की जाँच करें, या अपने डेटाबेस विक्रेता से संपर्क करें.

Microsoft Office सिस्टम का उपयोग करके, आप कई Office प्रोग्राम्स में कनेक्शंस बना सकते हैं और नए डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं. आप Office Excel 2007 का उपयोग करके भी ODC फ़ाइल की सामग्रियाँ श्रेष्ठ तरीके से देख और संपादित कर सकते हैं.

अधिक जानकारी

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग करके Office Publisher, Visio, या Word में डेटा आयात करना

(आयात करने) डेटा कनेक्ट करने का ओवरव्यू

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डेटा के साथ कार्य करने के लिए डेटा ग्रिड्स का उपयोग करना

डेटा के साथ कार्य करने का सबसे आसान तरीका अक्सर डेटा ग्रिड का उपयोग करना है. डेटा ग्रिड डेटा का स्तंभो और पंक्तियों में तालिकाबद्ध प्रदर्शन है जो आपको आसानी से डेटा सॉर्ट, फ़िल्टर, क्वेरी, और कुशलतापूर्वक उनका प्रयोग करने देता है. डेटा ग्रिड आपको कई डेटा स्रोतों से व्यावसायिक समाधान के लिए डेटा का सही सेट प्राप्त करने का तरीका भी प्रदान करते हैं. कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए, डेटा के साथ प्रभावी रूप से कार्य करने के लिए एक डेटा ग्रिड ही पर्याप्त होता है. अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए, डेटा, जैसे प्रपत्र, रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड्स, प्रबंधित करने के लिए आपको अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीके की आवश्यकता होती है.

डेटापत्रक दृश्य में कर्मचारी तालिका

Microsoft Office सिस्टम और Office SharePoint Server 2007 का उपयोग करके, आप Access वेब डेटा पत्रक, Access डेटा पत्रक और Excel तालिकाओं का उपयोग करके आप डेटा ग्रिड्स बना और उपयोग कर सकते हैं.

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प्रभावी रूप से डेटा परिवर्तित करने के लिए प्रपत्रों का उपयोग करना

एक दूसरे में नेस्टेड एकाधिक उप-प्रपत्र संरचित और अर्ध-संरचित डेटा को अक्सर अद्यतित और परिवर्तित करने की आवश्यकता होती है, और यही वह स्थान है जहाँ प्रपत्रों को शामिल किया जाता है. प्रपत्र, चाहे मुद्रित या ऑनलाइन हो, सामान्य संरचना और स्वरूप के साथ डिज़ाइन किया गया वह दस्तावेज़ या प्रोग्राम घटक है जो डेटा एकत्रित करना, कैप्चर करना, व्यवस्थित करना, और संपादित करना आसान बनाता है. प्रपत्र वे खिड़कियाँ हैं जिसके माध्यम से उपयोगकर्ता आपका डेटा देख सकते हैं और उस पर पहुँच प्राप्त कर सकते हैं. ऑनलाइन प्रपत्रों में, बहुत कुछ एक मुद्रित प्रपत्र की तरह निर्देश, स्वरूपण, लेबल्स, और डेटा दर्ज करने के लिए रिक्त स्थान होते हैं. ऑनलाइन प्रपत्र में नियंत्रण शामिल होते हैं जो डेटा प्रदर्शित करते हैं या उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा दर्ज करना या संपादित करना, कोई कार्रवाई निष्पादित करना, या चयन करना जैसे सूची बॉक्सेज़, विकल्प बटन और आदेश बटनों का चयन करना, आसान बनाते हैं. एक देखने में आकर्षक प्रपत्र डेटा के साथ कार्य करना अधिक सुखद और कुशल बनाता है, और ग़लत डेटा को दर्ज होने से रोकता है.

Microsoft Office सिस्टम और Office SharePoint Server 2007 का उपयोग करते हुए, आप Access प्रपत्र, InfoPath प्रपत्र, SharePoint सूची प्रपत्र, प्रपत्र के रूप में सम्मिलित डेटा दृश्यों, और प्रपत्र वेब पार्ट्स का उपयोग करके प्रपत्रों को बना सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं.

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डेटा प्रस्तुत करने और निर्णय लेने के लिए रिपोर्ट्स उपयोग करना

रिपोर्ट्स आपके डेटा का एक ओवरव्यू प्रदान कर सकती हैं संरचित और अर्ध-संरचित डेटा सामान्य रूप से व्यावसायिक रिपोर्ट्स के माध्यम से उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराया गया है. रिपोर्ट, विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार स्वरूपित और व्यवस्थित की गई जानकारी में रूपांतरित किए गए डेटा की प्रस्तुति होती है. रिपोर्ट्स के उदाहरणों में बजट पूर्वानुमान, विक्रय सारांश, फ़ोन सूचियाँ, मेलिंग लेबल्स, और उत्पाद कैटलॉग्स शामिल हैं. रिपोर्ट्स एक सरल एकल-पृष्ठ संक्षेप या व्यापक डेटा का पदानुक्रम प्रदर्शन हो सकती हैं. किसी रिपोर्ट में उपरिपोर्ट्स भी शीमिल हो सकती हैं, उसमें दिए गए पैरामीटर्स के आधार पर भिन्न हो सकती है, और अधिक सहक्रियात्मक हो सकती है ताकि उपयोगकर्ता डेटा को सॉर्ट, फ़िल्टर और ड्रिल डाउन या यहाँ तक कि ड्रिल-थ्रू कर सकें.

रिपोर्ट्स का उपयोग करके, सूचनाकर्मी उन्हें सवालों के जवाब देना आसान बनाकर, उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करके, श्रेष्ठ विकल्प ढूँढकर, सही रणनीति और कार्यनीति बनाकर, परिणाम और समंजन निर्धारित करके और अज्ञात तथा जोखिम का आकलन करके, अच्छे व्यावसायिक निर्णय ले सकते हैं.

रिपोर्ट उपयोगकर्ता निम्नलिखित तरीके में वर्गीकृत किए जा सकते हैं.

उपयोगकर्ता का प्रकार

उदाहरण

रिपोर्ट क्रियाएँ

कुशल उपयोगकर्ता

डेटा और व्यवसाय विश्लेषक

डेटा-माइनिंग उपकरणों का उपयोग करके रिपोर्ट्स बनाएँ और अनुकूलित करें, ऑनलाइन विश्लेषण प्रक्रिया (OLAP) PivotTable रिपोर्ट्स के साथ कार्य करें, रिपोर्ट लेखन उपकरण का उपयोग करें, सांख्यिकीय विश्लेषण आयोजित करें, और विश्लेषण निष्पादित करें.

संयत उपयोगकर्ता

प्रबंधक और अन्य सूचनाकर्मी

विस्तृत रिपोर्ट्स पढ़ें, फ़िल्टर कर, सॉर्ट कर और पैरामीटर्स सेट कर रिपोर्ट्स को अनुकूलित करें और उनके साथ सहभागिता करें, तथा तदर्थ क्वेरीज़ और रिपोर्ट्स बनाएँ.

अनौपचारिक उपयोगकर्ता

महत्वपूर्ण कार्यकर्ता

मानक, साधारण रिपोर्ट्स पढ़ें और साधारण प्रदर्शन जैसे कि फ़्लोचार्ट्स के माध्यम से रिपोर्ट्स पर पहुँच प्राप्त करें.

Microsoft Office सिस्टम, Office SharePoint Server 2007, और SQL Server का उपयोग करते हुए, आप Access, Excel, SQL सर्वर रिपोर्टिंग सेवाओं, InfoPath (प्रपत्र मर्ज का उपयोग कर) और Office SharePoint Designer 2007 (केवल-पठन योग्य डेटा दृश्यों का उपयोग कर) के उपयोग से आप विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट्स बना सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं.

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डेटा पर कार्य करने के लिए डैशबोर्ड्स और KPI का उपयोग करना

व्यवसाय इंटेलिजेंस एक लोकप्रिय, उद्योग-व्यापक प्रयास है जिसे डेटा को एकत्र करने, प्रबंधित करने और उपयोग करने के लिए; पैटर्न और अर्थ जानने; निर्णय लेने, प्रतिसाद देने और कार्य करने के लिए; और आपके एंटरप्राइज़ के कार्य-प्रदर्शन में सुधार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. डैशबोर्ड और मुख्य कार्य-प्रदर्शन संकेतक (KPI) इस प्रयास का मुख्य बिंदु हैं.

डैशबोर्ड का उपयोग करना

डैशबोर्ड (जिन्हें स्कोरकार्ड्स भी कहा जाता है) एक महत्वपूर्ण व्यवसाय-इंटेलिजेंस तकनीक है जो एंटरप्राइज़, विभागीय और समूह स्तर पर महत्वपूर्ण जानकारी को देखने के लिए रिपोर्टिंग और विश्लेषिकी को संयोजित करती है.

विक्रय डैशबोर्ड

डैशबोर्ड तीन प्रकार के होते हैं: कार्यवाहक डैशबोर्ड जिनका उपयोग कर्मचारियों के कार्य को मॉनिटर करने के लिए किया जाता है, युक्तिपूर्ण डैशबोर्ड डेटा का विश्लेषण और मासिक तथा तिमाही गतिविधियों को मॉनिटर करने के लिए, और कार्यनीतिक डैशबोर्ड का दीर्घ-अवधि एंटरप्राइज़ प्रबंधन के लिए उपयोग किया जाता है. डैशबोर्ड डेटा मात्रात्मक हो सकता है जैसे कि ऑर्डर की मात्रा, बाजार में हिस्सेदारी, लाभ, समर्थन कॉल, विनिर्माण दोष, या वेब पेज हिट. या डैशबोर्ड डेटा गुणात्मक हो सकता है जैसे कि शीर्ष 10 ग्राहक, मुख्य समस्याएँ, वर्तमान कार्य, पूर्ण होने की प्रतीक्षा कर रहे वर्तमान कार्य, और महत्वपूर्ण समाचार अद्यतन.

मुख्य कार्य-प्रदर्शन संकेतक (KPI) का उपयोग करना

मुख्य कार्य-प्रदर्शन संकेतक (KPI) डैशबोर्ड का एक आवश्यक तत्व है जो एक दृश्यात्मक संकेत है (जैसे कि ऊपर और नीचे तीर, बत्ती पर रूकने के लिए सिग्नल और रंगीन वृत) जो व्यवसाय के महत्वपूर्ण लक्ष्य के प्रति की गई प्रगति की मात्रा बताता है. KPI एक परिणाम निर्धारित करने योग्य माप है जैसे कि मासिक सकल लाभ या तिमाही कर्मचारी द्वारा की गई खरीद और बिक्री, जिसका उपयोग संगठन के कार्य-प्रदर्शन को मॉनिटर करने के लिए किया जाता है. मापन योग्य लक्ष्यों के प्रति की गई प्रगति का त्वरित रूप से मूल्यांकन करने और तीन मूल प्रश्नों: "क्या होगा यदि मैं आगे या पीछे हूँ?", "मैं कितना आगे और कितना पीछे हूँ?" और "मैंने कितना न्यूनतम पूर्ण कर लिया है?" के आधार पर अच्छे निर्णय लेने हेतु KPI टीम, प्रबंधकों और व्यवसाय के लिए मूल्यवान होते हैं.

विक्रय प्रदर्शन संकेतक प्रत्येक KPI का एक लक्ष्य, स्थिति और रूझान होता है. उदाहरण के लिए, सामान्य KPI एक विभाग की मासिक बिक्री है. सावधानीपूर्वक योजना बनाने के बाद, तिमाही विक्रय लक्ष्य (ध्येय) को प्रत्येक विभाग के लिए परिभाषित किया जाता है. डैशबोर्ड या स्कोरकार्ड, संभवत: रंग या कंपनी-परिभाषित, मानक चिह्नों का उपयोग करते हुए इस लक्ष्य की साप्ताहिक स्थिति प्रदर्शित करता है, कि यह ट्रैक पर है, आगे है या पीछे है. पिछले वर्षों के रूझानों को भी चार्ट में सारांशित किया जा सकता है, और कभी-कभी इनका उपयोग अगले वर्ष के लिए योजना बनाने हेतु किया जा सकता है.

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Office SharePoint Server 2007 के अंतर्गत डेटा का लाभ उठाना

Office SharePoint Server 2007 दस्तावेज़ों, साइट्स और कार्यस्थलों के प्रबंधन और सझाकरण को आसान बनाकर और पहले वर्णित तीनों डेटा प्रकार का उपयोग करने वाली सामान्य व्यवसाय गतिविधियों का समर्थन कर अन्य कर्मचारियों के साथ सहयोग को सुलभ बनाता है. उदाहरण में शामिल हैं:

  • कार्यसमूह और विभाग जिन्हें परियोजनाओं पर सहयोग करने, व्यवसाय उद्देश्य का संचार करने, सफलता मापने, टीम और कार्यों को संगठित करने, शेड्यूल और प्रमुख भाग का विकास और ट्रैक करने, लागत की पहचान करने और वितरण योग्य वस्तुओं का उत्पादन करने की आवश्यकता होती है.

  • व्यवसाय जिन्हें बहुत अधिक दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने, प्रक्रियाओं का परीक्षण करने, नीतियाँ संचारित करने, और बहुत मात्रा में रिकॉर्ड्स को बनाए रखने, लेबल करने और ढूँढने की आवश्यकता होती है.

Office SharePoint Server 2007 अतिरिक्त व्यवसाय समाधानों का विकास करने के लिए एक ठोस अवसंरचना का भी निर्माण करता है जो सभी तीन प्रकार के डेटा का उपयोग करता है. सूचनाकर्मी के लिए, निम्न Office SharePoint Server 2007 घटक कम या बिना किसी कोड के साथ संरचित और अर्ध-संरचित डेटा के आधार पर स्वचालित व्यवसाय समाधान बनाने में महत्वपूर्ण तत्व होते हैं. ये घटक जो अकेले या एक साथ अच्छी तरह से कार्य करते हैं, वे "घर मॉड्यूल, विकसित भूमि और उपयोगिता मूल सुविधाएँ" हैं जो त्वरित रूप से व्यवसाय समाधान का निर्माण करने में आपकी मदद कर सकते हैं.

SharePoint में संरचित डेटा घटक

1. Microsoft Office सिस्टम और Office SharePoint Server 2007 का उपयोग कर, आप अनेक प्रकार के बाह्य डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं जिनमें लाइन-ऑफ़-बिजनेस (LOB) डेटा, Office डेटा स्रोत और फ़्लैट फ़ाइलें शामिल हैं.

2. Office SharePoint Server 2007 में अनेक ऐसे घटक हैं जिन्हें बाह्य डेटा को विभिन्न प्रकार से संशोधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है.

3. आप या तो Office डेस्कटॉप प्रोग्राम या फिर ब्राउज़र जैसे कि Windows Internet Explorer के माध्यम से इस बाह्य डेटा पर पहुँच प्राप्त कर सकते हैं.

