SharePoint कैलेंडर देखना और अद्यतन करना

आप कि‍सी SharePoint कैलेंडर को बि‍ल्कुल वैसे ही देख और अद्यतन कर सकते हैं, जैसे अपने Outlook कैलेंडर को करते हैं. आप कि‍सी SharePoint साइट से किसी कैलेंडर को Outlook कैलेंडर के साथ-साथ देखने के लिए Outlook का उपयोग कर सकते हैं, आप कैलेंडर्स का कोई अधि‍व्यापन देख सकते हैं जैसे कि‍ वे एक एकल कैलेंडर हो, और कैलेंडर्स के बीच ईवेंट्स की प्रति‍लि‍पि‍ भी बना सकते हैं.

नोट:  इस लेख में वर्णित सुविधाओं को आपके संगठन के वातावरण में Microsoft SharePoint तकनीकों की आवश्यकता होती है. इन सुविधाओं को SharePoint 2007 या नवीनतम के साथ सर्वोत्तम ढ़ग से कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि सर्वर पर Microsoft SharePoint का कौन सा संस्करण चल रहा है, तो नेटवर्क व्यवस्थापक से पूछें.

इस आलेख में

Outlook में SharePoint कैलेंडर तक पहुँचना

SharePoint कैलेंडर को किसी अन्य कैलेंडर के साथ अधि‍व्याप्त करना

Outlook का उपयोग करके SharePoint कैलेंडर से कोई ईवेंट जोड़ना

Outlook से कि‍सी SharePoint कैलेंडर को नि‍कालना

ई-मेल भेजकर कि‍सी SharePoint कैलेंडर से कोई ईवेंट जोड़ना

Outlook में SharePoint कैलेंडर तक पहुँचना

जब आप किसी SharePoint कैलेंडर को Microsoft Outlook 2010 से कनेक्ट करते हैं, तो यह आपके कैलेंडर फ़ोल्डर्स के साथ अन्य कैलेंडर्स के नीचे दिखाई देता है.

SharePoint साइट से कैलेंडर का Outlook में प्रकट होना

  1. कि‍सी वेब ब्राउज़र में, SharePoint साइट पर कैलेंडर खोलें.

    यदि‍ आप कैलेंडर का पता नहीं लगा सकें, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लि‍क करें, और तब अपने कैलेंडर का नाम क्लि‍क करें.

  2. कैलेंडर टैब पर, क्रियाएँ समूह में, Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करें.

  3. जब इस बात की पुष्टि करने का संकेत दिया जाए कि आप आप अपने कंप्यूटर पर किसी प्रोग्राम को खोलने के लिए वेबसाइट की अनुमति देना चाहते हैं, तो अनुमति दें क्लिक करें. जब इस बात की पुष्टि करने का संकेत दिया जाए कि आप SharePoint कैलेंडर को Outlook से कनेक्ट करना चाहते हैं, तो हाँ क्लि‍क करें.

    Outlook में, कैलेंडर में, SharePoint कैलेंडर को अन्य कैलेंडर्स के तहत नेविगेशन फलक में जोड़ा जाता है.

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SharePoint कैलेंडर को किसी अन्य कैलेंडर के साथ अधि‍व्याप्त करना

आप किसी SharePoint कैलेंडर को Outlook कैलेंडर्स या अन्य SharePoint कैलेंडर्स के साथ अधिव्याप्त कर सकते हैं, ताकि आप अपने सभी ईवेंट्स एक बार में देख सकें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint कैलेंडर नेविगेशन फलक में अन्य कैलेंडर के तहत कैलेंडर दृश्य में खुलता है. यह साथ-साथ कैलेंडर दृश्य में आपके डिफ़ॉल्ट कैलेंडर के आगे किसी अतिरिक्त कैलेंडर के रूप में दिखाई देता है, लेकिन आप किसी अन्य कैलेंडर, जिसे आप नहीं देखना चाहते हैं, के लिए चेक बक्सों को साफ़ कर सकते हैं.

