Office 365 Small Business में बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझाकरण प्रबंधित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

यदि आप कोई ऐसा कार्य करते हैं जिसमें दस्तावेज़ों का साझाकरण या विक्रेता, क्लाइंट्स या ग्राहकों के साथ सीधे सहयोग करना शामिल है, तो हो सकता है कि आप अपने संगठन के बाहर के लोगों के साथ, जिनके पास आपके Office 365 Small Business सदस्यता के लिए लाइसेंस नहीं है, अपनी टीम साइट या व्यवसाय के लिए OneDrive पर सामग्री साझा करना चाहें.

ऐसे तीन तरीके हैं जिनसे आप ऐसा कर सकते हैं:

  • आप किसी Microsoft खाते या कोई कार्य या विद्यालय खातेका उपयोग करके आपकी साइट पर साइन इन करने के लिए बाह्य उपयोगकर्ताओं को आमंत्रित करके एक संपूर्ण साइट साझा कर सकते हैं।

  • आप किसी Microsoft खाते या कोई कार्य या विद्यालय खातेका उपयोग करके आपकी साइट पर साइन इन करने के लिए बाह्य उपयोगकर्ताओं को आमंत्रित कर व्यक्तिगत दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं।

  • आप उपयोगकर्ताओं को एक अतिथि लिंक भेज सकते हैं जिसका उपयोग वे आपकी साइट पर अज्ञात रूप से व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को देखने के लिए कर सकते हैं.

यदि आप किसी दस्तावेज़ या साइट को साझा करने और बाह्य उपयोगकर्ता किसे माना जाता है, के बारे में अधिक जानकारी खोज रहे हैं, तो अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ सामग्री साझा करना देखें.

नोट: ये चरण Office 365 Small Business पर लागू होते हैं, जो खरीदने के लिए अब उपलब्ध नहीं है. यदि आप कोई भिन्न Office 365 योजना का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने SharePoint Online वातावरण के लिए बाह्य साझाकरण प्रबंधित करना देखें.

इस आलेख में

अति साझाकरण के बिना साझा करने का तरीका

बाह्य साझाकरण को चालू या बंद करना

व्यक्तिगत बाह्य उपयोगकर्ताओं को निकालना

किसी अनाम अतिथि लिंक को अक्षम करना

आमंत्रण वापस लें

अति साझाकरण के बिना साझा करने का तरीका

साइट्स साझाकरण के श्रेष्ठ अभ्यास

यदि आपने किसी उपयोगकर्ता के साथ संपूर्ण साइट साझा की है, तो वह उपयोगकर्ता साइट में लॉग इन करने और साइट के पूर्ण सदस्य की तरह कार्य करने में सक्षम होगा. वे सामग्री के लिए ब्राउज़ करने, उसे खोजने, देखने और संपादित करने (आपके द्वारा उन्हें असाइन किए जाने वाले अनुमति समूह के आधार पर) में सक्षम होंगे. वे, लोग पिकर में अन्य साइट उपयोगकर्ताओं के नाम देखने या दस्तावेज़ मेटाडेटा देखने जैसे कार्य करने में सक्षम होंगे. बाह्य उपयोगकर्ता भी People Picker में साइट उपयोगकर्ताओं के रूप में दिखाई देंगे. इसका अर्थ है कि आपकी साइट उपयोग करने वाले अन्य लोग इन उपयोगकर्ताओं को इस समय की भिन्न-भिन्न अनुमतियाँ दे सकते हैं, जिनकी अनुमतियाँ आपने उनके साथ साइट साझा करने पर प्रारंभ में दी थीं. इससे पहले कि आप बाह्य उपयोगकर्ताओं को अपनी साइट पर आमंत्रित करें, सुनिश्चित करें कि आप उन्हें पहचानते हैं.

यदि आप बाह्य उपयोगकर्ताओं को अपनी टीम साइट पर आमंत्रित करते हैं, तो वे टीम साइट और सभी सबसाइट्स पर सामग्री देखने में समर्थ होंगे. यदि आप बाहरी उपयोगकर्ताओं को आपकी टीम साइट पर महत्वपूर्ण या संवेदनशील सामग्री पर पहुँच से बचना चाहते हैं, तो आपको अपनी टीम साइट की एक सबसाइट बनाना चाहिए जिसमें अनन्य अनुमतियाँ हो और फिर उसे केवल बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करें. अनुमति इनहेरिटेंस के बारे में और जानने के लिए, देखें कि अनुमति इनहेरिटेंस क्या है?

इसी तरह, यदि आप अपनी व्यवसाय के लिए OneDrive साइट पर अपने द्वारा बनाई गई सबसाइट साझा करना चाहते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि उसमें अनन्य अनुमतियाँ हों, जिससे आप अतिरिक्त साइट्स या आपकी व्यवसाय के लिए OneDrive साइट की सामग्री के लिए ग़लती से भी उपयोगकर्ता अनुमति न दे पाएँ.

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दस्तावेज़ साझाकरण के श्रेष्ठ अभ्यास

यदि आप गुमनाम अतिथि लिंक्स उपयोग कर दस्तावेज़ साझा करते हैं, तो आमंत्रण प्राप्तकर्ताओं के लिए उन अन्य लोगों के साथ वे अतिथि लिंक्स साझा करना संभव होता है, जो सामग्री देखने के लिए उन लिंक्स का उपयोग कर सकते हैं. संवेदनशील दस्तावेज़ साझा करने के लिए अतिथि लिंक्स का उपयोग न करें. यदि आप किसी व्यक्ति के द्वारा गुमनाम लिंक साझा कर सकने का जोखिम कम करना चाहते हैं, तो बदले में साइन-इन की आवश्यकता के द्वारा कोई दस्तावेज़ साझा करें.

