Outlook 2010 के लिए उच्चतम व्यवहार

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

यह आलेख Microsoft Outlook 2010 बनाने वाली उत्पाद टीम द्वारा लिखा गया था जिसका प्रमुख संभव कारण था-इसके लिए हमारे ग्राहकों द्वारा की गई माँग. Outlook 2010 को बहुत से दर्शकों द्वारा कई कार्य आवश्यकताओं और शैलियों का उपयोग किए जाने के लिए डिजाइन किया गया है. यद्यपि प्रोग्राम में कार्य करने का कोई एक "सही तरीका" नहीं है, लेकिन ऐसे कुछ तरीके हम जानते हैं जो कि अन्य से अधिक आसान हैं. हमें उम्मीद है कि बेहतरीन कार्यप्रणाली के बारे में अवगत रहकर आप Outlook का उपयोग करके यथासंभव बेहतर अनुभव प्राप्त करेंगे.

यह मार्गदर्शिका Outlook 2010 का अधिकतम लाभ उठाने के बारे में हमारे सुझाव का वर्णन करती है. हालाँकि, यह विस्तारपूर्ण मार्गदर्शिका नहीं है. सूचना प्रबंधन की आपकी आवश्यकताओं में Outlook का लाभ लेने में आपकी मदद के लिए कुछ मुख्य परिदृश्यों को शामिल किया गया है.

यह मार्गदर्शिका उनके लिए है जो:

  • किसी बड़ी कंपनी के IT विभाग में कार्य करते हैं.

  • एक दिन में 30 से अधिक ईमेल संदेश प्राप्त करते हैं.

  • प्रतिदिन संदेशों को भेजने और प्राप्त करने के लिए तथा मीटिंग्स सेट करने या उसमें भाग लेने के लिए अधिकांश समय Outlook 2010 का उपयोग करने में व्यतीत करते हैं.

  • किसी Microsoft Exchange Server खातेके साथ Outlook 2010 उपयोग कर रहे हैं।

आपके सर्वर सेटअप या संगठन के आकार पर ध्यान दिए बिना, यह दस्तावेज़ आपके लिए उपयोगी हो सकता है.

IT व्यवस्थापकों के लिए

Office 2010 लोगो के साथ प्रारंभ किए गए वाक्य Office 2010 लोगो अन्य Microsoft Office 2010 उत्पादों जैसे Microsoft OneNote 2010, और Microsoft SharePoint Server के संदर्भ हैं. स्वत: संग्रह और Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst) का उल्लेख करने वाले वाक्यों को फ़ाइल कैबिनेट संग्रह चिह्न के चिह्न से चिह्नित किया जाता है. यदि आपका संगठन इन उत्पादों या सुविधाओं को परिनियोजित नहीं करता है तो इन वाक्यों को संपूर्ण दस्तावेज़ और कार्य प्रवाह पर विपरीत प्रभाव डाले बिना छोड़ा जा सकता है.

इस आलेख में

बेहतर समय प्रबंधन के मूलभूत सिद्धांत

Outlook 2010 सेट करना: लेआउट

फ़ोल्डर

नियम

करने-के-लिए पट्टी

सूचनाएँ

श्रेणियाँ

त्वरित चरण

चार D के साथ अपना इनबॉक्स अनुकूलित करना

दैनिक समीक्षा: अपने समय और कार्यों को प्रबंधित करना

कार्य: अपना कार्य करना

विशिष्ट संदेश ढूँढना: प्रभावी रूप से खोजना

किसी व्यक्ति विशेष का संदेश ढूँढने का तरीका

बढ़िया ई-मेल संदेशों को लिखना

कैलेंडर और मीटिंग्स

संपर्क

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

संदर्भ

लेखक के बारे में

बेहतर समय प्रबंधन के मूलभूत सिद्धांत

Outlook 2010 आपके ईमेल संदेशों, कैलेंडर, संपर्कों और कार्यों को प्रबंधित करने में आपकी मदद के लिए एक उपकरण है. इस प्रकार, यह न केवल आपके संचार के बल्कि आपके समय-प्रबंधन का भी केंद्र है. Outlook 2010 का अधिकतम लाभ लेने के लिए हम कुछ मूलभूत सिद्धांतों का सुझाव देते हैं:

  • आप जिन स्थानों पर संदेशों को पढ़ते हैं उनकी संख्या कम करें. आपको जो संदेश पढ़ने हैं उन्हें किसी एक स्थान — अपने इनबॉक्स पर नियमों की श्रृंखला का उपयोग करके फ़िल्टर करें.

  • कुछ संदेश जाने दें. आपको जिन संदेशों को पढ़ना है उन्हें अपने इनबॉक्स में भेजने के लिए नियमों का उपयोग करें, और फिर शेष संदेशों को अपने संपर्क समूह या वितरण सूची, फ़ोल्डर्स (संपर्क समूह फ़ोल्डर्स) में अप्रभावित रहने दें. आपको मिलने वाले सभी संदेशों को पढ़ना — आवश्यक नहीं है — और अत्यधिक संदेश मिलने की स्थिति में आप संभवत: ऐसा कर भी नहीं सकते. केवल महत्वपूर्ण संदेश ही आपके इनबॉक्स में जाने चाहिए. उदाहरण के लिए, किसी समस्या से बचने के लिए शेष संदेशों को रखना — आपके लिए उपयोगी हो सकता है.

  • मैन्युअल रूप से संदेशों को फ़ाइल करने के स्थानों की संख्या कम करें. संदेशों का पता लगाने के लिए खोज पर आश्रित रहने से फ़ाइलिंग करने के झंझट से बचा जा सकता है.

  • चार D का उपयोग करके अपने संदेश संसाधित करें. अपने संदेश पढ़ते समय, निर्णय करें कि या तो:

    • उसे हटाएँ (Delete it).

    • उसका (Do it - प्रतिसाद या फ़ाइल संदर्भ के लिए) उपयोग करें.

    • उसे किसी अन्य को भेज दें (Delegate it - अग्रेषित करें).

    • अपनी कार्य सूची में (श्रेणियों और ध्वजों का उपयोग करके) किसी दूसरी समीक्षा के लिए इसे स्थगित करें (Defer it).

  • अपनी करने-के-लिए सूची को एक सूची में सीमित करें. आपको जो करना है, उसे प्रबंधित करने हेतु किसी एकल करने-के-लिए सूची और एकल कैलेंडर का उपयोग करें.

  • बैचेस में कार्य करें. समान कार्यों का एक साथ समूह बनाने में मदद के लिए श्रेणियों का उपयोग करें.

  • संदेश भेजते समय बेहतर निर्णय लें. श्रेष्ठ संदेश लिखने के लिए क्या करें और क्या नहीं करें नियमों का पालन करें.

  • अपने कैलेंडर और कार्य की नियमित रूप से समीक्षा करें.

यदि आप यहाँ बताई गई सभी बेहतरीन कार्यप्रणालियों का उपयोग नहीं करते हैं, तो केवल कुछ का पालन करना भी आपके Outlook 2010 के अनुभव को बेहतर बनाएगा.

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Outlook 2010 सेट करना: लेआउट

इन बेहतरीन कार्यप्रणालियों का पालन करने का प्रथम चरण है, Outlook 2010 का उपयोग करने के अपने तरीके को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए सिस्टम सेट अप करना. यह बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है:

अनुशंसित लेआउट को सेट करने के विवरण के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न अनुभाग देखें.

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फ़ोल्डर

यह बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है:

  • जिन संदेशों को आपको संसाधित करना है (कार्य करना है) उनके लिए एक इनबॉक्स हो. आपका इनबॉक्स प्रत्यक्ष रूप से आपको भेजे गए संदेशों या आपके पढ़ने के लिए महत्वपूर्ण हो सकने वाले संदेशों के लिए है.

यदि आप कई संदेश प्राप्त करते हैं जो विभिन्न लोगों के बीच आदान-प्रदान किए जाते हैं तो वार्तालाप दृश्य को परिवर्तित करें. अन्यथा दिनांक व्यवस्था (डिफ़ॉल्ट व्यवस्था) का उपयोग करें. स्वचालित स्वरूपण नियमों का उपयोग केवल आपको भेजे गए सभी संदेशों को नीला बनाने के लिए करें.

  • जिन संदर्भ सामग्री की आपको बाद में आवश्यकता हो सकती है उन सभी के लिए, इनबॉक्स के अंतर्गत, एकल संदर्भ फ़ोल्डर है. इस फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से (जैसे किसी नियम के साथ) कुछ भी फ़ाइल नहीं किया जाता है. इस फ़ोल्डर को 1-संदर्भ नाम दें. (आपके 1- जोड़ते ही यह इनबॉक्स के अंतर्गत पहला आइटम बन जाएगा.) यह फ़ोल्डर इनबॉक्स के अंतर्गत बनाया जाता है ताकि आप इनबॉक्स को संक्षिप्त कर सकें और उसे दृश्य से निकाल सकें.

संग्रह चिह्न इस फ़ोल्डर को वार्षिक रूप से स्वतः संग्रहीत किए जाने पर सेट करें.

नोट:  यदि यह फ़ोल्डर बहुत बड़ा (10,000 आइटम या अधिक) हो जाता है, तो Outlook 2010 इस फ़ोल्डर में स्विच करते समय धीमा हो सकता है.

  • करियर-संबंधित, निजी और व्यक्तिगत संदेशों के लिए एक फ़ोल्डर है. व्यक्तिगत और करियर-संबंधित जानकारी के लिए एक अलग फ़ोल्डर आपको तब किसी संदेश को खोजने के लिए स्वतंत्रता देता है, जब आपके पास कोई खड़ा हो, आपको यह चिंता नहीं होती कि कोई व्यक्तिगत रूप से संवेदनशील संदेश प्रकट हो सकता है. इस फ़ोल्डर को 2-व्यक्तिगत नाम दें. प्रबंधकों के पास अपने कर्मचारियों पर प्रतिक्रिया के लिए कोई एकल फ़ोल्डर हो सकता है जो 3-प्रबंधन कहलाता है.

संग्रह चिह्न इन फ़ोल्डर को वार्षिक रूप से स्वतः संग्रहीत किए जाने पर सेट करें.

  • संपर्क समूह संदेशों के लिए फ़ोल्डर्स का एक सेट. संपर्क समूहों (सूची सर्वर्स या मेलिंग सूचियाँ या वितरण सूचियाँ के नाम से भी जाने जाते हैं) को भेजे गए सभी संदेशों को पढ़ने की आवश्यकता नहीं है. फ़ोल्डर का यह सेट आपके इनबॉक्स में स्वचालित रूप से वितरित नहीं किए जाने वाले सभी संपर्क समूह संदेशों का एक संग्रह है. अपने इनबॉक्स के अंतर्गत कोई एकल, शीर्ष-स्तर फ़ोल्डर बनाएँ, जिसे संपर्क समूहकहा जाता है और फिर संपर्क समूह के प्रत्येक विषय के लिए एक सबफ़ोल्डर बनाएँ. सामान्यतः एक फ़ोल्डर प्रति संपर्क समूह पर्याप्त होता है लेकिन यदि आप कई संबंधित संपर्क समूहों में हैं, तो सभी संदेशों के उसी फ़ोल्डर में वितरित होने पर विचार करें.

शीर्ष-स्तर संपर्क समूह फ़ोल्डर संक्षिप्त करें ताकि उसके नीचे के फ़ोल्डर्स में न पढ़े गए संदेशों से आपका ध्यान भंग न हो.

नोट:  यदि आपको संपर्क समूह पर प्रत्येक संदेश पढ़ने की आवश्यकता है तो इसके लिए कोई फ़ोल्डर न बनाएँ. ये संदेश सीधे आपके इनबॉक्स में जाएँगे.

संग्रह चिह्न यदि आपके संपर्क समूह फ़ोल्डर्स समय संवेदी हैं तो उन्हें प्रत्येक छः महीने या नियमित रूप से स्वतः संग्रह के लिए सेट करें — उदाहरण के लिए, किसी संपर्क समूह को कारपूल सवारी ढूँढने के लिए प्रतिदिन संग्रहीत होना चाहिए.

  • RSS फ़ीड्स के लिए फ़ोल्डर्स का सेट. RSS, संपर्क समूहों के फ़ोल्डर्स के सेट के समान ही डेटा के एक अन्य सेट का प्रतिनिधित्व करता है जो हो सकता है कभी-कभी रूचिकर जानकारी रखता हो, लेकिन उसे नियमित रूप से या अत्यावश्यकता की उसी भावना के साथ पढ़ने की आवश्यकता नहीं होती, जब संदेश सीधे आपको भेजे जाते हैं. Outlook 2010 इन फ़ोल्डर्स को स्वचालित रूप से बनाता है.

खोज फ़ोल्डर्स

खोज फ़ोल्डर्स विभिन्न मेल और RSS फ़ोल्डर्स से जानकारी एकत्र करने के लिए उपयोगी होते हैं. खोज फ़ोल्डर्स विशेष रूप से तब उपयोगी हो सकते हैं जब आपको ऐसी जानकारी एकत्रित करने की आवश्यकता हो जो भिन्न फ़ोल्डर्स में सहेजी गई है — उदाहरण के लिए, जब तिमाही मीटिंग की तैयारी की जा रही हो.

यदि आप बड़ी मात्रा में संदेश प्राप्त करते हैं (एक दिन में 200 से अधिक संदेश), तो खोज फ़ोल्डर्स आपके लिए भिन्न प्रेषकों के मेल पार्स करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है.

नेविगेशन फलक में पसंदीदा अनुभाग

पसंदीदा (वैकल्पिक)

पसंदीदा उन फ़ोल्डर्स को प्रदर्शित करता है जो आपकी मेल फ़ोल्डर सूची में दबे रह जाते हैं.

पसंदीदा, जो कि आपके मेल फ़ोल्डर्स का एक सबसेट है, नेविगेशन फलक के शीर्ष पर प्रकट होता है. इस सिस्टम के कार्य करने के लिए पसंदीदा का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आपके पास छोटी स्क्रीन है, तो आप नेविगेशन फ़लक को छोटा कर सकते हैं और तब भी सफलतापूर्वक अपने संदेशों को छोटी की गई पट्टी पर खींच कर फ़ाइल कर सकते हैं, सामान्य खोज कर सकते हैं, और कैलेंडर, संपर्क, और कार्य पर नेविगेट कर सकते हैं.

आपके पसंदीदा में निम्न फ़ोल्डर्स का होना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है: इनबॉक्स, 1-संदर्भ, भेजे गए आइटम्स, और हटाए गए आइटम्स.

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नियम

आपके Outlook को व्यवस्थित करने का लक्ष्य आपके इनबॉक्स से अनावश्यक "चीज़ों" की मात्रा कम करना और सबसे महत्वपूर्ण आइटम्स को शीर्ष पर लाना है. आपके द्वारा सेट मापदंड पर आधारित फ़ोल्डर्स में संदेशों को ले जाकर, नियम इस प्रक्रिया में मदद करते हैं. नियम केवल अवश्य-पढ़ें आइटम्स के लिए आपके इनबॉक्स में आने वाले संदेशों को फ़िल्टर करते हैं.

निम्न नियमों को रखना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है (इन नियमों को सेट करने के विवरण इस पत्र के अंत में FAQ में हैं):

  • स्वचालित उत्तर    ऐसे सभी प्रतिसादों को, जिनमें हटाए गए आइटम्स की सामग्री नहीं है, मीटिंग्स में ले जाएँ. आप मीटिंग विंडो के अंदर ट्रैकिंग टैब को जाँच कर देख सकते हैं कि किसने मीटिंग को स्वीकार किया है.