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SharePoint सूचियाँ

SharePoint साइट में आमतौर पर अनेक डिफ़ॉल्ट सूचियाँ होती हैं जिसमें लिंक्स, घोषणाएँ, संपर्क, समस्या ट्रैकिंग, सर्वेक्षण और कार्य शामिल हैं जिनका उपयोग आप व्यवसाय समाधान के लिए एक फ़ोकल बिंदु के रूप में कर सकते हैं. बहुत से मामलों में, ये डिफ़ॉल्ट सूचियाँ कम या बिना किसी संशोधन के त्वरित, प्रभावी समाधान प्रदान कर सकती हैं. उदाहरण के लिए, आप: सर्वेक्षणों का उपयोग कर सकते हैं जिनमें कर्मचारी और ग्राहक संतुष्टि मूल्यांकन के लिए सशर्त ब्रांचिंग और पृष्ठ विराम शामिल हैं, और ट्रैकिंग जारी कर सकते हैं जिसमें कार्यसमूह परियोजनाओं और सामान्य नियत कार्यों का और गहराई से विश्लेषण करने के लिए वर्ज़निंग और संस्करण-इतिहास संग्रहण है.

प्रोजेक्ट कार्य सूची

सूचियाँ समृद्ध और अनुकूलनशील होती हैं और उनमें कई अंतर्निहित सुविधाएँ होती हैं जो संरचित और अर्ध-संरचित डेटा को संग्रहीत, साझा और उनके साथ कार्य करने का एक सशक्त तरीका प्रदान करती हैं. आप यह कर सकते हैं:

  • अनेक प्रकार के डेटा जैसे कि दिनांक, चित्र, सूत्र और अन्य स्तंभों के आधार पर परिकलन, केवल-जोड़ने योग्य फ़ील्ड्स (अनुप्रयोगों को लॉगिंग और ट्रैक करने के लिए उपयोगी) और लुकअप फ़ील्ड्स जहाँ आप किसी दूसरी सूची फ़ील्ड से एक मान चुन सकते हैं, को शामिल करता है.

  • विभिन्न और विशिष्ट तरीकों से डेटा व्यवस्थित, सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए सूची दृश्य बना सकते हैं; मेटाडेटा बदल सकते हैं, जैसे स्तंभ जोड़ना और हटाना और मान्यता नियम संशोधित करना; तथा सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और टेम्पलेट्स के साथ सुसंगत रूप से SharePoint साइट्स में सूचियों का सर्वत्र उपयोग कर सकते हैं.

  • कस्टम सूचियाँ बना सकते हैं, डेटा को वेब पार्ट्स और वेब पार्ट पेजेज़ में प्रदर्शित कर सकते हैं, और अन्य प्रोग्राम्स, जैसे Excel और Access से डेटा आयात, निर्यात और लिंक कर सकते हैं.

  • संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक कर सकते हैं, डेटा संशोधित करने के लिए अनुमोदन आवश्यक बना सकते हैं, आइटम-स्तर और फ़ोल्डर सुरक्षा का उपयोग कर सकते हैं, चेक-इन और चेक-आउट कर सकते हैं और सूचनाओं और RSS फ़ीड्स के उपयोग से परिवर्तनों के बारे में स्वचालित रूप से अवगत रह सकते हैं.

  • अतिरिक्त सुविधा और बेहतर प्रदर्शन के लिए सामग्री को फ़ोल्डर्स में किसी एकल सूची में व्यवस्थित कर सकते हैं और बड़ी सूचियों के साथ अनुक्रमणन का उपयोग करके सामान्य रूप से प्रदर्शन बेहतर बना सकते हैं.

Access वेब डेटापत्रक (जिसे पहले डेटाशीट दृश्य के रूप में जाना जाता था) अनेक प्रकार की सूचियों के लिए डेटा को देखने और संपादित करने के लिए डेटा ग्रिड प्रदान करता है. सामान्य सूची दृश्य की तुलना में आप Access वेब डेटापत्रक को और अधिक सुविधाजनक और शक्तिशाली पाएँगे. यह सूची या दस्तावेज़ लाइब्रेरी की सामग्री को पंक्तियों और स्तंभों में प्रदर्शित करता है. आप पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ और संपादित कर सकते हैं, फ़िल्टर्स लागू कर सकते हैं, और ऑर्डर को सॉर्ट कर सकते हैं, परिकलित मान और कुल योग को प्रदर्शित कर सकते हैं, और ग्रिड कक्षों में डेटा को सुविधाजनक रूप से संपादित कर सकते हैं.

डेटापत्रक दृश्य के उदाहरण

नोट: Access वेब डेटापत्रक को क्लाइंट कंप्यूटर पर Office Access 2007 स्थापित करने और ActiveX नियंत्रणों का समर्थन करने वाले ब्राउज़र की आवश्यकता होती है.

Access वेब डेटापत्रक कार्य फलक में विभिन्न अतिरिक्त आदेश भी शामिल होते हैं जो Excel और Access के साथ सहभागिता करना आसान बनाते हैं.

आदेश

क्रिया

Access में इस सूची को ट्रैक करें

Access में एक लिंक की गई तालिका बनाता है जो डेटापत्रक दृश्य से भी लिंक होता है, और जिसे आप ताज़ा और अद्यतन कर सकते हैं (केवल Office Access 2007 में उपलब्ध).

Access पर निर्यात करें

डेटाबेस में तालिका में दृश्य को निर्यात करता है.

Access में रिपोर्ट बनाएँ

Access में एक लिंक की गई तालिका बनाता है और रिपोर्ट जनरेट करता है.

Excel में क्वेरी सूची

Excel में डेटा को निर्यात करता है जिसे आप Excel में ताज़ा कर सकते हैं. (सामान्य सूची दृश्य में क्रियाएँ मेनू पर उपलब्ध Excel पर निर्यात करें आदेश के समान व्यवहार).

Excel में मुद्रित करें

Excel में डेटा निर्यात करता है ताकि आप Excel से मुद्रित कर सकें.

Excel में चार्ट बनाएँ

Excel में डेटा को निर्यात करता है ताकि आप चार्ट विज़ार्ड का उपयोग कर Excel में चार्ट बना सकें.

Excel PivotTable रिपोर्ट बनाएँ

Excel में डेटा को निर्यात करता है ताकि आप Excel में PivotTable रिपोर्ट बना सकें.

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SharePoint लाइब्रेरीज़

SharePoint लाइब्रेरी SharePoint साइट पर एक ऐसा स्थान होता है जहाँ आप टीम के सदस्यों और अन्य कर्मचारियों के साथ दस्तावेज़ों को निर्मित, एकत्रित, अद्यतन और प्रबंधित कर सकते हैं. प्रत्येक लाइब्रेरी दस्तावेज़ों की सूची और उन दस्तावेज़ों के बारे में मुख्य मेटाडेटा प्रदर्शित करती है , जो लोगों को फ़ाइल का उपयोग करने और एक साथ कार्य करने में मदद करती है, और प्रत्येक लाइब्रेरी उपयोगी सुविधाएँ जैसे कि पूरी तरह से दस्तावेज़ों को जाँचना, क्रमांकन और ट्रैकिंग का बड़ा और छोटा संस्करण बनाना, और समृद्ध नीति का उपयोग करना, लेखांकन, और वर्कफ़्लो सुविधाएँ प्रदान करती हैं. आप लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों, चित्रों, प्रस्तुतियों, प्रपत्रों और अन्य प्रकार की फाइलों को बना सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं. अंत में, आप साझा की गई डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग कर सकते हैं, अपने प्रयोजनों के लिए लाइब्रेरी को अनुकूलित कर सकते हैं, या अपनी स्वयं की अतिरिक्त लाइब्रेरीज़ बना सकते हैं.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी

लाइब्रेरी तीन प्रकार की होती हैं - दस्तावेज़ लाइब्रेरी, प्रपत्र लाइब्रेरी, और डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी - जो सभी प्रकार के डेटा के साथ कार्य कर सकती हैं.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी     आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग Office दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट, रिपोर्ट्स, प्रपत्र, Office Access 2007 डेटाबेस और पाठ फ़ाइलों सहित विभिन्न प्रकार की फाइलों को संग़्रहीत करने, उन पर पहुँच प्राप्त करने और उन्हें प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं.

प्रपत्र लाइब्रेरी      आप प्रपत्र लाइब्रेरी में Office InfoPath 2007 संग्रहीत कर सकते हैं और प्रपत्रों के साथ कार्य कर सकते हैं. प्रपत्र लाइब्रेरी एक केंद्रीय स्थान प्रदान करती है जहाँ उपयोगकर्ता समान टेम्पलेट के आधार पर प्रपत्रों को भर और संग्रहीत कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप संपत्ति-ट्रैकिंग समाधान बनाने के लिए InfoPath का उपयोग कर सकते हैं जो SharePoint प्रपत्र लाइब्रेरी में प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn) और प्रपत्र XML फ़ाइलें (.xml) संग्रहीत करता है.

डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी     डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी (DCL) एक विशेष प्रकार की लाइब्रेरी होती है जिसे एक विश्वसनीय स्थान के रूप में परिभाषित किया जा सकता है और यह ODC तथा UDC फ़ाइलों को संग्रहीत, सुरक्षित, साझा और प्रबंधित करना आसान बनाती है. व्यवस्थापक इन कनेक्शंस पर पहुँच को नियंत्रित कर सकते हैं ताकि केवल विशेषाधिकार वाले और विश्वसनीय उपयोगकर्ता ही इन कनेक्शंस का उपयोग कर सकें. Excel Services को सेट अप किया जा सकता है ताकि केवल विश्वसनीय कनेक्शन का उपयोग किया जा सके. व्यवस्थापक को डेटाबेस को परीक्षण सर्वर से उत्पादन सर्वर पर स्थानांतरित करने की, या डेटा पर पहुँच करने वाली क्वेरी का अद्यतन करने की भी आवश्यकता हो सकती है. DCL में सहेजी गई ODC फ़ाइल का उपयोग करने से, इस कनेक्शन जानकारी का प्रबंधन बहुत आसान हो जाता है और डेटा पर उपयोगकर्ता की पहुँच अधिक सुविधाजनक हो जाती है क्योंकि सभी कार्यपुस्तिकाएँ समान कनेक्शन फाइल और ताज़ा करें कार्रवाई का उपयोग करती हैं, चाहे वे क्लाइंट या फिर सर्वर कंप्यूटर पर, उस कनेक्शन फाइल के लिए अद्यतित परिवर्तन प्राप्त करती हों. यहाँ तक कि आप Office SharePoint Server 2007 और उपयोगकर्ता के क्लाइंट कंप्यूटर को कनेक्शन फ़ाइल पर परिवर्तनों की स्वचालित रूप से पहचान करने के लिए सेट कर सकते हैं और उस कनेक्शन फाइल के सबसे अद्यतित संस्करण का उपयोग कर सकते हैं. संक्षेप में, डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी डेटा कनेक्शंस के रखरखाव और प्रबंधन को बहुत अधिक आसान बना देती हैं.

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वेब पार्ट्स और वेब पार्ट पृष्ठ

वेब पार्ट, जानकारी की एक मॉड्यूलर इकाई है, जो किसी वेब पार्ट पृष्ठ का मूल बिल्डिंग ब्लॉक बनाती है. आप वेब पार्ट पृष्ठ में वेब पार्ट क्षेत्र पर वेब पार्ट्स जोड़ सकते हैं और फिर अपने साइट उपयोगकर्ताओं के लिए एक अद्वितीय पृष्ठ बनाने हेतु व्यक्तिगत वेब पार्ट्स को अनुकूलित कर सकते हैं. वेब पार्ट पृष्ठ, एक विशेष प्रकार का वेब पृष्ठ है जिसमें आप किसी सामान्य कार्य या विशेष रुचि के लिए बनाए गए डायनेमिक जानकारी प्रदर्शन में सूचियों और चार्ट्स जैसे डेटा तथा पाठ और छवियों जैसी वेब सामग्री को समेकित करने के लिए वेब पार्ट्स का उपयोग कर सकते हैं.

आप विभिन्न प्रकार की संरचित और असंरचित जानकारी को एक व्यवस्थित, उपयोगी और सुविधाजनक तरीके में प्रस्तुत करने के लिए वेब पार्ट पृष्ठ का उपयोग कर सकते हैं. वेब पार्ट पृष्ठों में अक्सर कई वेब पार्ट्स होते हैं जो कनेक्ट होते हैं, ताकि आप इच्छित परिणामों को देखने के लिए डेटा और सामग्री को डायनेमिक रूप से प्रदर्शित कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आप ग्राहक ऑर्डर नामक एक वेब पार्ट पृष्ठ बना सकते हैं, जिसका उपयोग आप महत्वपूर्ण जानकारी प्रदर्शित करने के लिए करते हैं. यदि आपको ऑर्डर के बारे में प्रश्न पूछने के लिए किसी ग्राहक का कॉल आता है, जिसे ऑर्डर ID क्रमांक याद नहीं है लेकिन ऑर्डर दिए जाने की दिनांक याद है, तो आप निम्न कार्य करने के लिए वेब पार्ट पृष्ठ का उपयोग कर सकते हैं.

अनेक वेब पार्ट्स के साथ ग्राहक आदेश्स वेब पार्ट पेज

1. ऑर्डर ID क्रमांक या इस स्थिति में ऑर्डर दिनांक के आधार पर ऑर्डर को ढूँढ़ें.

2. दिनांक के अनुसार सभी ऑर्डर्स प्रदर्शित करें.

3. ग्राहक के नाम के आधार पर सही ऑर्डर का चयन करें और ऑर्डर विवरण के साथ-साथ ग्राहक विवरण भी देखें.

4. ऑर्डर में किसी लाइन आइटम (इस स्थिति में, लैंप) का चयन करें और ग्राहक के प्रश्न की पुष्टि करने के लिए कोई उत्पाद चित्र प्रदर्शित करें.

5. ऐसे लेट-ब्रेकिंग व्यवसायिक समाचारों को स्कैन करें, जो ग्राहक के ऑर्डर के प्रासंगिक है.

आप निम्न कार्य करने के लिए वेब पार्ट पृष्ठों का उपयोग कर सकते हैं:

  • विभिन्न डेटा स्रोतों से डेटा को समेकित करें और एक रिपोर्ट बनाएँ.

  • डेटा (उदाहरण के लिए, योग, कुल या गणना) का विश्लेषण करें और उसे एकीकृत करें.

  • उस मुख्य KPI जानकारी को सारांशित करें, जिसे आप प्रत्येक दिन की शुरुआत में देखना चाहते हैं.

  • प्रभावी निर्णय लेने में आपकी मदद करने के लिए किसी डेशबोर्ड में प्रोजेक्ट या ग्राहक डेटा को प्राथमिकता दें और हाइलाइट करें.

  • अपनी दिनचर्या की योजना तुरंत बनाने के लिए कोई अप-टू-डेट कार्य शेड्यूल और मीटिंग जानकारी प्रदर्शित करें.

  • अपनी वेब ब्राउज़िग को फ़ोकस करने के लिए व्यवसायिक समाचार, स्थानीय मौसम और अपनी पसंदीदा वेब साइट्स पर तुरंत पहुँच प्राप्त करें.

निम्नलिखित मुख्य वेब पार्ट्स हैं जिन्हें कनेक्ट किया जा सकता है और जो संरचित और अर्ध-संरचित डेटा को प्रदर्शित करते हैं.

