Outlook कैलेंडर के उपयोग के दौरान सर्वोत्तम व्यवहार

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

Outlook कैलेंडर ईमेल, संपर्क और अन्य सुविधाओं के साथ पूरी तरह से एकीकृत है. यह एकीकरण कैलेंडर घटक को Outlook की सबसे लोकप्रिय सुविधाओं में से एक बना देता है. इस आलेख में, हम कैलेंडर के विभिन्न फ़ंक्शंस के उपयोग द्वारा आपका मार्गदर्शन करेंगे. इसके अतिरिक्त, हम आपको कैलेंडर सुधार से परिचय कराएंगे जो विशेष रूप से आपके अनुभवों को अधिक संगत बनाने के लिए लक्षित है.

नोट: Outlook 2007 सर्विस पैक करने के लिए कई कैलेंडर एन्हांसमेंट्स जोड़े गए थे। यदि आप Outlook 2007 सर्विस पैक 3 (SP3) का उपयोग करने के लिए सुनिश्चित करें कि इस कारण के लिए, हमारे बहुत पहले अनुशंसा है या बाद में। आप Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 या Outlook 2016 का उपयोग कर रहे हैं कि नीचे दिए गए अनुभाग मान।

मीटिंग अनुरोध अग्रेषित करना

यदि आप Outlook 2007 का उपयोग कर रहे हैं तो आपको मीटिंग अनुरोध को अग्रेषित नहीं करना चाहिए. इसके परिणामस्वरूप मीटिंग्स गुम या बेमेल हो सकती हैं. बजाय इसके, मीटिंग आयोजक से सहभागियों को मूल मीटिंग अनुरोध में जोड़ने के लिए कहें.

यदि आप Outlook 2010 या नया संस्करण उपयोग कर रहे हैं, और आप किसी मीटिंग सहभागी हैं, तो आप Outlook 2010 या नए मीटिंग आगे सूचना सुविधा के साथ उपयोग कर रहा है जो किसी अन्य व्यक्ति के लिए मीटिंग अग्रेषित कर सकते हैं। जब आप मूल रूप से इस मीटिंग के लिए आमंत्रित नहीं किया गया था जो मीटिंग अग्रेषित करने के लिए Outlook 2010 या नया संस्करण का उपयोग करते हैं, Outlook मीटिंग के आयोजक को मीटिंग आगे सूचना भेजता है। आयोजक मीटिंग सूचना प्राप्त होती है, के लिए मीटिंग आयोजक का नई सहभागी जोड़ा जाता है। मौजूदा सहभागी अतिरिक्त सहभागी मीटिंग से जोड़ा गया था, यह जानने के लिए चाहते हैं, तो फिर आयोजक चाहिए मीटिंग को खोलने और सभी सहभागियों को एक मीटिंग अद्यतन भेजें।

नोट: यदि आप किसी मीटिंग के बारे में जानते हैं लेकिन नहीं उन्हें आमंत्रित करें, बस मीटिंग अनुरोध आपके कैलेंडर से मेल चिह्न के लिए Outlook के निचले बाईं ओर पर खींचें करने देने के लिए चाहते हैं। यह मीटिंग जिसे आप कर सकते हैं बाहर के बारे में जानकारी के साथ एक ई-मेल खोलता है। ध्यान दें कि इस ई-मेल करने के लिए मीटिंग प्राप्तकर्ता (ओं) जोड़ नहीं है, और इसमें केवल मीटिंग जानकारी जैसे दिनांक, समय, विषय, और कार्यसूची शामिल हैं।

Microsoft Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए

Microsoft Exchange Server 2007 मीटिंग आगे सूचना को कैलेंडर Attendant सुविधा का एक भाग के रूप में प्रस्तुत है। मेलबॉक्स किसी Exchange Server संगठन के लिए कनेक्ट करने के लिए Outlook का उपयोग करते हैं, तो मीटिंग आगे सूचना व्यवहार Exchange सेटिंग्स के अंतर्गत, Exchange व्यवस्थापक द्वारा कॉन्फ़िगर की गई हैं, तो हो सकता है। उदाहरण के लिए, अपने Exchange व्यवस्थापक से दूरस्थ डोमेन के लिए भेजी जा रही मीटिंग आगे सूचना रोक सकते हैं।

हम सामान्यत: यह अनुशंसा करते हैं कि यदि कोई सहभागी आयोजक के जैसे उसी Exchange संगठन से नहीं है तो जब तक के सभी निम्न स्थितियाँ सही न हो, वह मीटिंग को अग्रेषित न करें:

  • सहभागी, Microsoft Outlook 2010 या नए संस्करण का उपयोग कर रहा है.