  • प्रति: मैं    सीधे आपको भेजा गया या आपको प्रतिलिपि पंक्ति में रखकर भेजा गया कोई भी संदेश इनबॉक्स में भेजा जाता है और इसे अन्य नियमों द्वारा संसाधित नहीं किया जाता, भले ही इसे किसी संपर्क समूह को भी भेजा गया हो.

  • इनबॉक्स में भेजे गए मीटिंग अनुरोध    सभी मीटिंग अनुरोध, भले ही किसी संपर्क समूह को भेजे गए हों, इनबॉक्स में भेजे जाने चाहिए.

  • भेजे गए आइटम्स को स्थगित करें    यह नियम भेजे जा रहे संदेश को एक मिनट या अधिक समय तक विलंबित करता है. इस नियम का उपयोग करते समय, यह सुनिश्चित करें कि कंप्यूटर को बंद करने से पहले आपके संदेश भेजे जा चुके हों.

नोट:  Office 2010 लोगो यह केवल-क्लाइंट-पक्ष नियम है; यह Outlook Web App (OWA) पर यह कार्य नहीं करेगा.

  • संपर्क समूह    किसी संपर्क समूह को भेजा गया कोई भी ईमेल संदेश, संपर्क समूह फ़ोल्डर में भेजा जाता है — जब तक कि इसके कीवर्ड इसे आपके लिए महत्वपूर्ण होने का सुझाव न दें, इस स्थिति में इसे आपके इनबॉक्स में भेजा जाता है. समान एकाधिक संपर्क समूहों द्वारा इसी नियम का उपयोग किया जाना चाहिए और इसी फ़ोल्डर में फ़ाइल किया जाना चाहिए. यदि आपको किसी संपर्क समूह के सदस्य के रूप में प्रत्येक संदेश पढ़ने की आवश्यकता है तो इसके लिए कोई नियम नहीं बनाएँ. जिन संदेशों को पढ़ना आपके लिए आवश्यक है वे सीधे आपके इनबॉक्स में जाने चाहिए.

जब आप व्यवस्थित रूप से अपने नियम सेट कर लेते हैं तब वे कुछ इस तरह दिखाई देने चाहिए.

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करने के लिए पट्‍टी

करने-के-लिए पट्टी Outlook 2010 के दाईं ओर मौजूद एक फ़लक है. यह आपको कैलेंडर, आपके आने वाले अपॉइंटमेंट्स, और आपकी एकीकृत कार्य सूची दिखाती है, जिसमें शामिल है:

  • ऐसे संदेश जिन्हें आपको प्रतिसाद देने की आवश्यकता है (ध्वजांकित संदेश).

  • ऐसे संपर्क जिन पर आपको कॉल करने की आवश्यकता है (ध्वजांकित संपर्क).

  • वे कार्य जो स्‍वाभाविक रूप से आते हैं.

करने-के-लिए पट्टी को सेट करने हेतु यह बेहतरीन कार्यप्रणाली है:

  • दिनांक नेविगेटर दिखाएँ (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू).

  • यदि आपके पास कोई छोटा स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन है या किसी विशेष दिन आपकी बहुत सी मीटिंग्स नहीं हैं तो केवल तीन अपॉइंटमेंट्स ही दिखाएँ (डिफ़ॉल्ट).

  • यदि आपके पास बड़ा स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन है या प्रतिदिन आपकी बहुत सी मीटिंग्स (पाँच या उससे अधिक) होती हैं तो पाँच अपॉइंटमेंट्स दिखाएँ.

  • कार्य दिखाएँ (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू).

  • Office 2010 लोगो त्वरित संपर्क दिखाएँ (यदि आपके पास Microsoft Office Communicator 2007 R2 है तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध और चालू होता है).

कार्यों के लिए डिफ़ॉल्ट व्यवस्था नियत दिनांक के अनुसार है, लेकिन आप ध्वजों का उपयोग कैसे करते हैं, इस आधार पर आप प्रारंभ दिनांक के लिए व्यवस्था परिवर्तित करने पर विचार कर सकते हैं. यदि आप उन कार्यो को देखना चाहते हैं जिन्हें आपने अगले सप्ताह के सोमवार पर भेज दिया है, तो प्रारंभ दिनांक के आधार पर व्यवस्थित करें. यदि आप उसी दिन के कार्यों को देखना चाहते हैं जिस दिन के लिए वे नियत हैं, तो नियत दिनांक के आधार पर व्यवस्थित करें.

डिफ़ॉल्ट ध्वज

अपने त्वरित क्लिक ध्वज को आज (जो डिफ़ॉल्ट है) पर सेट करना, बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है.

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सूचनाएँ

यदि आप बहुत से संदेशों को प्राप्त करते हैं या आवक संदेशों के लिए चलाई जाने वाली सूचना ध्वनि के द्वारा आसानी से आपका ध्यान भंग होता है, तो हम निम्न विकल्पों को बंद करने की अनुशंसा करते हैं:

Outlook डेस्कटॉप चेतावनी

  • Windows कार्य पट्टी में Outlook चिह्न पर दिखाई देने वाला लिफ़ाफा चिह्न

कार्यपट्टी पर नई मेल सूचना

  • कर्सर का संक्षिप्त रूप से एक लिफ़ाफे में परिवर्तित होना

  • उपरोक्त सभी सेटिंग्स के साथ होने वाली ध्वनि

इन सेटिंग्स को परिवर्तित करने के लिए फ़ाइल बटन पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें, और फिर मेल पर क्लिक करें.

संदेश प्राप्ति के अंतर्गत, सभी चेक बॉक्स साफ़ करें.

Backstage दृश्य में संदेश प्राप्ति सेटिंग्स

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श्रेणियाँ

Outlook 2010 में श्रेणियाँ, आपको कई भिन्न तरीकों से आइटम्स को प्रबंधित करने की सुविधा देती हैं. हम यहाँ तीन मुख्य प्रकार की श्रेणियाँ बनाने की अनुशंसा करते हैं:

  • प्रोजेक्ट (लोगों को शामिल कर सकते हैं)

  • विषय

  • स्थान या गतिविधि

श्रेणियाँ इस सिस्टम का आवश्यक पहलू नहीं हैं, लेकिन यदि आप उनका निरंतर उपयोग करते हैं तो वे आपके जीवन को आसान बनाएँगी. उदाहरण के लिए, वे अधिक आसानी से यह पहचानने में आपकी मदद कर सकती हैं कि अब आप क्या कर सकते हैं और समान कार्यों को समूहीकृत करने में आपकी मदद करती हैं ताकि आप सभी कार्यों को एक बार में कर सकें.

श्रेणियाँ बनाने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • किसी भी दृश्य में, मुख पृष्ठ टैब में, टैग्स समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और फिर सभी श्रेणियाँ क्लिक करें.

निम्न के लिए किसी श्रेणी का होना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है:

  • आपकी प्रत्येक सीधी रिपोर्ट और अगली बार मिलने पर समीक्षा करने के लिए इच्छित आइटम्स हेतु आपका प्रबंधक (उदाहरण के लिए, 1:1 प्रबंधक नामक श्रेणी).

  • प्रत्येक प्रमुख स्थान या उन गतिविधियों के प्रकार जो आप करते हैं, ताकि आप सामूहिक रूप से गतिविधि कर सकें (अपने कार्यों को प्रबंधित करने का उपयोगी भाग), उदाहरण के लिए:

    • @यात्रा ऐसे कार्यों के लिए जिन्हें आप घर से कार्यालय जाते समय कर सकते हैं.

    • @ईमेल ऐसे कार्यों के लिए जिनमें ईमेल संदेश, मीटिंग्स, या Outlook 2010 के अन्य पहलू शामिल हैं.

    • @घर ऐसे कार्यों के लिए जिन्हें आप केवल घर पर कर सकते हैं.

    • @मीटिंग ऐसे आइटम्स के लिए जिनकी आवश्‍यकता आपको किसी मीटिंग के लिए तैयार करने हेतु होती है.

    • @ऑफ़लाइन ऐसे कार्यों के लिए जो आपको कंप्यूटर से दूर रखते हैं, जैसे किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाना.

    • @ऑनलाइन ऐसे कार्यों के लिए जिन्हें आप केवल ऑनलाइन या किसी वेब ब्राउज़र के माध्यम से पूरा कर सकते हैं.

    • @फ़ोन ऐसे कॉल्स के लिए जो आपको करना या प्राप्त करना है.

    • @पढ़ना ऐसे कार्यों के लिए जिनमें केवल पढ़ना — शामिल है, प्रतिसाद नहीं. यह श्रेणी उन लंबे संदेशों या अनुलग्नकों के लिए उपयोगी है, जिन्हें आपको पढ़ने की आवश्यकता है लेकिन तुरंत नहीं पढ़ सकते हैं.

    • @प्रतीक्षा ऐसे संदेशों या कार्यों के लिए जिनके लिए आप किसी प्रतिसाद की प्रतीक्षा कर रहे हैं, लेकिन आपके लिए स्पष्ट रूप से करने हेतु कोई अगली क्रिया नहीं है.

रंग श्रेणियाँ संवाद बॉक्स

नोट: @ प्रतीक का उपयोग करना, श्रेणियों को आपकी श्रेणी सूची में अलग से दिखाता है. कुछ निश्चित श्रेणियों के पहले @ चिह्नित करना, उन श्रेणियों को आपकी श्रेणी सूची में शीर्ष पर रखने में मदद करता है और आपको याद दिलाता है कि है जब आप यह कार्य कर रहे हैं, तो आपको कहाँ होना चाहिए (उदाहरण के लिए, @ फ़ोन "फ़ोन पर").

  • प्रत्येक महत्वपूर्ण विषय या प्रोजेक्ट में, ताकि आप आसानी से किसी दिए गए विषय पर संदेशों को खोज सकें — विशेष रूप से यदि मुख्य संदेश के भाग या विषय में कोई शब्द नहीं है जिससे यह किसी खोज में दिखाई देगा.

  • ऐसे महत्वपूर्ण आइटम्स जिन्हें आज ही पूरा करना है और जिन्हें अन्य दिन पर नहीं टाल सकते हैं.

फ़ाइलिंग के विपरीत — आप एकल आइटम के लिए एकाधिक श्रेणियाँ लागू कर सकते हैं, जहाँ आइटम एक समय में केवल एक फ़ोल्डर में हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, कोई ऐसा महत्वपूर्ण संदेश जिसके बारे में आप प्रतिसाद देने से पहले अपने प्रबंधक के साथ चर्चा करना चाहते हैं, वह @ईमेल और 1:1 प्रबंधक श्रेणी दोनों में श्रेणीबद्ध हो सकता है.

एकाधिक श्रेणियों वाले कार्य

आपकी त्वरित क्लिक श्रेणी वह श्रेणी होनी चाहिए जिसे आप अक्सर लागू करते हैं.

अपनी त्वरित क्लिक श्रेणी सेट करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • किसी भी दृश्‍य में, मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और फिर त्वरित क्लिक सेट करें क्लिक करें.

जैसा कि आप देखेंगे, श्रेणियाँ आपकी करने के लिए पट्टी में संदेशों और कार्यों को अलग दिखाने में मदद करती हैं, खोजना अधिक प्रभावी बनाती हैं और मीटिंग्स के लिए तैयार होने में आपकी मदद करती हैं.

नोट:  अपने आउटगोइंग संदेशों को श्रेणीबद्ध करने के बारे में बहुत अधिक सावधान रहें — आपके प्राप्तकर्ताओं को आपकी श्रेणियाँ दिखाई दे सकती हैं. यदि आपके प्राप्तकर्ता Outlook 2010 या Exchange Server 2010 का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो वे आपके द्वारा सेट की गई श्रेणियाँ देख पाएँगे.

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त्वरित चरण

त्वरित चरण गैलरी Outlook 2010 में नए हैं, त्वरित चरण आपको एक क्लिक में एकाधिक क्रियाएँ करने की क्षमता प्रदान करते हैं. वे इनबॉक्स को साफ़ रखने में आपकी मदद के लिए उपयोगी उपकरण हैं और Outlook का उपयोग करते समय सामान्यत: अधिक कार्य-कुशल होते हैं. जब भी आपको लगे कि आपको Outlook में समान चरणों को बार-बार करना पड़ रहा है, तो त्वरित चरण बनाने का प्रयास करें.

नोट:  त्वरित चरण केवल संदेशों पर लागू होते हैं.

निम्न त्वरित चरणों को अपनाना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है. अधिक जानकारी के लिए, त्वरित चरणों के साथ सामान्य या दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें देखें:

त्‍वरित चरण

यह क्या करता है

इसका कब उपयोग करें

संदर्भ

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

यह आपका एक-क्लिक फ़ाइलिंग बटन है.

व्यक्तिगत*

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

इसे आपके 2-व्यक्तिगत फ़ोल्डर में ले जाता है.

व्यक्तिगत संदेशों को फ़ाइल करने के लिए.

पूर्ण

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

संदेश को पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है.

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

उन संदर्भ संदेशों के लिए जिन्हें आपने प्रतिसाद दिया है या अन्यथा उनके साथ कार्य किया हो.

स्थगित करें*

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

संदेश को आज के कार्य के रूप में ध्वजांकित करता है

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

ऐसे संदेशों के लिए जिन्हें आप बाद निपटाना चाहते हैं.

*व्यक्तिगत और स्थगित करें त्वरित चरण डिफ़ॉल्ट त्वरित चरण नहीं हैं.

वैकल्पिक त्वरित चरण

ऊपर सूचीबद्ध त्वरित चरणों के अतिरिक्त, आपके कार्य और आपकी दिन-प्रतिदिन की सामान्य गतिविधियों के आधार पर, हो सकता है कि आप निम्न प्रकार कें त्वरित चरणों को बनाना चाहें:

त्‍वरित चरण

यह क्या करता है

इसका कब उपयोग करें

श्रेणीबद्ध करें और ले जाएँ

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

संदेश को श्रेणीबद्ध करता है.

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

बाद में संदेशों को ढूँढने में मदद के लिए, आप अपने कई संदेशों को फ़ाइल करने से पहले श्रेणीबद्ध करें. प्रति श्रेणी एक बनाएँ जिसका आप अक्सर उपयोग करते हैं.

ध्वजांकित करें और ले जाएँ

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

संदेश को ध्वजांकित करता है.

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

आप चीज़ों को भिन्न दिनांकों के लिए ध्वजांकित कर रहे हैं, जैसे कि आने वाला कल, इस सप्ताह आदि. प्रति ध्वज एक बनाएँ जिसका आप अक्सर उपयोग करते हैं.

ध्वजांकित करें, श्रेणीबद्ध करें और ले जाएँ

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

संदेश को ध्वजांकित करता है.

संदेश को श्रेणीबद्ध करता है.

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

यह समझने में मदद के लिए कि आपके कार्यों का संदर्भ क्या है, आप कुछ श्रेणियों का उपयोग करते हैं. उदाहरण: @पढ़ें: आने वाले कल के लिए ध्वजांकित करता है, @पठन श्रेणी के साथ श्रेणीबद्ध करता है.

आपकी जानकारी के लिए और ले जाएँ

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

आपकी जानकारी के लिए के रूप में अग्रेषित करें संदेश बनाता है

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

आप अक्सर अन्य लोगों को ईमेल अग्रषित करते हैं (आलेख आदि)

प्रतिनिधि के रूप में भेजें

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

किसी विशिष्ट व्यक्ति को अग्रेषित करें बनाता है

इसे आपके 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाता है.

