Outlook का उपयोग करके किसी SharePoint साइट पर कार्य देखना और बनाना

आप Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग करके किसी SharePoint साइट पर कार्य सूची से कनेक्ट कर सकते हैं और उसमें परिवर्तन कर सकते हैं.

नोट: इस आलेख में वर्णित सुविधाएँ Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रहीं SharePoint साइट्‍स के साथ कार्य करती हैं. यदि आप इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं कि सर्वर पर Microsoft SharePoint उत्पाद और तकनीक के कौन से संस्करण चलाए जा रहे हैं, तो अपने सर्वर व्यवस्थापक से पूछें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

कार्य सूची को SharePoint साइट से Outlook में कनेक्ट करना

Outlook का उपयोग करके किसी SharePoint साइट से कार्य अद्यतन करना

Outlook का उपयोग करके किसी SharePoint साइट में कोई कार्य जोड़ना

Outlook से कोई कार्य सूची निकालना

ओवरव्यू

यदि आप ई-मेल पर कार्य करने में अधिक समय बिताते हैं, तो आप SharePoint साइट से सीधे Office Outlook 2007 में वेब ब्राउज़र पर अपनी साइट में स्विच करने के बजाय कार्य करना आसान पाएँगे.

किसी कार्यसूची को Outlook से कनेक्ट करने के बाद, तो सूची सामग्री नेविगेशन फलक और करने के लिए पट्टी पर अन्य कार्य के तहत प्रकट होगी. आप Outlook छोड़े बिना SharePoint साइट पर अद्यतन, और नए कार्य जोड़ना देख सकते हैं.

SharePoint साइट से Outlook में प्रकट होने वाली कार्य सूची

Outlook में कार्य करते समय, आप अपनी SharePoint साइट से अपने कार्यों में ध्वज और श्रेणियाँ भी लागू कर सकते हैं जैसा आप अपने Outlook कार्यों में करते हैं. ध्वज और श्रेणियाँ SharePoint साइट पर प्रकट नहीं होती हैं, किंतु अपनी SharePoint साइट से Outlook पर कार्य करते समय ध्वज और श्रेणियाँ उपलब्ध हैं. .

किसी कार्यसूची को अपनी SharePoint साइट से Outlook में जोड़ने के बाद उसकी सामग्री आपके नेविगेशन फलक में प्रकट होती है, तो आप कार्य को ऑफ़लाइन ले जा सकते हैं कार्य कर सकते. यदि आप कार्य ऑफ़लाइन अद्यतन करते या बनाते हैं, अपने ब्राउज़र में दृश्य रिक्नेक्ट या ताज़ा करते हैं तो आपका कार्य सर्वर पर प्रेषित होता है.

आप Office Outlook 2007 का उपयोग करके दोनों मानक कार्य सूचियों के साथ कार्य कर सकते हैं.प्रोजेक्ट कार्य सूचियाँ कार्य सूचियों के समान हैं, इसके अलावा किसी प्रोजेक्ट कार्य सूची का डिफ़ॉल्ट दृश्ट कार्य आइटम का ग्राफ़िकल प्रदर्शन प्रदान करता है, जिसे बड़ा दृश्‍य कहते हैं.

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कार्य सूची को SharePoint साइट से Outlook में कनेक्ट करना

  1. आपके वेब ब्राउज़र में, SharePoint साइट पर कार्य सूची खोलें.

    यदि आपको कार्य सूची नहीं मिलती हैं, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें और तब आपकी कार्य सूची का नाम क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेनू मेन्‍यू छवि‍ पर, Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करें.

    कार्य सूची को Outlook से कनेक्ट करना

  3. जब आपको कार्य सूची को Outlook से कनेक्‍ट करने के लि‍ए चेतावनी दी जाए, तो ठीक क्‍लि‍क करें.

    Outlook में, कार्य में, नेविगेशन फलक में, कार्य सूची अन्य कार्य के तहत जोड़ी गई है.

नोट: अपनी Share point साइट से आप अपने कार्यों पर कार्य कर सकते हैं उसी प्रकार जैसे आप अपने Outlook कार्यों के साथ कार्य करते हैं. आप Outlook और SharePoint साइट के लिए कार्य आगे या पीछे खींच सकते हैं या प्रतिलिपि बना सकते हैं. हालाँकि, Outlook से पुनरावर्ती कार्य और कार्य अनुरोध SharePoint पर सामान्य कार्यों में कनवर्ट हो जाते हैं.

