Outlook Online में संदेश फ़ोल्डर्स के साथ कार्य करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपको भेजे गए संदेश आपके इनबॉक्स में संग्रहीत होते हैं. लेकिन आप अपने संदेशों को किसी पदानुक्रम फ़ोल्डर सिस्टम में व्यवस्थित कर सकते हैं और इसे अपनी आवश्यकताओं में परिवर्तन के अनुसार समायोजित कर सकते हैं.

इस आलेख में

डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स

फ़ोल्डर्स के लिए राइट-क्लिक मेनू

फ़ोल्डर्स बनाना

फ़ोल्डर्स ले जाना

पसंदीदा

अवधारण और संग्रह नीति असाइन करना

हटाए गए आइटम फ़ोल्डर

मुझे और क्या जानने की आवश्यकता है?

यदि मैं और अधिक जानना चाहूँ तो?

डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स

आपका खाता इन डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स के साथ प्रारंभ होता है:

  • इनबॉक्स आवक संदेश तब तक आपके इनबॉक्स में आते हैं जब तक कि आपने इन्हें किसी अन्य फ़ोल्डर में पुनर्निर्देशित करने के लिए कोई इनबॉक्स नियम न बनाया हो, या वे रद्दी ईमेल के रूप में न पहचाने जाते हों.

  • प्रारूप यदि आप संदेश लिखते हैं या कोई प्रतिसाद देते हैं, लेकिन इसे अभी पूरा नहीं कर सकते, तो इसे स्वचालित रूप से आपके प्रारूप फ़ोल्डर में सहेजा जाएगा. आप संदेश पर बाद में वापस आ सकते हैं ताकि इसे संपादित करना जारी रखें, और फिर इसे भेजें.

  • भेजे गए आइटम डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक संदेश की एक प्रतिलिपि को आपके भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में रखा जाता है.

  • हटाए गए आइटम जब आप कोई संदेश हटाते हैं, तो इसे हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है.

  • रद्दी ईमेल वे संदेश जिनमें रद्दी ईमेल की विशेषताएँ हैं लेकिन आपके मेलबॉक्स पर पहुँचने से पहले उन्हें किसी स्पैम फ़िल्टर के द्वारा अवरोधित नहीं किया गया है, तो ऐसे संदेश स्वचालित रूप से इस फ़ोल्डर में ले जाए जाएँगे. रद्दी ईमेल और फ़िशिंग के बारे में जानना में आपके रद्दी ईमेल फ़ोल्डर के बारे में अधिक जानकारी है.

  • नोट्स यह फ़ोल्डर केवल-पढ़ने के लिए है. इस फ़ोल्डर में आइटम्स को बनाने या संपादित करने के लिए आपको Outlook का उपयोग करना आवश्यक है.

हो सकता है कि आपके व्यवस्थापक द्वारा बनाए गए अन्य फ़ोल्डर्स आपको दिखाई दें.

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फ़ोल्डर्स के लिए राइट-क्लिक मेनू

आपके द्वारा किसी फ़ोल्डर के साथ किए जाने वाले अधिकांश कार्य राइट-क्लिक मेनू पर मिलेंगे. फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक कर आपके द्वारा की जा सकने वाली कार्रवाइयाँ:

  • नया फ़ोल्डर बनाएँ राइट-क्लिक किए जाने वाले फ़ोल्डर में एक नया सबफ़ोल्डर बनाने के लिए इसका उपयोग करें.

  • नाम बदलें फ़ोल्डर का नाम बदलें. आप इनबॉक्स फ़ोल्डर जैसे किसी डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर का नाम नहीं बदल सकते.

  • हटाएँ संपूर्ण फ़ोल्डर को हटाएँ. हटाएँ द्वारा फ़ोल्डर और उसकी सामग्री को हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाएगा.

  • रिक्त किसी भी सबफ़ोल्डर सहित, फ़ोल्डर में से सब कुछ हटाया जाता है.

  • पसंदीदा में जोड़ें वर्तमान फ़ोल्डर को आपके पसंदीदा में जोड़ा जाता है.