आपको ऐसे संदेश प्राप्त होते हैं जो अब दूसरों के लिए हैं.

कार्य

अनुलग्नक के साथ कार्य बनाएँ

संदेश हटाएँ

अपने ध्वजांकित संदेशों के लिए आपको अधिक संदर्भ की आवश्यकता है.

संपर्क समूह

संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है.

इसे आपके संपर्क समूह फ़ोल्डर में ले जाता है (या किसी विशिष्ट संपर्क समूह फ़ोल्डर में).

नियमों के कारण, अनजाने में आपको संपर्क समूहों से कुछ संदेश अपने इनबॉक्स में प्राप्त होते हैं. उदाहरण: आपने संपर्क समूह फ़ू के सभी संदेशों को किसी फ़ोल्डर में फ़ाइल करने के लिए कोई नियम बनाया है, जब तक कि इसमें मुख्य भाग में कहीं भी शब्द पट्टी है. कभी-कभी, कोई व्यक्ति संपर्क समूह फ़ू में शब्द पट्टी के साथ कोई संदेश भेजता है, लेकिन इसमें ऐसा कुछ नहीं है जो आपसे संबंधित है.

उत्तर दें और हटाएँ

एक उत्तर विंडो खोलता है.

मूल संदेश को हटाता है

आपको अक्सर ऐसे त्वरित संदेश प्राप्त होते हैं जिनका प्रतिसाद आपको देना होता है, लेकिन इसके बाद आपको मूल संदेश की आवश्यकता नहीं होती. उदाहरण के लिए: "अरे, क्या आप दोपहर के भोजन पर जाना चाहते हैं?" आपका प्रतिसाद: "बिल्कुल!"

आपके द्वारा त्वरित चरणों को बनाना प्रारंभ करने के बाद, आप पाएँगे कि किसी कार्य को पूर्ण करने के लिए आवश्यक क्लिक्स की संख्या को ऑप्टिमाइज़ करने के अन्य तरीके भी हो सकते हैं. जब भी आपको ऐसा लगे कि एक ही कार्य को बार-बार करना पड़ रहा है, तो त्वरित चरण बनाने का प्रयास करें. और जैसे ही प्रोजेक्ट्स में परिवर्तन होता है, तो अपने त्वरित चरणों को अद्यतन करें ताकि वे वास्तव में केवल वही कार्य हों, जिन्हें आप करते हैं.

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चार D के साथ अपना इनबॉक्स अनुकूलित करना

एक बार जब आप अपने सिस्टम को सेट कर लेते हैं, तो आप आवक संदेशों को प्रबंधित करने के लिए तैयार हो जाते हैं. महत्वपूर्ण संदेशों को प्राप्त करने के लिए अपने इनबॉक्स को केंद्रीय स्थान बनाकर, आप इससे विश्वसनीयता के साथ प्रत्येक उस आइटम पर जा सकते हैं जिसके साथ आपको कार्य करने की आवश्यकता है.

आपके इनबॉक्स के प्रत्येक संदेश के लिए:

  • यदि वह महत्वपूर्ण नहीं है, तो उसे तुरंत हटाएँ.

  • यदि यह दो मिनट या उससे कम समय में किया जा सकता हो, तो इसे करें (उत्तर दें, फ़ाइल करें, कॉल करें, आदि).

  • यदि यह आपके लिए नहीं है या यदि आप कर सकते हैं तो इसे सौंपें (अग्रेषित करें).

  • यदि आपको इसे करने की आवश्यकता है लेकिन इसमें दो मिनट से अधिक समय लगता है (जिसमें पढ़ना शामिल है), तो इसे स्थगित (रोककर रखें) करें.

यदि आपको इसकी आवश्यकता संदर्भ के रूप में है (भले ही आपने इसे स्थगित करने का निर्णय लिया हो), तो इसे अपने संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाएँ. लक्ष्य आपके द्वारा प्रत्येक संदेश को देखने की संख्या कम करना है.

इसे हटाएँ

उन संदेशों को हटाएँ जिन्हें आपको पढ़ने की आवश्यकता नहीं है. यदि यह रद्दी है, तो इसे हटाएँ.

यदि आप इस वार्तालाप के भाग के रूप में कोई अन्य संदेश कभी भी प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो इस पर ध्यान न दें.

वार्तालाप पर ध्यान न दें आदेश

यह करें: 2-मिनट ड्रिल

यह अद्भुत है कि दो मिनट में क्या किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, कई संदेशों का प्रतिसाद 2 मिनट या उससे कम समय में भी दिया जा सकता है. लेकिन यदि कोई संदेश दो मिनट से भी अधिक समय लेता है, तो उसे स्थगित करें. दो मिनट के अनुभव के अर्थ को जानने के लिए, स्वयं समय निर्धारण का प्रयास करें.

आपके द्वारा संदेश के साथ डील किए जाने के बाद, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • यदि यह कम महत्व का है, तो इसे हटाएँ.

  • त्वरित चरण का उपयोग करके इसे अपने संदर्भ फ़ोल्डर्स (उदाहरण के लिए, 1-संदर्भ) में से किसी एक में फ़ाइल करें.

उन चीज़ों का रिकॉर्ड रखने के लिए जिन्हें आपने पूर्ण कर लिया है, विशेष रूप से वार्षिक समीक्षाओं के समय परिणामों के उद्देश्यों से, त्वरित चरण पूर्ण का उपयोग करें, जो संदेशों को पूर्ण के रूप में भी चिह्नित करता है.

इसे प्रतिनिधि के रूप में भेजें

कभी-कभी आपको ऐसा संदेश प्राप्त होता है जो वास्तव में किसी और के लिए बनाया गया है. इन स्थितियों में, उत्तर दें और जिस व्यक्ति को आप प्रतिनिधि के रूप में संदेश भेज रहे हैं उसको प्रति पंक्ति में शामिल करें. यदि आप पाते हैं कि आप ऐसा अक्सर करते हैं, तो एक त्वरित चरण बनाने के बारे में विचार करें जो उत्तर देता है और प्रदत्त व्यक्ति को प्रति पंक्ति में जोड़ता है.

यदि आप इसके बाद, इसे ध्वजांकित अप स्वयं के लिए भेजने से पहले का अनुसरण करना चाहते हैं। अपनी करने के लिए पट्टी में, कार्य @Waiting श्रेणी के साथ चिह्नित करें।

इसे स्थगित करें

संदेश को स्थगित करने का समय

संदेश को स्थगित करने का अर्थ यह है कि जब आपके पास समय होगा तब आप बाद में उसकी समीक्षा करेंगे.

संदेश को स्थगित करने का कारण है:

  • दो मिनट से भी कम समय में उसके साथ कार्य नहीं किया जा सकता.

  • इसे पढ़ने में कुछ समय लगेगा.

  • इसके लिए सावधानी से बनाए गए प्रतिसाद की आवश्यकता होगी.

  • इसे किसी अन्य प्रोग्राम में अतिरिक्त क्रिया की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, "<name> नाम दस्तावेज़ में जोड़ने की आवश्यकता है").

संदेश को स्थगित करने का तरीका: इसे ध्वजांकित करें

जब आप यह निर्णय करते हैं कि आपके पास अभी संदेश के साथ कार्य करने के लिए समय नहीं है, तो आप इसे ध्वजांकित कर सकते हैं:

  • यदि आपको आज ऐसा करने की आवश्यकता है, तो इसे आज के लिए ध्वजांकित करें (ध्वज को बस लेफ़्ट-क्लिक करें).

  • यदि आप इसे लंबे समय तक के लिए स्थगित रख सकते हैं, तो उस पर राइट-क्लिक करें और बाद की दिनांक के लिए उसे ध्वजांकित करें.

  • यदि आपको एक से अधिक बार संदेश को संदर्भित करने की आवश्यकता होगी और आप उस पर आसान पहुँच प्राप्त करना चाहते हैं, तो उसे करने के लिए पट्टी में बाद में समूह पर खींचें. यदि आपके पास बाद में समूह नहीं है, तो ध्वज को कार्य पर भविष्य में 100 वर्ष के लिए प्रारंभ दिनांक पर सेट करें. (इस ध्वज का उपयोग बहुत ही कम करें ताकि यह ओवरपॉप्युलेट कैच-ऑल न बने.)

  • यदि यह कुछ ऐसा है जिसकी आपको अल्पावधि में आवश्यकता होगी, तो इसे कोई दिनांक नहीं ध्वजांकित करें ताकि यह करने के लिए पट्टी के शीर्ष पर प्रकट हो. इस समूह का उपयोग कम करें और नियमित रूप से इसे साफ़ करें, क्योंकि यह आपकी कार्य सूची के शीर्ष पर होता है.

किसी संदेश को ध्वजांकित करने के अतिरिक्त, आप यह कर सकते हैं:

  • उपयुक्त श्रेणियों को जोड़ें.

  • संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए अपना संदर्भ त्वरित चरण क्लिक करें, यदि इसे पहले से पढ़ा गया के रूप में चिह्नित नहीं किया गया है तो इसे अपने संदर्भ फ़ोल्डर (1-संदर्भ) में फ़ाइल करें.

यदि आप पाते है कि आप बार-बार समान श्रेणियों और ध्वजों को लागू करते हैं, तो एक नया त्वरित चरण बनाएँ जो ध्वजांकित करता है, श्रेणीबद्ध करता है, और फ़ाइल करता है.

किसी आइटम को ध्वजांकित करने के बाद, वह करने के लिए पट्टी में दिखाई देगा. इसे अपने संदर्भ फ़ोल्डर में ध्वजांकित और फ़ाइल करके, आपने इसे संसाधित किया है, और अब आप इसे अपने दृश्य से बाहर रख सकते हैं. लेकिन चूँकि यह आपकी कार्य सूची में है, इसलिए आप इसे अपने अगले संदेश पर ले जा सकते हैं, यह जानते हुए कि आप अपने ध्वजांकित आइटम्स पर बाद में वापस जाएँगे.

यदि आप अपने ध्वजांकित आइटम्स पर अधिक जानकारी जोड़ना चाहते हैं

यदि किसी संदेश की विषय पंक्ति आपको पर्याप्त संदर्भ प्रदान नहीं करती है, तो आप निम्न दो में से कोई एक कार्य कर सकते है, जो कि आपके द्वारा जोड़े जाने वाली जानकारी की मात्रा पर निर्भर होगा:

  • करने के लिए पट्टी में कार्य को क्लिक करके या उस पर राइट क्लिक करके और कार्य का नाम बदलें का चयन करके कार्य का नाम बदलें. कार्य के नाम को परिवर्तित करने से संदेश का विषय परिवर्तित नहीं होगा, लेकिन इससे आपके लिए आपका अगला कार्य समझना आसान हो जाता है.

  • अनुलग्नक के रूप में संदेश के साथ कोई कार्य बनाएँ.

आपकी अगली क्रिया कहाँ है, इसे एक झलक में देखने में आपकी मदद के लिए आप कोई श्रेणी भी जोड़ सकते हैं. श्रेणीबद्ध कार्यों के साथ आपकी करने-के-लिए पट्टी पर एक त्वरित नज़र से आप जान लेते है कि तुरंत क्या करना है (@Office), किन कार्यों के लिए आप अन्य लोगों की प्रतीक्षा कर रहे हैं (@प्रतीक्षा), और आप किस बारे में मीटिंग करेंगे (@मीटिंग).

आप स्थगित कार्यों के साथ कब कार्य करते हैं?

आप अपने संदेशों को संसाधित करने के बाद, अपनी कार्य सूची प्रबंधित कर सकते हैं. यह तब होता है जब आप स्थगित कर चुके संदेशों का प्रतिसाद देते हैं.

इसे केवल फ़ाइल करें

कभी-कभी आप वह संदेश प्राप्त करते है जिस पर आपको कार्य करने की आवश्यकता नहीं है लेकिन जिसकी आपको भविष्य में आवश्यकता हो सकती है. निर्देशों वाला संदेश एक अच्छा उदाहरण है. अपने संदर्भ त्वरित चरण पर क्लिक करके इन संदेशों को अपने संदर्भ फ़ोल्डर (1-संदर्भ) में फ़ाइल करें. श्रेणी जोड़ने से, बाद में आवश्यकता होने पर संदेश ढूँढना आसान हो जाएगा (उदाहरण के लिए, @प्रोजेक्ट). अपने त्वरित चरण के साथ फ़ाइल करने से पहले यह करें.

अपने संदेशों को संसाधित करने के बाद, आपके पास एक साफ़ इनबॉक्स होगा जिससे आप अपने कैलेंडर और कार्यों पर अपना ध्यान केंद्रित कर सकते है.

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दैनिक समीक्षा: अपने समय और कार्यों को प्रबंधित करना

प्रत्येक सुबह अपनी कार्य सूची और अपने कैलेंडर प्रबंधन के लिए एक निश्चित समय तय करना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है. इसमें निम्न शामिल हैं:

  • आने वाले दिन और सप्ताह के लिए अपने अपॉइंटमेंट्स और मीटिंग्स की समीक्षा करना.

  • अपने कार्यों की समीक्षा और समायोजन करना.

  • अपना कार्य पूरा करने का समय तय करने के लिए अपने कैलेंडर पर अपॉइंटमेंट्स जोड़ना.

किसी काम के लिए ना कहना

जब आप अपने कैलेंडर और कार्य सूची की समीक्षा करते हैं, तो यह वास्तविकता ध्यान में रखें कि आप कौन सा काम पूरा कर सकते हैं. कभी-कभी इसका अर्थ यह है कि किसी काम के लिए ना कहा जाए. यहाँ ना कहकर समय प्राप्त करने के कुछ तरीके दिए गए हैं:

  • वे मीटिंग्स अस्वीकारें जिनमें आपको भाग लेने की जरूरत नहीं है. हाँ, आप यह कर सकते हैं.

  • उन कार्यों को हटाएँ जिसे आपको करने की आवश्यकता नहीं है या जिसे आप जानते हैं कि आप नहीं करेंगे.

  • लोगों को यह बताने के लिए संदेश भेजें कि आप प्रतिसाद पर कार्य कर रहे हैं (और भेजने हेतु स्वयं के लिए उसे ध्वजांकित करना सुनिश्चित करें). किसी को यह बताना बेहतर होगा कि आप एक तय दिनांक तक उस को प्रतिसाद देंगे, बजाय इसके कि वह व्यक्ति यह सोचे कि आप उसके अनुरोध के बारे में भूल गए हैं.

कैलेंडर प्रबंधन

वास्तविकता यह है कि यदि आपके पास पूरे दिन के लिए मीटिंग्स हैं तो आपके पास कार्य को पूरा करने और संदेशों को लिखने के लिए कम समय है, इसलिए कार्यों को अन्य दिनों में स्थानांतरित करें.

यदि कोई कार्य अधिक समय लेने वाला है या यदि यह कुछ ऐसा है जिसे करना आवश्यक है (उन कार्यों के विपरीत जिन्हें आपने नहीं करने का निर्णय लिया है), तो समय निर्धारित करने के लिए उसे दैनिक कार्य सूची से कैलेंडर पर खींचें.

कार्यों को बनाने के तरीके

आप अपने कैलेंडर और कार्यों के माध्यम से जाते ही, inevitably आप विचार करने की आवश्यकता है और अधिक चीज़ों का प्रारंभ हो जाएगा। Outlook में कार्य बनाने के लिए कुछ तरीके यहाँ हैं:

  • संदेश ध्वजांकित करें.

