SharePoint फ़ाइल उपकरण के बारे में

SharePoint फ़ाइल उपकरण फ़ाइल सामग्री को SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में संग्रहीत करके संगठनों को निम्न लाभ प्रदान करता है:

  • एंटरप्राइज़ के बाहर के चयनित लोगों का फ़ाइल सामग्री तक पहुँचना. SharePoint फ़ाइल उपकरण उन लोगों के लिए एक सुविधाजनक और कार्यकुशल तरीका उपलब्ध कराता है, जो कॉर्पोरेट फ़ायरवॉल से बाहर हैं. इसके अलावा, SharePoint फ़ाइल उपकरण भौगोलिक रूप से दूर तक फैली हुई टीमों को कार्य करने के लिए एक केंद्रीय वातावरण प्रदान करता है.

  • फ़ाइल सामग्री के लिए ऑफ़लाइन पहुँच. SharePoint फ़ाइल उपकरण गति‍शील कर्मचारी या सीमित रूप से इंटरनेट उपयोग करने वाले कर्मचारी को ऐसा वातावरण प्रदान करता है, जिसमें वे ऑफ़लाइन होने पर भी फ़ाइल सामग्री तक पहुँच सकते हैं, देख सकते हैं और अद्यतन कर सकते हैं.

  • SharePoint फ़ाइल उपकरण के उपयोगकर्ता अन्य कार्यस्थान उपकरणों की सुविधाओं के अतिरिक्त इसकी समृद्ध अनुप्रयोग सुविधाओं का लाभ भी ले सकते हैं.

ध्यान दें कि SharePoint फ़ाइल उपकरण के उपयोग के बारे में निम्न अतिरिक्त विवरण और अनुशंसाएँ किसी SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी में संग्रहीत फ़ाइलें आदान-प्रदान करने के लिए है:

  • SharePoint फ़ाइल उपकरण को केवल Windows SharePoint Services 3.0 या बाद के संस्करणों में दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में मैप किया जा सकता है. यदि आप किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी को Windows SharePoint सेवाओं के किसी पुराने संस्करण में मैप करने का प्रयास करते हैं, तो त्रुटि संदेश दिखाई देता है.

  • SharePoint साइट्स पर वर्ज़निंग सक्षम किए जाने की अनुशंसा की जाती है, जहाँ से आप फ़ाइलों को SharePoint फ़ाइल उपकरण में ले लेते हैं. सिंक्रनाइज़ेशन त्रुटियों या विरोधों के कारण कभी-कभी होने वाली डेटा हानि के खतरे को वर्ज़निंग कम करने में मदद करता है.

  • SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी में मेटा डेटा होता है, जो कि SharePoint फ़ाइल उपकरण में समर्थित नहीं है या उसका रखरखाव नहीं किया जाता है.

  • SharePoint फ़ाइल उपकरण SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में दृश्यों की पहचान नहीं करता. परिणामस्वरूप, SharePoint फ़ाइल उपकरण में उससे अधिक दस्तावेज़ हो सकते हैं जितने कि दस्तावेज़ लायब्रेरी में दिखाई देते हैं, जहाँ फ़ाइलों को दृश्यों के आधार पर फ़िल्टर किया जाता है.

SharePoint फ़ाइल उपकरण में डेटा कैसे सिंक्रनाइज़ किया जाता है

SharePoint फ़ाइल उपकरण में डेटा निम्न तरीक़ों से सिंक्रनाइज़ किया जाता है:

  • कार्यस्थान के सदस्यों में डेटा उसी तरीक़े से सिंक्रनाइज़ किया जाता है जैसे किसी Groove फ़ाइल उपकरण में होता है: ऑनलाइन कार्यस्थान सदस्यों द्वारा भेजे और प्राप्त किए गए अद्यतन कार्यस्थान में सहेजे जाते हैं.

  • शेड्‍यूल के अनुसार SharePoint साइट से अद्यतन स्वचालित रूप से भेजे और प्राप्त किए जाते हैं या सिंक्रनाइज़ेशन पर नियंत्रण रखने वाले कार्यस्थान सदस्य द्वारा सिंक्रनाइज़ेशन शुरु करने पर मैन्युअल रूप से किए जाते हैं.