  • सहभागी का Exchange व्यवस्‍थापक, मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना को दूरस्थ डोमेन में भेजने की अनुमति देता है.

  • आयोजक किसी Microsoft Outlook क्लाइंट का उपयोग कर रहा है.

सभी निम्न स्थितियाँ सत्य हैं, तो एक सहभागी होने वाले एक गैर-Exchange मेल सिस्टम का उपयोग करता है, हम सामान्यत: किसी मीटिंग अग्रेषित करना नहीं अनुशंसा करते हैं:

  • सहभागी, Microsoft Outlook 2010 या नए संस्करण का उपयोग कर रहा है.

  • आयोजक किसी Microsoft Outlook क्लाइंट का उपयोग कर रहा है.

किसी भी कारण के लिए आयोजक मीटिंग आगे सूचना प्राप्त न हो, तो मीटिंग सहभागियों के लिए मीटिंग आयोजक का नहीं जोड़े जाते हैं। आयोजक लगातार मीटिंग परिवर्तित करता है और एक अद्यतन को भेजता है, तो अद्यतन केवल मूल invitees के लिए भेजा गया है। पहले अग्रेषित मीटिंग की प्रतिलिपि प्राप्त सहभागियों अद्यतन प्राप्त नहीं करेंगे।

यदि उपरोक्त सीमाएँ आप सफलतापूर्वक और समान रूप मीटिंग आमंत्रणों अग्रेषित करने से रोकती हैं, तो बस वांछित सहभागियों को जोड़ने के लिए मीटिंग आयोजक से पूछें करने के लिए सबसे अच्छा है। यह पूछें यदि आप आश्वस्त नहीं हैं, तो इच्छित सहभागियों को जोड़ने के लिए मीटिंग आयोजक के लिए महत्वपूर्ण है दोनों अपने और इच्छित सहभागियों के वातावरण उपरोक्त शर्तों को पूरा करते है।

नोट: Outlook प्रतिनिधि को मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना प्राप्त नहीं होती है.

सभी मीटिंग अनुरोध और रद्दीकरण को संसाधित करें

आप सीधे आपके इनबॉक्स से मीटिंग अनुरोध हटा सकते हैं, यद्यपि आप ठीक से मीटिंग अनुरोध को स्वीकार करने या उसे अस्वीकार कर संसाधित करना चाहिए। हमेशा अपने इनबॉक्स से मीटिंग रद्दीकरण का संसाधन शुरू करने के लिए आदेश कैलेंडर से निकालें का उपयोग करें। कैलेंडर मॉड्यूल से सीधे मीटिंग संसाधन से बचें।

पुनरावर्ती मीटिंग्स के साथ कार्य करना

समाप्ति दिनांको को सेट करें और आवृत्तियों की सीमा निर्धारित करें

Outlook नियमित की एकाधिक आवृत्तियों वाले मीटिंग शेड्यूल करने के लिए आसान बनाता है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप हमेशा कोई समाप्ति दिनांक सेट करें और पुनरावर्ती श्रृंखला आवृत्तियों की एक विशिष्ट संख्या को सीमित करें कि। बहुत संभव है कि, पुनरावर्ती मीटिंग्स कुछ बिंदु पर संशोधन की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, सहभागियों जाएगा हो जोड़े या एक एकल पुनरावृत्ति से निकाल दिया, या मीटिंग स् थान या समय अवकाश तिथियों या unforeseen परिस्थितियों के कारण बदल जाएगा। Outlook इन अद्वितीय परिवर्तन से प्रत्येक किसी मीटिंग अपवाद के रूप में सहेजता है। अपवाद की एक बहुत बड़ी संख्या के साथ मीटिंग्स को प्रबंधित करने के लिए कठिन होता है जो किसी मीटिंग श्रृंखला में परिणाम। इसके साथ ही, यह अनपेक्षित व्यवहार उत्पन्न कर सकते हैं। वर्तमान में समाप्त होता है जब आप कोई नई मीटिंग श्रृंखला हमेशा बना सकते हैं। आवृत्तियों की संख्या के बारे में रहे, जब आवृत्ति पर विचार करें। एक वर्ष की अवधि में, लगभग 90 कि इसी अवधि के दौरान मासिक मीटिंग से अधिक आवृत्ति दो बार साप्ताहिक मीटिंग होगी।