  1. कैलेंडर में, नेविगेशन फलक में, जब तक अधि‍व्याप्त करने के लि‍ए इच्‍छि‍त कैलेंडर्स प्रदर्शि‍त हों तब तक अन्य कैलेंडर्स के चेक बॉक्स चयन करें या रि‍क्त करें.

    प्रत्येक कैलेंडर जिसका आप चयन करते हैं, अंतिम खोले गए कैलेंडर के दाईं ओर खुलता है.

  2. कैलेंडर टैब पर, SharePoint साइट से कैलेंडर का टैब , तीर बटन छवि क्लि‍क करें.

    जब आप तीर को इंगित करते हैं या उसे क्लिक करते हैं तो वह रंग परिवर्तित करता है. जब आप तीर क्लिक करते हैं, तो टैब बाएँ ले जाता है. कैलेंडर्स अब अधिव्यापन मोड में हैं.

  3. अन्य कैलेंडर को अधिव्याप्त में जोड़ने के लिए, पिछले चरणों को दोहराएँ.

    अधिव्याप्त मोड में दो कैलेंडर्स के टैब

किसी अधिव्याप्त किए गए संपर्क को निकालने के लिए, कैलेंडर टैब पर तीर क्लिक करें, या नेविगेशन फलक पर कैलेंडर के चेक बॉक्स को साफ़ करें.

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Outlook का उपयोग करके SharePoint कैलेंडर से कोई ईवेंट जोड़ना

आप अपने SharePoint कैलेंडर में अपॉइंटमेंट्स और पूरे दिन के ईवेंट बिल्कुल वैसे ही जोड़ सकते हैं, जैसे अपने Outlook कैलेंडर्स में जोड़ते हैं.

  1. Outlook में SharePoint कैलेंडर खोलें मुखपृष्ठ टैब पर, नया समूह में, ईवेंट का वह प्रकार क्लिक करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं.

    आप पुनरावर्ती ईवेंट्स भी बना सकते हैं, यद्यपि‍ कुछ कस्टम पुनरार्वन प्रति‍मान SharePoint कैलेंडर्स में उपलब्ध नहीं है.

  2. ईवेंट के बारे में जानकारी वैसे ही दर्ज करें जैसे आप सामान्यत: Outlook में करते हैं.

  3. सहेजें और बंद करें क्लि‍क करें.

युक्ति:  आप अपने SharePoint कैलेंडर और Outlook व्यक्ति‍गत कैलेंडर के बीच आइटम्स खींच सकते हैं, या आप उनकी प्रति‍लि‍पि‍ बना और चि‍पका सकते हैं.

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Outlook से कि‍सी SharePoint कैलेंडर को नि‍कालना

  1. कैलेंडर में, नेवि‍गेशन फलक में, अन्य कैलेंडर्स के तहत, नि‍कालने के लि‍ए इच्‍छि‍त कैलेंडर का चयन करें.

  2. कैलेंडर पर राइट-क्लि‍क करें, तब कैलेंडर फ़ोल्डर नाम हटाएँ क्लि‍क करें.

  3. जब आपको हटाने की पुष्टि करने का संकेत दिया जाता है, तो हाँ क्लिक करें.

    नोट:  यह प्रक्रि‍या कैलेंडर को केवल Outlook से नि‍कालती है, न कि‍ SharePoint साइट से.

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ई-मेल भेजकर कि‍सी SharePoint कैलेंडर से कोई ईवेंट जोड़ना

SharePoint कैलेंडर्स सेटअप कि‍ए जा सकते हैं ताकि‍ लोग ई-मेल भेजकर कैलेंडर आइटम्स जोड़ सकें यदि‍ आपकी साइट और कैलेंडर ई-मेल द्वारा सामग्री प्राप्त करने में सक्षम है.