  • कार्य सूची के शीर्ष पर कोई नया कार्य लिखें बॉक्स में लिखें.

  • नया कार्य बनाने के लिए कुंजीपटल शॉर्टकट Ctrl+Shift+K का उपयोग करें.

  • यदि आप ड्राइविंग कर रहे हैं, और ऐसा करना मान्य और सुरक्षित है तो अपने मोबाइल डिवाइस या मोबाइल फ़ोन पर अपने कार्यों को रिकॉर्ड करने और बाद में उन्हें अपनी करने के लिए सूची पर प्रतिलेखित करने हेतु वॉइस मेमो फ़ंक्शन का उपयोग करें.

  • Office 2010 लोगो यदि आप मीटिंग में है तो OneNote में नोट्स लें. OneNote में ध्वजांकित आइटम Outlook 2010 कार्य सूची में दिखाई देते हैं.

कार्यों को प्रबंधित करने के तरीके

यहाँ कुछ तरीके हैं जहाँ आप अपने कार्यों के साथ व्यवहार करने में स्वयं की मदद कर सकते हैं:

  • दैनिक कार्य सूची में किसी रिक्त स्थान पर, या रिबन में नया कार्य पर क्लिक करके या करने के लिए पट्टी में कार्य सूची के शीर्ष में कोई नया कार्य लिखें बॉक्स में, जिस क्रम में कार्य आते हैं उस क्रम में लिख कर कार्यों को जोड़ें.

  • आपको जिन कार्यों को करने की आवश्यकता नहीं है उन्हें साफ़ करें. आपकी कार्य सूची आपका अत्यधिक महत्वपूर्ण स्थान है — इसे दूषित ना करें अन्यथा इसकी उपयोगिता खो जाएगी. ध्वजांकित संदेशों के लिए, जिन्हें आप रखना चाहते हैं, सूची से निकालें, अन्यथा, केवल हटाएँ पर क्लिक करें.

  • पूर्ण किए गए कार्य को पूर्ण चिह्नित करें ताकि उन्हें करने-के-लिए पट्टी से निकाल दिया जाए.

  • ध्वजांकित संदेश के कार्य विषय में परिवर्तन के द्वारा कार्यों को अधिक व्यवहार्य बनाएँ. उदाहरण के लिए, किसी ध्वजांकित संदेश की विषय पंक्ति है कुंजीपटल के माध्यम से समूह सदस्यता को परिवर्तित नहीं कर सकते, इसे Ryan को उत्तर दें होना चाहिए, जो इस कार्य की अगली क्रिया है. कार्य का विषय परिवर्तित करने के लिए, करने-के-लिए पट्टी में आइटम पर क्लिक करें और नया विषय लिखें या राइट क्लिक करें और फिर कार्य का नाम बदलें क्लिक करें. कार्य का विषय परिवर्तित करने से संदेश का विषय परिवर्तित नहीं होता है. केवल वे विषय जिन्हें आप अपने कार्यों में देखते हैं, परिवर्तित होते है.

  • यह पहचानने में मदद के लिए कि अगला कदम कहाँ उठाने की आवश्यकता है और कुछ कार्यों को अलग दिखाने के लिए श्रेणियाँ लागू करें.

  • एक जैसे कार्यों, जैसे एक ही श्रेणी वाले कार्य, को समूहित करने के लिए अपने कार्यों को पुनर्व्यवस्थित करें. किसी कार्य को ले जाने के लिए, कार्य सूची में कार्य पर क्लिक करें और उसे खींचें. इस प्रकार आप समान तरह के कार्यों पर एक साथ काम कर सकते हैं.

  • दैनिक कार्य सूची में कार्यों को खींचें और करने-के-लिए पट्टी में वह दिन खींचें जब आपने कार्य करने की योजना बनाई है. जिन कार्यों को करने में थोड़ा समय लगेगा, उन कार्यों को करने के लिए समय तय करने हेतु उन्हें कैलेंडर पर खींचें.

यद्यपि व्यवस्थित रहना अच्छा है, अपनी प्राथमिकता तय करने और कार्य सूची प्रबंधित करने में बहुत अधिक समय खर्च न करें. आपकी कार्य सूची प्रबंधित करने की प्रक्रिया आपके जीवन पर हावी नहीं होनी चाहिए!

अपना कैलेंडर उपयोग करें: अपना समय प्रबंधित करने के लिए अपॉइंटमेंट्स बनाएँ

याद रखें: आपके पास कार्य के लिए जितना समय है काम हमेशा उससे कहीं अधिक होता है.

अच्छे समय प्रबंधन के रूप में आपको अपने संदेशों के साथ कार्य करने के लिए समय की आवश्यकता है, अपने अपॉइंटमेंट्स और कार्यों को प्रबंधित करें और क्या करना है इस पर ध्यान केंद्रित करें.

आप अपने कैलेंडर पर नियमित अपॉइंटमेंट्स और मीटिंग्स से स्वयं के लिए इस समय को शेड्यूल कर सकते हैं. आपका कैलेंडर आपके समय की वास्तविक योजना के रूप में देखा जाना चाहिए — यदि आपने इसे शेड्यूल किया है, तो यह दर्शाता है कि आप उस समय कार्य करने के लिए वचनबद्ध हैं.

अलग समय सेट करें:

  • अपने संदेशों के साथ कार्य करें. संदेशों के साथ कार्य करने के लिए अलग समय सेट करना विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण है जब आप बहुत सारे संदेश प्राप्त करते हैं. यदि आपने कोई नियम सेट किया है तो केवल महत्वपूर्ण संदेश ही आपके इनबॉक्स में दिखाई देते हैं, जबकि आपको उन संदेशों के साथ कार्य करने के लिए अब भी समय की आवश्यकता है.

युक्ति:  अपने संदेशों को संसाधित करते समय और पढ़ते समय, स्थिति पट्टी में पठन बटन स्थिति पट्टी पर पठन दृश्य आदेश पर क्लिक करके नेविगेशन फलक, करने-के-लिए पट्टी और रिबन को छोटा करके विज़ुअल क्लटर निकालें. सभी खुले हुए पर वापस जाने के लिए, सामान्य स्थिति पट्टी पर सामान्य दृश्य आदेश (पठन के ठीक बाईं ओर) पर क्लिक करें.

  • अपने कार्यों और अपॉइंटमेंट्स की दैनिक और साप्ताहिक समीक्षा करें. अपने कैलेंडर और कार्य देखें और अपनी प्राथमिकताओं की तुलना में अपने अपॉइंटमेंट्स और कार्यों का मूल्यांकन करें. यदि आपके पास व्यस्त कैलेंडर है तो यह निम्न कार्यों का समय है:

  • विरोधी अपॉइंटमेंट्स साफ़ करना, क्योंकि आप एक समय में दो स्थानों पर नहीं हो सकते.

  • कार्य करने के लिए समय शेड्यूल करना.

  • भले ही यह आपके समय का एक बहुमूल्य उपयोग हो, और भले ही आप सही प्राथमिकताओं को सेट कर रहे हों आप क्या कर रहे हैं यह दर्शाना.

  • अपने प्रबंधक से नियमित रूप से मिलें. अपने प्रबंधक के साथ नियमित मीटिंग्स आपको आप क्या कार्य कर रहे हैं यह समझाने में और आवश्यकतानुसार प्राथमिकताएँ रीसेट करने में आपकी मदद कर सकती हैं. नियमित या पुनरावर्ती मीटिंग सेट करने के लिए, पुनरावर्तन बटन छवि पर क्लिक करें.

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कार्य: अपना कार्य करना

साप्ताहिक समीक्षा

अपने समय और कार्यों का संपूर्ण वर्णन देखना जिससे कम आवश्यक कार्यों की अपेक्षा अधिक महत्वपूर्ण काम को प्राथमिकता देने में मदद मिलेगी. यह दूसरों को स्पष्ट करने में आपकी मदद करेगा कि आपसे वास्तव में क्या पूरा किया जाना और पूरा नहीं किया जाना अपेक्षित है. अपने प्रबंधक के साथ साप्ताहिक मीटिंग के लिए या कोई स्थिति ईमेल संदेश तैयार करने में आपकी मदद के लिए अपने पिछले सप्ताह और आने वाले सप्ताह की समीक्षा करना भी उपयोगी तरीका है.

अपना कार्य कहाँ करें

अपने संदेशों को संसाधित करने के बाद, Outlook में कार्य करने के लिए श्रेष्ठ स्थान (संदेशों के उत्तर देना इत्यादि) कार्य में है. कार्य पर स्विच करने से, अपने इनबॉक्स में आने वाले संदेशों से आपका ध्यान भंग नहीं होगा.

अपने कार्यों पर सामूहिक रूप से प्रक्रिया करें

जैसे ही आप अपने कैलेंडर और अपनी कार्य सूची पर जाएँ, समान कार्यों को एक साथ करें. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास केवल कुछ मिनट हैं, तो अपने सभी फ़ोन कॉल्स करें (यदि आपके पास केवल कुछ हैं). अधिक ऊर्जा लेने वाले कार्यों (कुछ के लिए, संदेशों का प्रतिसाद देना हो सकता है) को तब करें जब आप अधिक ऊर्जावान हों. अपने निम्न-ऊर्जा वाले कार्यों को निपटाएँ, जैसे स्थिति संदेशों को दिन में बाद में या जब भी आपकी ऊर्जा निम्न हो तब पढ़ना. अपने कार्यों की "सामूहिक प्रक्रिया" के द्वारा, आप अपने सभी प्रोजेक्ट्स पर साथ-साथ आगे बढ़ेंगे.

कार्यों पर सामूहिक प्रक्रिया करने का एक तरीका व्यवस्था को इसके अनुसार व्यवस्थित करें: प्रारंभ दिनांक से इसके अनुसार व्यवस्थित करें: श्रेणियाँ में परिवर्तित करना है. ऐसा करने के लिए, इसके अनुसार व्यवस्थित करें शीर्षक और फिर श्रेणियाँ क्लिक करें.

नोट:  यदि आपके पास ऐसे कार्य हैं जो अन्य लोगों को उनके कार्य पूरा करने में बाधित कर रहे हैं, तो पहले उन कार्यों को करें.

व्यवस्था मेनू

अपने कार्य समाप्त करना

जैसे ही आप अपने कार्य समाप्त करते हैं, उन्हें पूर्ण के रूप में चिह्नित करें. Outlook 2010 स्वचालित रूप से आपके पूर्ण कार्यों की सूची रखता है. आपने जो कार्य पूरा किया है यह उसका उपयोगी सारांश हो सकता है. यदि आपको कार्य या संदेश के लिए रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता नहीं है, ति उसे हटाएँ या ध्वज साफ़ करें.

रिबन पर पूर्ण आदेश चिह्नित करें

ऑफ़लाइन कार्य करना

यदि आपके पास बहुत सारा काम है, तो बार-बार आवक संदेशों से ध्यान भंग होना रोकने के लिए ऑफ़लाइन होकर कार्य करने पर विचार करें.

जब आप ऑनलाइन से ऑफ़लाइन कार्य करने के लिए स्विच करते हैं, तो आपके Outlook प्रोफ़ाइल के अंतर्गत सभी ईमेल खाते परिवर्तित हो जाते हैं.

  • भेजें / प्राप्त करें टैब पर, प्राथमिकताएँ समूह में, ऑफ़लाइन कार्य करें पर क्लिक करें.

रिबन पर ऑनलाइन इंगित करता ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश

जब आप ऑफ़लाइन कार्य करते हैं तो ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश हाइलाइट होता है.

रिबन पर ऑफ़लाइन चालू है इंगित करता ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश

ऑनलाइन मोड पर वापस जाने के लिए हाइलाइट किए गए ऑफ़लाइन कार्य करें पर क्लिक करें.

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विशिष्ट संदेश ढूँढना: प्रभावी रूप से खोजना

किसी व्यक्ति विशेष का संदेश ढूँढने का तरीका

यदि आप किसी व्यक्ति विशेष का संदेश ढूँढना चाहते हैं, तो अपने संदर्भ फ़ोल्डर में, खोज बॉक्स पर क्लिक करें (उदाहरण के लिए, 1-संदर्भ), और फिर खोज टैब पर प्रेषक क्लिक करें.

रिबन पर प्रेषक आदेश

व्यक्ति का नाम लिखें.

प्रेषक के खोज मापदंड के साथ त्वरित खोज

या, नाम लिखकर प्रारंभ करें, और फिर प्रेषक के चयन से परिणामों को कम करने के लिए नीचे तीर कुंजी दबाएँ.

सुझाए गए मापदंड के साथ त्वरित खोज

अनुलग्नक के साथ संदेश ढूँढने का तरीका

कोई अनुलग्नक वाला संदेश ढूँढने के लिए, खोज बॉक्स क्लिक करें और खोज टैब पर, अनुलग्नक हैं क्लिक करें.

रिबन पर पास अनुलग्नक आदेश

सभी खोज शब्द योगात्मक होते हैं, इसलिए यदि आप अनुलग्नक के साथ किसी व्यक्ति का संदेश ढूँढना चाहते हैं, तो रिबन पर अपनी खोज बनाने के लिए (प्रेषक, अनुलग्नक हैं) आदेशों पर क्लिक करें.

एकाधिक खोज मापदंड के साथ त्वरित खोज उदाहरण

अपने संपूर्ण मेलबॉक्स के संदेशों को ढूँढने के लिए

कभी-कभी आप केवल अपने संदर्भ फ़ोल्डर में किसी संदेश को खोजकर नहीं ढूँढ सकते — यह ऐसा संदेश हो सकता है जिसे आपने भेजा हो या यह ग़लती से फ़ाइल कर दिया हो. इन स्थितियों में, किसी भी फ़ोल्डर में खोज के द्वारा प्रारंभ करें (इनबॉक्स, 1-संदर्भ, आदि) और फिर सभी मेल आइटम में पुनः खोजने का प्रयास करें क्लिक करें.

किसी परिणाम के साथ त्वरित खोज

खोज टैब पर आप सभी मेल आइटम पर भी क्लिक कर सकते हैं.

रिबन पर सभी मेल आइटम्स

यदि आपको संदेह है कि जो आप ढूँढ रहे हैं वह कोई स्वीकृत मीटिंग अनुरोध हो सकता है (और इसलिए आपके कैलेंडर पर है), तो सभी Outlook आइटम को विस्तृत करने का प्रयास करें.

यदि आप पाते हैं कि आप अपने संपूर्ण मेलबॉक्स में सभी जगह अक्सर खोज करते हैं तो आप Backstage दृश्य पर जा कर सभी फ़ोल्डर्स में हमेशा खोजने के लिए डिफ़ॉल्ट खोज क्षेत्र सेट कर सकते हैं.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, और फिर विकल्प पर क्लिक करें.

  2. खोजें क्लिक करें.

  3. परिणाम के अंतर्गत, सभी फ़ोल्डर्स क्लिक करें.

Backstage दृश्य में त्वरित खोज के विकल्प

खोज रोकने के लिए

आप जो आइटम खोज रहे हैं उसके मिल जाने पर और अगले कार्य पर जाने के लिए तैयार होने के बाद, त्वरित खोज बॉक्स के पास खोज बटन बंद करें क्लिक करें या खोज टैब पर, बंद करें समूह में, खोज बंद करें क्लिक करें.

त्वरित खोज के लिए खोज आदेशों को बंद करें

बढ़िया ई-मेल संदेशों को लिखना

निम्न नियम आपको पेशेवर दिखने और आपके संदेश को आगे भेजने में आपकी मदद करेंगे.

