SharePoint लाइब्रेरी के लिए वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करना

जब आप वर्ज़निंग संबंधित SharePoint लाइब्रेरी को सेट अप करते हैं, तो आपको एक या कई निर्णय लेने चाहिए. क्या आप प्रत्येक बार प्रत्येक आइटम या फ़ाइल का संपादन होते समय, उनके संस्करण को रखना चाहते हैं? यदि ऐसा है, तो कितने संस्करण? क्या आप केवल मुख्य संस्करणों को ट्रैक करना चाहते हैं या बड़े और लघु दोनों संस्करणों को? क्या आप चाहते हैं कि सभी साइट उपयोगकर्ता, सभी ड्राफ़्ट संस्करण देखें, या वे केवल डिज़ाइन या पूर्ण नियंत्रण अनुमतियों वाले प्रवर्तक या लोगों के लिए दृश्यमान होने चाहिए? इन मामलों में आपका निर्णय लाइब्रेरीज़ में प्रत्येक आइटम या फ़ाइल के महत्व और प्रकार, प्रत्येक आइटम या फ़ाइल का उद्देश्य, आपके उपयोगकर्ता समूह की आवश्यकताओं और सुरक्षा का स्तर जो आपको बनाए रखना चाहिए, पर निर्भर करता है.

इस आलेख में

वर्ज़निंग सक्षम क्यों करें?

वर्ज़निंग सेटिंग्स – वे कैसे कार्य करती हैं

SharePoint लाइब्रेरी में वर्ज़निंग को सक्षम करना

SharePoint लाइब्रेरी से वर्ज़निंग निकालना

वर्ज़निंग सक्षम क्यों करें?

SharePoint लाइब्रेरीज़ में वर्ज़निंग के सक्षम होने पर, आप जानकारी के विकसित होते ही, उसे ट्रैक और प्रबंधित कर सकते हैं. यदि आवश्य्क हो तो आप पिछले संस्करणों को देख सकते हैं और उन्हें पुनर्प्राप्त कर सकते हैं. वह बहुत आसान है, उदाहरण के लिए, यदि कोई फ़ाइल दूषित हो जाती है या जब लोगों को ये एहसास होता है कि फ़ाइल के पिछले संस्करण, बाद के संस्करणों से अधिक सटीक हो सकते हैं. कुछ संगठन कानूनी कारणों या ऑडिट उद्देश्यों से अपनी फ़ाइलों के एकाधिक संस्करणों को रखते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ज़निंग, बंद होती है. इसे चालू करने और अपने वर्ज़निंग निर्णयों को लागू करने के लिए, आपके पास या तो पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ होना आवश्यक है.

हो सकता है कि आप फ़ाइल के बड़े और लघु दोनों संस्करणों को ट्रैक करना चाहें. यह उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आप देखना चाहते हैं कि कैसे एक कानूनी विचार विकसित होता है और उस नए प्रोग्राम के पीछे क्या सोच है, जो कि वर्तमान में विकासाधीन है. मुख्य संस्करण संकेत दे सकता है कि दस्तावेज़, विस्तृत दर्शकों द्वारा समीक्षा के लिए तैयार है, जबकि लघु (प्रारूप) संस्करण में कार्य प्रगति पर है और विस्तृत वितरण के लिए अभी तक तैयार नहीं है.

एक मुख्य संस्करण, वह है जो अंतिम मुख्य संस्करण के बाद महत्वपूर्ण रूप से परिवर्तित हुआ है और पूर्णांक संख्या द्वारा पहचाना गया है, जैसे कि 2.0, मुख्य संस्करण, सामान्यतः उन सभी लोगों के लिए दृश्यमान होते हैं, जिनके पास लाइब्रेरी तक पहुँच है. लघु संस्करण, वह है जिसमें पिछले मुख्य संस्करण के बाद केवल कुछ मामूली परिवर्तन हुए हैं. यह एक दशमलव संख्या द्वारा पहचाना गया है, जैसे कि 2.1. सामान्यतः लघु संस्करण केवल उनके लिए दृश्यमान होते हैं, जो परिवर्तन कर रहें हैं और जिनके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमति है. हालाँकि, आप सभी साइट उपयोगकर्ताओं को सभी उपलब्ध प्रारूपों को देखने हेतु लाइब्रेरी को सेट अप कर सकते हैं.

नोट:  प्रमुख और लघु संस्करण केवल लाइब्रेरीज़ के लिए उपलब्ध होते हैं, सूचियों के लिए नहीं.

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वर्ज़निंग सेटिंग्स – वे कैसे कार्य करती हैं

वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स में चार मुख्य अनुभाग शामिल हैं, जिनमें से कुछ वर्ज़निंग के साथ पूरी तरह से शामिल नहीं किए जाते हैं. आपके द्वारा लाइब्रेरी सेट अप करते समय प्रत्येक अनुभाग को निर्णय की आवश्यकता होती है. स्वाभाविक रूप से, यदि आपके पास आवश्यक अनुमतियाँ हैं, तो आप सेटिंग्स को बाद के दिनांक पर परिवर्तित कर सकते हैं.