SharePoint फ़ाइल उपकरण में सिंक्रनाइज़र कार्य के बारे में

SharePoint फ़ाइल उपकरण वाले किसी कार्यस्थान में कम से कम एक ऐसा सदस्य शामिल होना चाहिए जिसके पास निम्न सभी क्रेडेंशियल्स हों:

  • किसी चयनित SharePoint साइट पर इच्छित दस्तावेज़ लायब्रेरी में पहुँच.

  • SharePoint साइट पर अद्यतन भेजने और प्राप्त करने लिए आवश्यक SharePoint अनुमतियाँ.

    मानक SharePoint अनुमतियों में दी गई सिंक्रनाइज़र के लिए न्यूनतम अनुमतियाँ, "योगदान" के सक्षम विकल्प के साथ "स्वामी" की है. SharePoint साइट्स के लिए कुछ कस्टम अनुमतियाँ होती हैं, सिंक्रनाइज़र के पास जोड़ने, संपादन करने और हटाने की अनुमति होनी ही चाहिए.

  • SharePoint साइट के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ. SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी के साथ सिंक्रनाइज़ करने की या वर्तमान सिंक्रनाइज़र से उपकरण के लिए सिंक्रनाइज़ेशन नियंत्रण का अनुरोध करने की अनुमति डिफ़ॉल्ट रूप से अतिथियों को छोड़कर सभी सदस्यों को है.

    नोट: हालाँकि सहभागी की भूमिका वाला कोई कार्यस्थान सदस्य सामान्य तौर पर सिंक्रनाइज़र के रूप में कार्य कर सकता है, किंतु आम तौर पर इस भूमिका में किसी भी फ़ाइल को हटाने की अनुमति शामिल नहीं होती. परिणामस्वरूप, वह सहभागी जिसकी भूमिका एक सिंक्रनाइज़र की है उसके द्वारा सिंक्रनाइज़ेशन आरंभ करने पर, उसे फ़ाइल हटाना विफल होने के बारे में सिंक्रनाइज़ेशन चेतावनियाँ दिखाई दे सकती हैं.

एक सदस्य जिसे दोनों SharePoint साइट और SharePoint फ़ाइल उपकरण में आवश्यक अनुमतियाँ प्राप्त हो वह "सिंक्रनाइज़र" की ज़िम्मेदारी ले सकता है: अर्थात् यह व्यक्ति या तो समय-समय पर SharePoint फ़ाइल उपकरण और SharePoint साइट के बीच सिंक्रनाइज़ेशन आरंभ करता है या SharePoint फ़ाइल उपकरण के लिए स्वचालित, शेड्यूल किया गया सिंक्रनाइज़ेशन सक्षम करता है. सिंक्रनाइज़ेशन पूर्ण करने के लिए, सिंक्रनाइज़र का ऑनलाइन होना और SharePoint साइट तक पहुँच होना आवश्यक है.

SharePoint फ़ाइल उपकरण के लिए केवल एक कार्यस्थान सदस्य सिंक्रनाइज़र बन सकता है. आवश्यक अनुमति वाले अन्य सदस्य सिंक्रनाइज़र कार्य की ज़िम्मेदारी लेने का अनुरोध कर सकते हैं. वह सदस्य जो वर्तमान में सिंक्रनाइज़र है,तब इस भूमिका को छोड़ना चुन सकता है या अनुरोध अस्वीकार करके ज़िम्मेदारी बनाए रख सकता है. सिंक्रनाइज़र दूसरे सदस्य को सिंक्रनाइज़ेशन कार्य देने की पहल नहीं कर सकता; कार्य की ज़िम्मेदारी का अनुरोध दूसरे सदस्य द्वारा किया जाना चाहिए.