वेब पार्ट

वर्णन

सूची दृश्य

सूची डेटा और लाइब्रेरी मेटाडेटा को प्रदर्शित करता है

प्रपत्र

HTML प्रपत्र नियंत्रण के उपयोग द्वारा डेटा प्रदर्शित करता है

छवि

छवियाँ प्रदर्शित करती है

Excel Web Access

Excel कार्यपुस्तिकाओं को प्रदर्शित करता है

रिपोर्ट व्यूअर

SQL सर्वर रिपोर्ट सेवाओं से बनाई गई रिपोर्ट्स प्रदर्शित करता है

डेटा दृश्य

कई विभिन्न प्रकार के डेटा स्रोतों से डेटा को प्रदर्शित और संपादित करता है

KPI

मुख्य कार्य-प्रदर्शन संकेतक (KPI) डेटा और KPI सूची से प्रतीकों को प्रदर्शित करता है

KPI विवरण

एक आइटम के लिए KPI डेटा और KPI सूची से प्रतीकों को प्रदर्शित करता है

व्यावसायिक डेटा आइटम

व्यावसायिक डेटा के किसी एकल आइटम के बारे में विवरण प्रदर्शित करता है

व्यावसायिक डेटा सूची

सूची में व्यावसायिक डेटा के सारांश को प्रदर्शित करता है

व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ

वेब पार्ट्स को व्यावसायिक अनुप्रयोग क्रियाओं से कनेक्ट करता है

व्यावसायिक डेटा संबंधित सूची

संबंधित व्यावसायिक आइटम्स को प्रदर्शित करने के लिए वेब पार्ट्स को कनेक्ट करता है

व्यावसायिक डेटा आइटम बिल्डर

व्यावसायिक डेटा प्रोफ़ाइल पृष्ठों में उपयोग हेतु एक क्वेरी स्ट्रिंग में पैरामीटर्स से व्यावसायिक डेटा आइटम बनाता है.

फ़िल्टर करें

कई भिन्न तरीकों से वेब पार्ट को फ़िल्टर करता है

अधिक जानकारी

फ़िल्टर वेब पार्ट्स से कार्य करना

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व्यावसायिक डेटा कैटलॉग

व्यावसायिक डेटा कैटलॉग (BDC) एक घटक है जो लाइन-ऑफ़-बिजनेस (LOB) डेटाबेस जैसे कि SAP, Siebel, और SQL Server से डेटा के प्रदर्शन हेतु अंतर्निहित समर्थन प्रदान करता है. सामान्यतः, ये LOB सिस्टम महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी और प्रक्रियाओं जैसे कि ग्राहक डेटा, वस्तु सूची, बिलिंग्स, और उत्पाद जीवनचक्र को प्रबंधित करते हैं. यद्यपि ये सिस्टम जिनके लिए व्यापक प्रशिक्षण आवश्यक होता है, उपयोग करने में कठिन होते हैं, और कुछ चुनिंदा का चयन करने के लिए ही उपलब्ध होते हैं. BDC इस LOB डेटा को अधिक से अधिक उन व्यक्तियों के लिए उपलब्ध बनाता है जिनको डेटा तक पहुँच की आवश्यकता है और जिनको भिन्न, सुलभ तरीके से कार्य करने की आवश्कता है. उदाहरण के लिए, एक InfoPath क्रय आदेश पत्रक का उपयोग एक सिस्टम से ग्राहक डेटा, किसी अन्य सिस्टम से उत्पाद विवरण और किसी तृतीय सिस्टम से वित्तीय जानकारी प्रदर्शित करने के लिए किया जा सकता है.

व्यावसायिक डेटा कैटलॉग के साथ कार्य करने के लिए भूमिकाओं और कार्यों का एक सारांश निम्नलिखित है.

भूमिका

कार्य

व्यवसाय विश्लेषक

सुविधाएँ परिभाषित करता है और पूर्वनिर्धारित समाधानों को बनाता है

मेटाडेटा लेखक

मेटाडेटा का लेखन और परीक्षण करता है

व्यवस्थापक

अनुप्रयोग परिभाषा को निर्यात करता है और डेटा पर पहुँच को कॉन्फ़िगर करता है

साइट सदस्य

व्यावसायिक डेटा को वेब पार्ट्स, पृष्ठों और सूचियों में शामिल करता है

डेवलपर

अनुकूलित वेब पार्ट पृष्ठ समाधानों का निर्माण करता है

साइट आगंतुक

व्यावसायिक डेटा का उपभोग करता है

एक व्यवसाय डेटा सूची वेब पार्ट में व्यवसाय डेटा प्रदर्शित करना

एक बार डेटा स्रोत से व्यावसायिक डेटा प्राप्त कर लेने पर, चार व्यावसायिक डेटा केटालॉग सुविधाएँ होती हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:

  • सूची में व्यावसायिक डेटा    आप किसी व्यावसायिक डेटा स्तंभ को एक फ़ील्ड प्रकार के रूप में जोड़कर किसी मौजूदा SharePoint सूची या दस्तावेज़ लाइब्रेरी में व्यावसायिक डेटा शामिल कर सकते हैं. सामान्य परिदृश्यों में शामिल हैं: ग्राहक रिकॉर्ड्स के साथ दस्तावेज़ संबद्ध करना जैसे कि प्रस्ताव, अनुबंध और प्रस्तुतियाँ; कस्टम स्तंभ के साथ डेटा अनुपूरण जैसे कि कोई एनोटेशन और किसी सूची से डेटा का चयन करना जैसे कि पोस्टल कोड्स.

  • व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ    व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ वे लिंक्स हैं जो कि व्यवसाय ऑबजेक्ट्स के पास में प्रकट होती हैं. ये लिंक्स, उदाहरण के लिए, वेब पृष्ठ खोल सकती हैं, व्यावसायिक अनुप्रयोगों के उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस प्रदर्शित कर सकती हैं, या InfoPath प्रपत्र खोल सकती हैं. व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ SharePoint सूचियों और खोज परिणामों में भी लिंक्स के रूप में प्रकट होती हैं. इन लिंक्स के उपयोग द्वारा, आप आसानी से किसी आइटम का अद्यतन कर सकते हैं या संबंधित डेटा देख सकते हैं.

  • व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स    Office SharePoint Server 2007 में कई व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स होते हैं जो BDC से किसी भी इकाई को प्रदर्शित कर सकते हैं. आप अपनी साइट पर व्यावसायिक डेटा के प्रदर्शन का तरीका अनुकूलित करने के लिए व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स का उपयोग कर सकते हैं. आप इन वेब पार्ट्स को भी कनेक्ट कर सकते हैं ताकि जब आप एक वेब पार्ट पर कोई क्रिया करते हैं, तो वह अन्य वेब पार्ट की सामग्री परिवर्तित कर देती है.

  • उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल्स में व्यावसायिक डेटा    Office SharePoint Server 2007 में उपयोगकर्ता जानकारी एन्हांस करने के लिए, BDC में किसी अनुप्रयोग के पंजीकृत होने पर डिफ़ॉल्ट रूप से व्यावसायिक डेटा प्रोफ़ाइल्स बनाई जाती हैं.

अधिक जानकारी

SharePoint साइट पर व्यावसायिक डेटा प्रदर्शित करना

व्यावसायिक डेटा कैटलॉग

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KPI सूचियाँ

तिमाही विक्रय KPI एक अद्वितीय सूची आपके व्यावसायिक समाधानों में KPI को शामिल करना बहुत अधिक आसान बना देता है. KPI सूची का उपयोग करने के चार तरीके दिए गए हैं, जिनमें से प्रत्येक सूची KPI मानों के एक सामान्य स्रोत को संबोधित करती है और SharePoint साइट में इन मानों को शामिल करने का तरीका बताती है:

  • SharePoint सूचियों में डेटा    जब SharePoint सूचियों में ऐसे आइटम्स होते हैं जिनकी आप गणना कर सकते हैं, ऐसे आइटम्स जो किसी वर्कफ़्लो का भाग हैं, या ऐसे आइटम्स होते हैं जिनमें दिनांक हैं, तो समस्याएँ या कार्य कब तक खुले रहते हैं, कितने खुले रहते हैं और कार्य का कितना प्रतिशत पूर्ण हुआ है, यह ट्रैक करने के लिए आप KPI का उपयोग कर सकते हैं. आप कुल योग का ट्रैक भी रख सकते हैं, जैसे वह समय सीमा जिसमें समस्या खुली हुई थी या क्षेत्र में विक्रय की कुल संख्या.

  • Excel कार्यपुस्तिकाओं में डेटा     आप किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में Excel कार्यपुस्तिका में KPI को सेट कर सकते हैं और Office SharePoint Server 2007 से KPI से लिंक कर सकते हैं. कार्यपुस्तिका में डेटा के परिवर्तित होने पर, KPI का स्वचालित रूप से अद्यतन होता है. आप Office Excel Web Access वेब पार्ट के उपयोग द्वारा समान पृष्ठ पर कार्यपुस्तिका का प्रदर्शित होना भी चुन सकते हैं.

  • Microsoft SQL Server 2005 विश्लेषण सेवाओं से डेटा    Office SharePoint Server 2007 विश्लेषण सेवाओं से KPI का उपयोग कर सकता है, जो कि Microsoft SQL Server 2005 का एक भाग है. सामान्यतः एक सिस्टम्स व्यवस्थापक या डेटाबेस विश्लेषक इन KPI को सेट अप करता है और Office SharePoint Server 2007 के साथ डेटा कनेक्शन को पंजीकृत करता है. फिर, कोई भी उपयुक्त अनुमतियों के साथ डेटाबेस पर पहुँच प्राप्त कर सकता है और विश्लेषण सेवाएँ KPI से लिंक कर सकता है.

  • मैन्युअल रूप से दर्ज जानकारी    ऐसी स्थितियों में जब कोई व्यावहारिक सिस्टम सेट अप ना हो या आपके पास ट्रैक करने के लिए वन-टाइम प्रोजेक्ट हो तो आप मापदंड को मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं. यह KPI सूची ई-मेल या कुछ अन्य सिस्टम में संचारित की गई जानकारी को प्रदर्शित करने के लिए उपयोगी है.

वर्कफ़्लोज़

एक स्वीकृति वर्कफ़्लो का फ़्लोचार्ट किसी संगठन में कई महत्वपूर्ण प्रक्रियाएँ काफ़ी हद तक लोगों पर निर्भर करती हैं. किसी प्रक्रिया में हिस्सा लेने वाले लोगों के बीच सहभागिताओं का स्वचालन इसकी क्षमता को बेहतर बना सकता है. ये प्रक्रियाएँ कभी-कभी मानव वर्कफ़्लो कहलाती हैं. Office SharePoint Server 2007 के साथ आप पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं, या Office SharePoint Designer 2007 के साथ आप सूची और लाइब्रेरी आइटम्स पर आधारित नए वर्कफ़्लो समाधान बना सकते हैं. Office SharePoint Designer 2007 में, नियम आधारित वर्कफ़्लो डिज़ाइनर सशर्त ब्रांचिंग और एकाधिक चरणों के द्वारा वर्कफ़्लोज़ के निर्माण को आसान बनाता है.

Office SharePoint Server 2007 के साथ शामिल वर्कफ़्लोज़ 2007 Office रिलीज़ में प्रोग्राम्स के साथ सटीक एकीकरण प्रदान करते हैं. आप उपयोगकर्ताओं के साथ कार्यों और स्थितियों का संचार करने के लिए Office Outlook 2007 का उपयोग कर सकते हैं. आप लिंक की गई सूची के साथ संबद्ध वर्कफ़्लो को संशोधित करने के लिए Office Access 2007 का उपयोग कर सकते हैं और प्रोजेक्ट की स्थिति का बेहतर मूल्यांकन करने एवं अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का आकलन करने के लिए वर्कफ़्लो रिपोर्ट्स बना सकते हैं. वर्कफ़्लोज़, Office Word 2007 जैसे दूसरे Office प्रोग्राम्स के माध्यम से उपयोगकर्ताओं के साथ सहभागिता करने के लिए Office InfoPath 2007 के द्वारा निर्मित कस्टम प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं.

अधिक जानकारी

वर्कफ़्लो स्थिति का उत्तर देने के लिए प्रपत्र डिज़ाइन करना

प्रदर्शन: प्रपत्रों और वर्कफ़्लोज़ के साथ व्यवसाय प्रक्रियाओं को कारगर और सरल बनाना

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SQL सर्वर रिपोर्टिंग सेवाएँ

SQL सर्वर रिपोर्टिंग सेवाएँ एक संपूर्ण, उद्यम-व्यापी रिपोर्ट प्रबंधन और वितरण सेवा है जिसमें रिपोर्ट डिज़ाइनिंग, निर्माण, वितरण, सुरक्षा, और विभिन्न स्वरूपों में प्रदर्शन शामिल होता है. SQL Server 2005 Service Pack 2 के साथ, आप SharePoint एकीकरण मोड में रिपोर्टिंग सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप निम्न कार्य सकें:

  • रिपोर्ट्स, डेटा स्रोत और रिपोर्ट मॉडल्स को संग्रहीत करने के लिए SharePoint लाइब्रेरीज़ का उपयोग कर सकते हैं. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में रिपोर्ट्स संग्रहीत करना किसी रिपोर्ट को सामान्य Office SharePoint Server 2007 सुविधाओं जैसे कि वर्कफ़्लो, संस्करण और सुरक्षा का उपयोग करने में भी सक्षम बनाता है. आप रिपोर्ट्स को रिपोर्ट केंद्र पर भी जोड़ सकते हैं.

  • रिपोर्ट सर्वर से संग्रहीत और निष्पादित समान रिपोर्ट्स के साथ Office SharePoint Server 2007 में संग्रहीत रिपोर्ट्स और सभी संबद्ध संसाधनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.

  • रिपोर्ट्स को प्रबंधित करने और देखने के लिए एक सुसंगत उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस का उपयोग कर सकते हैं. रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट पर एक सुविधाजनक उपकरण पट्टी है जो आपको गुणों को देखने और उन्हें संपादित करने देती है; अनुमतियाँ और सदस्यताओं को प्रबंधित करने देती है; रिपोर्ट बिल्डर में संपादित करने देती है; डेटा स्रोतों, पैरामीटर्स, स्नैपशॉट्स और समयबाह्य को कॉन्फ़िगर करने देती है; रिपोर्ट और संस्करण इतिहासों को देखने देती है; और मुख्य संस्करणों को प्रकाशित करने देती है.

एक नमूना रिपोर्ट

आप रिपोर्ट सर्वर पर रिपोर्ट्स को देखने, नेविगेट करने, मुद्रित करने और निर्यात करने के लिए रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट का उपयोग कर सकते हैं. रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट किसी रिपोर्ट सर्वर के द्वारा संसाधित की गई रिपोर्ट परिभाषा (.rdl) फ़ाइलों के साथ संबद्ध रहता है. आप उपकरण पट्टी और दृश्य क्षेत्र के प्रकटन को नियंत्रित करने और किसी विशिष्ट रिपोर्ट से वेब पार्ट को लिंक करने के लिए वेब पार्ट पर गुणों को सेट कर सकते हैं. रिपोर्ट लाइब्रेरी में रिपोर्ट्स, रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट के उपयोग द्वारा रेंडर की जाती हैं. किसी वेब पार्ट पृष्ठ को रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट के उपयोग द्वारा रिपोर्ट्स प्रदर्शित करने के लिए भी संशोधित किया जा सकता है और आप रिपोर्ट्स में प्रदर्शित डेटा को सीमित करने के लिए फ़िल्टर वेब पार्ट्स से कनेक्ट भी कर सकते हैं.

