SharePoint लायब्रेरी में फ़ाइल के संस्करण ट्रैक करें

यदि लायब्रेरी का संस्करण चालू है, तो किसी Windows SharePoint Services 3.0 साइट या Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट पर आप आपके द्वारा दस्तावेज़ से चेक आउट की गई फ़ाइल के संस्करण ट्रैक कर सकते हैं.

नोट: हालाँकि आप इनमें से अधिकांश प्रक्रियाएँ अपनी SharePoint लायब्रेरी के अंदर से ही पूरी कर सकते हैं, यह आलेख इस बात पर प्रकाश डालता है कि आप अपने 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम से क्या कर सकते हैं. अपनी SharePoint लायब्रेरी के अंदर से ये प्रक्रियाएँ करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग की लिंक्स देखें.

इस आलेख में

मुख्य और लघु संस्करणों के साथ कार्य करना

किसी लायब्रेरी में संस्करण चालू करें

किसी फ़ाइल को मुख्य या लघु संस्करण के रूप में सहेंजे

कि‍सी पुराने संस्‍करण की फ़ाइल के गुणों को देखें

पुराने संस्‍करण की फ़ाइल देखें

पुराने संस्‍करण की फ़ाइल पुनर्स्थापित करें

मुख्य और लघु संस्करणों के साथ कार्य करना

जब किसी SharePoint लायब्रेरी में संस्करण चालू हो, तो फ़ाइल के पिछले संस्करण लायब्रेरी में संग्रहीत कर दिए जाते हैं ताकि आप पिछले संस्करणों के बारे में जानकारी देख सकें, पिछले संस्करण देखें, और किसी मौजूदा संस्करण को किसी पुराने संस्करण से बदल भी सकते हैं, सभी कुछ अपना 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम छोड़ें बिना कर सकते हैं. किसी SharePoint लायब्रेरी में अपनी फ़ाइल का संस्करण ट्रैक करना आपको अपनी सामग्री बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम करता है क्योंकि यह संशोधित है. संस्करण बनाना विशेष रूप से तब मददगार होता है जब कई लोग फ़ाइल बनाने के लिए एक साथ कार्य कर रहे हों या जब फ़ाइल विकास और समीक्षा के कई चरणों से होकर गुजरे, क्योंकि आप विभिन्न संस्करणों में किए गए परिवर्तनों की तुलना कर सकते हैं.

किसी SharePoint लायब्रेरी में संग्रहीत फ़ाइल के संस्करण के साथ कार्य करने के लिए, आपको पहले SharePoint लायब्रेरी से वह फ़ाइल खोलना चाहिए जिसका संस्करण चालू है. आपके द्वारा लायब्रेरी से फ़ाइल खोलने के बाद Microsoft Office बटन के तहत संस्करण विकल्पों सहित अतिरिक्त सर्वर विकल्प दिखाई देते हैं.

फ़ाइल के केवल मुख्य संस्करण ट्रैक करने के लिए चालू संस्करण वाली लायब्रेरी बनाई जा सकती है, या वह दोनों मुख्य और लघु संस्करण ट्रैक करने के लिए भी बनाई जा सकती है.

दोनों मुख्य और लघु संस्करण ट्रैक करने के ये मुख्य लाभ ये हैं:

  • लोग आसानी से देख सकते हैं कि कब किसी फ़ाइल में महत्वपूर्ण परिवर्तन किए गए.

  • आपकी लायब्रेरी भी बनाई जा सकती हैं ताकि केवल विशिष्ट लोग ही लघु संस्करण देख सकें, जिससे आप लायब्रेरी के सभी उपयोगकर्ताओं को किसी ड्रॉफ्ट को देखने में सक्षम किए बिना भी उस पर कार्य कर सकते हैं.

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किसी लायब्रेरी में संस्करण चालू करें

फ़ाइलों का पिछला संस्करण रखने के लिए, आपको पहले अपनी SharePoint लायब्रेरी के अंदर से संस्करण चालू रखना चाहिए.

नोट: संस्करण सक्षम करने के लिए, आपके पास सूची या लायब्रेरी डिज़ाइन करने की अनुमति होनी चाहिए.

  1. आपकी SharePoint साइट पर, वह लायब्रेरी खोलें जिसके लिए आप संस्‍करण चालू करना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, सेटिंग्स के संस्करण बनाना क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ संस्करण इतिहास के तहत, संस्करण का इच्छित प्रकार चयन करे:

    • केवल मुख्य संस्करण ट्रैक करने के लिए मुख्य संस्करण बनाएँ क्लिक करें.

    • दोनों मुख्य और लघु संस्करण ट्रैक करने के लिए, मुख्य और लघु (ड्रॉफ्ट) संस्करण बनाएँ क्लिक करें.

  4. ठीकक्लिक करें.