मूल समाप्ति दिनांक से पहले पुनरावर्ती मीटिंग समाप्त करें

हालाँकि आप किसी पुनरावर्ती मीटिंग को रद्द कर सकते हैं, लेकिन एक बेहतर विकल्प, श्रृंखला के लिए समाप्ति दिनांक परिवर्तित करना है. इससे आप और सहभागी भूतकाल में हुई मीटिंग का रिकॉर्ड रख सकते हैं. अगर आप पुनरावर्ती मीटिंग पूर्णतः रद्द कर देते हैं, तो इतिहास गुम हो जाता है. सर्वश्रेष्ट विकल्प, एक नया समाप्ति दिनांक सेट करना और फिर सभी सहभागियों को अद्यतन भेजना है. पिछली मीटिंग का रिकॉर्ड रखते समय, यह मीटिंग श्रृंखला पहले ही समाप्त कर देता है.

नोट: यदि आप मीटिंग श्रृंखला को जल्दी समाप्त, पुनरावर्ती मीटिंग से संबंधित अपवाद खो जाते हैं। "अपवाद के बारे में अधिक जानने के लिए, सेट समाप्ति दिनांक और आवृत्तियों की संख्या को सीमित करें" ऊपर देखें।

भविष्य की संपूर्ण मीटिंग्स श्रृंखला रद्द करने के बारे में जानकारी के लिए, यह देखें: भविष्य की संपूर्ण मीटिंग्स श्रृंखला रद्द करना

आयोजक परिवर्तित करना

Outlook, किसी मीटिंग आयोजक को परिवर्तित करने का तरीका नहीं प्रदान करता है. किसी पुनरावर्ती मीटिंग के मीटिंग आयोजक को परिवर्तित करने के लिए, पुनरावर्ती मीटिंग समाप्त करें. ऐसा करने के लिए, एक पूर्व समाप्ति दिनांक सेट करें और सभी सहभागियों को अद्यतन भेजें. आपके द्वारा यह चरण पूर्ण करने के बाद, नए आयोजक को एक नई पुनरावर्ती मीटिंग बनानी होगी.

पुराने समाप्ति दिनांक सेट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, एक मीटिंग को रद्द करेंदेखें।

अनुलग्न साझा करने के लिए पुनरावर्ती मीटिेंग का उपयोग करने से बचें

अनुलग्नको को पुनरावर्ती मीटिंग अपवाद की जटिलता में जोड़ा जाता है. प्रत्येक अपवाद में अनुलग्न की अपनी स्वयं की प्रतिलिपि शामिल होती है. जैसे ही पुनरावर्ती मीटिंग में अपवादों को जोड़ा जाता है, अनुलग्नकों की नई प्रतिलिपियाँ बनाई जाती हैं. यदि आप अनुलग्नक के किसी एक सेट में कोई परिवर्तन करते हैं तो ये परिवर्तन अन्य अपवाद में वितरित नहीं किए जाते हैं. यदि आप चाहते हैं कि सभी सहभागियों के पास किसी भी दी गई मीटिंग के लिए परिवर्तनों की सबसे नवीनतम प्रतिलिपि हो तो OneDrive जैसी किसी साझाकरण सेवा के माध्यम से दस्तावेज़ साझा करें. नेटवर्क पर एंटरप्राइज़ उपयोगकर्ता SharePoint या अन्य साझा की गई फ़ाइलों का लाभ उठा सकते हैं.