SharePoint सर्वर के साथ रिपोर्टिंग सेवाओं के एकीकरण हेतु इन निम्न घटकों को स्थापित किया जाना आवश्यक होता है: SQL Server 2005 रिपोर्टिंग सेवाएँ, जो कि रिपोर्टिंग सेवाएँ रिपोर्ट्स को होस्ट करता है और एक वेब सेवाएँ इंटरफ़ेस के माध्यम से SharePoint Server के साथ संचार करता है; SQL Server 2005 Service Pack 2, जो रिपोर्ट सर्वर पर SharePoint सर्वर और रिपोर्टिंग सेवाओं को सक्षम बनाता है; और Microsoft SharePoint तकनीकों के लिए Microsoft SQL Server 2005 रिपोर्टिंग सेवाएँ एड-इन, जिसमें रिपोर्ट व्यूअर वेब पार्ट और नया रिपोर्ट प्रबंधन उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस होता है.

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रिपोर्ट केंद्र

रिपोर्ट केंद्र एक साइट टेम्पलेट है जिसमें रिपोर्ट लाइब्रेरीज़, डेटा कनेक्शन लाइब्रेरीज़, SharePoint सूचियाँ, फ़िल्टर वेब पार्ट्स वाले वेब पार्ट्स, और KPI का एक पूर्वनिर्धारित संग्रह होता है जिसे आप अनुकूलित कर सकते हैं और अपने स्वयं के उद्देश्य के लिए एन्हांस कर सकते हैं. रिपोर्ट केंद्र को एक केंद्रीय हब के रूप में सोचें जो एक सामान्य, आसान, और सुरक्षित स्थान प्रदान करता है और उपयोगकर्ताओं हेतु रिपोर्ट्स नेविगेट करने, पता लगाने और नवीनतम रिपोर्ट्स को प्राप्त करने के लिए रिपोर्टिंग वातावरण प्रदान करता है, चाहे वह तदर्थ क्वेरी करने के लिए हो या निर्धारित, आवधिक स्नैपशॉट के लिए हो. रिपोर्ट केंद्र के उपयोग द्वारा, आप रिपोर्ट्स वितरण और नेटवर्क संकुलन को साफ़ करने में मदद करने हेतु ई-मेल अनुलग्नकों पर निर्भरता को कम कर सकते हैं. आप रिपोर्ट केंद्र में भिन्न प्रकार की रिपोर्ट्स को संग्रहीत कर सकते हैं जिसमें कि स्प्रेडशीट्स, Access स्नैपशॉट, SQL रिपोर्ट सेवाएँ रिपोर्ट्स और PDF फ़ाइलें शामिल होती हैं.

विक्रय रिपोर्ट केंद्र

अधिक जानकारी

रि‍पोर्ट केंद्र का परि‍चय

किसी रिपोर्ट केंद्र साइट के साथ कार्य करना

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Office SharePoint Server 2007 के साथ Office सिस्टम प्रोग्राम्स से डेटा का उपयोग करना

निश्चित रूप से, आप एक ऐसा व्यावसायिक समाधान बना सकते हैं जो केवल Office SharePoint Server 2007 के उपयोग द्वारा सभी प्रकार के डेटा का उपयोग करता है. हालाँकि, 2007 Office रिलीज़ में Office SharePoint Server 2007 के साथ कई उपयोगी एकीकरण बिंदु होते हैं जो संरचित और अर्ध-संरचित डेटा के साथ कार्य करना आसान बनाते हैं, और आपके व्यावसायिक समाधान को उतना ही अधिक प्रभावी और बढ़िया डिज़ाइन किया हुआ बना सकते हैं. सक्षम सूचनाकर्मी, आपके "ठेकेदार" के हाथों में, निम्न 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम्स बढ़िया डिज़ाइन किए गए और संतोषजनक व्यावसायिक समाधान के "आर्किटेक्ट्स" के रूप में कार्य करते हैं.

प्रोग्राम

उद्देश्य

डेटा का प्रकार

Excel (Excel Services तकनीक के साथ)

एक स्प्रेडशीट स्वरूप में संख्यात्मक और अन्य डेटा का विश्लेषण करें और उसे विज़ुअलाइज़ करें, पेशेवर-दिखने वाले चार्ट्स बनाएँ, और PivotTable रिपोर्ट्स के उपयोग द्वारा पदानुक्रम डेटा के साथ कार्य करें.

संरचित

InfoPath

XML-आधारित डेटा को एकत्रित और संसाधित करें.

संरचित और अर्ध-संरचित

सुलभता

किसी डेटाबेस में डेटा को समेकित, दर्ज, संग्रहीत, रिपोर्ट और प्रबंधित करें.

संरचित और अर्ध-संरचित

SharePoint Designer

डेटा-चालित वेब पृष्ठों और SharePoint साइट्स को अनुकूलित करें, और डेटा दृश्य बनाएँ.

संरचित, अर्ध-संरचित और असंरचित

Word

पेशेवर दस्तावेज़ों का त्वरित और प्रभावी रूप से लेखन करें

असंरचित

Visio

जटिल जानकारी, सिस्टम्स, और प्रक्रियाओं को विज़ुअलाइज़ करें और संचारित करें.

असंरचित

Outlook

ई-मेल के माध्यम से संचार करें और संपर्कों, शेड्यूल्स एवं कार्यों को प्रबंधित करें.

असंरचित

Publisher

व्यावसायिक दिखने वाले प्रकाशन और विपणन सामग्री बनाएँ.

असंरचित

PowerPoint

ऐनिमेशन, ग्राफ़िक्स, और मीडिया का उपयोग कर डायनेमिक प्रस्तुतियाँ बनाएँ.

असंरचित

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Excel और Excel Services

Excel और Excel Services का उपयोग करें, जब आप निम्न कार्य करना चाहते हैं:

  • अपने डेटा पर परिकलन और सांख्यिकीय तुलना चलाना चाहते हैं.

  • संकुचित और अनुकूलनशील लेआउट में पदानुक्रम डेटा को देखने के लिए PivotTable रिपोर्ट्स का निर्माण और उपयोग करना चाहते हैं.

  • पेशेवर-दिखने वाले चार्ट्स, सशर्त स्वरूपण चिह्नों, डेटा पट्टियों, और रंग मापनियों का उपयोग करके अपने डेटा को दृश्यात्मक रूप से आकर्षक बनाना चाहते हैं.

  • अपने डेटा पर परिष्‍कृत क्या-यदि विश्लेषण कार्यवाईयों को निष्पादित करना चाहते हैं जैसे कि सांख्यिकीय, अभियांत्रिकी और रिग्रेशन विश्लेषण.

Excel Office SharePoint Server 2007 के साथ निम्न डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदु प्रदान करता है.

Excel के डेटा-केंद्रित समाकलन बिंदु

1. एक स्थायी, एक तरफ़ा डेटा कनेक्शन निर्मित करने के लिए किसी SharePoint सू्ची में Excel कार्यपत्रक डेटा का एकबारगी आयात करें, या SharePoint सू्ची पर Excel कार्यपत्रक डेटा को निर्यात करें.

2. SharePoint सूची से एक Excel कार्यपत्रक में डेटा ताज़ा करने के लिए स्थायी, एक तरफ़ा डेटा कनेक्शन का उपयोग करें.

3. Excel Services पर Excel कार्यपुस्तिकाओं को प्रकाशित करें और वेब पार्ट पृष्ठ पर Office Excel Web Access वेब पार्ट का उपयोग कर डेटा के साथ सहभागिता करें.

4. OLAP सर्वर्स, SQL Server और Access डेटाबेस व फ़्लैट फ़ाइलों से डेटा को Excel कार्यपुस्तिका में आयात करें.

एक SharePoint सूची में Excel डेटा आयात करना

यदि आप मौजूदा डेटा को SharePoint सूची में लोड करना चाहते हैं तो आप SharePoint सूची के क्रियाएँ मेनू पर आयात करें आदेश का उपयोग कर किसी Excel कार्यपत्रक से डेटा, कक्षों की एक श्रेणी, एक नामित श्रेणी या Excel तालिका को SharePoint सूची में आयात कर सकते हैं.

SharePoint सूची डेटा को Excel तालिका में निर्यात करना

आप Excel तालिका में SharePoint सूची डेटा निर्यात कर सकते हैं, जो Excel और SharePoint सूची के बीच में एक तरफ़ा डेटा कनेक्शन बनाता है. जब आप अपने डेटा का SharePoint सूची से अद्यतन करते हैं और Excel में डेटा ताज़ा करते हैं, तो Excel आपके द्वारा उस डेटा में किए गए परिवर्तनों को अधिलेखित करके Excel डेटा को नवीनतम SharePoint सूची डेटा से बदल देता है. डेटा कनेक्शन के केवल एक तरफ़ा होने के कारण, आपके द्वारा Excel में किए गए परिवर्तन SharePoint साइट पर सूची में नहीं दर्शाए जाते हैं.

नोट: आप एक Office Excel 2007 कार्यपुस्तिका और SharePoint सूची के बीच डेटा को सिंक्रनाइज़ नहीं कर सकते हैं. यह कार्यक्षमता Microsoft Excel 2003 में उपलब्ध थी और Excel 2003 कार्यपुस्तिका या अनुप्रयोगों के लिए Visual Basic (VBA) के उपयोग द्वारा अभी भी उपलब्ध है. हालाँकि, Office Access 2007 अब दो तरफ़ा कनेक्शन के साथ एक Office प्रोग्राम और एक SharePoint सूची के बीच डेटा सिंक्रनाइज़ करने की पसंदीदा विधि है.

SharePoint सूची में Excel तालिका निर्यात करना

जब आप SharePoint सूची पर तालिका निर्यात करें विज़ार्ड का उपयोग करते हुए Excel से तालिका डेटा को किसी SharePoint सूची में निर्यात करते हैं, तो आप Excel और SharePoint सूची के बीच एक तरफ़ा डेटा कनेक्शन बनाने के लिए एक अन्य तरीके का उपयोग कर रहे होते हैं.

यदि आप SharePoint सूची में किए गए परिवर्तनों के साथ Excel कार्यपत्रक में तालिका डेटा को अद्यतन नहीं रखना चाहते हैं, तो आप SharePoint सूची से कनेक्शन के बिना भी डेटा निर्यात कर सकते हैं.

Excel Services पर प्रकाशित करना

आप Office SharePoint Server 2007 पर कार्यपुस्तिका प्रकाशित कर सकते हैं ताकि अन्य उपयोगकर्ता Office Excel Web Access वेब पार्ट के उपयोग द्वारा संपूर्ण डेटा या उसके भागों पर पहुँच प्राप्त कर सकें. जब आप Excel Services पर कार्यपुस्तिका प्रकाशित करते हैं, तो संपूर्ण कार्यपुस्तिका सर्वर पर प्रकाशित की जाती है, लेकिन आप कार्यपुस्तिका के उन भागों को परिभाषित कर सकते हैं (जैसे कि व्यक्तिगत कार्यपत्रक, नामित श्रेणियाँ या चार्टस) जिन्हें आप Excel Services से Office Excel Web Access वेब पार्ट पर प्रदर्शित करना चाहते हैं. कार्यपुस्तिका पर अनाधिकृत पहुँच को रोकने में मदद के लिए कार्यपुस्तिका के केवल विशिष्ट भागों को प्रदर्शित कर और Office SharePoint Server 2007 अनुमतियों का उपयोग कर, आप ताज़ा करने, पुनः परिकलन करने और देखने योग्य डेटा के साथ सहभागिता करने के लिए अधिकृत उपयोगकर्ताओं को सक्षम करने के दौरान कार्यपुस्तिका में डेटा को गोपनीय रख सकते हैं. यदि आप किसी कार्यपुस्तिका को प्रकाशित करने से पहले, उसमें नामित कक्षों के लिए पैरामीटर्स सेट करते हैं, तो उपयोगकर्ता भी उन कक्षों को संपादित और मानों को निर्धारित कर सकते हैं.

अन्य उपयोगकर्ता दिखने वाले कार्यपत्रक डेटा को देख सकते हैं और उसका विश्लेषण कर सकते हैं. वे डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करना जैसी Excel कार्यक्षमता के उपयोग द्वारा या PivotTable ड्रिल डाउन सुविधाओं के उपयोग द्वारा इसके साथ सहभागिता कर सकते हैं. यदि आप कार्यपुस्तिका में नामित कक्षों के लिए पैरामीटर्स सेट करते हैं, तो उपयोगकर्ता भी उन कक्षों को संपादित और मानों को निर्धारित कर सकते हैं.

Excel कार्यपुस्तिकाओं को साझा करने के लिए Excel Web Access का उपयोग करना 1. ऊपरी अनुभाग में शीर्षक और एक उपकरण पट्टी होती है जिसमें अनेक मेनू, आदेश, और एक ड्रॉप-डाउन सूची होती है.

2. मुख्य विंडो, कार्यपत्रक दृश्य में एक या अधिक कार्यपत्रक, नामित आइटम दृश्य में एक नामित आइटम, जैसे कोई चार्ट या Excel तालिका, और वैकल्पिक रूप से एक बाह्यरेखा क्षेत्र प्रदर्शित करती है.

3. पैरामीटर्स कार्य फलक में पैरामीटर लेबल्स, डेटा प्रविष्टि के लिए पाठ बॉक्सेज़, और वैकल्पिक उपकरण युक्तियाँ होती हैं जो कि प्रत्येक पैरामीटर के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करती हैं.

4. नीचे वाला अनुभाग ताज़ा डेटा संदेशों को प्रदर्शित करता है.

नोट: Excel Services द्वारा सभी Excel सुविधाएँ समर्थित नहीं हैं.

अधिक जानकारी

स्प्रेडशीट पर आधारित सूची बनाना

SharePoint सूची से डेटा आयात करना

किसी Excel तालिका किसी SharePoint सूची पर निर्यात करना

बाह्य डेटा कनेक्शंस Excel Services के लिए की योजना बनाना

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InfoPath

InfoPath का उपयोग तब करें जब आप निम्न कार्य करना चाहते हैं:

  • नियमित रूप से व्यय रिपोर्ट्स, समय कार्ड्स, सर्वेक्षण, और बीमा प्रपत्र सहित व्यावसायिक डेटा एकत्र करना चाहते हैं.

  • सामान्य नियंत्रण जैसे पाठ बॉक्सेज़ और सूची बॉक्सेज़, और अनुकूलनशील नियंत्रण जैसे पुनरावर्ती तालि‍का, विकल्प समूह, वैकल्पिक अनुभाग, और एकाधिक दृश्य के उपयोग द्वारा इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों को सामान्य से परिष्कृत में डिज़ाइन करना चाहते हैं.

  • संगत, सटीक डेटा सुनिश्चित करना चाहते हैं.

  • किसी एकल प्रपत्र में प्रपत्रों को मर्ज़ करने के द्वारा एक रिपोर्ट बनाना चाहते हैं.

InfoPath Office SharePoint Server 2007 के साथ निम्न डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदु प्रदान करता है.

InfoPath के डेटा-केंद्रित समाकलन बिंदु

1. प्रपत्र टेम्पलेट्स को प्रपत्र लाइब्रेरीज़ पर टेम्पलेट्स के रूप में और सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करें.

2. प्रपत्र लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत प्रपत्र XML फ़ाइलों को पढ़ें और लिखें.

3. XML प्रपत्र फ़ाइलों का उपयोग करते हुए, सूचियों और Excel कार्यपत्रकों से डेटा पढ़ें, और SQL Server और Access डेटाबेसेज़ से डेटा पढ़ें और लिखें.

4. प्रपत्र गुणों पर आधारित सूची दृश्य डेटा संपादन को सक्षम करें.

5. ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्स का उपयोग करते हुए एक ब्राउज़र में InfoPath प्रपत्र प्रदर्शित करें.