  • ले जाएँ एक विंडो खोलता है जहाँ आप फ़ोल्डर का चयन इस फ़ोल्डर को उसमें ले जाने के लिए कर सकते हैं. आप किसी फ़ोल्डर का चयन करके और उसे खींच कर किसी इच्छित स्थान पर ले जा सकते हैं.

  • सभी को पढ़ा गया चिह्नित करें फ़ोल्डर के प्रत्येक आइटम को पढ़ा गया चिह्नित किया जाता है.

  • नीति असाइन करें हो सकता है कि यह सुविधा आपके लिए उपलब्ध न हो. यदि यह उपलब्ध है, तो फ़ोल्डर के संदेशों को अवधारण या संग्रह नीति असाइन करने के लिए आप इसका उपयोग कर सकते हैं.

  • अनुमतियाँआप अन्य उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स में फ़ोल्डर्स पर पहुँच दे सकते हैं.

नोट: हो सकता है कि आपके खाते में कुछ सुविधाएँ उपलब्ध न हों.

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फ़ोल्डर्स बनाना

अपने संदेशों को इच्छित तरीके से व्यवस्थित करने के लिए आप अतिरिक्त फ़ोल्डर्स बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए या एक विशेष व्यक्ति द्वारा भेजे गए सभी संदेशों के लिए या अपनी सदस्यता वाले किसी वितरण समूह पर भेजे गए सभी संदेशों के लिए आप एक फ़ोल्डर बना सकते हैं.

नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, उस पैरेंट फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसमें आप एक नया फ़ोल्डर बनाना चाहते हैं. यदि आप एक शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर चाहते हैं (आपके इनबॉक्स के समान स्तर का फ़ोल्डर), तो आप अपने मेलबॉक्स का उपयोग पैरेंट फ़ोल्डर के रूप में करेंगे.

एक ऐसा फ़ोल्डर बनाने के लिए जो कि आपके इनबॉक्स का एक सबफ़ोल्डर है:

  1. अपने इनबॉक्स पर राइट-क्लिक करें.

  2. नया फ़ोल्डर बनाएँ का चयन करें.

  3. वह नाम लिखें जिसे आप इस फ़ोल्डर के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

  4. E nter दबाएँ.

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फ़ोल्डर्स ले जाना

किसी फ़ोल्डर को ले जाने के दो तरीके हैं.

  • ले जाए जाने के लिए इच्छित फ़ोल्डर पर क्लिक करें और उसे किसी इच्छित स्थान पर खींचें.

  • उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं और ले जाएँ का चयन करें. एक विंडो पॉप-अप होगी जिसे यह चुनने के लिए उपयोग किया जा सकता है कि फ़ोल्डर को किस फ़ोल्डर के अंदर ले जाना है. उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसमें आप ले जाना चाहते हैं और ले जाएँ का चयन करें. या फ़ोल्डर को ले जाए बिना फ़ोल्डर ले जाएँ विंडो बंद करने के लिए रद्द करें का चयन करें.

  • इच्छित पैरेंट फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके और नया फ़ोल्डर बनाएँ का चयन कर आप वह नया फ़ोल्डर बना सकते हैं जिसमें फ़ोल्डर को ले जाया जाना है.

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पसंदीदा

यह असामान्य नहीं है कि आपके पास कई फ़ोल्डर्स हों और आपके लिए अपने सबसे महत्वपूर्ण फ़ोल्डर्स का ट्रैक रख पाना कठिन हो जाता हो. उन फ़ोल्डर्स का ट्रैक रखना आसान बनाने के लिए, आप उन्हें अपने पसंदीदा फ़ोल्डर्स में जोड़ सकते हैं. पसंदीदा आपकी फ़ोल्डर सूची में तब तक प्रकट नहीं होते हैं जब तक कि आपके द्वारा पसंदीदा में कोई एक फ़ोल्डर न जोड़ा गया हो. पसंदीदा में फ़ोल्डर जोड़ने से फ़ोल्डर को ले जाया नहीं जाता है, बल्कि इसका एक लिंक बनाया जाता है.