मीटिंग की प्रतिलिपि बनाने से बचें

मूल रूप से, Outlook प्रतिलिपि बनाए गए मीटिंग और मूल मीटिंग के बीच कोई लिंक निकाल देता है। इस असंगतता को रोकने में मदद। Outlook के किसी नए संस्करण जोड़ें पाठ स्ट्रिंग "प्रतिलिपि:" विषय के लिए। यह मीटिंग प्रतियों को पहचानने के लिए आसान है।

क्रियाओं से संबंधित करने के लिए प्रतिलिपि बनाए गए मीटिंग उत्पन्न अनपेक्षित परिणाम, इसलिए हम अनुशंसा करते हैं मीटिंग की प्रतिलिपि बनाने से बचना है। यह दोनों की प्रतिलिपि किसी अन्य उपयोगकर्ता का कैलेंडर से मीटिंग, साथ ही उन से प्रतिलिपि बनाई गई करने के लिए लागू होता है जो आपके पास किसी अन्य कैलेंडर फ़ोल्डर।

आपके द्वारा अन्य कैलेंडर फ़ोल्डर में व्यवस्थित की गई मीटिंग्स को ले जाने के तरीकों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न देखें:

"अद्यतन भेजें" विकल्प को बिना खोए Outlook मीटिंग्स को कैसे ले जाएँ

आपके कैलेंडर से कनेक्ट डिवाइसेज़ का रख रखाव करें

यह सुनिश्चित करें कि कोई भी डिवाइस जो आपके कैलेंडर से कनेक्ट है उसमें नवीनतम अद्यतन स्थापित है. कुछ डिवाइसेज़, कैलेंडर और अन्य फ़ोल्डर को सिंक्रनाइज़ करने के लिए Exchange ActiveSync का उपयोग करते हैं. इन डिवाइसेज़ में Windows Phone, Windows RT, Apple iOS और Android डिवाइसेज़ शामिल होते हैं. Research In Motion (RIM) BlackBerry डिवाइसेज़ और अन्य भी कैलेंडर के साथ सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.

कुछ ज्ञात समस्याओं के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न देखें: Microsoft Exchange ActiveSync और तृतीय-पक्ष डिवाइसेज़ में वर्तमान की समस्याएँ.

नोट: कुछ मामलों में, एक से अधिक क्लाइंट Outlook और डिवाइस आइटम विरोध उत्पन्न कर सकते हैं जो एक ही समय में, संशोधित कर सकते हैं। संभावना को न्यूनतम करने के लिए, दो या अधिक क्लाइंट्स या डिवाइस पर एक ही आइटम अपेक्षाकृत थोड़े समय के भीतर प्रक्रिया नहीं है।

Outlook के साथ एकीकृत होने वाले एड-इन्स का रखरखाव करें

भले ही सभी Outlook एड-इन्स Outlook डेटा तक पहुँच प्राप्त नहीं कर पाते है लेकिन अधिकांश करते हैं. कोई एड-इन्स Outlook आइटम को परिवर्तित कर सकता है जो आप उसी समय संपादित कर रहे हैं, चाहे उसी Outlook में या किसी अन्य डिवाइस में हो. यह विरोध उत्पन्न कर सकता है. इस संभावना को कम करने के लिए, सुनिश्चित करें कि Outlook के साथ एकीकृत होने वाले किसी भी एड-इन्स या प्रोग्राम्स के लिए नवीनतम अद्यतन स्थापित किए गए हैं. उन किसी भी प्रोग्राम्स और एड-इन्स की स्थापना रद्द करें या अक्षम करें जिन्हें आप उपयोग नहीं करते हैं या जिन्हें Outlook के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता नहीं है.