चयन

प्रभाव

संस्करण नहीं बनाया जा रहा है

आइटम या फ़ाइल का केवल वर्तमान संस्करण, साइट उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है. यह डिफ़ॉल्ट सेटिंग है.

मुख्य संस्करण बनाएँ

संस्करण प्रत्येक मुख्य संस्करण के लिए बनाए और रखे जाते हैं. लघु संस्करण, न तो बनाए जाते हैं, और न ही उन्हें बनाए रखा जाता हैं.

प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ

फ़ाइल के चेक-इन होने पर दोनों बड़े और लघु संस्करण बनाए और ट्रैक किए जाते हैं. वह व्यक्ति जो फ़ाइल पर कार्य कर रहा है, उसे चेक-इन करते समय, इंगित करना चाहिए कि फ़ाइल बड़ा संस्करण है या लघु संस्करण है.

प्रमुख संस्करणों की निम्न संख्या रखें

यदि इस वैक्ल्पिक सेटिंग के लिए चेक बॉक्स चयनित है, तो इसके नीचे की संख्या इंगित करेगी कि लाइब्रेरी में कितने मुख्य संस्करण है. यदि, उदाहरण के लिए, वह संख्या 25 है, तो 26वें संस्करण के बनने पर पुराने संस्करण को हटा दिया जाएगा. फिर, केवल 2-26 संस्करण उपलब्ध होंगे. आप संस्करणों की संख्या में तेज़ी से होती बढ़ोतरी को रोक कर अपनी लाइब्रेरी को अधिक आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं. फिर भी, यदि प्रत्येक संस्करण या संस्करणों की बड़ी संख्या को रखे रखना महत्वपूर्ण है, तो या तो बहुत उच्च सीमा लागू करें या बिल्कुल कोई सीमा लागू न करें.

मुख्य संस्करणों की निम्न संख्या के लिए प्रारूपों को रखें

यदि इस वैक्ल्पिक सेंटिग का चयन किया जाता है, तो बॉक्स में संख्या निर्धारित करती है कि कितने प्रारूप संस्करण रखे जाते है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप 25 मुख्य संस्करणों को रखना चाहें, लेकिन आपको केवल नवीनतम पाँच संस्करणों के लिए प्रारूप की आवश्यकता हो. जब तक आपके पास कोई कानूनी या विशेष आवश्यकता नहीं है, आपको संभवत: सारे मुख्य संस्करणों के लिए सभी प्रारूपों को रखने की आवश्यकता नहीं है.

  • प्रारूप आइटम सुरक्षा अनुभाग   . यह निर्धारित करने के लिए कि किसे लाइब्रेरी में प्रारूप आइट्म्स देखने चाहिए, इस अनुभाग का उपयोग करें. आप ऐसे किसी उपयोगकर्ता को अनुमति दे सकते हैं, जिसके पास लाइब्रेरी तक उन्हें देखने के लिए पठन अनुमतियाँ हैं या आप दृश्य को केवल उन उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंधित कर सकते हैं, जो आइट्म्स को संपादित कर सकते हैं या केवल आइटम के लेखक के लिए और वे लोग जो आइट्म्स को अनुमोदित कर सकते हैं. यदि आप दृश्य को प्रतिबंधित करना चुनते हैं, तो केवल निर्दिष्ट दर्शक लघु संस्करणों (प्रारूपों) को देख सकते हैं. अन्य उपयोगकर्ता केवल मुख्य संस्करण देखते हैं.

  • आवश्यक चेक आउट अनुभाग   . यह निर्धारित करने के लिए कि उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों में परिवर्तन करने से पहले उन्हें चेक आउट करना आवश्यक है या नहीं, इस अनुभाग का उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए, SharePoint लाइब्रेरी में फ़ाइलों को चेक आउट करने की आवश्यकता देखें.

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SharePoint लाइब्रेरी में वर्ज़निंग को सक्षम करना

  1. उस लाइब्रेरी पर नेविगेट करें, जिस पर आपने कार्य करने की योजना बनाई है. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर लाइब्रेरी नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री पर क्लिक करें, और फिर अपनी लाइब्रेरी के नाम का चयन करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण समूह में, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी सेटिंग्स SharePoint फ़ाउंडेशन लाइब्रेरी रिबन पर लाइब्रेरी सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें.

  4. लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर, सामान्य सेटिंग्स के अंतर्गत, वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें. वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स खुलता है.

  5. दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, निम्न में से किसी एक विकल्प का चयन करें:

    • मुख्य संस्करण बनाएं – यदि आप इसका चयन करते हैं, तो आप मुख्य संस्करण की संख्या के लिए सीमा सेट कर सकते हैं.