श्रेष्ठ संदेशों के आधारभूत नियम: यह करें

  • भेजने से पहले अपने संदेश को पढ़ें.

  • अपने विषय को वर्णनात्मक और कार्य-अभिमुख बनाएँ. उदाहरण के लिए: विक्रय टीम: कृपया प्रस्तावित बोर्ड रीट्रीट दिनांक भेजें जहाँ विक्रय टीम समूह का नाम है और कृपया भेजें क्रिया है. अन्य उपयोगी उपसर्ग में आपकी जानकारी के लिए: और आवश्यक कार्रवाई शामिल हैं.

  • यदि क्रिया आवश्यक हो, तो यह बताएँ कि आप विषय बॉक्स में क्या चाहते हैं.

  • यदि वार्तालाप का विषय परिवर्तित होता है तो संदेश का विषय बदलें.

  • सभी संदेशों को छोटा रखें और सारगर्भित बनाएँ.

  • अपने संदेश की सामग्री को सर्वाधिक महत्वपूर्ण से कम महत्वपूर्ण में व्यवस्थित करें.

  • महत्वपूर्ण जानकारी को बोल्ड करने पर विचार करें.

  • कार्रवाई आइटम या प्रश्नों को अलग-अलग पंक्तियों में रखें ताकि वे अलग से दिखाई दें और उन पर ध्यान जाएँ.

  • प्रश्न पूछते समय लोगों के नाम बोल्ड करें. उदाहरण के लिए: “रियान: आपके प्रोजेक्ट की स्थिति क्या है?

  • लोगों की संख्या को, जिन्हें आप संदेश भेजते हैं उसे जिन्हें इसे पढ़ने की आवश्यकता है पर सीमित करें.

  • जिन लोगों को सूचित करने की आवश्यकता है उन्हें प्रतिलिपि पंक्ति में रखें.

  • जिन लोगों को प्रतिसाद देने या कार्रवाई करने की आवश्यकता है उन्हें प्रति पंक्ति में रखें.

  • जब उचित हो, तो हस्ताक्षर का उपयोग करें, लेकिन अपना हस्ताक्षर सरल, छोटा, पेशेवर, और यदि संभव हो तो ग्राफ़िक्स से मुक्त रखें.

  • यदि आप त्वरित प्रतिसाद चाहते हैं, तो संदेश न भेजें. फ़ोन करें या Office 2010 लोगो एक त्वरित संदेश भेजें.

  • यदि आप किसी ईमेल वार्तालाप में हैं जिसमें बिना किसी समाधान के 10 से अधिक संदेश है, तो समस्या पर चर्चा करने के लिए मीटिंग सेट करने पर विचार करें. ईमेल जटील समस्याओं का समाधान करने हेतु हमेशा सक्षम माध्यम नहीं होता है. चयनित संदेश के साथ, मुख पृष्ठ टैब पर, प्रतिसाद समूह में, मीटिंग क्लिक करें.

मीटिंग आदेश के साथ उत्तर दें

  • गहन प्रतिसाद की आवश्यकता वाले संदेश को स्वीकार करें. यदि आपके पास पूर्ण उत्तर के साथ ठीक अभी प्रतिसाद देने का समय नहीं है, तो प्रेषक को जानने दें कि आप समस्या को जाँच रहे हैं और निश्चित समय या दिनांक तक उत्तर देंगे. बाद में स्वयं के लिए करने हेतु इसे ध्वजांकित करें.

  • उच्च महत्व उच्च महत्व चिह्न का उपयोग कम करें.

रिबन पर टैग्स समूह

  • यदि आप प्रश्न पूछ रहे हैं और कई लोग हैं जो प्रतिसाद दे सकते हैं, तो अपना प्रश्न समूह को भेजने के बजाय बस एक व्यक्ति को चुनें.

फ़ॉलो-अप: भेजते समय ध्वजांकन

जिस व्यक्ति से आपको प्रतिसाद चाहिए उसे संदेश भेजते समय निम्न कार्य करें:

  • भेजते समय उसे स्वयं हेतु ध्वजांकित करें.

  • फ़ॉलो अप से शुरू करने के लिए कार्य सूची पट्टी में ध्वजांकित संदेश कार्य का नाम परिवर्तित करें.

  • इसे @प्रतीक्षा श्रेणी से चिह्नित करें.

  • जब आप ये तीन कदम उठाते हैं, तो आप जानते हैं कि अगली कार्रवाई कोई अन्य संदेश भेजना या प्रतिसाद की प्रतीक्षा करना है.

युक्ति:  कई बार अपने संदेश प्राप्तकर्ता के लिए संदेश ध्वजांकन करने की बजाय स्वयं को दूसरा संदेश भेजने की याद दिलाना अधिक प्रभावी होता है. इसी प्रकार, जब आप संदेश में कुछ करने का वादा करते हैं, तो इसे स्वयं के लिए ध्वजांकित करें ताकि आपकी कार्य सूची में आपको याद दिलाने के लिए वह कार्य हो.

अच्छे संदेशों के मूल नियम: न करने योग्य बातें

  • स्टेशनरी का उपयोग न करें.

  • प्रत्येक भेजे गए संदेश में अपने प्रबंधक को शामिल न करें.

  • जब आप क्रोधित हों, तब कोई संदेश न भेजें. ऐसे में उसे लिखना, अपने ड्राफ़्ट फ़ोल्डर में सहेजना और बाद में वापस देखना बेहतर होता है.

  • लंबे संदेश (दो से अधिक अनुच्छेदों का) भेजते समय त्वरित प्रतिसाद की अपेक्षा न करें.

  • पहले संदेश के बाद एक दिन से कम समय में फ़ॉलो-अप संदेश न भेजें. यदि आपको समय पर जवाब नहीं मिलता है, तो फ़ोन या Office 2010 लोगो त्वरित संदेश का उपयोग करके देखें.

  • भेजे गए प्रत्येक संदेश पर पठन प्राप्ति या वितरण प्राप्ति का उपयोग न करें. उन्हें केवल तब उपयोग करें जब आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका प्राप्तकर्ता संदेश प्राप्त करेगा.

  • भेजे गए प्रत्येक संदेश पर ध्वज या उच्च महत्व चिह्न अनुलग्न न करें. आपके प्राप्तकर्ता उन्हें अनदेखा करने लगेंगे.

  • सभी बड़े अक्षरों का उपयोग न करें.

  • अनुलग्नक न भेजें — इसके बजाय लिंक भेजें. यह नियम विशेष रूप से मीटिंग अनुरोधों पर लागू होता है जहाँ अनुलग्नक सर्वर कोटा में महत्वपूर्ण हो सकते हैं.

  • वितरण सूचियों को विस्तृत न करें. वितरण सूचियों को विस्तृत करना संदेशों को पढ़ना कठिन बना देता है और उनके नियम का उपयोग कर रहे लोगों के लिए ग़लत मेल फ़ोल्डर में जाने का कारण बनता है.

  • व्यंग्य का उपयोग न करें. आपके परिहास को ग़लत समझा जा सकता है.

  • ऐसा कुछ न लिखें जिसे आप अपनी कंपनी में सभी लोगों को पढ़ाना नहीं चाहते हैं. हो सकता है कि आपका संदेश एक अप्रत्याशित स्थिति उत्पन्न कर दे.

  • पढ़ने में कठिन कर्सिव या "मज़ाकिया" फ़ॉन्ट का उपयोग न करें.

  • लाल फ़ॉन्ट का उपयोग न करें, क्योंकि वे पढ़ने में कठिन होते हैं और उन्हें गंभीर समझा जा सकता है.

  • निकालने के लिए पूछने हेतु संपर्क समूह में सभी को उत्तर दें का उपयोग न करें. सदैव.

संपर्क समूहों के लिए सलाह (पूर्व में वितरण सूचियाँ कहा गया था)

यदि आप बड़े संपर्क समूह को प्रतिसाद दे रहे हैं, तो संदेश में सभी करने और न करने योग्य बातों का अनुसरण करें.

यदि आपको अधिक जानकारी चाहिए या अलग से समस्या की जाँच कर रहे हैं, तो सभी को यह बताने के लिए कि आप प्रतिसाद दे रहे हैं संपूर्ण संपर्क समूह को प्रतिसाद दें और फिर प्रत्येक को अलग-अलग उत्तर दें. समस्या हल हो जाने के बाद समाधान के साथ संपर्क समूह को प्रतिसाद देना सुनिश्चित करें. इस तरीके से, संपर्क समूह पर अन्य लोगों द्वारा समाधान का संदर्भ लिया जा सकता है.

लोगों को कैसे पुन:-निर्देशित करें

यदि कोई व्यक्ति संपर्क समूह को संदेश भेजता है जिसके आप सदस्य हैं, और संदेश का किसी अन्य या दूसरे संपर्क समूह द्वारा उत्तर दिया जाना बेहतर हैं, तो निम्न कार्य करें:

  • प्रति पंक्ति पर सही संपर्क समूह या व्यक्ति के नाम के साथ उत्तर दें.

  • सही संपर्क समूह या व्यक्ति को उत्तर भेजें.

  • मूल संपर्क समूह को गुप्त प्रतिलिपि पंक्ति में न रखें, क्योंकि आपका संदेश अन्य लोगों के नियम से फ़िल्टर नहीं होंगे. इसके बजाय, संपर्क समूह को प्रति या प्रतिलिपि पंक्ति में रखें.

  • यदि आप नई भूमिका में अवस्थांतरित हो रहे हैं और पाते हैं कि आप नियमित रूप से पुन: निर्देशित कर रहे हैं, तो त्वरित चरण को सेट करें.

किसी संपर्क समूह से कैसे निकलें

यदि आप ऐसे संपर्क समूह से मेल प्राप्त करते हैं जिस पर आप नहीं रहना चाहते हैं, तो अपने नेटवर्क व्यवस्थापक या संपर्क समूह के स्वामी को संदेश भेजें और उनसे निकालने के लिए कहें. संपूर्ण संपर्क समूह को उत्तर न दें. संपर्क समूह स्वामी ढूँढने के लिए, प्रति पंक्ति पर संपर्क समूह नाम को डबल-क्लिक करें.

इनलाइन टिप्पणियों का उपयोग कैसे करें

आपको प्राप्त संदेशों में इनलाइन टिप्पणियाँ जोड़ना प्रश्नों का उत्तर देने और समस्या पर सीधे प्रतिसाद देने का सुविधाजनक तरीका है. निम्न कार्य करना बेहतरीन कार्यप्रणाली मानी जाती है:

  1. अपने संदेश में उल्लेख करें कि आप इनलाइन टिप्पणी कर रहे हैं. उदाहरण के लिए, "नीचे अतिरिक्त टिप्पणियाँ देखें" शामिल करें.

  2. अपने पाठ को मूल संदेश से अलग करें. कुछ सुझावों में निम्न शामिल है:

    • फ़ॉन्ट रंग को परिवर्तित करना.

    • पाठ से पहले कोष्ठकों में अपना नाम या प्रथमाक्षर लिखें, उदाहरण के लिए, [स्कॉट मिशेल].

      छवि

    • फ़ॉन्ट को इटैलिक या बोल्ड अथवा दोनों में परिवर्तित करना.

  3. जो भी आपने नहीं लिखा है उसे न हटाएँ.

यदि आप लंबे संदेश के केवल एक छोटे भाग पर टिप्पणी करना चाहते हैं, तो अलग रंग का उपयोग करके और उद्धरण में उपसर्ग स्वरूप उद्धरण चिह्न लगाकर अपने प्रतिसाद में संदेश के उस भाग की प्रतिलिपि बनाएँ, और फिर अपना प्रतिसाद लिखें.

गुप्त प्रतिलिपि का उपयोग कब करें

जब आप किसी प्राप्तकर्ता का नाम किसी संदेश में ब्लाइंड कॉर्बन कॉपी गुप्त प्रतिलिपि बॉक्स में जोड़ते हैं, तो संदेश की एक प्रतिलिपि उस प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है. लेकिन प्राप्तकर्ता का नाम संदेश के अन्य प्राप्तकर्ताओं के लिए दृश्यमान नहीं होता है.

जब आपको लगता है कि अब अतिरिक्त लोगों को अतिरिक्त ईमेल की आवश्यकता नहीं है या यदि वार्तालाप विषय परिवर्तित हो गया है तो उन्हें ईमेल वार्तालाप से निकालने के लिए गुप्त प्रतिलिपि सुविधा का उपयोग करें.

उदाहरण के लिए, यदि आप उन पाँच लोगों में से एक हैं जिन्हें कोई प्रश्न प्राप्त हुआ है और आप उसका उत्तर देना चाहते हैं, तो अन्य चार लोगों को गुप्त प्रतिलिपि में रखें और इस तरह का कुछ लिखें जैसे "जो, जेफ़, जेम्स और जेनिफर को गुप्त प्रतिलिपि भेज रहा/रही हूँ. उत्तर यहाँ है…" फिर भविष्य के संदेश केवल आपके और मूल प्रेषक के बीच में होंगे.

संवेदनशील संदेश के बारे में तृतीय पक्ष (जैसे कि आपका प्रबंधक) को बताने के लिए गुप्त प्रतिलिपि का उपयोग न करें. गुप्त प्रतिलिपि प्राप्तकर्ता हो सकता है यह अनुभव न करें कि उसने गुप्त प्रतिलिपि प्राप्त की है और वह सभी को उत्तर भेज दे, जिससे उसके गुप्त प्रतिलिपि संदेश प्राप्त करने का खुलासा हो जाए. इसे आपका चापलूसी भरा व्यवहार माना जा सकता है.

किसी तृतीय पक्ष को समस्या के बारे में सूचित करने के लिए गुप्त प्रतिलिपि भेजने के बजाय, संदेश को भेजने के बाद उसे अग्रेषित कर दें.

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कैलेंडर और मीटिंग

मीटिंग कॉल करना कब उचित होगा?

मीटिंग तब कॉल करें जब:

  • पहली बार लोगों का कोई नया समूह कार्य कर रहा हो.

  • कई लोगों को 10 से अधिक अपेक्षाकृत लंबे संदेश भेजे गए और प्राप्त हुए हों.

  • चर्चा, विचार-विमर्श, या सहयोग की आवश्यकता हो.

  • मीटिंग तब कॉल करें जब आगे बढ़ने का यह सबसे प्रभावी तरीका हो, और मीटिंग कॉल करने से पहले उसके उद्देश्यों के बारे में स्पष्ट रहें.

किसे आमंत्रित करें

केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिनको शामिल किए जाने की आवश्यकता है. आपके द्वारा जोड़ा गया प्रत्येक अतिरिक्त व्यक्ति मीटिंग की जटिलता को बढ़ाता है, जो उसे नियंत्रित करना कठिन बनाता है. दूसरी ओर, यदि कोई निर्णय लेने की आवश्यकता है तो यह सुनिश्चित करें कि सभी मुख्य साझेदार उपस्थित हैं, अन्यथा यह मीटिंग समय और संसाधन का दुरूपयोग होगी.

मिलने का समय कैसे चुनें

कैलेंडर में आमंत्रितों की खाली/व्यस्त जानकारी को देखकर सभी के मिल सकने का समय चुनें. सभी मीटिंग सहभागियों की उपलब्धता देखने के लिए शेड्यूलिंग सहायक का उपयोग करें.

खाली/व्यस्त ग्रिड सहभागियों की उपलब्धता को दिखाता है. हरी लंबवत् रेखा मीटिंग के प्रारंभ को दर्शाती है. लाल लंबवत् रेखा मीटिंग की समाप्ति को दर्शाती है.