किसी SharePoint साइट पर डेटा सबमिट करें और SharePoint डेटा के साथ प्रपत्र नियंत्रणों को पॉप्यूलेट करें

उपयोगकर्ताओं को आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों को किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सबमिट करने की अनुमति देने के लिए, आप अपने उस प्रपत्र टेम्पलेट पर एक द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ सकते हैं जो डेटा सबमिट करता है. आपके द्वारा सबमिट डेटा कनेक्शन को जोड़ने के बाद, आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर उपयोगकर्ताओं को उनके प्रपत्र डेटा को शामिल करने की अनुमति देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

प्रपत्र लाइब्रेरी पर प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

आप Office SharePoint Server 2007 पर एक प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित कर सकते हैं, और उन्हें प्रपत्र लाइब्रेरी में संग्रहीत कर सकते हैं तथा Office InfoPath 2007 प्रपत्रों के साथ कार्य कर सकते हैं. प्रपत्र लाइब्रेरी एक केंद्रीय स्थान प्रदान करती है जहाँ उपयोगकर्ता समान टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों को भर सकते हैं और संग्रहीत कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप ऐसे संपत्ति ट्रैकिंग समाधान को बनाने के लिए InfoPath का उपयोग कर सकते हैं जो एक प्रपत्र लाइब्रेरी में प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn) और प्रपत्र XML फ़ाइलों (.xml) को संग्रहीत करता है.

ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्रों का निर्माण करना और उनका उपयोग करना

जब आप एक Office InfoPath 2007 प्रपत्र टेम्पलेट को डिज़ाइन करते हैं, तो आप किसी ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट को बनाना चुन सकते हैं जिसे किसी वेब ब्राउज़र में खोला जा सके या भरा जा सके. इस प्रकार के प्रपत्र टेम्पलेट को ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट कहते हैं. ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट को डिज़ाइन करना समाप्त करने पर, आप InfoPath Forms Services चला रहे किसी सर्वर पर इसे प्रकाशित करने के लिए प्रकाशन विज़ार्ड का उपयोग करते हैं.

साइट सामग्री प्रकार के साथ प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

जब आप साइट सामग्री प्रकार के रूप में कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तो आप उपयोगकर्ताओं को किसी एकल दस्तावेज़ लाइब्रेरी में एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट असाइन करने के लिए या संपूर्ण साइट संग्रह में एकाधिक लाइब्रेरीज़ पर प्रपत्र टेम्पलेट असाइन करने के लिए सक्षम करते हैं. साइट संग्रह किसी वर्चुअल सर्वर पर वेब साइट्स का एक ऐसा सेट है, जिसका स्वामी समान होता है और जो व्यवस्थापन सेटिंग्‍स साझा करता है. प्रत्येक साइट संग्रह में शीर्ष-स्तर की वेब साइट शामिल होती है और उसमें एक या अधिक सबसाइट्स हो सकती हैं. प्रत्येक वर्चुअल सर्वर पर एकाधिक साइट संग्रह हो सकते हैं. साइट सामग्री प्रकार का उपयोग तब करें जब आप जानकारी का विस्तृत रूप से पुनः उपयोग करना चाहते हैं या किसी एक स्थान पर कई प्रपत्रों के डेटा का संग्रहण सक्षम करना चाहते हैं.

उपयोगकर्ताओं को सूची दृश्य का उपयोग करके फ़ील्ड्स संपादित करने में सक्षम बनाना

आप अपने उपयोगकर्ताओं द्वारा सूची दृश्य का उपयोग करके या किसी प्रपत्र लाइब्रेरी में किसी प्रपत्र के लिए गुणों को संपादित करके उन्हें किसी फ़ील्ड के लिए डेटा जोड़ने या उसे संपादित करने दे सकते हैं. यह उपयोगकर्ताओं को प्रपत्रों को वास्तव में खोले बिना एक या अधिक प्रपत्रों के लिए डेटा जोड़ने या अद्यतित करने हेतु SharePoint सूची का उपयोग करने में सक्षम बनाता है.

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सुलभता

Access का उस समय उपयोग करें, जब आपको इसकी आवश्यकता हो:

  • किसी रिलेशनल डेटाबेस में डेटा साझा करना.

  • रिकॉर्ड लॉक करने और विरोध रिज़ॉल्यूशन सुविधाओं का उपयोग करके अद्यतनों को कुशलतापूर्वक हैंडल करना.

  • कई तालिकाओं के साथ कार्य करना.

  • तालिकाओं को एकसाथ शामिल करने के लिए जटिल क्वेरीज़ बनाना.

  • प्रपत्र और रिपोर्ट बनाना.

Access Office SharePoint Server 2007 के साथ निम्न डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदु प्रदान करता है.

Access के डेटा-केंद्रित समाकलन बिंदु

1. Access दृश्यों और SharePoint सूची के बीच डेटा का एकबारगी आयात या निर्यात करें.

2. Access तालिकाओं और SharePoint सूची के बीच दो तरफ़ा स्थायी कनेक्शन बनाकर डेटा को लिंक करें (अद्यतित सूची डेटा को Access तालिका में देखा जा सकता है; अद्यतित Access तालिका डेटा को सूची में देखा जा सकता है).

3. सूची डेटा को ऑफ़लाइन ले जाएँ, Access में अद्यतन करें, वापस ऑनलाइन लाएँ, अद्यतनों को सिंक्रनाइज़ करें, और विरोधों का समाधान करें.

4. Access datasheet, प्रपत्र, और रिपोर्ट दृश्यों में सूची डेटा को प्रदर्शित और संपादित करें.

5. Access डेटाबेसेज़ को Office SharePoint Server 2007 में प्रकाशित करें.

Office Access 2007 में नई SharePoint सूची एकीकरण सुविधाएँ

Office Access 2007 की निम्नलिखित नई सुविधाएँ Office SharePoint Server 2007 एकीकरण को और अधिक आसान व अनुकूलनशील बनाती हैं:

  • SharePoint डेटा प्रकारों की उन्नत मैपिंग     एकाधिक-मानों वाले फ़ील्ड और अनुलग्नकों के लिए नए समर्थन के साथ, Office Access 2007 साझा किए गए अनुप्रयोगों की डिज़ाइन और निर्माण अधिक आसान बनाते हुए अब SharePoint साइटों पर मिलने वाले अधिक प्रकार के डेटा का समर्थन करती है.

  • मेमो फ़ील्ड का इतिहास ट्रैक करना     मेमो फ़ील्ड्स विस्तृत मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने में उपयोगी होते हैं. आप वह गुण सेट कर सकते हैं जो किसी मेमो फ़ील्ड में किए गए सभी परिवर्तनों के इतिहास को बनाए रखने में Office Access 2007 को सक्षम बनाता है. इसके बाद आप उन परिवर्तनों का इतिहास देख सकते हैं. यह सुविधा SharePoint साइट्स पर संस्करण सुविधा का भी समर्थन करती है, जिससे आप SharePoint सूची में किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए Office Access 2007 का भी उपयोग कर सकें.

  • लुकअप तालिकाएँ     जब आप किसी SharePoint सूची से लिंक होते हैं, तो Office Access 2007 सभी लुकअप सूचियों के लिए स्वचालित रूप से लिंक की गई तालिकाएँ बनाता है (अगर लुकअप सूचियाँ डेटाबेस से पहले से लिंक नहीं हैं). यदि लुकअप सूचियों में वे स्तंभ हैं, जो अन्य सूचियों को खोजते हैं, तो वे सूचियाँ भी लिंक करने की कार्रवाई में शामिल होती हैं, ताकि प्रत्येक लिंक की गई तालिका की लुकअप सूची के डेटाबेस में संगत लिंक की गई तालिका हो. Access इन लिंक तालिकाओं के बीच संबंध भी बनाता है.

SharePoint सूची में डेटा आयात और निर्यात करना

आप SharePoint सूची को आयात करके Office Access 2007 में ला सकते हैं. SharePoint सूची को आयात करने से सूची की प्रति Office Access 2007 डेटाबेस में बना दी जाती है.

जब आप डेटा का निर्यात करते हैं, Office Access 2007 चयनित तालिका या क्वेरी डेटाबेस ऑब्जेक्ट की एक प्रति बनाता है और प्रति को एक सूची के रूप में संग्रहीत करता है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप Office Access 2007 और SharePoint साइट के बीच निरंतरता के आधार पर डेटा साझा करना चाहे, लेकिन डेटा वर्तमान में Access में संग्रहीत हो. आप एक Office Access 2007 डेटाबेस में क्वेरीज़ का उपयोग दैनिक या साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट्स जेनरेट करने के लिए करते हैं, और फिर आप परिणामों को नियमित रूप से अपनी SharePoint साइटों पर पोस्ट करते हैं.

SharePoint सूची से लिंक करना

लिंक करने से आप डेटा को उसे आयात किए बिना किसी सूची से कनेक्ट कर सकते हैं, जिससे आप सूची और आपके Office Access 2007 डेटाबेस दोनों में नवीनतम डेटा देखने और संपादित करने के लिए दो तरफ़ा कनेक्शन बनाते हैं. जब आप किसी SharePoint सूची से लिंक करते हैं, तो Office Access 2007 एक लिंक की गई तालिका बनाता है, जो स्रोत सूची की संरचना और सामग्रियों को दर्शाती है. आयात करने के विपरीत, लिंक करना केवल सूची के लिए लिंक बनाता है, सूची के किसी विशिष्ट दृश्य के लिए नहीं. हालाँकि, यदि आप संरचित परिवर्तन करना चाहते हैं, जैसे स्तंभ निकालना या परिवर्तित करना, तो आपको SharePoint साइट पर सूची खोलनी आवश्यक है. आप Office Access 2007 में कार्य करते समय किसी लिंक की गई तालिका में फ़ील्ड्स को जोड़, हटा या संशोधित भी नहीं कर सकते हैं.

Office Access 2007 के साथ लिंक की गई SharePoint सूचियों को ऑफ़लाइन ले जाएँ

यदि आपको कुछ कार्य घर पर या सफ़र करते हुए करने की आवश्यकता होती है, तो आप Office Access 2007 का उपयोग करके एक क्लिक के द्वारा अपनी लिंक SharePoint सूचियाँ ऑफ़लाइन ले सकते हैं. आप Office Access 2007 में अपने डेटा पर कार्य कर सकते हैं और फिर बाद में अपने परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और SharePoint साइट से पुनः कनेक्ट हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, सफ़र के दौरान आपको किसी क्लाइंट को पार्ट्स कैटलॉग प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है. यदि आपने अपनी SharePoint सूचियों को Office Access 2007 तालिकाओं से लिंक किया है, तो आप अपने डेटा को ऑफ़लाइन ले जा सकते हैं और अंततः उसे वापस ऑनलाइन ला सकते हैं. यदि विरोध उत्पन्न होते हैं — उदाहरण के लिए, यदि कोई अन्य व्यक्ति समान रिकॉर्ड का सर्वर पर अद्यतन करता है या जब वह व्यक्ति भी ऑफ़लाइन कार्य कर रहा हो — तो आप सिंक्रनाइज़ करते समय विरोध का समाधान कर सकते हैं.

SharePoint साइट से Office Access 2007 प्रपत्र और रिपोर्ट्स खोलना

आप किसी SharePoint साइट के समृद्ध Office Access 2007 दृश्यों में सूचियाँ खोल सकते हैं. Office Access 2007 प्रपत्र, रिपोर्ट्स और डेटापत्रक किसी SharePoint साइट पर अन्य दृश्यों के साथ प्रकट हो सकते हैं. जब आप किसी दृश्य को चुनते हैं, तो Office Access 2007 अनुरोधित प्रपत्र, रिपोर्ट, या डेटाशीट को प्रारंभ करता है और खोलता है. इससे आपके लिए पहले Office Access 2007 प्रारंभ किए बिना या सही ऑब्जेक्ट पर नेविगेट किए बिना किसी SharePoint साइट पर एक समृद्ध रिपोर्ट चलाना आसान बन जाता है.

नोट: उपयोगकर्ता को SharePoint साइट पर Office Access 2007 दृश्य को बनाने, उपयोग करने या संशोधित करने के लिए अपने कंप्यूटर पर Office Access 2007 स्थापित करना आवश्यक है.

SharePoint साइट पर Office Access 2007 डेटाबेस प्रकाशित करना

आप अपने Office Access 2007 डेटाबेस को Office SharePoint Server 2007पर प्रकाशित (इसे ले जाना या अपसाइज़ करना भी कहा जाता है) कर सकते हैं. जब आप डेटाबेस को Office Access 2007 से SharePoint साइट पर प्रकाशित करते हैं, तो आप SharePoint साइट पर ऐसी सूचियाँ बना सकते हैं जो आपके डेटाबेस में तालिकाओं के रूप में लिंक की गई होती हैं. जब डेटाबेस स्थानांतरित किया जाता है, तो Office Access 2007 एक ऐसा नया फ़्रंट-एंड अनुप्रयोग बनाता है जिसमें हाल ही में निर्यात किए गए सभी पुराने प्रपत्र और रिपोर्ट्स व नई लिंक गई तालिकाएँ शामिल होती हैं. SharePoint साइट पर ले जाएँ विज़ार्ड आपको अपनी सभी तालिकाओं से एक ही समय पर डेटा ले जाने में सहायता करता है. वैकल्पिक रूप से, Office Access 2007 डेटाबेस को फिर SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी में लोड किया जा सकता है.

उदाहरण के लिए, आप ऐसे Access ट्रैकिंग टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, जो आपके संगठन के डेटा, समस्याओं और वर्कफ़्लो को ट्रैक करने के लिए SharePoint साइट पर सीधे समस्या ट्रैकिंग टेम्पलेट से सहभागिता करता है. जब लोग इन सूचियों के साथ SharePoint साइट पर कार्य करते हैं, तो वे SharePoint सूचियों के लिए दृश्य मेनू से Office Access 2007 क्वेरीज़ और रिपोर्ट्स खोल सकते हैं. यदि आप Access समस्या रिपोर्ट को देखना और किसी मासिक मीटिंग के लिए उसे मुद्रित करना चाहते हैं तो आप SharePoint सूची से सीधे ऐसा कर सकते हैं.

SharePoint सूचियाँ बनाने के बाद, लोग डेटा का प्रबंधन करने के लिए SharePoint की सुविधाओं का उपयोग करते हुए SharePoint साइट पर सूचियों के साथ या Office Access 2007 में लिंक की गई तालिकाओं के साथ कार्य कर सकते हैं और परिवर्तनों के साथ अद्यतन बने रह सकते हैं. किसी व्यवस्थापक के रूप में आप डेटा और डेटा के संस्करणों की अनुमतियों का प्रबंधन कर सकते हैं जिससे कि आप यह देख सकें कि उसमें किसने परिवर्तन किया था या पिछले डेटा को पुनर्स्थापित कर सकते हैं.

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SharePoint Designer

Office SharePoint Designer 2007 का उस समय उपयोग करें, जब आप यह करना चाहते हों:

  • वेब साइट्स बनाना और अनुकूलित करना.

  • परंपरागत प्रक्रियात्मक कोडिंग भाषाओं या तकनीकों का उपयोग किए बिना वर्कफ़्लो डिज़ाइन करना.

  • डेटा दृश्य डिज़ाइन करके लाइव डेटा का अनुकूलित दृश्य बनाना.

  • ऐसा प्रपत्र बनाना जो डेटा दृश्य को किसी प्रपत्र के रूप में शामिल करके डेटा स्रोतों में वापस लिखता हो.