  • पसंदीदा में फ़ोल्डर जोड़ने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और पसंदीदा में जोड़ें का चयन करें.

  • आप पसंदीदा में फ़ोल्डर्स पर क्लिक कर और उन्हें खींच कर या उन पर राइट-क्लिक करके और फिर सूची में ऊपर ले जाएँ या सूची में नीचे ले जाएँ चयन करके, फ़ोल्डर्स को पुनः क्रम दे सकते हैं.

  • पसंदीदा से कोई फ़ोल्डर निकालने के लिए, पसंदीदा में उस पर राइट-क्लिक करें और पसंदीदा से निकालें का चयन करें. ऐसा करने से केवल फ़ोल्डर के लिंक को पसंदीदा से निकाला जाता है; इससे फ़ोल्डर को आपके मेलबॉक्स से नहीं हटाया जाएगा.

आप किसी सार्वजनिक फ़ोल्डर Outlook डेस्कटॉप में अपने पसंद फ़ोल्डर में जोड़ सकते हैं। उसके बाद Outlook Web App में, आप वे ही सार्वजनिक फ़ोल्डर के अंदर कुछ फ़ंक्शन कर सकते हैं। नोट ये क्रियाएँ कैलेंडर, संपर्क, मेल, और पोस्ट में केवल सार्वजनिक फ़ोल्डर्स किया जा सके कि।

Outlook डेस्कटॉप में अपनी पसंद के लिए एक सार्वजनिक फ़ोल्डर जोड़ने के बाद, सार्वजनिक फ़ोल्डर में निम्न कार्य करने के लिए आप Outlook Web App का उपयोग कर सकते हैं:

  • आइटम बनाएँ

  • आइटम पुनर्प्राप्त करें

  • आइटम अद्यतन करें

  • आइटम हटाएँ

Outlook डेस्कटॉप में किसी सार्वजनिक फ़ोल्डर बनाएँ और इसे अपनी पसंदमें जोड़ने के तरीके के बारे में जानकारी के लिए, Outlook में कोई सार्वजनिक फ़ोल्डर बनाएँदेखें।

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अवधारण और संग्रह नीति असाइन करना

संदेश एक निश्चित समय तक आपके मेलबॉक्स में होने के बाद, संग्रह नीतियाँ और अवधारण नीतियाँ स्वचालित रूप से संदेशों को ले जाने या हटाने के लिए उपयोग की जा सकती हैं. नीतियाँ और उन्हें असाइन करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Outlook Online में अवधारण और संग्रह नीति देखें.

नोट: नीतियाँ आपके संगठन के व्यवस्थापक द्वारा नियंत्रित की जाती हैं. हो सकता है कि आपके खाते के लिए नीतियाँ उपलब्ध न हों.

हटाए गए आइटम फ़ोल्डर

जब आप किसी संदेश को हटाते हैं, तो पहले उसे हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले लाया जाता है. आप या तो संदेशों को वहीं रहने दे सकते हैं, या आप Outlook Web App को साइन आउट करने पर हटाए गए आइटम फ़ोल्डर्स को स्वचालित रूप से रिक्त करने पर सेट कर सकते हैं. हो सकता है कि आपके व्यवस्थापक ने आइटम्स को दिनों की एक प्रीसेट संख्या तक आपके हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में रखे जाने के बाद उन्हें रिक्त करने के लिए एक नीति सेट की हो. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि एक ऐसी नीति हो जिससे किसी भी चीज़ को आपके हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में 30 दिनों तक रखे जाने के बाद निकाल दिया जाता हो. अधिक जानकारी के लिए, हटाए गए आइटम्स पुनर्प्राप्त करना देखें.

आपके साइन आउट करने पर आपके हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर को रिक्त करने हेतु कॉन्फ़िगर करने के लिए:

  1. गियर चिह्न सेटिंग्स चिह्न > विकल्प > सेटिंग्स > मेल का चयन करें.

  2. संदेश विकल्प पर नीचे की ओर स्क्रॉल करें.