Outlook खाली/व्यस्त ग्रिड

मीटिंग अनुरोध लिखते समय शेड्यूलिंग सहायक देखने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • मीटिंग टैब पर, दिखाएँ समूह में, शेड्यूलिंग सहायक क्लिक करें.

कक्ष खोजकर्ता फलक में आपकी मीटिंग के लिए सुझाए गए उपयुक्त समय शामिल होते हैं (अधिकांश सहभागियों के उपलब्ध होने पर). मीटिंग समय चुनने के लिए, सुझाए गए समय अनुभाग में कक्ष खोजकर्ता फलक में समय सुझाव पर क्लिक करें, या खाली/व्यस्त ग्रिड पर कोई समय चुनें.

किसी मीटिंग अनुरोध के लिए सुझाए गए समय फलक

नोट:  यदि कक्ष खोजकर्ता फलक नहीं दिखाई देता है, तो मीटिंग टैब पर, विकल्प समूह में, कक्ष खोजकर्ता क्लिक करें.

रिबन पर कक्ष खोजकर्ता आदेश

यदि आप पाते हैं कि आप नियमित रूप से लोगों के समान समूह के साथ मीटिंग कर रहे हैं, तो नेविगेशन फलक में एक समूह बनाएँ ताकि आप लोगों की खाली-व्यस्त जानकारी को अधिक आसानी से देख सकें. इन समूहों में कक्ष भी शामिल हो सकते हैं, जो मीटिंग के लिए उपलब्ध कक्ष को ढूँढना आसान बना सकते हैं.

कोई कैलेंडर समूह बनाने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • कैलेंडर में, मुख पृष्ठ टैब पर, कैलेंडर्स प्रबंधित करें समूह में, कैलेंडर समूह क्लिक करें, और फिर नया कैलेंडर समूह बनाएँ क्लिक करें.

दूरस्थ रूप की बजाय व्यक्तिगर रूप से कब मिलें

व्यक्तिगत रूप से मिलें यदि:

  • यदि यह समूह पहली बार साथ में कार्य कर रहा है.

  • गैर-इलैक्ट्रॉनिक आइटम दिखाए जाएँगे या विस्तृत किए जाएँगे.

  • यह एक विचार-विमर्श वाली मीटिंग है.

  • यह एक सहयोग-प्रधान मीटिंग है.

  • प्रत्येक व्यक्ति के पास फ़ोन, Office 2010 लोगो Office Live मीटिंग, या उचित इलेक्ट्रॉनिक मीटिंग सॉफ़्टवेयर और उपकरण नहीं होता है.

अन्यथा, Live मीटिंग या फ़ोन द्वारा मीटिंग करने पर विचार करें.

युक्ति:  यदि आप मीटिंग स्थान के लिए यात्रा कर रहे हैं, तो मीटिंग से पहले और बाद में अपने कैलेंडर पर यात्रा का समय शेड्यूल करें.

संबंधित दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने का तरीका

किसी मीटिंग के लिए तैयारी करने में, प्राय: मीटिंग के पहले या दौरान साझा करने के लिए दस्तावेज़ होते हैं.

Office 2010 लोगो यदि सभी सहभागी आपके कॉर्पोरेट नेटवर्क से कनेक्ट हैं, तो दस्तावेज़ों को SharePoint साइट या किसी साझा किए गए नेटवर्क ड्राइव पर रखें.

Office 2010 लोगो यदि कोई भी सहभागी आपकी कंपनी से बाहर का है (उदाहरण के लिए, कोई विक्रेता जिसे आपके इंट्रानेट तक पहुँच प्राप्त नहीं है) तो SharePoint कार्यस्थान का उपयोग करने पर विचार करें.

अपने मीटिंग अनुरोध में अनुलग्नक न भेजें.

कोई एजेंडा तैयार करना: कार्य की मदद लें

  • @मीटिंग, एजेंडा आइटम के लिए आपका केंद्रीय स्थान है   .

कोई एकल कार्य बनाएँ, उसे @मीटिंग श्रेणी के साथ चिह्नित करें, और प्रारंभ दिनांक या नियत दिनांक को अपने मीटिंग के दिनांक के लिए सेट करें. जैसे ही मीटिंग दिनांक पास आता है और चर्चा के विषय सामने आते हैं, तो मन में विचार आते ही टिप्पणियाँ, बुलेट, और विचारों को कार्य में जोड़ें. यह कार्य मीटिंग के लिए आपका एजेंडा बन जाएगा.

मीटिंग के बाद, कार्य को पूर्ण के रुप में चिह्नित करें और अपने कार्रवाई आइटम के लिए नए कार्य बनाएँ.

  • यदि आप संदेशों के समूह या केवल एक संदेश की चर्चा करना चाहते हैं…   

यदि आपके पास मीटिंग में चर्चा के लिए कोई संदेश है, तो मीटिंग के दिन के लिए उस संदेश को ध्वजांकित करें और उसे @मीटिंग श्रेणी से चिह्नित करें.

यदि आपके पास चर्चा के लिए तीन से अधिक संदेश हैं, तो सभी को ध्वजांकित न करें क्योंकि वे आपके कार्य सूची को दूषित करेंगे. इसके बजाय, मीटिंग के नाम वाला नया कार्य बनाएँ; उसे राइट-क्लिक करें और संदेशों को कार्य तक खींचें (ऐसा करते ही प्रतिलिपि बन जाती है). इस कार्य को @मीटिंग श्रेणी से चिह्नित करें.

  • यदि आप अपने विचारों के लिए अधिक स्थान चाहते हैं...   

Office 2010 लोगो यदि आप अन्य लोगों के साथ सहयोग कर रहे हैं या केवल अपने विचारों के लिए अधिक स्थान की आवश्यकता है, तो OneNote नोटबुक का उपयोग करने पर विचार करें, जो या तो किसी SharePoint साइट के माध्यम से या किसी स्थानीय सर्वर पर साझा की जा सकती है. Outlook 2010 कार्यों की तुलना में OneNote 2010 नोट-लेने का बेहतर अनुभव प्रदान करता है.

मीटिंग के दौरान: सहयोग करने का तरीका

मीटिंग के दौरान आप सहयोग करने के लिए जिस उपकरण का उपयोग करते हैं वह उस स्थान और आपके प्रतिभागी की पहुँच पर निर्भर करता है.

यदि आप किसी दस्तावेज़ में सहयोग कर रहे हैं और सभी व्यक्ति उसी कक्ष में हैं, तो Word में परिवर्तन ट्रैक करें और टिप्पणियाँ सुविधाओं का उपयोग करें.

Office 2010 लोगो यदि आप प्रस्तुत कर रहे हैं और कुछ लोग दूरस्थ हैं, तो Microsoft Lync की ऑनलाइन मीटिंग और चैट सुविधाओं का उपयोग करें या कम औपचारिक मीटिंग्स के लिए, Microsoft Lync समूह चैट का उपयोग करके सभी लोगों को शामिल करें और अपने डेस्कटॉप या कोई दूसरा मॉनीटर साझा करें:

स्क्रीन साझाकरण विकल्प के साथ Microsoft Lync विंडो

Office 2010 लोगो यदि आप अधिक अनौपचारिक तरीके में सहयोग करना चाहते हैं, तो आप एक ही नोटबुक में नोट्स को एक साथ लेने के लिए OneNote का उपयोग कर सकते हैं. यदि नोटबुक कोई साझा किया गया नोटबुक नहीं है, तो मीटिंग के बाद संदेश में नोट्स भेजें.

Office 2010 लोगो यदि आप मीटिंग के लिए नोट्स या कार्यवृत्त ले रहे हैं, तो आप Outlook से अपने नोट्स में मीटिंग विवरण सम्मिलित करने के लिए OneNote का भी उपयोग कर सकते हैं. मीटिंग के बाद, आप अपने नोट्स को संदेश के रूप में सहभागियों को भेज सकते हैं.

किसी पुनरावर्ती मीटिंग को कैसे समाप्त करें

जब मीटिंग्स की श्रृंखला अपना पूरा समय लेती हैं, तो मीटिंग रद्द करने के बजाय जिससे मीटिंग के सभी ऐतिहासिक आवृत्तियाँ निकाल दी जाएँगी, मीटिंग की अंतिम आवृत्ति पर अंत में जाने के लिए पुनरावृत्ति प्रतिमान को परिवर्तित करें. ऐसा करने के लिए, पुनरावर्तन बटन पर क्लिक करें और समाप्ति दिनांक को परिवर्तित करें.

अपने कैलेंडर को कब और कैसे साझा करें

हो सकता है आपको अपने कैलेंडर को साझा करने की आवश्यकता नहीं हो, क्योंकि आपके संगठन का प्रत्येक व्यक्ति आपके खाली या व्यस्त रहने का समय देख सकता है लेकिन यह आवश्यक नहीं कि उसे मीटिंग्स और अपॉइंटमेंट्स की सामग्री या विषय भी दिखाई दे. हालाँकि, यदि आप चाहते हैं कि टीम आपकी सभी मीटिंग्स और अपॉइंटमेंट्स देख सके तो आप अपने कैलेंडर को आसानी से अपनी टीम के साथ साझा कर सकते हैं.

हो सकता है कि आप अपनी ओर से अपने कैलेंडर को किसी अन्य व्यक्ति से प्रबंधित करवाना चाहें, उदाहरण के लिए, एक ऐसा सहायक जो आपके लिए मीटिंग्स स्वीकार या अस्वीकार कर सके. ऐसी स्थिति में, आप अपने कैलेंडर के लिए प्रतिनिधि बना सकते हैं. यदि आप अपने कैलेंडर के लिए प्रतिनिधि बनाते हैं, तो केवल एक ही व्यक्ति को चुनें: सभी को अपने कैलेंडर का प्रतिनिधि ना बनाएँ. एक से अधिक प्रतिनिधि होने के कारण आपके कैलेंडर में त्रुटियाँ हो सकती हैं.

Office 2010 लोगो अपना कैलेंडर साझा करने के बजाय, समूह गतिविधियों के लिए एक SharePoint कैलेंडर बनाएँ जिस तक सभी को पहुँच प्राप्त हो. उदाहरण के लिए, समूह के अवकाश शेड्यूल्स का ट्रैक रखने के लिए किसी SharePoint साइट पर एक कैलेंडर बनाएँ.

जब आप ऐसे लोगों के साथ मीटिंग्स सेट करते हैं, जो आपकी खाली/व्यस्त जानकारी को नहीं देख सकते हैं, जैसे कि आपकी कंपनी से बाहर के लोग, तो संदेश के साथ अपना कैलेंडर भेजें.

नोट:  आपका कैलेंडर साझा किया गया है कि नहीं यह इस पर आधारित होता है कि आपके सिस्टम द्वारा चलाए जा रहे Microsoft Exchange Server के संस्करण और आपके व्यवस्थापक ने सर्वर को किस तरीके से कॉन्फ़िगर किया है.

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संपर्क

कॉर्पोरेट परिवेश में Outlook 2010 संपर्कों का उपयोग कब करें

यदि आप वैश्विक पता सूची के साथ किसी कंपनी के लिए कार्य करते हैं, तब भी ऐसे अवसर होंगे जब आप Outlook 2010 में कोई संपर्क रखना चाहते हों. इनके लिए संपर्क बनाएँ:

  • आपकी कंपनी के बाहर के लोग.

  • वे लोग जिनके लिए आप कुछ याद रखना चाहते हैं या उनके संपर्क में कोई जानकारी जोड़ना चाहते हैं, जैसे कि उनका जन्मदिन.

  • वे लोग जिन्हें आप अपने मोबाइल फ़ोन में सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं, विशेष रूप से यदि आपका फ़ोन आपकी कॉर्पोरेट पता पुस्तिका से कनेक्ट नहीं किया गया हो, या उन मामलों में जहाँ आप के पास कोई कनेक्टिविटी नहीं हो.

Outlook 2010 में कोई संपर्क समूह कब बनाएँ

जब आप अपने कॉर्पोरेशन के बाहर के लोगों के समूह को संदेश भेजना आसान बनाना चाहते हैं, तो Outlook 2010 में संपर्क समूह (जिसे पहले व्यक्तिगत वितरण सूचियों के रूप में जाना जाता था) बनाएँ. अपने कॉर्पोरेशन के अंदर के सभी समूहों के लिए, एक सार्वजनिक संपर्क समूह बनाएँ (इसे बनाने के तरीके के बारे में अपने आईटी व्यवस्थापक से पूछें).

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

त्वरित चरण क्या हैं?

Outlook 2010 में नए हैं, त्वरित चरण आपको एक क्लिक में एकाधिक कार्य करने की क्षमता प्रदान करते हैं. वे इनबॉक्स को साफ़ रखने में आपकी मदद के लिए उपयोगी उपकरण हैं और Outlook का उपयोग करते समय सामान्यत: अधिक कार्य-कुशल होते हैं. जब भी आप पाते हैं कि आपको Outlook में समान चरणों को बार-बार करना पड़ रहा है, तो त्वरित चरण बनाने का प्रयास करें.

नोट:  त्वरित चरण केवल मेल आइटम्स पर लागू होते हैं (उदाहरण के लिए आपके इनबॉक्स के आइटम्स).

पठन फलक को दाईं ओर क्यों दिखाएँ और नीचे (या बंद) क्यों नहीं?

पाठ के छोटे, चौड़े अनुभाग को पढ़ने की तुलना में संक्षिप्त पाठ के लंबे स्तंभ को पढ़ना अधिक आसान होता है. ऐसा इसलिए है क्योंकि लंबी दूरी पर अपनी आँखों को बाएँ से दाएँ के बजाय नीचे ले जाना आसान होता है, जिसके कारण आपको अपने सिर और गर्दन को इधर-उधर ले जाना पड़ता है जो थकान का कारण बन सकता है. पठन फलक को चालू रखना बेहतर होता है, ताकि आपको संदेश की सामग्री पढ़ने के लिए प्रत्येक संदेश को खोलना न पड़े.

जिन फ़ोल्डर्स की मुझे अब और आवश्यकता नहीं है उनका मैं क्या करूँ?

नेविगेशन फलक फ़ोल्डर सूची आपके द्वारा प्राय: उपयोग किए जाने वाले फ़ोल्डर्स के लिए आरक्षित होनी चाहिए. यदि यह उन फ़ोल्डर्स से भरी हुई है जिसे आप पहचानते भी नहीं हैं, तो सभी मेल संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाएँ और अपने मौजूदा फ़ोल्डर्स हटाएँ.

मैं केवल मुझे भेजे गए सभी संदेशों को कैसे नीला कर सकता/सकती हूँ?

  1. दृश्य टैब पर, वर्तमान दृश्य समूह में, दृश्य सेटिंग्स पर क्लिक करें.

रिबन पर दृश्य सेटिंग्स आदेश

  1. उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद बॉक्स में, सशर्त स्वरूपण क्लिक करें.

उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद बॉक्स

  1. सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  2. नाम बॉक्स में, मुझे लिखें और फिर फ़ॉन्ट पर क्लिक करें.

  3. फ़ॉन्ट संवाद बॉक्स में, रंग के अंतर्गत, नीला क्लिक करें, और फिर ठीक क्लिक करें.

  4. सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स में, शर्त पर क्लिक करें.