Office SharePoint Designer 2007Office SharePoint Server 2007के साथ निम्न डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदु प्रदान करता है.

SharePoint डिज़ाइनर के डेटा-केंद्रित समाकलन बिंदु

1. Office SharePoint Designer 2007 का उपयोग करके डेटा दृश्य बनाएँ.

2. किसी ऐसे डेटा दृश्य में कई विभिन्न डेटा स्रोतों से डेटा को पढ़ें, संयोजित करें, और अद्यतित करें, जो वह वेब पार्ट है जिसे आप केवल Office SharePoint Designer 2007 में बना सकते हैं.

3. वेब पृष्ठों पर डेटा दृश्यों में डेटा प्रदर्शित करें और संपादित करें.

डेटा दृश्य

एक नमूना डेटा दृश्य

डेटा दृश्य, एक्सटेंसिबल मार्कअप भाषा (XML) के रूप में डेटा स्रोत का एक लाइव, अनुकूलन योग्य दृश्य है और उस डेटा को एक्‍सटेंसिबल स्‍टाइलशीट लैंग्‍वेज ट्रांसफॉर्मेशन (XSLT) का उपयोग करके प्रदर्शित करता है. किसी डेटा दृश्य का उपयोग करके आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

  • डेटा को डेटाबेस क्वेरीज़, XML दस्तावेज़, और SharePoint सूचियों व लाइब्रेरीज़ सहित डेटा स्रोतों की विस्तृत श्रेणी से प्रदर्शित और संपादित करना और अनुकूलनशील, अनुकुलित दृश्य और रिपोर्ट्स बनाने के लिए एकाधिक डेटा स्रोतों से डेटा संकलित करना.

  • डेटा के ऐसे लाइव दृश्य प्रस्तुत करना जिन्हें आप फ़िल्टर, सॉर्ट, या समूहीकृत कर सकें, और सशर्त दृश्य बना सकें.

  • वेब पार्ट पृष्ठ बनाना और व्यावसायिक समाधान बनाने के लिए वेब पार्ट्स को कनेक्ट करना.

  • रिच कस्टम प्रपत्र बनाना.

अधिक जानकारी

SharePoint अनुप्रयोग बनाने का परिचय

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अन्य Office सिस्टम प्रोग्राम्स

हालाँकि अन्य Office सिस्टम प्रोग्राम डेटा केंद्रित नहीं होते हैं, लेकिन इन अन्य प्रोग्राम्स का उपयोग करने वाले समाधान में संरचित और उप-संरचित डेटा को शामिल करने के अतिरिक्त तरीके मौजूद हैं.

Visio डेटा आरेख

आप Microsoft Visio Viewer का उपयोग करके या आरेख को एक वेब पृष्ठ के रूप में सहेज कर वेब पृष्ठ पर Visio आरेख प्रदर्शित कर सकते हैं. आरेख आपको सूचियों, कार्यपुस्तिकाओं या डेटाबेसेज़ में संग्रहीत डेटा को, डेटा लिंक का उपयोग करके Visio आकृतियों में डेटा देखने, संगठित करने, समझने और प्रस्तुत करने में सहायता कर सकता है. उदाहरण के लिए आप विभिन्न क्षेत्रों में विक्रय डेटा दर्शा सकते हैं, अतः वर्तमान और पिछले दोनों वर्षों के लिए क्षेत्र दर क्षेत्र विक्रय परिणामों की तुलना करना आसान होता है.

ध्वजों के साथ स्थिति दिखाएँ

मेल मर्ज

विभिन्न प्रकार के प्रकाशन जो कैटलॉग मर्ज के उपयोग से बनाए जा सकते हैं आप ग्राहकों को भेजने के लिए वैयक्तिकृत पत्र, लिफ़ाफ़े, लेबल्स और ई-मेल संदेश बनाने हेतु मेल मर्ज के द्वारा सामूहिक मेलिंग समाधान बनाने के लिए Word, Publisher, और Outlook का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी Word या Publisher दस्तावेज़ को किसी SharePoint लाइब्रेरी में संग्रहीत कर सकते हैं और मेल मर्ज कार्रवाई के लिए संपर्क सूची का उपयोग (कई अन्य संभावित डेटा स्रोतों में से) डेटा स्रोत के रूप में कर सकते हैं. यहाँ तक कि आप वर्कफ़्लो का उपयोग विशिष्ट ग्राहकों को लक्षित करने वाले विपणन अभियान के भाग के रूप में मेल मर्ज "प्रारंभ करने" के लिए भी कर सकते हैं.

Word, PowerPoint, और Excel में दस्तावेज़ जानकारी फलक

सामान्य कीवर्ड खोजें, अक्सर कुछ प्रोजेक्ट्स, व्यावसायिक इकाइयों या खातों के साथ संबद्ध व्यावसायिक रिकॉर्ड्स हेतु अनुरोधों की पूर्ति करने के लिए पर्याप्त रूप से सटीक नहीं होती हैं. दस्तावेज़ जानकारी फलक इन 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में उपलब्ध होता है: Word, Excel, और PowerPoint. दस्तावेज़ जानकारी फलक ऐसी मेटाडेटा कैप्चर प्रणाली है, जिसे प्रोग्राम कोड लिखे बिना कॉन्फ़िगर करना आसान है. दस्तावेज़ जानकारी फलक, दस्तावेज़ का संदर्भ देने के लिए और संपूर्ण SharePoint साइट में उसकी खोज करने की क्षमता बढ़ाने के लिए मेटाडेटा को एकत्र और पुनर्प्राप्त करता है.

दस्तावेज़ जानकारी फलक चूँकि दस्तावेज़ जानकारी फलक XML स्वरूप में होता है, इसलिए यह InfoPath का उपयोग करके पूरी तरह अनुकूलन योग्य होता है. InfoPath की डेटा कनेक्शन क्षमताओं के साथ, आप कोई ऐसा दस्तावेज़ जानकारी फलक भी बना सकते हैं जो LOB डेटा को प्रपत्र में लाता है. उदाहरण के लिए आप ग्राहक डेटा फ़ील्ड्स को ग्राहक रिकॉर्ड प्रबंधन (CRM) सिस्टम से डेटा के साथ पॉप्युलेट कर सकते हैं. दस्तावेज़ को बंद करने के पहले, उपयोगकर्ता सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ जानकारी जैसे संबंधित दस्तावेज़ों के लिंक जोड़ता है. मेटाडेटा को इस प्रकार अधिक सुविधाजनक तरीके से कैप्चर किया जाता है और उसे ग्राहकों, उत्पादों और संबंधित दस्तावेज़ों के समूह के साथ आसानी से संबद्ध किया जाता है.

अधिक जानकारी

InfoPath का उपयोग करके दस्तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करने का परिचय

InfoPath का उपयोग करके दस्‍तावेज़ जानकारी फलक डिज़ाइन करना

किसी Office दस् तावेज़ के लिए गुणों को परिवर्तित करना या देखना

Outlook 2007 कार्य और संपर्क

Outlook में Office SharePoint Server 2007 के साथ कई एकीकरण बिंदु हैं. आप SharePoint संपर्क सूची का उपयोग करके ईमेल भेज सकते हैं, SharePoint और Outlook 2007 कैलेंडर्स को साथ-साथ प्रदर्शित कर सकते हैं, SharePoint चेतावनियाँ और RSS फ़ीड्स प्रबंधित कर सकते हैं, मीटिंग कार्यस्थान बना सकते हैं, और वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं. आप Outlook 2007 का उपयोग करके दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ को ऑफ़लाइन ले सकते हैं, उन्हें वापस ऑनलाइन ला सकते हैं, और उन्हें सिंक्रनाइज़ भी कर सकते हैं. दो अतिरिक्त डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदुओं में संरचित डेटा का उपयोग करना शामिल है.

आप कार्य सूचियों को ऑफ़लाइन ले जाकर, उन्हें वापस ऑनलाइन लाकर और सिंक्रनाइज़ करके; Outlook को छोड़े बिना नए कार्यों को SharePoint साइट में देख कर, अद्यतित करके और जोड़कर; और कार्य बनाकर और उन्हें टीम सदस्यों को असाइन करके कार्य सूचियों और प्रोजेक्ट कार्य सूचियों दोनों के साथ कार्य कर सकते हैं.

संपर्क सूची आप SharePoint संपर्कों को Outlook में अधिक प्रभावी रूप से संग्रहीत, साझा और प्रबंधित भी कर सकते हैं. Outlook 2007 से आपके कनेक्ट होने के बाद, SharePoint संपर्क बिल्कुल आपके व्यक्तिगत Outlook संपर्कों की तरह कार्य करते हैं. आप Microsoft Office Communicator का उपयोग करके इन संपर्कों को देख, संपादित, मुद्रित और यहाँ तक कि टेलीफ़ोन भी कर सकते हैं. आप उन्हें ई-मेल संदेश और मीटिंग अनुरोध भेज सकते हैं, रंग श्रेणियों का उपयोग कर सकते हैं, एकाधिक फ़ोन नंबर्स और ई-मेल पतों को संग्रहीत कर सकते हैं, और संपर्क फ़ोटोज़, इलेक्ट्रॉनिक व्यवसायिक कार्ड के साथ-साथ जन्मदिन और वर्षगाँठ की जानकारी को शामिल कर सकते हैं. यहाँ तक कि आप संपर्क वेब पार्ट का उपयोग Outlook संपर्कों को वेब पार्ट पृष्ठ पर प्रदर्शित करने के लिए भी कर सकते हैं.

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टेम्पलेट्स और परिदृश्यों के साथ प्रारंभ करना

आपके व्यावसायिक समाधानों के साथ उतनी अधिक निकटता बढ़ाने में आपकी सहायता करने के लिए, Microsoft विभिन्न ऐसे "अनोखे" टेम्पलेट्स प्रदान करता है जो सामान्य समाधान त्वरित रूप से बनाने में आपकी मदद करते हैं. निम्न अनुभाग उन उपयोगी टेम्पलेट्स का वर्णन करते हैं, जो सामान्य आवश्यकताओं की पूर्ति करने वाली पूर्वनिर्धारित कार्यक्षमता, शैलियों और लेआउट वाले दस्तावेज़ या साइट्स हैं, और व्यावसायिक समाधानों के वर्णन वाले ऐसे विशिष्ट परिदृश्य हैं, जो आपके लिए आवश्यक समाधान के समान हो सकते हैं. टेम्पलेट्स और परिदृश्य आपकी "पहले से डिज़ाइन की गई आर्किटेक्चर शैलियाँ और फ़्लोर प्लान" हैं जो आपकी व्यावसायिक समाधान आवश्यकता के लिए सर्वोत्तम डिज़ाइन चुनने में आपकी मदद करते हैं.

इन टेम्पलेट्स और परिदृश्यों का उपयोग स्वयं के व्यावसायिक समाधानों की आवश्यकता को अनुकूलित करने और उसे बनाने के आरंभिक बिंदु के रूप मे करें. किसी SharePoint साइट में अपने साइट मानकों का अनुपालन करने के लिए और साथ ही अपने डेटा स्रोतों से बाहरी डेटा को एकीकृत करने हेतु SharePoint साइट के डेटा पर दृश्यों को जोड़ने या संशोधित करने के लिए Office SharePoint Designer 2007 का उपयोग करें. बेहतर रूप से आपके संगठन की प्रक्रियाओं और वर्कफ़्लोज़ के अनुरूप होने के लिए मौजूदा व्यवसाय तर्क में जोड़ें या उसे अनुकूल बनाएँ. अपने LOB डेटा को व्यावसायिक समाधान से एकीकृत करने के लिए BDC का उपयोग करें. इन टेम्पलेट्स और परिदृश्यों को अपने इच्छित तरीके से और अधिक उन्नत बनाने के लिए Access, InfoPath, और Excel द्वारा प्रदान किए जाने वाले कई डेटा-केंद्रित एकीकरण बिंदुओ का लाभ उठाएँ. इसकी संभावनाएँ असीमित हैं.

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SharePoint साइट टेम्पलेट्स

Microsoft ऐसे साइट टेम्पलेट्स प्रदान करता है, जो किसी भी आकार के संगठनों में विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं या कार्यों के समूहों की आवश्यकताओं की पूर्ति करने के लिए अनोखे अनुकूलित परिदृश्य प्रदान करते हैं. ये साइट टेम्पलेट Windows SharePoint Services 3.0 पर आधारित होते हैं और वे अनुकूलन को आसान बनाने में मदद करने के लिए Office SharePoint Designer 2007 के साथ सुसंगत होते हैं.

प्रबंधन और वित्त टेम्पलेट्स

निदेशक मंडल     बोर्ड मीटिंग नोट्स, कार्यों और समस्याओं तथा ईवेंट्स के लिए एकल स्थान प्रदान करता है.

व्यावसायिक कार्य-प्रदर्शन की रिपोर्टिंग     सर्वेक्षणों और ऑनलाइन चर्चाओं के माध्यम से ग्राहक संतुष्टि ट्रैक करने में मदद करती है.

अनुपालन प्रक्रिया समर्थन साइट     नियंत्रण कार्यों को निर्दिष्ट करके और दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ का प्रबंधन करके अनुपालन क्रियान्वयन प्रयासों का प्रबंधन करने में टीमों और कार्यकारी प्रायोजकों दोनों की मदद करती है.

विवादित इनवॉइस प्रबंधन     विक्रेताओं के देय इनवॉइसेज़ के संबंध में देय खाते विभागों को जानकारी ट्रैक करने देने में मदद करता है, इसमें समय से पहले भुगतान की गई राशि का मूल्य और विलंबित भुगतान राशि भी शामिल है.

व्यय अधिप्राप्ति और स्वीकृति     अनुमोदकों के लिए समय बचाने में मदद करते हुए, व्यय अनुमोदन प्रक्रिया के तत्वों का प्रबंधन करता है.

प्रस्ताव के लिए अनुरोध करना     प्रस्ताव के लिए अनुरोध बनाने और रिलीज़ करने के साथ-साथ प्रस्ताव सबमिशन और स्वीकृति सूचना एकत्र करने की प्रक्रिया को प्रबंधित करने में मदद करता है.

मानव संसाधन

अनुपस्थिति अनुरोध और अवकाश शेड्यूल प्रबंधन     कर्मचारियों के ऑफ़िस में अनुपस्थित रहने के दिनों को सूचीबद्ध करने के साथ उनके जाने के दौरान उनकी जिम्मेदारियों को उठाने वाले व्यक्तियों सहित ऑफ़िस से बाहर रहने के दिनों के लिए अनुरोध प्रबंधित करने में कर्मचारियों की मदद करता है.

कर्मचारी गतिविधियाँ साइट     कंपनी द्वारा प्रायोजित गतिविधियाँ और ईवेंट बनाने और उनके लिए साइन अप करने में कर्मचारियों की मदद करता है.

कर्मचारी स्व-सेवा लाभ     कर्मचारियों को उनके नियोक्ता द्वारा प्रदान किए जा रहे लाभों का पता लगाने और उनके लिए साइन अप करने में सक्षम बनाता है.

कर्मचारी प्रशिक्षण शेड्यूलिंग और सामग्री     कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण शेड्यूल करने में मदद करता है और साथ ही पाठ्यक्रम सामग्री में साइन अप करने और उसे प्राप्त करने के लिए कर्मचारियों हेतु एक स्थान प्रदान करता है.

