Outlook के साथ InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने और प्राप्त करने का परिचय

इस आलेख में

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का परिचय

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए संसाधन

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का परिचय

यदि आप साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट्‍स सबमिट करने जैसे कार्यों के लिए पहले से ही Microsoft Office InfoPath प्रपत्रों का उपयोग करते हैं और यदि ई-मेल संदेशों को प्रबंधित करने के लिए आप Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग करते हैं, तो InfoPath ई-मेल प्रपत्र उन प्रक्रियाओं को सरल बनाने में मदद कर सकते हैं, जिनका उपयोग आप डेटा सहयोग और साझा करने में करते हैं. इसीलिए आप InfoPath खोले बिना, Office Outlook 2007 में से InfoPath प्रपत्रों को खोल, भर और सबमिट कर सकते हैं. यदि आपको कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र मिलता है, तो आप उसका ठीक उसी तरह उत्तर दे सकते हैं, उसे अग्रेषित और संग्रहीत कर सकते हैं, जिस तरह आप Office Outlook 2007 में अन्य किसी भी आइटम को करेंगे.

InfoPath प्रपत्र और प्रपत्र टेम्पलेट्स के बारे में

InfoPath एक ऐसा प्रोग्राम है, जो उपयोगकर्ताओं को डेटा एकत्रित करने के लिए सुविधाजनक सुगठित तरीका उपलब्ध कराने के लिए खुले XML मानकों का उपयोग करता है. चूँकि InfoPath, XML मानकों पर बना हुआ है, इसलिए InfoPath प्रपत्रों का उपयोग करके एकत्रित किए गए डेटा को संगठन में सभी जगह पुनः उपयोग किया जा सकता है. उदाहरण के लिए किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र में सहेजे गए डेटा का वेब पेज पर मूल्यांकित और प्रदर्शित किया जा सकता है, जो विभाग के लिए बजट रूझानों को हाइलाइट करता हो.

प्रपत्रजब कोई प्रपत्र डिज़ाइनर नया InfoPath प्रपत्र बनाता है, तो वास्तव में उसके द्वारा निर्मित प्रपत्र को प्रपत्र टेम्पलेट के रूप में जाना जाता है. प्रपत्र टेम्पलेट उपयोगकर्ता द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों की डेटा संरचना, प्रकटन और व्यवहार को निर्धारित करता है. प्रपत्र को एक ब्लूप्रिंट के रूप में मानें — प्रारंभ बिंदु उपयोगकर्ता को नए प्रपत्र बनाने में सक्षम करता है, जिसमें एक ही तरीके से डेटा का उपयोग और संग्रह होता है. चूँकि प्रपत्र टेम्पलेट को आपके द्वारा प्रपत्र भरने से पूर्व उपलब्ध होना आवश्यक है, इसलिए प्रपत्र टेम्पलेट्‍स को किसी ऐसे स्थान पर वितरित करना चाहिए, जहाँ उपयोगकर्ता उन तक पहुँच सकें. सामान्य तौर पर प्रपत्र टेम्पलेट्‍स Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 साइट्‍स पर साझा फ़ोल्डर्स, वेब सर्वर्स या लाइब्रेरीज़ जैसे कंपनी नेटवर्क के स्थानों पर वितरित किए जाते हैं.

जहाँ प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत किया गया है, यदि उपयोगकर्ताओं को ऐसे स्थान तक पहुँच की अनुमति है, तो वे InfoPath, वेब ब्राउज़र, कोई मोबाइल डिवाइस, या Office Outlook 2007 का उपयोग करके उस टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र भर सकते हैं. चाहे प्रपत्र को InfoPath या किसी अन्य विधि का उपयोग करके भरा जा सकता हो, किंतु यह कई तत्वों पर आधारित होता है, जिसमें यह शामिल है कि प्रपत्र टेम्पलेट को किस प्रकार डिज़ाइन किया और वितरित किया गया. उदाहरण के लिए, ब्राउज़र में भरे जाने के लिए, प्रपत्र को ब्राउज़र में चलाने के लिए डिज़ाइन करना आवश्यक है, प्रपत्र के प्रपत्र टेम्पलेट को InfoPath Forms Services चला रहे सर्वर पर वितरित करना आवश्यक है.