जब आप किसी SharePoint साइट पर किसी कैलेंडर को कोई मीटिंग अनुरोध भेजते हैं, तो आप उसके साथ वैसे ही कार्य कर सकते हैं जैसे किसी SharePoint साइट पर अपने कैलेंडर में अन्य ईवेंट्स के साथ करते हैं. हालाँकि, जब आप परिवर्तन करते हैं तो SharePoint साइट्स पर कैलेंडर्स सहभागियों को अद्यतन स्वचालित रूप से नहीं भेजते हैं. उदाहरण के लिए, जब आप किसी मीटिंग का स्थान परिवर्तित करते हैं, तो आपको सहभागियों को परिवर्तन के बारे में सूचित करना होगा.

मैं कैसे कह सकता हूँ कि SharePoint कैलेंडर ई-मेल प्राप्त करने के लिए सेट है?

इससे पहले कि‍ आप कि‍सी कैलेंडर को ई-मेल भेजें, आपको यह जानना होगा कि‍ कैलेंडर ई-मेल प्राप्त करने में सक्षम है या नहीं, और यदि‍ है तो पता प्राप्त करें.

कैलेंडर के लि‍ए ई-मेल पता प्राप्त करने के लि‍ए निम्न में से कोई एक या अधि‍क कार्य करें:

  • पता पुस्तिका में देखें. यदि वहाँ ई-मेल पता नहीं है, तो आप इसे उस व्यक्ति से प्राप्त कर सकते हें जो कैलेंडर सेट करता है. तब आप इसे अपनी संपर्क सूची में जोड़ सकते हैं, ताकि आप इसे बाद में आसानी से ढूँढ़ सकें.

  • अपने कैलेंडर का विवरण देखें, जो कैलेंडर शीर्षक के ठीक नीचे दिखाई देता है. हो सकता है कि आपके साइट स्वामी ने कैलेंडर का ई-मेल पता उसके वर्णन में जोड़ दिया हो.

  • यदि‍ आपके पास कैलेंडर सेटिंग्स देखने की अनुमति‍ है, तो सूची के लि‍ए ई-मेल सेटिंग्स देखें:

    1. कि‍सी वेब ब्राउज़र में, अपनी SharePoint साइट पर कैलेंडर खोलें.

      यदि‍ आपके कैलेंडर का नाम प्रकट नहीं होता है, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लि‍क करें, और तब अपने कैलेंडर का नाम क्लि‍क करें.

    2. कैलेंडर टैब पर, सेटिंग्स समूह में, सूची सेटिंग्स क्लिक करें.

यदि‍ कैलेंडर ई-मेल प्राप्त करने में सक्षम है, तो उसका ई-मेल पता सूची जानकारी के तहत, ई-मेल पता के आगे प्रकट होता है.

  • आपका संगठन SharePoint समूहों का उपयोग कर सकता है, जो सदस्यों को एक दूसरे को संदेश भेजने में सक्षम करता है. SharePoint समूह पते में कैलेंडर के पते हो सकते हैं, ताकि जब आप समूह के सदस्यों को मीटिंग अनुरोध भेजें, तो आइटम्स स्वचालित रूप से आपके SharePoint कैलेंडर में जोड़ दिए जाएँ. इस स्थिति में, आप कैलेंडर के लिए SharePoint समूह पते का उपयोग कर सकते हैं.

कोई कैलेंडर आइटम भेजने के लि‍ए, Outlook का उपयोग कर कोई मीटिंग अनुरोध या कोई अपॉइंटमेंट भेजें जैसा आप सामान्यत: करते हैं. मीटिंग अनुरोध के प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में, SharePoint कैलेंडर का पता जोड़ें. या यदि आपका SharePoint समूह पहले से ही कैलेंडर में शामिल है, तो उसके स्थान पर SharePoint समूह का ई-मेल पता जोड़ें.

कैलेंडर्स को आइटम्स में अनुलग्नकों को ई-मेल के द्वारा प्राप्त करने के लिए भी सेट किया जा सकता है. अपने सूची आइटम के साथ कोई अनुलग्नक शामिल करने के लिए, अपने मीटिंग अनुरोध में फ़ाइल अनुलग्न करें जैसा कि आप साधारणत: करते हैं.

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