    • प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ – यदि आप इसका चयन करते हैं, तो आप मुख्य संस्करण की दोनों संख्याओं के लिए और संस्करणों की उन संख्या के लिए, जिसके लिए आप प्रारूपों को रखना चाहते, सीमा सेट कर सकते हैं.

  6. वैकल्पिक: रखने के लिए संस्करणों की इच्छित संख्या को सीमित करें.

    • यदि आप अपनी लाइब्रेरी में रखे गए संस्करणों की संख्या को सीमित करना चाहते हैं, तो प्रमुख संस्करणों की निम्न संख्या रखें चेक बॉक्स का चयन करें. अन्यथा, इसका चयन न करें. चेक बॉक्स के एकदम नीचे वाले बॉक्स में, रखने के लिए संस्करणों की इच्छित संख्या को दर्ज करें.

    • यदि आप, अपने द्वारा रखे गए प्रारूपों की संख्या को सीमित करना चाहते हैं, तो प्रमुख संस्करणों की निम्न संख्या के प्रारूप रखें चेक बॉक्स का चयन करें. यह विकल्प केवल तब उपलब्ध होगा, जब प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ विकल्प चयनित हो. चेक बॉक्स के एकदम नीचे वाले बॉक्स में, संस्करणों की उस संख्या को दर्ज करें, जिनके लिए आप प्रारूपों को रखना चाहते हैं.

  7. वैकल्पिक: निर्धारित करें कि किन उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ लाइब्रेरी में ड्राफ़्ट आइट्म्स देखने की अनुमति है. ड्राफ़्ट आइटम सुरक्षा अनुभाग में, निम्न में से एक चयन करें.

    • कोई भी उपयोगकर्ता, जो आइटम्स पढ़ सकता हो. जिस किसी के पास साइट के लिए पठन अनुमतियाँ हों, उन्हें पहुँच के लिए अनुमति प्रदान करने के लिए, इसका चयन करें. यह विकल्प केवल तब ही उपलब्ध होगा, जब दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ चयनित हो.

    • केवल वह उपयोगकर्ता, जो आइट्म्स संपादित कर सकते हैं. उनके लिए प्रारूपों के दृश्य को प्रतिबंधित करने हेतु, जिनके पास इसे संपादित करने की अनुमति है, इसका चयन करें. यह विकल्प केवल तब ही उपलब्ध होगा, जब दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ चयनित हो.

    • केवल वे उपयोगकर्ता, जो आइटम्स अनुमोदित कर सकते हैं (और आइटम का लेखक). दृश्य को केवल आइटम के मूल लेखक के लिए और उनके लिए, जिनके पास लाइब्रेरी में आइट्म्स को अनुमोदित करने की अनुमति है, प्रतिबंधित करने हेतु, इसका चयन करें. यह विकल्प तब उपलब्ध होगा, जब सामग्री अनुमोदन अनुभाग को हाँ पर सेट किया जाए.

  8. वैकल्पिक: निर्धारित करें कि आप इस लाइब्रेरी में आवश्यक चेक आउट चाहते हैं या नहीं. इसकी आवश्यकता के लिए, डिफ़ॉल्ट नहीं है. यदि आप डिफ़ॉल्ट को परिवर्तित करना चाहते हैं, तो आवश्यक चेक आउट अनुभाग में, हाँ का चयन करें. चेक आउट की आवश्यकता के बारे में अधिक जानकारी के लिए, SharePoint लाइब्रेरी में फ़ाइलों के चेक आउट की आवश्यकता देखें.

  9. संवाद बॉक्स बंद करने के लिए और दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर वापस लौटने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

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SharePoint लाइब्रेरी से वर्ज़निंग निकालना

कुछ देर बाद आप निर्धारित कर सकते हैं कि आपकी SharePoint लाइब्रेरी के लिए वर्ज़निंग वास्तव में आवश्यक नहीं है. यदि आपके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ हैं, तो आप लाइब्रेरी से वर्ज़निंग निकाल सकते हैं.

  1. उस लाइब्रेरी पर नेविगेट करें, जिस पर आपने कार्य करने की योजना बनाई है. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर लाइब्रेरी नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री पर क्लिक करें, और फिर अपनी लाइब्रेरी नाम का चयन करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण समूह में, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी सेटिंग्स SharePoint फ़ाउंडेशन लाइब्रेरी रिबन पर लाइब्रेरी सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें.

  4. लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर, सामान्य सेटिंग्स के तहत, वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  5. वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स में, दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, संस्करण नहीं बनाया जा रहा है का चयन करें. यह इस अनुभाग से आपके द्वारा पहले बनाई गई प्रविष्टियों को निकालता है.

  6. संवाद बॉक्स बंद करने के लिए और दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर वापस लौटने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

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