रोज़गार की माँग और साक्षात्कार प्रबंधन     रोज़गार की माँग को प्रबंधित करने और नौकरी के लिए उपलब्ध स्थानों को भरने की प्रक्रिया को कारगर और सरल बनाने में आपकी भर्ती टीम को सक्षम बनाता है.

IT और कार्रवाइयाँ

बग डेटाबेस     बग के पुनरुत्पादन चरणों, श्रेणी, टिप्पणियों, प्राथमिकता, और गंभीरता सहित बग के बारे में उनके कोड में जानकारी एकत्र करने और उसे ट्रैक करने में डेवलपमेंट टीमों की मदद करता है.

कॉल सेंटर     समस्या की पहचान से लेकर कारण के विश्लेषण और समाधान तक ग्राहक सेवा अनुरोधों को हैंडल करने की प्रक्रिया का प्रबंधन करने में व्यक्तियों की मदद करता है.

हेल्प डेस्क    मूल कारण की पहचान और स्थिति ट्रैक करने के प्रबंधन सहित सेवा अनुरोधों की प्रक्रिया का प्रबंधन करने में टीमों की मदद करता है.

वस्तु सूची की ट्रैकिंग     अद्यतित वस्तु सूची की जानकारी के मैन्युअल इनपुट को कैप्चर करके और किसी भी भाग के रीऑर्डर मात्रा पर पहुँच जाने पर उपयोगकर्ताओं को सूचित करके वस्तु सूची से संबद्धित तत्वों को ट्रैक करने में संगठनों की मदद करता है.

IT टीम कार्यस्थान    प्रोजेक्ट कार्यों, समस्याओं, उपलब्धियों, और बग को अद्यतित करके सॉफ़्टवेयर प्रोजेक्ट के डेवलपमेंट, परिनियोजन और समर्थन का प्रबंधन करने में टीमों की मदद करता है.

लाइब्रेरी प्रदान करना     चेक आउट/ चेक इन कार्यात्मकता और स्वचालित ओवरड्यू सूचना के साथ किसी संगठन की लाइब्रेरी में भौतिक संपत्तियों का प्रबंधन करने में मदद करता है.

भौतिक संपत्ति की ट्रैकिंग और प्रबंधन     अनुरोधों का प्रबंधन और भौतिक संपत्तियों जैसे स्थान, स्थिति, विनिर्माता, मॉडल, मौजूदा स्वामी और अनुमानित मूल्य की ट्रैकिंग करने में टीमों की मदद करता है.

कक्ष और उपकरण का आरक्षण     साझा मीटिंग कक्षों और उपकरण की उपयोगिता का प्रबंधन करने में टीमों को सक्षम बनाना.

ट्रैकिंग और प्रबंधन

एकाधिक प्रोजेक्ट का बजटन और ट्रैकिंग     प्रोजेक्ट बनाने, कार्य, गैंट चार्ट, और सामान्य स्थिति दर्शाने वाले उपकरणों के साथ गतिविधियों के एकाधिक अंतः संबंधित समूहों को ट्रैक करने और उनका बजटन करने में मदद करता है.

परिवर्तन अनुरोध प्रबंधन     परिवर्तन को स्वीकृत करने या अस्वीकृत करने की क्षमता सहित डिज़ाइन परिवर्तन के साथ संबद्धित जोखिमों को ट्रैक करने में उपयोगकर्ताओं की मदद करता है.

चर्चा डेटाबेस     विषयों की ऑनलाइन चर्चा करने में टीमों की मदद करके या Office Outlook 2007 RSS क्षमताओं के माध्यम से सहयोग को बढ़ावा देता है.

दस्तावेज़ लाइब्रेरी और समीक्षा     प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए थ्रेडेड चर्चा सहित संस्करण-ट्रैकिंग दस्तावेज़ लाइब्रेरी के साथ दस्तावेज़ समीक्षा चक्र का प्रबंधन करने में टीमों की मदद करता है.

नॉलेज बेस     संगठन में मौजूद जानकारी साझा करने में कर्मचारियों की मदद करता है.

प्रोजेक्ट ट्रैकिंग कार्यस्थान     प्रोजेक्ट जानकारी जैसे प्रोजेक्ट की समस्याएँ, कार्य, और प्रोजेक्ट की स्थिति का प्रबंधन करने में छोटी टीमों की मदद करता है.

टीम वर्क साइट     पृष्ठभूमि के दस्तावेज़ों को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करने, कैलेंडर ईवेंट्स ट्रैक करने, और टीम मीटिंग्स के परिणामस्वरूप उत्पन्न होने वाले क्रिया आइटम्स सबमिट करने में प्रोजेक्ट टीमों को सक्षम बनाता है.

टाइमकार्ड प्रबंधन     कर्मचारी की "पंच-इन / पंच-आउट" क्षमताओं की और जारी कार्य व मौजूदा दिनांक तक कार्य के प्रोजेक्ट समय की रिपोर्टंग के माध्यम से एकाधिक प्रोजेक्ट्स पर व्यय किए गए घंटों को ट्रैक करने की प्रक्रिया सरल बनाने में मदद करता है.

विक्रय और विपणन

प्रतिस्पर्धात्मक विश्लेषण साइट     उपयोगी प्रतिस्पर्धात्मक विश्लेषण तकनीक टेम्पलेट्स के माध्यम से प्रतिस्पर्धियों के प्रस्तावों के परिणामों को व्यवस्थित करने में मदद करता है.

संपर्क प्रबंधन     Office Outlook 2007 के साथ सिंक्रनाइज़ेशन सहित टीम सदस्यों के बीच संपर्क जानकारी प्रबंधित करने में टीमों की मदद करता है.

एकीकृत विपणन अभियान ट्रैकिंग     विपणन अभियान के कार्य-प्रदर्शन की ट्रैकिंग सक्षम करता है.

उत्पाद और विपणन आवश्यकता योजना     नए उत्पादों के विकास की प्रक्रिया और उपयोगी योजना टेम्पलेट्स व सहयोग उपकरणों के माध्यम से विपणन सामग्री को व्यवस्थित करने में मदद करता है.

विक्रय लीड पाइपलाइन     लीड, अवसरों, संपर्कों, और खातों को ट्रैक करके विक्रय पाइपलाइन को प्रबंधित करने में टीमों की मदद करता है.

विशेषता

खेल टीम-समूह     कंपनी बेसबॉल टीम-समूह को प्रबंधित करता है जिसमें खिलाड़ी, कैप्टन, शेड्यूल और आँकड़े शामिल हैं.

कक्षा प्रबंधन     पाठ्यक्रम सामग्री, कैलेंडर आइटम और घोषणाओं को संग्रहीत और व्यवस्थित करने में प्रशिक्षकों की मदद करता है.

इक्विटी अनुसंधान     वित्तीय इक्विटीज़ का मूल्यांकन करने के लिए किए गए अनुसंधान को समेकित करने में मदद हेतु केंद्रीयकृत स्थान प्रदान करता है.

सरकारी एजेंसियों के लिए प्रकरण प्रबंधन     सरकारी प्रकरणों से संबंधित कार्यों, दस्तावेज़ों, और असाइनमेंट प्रबंधित करने में मदद करता है.

क्लीनिकल परीक्षण आरंभ करना और प्रबंधन करना     क्लीनिकल परीक्षण संचालित करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ों, कार्यों, समस्याओं और चर्चाओं के प्रबंधन में मदद करता है.

विनिर्माण प्रक्रिया प्रबंधन     रेखीय विनिर्माण प्रक्रिया को और साथ ही विनिर्माण कार्य पूर्ण होने से रोकने वाली समस्याओं को ट्रैक करने के लिए सक्षम होने में निर्माण इंजीनियरिंग टीमों की मदद करता है.

ईवेंट योजना     ऑनलाइन पंजीकरण, शेड्यूल, संचार, और प्रतिक्रिया के माध्यम से ईवेंट आयोजित करने में टीम की मदद करता है.

नया स्टोर खोलना     प्रोजेक्ट और कार्य प्रबंधन उपकरण सहित नया स्टोर खोलने की प्रक्रिया प्रबंधित करने में टीम की मदद करता है.

अधिक जानकारी

SharePoint अनुप्रयोग बनाने का परिचय

Windows SharePoint Services 3.0 के लिए अनुप्रयोग टेम्पलेट

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SharePoint वर्कफ़्लोज़

Office SharePoint Server 2007 में निम्न पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लोज़ शामिल होते हैं जिन्हें आप सामान्य कार्यसमूह स्थितियों के लिए या उनमें उपयोग के लिए व्यवसाय प्रक्रिया का स्वचालन करने हेतु उपयोग कर सकते हैं.

अनुमोदन वर्कफ़्लो     अनुमोदन वर्कफ़्लो, लोगों के समूह में किसी सूची या लाइब्रेरी में सहेजे गए दस्तावेज़ या आइटम को अनुमोदन के लिए रूट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुमोदन वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबद्ध है और इसलिए यह स्वचालित रूप से दस्तावेज़ लाइब्रेरी में उपलब्ध है.

प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो     प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो लोगों के समूह में किसी सूची या लाइब्रेरी में सहेजे गए किसी दस्तावेज़ या लाइब्रेरी को उनकी प्रतिक्रिया की समीक्षा करने हेतु रूट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबद्ध है और इसलिए यह स्वचालित रूप से दस्तावेज़ लाइब्रेरी में उपलब्ध है.

हस्ताक्षर एकत्रित करें वर्कफ़्लो     हस्ताक्षर एकत्रित करें वर्कफ़्लो लोगों के समूह में किसी सूची या लाइब्रेरी में सहेजे गए किसी दस्तावेज़ या लाइब्रेरी को उनके डिजीटल हस्ताक्षर एकत्रित करने हेतु रूट करता है. हस्ताक्षर एकत्रित करें वर्कफ़्लो केवल Office Word 2007 या Office Excel 2007 दस्तावेज़ों के साथ कार्य करता है जिनमें एक या अधिक हस्ताक्षर पंक्तियाँ होती हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, हस्ताक्षर एकत्रित करें वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबद्ध वर्कफ़्लो है और इसलिए हस्ताक्षर पंक्तियों वाले दस्तावेज़ों या कार्यपुस्तिकाओं के लिए दस्तावेज़ लाइब्रेरी में स्वचालित रूप से उपलब्ध होते हैं.

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो     अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी संगठन के भीतर रिकॉर्ड प्रबंधन आवश्यकताओं का समर्थन करने के लिए बनाया गया है. यह वर्कफ़्लो प्रतिभागियों को समय सीमा समाप्त हुए दस्तावेज़ों या आइटमों को हटाने या रखने का निर्णय लेने की अनुमति देकर दस्तावेज़ की समय-समाप्ति या रखने की प्रक्रिया को प्रबंधित करता है.

अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो    अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो किसी अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी में स्रोत दस्तावेज़ की प्रतियां बनाता है या उअनकी प्रतियों को अनुवाद के लिए निर्दिष्ट अनुवादकों में रूट करता है. अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो केवल अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी के लिए उपलब्ध है.

क्रय आदेश अनुमोदन परिदृश्य     सामान्य व्यवसाय प्रक्रिया एक क्रय आदेश अनुमोदन प्रक्रिया है जो कि चार डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लोज़ को संयोजित कर सकती है:

  • वर्तमान बजट स्थिति की समीक्षा करें (प्रतिक्रिया वर्कफ़्लो एकत्रित करें)

  • वस्तु-सूची सत्यापित करें (अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो)

  • यदि अनुमोदन सीमा पूरी हो चुकी है तो प्रबंधक का अनुमोदन प्राप्त करें (हस्ताक्षर वर्कफ़्लो एकत्रित करें)

  • क्रय आदेश अनुमोदित करें (अनुमोदन वर्कफ़्लो)

सूचना संदेश भेजें परिदृश्य    आपकी टीम दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए साझा किए दस्तावेज़ लाइब्रेरी का उपयोग करती है, और दस्तावेज़ किसे असाइन हुए हैं यह ट्रैक करने के लिए इसे असाइन करें स्तंभ का उपयोग करती है. सभी टीम के सदस्यों को यह देखने के लिए कि क्या उन्हें कोई नया दस्तावेज़ असाइन हुआ है, इसके लिए निरंतर टीम साइट जाँचने की बजाय, आप एक वर्कफ़्लो बनाना चाहते हैं जो टीम के किसी भी सदस्य द्वारा कोई असाइनमेंट प्राप्त करने पर उसे अपने-आप ईमेल संदेश भेजता है. आप एक-चरणीय वर्कफ़्लो बनाकर त्वरित रूप से ऐसा कर सकते हैं.

चर्चा आइटम से कोई कार्य बनाएँ    टीम को जिन मुद्दों और समस्याओं को अवश्य हल करना चाहिए, आपकी टीम उन पर कार्य करने के लिए टीम चर्चा का उपयोग करती है. अक्सर चर्चा के दौरान, कोई समस्या या कार्य आइटम उत्पन्न होता है जिस पर टीम को अवश्य फ़ॉलो-अप करना चाहिए. आप किसी टीम चर्चा आइटम से आसानी से कोई कार्य आइटम बनाने में समर्थ होना चाहते हैं. आप एक वर्कफ़्लो बनाने का निर्णय लेते हैं ताकि आपकी टीम कार्य सूची में कार्य बनाने के लिए बस टीम चर्चा में एक बटन क्लिक कर सके. बनाए गए कार्य में स्वचालित रूप से संबंधित चर्चा आइटम की जानकारी शामिल होगी, और कार्य अपने आप उस व्यक्ति को असाइन हो जाएगा जिसने मूल चर्चा आइटम बनाया है.

समीक्षा के लिए व्यय रिपोर्ट रूट करें    आपकी टीम मासिक व्यय रिपोर्ट भरती है जो कि Office InfoPath 2007 के साथ डिज़ाइन किया गया प्रपत्र है. आपकी टीम अपनी SharePoint साइट पर प्रपत्र लाइब्रेरी में ये प्रपत्र भरती और संग्रहीत करती है. जब व्यय रिपोर्ट किसी निश्चित राशि से अधिक हो जाती है, तब आप उचित व्यक्ति को रिपोर्ट की समीक्षा करने के लिए स्वचालित रूप से सूचित करना चाहते हैं. आप एक चरणीय वर्कफ़्लो के साथ इस प्रक्रिया का त्वरित रूप से स्वचालन कर सकते हैं.

अधिक जानकारी

अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करना

प्रतिक्रिया एकत्र करें वर्कफ़्लो का उपयोग करना

हस्ताक्षर एकत्र करें वर्कफ़्लो का उपयोग करना

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करना

अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो उपयोग करना

वर्कफ़्लो उदाहरण: कोई सूचना संदेश भेजें

वर्कफ़्लो उदाहरण: चर्चा आइटम से कोई कार्य बनाएँ

वर्कफ़्लो उदाहरण: समीक्षा के लिए व्यय रिपोर्ट रूट करें

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Office सिस्टम टेम्पलेट्स और परिदृश्य

जब आप Office टेम्पलेट खोज रहे हों, तो Office ऑनलाइन टेम्पलेट प्रारंभ करने की शानदार जगह है, जहाँ आप एजेंडा से लेकर ज़ू तक के कई प्रकार के उपयोगों के लिए सैंकड़ों टेम्पलेट पाएँगे.

यद्यपि Excel 2007, Excel Services, Access 2007, और InfoPath 2007 को कई समस्याओं का समाधान करने के लिए कई तरीकों से उपयोग किया जा सकता है, निम्न टेम्पलेट और परिदृश्य सामान्य व्यवसाय समाधानों को संबोधित करते हैं और SharePoint सर्वर के साथ उपयोग करने के लिए इन्हें अनुकूलित किया जा सकता है.