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किसी फ़ाइल को मुख्य या लघु संस्करण के रूप में सहेंजे

निम्न प्रक्रिया किसी लायब्रेरी से फ़ाइल चेक आउट करते ही आरंभ हो जाती है, क्योंकि लायब्रेरी में उसे चेक करते समय आप उसे मुख्य या लघु संस्करण के रूप में सहेजने के लिए चुनते हैं. यदि आपकी लायब्रेरी मुख्य या लघु संस्करण ट्रैक करती है, और आप किसी फ़ाइल में उसे लायब्रेरी से चेक आउट किए बिना परिवर्तन करते हैं, तो जब आप फ़ाइल सहेजते हैं, तो वह स्वचालित रूप से लघु संस्करण के रूप में सहेजी जाती है. यदि आप पहले फ़ाइल को चेक आउट करते हैं तो आपके पास यह चुनने का अवसर है कि आप फ़ाइल को किस संस्करण में सहेजना चाहते हैं, और आप संस्करण के बारे में टिप्पणी भी दे सकते हैं.

  1. लायब्रेरी में, दस्तावेज़ को अपने 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में खोलने के लिए दस्तावेज़ का नाम क्लिक करें.

  2. फ़ाइल को चेक आउट करने के लिए, Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, सर्वर क्लिक करें, और तब चेक आउट क्लिक करें.

    Word दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से पूर्ण स्क्रीन छवि खोलते हैं. यदि आपके दस्तावेज़ के साथ भी ऐसा हो, तो इस चरण को पूरा करने के पहले आपको प्रिंट लेआउट दृश्य स्विच करने के लिए बंद करें अवश्य खोलना चाहिए.

  3. अपनी फ़ाइल संपादित करें.

  4. फ़ाइल चेक करने के लिए, Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, सर्वर क्लिक करें, और तब चेक इन क्लिक करें.

  5. यदि आपको किसी मुख्य या लघु संस्करण में चेक करने के लिए संकेत किया जाए, तो यदि आपने कोई लघु परिवर्तन किया है तो लघु संस्करण क्लिक करें या यदि आपने मुख्य परिवर्तन किया है तो मुख्य संस्करण क्लिक करें.

    • कोई मुख्य संस्करण, जिसे आप किसी प्रकाशित फ़ाइल के रूप में मान सकते हैं, फ़ाइल पढ़ने की अनुमति प्राप्त किसी भी व्यक्ति को दिखाई देगा.

    • ऐसा लघु संस्करण, जि‍से आप एक ड्रॉफ्ट के रूप में लेते हैं, वह केवल उन लोगों को दि‍खाई देता है जि‍नके पास फ़ाइल संपादि‍त करने की अनुमति‍ होती है.

      नोट: कौन आपका ड्रॉफ्ट देख सकता है यह आपकी लायब्रेरी के दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स में संस्करण सेटिंग्स के प्रारूप आइटम सुरक्षा अनुभाग की सेटिंग्स पर नि‍र्भर करता है.

  6. यदि‍ आप चाहते हैं तो संस्‍करण टि‍प्‍पणी जोड़ें, और तब ठीक क्‍लि‍क करें.

नोट: यदि‍ आपकी लायब्रेरी संस्‍करण के प्रकाशि‍त होने से पहले अनुमोदि‍त होना आवश्‍यक पर सेट है, तो लायब्रेरी के अन्‍य उपयोगकर्ता फ़ाइल देखने में सक्षम नहीं होंगे जब तक‍ यह अनुमोदित नहीं हो जाती. आप अपनी फ़ाइल को चेक इन करने के इच्‍छि‍त तरीके का चयन करने के बाद कि‍सी वर्कफ़्लो प्रपत्र के साथ प्रस्‍तुत हो सकते हैं. जो ड्रॉफ्ट देख सकते हैं उनके बारे में और वर्कफ़्लो प्रपत्र के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स संदर्भि‍त करें.

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कि‍सी पुराने संस्‍करण की फ़ाइल के गुणों को देखें

जब आप आपके प्रोग्राम में फ़ाइल देख रहे हैं या उसका संपादन कर रहे हैं 2007 Office रिलीज़, तो आप फ़ाइल के पुराने संस्‍करण के गुण (मेटाडेटा) देख सकते हैं. गुणों में यह जानकारी होती है कि फ़ाइल कब बदली गई है और इसे कि‍सने बदला है. लायब्रेरी में, संस्‍करण इति‍हास में टि‍प्‍पणियाँ भी हो सकती हैं‍ जो लोगों ने उनके परि‍वर्तनों के बारे में दी है.

नोट: यह प्रक्रिया केवल उन फ़ाइलों पर लागू होती है जो किसी ऐसी लायब्रेरी में हैं जिनके संस्करण चालू हैं.