यदि वर्तमान सिंक्रनाइज़र अपने इस कार्य की अनुमति को खो देता है (उदाहरण के लिए, यदि सिंक्रनाइज़र की कार्यस्थान भूमिका पदावनत की जाती है या यदि सिंक्रनाइज़र कार्यस्थान का सदस्य नहीं रहता), तो सिंक्रनाइज़ेशन नियंत्रण स्वचालित रूप से पात्रता रखने वाले दूसरे सदस्य को दे दिया जाता है. यदि इस समय कार्यस्थान के किसी भी सदस्य के पास आवश्यक अनुमतियाँ न हों, तो SharePoint फ़ाइल उपकरण अब SharePoint साइट से सिंक्रनाइज़ नहीं किया जा सकता और वह मानक फ़ाइल उपकरण कार्यक्षमता में बदल जाता है.

वर्तमान सिंक्रनाइज़र का नाम उपकरण टैब के ऊपर स्थिति पट्टी में प्रदर्शित होता है:

वर्तमान सिंक्रनाइज़र का नाम

जब उपकरण में सिंक्रनाइज़ नहीं किए गए परिवर्तन होते हैं, तो स्थिति पट्‍टी सिंक्रनाइज़र को सूचित करती है. जब सिंक्रनाइज़र अब सिंक्रनाइज़ करें... क्लिक करता है, तो सिंक्रनाइज़ेशन पूर्वावलोकन विंडो सभी लंबित अद्यतनों के साथ ही फ़ाइल विरोधों को दर्शाती हुई प्रदर्शित की जाती है. सिंक्रनाइज़र सिंक्रनाइज़ेशन को जारी रखने से पहले विरोधों को हल करने के लिए क़दम उठा सकता है.

वर्तमान सिंक्रनाइज़र को सिंक्रनाइज़र कार्य दूसरे सदस्य को देने के लिए केवल उसी अनुरोध को स्वीकार करना चाहिए जिसकी SharePoint साइट पर पहुँच हो और जिनके पास SharePoint साइट की आवश्यक अनुमतियाँ हों.

कुछ परिस्थितियों में, सिंक्रनाइज़र का कार्य दूसरे सदस्य को देना चाहिए. उदाहरण के लिए, यदि सिंक्रनाइज़र किसी लंबी अवधि के लिए सिंक्रनाइज़ेशन प्रारंभ करने में अक्षम हो (शायद अवकाश के कारण), तो उसे किसी ऐसे दूसरे कार्यस्थान सदस्य को बता देना चाहिए जिसके पास सिंक्रनाइज़र बनने का अनुरोध भेजने के लिए आवश्यक क्रेडेंशियल्स हों. वैकल्पिक रूप से, सिंक्रनाइज़र एक शेड्यूल पर स्वचालित सिंक्रनाइज़ेशन सक्षम कर सकता है. लेकिन यह रणनीति जोख़िमभरी सकती है क्योंकि यह अनुमान हो जाता है कि सिंक्रनाइज़र का कंप्यूटर चलने में सक्षम होगा और सारे समय ऑनलाइन रहेगा.

स्थिति पट्‍टी में, सभी कार्यस्थान सदस्यों को वर्तमान सिंक्रनाइज़र का नाम दिखाई देता है और वे SharePoint साइट URL वाले संदेश बॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए उसके पास वाले फ़ोल्डर लिंक चिह्न को इंगित कर सकते हैं. आवश्यक क्रेडेंशियल्स वाले कार्यस्थान सदस्य वेब ब्राउज़र को खोलने के लिए फ़ोल्डर लिंक चिह्न को क्लिक कर सकते हैं और SharePoint साइट पर जा सकते हैं या संपादन मेनू पर SharePoint पर जाएँ क्लिक कर सकते हैं.

स्थिति पट्‍टी सभी सदस्यों को अंतिम सिंक्रनाइज़ेशन का दिनांक और समय की रिपोर्ट भी देती है. सभी सदस्य सिंक्रनाइज़ेशन शेड्यूल के बारे में जानकारी देखने के लिए कैलेंडर चिह्न क्लिक कर सकते हैं.