नोट: कुछ मामलों में, एक से अधिक क्लाइंट Outlook और डिवाइस आइटम विरोध उत्पन्न कर सकते हैं जो एक ही समय में, संशोधित कर सकते हैं। संभावना को न्यूनतम करने के लिए, दो या अधिक क्लाइंट्स या डिवाइस पर एक ही आइटम अपेक्षाकृत थोड़े समय के भीतर प्रक्रिया नहीं है।

Microsoft Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए अतिरिक्त अनुशंसाएँ

प्रबंधक/प्रतिनिधि परिदृश्य में कार्य करना

यदि आपका संगठन इसकी अनुमति देता है तो कैशेड ए‍क्सचेंज मोड का उपयोग करके Outlook को अपने Exchange मेलबॉक्स से कनेक्ट करने के लिए कॉन्फ़िगर करें. यह सर्वोत्तम कार्यक्षमता प्रदान करता है.

Mac के लिए Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, और Microsoft Outlook के नए संस्करण में प्रतिनिधि सुविधा के लिए कई सुधार शामिल हैं. इन संस्करणों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें:

Microsoft Outlook और Entourage के मिश्रित संस्करण में Outlook प्रतिनिधि सुविधा

प्रतिनिधियों की संख्या सीमित करें

Outlook आपके द्वारा जोड़े जा सकने वाले प्रतिनिधियों की संख्या को सीमित नहीं करता है. हालाँकि, हम अनुशंसा करते हैं कि आप संपादक अनुमतियाँ केवल एक (1) प्रतिनिधि को ही प्रदान करें. यह आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देता है कि कब और कैसे मिटिंग संसाधित की गई थी. इस तथ्य पर विचार करते हुए कि कोई प्रतिनिधि एकाधिक डिवाइसेज़ का उपयोगआपके डेटा, कई प्रतिनिधि वाले संपादक अनुमतियों के साथ यह निर्धारित करना बहुत कठिन बना देता है कि मिटिंग क्यों गुम है या दिनांक से बाहर क्यों है.

आप केवल एक प्रतिनिधि के संपादक अनुमतियों दे, तो भी बड़ी संख्या में प्रतिनिधि समीक्षक या योगदानकर्ता अनुमतियों के साथ जोड़ने से बचें। ऐसा इसलिए है क्योंकि अन्य संसाधन प्रतिनिधि की बड़ी संख्याओं को जोड़ना exhaust हो सकता है। उदाहरण के लिए, नियम और डेटा के लिए आकार सीमा तक पहुँचा जा सकता है। जब आप एक प्रतिनिधि जोड़ते हैं, विभिन्न परिवर्तन स्थान ले:

  • Outlook, प्रासंगिक फ़ोल्डर्स के लिए अनुमतियाँ लागू करता है.

  • PublicDelegates Active Directory विशेषताओं को "की ओर से भेजें" अनुमतियों को प्रतिनिधि के लिए जोड़ने हेतु अद्यतित किया गया है.

  • Outlook, प्रबंधक के मेलबॉक्स पर प्रतिनिधि को किसी अग्रेषण नियम में जोड़ता है. यह प्रतिनिधि को मीटिंग अनुरोध अग्रेषित करता है.

  • Outlook, अतिरिक्त प्रतिनिधि जानकारी को प्रबंधक के मेलबॉक्स में सहेजता है.

प्रत्येक घटक क्षेत्र में भिन्न भिन्न सीमाएँ हो सकती हैं. इन सीमाओं तक पहुँचने से यह कार्यक्षमता और स्थिरता को प्रभावित करता है.

नोट्स: उत्पाद के डेवलपमेंट और परीक्षण के दौरान, Microsoft अधिकतम चार (4) प्रतिनिधियों का उपयोग करता है. इसके अतिरिक्त, प्रतिनिधियों द्वारा केवल Outlook का उपयोग किया जाता है. परीक्षण में डिवाइसेज़ शामिल नहीं थे.

यदि संपादक अनुमतियों के साथ प्रतिनिधि को या तो अस्थायी रूप से या अनिश्चित रूप से बदला नहीं जाता है तो अनुमतियों को संपादक से समीक्षक या कोई नहीं में परिवर्तित करें. फिर, नए या बैकअप प्रतिनिधि को संपादक अनुमतियाँ प्रदान करें.

यह भी देखें

Outlook कॉन्फ़िगरेशन विश्लेषक उपकरण जानकारी

Outlook (CalCheck) के लिए कैलेंडर जाँच उपकरण के बारे में जानकारी

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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