  1. आपके प्रोग्राम में फ़ाइल खोलने के साथ 2007 Office रिलीज़, Microsoft Office बटन बटन छवि क्‍लि‍क करें, सर्वर क्‍लि‍क करें, और तब संस्करण इतिहास देखें क्‍लि‍क करें.

    फ़ाइल नाम के लि‍ए संस्‍करण सहेजे गए संवाद बॉक्‍स फ़ाइल के सभी पुराने संस्‍करणों की सूची के साथ संस्‍करण संख्‍या, प्रत्‍येक संस्‍करण संशोधि‍त कि‍ए जाने का दि‍नांक, परि‍वर्तन करने वाले का नाम और कोई भी सम्‍मि‍लि‍त टि‍प्‍पणि‍याँ दि‍खाता है.

    युक्ति: संपूर्ण टि‍प्‍पणी देखने के लि‍ए, टि‍प्‍पणी स्‍तंभ में, टिप्पणियों में देखें संवाद बॉक्स खोलने के लि‍ए टि‍प्‍पणी क्‍लि‍क करें.

    नोट: यदि‍ आपकी लायब्रेरी मुख्य और लघु संस्‍करणों को अनुमति‍ दें पर सेट है, तो फ़ाइल नाम के लि‍ए सहेजे गए संस्‍करण संवाद बॉक्‍स में संख्‍या स्‍तंभ कौन-से मुख्य संस्‍करण हैं और कौन-से लघु संस्‍करण हैं यह दि‍खाने के लि‍ए क्रमांकन का उपयोग करता है. मुख्य संस्‍करण सभी संख्‍या द्वारा नि‍र्दि‍ष्ट कि‍ए जाते हैं और लघु संस्‍करण दशमलव संख्‍याओं द्वारा नि‍र्दि‍ष्ट कि‍ए जाते हैं.

नोट: आपकी लायब्रेरी के बीच से आप संस्‍करण इति‍हास देख सकते हैं. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स संदर्भि‍त करें.

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पुराने संस्‍करण की फ़ाइल देखें

जब आपके प्रोग्राम में आप फ़ाइल देख रहे हैं या उसका संपादन कर रहे हैं 2007 Office रिलीज़, तो आप फ़ाइल के पुराने संस्‍करण को आपके वर्तमान संस्‍करण से अधिलेखित किए बि‍ना देख सकते हैं. .aspx फ़ाइलों के लि‍ए, बदलावों के बारे में आप केवल वे वि‍वरण देख सकते हैं जो फ़ाइलों में कि‍ए गए हैं, न कि‍ वास्‍तवि‍क पृष्‍ठों के बारे में जि‍न्‍होंने फ़ाइल बनाई है.

नोट: यह प्रक्रिया केवल उन फ़ाइलों पर लागू होती है जो किसी ऐसी लायब्रेरी में हैं जिनके संस्करण चालू हैं.

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें,सर्वर क्लिक करें, और तब संस्करण इतिहास देखें क्लिक करें.

  2. फ़ाइल नाम के लि‍ए संस्‍करण सहेजे गए संवाद बॉक्‍स में, आप जि‍स पुराने संस्‍करण को देखना चाहते हैं उसे क्‍लि‍क करें, और तब खोलें क्‍लि‍क करें.

नोट: आपकी लायब्रेरी में से आप पुराने संस्‍करण को देख सकते हैं. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स संदर्भि‍त करें.

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पुराने संस्‍करण की फ़ाइल पुनर्स्थापित करें

क्‍या आप वर्तमान संस्‍करण में ग़लतियाँ करते हैं? या शायद आपको फ़ाइल के उस हि‍स्‍से को पुनर्स्थापित करने की आवश्‍यकता है जि‍से आपने हटा दि‍या है. जब आप आपके प्रोग्राम में फ़ाइल देख रहे हैं या उसका संपादन कर रहे हैं 2007 Office रिलीज़, तो आप आसानी से आपके वर्तमान संस्‍करण को पुराने संस्‍करण के साथ प्रति‍स्‍थापि‍त कर सकते हैं. तब आपका वर्तमान संस्‍करण, संस्‍करण इति‍हास का हि‍स्‍सा बन जाता है.

नोट: यह प्रक्रिया केवल उन फ़ाइलों पर लागू होती है जो किसी ऐसी लायब्रेरी में हैं जिनके संस्करण चालू हैं.

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें,सर्वर क्लिक करें, और तब संस्करण इतिहास देखें क्लिक करें.

  2. फ़ाइल नाम के लि‍ए संस्‍करणों के सहेजे गए संवाद बॉक्स में, आप जि‍स पुराने संस्‍करण को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं उसे क्‍लि‍क करें, और तब पुनर्स्थापित करें क्‍लि‍क करें.

नोट: आप वर्तमान फ़ाइल को पुराने संस्‍करण के साथ आपकी लायब्रेरी में प्रति‍स्‍थापि‍त कर सकते हैं. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स को संदर्भि‍त करें.

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