युक्ति: किसी कार्य सूची को Outlook से कनेक्ट करने के बाद, आप टीम के अन्य सदस्यों को साझा संदेश भेज सकते हैं जो उन्हें कार्यसूची से कनेक्ट करने के लिए आमंत्रित करता है. Outlook में कार्यसूची नाम राइट-क्लिक करें, और तब साझा कार्य सूची नाम क्लिक करें. यह कोई ई-मेल संदेश बनाता है जिसमें कोई लिंक और कार्य सूची से कनेक्ट करने के लिए कोई आदेश होता है

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Outlook का उपयोग करके किसी SharePoint साइट से कार्य अद्यतन करना

Outlook 2007 का उपयोग करके अपनी साइट के लिए कार्य सूची में कोई कार्य अद्यतन करने के लिए पहले आपको कार्यसूची को Outlook से जोड़ने की आवश्यकता है. अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख में कार्य सूची को SharePoint साइट से Outlook में कनेक्ट करना देखें.

साइट कि‍स प्रकार सेट है इसके अनुसार, अद्यतन कार्य जानकारी उस व्‍यक्ति‍ को ई-मेल में भेजी जा सकती है जि‍से कार्य असाइन कि‍या गया है.

  1. कार्य में, Outlook नेविगेशन फलक में, अन्य कार्य के तहत, आपकी SharePoint साइट से कार्यों की सूची का नाम क्‍लि‍क करें.

    यदि‍ आपके कार्य का नाम प्रकट नहीं होता है, तो यह जाँचें कि‍ वर्तमान दृश्य के तहत चयनि‍त दृश्‍य में वह कार्य शामि‍ल है जि‍से आप अद्यतन करना चाहते हैं.

  2. कार्य को खोलने के लि‍ए उसे डबल-क्‍लि‍क करें.

  3. इच्‍छि‍त सेटिंग्‍स अद्यतन करें, जैसे कार्य की स्‍थि‍ति‍ या प्रति‍शत पूर्ण.

  4. नि‍म्‍न में से कोई एक कार्य करें:

    • कार्य में कि‍ए गए परि‍वर्तनों को सहेजने के लि‍ए, सहेजें और बंद करें क्‍लि‍क करें.

    • कार्य पूर्ण है यह नि‍र्दि‍ष्ट करने के लि‍ए, पूर्ण चिह्नित करें क्‍लि‍क करें.

युक्ति: Outlook के कुछ दृश्यों में, आप कार्य जानकारी त्वरित रूप से अद्यतन कर सकते हैं, जैसे बिना कार्य खोले किसी कार्य की स्थिति अद्यतन करना या उसे संपूर्ण के रूप में बनाना. आप विशिष्ट आइटम क्लिक और परिवर्तित कर सकते हैं, जैसे किसी कार्य का शीर्षक संपादित करना या स्थिति परिवर्तित करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची प्रदर्शित करना. कार्यो को साधारण सूची के रूप में देखने पर, उसे संपूर्ण के रूप में चिह्नित करने के‍ लिए आप कार्य के आगे वाला चेक बॉक्स चयन कर सकते हैं.

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Outlook का उपयोग करके किसी SharePoint साइट में कोई कार्य जोड़ना

Outlook 2007 का उपयोग करके किसी कार्य सूची से अपनी SharePoint साइट पर कार्य जोड़ने के लिए, आपको पहले कार्य सूची को Outlook से जोड़ने की आवश्यकता है. अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख में SharePoint साइट से Outlook में कोई कार्य जोड़ें देखें.

  1. कार्य में, नेविगेशन फलक में, अन्य कार्य के तहत, अपनी SharePoint साइट से कार्य सूची का नाम क्लिक करें.

  2. नया मेनू पर, कार्य क्लिक करें.

  3. कार्य के लिए इच्छित जानकारी दर्ज करें.

  4. सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

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Outlook से कोई कार्य सूची निकालना

  1. कार्य में, नेवि‍गेशन फलक में, अन्‍य कार्यों के तहत, हटाने के लि‍ए इच्‍छि‍त कार्य सूची का चयन करें.

  2. कार्य सूची का नाम राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर हटाएँ कार्य सूची फ़ोल्डर नाम क्लिक करें .

  3. जब आपको हटाने की पुष्टि करने का संकेत दिया जाता है, तो हाँ क्लिक करें.

नोट: यह प्रक्रि‍या कार्यों को केवल Outlook से हटाती है, न कि‍ SharePoint साइट से.

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