  3. मेरे साइन आउट होने पर हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को रिक्त करें चेक करें

  4. अपने परिवर्तन सहेजने के लिए सहेजें का चयन करें.

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मुझे और क्या जानने की आवश्यकता है?

  • आपके द्वारा बनाए जाने वाले फ़ोल्डर्स आपके डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स के समान स्तर पर ही हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, इनबॉक्स या भेजे गए आइटम फ़ोल्डर. या, आप किसी भी मौजूदा ईमेल फ़ोल्डर के अंतर्गत सबफ़ोल्डर्स बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने इनबॉक्स के अंतर्गत सबफ़ोल्डर्स बना सकते हैं.

  • आपके द्वारा फ़ोल्डर सूची में हाल ही में बनाए गए किसी फ़ोल्डर को देखने के लिए आपको अपना ब्राउज़र ताज़ा करना पड़ सकता है.

  • डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स (इनबॉक्स, प्रारूप, भेजे गए आइटम और हटाए गए आइटम्स) हमेशा फ़ोल्डर सूची के शीर्ष पर प्रकट होते हैं. आपके द्वारा समान स्तर पर बनाए जाने वाले अन्य फ़ोल्डर उन चारों के नीचे वर्णानुक्रम अनुसार प्रकट होंगे. सबफ़ोल्डर्स हमेशा अपने पैरेंट फ़ोल्डर में वर्णमाला के क्रम में प्रकट होते हैं.

  • आपके द्वारा पसंदीदा में जोड़े जाने वाले फ़ोल्डर्स आपके इच्छित क्रम में व्यवस्थित किए जा सकते हैं.

  • कुछ फ़ोल्डर, उदाहरण के लिए, इनबॉक्स, का नाम नहीं बदला जा सकता. यदि फ़ोल्डर का नाम बदला नहीं जा सकता, तो मेनू में नाम बदलें विकल्प मंद प्रकट होगा.

  • जब आप कोई फ़ोल्डर हटाते हैं, तो उसे हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है. फ़ोल्डर को तब तक स्थायी रूप से नहीं हटाया जाता है जब तक कि आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को रिक्त नहीं करते हैं या हटाए गए आइटम फ़ोल्डर से फ़ोल्डर को नहीं हटाते हैं.

  • आप अपने द्वारा चुने जाने वाले मापदंड के आधार पर आवक संदेशों को स्वचालित रूप से विशिष्ट फ़ोल्डर्स में ले जाने के लिए इनबॉक्स नियमों का उपयोग कर सकते हैं.

  • यदि संदेश आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर के अलावा किसी अन्य फ़ोल्डर में जा रहे हैं, तो संभवत: आपने कोई इनबॉक्स नियम बनाया है, जो उन्हें ले जा रहा है.

  • आप संदेशों का संदेश सूची से चयन करके और उन्हें उस फ़ोल्डर में खींचकर, जिसमें आप उन्हें ले जाना चाहते हैं, संदेशों को एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं. आप विकल्प मेनू देखने के लिए किसी संदेश पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं.

  • यदि आपको अपने मेलबॉक्स से संदेश बाहर ले जाने की आवश्यकता है, लेकिन आप उन्हें सहेजना चाहते हैं, तो आप उन संदेशों को ले जाने के लिए Outlook का उपयोग और .pst फ़ाइल का सेट अप बना सकते हैं. संदेश केवल तभी उपलब्ध होंगे, जब आप Outlook का उपयोग कर रहे हों और .pst फ़ाइल तक पहुँच प्राप्त कर सकते हों. अधिक जानकारी के लिए, Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst और .ost) का परिचय और अपनी जानकारी सहेजने के लिए Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) बनाना देखें. एक बार आपके द्वारा .pst फ़ाइल बनाए जाने पर आप उसे Outlook में किसी अन्य फ़ोल्डर की तरह उपयोग कर सकते हैं .

  • आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश की प्रतिलिपि स्वचालित रूप से आपके भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में संग्रहीत की जाती है.

यदि मैं और अधिक जानना चाहूँ तो?

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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