  5. फ़िल्टर संवाद बॉक्स में, प्रति पंक्ति पर एकमात्र व्यक्ति के आगे वाले संवाद बॉक्स जहाँ मैं हूँ चेक बॉक्स का चयन करें, और फिर प्रत्येक खुले संवाद बॉक्स पर ठीक क्लिक करें.

मुझे वार्तालाप दृश्य का उपयोग कब करना चाहिए?

वार्तालाप दृश्य तब उपयोगी होता है जब:

  • आप अपने संदेशों की कभी-कभी ही जाँच करते हैं, और इसलिए आपके पास एक बार में देखने के लिए अधिक संदेश होते हैं.

  • आपके पास कई संदेश थ्रेड्स हैं जिनमें बहुत सारी पिछली और अगली चर्चा शामिल होती है.

  • आपको यह संदर्भ देखने की आवश्यकता होती है कि किसने किसे प्रतिसाद दिया है.

  • आपको बहुत से संदेश प्राप्त होते हैं.

वार्तालाप दृश्य में अपने संदेशों को देखकर, आप आसानी से देख सकते हैं कि किस वार्तालाप में सबसे अधिक पिछली और अगली चर्चा हुई है. ऐसी स्थितियों में, हो सकता है कि आप वार्तालाप के केवल अंतिम संदेश को पढ़ना और उसका प्रतिसाद देना चाहें. आप संपूर्ण वार्तालाप का चयन कर सकते हैं और उस पर कार्य भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि यहाँ संदेशों की लंबी श्रृंखला हो जिसमें अंतिम संदेश सामान्य रूप से बताता है कि, "धन्यवाद, मेरे प्रश्न का उत्तर मिल गया है", ताकि आप बस संपूर्ण वार्तालाप को हटा सकें.

जब आप वार्तालाप विंडो में होते हैं तो आप अन्य फ़ोल्डर्स के संदेश भी देख सकते हैं, जो आपके लंबे वार्तालाप पर कोई नया संदेश प्राप्त होने पर बहुत सहायक होता है — आप अपने उत्तर सहित संपूर्ण इतिहास को देख सकते हैं.

क्या मुझे व्यक्तिगत और व्यावसायिक संदेशों को एक साथ रखना चाहिए?

आपके द्वारा पढ़े जाने वाले संदेशों के स्थान की संख्या को कम करने का अर्थ यह नहीं होता है कि आपको अपने कार्य और व्यक्तिगत संदेशों को मिलाना चाहिए. कार्य और व्यक्तिगत संचार के लिए अलग मेल खातों का उपयोग करना एक बेहतरीन कार्यप्रणाली है. हालाँकि, आपको उन ईमेल पतों की संख्या को कम करना चाहिए जिनके साथ आपको कार्य करना है. सौभाग्य से, Outlook 2010 के साथ, आप एक साथ एकाधिक खातों को देख सकते हैं. आप अपने कार्य संदेशों (Exchange सर्वर) को एक डेटा फ़ाइल में और अपने Outlook.com खाते (Outlook Connector के साथ) में देख सकते हैं और Google Gmail खाते को अन्य डेटा फ़ाइल में देख सकते हैं, यह सभी कार्य आप Outlook 2010 में समान प्रोफ़ाइल पर कार्य करते समय कर सकते हैं.

पढ़ा गया और न पढ़ा गया स्थिति कैसे मेरी मदद कर सकती है?

Outlook 2010 में पढ़ा गया और न पढ़ा गया स्थिति आपको तुरंत यह दिखाकर मदद करती है कि कौन से संदेश कम से कम एक बार पढ़ लिए गए हैं और कौन से नहीं पढ़े गए हैं. हालाँकि, संदेशों की पढ़ा गया और न पढ़ा गया स्थिति आपके संदेशों के आस-पास क्लिक करके आसानी से ट्रिगर की जा सकती है इसलिए ये सटीक रिकॉर्ड नहीं हैं— केवल एक उपकरण है.

किसी संदेश को त्वरित रूप से पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए, कुंजीपटल शॉर्टकट Ctrl+Q दबाएँ. इसे न पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए, CTRL+U दबाएँ.

पढ़ा गया/न पढ़ा गया स्थिति पर्याप्त क्यों नहीं है?

कुछ लोग यह इंगित करने के लिए पढ़ा गया या न पढ़ा गया स्थिति का उपयोग करते हैं कि संदेश नया है या कोई संदर्भ आइटम है. लेकिन न पढ़ा गया स्‍थिति अविश्वसनीय होती है, क्‍योंकि जैसे ही किसी संदेश से ध्‍यान हटता है (जब आप किसी अन्‍य संदेश पर क्‍लिक करते हैं), तो वह अपने आप ही पढ़ा गया के रूप में चिह्नित हो जाता है और शायद ही कभी दूसरे डिवाइस (उदाहरण के लिए, फ़ोन) संदेशों को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करते हैं. नि:संदेह, संदेश फिर से पढ़े जाएँगे और यह जानने के लिए कि आपको क्या करने की आवश्यकता है फिर से दिमागी कसरत करनी होगी. जब आपको कई संदेश प्राप्‍त होते हैं, तो आपके इनबॉक्‍स में जो आइटम "कार्य" के हैं और जो अभी तक देखे भी नहीं गए हैं उनके बीच अंतर करने के लिए एक रेखा के रूप में न पढ़ा गया/पढ़ा गया “स्‍थिति” का उपयोग करना कभी-कभी सिरदर्द साबित हो सकता है, इनमें से कुछ को आप कभी नहीं पढ़ेंगे क्‍योंकि आप विषय को देखकर ही समझ जाएँगे कि आपको उन्‍हें पढ़ने की आवश्‍यकता नहीं है. एक अति कुशल इनबॉक्स योजना वह् होती है जब आप अपने संदेशों को पढ़ें और यह निर्णय करें कि हर एक के साथ क्या करना है. फिर उसे आपके इनबॉक्स से हट जाना चाहिए — "न पढ़ा गया" स्थिति में नहीं रहना चाहिए.

मुझे मेरे संदेशों को क्यों फ़ाइल करना चाहिए?

अपने संदेशों के लिए केंद्रीय रिपॉसिटरी रखना एक बेहतरीन कार्यप्रणाली है, ताकि आप उनके साथ "कार्य" किए जाने के बाद उन्हें संदर्भित कर सकें. देखने के लिए (1-संदर्भ और 2-व्यक्तिगत) फ़ोल्डर्स की सीमित संख्या रखने से, यदि संदेश एक से अधिक विषय या प्रोजेक्ट पर लागू होता है, तो आपको उसके ग़लत रूप से फ़ाइल किए जाने या एकाधिक फ़ोल्डर्स में उसकी प्रतिलिपि बनाए जाने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है.

हमारे कहने का अर्थ यह नहीं है कि उन संदेशों के द्वारा ब्राउज़ करने की आवश्यकता नहीं है जो सभी किसी विशेष विषय या प्रोजेक्ट में हैं. Outlook 2010 बेहतर उपकरण प्रदान करता है — जैसे श्रेणियाँ और खोज फ़ोल्डर्स —ताकि आप प्रभावी रूप से खोज सकें.

मुझे केवल एक संदर्भ फ़ोल्डर क्यों रखना चाहिए?

एकल फ़ोल्डर होने से, आपको इस बारे में नहीं सोचना पड़ता है कि किस फ़ोल्डर में कौन से संदेश हैं, और आप जानते हैं कि इस फ़ोल्डर में वह सब कुछ है जिसे आपने पहले देखा है और जिसे रखना चाहते थे.

एकाधिक फ़ोल्डर्स रखने का अर्थ यह है कि प्रत्येक बार जब आप संदेश फ़ाइल करते हैं, तो आपको यह निर्णय लेने के लिए बाध्य किया जाता है कौन सा फ़ोल्डर उपयोग करना है. यदि वहाँ प्रति संदेश उपयुक्त फ़ोल्डर से अधिक फ़ोल्डर हैं तो यह और भी अधिक जटिल बन जाता है. चूँकि एकाधिक पसंद होने पर कई फ़ोल्डर्स उपयोग नहीं किए जाते हैं, इसलिए यह क्लटर बनाता है.

यद्यपि अपने सभी संदेशों को अपने इनबॉक्‍स में रहने देना बड़ी बात लगती है, लेकिन जब भी आप किसी संदेश को देखते हैं तो आपको उसे देखने की कीमत चुकानी होती है और आप सोचते हैं, "क्या यह वही चीज़ है जिस पर मुझे कार्य करना है या यह बस यहाँ संदर्भ के लिए है?" हमेशा नई-नई चीज़ों से भरे हुए इनबॉक्‍स से मन को शांति भी मिलती है. आपका इनबॉक्स वह स्थान है जिसमें अन्य लोग हेर-फेर कर सकते हैं; आप जो भी अपने संदर्भ फ़ोल्डर में रखते हैं वह पूरी तरह से आप पर निर्भर करता है.

मुझे संपर्क समूहों के लिए विभिन्न फ़ोल्डर्स की आवश्यकता क्यों है?

  • संग्रह चिह्न विभिन्न संग्रह दर    आपके पास स्वत: संग्रह के विषय और आवृत्ति पर आधारित विभिन्न संपर्क समूहों के लिए भिन्न फ़ोल्डर्स होने चाहिए. उदाहरण के लिए, यदि आप कारपूलिंग संपर्क समूह में हैं, तो कारपूल फ़ोल्डर के संदेश प्रतिदिन हटाए जाने चाहिए. कार्य-संबंधित विषय को शामिल करने वाले संपर्क समूह को कम नियमित रूप से संग्रहीत करना चाहिए, जैसे वार्षिक रूप से.

  • प्रभावी वार्तालाप समूहीकरण    जब आपके पास प्रासंगिक संपर्क समूह के लिए अलग फ़ोल्डर हो, तो आप संपूर्ण वार्तालाप को एक साथ समूहीकृत देख सकते हैं. आवश्यकता होने पर, आप किसी फ़ोल्डर में प्रभावी रूप से खोज कर सकते हैं.

मुझे संपर्क समूहों और RSS के लिए अलग फ़ोल्डर की आवश्यकता क्यों होती है?

बड़ी वितरण सूचियों और RSS फ़ीड्स को भेजे गए संदेश आसानी से आपके इनबॉक्स में बोझ बढ़ा सकते हैं. जानकारी के इस प्रवाह को किसी बड़े अखबार जितना ही महत्‍व दें — इसमें कोई उपयोगी या रुचिपूर्ण लेख हो सकता है, लेकिन संपूर्ण अखबार को पढ़ने में काफी समय लगेगा. नियम यह पढ़ने में आपकी मदद करते हैं कि आपके लिए सबसे अधिक रुचिकर और प्रासंगिक क्या है.

कौन से संपर्क समूह मेरे इनबॉक्स के बजाय मेरे फ़ोल्डर में जाने चाहिए?

किसी वितरण सूची नियम और फ़ोल्डर के लिए अच्छे प्रत्याशी ऐसी वितरण सूचियाँ होते हैं जो:

  • बहुत अधिक संदेश प्राप्त करते हैं.

  • कई लोगों को निर्देशित होते हैं.

महत्वपूर्ण समाचार (उदाहरण के लिए, CEO से) के साथ कॉर्पोरेट-स्तर के संदेश और सर्वर डाउनटाइम के बारे में आपके आईटी विभाग के संदेश फ़ोल्डर में नहीं जाने चाहिए. किसी संपर्क समूह के ऐसे संदेशों के लिए जिनमें आवृत्ति की परवाह किए बिना केवल कभी-कभी ही उपयोगी या रुचिकर सामग्री होती है, उनके लिए एक नियम और फ़ोल्डर होना चाहिए.

RSS के लिए नियम कैसे सेट करूँ?

यदि आप कई RSS फ़ीड्स की सदस्यता लेते हैं, तो उन्हें अन्य वितरण सूची जैसा मानें. अपने रुचिकर RSS आइटम्स (कीवर्ड्स पर आधारित) इनबॉक्स में ले जाएँ; अन्यथा, उन्हें स्वचालित रूप से RSS फ़ोल्डर्स में फ़ाइल होने दें.

यदि मेरे पास अवधारण नीतियाँ या कोई Exchange सर्वर ऑनलाइन संग्रह हो तो क्या होगा?

स्वत: संग्रह के स्थान पर अपने संगठन के समाधान का उपयोग करें और हमेशा की तरह, अपनी कॉर्पोरेट नीति का पालन करें. यदि आपकी कॉर्पोरेट नीति यह निर्धारित करती है कि आपके पास प्रत्येक प्रकार के आइटम के लिए एकाधिक फ़ोल्डर्स हैं, तो उस नीति का पालन करें.

मैं "स्वचालित उत्तर" नियम को कैसे सेट करूँ?

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. नि‍यम और चेतावनि‍याँ संवाद बॉक्स में, नया नि‍यम पर क्लि‍क करें.

  4. नियम विज़ार्डमें, किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत,मेरे द्वारा प्राप्त किए गए संदेशों पर नियम लागू करें का चयन करें, और फिरअगला पर क्लिक करें.

  5. चरण 1 के अंतर्गत, प्रपत्र नाम प्रपत्र का उपयोग करता है चेक बॉक्स का चयन करें. (यह विकल्प ढूँढने के लिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है.)

  6. चरण 2के अंतर्गत, प्रपत्र नाम पर क्लिक करें, और फिर मीटिंग प्रतिसाद और अंतरिम मीटिंग प्रतिसाद स्वीकार करें का चयन करें. आपके द्वारा दो प्रपत्रों को जोड़ने के बाद बंद करें क्लिक करें और फिर मुख्य नियम विज़ार्ड विंडो में अगला क्लिक करें. संवाद बॉक्स के शीर्ष पर सूची से आवेदन प्रपत्र का चयन करना सुनिश्चित करें, या हो सकता है कि आप मीटिंग प्रतिसाद और अंतरिम मीटिंग प्रतिसाद स्वीकार करें विकल्प से चूक जाएँ.

प्रपत्र संवाद बॉक्‍स चुनें

  1. निम्न अपवाद का चयन करें: केवल तब नहीं जब मुख्य भाग में विशिष्ट शब्द शामिल हों.

  2. चरण 2 में, विशिष्ट शब्द पर क्लिक करें, रिक्ति लिखें, और फिर जोड़ें क्लिक करें और फिर ठीकक्लिक करें.

  3. समाप्त क्लिक करें.

मैं "प्रति: मुझे" नियम कैसे सेट करूँ?

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. नि‍यम और चेतावनि‍याँ संवाद बॉक्स में, नया नि‍यम पर क्लि‍क करें.

  4. नियम विज़ार्डमें, किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत,मेरे द्वारा प्राप्त किए गए संदेशों पर नियम लागू करें का चयन करें, और फिरअगला पर क्लिक करें.

  5. जहाँ मेरा नाम प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में हो चेक बॉक्स का चयन करें, और फिर अगला क्लिक करें.

  6. अधिक नियम संसाधित करना रोकें (इस विकल्प को ढूँढने के लिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है) शर्त का चयन करें, और फिर समाप्त क्लिक करें.

मैं "इनबॉक्स में भेजे गए मीटिंग आमंत्रण" नियम कैसे सेट करूँ?

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स में, नया नि‍यम पर क्लि‍क करें.

  4. नियम विज़ार्डमें, किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत,मेरे द्वारा प्राप्त किए गए संदेशों पर नियम लागू करें का चयन करें, और फिरअगला पर क्लिक करें.

  5. जो मीटिंग का आमंत्रण या अद्यतन है (इस विकल्प को ढूँढने के लिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है) शर्त का चयन करें, और फिर अगला क्लिक करें.