स्वयं का डेटा साझा करने या अन्य Office Outlook 2007 उपयोगकर्ताओं से डेटा एकत्रित करने के लिए आप InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं.

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के साथ डेटा साझा करना

डेटा साझा करने के लिए आप InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि वर्तमान में आप InfoPath में कोई साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र भरते हैं और तब पूर्ण किए गए प्रपत्र को किसी ई-मेल संदेश में अनुलग्नक के रूप में आपके प्रबंधक को भेजते हैं, तो इस प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए आप Office Outlook 2007 का उपयोग कर सकते हैं. स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र को उसके प्रकाशन स्थान से किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के रूप में खोलें, उसे भरें, और तब InfoPath खोले बिना Office Outlook 2007  के उपयोग से डेटा को आपके प्रबंधक को भेजें. इसके अतिरिक्त, यदि प्रपत्र टेम्पलेट किसी डेटा स्रोत पर डेटा सबमिट करने के लिए कॉन्फ़िगर है, तो Outlook के उपयोग से प्रपत्र सबमिट करने से डेटा उस डेटा स्रोत पर भेजा जाएगा. आपका डेटा सबमिट करने के बाद, आप वैकल्पिक रूप से InfoPath ई-मेल प्रपत्र और उसमें शामिल डेटा की एक प्रतिलिपि को वर्तमान फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं.

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के साथ डेटा एकत्रित करना

अन्य लोगों से डेटा एकत्रित करने के लिए आप InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई प्रबंधक हैं जो अपनी टीम को कोई व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरने का याद दिलाने के लिए साप्ताहिक ई-मेल संदेश भेजता है, तो व्यय रिपोर्ट प्रपत्र को किसी InfoPath ई-मेल प्रपत्र के रूप में भेजने के लिए आप Office Outlook 2007 का उपयोग कर सकते हैं. यदि आपकी टीम के सदस्य उनका डेटा सबमिट करते समय आपका ई-मेल पता InfoPath ई-मेल प्रपत्र के प्रति बॉक्स में जोड़ते हैं, आपको उनके व्यय रिपोर्ट प्रपत्र की प्रतिलिपियाँ आपके Office Outlook 2007 इनबॉक्स में प्राप्त होंगी. जब आप InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के उपयोग से डेटा ए‍कत्रित करते हैं, तो निम्न कार्य निष्पादित कर वह डेटा प्रबंधित भी कर सकते हैं:

  • फ़ोल्डर्स में डेटा संग्रहीत करना    Office Outlook 2007 में, आप सबंधित Office InfoPath 2007 प्रपत्रों के संग्रहों को संग्रहीत करने के लिए एक नए प्रकार के फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं, जिसे InfoPath Forms फ़ोल्डर कहा जाता है. उदाहरण के लिए, यदि आप Office Outlook 2007 के उपयोग से आपकी टीम से स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र ए‍कत्रित करते हैं, तो आप पूर्ण स्थिति रिपोर्ट्स को आपके इनबॉक्स में किसी InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर में संग्रहीत कर सकते हैं. आप उस फ़ोल्डर में प्रत्येक प्रपत्र के डेटा को स्तंभों में दिखाना भी चुन सकते हैं. इससे आपको एकाधिक प्रपत्रों के डेटा को तेज़ी से फ़िल्टर, समूहीकृत, और सॉर्ट करने की सुविधा मिलती है.

    आप किसी प्रपत्र का डेटा किसी InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर के किसी दृश्य में प्रदर्शित कर सकें इसके पहले, उस प्रपत्र के प्रपत्र टेम्पलेट को गुण प्रमोशन का उपयोग करने के लिए कॉन्‍फ़िगर किया जाना चाहिए. गुण प्रमोशन किसी प्रपत्र की फ़ील्ड्स को InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर्स के मानों को Office Outlook 2007 में या Windows SharePoint Services 3.0 या InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर्स पर प्रदर्शित करने में सक्षम करता है. केवल कोई प्रपत्र डिज़ाइनर InfoPath के उपयोग से किसी प्रपत्र टेम्पलेट के लिए गुण प्रमोशन सक्षम कर सकता है.

  • डेटा मर्ज करना    आप एकाधिक InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के डेटा को एक प्रपत्र में मर्ज कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप Office Outlook 2007 के उपयोग से आपकी टीम से स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र संग्रहीत करते हैं, तो आपके प्रबंधक के लिए आप उनके प्रपत्रों के डेटा को किसी एकल सारंश प्रपत्र में मर्ज कर सकते हैं.