Excel 2007 परिदृश्य

लेखांकन     आप कई वित्तीय लेखांकन विवरणों में Excel की शक्तिशाली परिकलन सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं—उदाहरण के लिए, कोई नकद प्रवाह विवरण, आय विवरण, या लाभ और हानि विवरण.

बजटन     चाहे आपकी आवश्‍यकताएँ व्यक्‍तिगत हों या व्‍यवसाय संबंधित हों, आप Excel में किसी भी प्रकार का बजट बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, कोई विपणन बजट योजना, कोई ईवेंट बजट, या सेवानिवृत्‍ति बजट.

बिलिंग और बिक्री     Excel बिलिंग और बिक्री डेटा को प्रबंधित करने के लिए भी उपयोगी है, और आप आसानी से अपनी आवश्‍यकतानुसार प्रपत्र बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, बिक्री चालान, पैकिंग स्‍लीप, या क्रय आदेश.

रिपोर्टिंग     आप अपने डेटा विश्‍लेषण को प्रतिबिंबित करने या अपना डेटा सारांशित करने के लिए Excel में विभिन्‍न प्रकार की रिपोर्ट बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, प्रोजेक्‍ट कार्य-प्रदर्शन को मापने वाली, डेटा का पूर्वानुमान करने वाली, या डेटा अंतर प्रस्तुत करने वाली रिपोर्ट.

योजना बनाना     पेशेवर योजनाएँ या उपयोगी नियोजन बनाने के लिए Excel एक शानदार उपकरण है, उदाहरण के लिए, साप्‍ताहिक कक्षा योजना, कोई विपणन शोध योजना, कोई वर्षांत कर योजना, या आपके साप्‍ताहिक भोजन, पार्टी, या छुट्टियाँ व्‍यवस्‍थित करने में मदद करने वाली योजना.

Excel Services परिदृश्य

व्यवसाय इंटेलिजेंस डैशबोर्ड     किसी कार्यकारी समिति को कई कंपनी डैशबोर्ड पर पहुँच प्राप्त है जो कि कंपनी के लिए अप-टू-डेट वित्तीय स्कोरबोर्ड के रूप में कार्य करते हैं. कंपनी कार्य-प्रदर्शन का निरंतर आकलन करने के लिए, मुख्य डैशबोर्ड KPI को सारांशित करता है, जैसे कि मासिक आधार पर बिक्री लक्ष्य, लक्ष्य आय, और लाभ अंतर. अतिरिक्त डैशबोर्ड वर्तमान और नए प्रोजेक्ट के लिए वित्तीय जोखिम का विश्लेषण करने में मदद करने के लिए, और अलग-अलग निवेश पोर्टफ़ोर्लिंयो का मूल्यांकन करने में मदद के लिए महत्वपूर्ण वित्तीय डेटा का चार्ट प्रदर्शित करने के हेतु बाज़ार समाचार को सारांशित करते हैं.

विपणन विश्लेषण जानकारी सिस्टम     एथलेटिक कपड़े और उपकरण बेचने वाली कंपनी में विपणन विभाग एक जानकारी पोर्टल पृष्ठ का प्रबंधन करता है जिसमें लिंग, आयु, धर्म, आय-स्तर, और पसंदीदा मनोरंजन गतिविधि जैसे प्रमुख जनांकिकी डेटा को सारांशित करता है. विपणन विभाग में अधिकांश कर्मचारी अपने कंप्यूटर पर वैकल्पिक रूप से Excel कार्यपुस्तिका खोल सकते हैं और "यदि-क्या" विश्लेषण कर सकते हैं, या सही से स्वरूपित रिपोर्ट मुद्रित कर सकते हैं. समय के साथ, उपयोगकर्ता अन्य के लिए साझा करने हेतु रिपोर्ट आसानी से जोड़ भी सकते हैं.

पेशवर खिलाड़ी आँकड़े     कोई प्रमुख लीग संगठन सभी खिलाड़ियों के प्रदर्शन और वेतन पर अतीत और वर्तमान के आँकड़े साझा करता है. यह डेटा व्यापार करने और वेतन अनुबंधों की सौदेबाजी करने के लिए उपयोग किया जाता है. स्वामियों द्वारा नई रिपोर्ट बनाई, पुनरीक्षित और साझा की जाती है, विशेष रूप से प्रस्तुति के दौरान.

खुदरा स्टोर निर्णयकारी उपकरण     खुदरा श्रृंखला साप्ताहिक आधार पर बिक्री डेटा को महत्वपूर्ण बिंदू पर सारांशित करती है और इसे आपूर्तिकर्ताओं, वित्तीय विश्लेषकों, व क्षेत्रीय प्रबंधकों के साथ साझा करती है. रिपोर्ट में वस्तु-सूची के नीचे वर्तमान आइटम, बिक्री श्रेणियों के अनुसार शीर्ष 20 बिक्री आइटम, महत्वपूर्ण मियादी डेटा, और प्रत्येक स्टोर के अनुसार अंतरण संख्या शामिल है.

बिक्री खाता प्रबंधन रिपोर्ट सिस्टम     बिक्री समूह दैनिक ब्रीफिंग रिपोर्ट के समूह का उपयोग करता है जो कि शीर्ष बिक्री करने वाले लोग, मासिक बिक्री लक्ष्यों की ओर प्रगति, सफल बिक्री प्रोग्राम, और वितरण के निम्न कार्य-प्रदर्शन करने वाले चैनल जैसे प्रमुख डेटा को कैप्चर करती है. अतिरिक्त रिपोर्ट प्रमुख चरों के अनुसार बिक्री को सारांशित करती है, जैसे कि क्षेत्र, एक प्रकार के उत्पाद, और माह, प्रति सप्ताह बिक्री कॉल, बंद कॉलों की संख्या. जब अलग-अलग ब्रिकी करने वाले लोग इन रिपोर्ट को प्रदर्शित करते हैं, तो वे स्वचालित रूप से अपनी बिक्री संख्या देख सकते हैं क्योंकि सिस्टम उन्हें उनके नाम के आधार पर पहचानता है.

अभियांत्रिकी प्रोजेक्ट दैनिक सारांश     एक अभियांत्रिकी समूह वेब पार्ट पृष्ठ डेवलप करता है जो कि बग संख्या, विनिर्देशों की स्थिति, प्रगति आरेख, सुविधा रुझान और प्राथमिकताएँ, और प्रमुख संसाधनों और संपर्कों के लिंक जैसे प्रमुख प्रोजेक्ट शेड्यूल को सारांशित करता है. डेटा प्रोजेक्ट डेटाबेस और विनिर्देशों की सूची जैसे कई अतिरिक्त बाहरी स्रोतों से निकाला जाता है.

स्वामित्व वित्तीय विश्लेषण परिकलन मॉडल     किसी बड़े वित्तीय संस्थान ने मूल्य मॉडल पर शोध किया है और उसका निर्माण किया है जो कि निजी बौद्धिक संपदा है. सूत्र के परिणामों को कुछ निवेश प्रबंधकों के साथ साझा किए जाने की आवश्यकता है, लेकिन मूल्य मॉडल का परिकलन करने के लिए उपयोग किया गया सूत्र सुरक्षित रहना चाहिए और कभी भी सार्वजनिक रूप से उसका खुलासा नहीं किया जाना चाहिए. यह मूल्य मॉडल अत्यंत जटिल है और परिकलित होने में लंबा समय लेता है. हर रात को मूल्य मॉडल रिपोर्ट तीव्र सर्वर पर परिकलित की जाती है और बनाई जाती है, विश्वसनीय स्थान में सहेजी जाती है, वेब पार्ट पृष्ठ पर प्रदर्शित होती है, लेकिन केवल उन्हीं के लिए जिनके पास उचित अनुमति है.

Access 2007 टेम्पलेट

संपत्तियाँ     संपत्ति विवरण और स्वामियों सहित संपत्ति को ट्रैक करने के लिए संपत्ति डेटाबेस बनाएँ. आप संपत्ति को श्रेणियों में रख सकते हैं और उनकी स्थिति, उपार्जित दिनांक, स्थान, स्वामी आदि को रिकॉर्ड कर सकते हैं.

संपर्क प्रबंधित करना     आप अपने संपर्क और मेलिंग पते प्रबंधित कर सकते हैं, और फिर Access में रिपोर्ट बनाएँ या प्रपत्र पत्र, लिफ़ाफों, या मेलिंग लेबल मुद्रित करने के लिए डेटा को Word के साथ मर्ज़ करें. ग्राहक या भागीदार जैसे आपकी टीम के साथ कार्य करने वाले किसी व्यक्ति के बारे में जानकारी प्रबंधित करने के लिए संपर्क डेटाबेस बनाएँ. आप नाम और पता जानकारी, फ़ोन नंबर, ईमेल पते ट्रैक कर सकते हैं, और कोई चित्र भी अनुलग्न कर सकते हैं.

वस्तु-सूची और संपत्ति ट्रैकिंग     आप अपने घर या व्यवसाय में आइटम की वस्तु-सूची बना सकते हैं, और डेटा के साथ फ़ोटो या अन्य संबंधित दस्तावेज़ संग्रहीत कर सकते हैं.

ऑर्डर ट्रैकिंग     आप उत्पादों, ग्राहकों, और ऑर्डर के बारे में जानकारी दर्ज कर सकते हैं, और फिर कर्मचारी, क्षेत्र, समयावधि, या किसी अन्य मान के अनुसार बिक्री दिखाने वाली रिपोर्ट बना सकते हैं.

कार्य, समस्याएँ, और प्रोजेक्ट ट्रैकिंग      आप लोगों के समूह के लिए कार्य ट्रैक कर सकते हैं, और जब अन्य लोग समान डेटाबेस में उनके मौजूदा कार्य अद्यतित कर रहे हों, उसी समय नए कार्य दर्ज कर सकते हैं. कार्य आइटमों का समूह ट्रैक करें जिसे आपको या आपकी टीम को पूरा करने की आवश्यकता है. मुद्दों या समस्याओं का समूह प्रबंधित करने के लिए एक समस्या संबंधित डेटाबेस बनाएँ. आप प्रारंभ से लेकर अंत तक समस्याओं की प्रगति को असाइन, प्राथमिकता तय, और अनुसरण कर सकते हैं. कार्य प्रबंधित करें और एक या अधिक प्रोजेक्ट के लिए बजट पर नज़र रखें.

विपणन प्रोजेक्ट और बिक्री पाइपलाइन     बिक्री पेशेवरों के छोटे समूह के भीतर संभावित बिक्री की प्रगति ट्रैक करने के लिए बिक्री पाइपलाइन डेटाबेस बनाएँ. विपणन प्रोजेक्ट के लिए विवरणों का ट्रैक रखें और प्रोजेक्ट प्रदेयों को शेड्यूल करें और उन्हें मॉनिटर करें.

ईवेंट नियोजन     आप ईवेंट दिनांक, स्थान, और प्रतिभागियों के बारे में जानकारी दर्ज कर सकते हैं, और फिर शेड्यूल या ईवेंट के बारे में सारांश मुद्रित कर सकते हैं. जब आप होने वाली मीटिंग, डेडलाइन, और अन्य महत्वपूर्ण ईवेंट ट्रैक करना चाहते हों, तो एक ईवेंट डेटाबेस बनाएँ. शीर्षक, स्थान, प्रारंभ समय, समाप्ति समय, वर्णन रिकॉर्ड करें और एक छवि अनुलग्न करें.

शिक्षकगण और छात्र     टेलीफ़ोन और पता जानकारी, आपातकालीन संपर्क जानकारी, और रोजगार जानकारी जैसी महत्वपूर्ण जानकारी और शिक्षकगण जानकारी ट्रैक करने के लिए एक डेटाबेस बनाएँ. आपातकालीन संपर्क, मेडिकल जानकारी, और छात्रों के अभिभावकों के बारे में जानकारी सहित अपने छात्रों के बारे में जानकारी का ट्रैक रखने के लिए एक छात्र डेटाबेस बनाएँ.

InfoPath 2007 टेम्पलेट्स और परिदृश्य

संपत्ति ट्रैकिंग टेम्पलेट     कंप्यूटर उपकरण जैसी व्यवसाय संपत्ति का विवरण और स्थान ट्रैक करें.

मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट     व्यवसाय मीटिंग आयोजित और सारांशित करें. एजेंडा आइटम सूचीबद्ध करने, मीटिंग मिनट, निर्णय और कार्रवाई आइटम रिकॉर्ड करने के लिए इस प्रपत्र टेम्पलेट का उपयोग करें.

स्थिति रिपोर्ट टेम्पलेट     किसी टीम सदस्य के प्रोजेक्ट और असाइनमेंट के लिए प्रगति और समस्याएँ ट्रैक करें. व्यक्तिगत स्थिति रिपोर्ट्स एकल रिपोर्ट में संयोजित की जा सकती है ताकि प्रबंधक अपनी टीम के लिए एक, समग्र स्थिति रिपोर्ट बना सकें.

यात्रा अनुरोध टेम्पलेट     किसी व्यवसाय यात्रा के लिए फ़्लाइट और होटल निवास जैसी यात्रा व्यवस्थाओं का अनुरोध करें.

व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट    गहन अंतर्निहित डेटा मान्यकरण व्यवसाय नियम तर्कों के साथ या तो ऑनलाइन या ऑफ़लाइन व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरें जोकि बार-बार यात्रा करने वाले कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है.

बीमा दावा परिदृश्य      ग्राहकों, बीमा एजेंटों, और संबंधित व्यवसायों के बीमा दावों को संसाधित करने के लिए ऑनलाइन प्रपत्र का उपयोग करने में उन्हें सक्षम बनाएँ. इसके अतिरिक्त टेलीफ़ोन द्वारा दावा सबमिट करने के लिए, ग्राहक वेब पर प्रपत्र भरके दावा सबमिट कर सकते हैं. दावे पर कार्य कर रहे अन्य पक्षों की स्थिति तुरंत देखने और समायोजक ने अनुमोदन प्रक्रिया को पूर्ण किया है या नहीं यह देखने के लिए एजेंट को अनुमति देने हेतु एकीकृत अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करें.

परमिट आवेदन परिदृश्य     वेब ब्राउज़र में अनुमति आवेदन पत्रों को भरें, ताकि परमिट प्रक्रिया अधिक सुविधाजनक और आसान हो जिससे अनुबंधकर्ता को परमिट का आवेदन करने के लिए सरकारी कार्यालय न जाना पड़े.

वस्तु-सूची प्रबंधन परिदृश्य      आपूर्तिकर्ताओं के गहन नेटवर्क से वस्तु-सूची के बारे में आसानी से और प्रभावी तरीके से क्वेरी करें और वस्तु-सूची आकलनों की सटीकता को सुधारें.

बाज़ार शोध परिदृश्य      ग्राहक प्रतिक्रिया को एकत्रित और रिकॉर्ड करने के लिए और जानकारी का निरंतर व्यवस्थापन और स्वरूपीकरण सुनिश्चित करने के लिए बाज़ार शोध गतिविधियों के साथ मदद करता है.

अधिक जानकारी

मैं Office टेम्पलेट कहाँ खोजूँ?

Access 2007 टेम्पलेट के लिए मार्गदर्शिका

InfoPath और InfoPath Forms Services उपयोग करने के परिदृश्य

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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