  6. अधिक नियम संसाधित करना रोकें (इस विकल्प को ढूँढने के लिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है) क्रिया का चयन करें, और फिर समाप्त पर क्लिक करें.

मैं "भेजे गए आइटम्स को स्थगित करें" नियम को कैसे सेट करूँ?

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. नि‍यम और चेतावनि‍याँ संवाद बॉक्स में, नया नि‍यम पर क्लि‍क करें.

  4. नियम विज़ार्डमें किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत, मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें का चयन करें, और फिर अगला पर क्लिक करें.

  5. पुनः अगला पर क्लिक करें, जो इस नियम को आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश पर लागू करेगा.

  6. वितरण कुछ मिनट रोकें का चयन करें.

  7. चरण 2 में, इस संख्या पर क्लिक करें और फिर लंबित वितरण संवाद बॉक्स में ठीक पर क्लिक करें. (मिनट्स 1 के डिफ़ॉल्ट रूप को प्रदर्शित करता है.)

  8. अगला क्लिक करें.

  9. निम्न अपवाद का चयन करें: केवल तब नहीं जब महत्व के रूप में चिह्नित हो.

  10. चरण 2में, महत्व क्लिक करें और फिर उच्च महत्व का चयन करें.

  11. अगला क्लिक करें और इस नियम को भेजे गए आइटम नाम दें.

  12. समाप्त क्लिक करें.

नोट:  यह एक केवल-क्लाइंट नियम है, जिसका अर्थ यह है कि जब Outlook 2010 नहीं चल रहा हो, तब यह कार्य नहीं करेगा.

मैं "वितरण सूचियाँ" नियम कैसे सेट करूँ?

प्रत्येक ऐसी वितरण सूची या संपर्क समूह के लिए जिसके आप सदस्य हैं जहाँ आपको प्रत्येक संदेश पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, एक नियम बनाएँ.

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स में, ईमेल नियम टैब पर, नया नियम पर क्लिक करें.

  4. नियम विज़ार्ड में, व्यवस्थित बने रहें के अंतर्गत, किसी से प्राप्त संदेश किसी फ़ोल्डर में ले जाएँ का चयन करें और फिर अगला पर क्लिक करें.

  5. लोग या समूह से चेक बॉक्स का चयन करें.

  6. चरण 2 में, लोग या सार्वजनिक समूह पर क्लिक करें, संपर्क समूह जोड़ें, और फिर अगला क्लिक करें.

  7. इसे निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएँ का चयन करें और अधिक नियम संसाधित करना रोकें चेक बॉक्स का चयन करें. (यह विकल्प ढूँढने के लिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है.)

  8. चरण 2 में,निर्दिष्ट और उपयुक्त वितरण सूची फ़ोल्डर का चयन करें पर क्लिक करें और फिर अगला क्लिक करें.

  9. निम्न अपवादों का चयन करें: केवल तब नहीं जब मेरा नाम प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में हो और केवल तब नहीं जब विषय और मुख्य भाग में विशिष्ट शब्द शामिल हों.

  10. चरण 2 में, विशिष्ट शब्द पर क्लिक करें और उन सभी कीवर्ड्स को लिखें जिनके कारण आप संदेशों को पढ़ना चाहेंगे. उदाहरण के लिए, यदि सामान्य समस्याओं के लिए आप किसी वितरण सूची पर हैं, लेकिन कुछ समस्याएँ ऐसी हैं जिन्हें केवल आपको निपटाना है तो अपनी समस्याओं के लिए कीवर्ड्स दर्ज करें. जोड़ें पर क्लिक करें, और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  11. समाप्त क्लिक करें.

युक्ति:  यदि आपको लगता है कि ऐसा कोई कारण नहीं है जिससे इस संपर्क समूह को भेजा गया संदेश आपके इनबॉक्स में भेजा जाए, तो संपर्क समूह से निकालने हेतु पूछने के बारे में विचार करें.

नोट: वितरण सूचियाँ (प्रति फ़ोल्डर एक नियम) का प्रत्येक सेट के लिए 10 में से 2 चरणों को दोहराएँ।

मुझे नियमों का उपयोग क्यों करना चाहिए?

समय व्यतीत होने के साथ, आप संभावित रूप से अधिक से अधिक संदेशों को प्राप्त करेंगे. आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक संदेश को न तो आप पढ़ सकते हैं — और न ही आपको इसका प्रयास करना चाहिए. बजाय इसके, केवल उन्हीं संदेशों को पढ़ें जो पढ़ने हेतु आपके लिए महत्वपूर्ण हैं. नियम, महत्‍वपूर्ण संदेशों को प्राथमिकता देने और ध्यानभंग होना कम करने में आपकी मदद करेंगे.

युक्ति:  सिर्फ इसलिए कि आपको कोई संदेश भेजा गया है (या आपके द्वारा सदस्यता प्राप्त किसी वितरण सूची को), आपके द्वारा पढ़ने, या इसके लिए कोई प्रतिक्रिया देने की अपेक्षा नहीं की जाती है.

किन दिनांकों के लिए ध्वज सेट होते हैं

त्‍वरित चरण

यह क्या करता है

इसका उपयोग कब करें

आज

आज

आज

आने वाला कल

आने वाला कल

आने वाला कल

इस सप्ताह

अब से दो दिन या कार्य सप्ताह के अंतिम दिन, जो भी पहले आता हो. (डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ, सोमवार को, यह बुधवार है; मंगलवार को, यह गुरुवार है.)

कार्य सप्ताह का अंतिम दिन

अगला सप्ताह

अगले कार्य सप्ताह का प्रथम दिन

अगले कार्य सप्ताह का अंतिम दिन

मेरी करने के लिए पट्टी में सालों पहले के कार्यों और ध्वजांकित किए गए मेल के साथ मुझे क्या करना चाहिए?

यदि आप किसी अन्य उद्देश्य के लिए कार्यों और ध्वजों का सक्रिय रूप से उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो सभी आइटम का चयन करें, राइट-क्लिक करें और फिर हटाएँ का चयन करें. यह क्रिया पुराने कार्यों को हटा देगी और आइटम्स को हटाए बिना ध्वजांकित संदेशों और संपर्कों से ध्वज को निकाल देगी.

अनुपयोगी श्रेणियों के साथ मुझे क्या करना चाहिए?

उन सभी श्रेणियों को हटाएँ जिनका उपयोग करने की आप योजना नहीं बनाते हैं. समान श्रेणी सेट सभी आइटम पर लागू होते हैं, तो यदि आप संपर्कों के लिए किसी श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो इसे रखें.

रंगों को चुनने का श्रेष्ठ तरीका क्या है?

रंग श्रेणियाँ बनाते समय, अपने रंगों का चयन करने में विचारशील बनें. उदाहरण के लिए @phone के लिए @email की तरह समान रंग का चयन न करें, लेकिन अपनी सभी 1:1 श्रेणियों के लिए मिलते-जुलते रंगों (उदाहरण के लिए, हरे रंग के शेड्स) का चयन करें. समय के साथ, आप अपनी कार्य सूची को देखने में सक्षम होंगे और केवल रंग द्वारा निर्धारित कर सकेंगे कि क्या कार्य वर्तमान में क्रिया योग्य है या नहीं. उदाहरण के लिए, यदि @Home जामुनी है, और आप कार्य कर रहे हैं, तो आप कोई भी जामुनी कार्य नहीं कर सकते हैं.

स्वयं के लिए समय शेड्यूल क्यों करूँ?

अपने कैलेंडर पर अपने लिए समय शेड्यूल करने से, आपकी खाली/व्यस्त जानकारी का अद्यतन किया जाएगा और संभावित रूप से उस समय के लिए लोग आपको कम शेड्यूल करेंगे. यदि आपके पास एक व्यस्त कैलेंडर है, तो आपके कार्य को करने के लिए समर्पित समय प्राप्त करने का यह एकमात्र तरीका हो सकता है.

यह आपको कार्य को करने के लिए वचनबद्ध बनाने में मदद भी करता है — यदि आप इसे अपने कैलेंडर में रखते हैं, तो आपको इस कार्य को समय पर करने में वचनबद्ध होना चाहिए. यदि कोई आपके कार्य समय पर शेड्यूल बनाता है, तो अपने समय को पुन: शेड्यूल करना सुनिश्चित करें. स्वयं को धोखा न दें!

मेरे इनबॉक्स में 10,000 संदेशों को मैं कैसे प्रबंधित करूँ?

यदि आपके पास अपने इनबॉक्स में 20 से भी अधिक आइटम हैं, तो अंतिम सप्ताह के संदेशों पर प्रक्रिया करें और फिर शेष संदेशों का चयन करें और उन्हें अपने 1-संदर्भ फ़ोल्डर में ले जाएँ. हाँ, आप यह कर सकते हैं, और यह अनुभव बहुत बढ़िया होगा.

मुझे इतने सारे संदेश क्यों प्राप्त होते हैं?

यदि आप संदेशों से परेशानी अनुभव करते हैं, तो शायद आप संभावित रूप से हैंडल किए जाने की तुलना में अधिक संदेश प्राप्त कर रहे हैं और हो सकता है कि आपको और अधिक कठोर नियम सेट करने की आवश्यकता हो. अपने संदेशों को प्रेषक के अनुसार व्यवस्थित करके विश्लेषण करने का प्रयास करें कि आपके संदेश कहाँ से आ रहे हैं और फिर सभी शीर्ष लेखों को संक्षिप्त करें. क्या आप अनावश्यक संपर्क समूहों को पढ़ रहे हैं? यदि ऐसा है, तो एक नियम बनाएँ. यदि आप अपना दृश्य परिवर्तित करते हैं, तो इसे वापस बदलना न भूलें!

मेरे पास 10 मिनट हैं: मेरे इनबॉक्स में सबसे पहले मुझे क्या पढ़ना चाहिए?

यदि आपके पास समय कम है, उदाहरण के लिए मीटिंग्स के बीच, तो आप नीले-संदेशों में आपको सीधे भेजे गए संदेश पढ़ सकते हैं. अक्सर ये संदेश अगले चरण के लिए आपकी प्रतीक्षा करते हैं और सबसे महत्वपूर्ण होते हैं.

मुझे मेरे संदेशों को कितनी बार पढ़ना चाहिए?

हममें से कई के लिए, संदेशों को पढ़ना लगभग किसी बुरी आदत के समान है. अपने संदेशों को देखने में सुबह 20 मिनट व्यतीत करें और फिर अपनी कार्य सूची की दैनिक समीक्षा करने में अपना ध्यान लगाएँ. फिर अपने दिन के साथ आगे बढ़ें! एक बार सुबह और एक बार दिन के अंत में संदेशों को पढ़कर समय को सीमित करते हुए महत्वपूर्ण रूप से आप अपनी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं. पूरे सप्ताह इसका प्रयास करें और स्वयं देखें.

मैं जटिल कार्यों को कैसे प्रबंधित कर सकता/सकती हूँ?

Office 2010 लोगो योजना बनाने के लिए कुछ कार्यों को अधिक स्थान की आवश्यकता होती है. इन कार्यों के लिए OneNote का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी एकाधिक चरण वाले प्रोजेक्ट, नेस्टेड कार्यों, इत्यादि की योजना बना रहे हैं, तो OneNote एक अधिक उपयुक्त उपकरण है.

यदि आप केवल कुछ संबंधित कार्यों को याद रखना चाहते हैं तो उन्हें कार्य के मुख्य भाग में सूचीबद्ध करें. यदि यहाँ संबंधित संदेश हैं, तो उन्हें कार्य में खीचें.

क्या मुझे व्यक्तिगत और व्यावसायिक कार्यों को साथ में रखना चाहिए?

यदि संभव हो, तो अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक कार्यों को एक ही स्थान पर रखें. एक सूची रखने से उन स्थानों की संख्या घट जाती है जहाँ आपको यह देखने की आवश्यकता होती है कि क्या करना आवश्यक है. यदि आपके पास पहले से केवल एक सूची है तो श्रेणियों का उपयोग अपने व्यावसायिक कार्यों से व्यक्तिगत कार्यों को सॉर्ट करने के लिए करें और अपनी सूची प्रभावी रूप से प्रबंधित करें. आपके व्यक्तिगत कार्य आपकी कंपनी के Exchange सर्वर पर संग्रहीत होंगे और आपके IT विभाग के लिए दृश्यमान हो सकते हैं, इसलिए केवल उपयुक्त व्यक्तिगत कार्यों को ही अपनी सूची में रखें.

कार्यों को याद रखना क्या ग़लत है?

कार्यों को याद रखना सार्थक नहीं है. अपने कार्यों का ट्रैक रखने के लिए अपने दिमाग पर बोझ डालने की बजाय Outlook 2010 पर निर्भर रहना आपको अधिक स्वतंत्रता प्रदान करता है. अपने कार्य के बारे में स्वयं को याद दिलाने में बुद्धि का प्रयोग बंद कर सकते हैं (''ठीक है, टेम्प्लेट्स के बारे में जॉन को संदेश भेजना याद रखें, टेम्प्लेट्स के बारे में जॉन को कोई संदेश भेजें...") और साथ ही वर्तमान गतिविधियों पर फ़ोकस करें.

अपने कार्य Outlook 2010 में क्यों रखूँ?

Outlook 2010 में कोई कार्य सूची किसी काग़ज़ सूची की तुलना में क्यों बेहतर कार्य करती है:

  • काग़ज़ सूचियों को स्वचालित रूप से नवीनतम नहीं रखा जा सकता है.

  • काग़ज़ सूचियों को आसानी से पुनर्व्यवस्थित नहीं किया जा सकता है.

  • अपनी कार्य सूची को कहीं से भी देखने के लिए आप Outlook Online का उपयोग कर सकते हैं.

  • Office 2010 लोगो Outlook 2010, OneNote 2010 और Microsoft SharePoint Server और आपके मोबाइल डिवाइस/फ़ोन के साथ एकीकृत होता है.

  • काग़ज़ सूचियाँ आसानी से गुम हो सकती हैं.

उन्नत: ईमेल संदेशों के लिए मैं खोज फ़ोल्डर कैसे बनाऊँ?

किसी मीटिंग के लिए किसी विशेष विषय पर संदेशों के सेट पर आपको आसान पहुँच प्राप्त हो सकती है. अपनी मीटिंग के लिए एक श्रेणी बनाएँ, और फिर निम्न मापदंड के साथ खोज फ़ोल्डर बनाएँ: श्रेणी <name> और पूर्ण नहीं एवं एक निश्चित समय अवधि से. जैसे ही आप उस विषय पर संदेशों को प्राप्त करते हैं, तो उन्हें उस श्रेणी के साथ चिह्नित करें. जब आप पूरा कर लें तो जिन संदेशों पर आपने चर्चा कर ली है उन्हें पूर्ण चिह्नित करें.

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संदर्भ

निम्न स्रोतों से कई उत्कृष्ट पुस्तकें और समय प्रबंधन के सिद्धांत प्राप्त होते हैं:

पुस्तकें और अन्य संसाधन

अतिरिक्त ऑनलाइन संसाधन

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लेखक के बारे में

Microsoft में मेलिसा मैकबेथ Office उत्पाद समूह में लीड प्रोग्राम मैनेजर है. उन्होंने Outlook में समय प्रबंधन की कई सुविधाओं पर कार्य किया है जिनमें करने के लिए पट्टी, ध्वज, भेजें पर ध्वजांकन, और दैनिक कार्य सूची शामिल हैं. वह सिएटल में रहती हैं और बागवानी उनका शौक है.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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