  • डेटा निर्यात करना    यदि आप प्रपत्र डेटा का एक विस्तृत विश्लेषण निष्पादित करना चाहते हैं, तो आप उसे Outlook में आपके प्रपत्र फ़ोल्डर से से किसी Microsoft Office Excel 2007 कार्यपुस्तिका में निर्यात कर सकते हैं. आप अलग-अलग InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को आपके डेस्कटॉप पर .xml फ़ाइलों के रूप में भी निर्यात कर सकते हैं.

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InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए संसाधन

InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का सफलतापूवर्क उपयोग करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके और आपके साथ कार्य करने वाले लोगों के पास सही सॉफ़्टवेयर स्थापित और कॉन्फ़िगर किया गया है.

स्थापना संसाधन

इसमें InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को भेजने या प्राप्त करने के लिए आपके कंप्यूटर पर Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 स्थापित होना आवश्यक है और InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने और प्राप्त करने के लिए Office Outlook 2007 कॉन्फ़िगर होना आवश्यक है. यदि आपके कंप्यूटर पर ये प्रोग्राम स्थापित हैं और InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने के लिए Office Outlook 2007 कॉन्फ़िगर किया गया है, किंतु आपके InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के प्राप्तकर्ताओं के पास यह नहीं है, तो आपके द्वारा उन प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए प्रपत्र ई-मेल संदेशों के अनुलग्नक के रूप में दिखाई देंगे. तब प्राप्तकर्ता उन अनुलग्न प्रपत्रों को सहेज सकते हैं और InfoPath का उपयोग करके उन्हें खोल सकते हैं. Office Outlook 2007 को डिफ़ॉल्ट रूप से InfoPath ई-मेल प्रपत्र भेजने और प्राप्त करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है. InfoPath ई-मेल प्रपत्रों को बंद या चालू करने के लिए, Office Outlook 2007 में विकल्प संवाद बॉक्स में, अन्य टैब पर उन्नत विकल्प क्लिक करें, और तब उन्नत विकल्प संवाद बॉक्स में InfoPath ई-मेल प्रपत्र सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें या रिक्त करें.

प्राप्तकर्ताओं के लिए स्थापना संसाधन

यदि InfoPath ई-मेल प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए, आपके InfoPath ई-मेल प्रपत्रों के प्राप्तकर्ता के पास Microsoft Office Outlook 2007 और Microsoft Office InfoPath 2007 स्थापित और कॉन्फ़िगर नहीं किया गया हो, तो उन्हें डिफ़ॉल्ट प्रपत्र दृश्य के HTML प्रदर्शन वाला एक ई-मेल संदेश प्राप्त होगा और उस ई-मेल संदेश में InfoPath प्रपत्र अनुलग्न होगा. यदि उपयोगकर्ताओं के पास InfoPath का कोई पूर्व का संस्करण स्थापित हो और प्रपत्र में पिछली-संगत सुविधाएँ हों, तो वे अनुलग्न प्रपत्र फ़ाइल सहेज सकते हैं और InfoPath के पिछले संस्करण का उपयोग करके उसे खोल सकते हैं.

प्रपत्र टेम्पलेट निर्भरता

यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता InfoPath ई-मेल प्रपत्र भरें और वापस डेटा आपको सबमिट करें और प्रपत्र का संबंद्ध प्रपत्र टेम्पलेट उस साझा स्थान पर संग्रहीत न किया गया हो, जिस तक आपके उपयोगकर्ता पहुँच सकते हैं, तो आप मेल के विकल्प कार्यफलक में प्रपत्र टेम्पलेट शामिल करें विकल्प क्लिक करके प्रपत्र टेम्पलेट को InfoPath ई-मेल प्रपत्र के साथ शामिल कर सकते हैं. कोई InfoPath ई-मेल प्रपत्र अग्रेषित करने पर या उसका उत्तर देने पर या प्रपत्र पर सबमिट करें क्लिक करके उसे भेजने पर कार्यफलक दिखाई देता है. वैकल्पिक रूप से, आप प्रपत्र का केवल-पढ़ने के लिए संस्करण भेज सकते हैं.

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