सिंक्रनाइज़र स्थिति पट्टी में से विकल्पों का चयन करके कई गतिविधियाँ प्रारंभ कर सकता है जिनमें सिंक्रनाइज़ करना, शेड्यूलिंग विकल्पों को परिवर्तित करना और सिंक्रनाइज़ेशन त्रुटियों को हल करना शामिल हैं.

सिंक्रनाइज़ेशन प्रा रंभ करने के विकल्प

सिंक्रनाइज़र के पास सिंक्रनाइज़ेशन प्रारंभ करने के लिए दो विकल्प होते हैं:

  • मैन्युअल सिंक्रनाइज़ेशन. इस विकल्प से, SharePoint फ़ाइल उपकरण और SharePoint साइट केवल तभी सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं जब सिंक्रनाइज़र सिंक्रनाइज़ेशन प्रारंभ करना चुनता है.

  • शेड्यूल किया गया सिंक्रनाइज़ेशन. इस विकल्प से, सिंक्रनाइज़र स्वचालित सिंक्रनाइज़ेशन के लिए एक निर्दिष्ट समय अंतराल सेट कर देता है.

    नोट: वर्तमान नेटवर्क ट्रैफ़िक के भार जैसे तथ्यों के आधार पर हो सकता है कि कभी-कभी शेडयूल किए गए सिंक्रनाइज़ेशन को सर्वर द्वारा अगले शेडयूल किए गए समय तक टाल दिया जाए.

SharePoint स्रोत नियंत्रण कार्य करने के बारे में

केवल सिंक्रनाइज़र ही SharePoint फ़ाइल उपकरण की फ़ाइलों में निम्न SharePoint स्रोत नियंत्रण कार्यों को कर सकता है:

  • फ़ाइलें चेक आउट करें. किसी फ़ाइल को चेक ऑउट करने से SharePoint साइट पर उपयोगकर्ताओं को उस फ़ाइल तक सीधी पहुँच से रोककर फ़ाइल को SharePoint साइट पर उसी समय अद्यतन करने पर एक अवरोध लगा दिया जाता है, जब वह SharePoint Workspace में अद्यतन की जा रही हो.

    नोट: यदि SharePoint फ़ाइल उपकरण में फ़ाइल के वर्तमान संस्करण में परिवर्तन अनसिंक्रनाइज़ न हों, तो फ़ाइल को चेक आउट करने से SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी में से फ़ाइल के सर्वाधिक नवीनतम संस्करण लाया जाता है. दूसरे शब्दों में, यदि आप SharePoint कार्यस्थान में फ़ाइल का संपादन करते हैं और तब चेक आउट करते हैं, तो आप SharePoint लायब्रेरी से मौलिक प्रतिलिपि के साथ उसके संपादित संस्करण को अधिलेखित नहीं कर पाएँगे.

  • फ़ाइल चेक इन करें. SharePoint फ़ाइल उपकरण से किसी फ़ाइल को चेक इन करने से उस फ़ाइल को SharePoint साइट पर अद्यतन किया जाता है और चेक आउट अवरोध निकाल दिया जाता है.

  • कोई चेक आउट रद्द करें. चेक ऑउट को रद्द कर देने से SharePoint साइट पर फ़ाइल से सरलता से अवरोध निकाला जाता है और उसे संपादित करने के लिए उपलब्ध कराया जाता है.

SharePoint फ़ाइल उपकरण वाले कार्यस्थानों को डुप्लिकेट बनाने या संग्रह करने के बारे में

आप ऐसे कार्यस्थानों का डुप्लिकेट बना सकते हैं या उन्हें संग्रह या टेम्पलेट फ़ाइलों के रूप में सहेज सकते हैं, जिनमें कोई SharePoint फ़ाइल उपकरण हो. हालाँकि, ध्यान दें कि डुप्लिकेट बनाए गए कार्यस्थान में या संग्रह अथवा टेम्पलेट फ़ाइलों से आपके द्वारा बनाए जाने वाले नए कार्यस्थान में SharePoint फ़ाइल उपकरण से उसका कनेक्शन SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी से नहीं रह पाता, और उसकी कार्यक्षमता घटकर एक मानक फ़ाइल उपकरण की हो जाएगी.

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