साझा करने का तरीका निर्धारित करना

यदि और कैसे आप सामग्री को बाह्य तरीके से साझा करना चाहते हैं, इस पर विचार करते समय, निम्न के बारे में विचार करें:

  • आप किसे अपनी टीम साइट और किसी भी सबसाइट पर पहुँच की अनुमति देना चाहते हैं, और आप उन्हें क्या कार्य करने में सक्षम होने देना चाहते हैं?

  • आप अपने संगठन में किसे बाह्य तरीके से सामग्री साझा करने की अनुमति देना चाहते हैं?

  • क्या कोई ऐसी सामग्री है, जिसे आप अपने संगठन से बाहर लोगों के द्वारा देखने के लिए कभी भी उपलब्ध न होना सुनिश्चित करना चाहते हैं?

इन प्रश्नों के उत्तरों से आपको सामग्री साझाकरण के लिए अपनी नीति की योजना बनाने में मदद मिलेगी.

इसे आज़माएँ:

यदि आपको इसकी आवश्यकता है:

साइट साझा करें

यदि आप कोई साइट साझा करना चाहते हैं, साथ ही आप अपने संगठन की कुछ आंतरिक सामग्री पर बाह्य उपयोगकर्ताओं को पहुँच करने से प्रतिबंधित भी करना चाहते हैं, तो उन अनन्य अनुमतियों वाली सबसाइट बनाने पर विचार करें, जिनका उपयोग आप विशेष रूप से बाह्य साझाकरण के उद्देश्य के लिए करते हैं.

अपने संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति को साइट पर जानकारी और सामग्री पर निरंतर पहुँच दें. उन्हें आपकी साइट के पूर्ण उपयोगकर्ता की तरह कार्य करने की क्षमता और सामग्री बनाने, संपादित करने और देखने की आवश्यकता है.

कोई दस्तावेज़ साझा करें और साइन-इन आवश्यक करें.

समीक्षा या सहयोग के लिए किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर अपने संगठन से बाहर के एक या कई लोगों को सुरक्षित पहुँच दें, लेकिन इन लोगों को आपकी आंतरिक साइट की अन्य सामग्री पर निरंतर पहुँच की आवश्यकता नहीं है.

कोई दस्तावेज़ साझा करें, लेकिन साइन-इन आवश्यक न करें.

अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ ग़ैर-संवेदी या ग़ैर-गोपनीय दस्तावेज़ के लिए लिंक साझा करें, जिससे या तो वे दस्तावेज़ को देख सकें या प्रतिक्रिया के साथ उस पर अद्यतन कर सकें. इन लोगों को आपकी आंतरिक साइट की सामग्री पर निरंतर पहुँच की आवश्यकता नहीं होती है.

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बाह्य साझाकरण को चालू या बंद करना

बाह्य उपयोगकर्ताओं को टीम साइट पर आमंत्रित करने की क्षमता डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होती है, इसलिए साइट स्वामी और साइट संग्रह व्यवस्थापक किसी भी समय बाह्य उपयोगकर्ताओं के साथ टीम साइट या उसकी किसी भी सबसाइट को साझा कर सकते हैं. हालाँकि, यदि आप Office 365 व्यवस्थापक हैं, तो आप सभी साइट्स के लिए सुविधा को अक्षम करने का चयन कर सकते हैं ताकि भविष्य में कोई भी आमंत्रण न भेजे जा सकें. जब यह सुविधा निष्क्रिय की गई हो, तो साइट्स पर वर्तमान में आमंत्रित कोई भी बाह्य उपयोगकर्ता, साइट्स तक पहुँच प्राप्त करने में सक्षम नहीं रहेंगे.

बाह्य साझाकरण सक्षम करना अज्ञात पहुँच को सक्षम करने के समान नहीं है. जब बाह्य साझाकरण सक्षम होता है, तो इससे पहले कि उपयोगकर्ता आंतरिक संसाधनों पर पहुँच प्राप्त कर सकें उन्हें प्रमाणीकृत (साइन इन के द्वारा) होना आवश्यक है.

  1. व्यवस्थापन > सेवा सेटिंग्स > साइट्स और दस्तावेज़ साझाकरण पर जाएँ.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • बाह्य साझाकरण चालू करें

    • बाह्य साझाकरण बंद करें

बाह्य उपयोगकर्ताओं को आपकी टीम साइट और दस्तावेज़ों पर पहुँच प्राप्त करने की अनुमति देने के लिए चालू करें/बंद करें नियंत्रण को दिखाती हुई छवि.

सुरक्षा नोट : 

  • यदि आप बाह्य साझाकरण को निष्क्रिय करते हैं, तो कोई भी बाह्य उपयोगकर्ता जिनके पास सुविधा को निष्क्रिय करते समय, साइट पर पहुँच प्राप्त हो, उन्हें साइट तक पहुँच प्राप्त करना अस्वीकृत किया जाता है और भविष्य में कोई भी आमंत्रण नहीं भेजे जा सकेंगे. यदि SharePoint अनुमतियाँ समूहों में यह सुविधा, बाह्य उपयोगकर्ता नामों के साथ पुन:सक्रिय की जाती है, तो वे उपयोगकर्ता स्वचालित रूप से साइट पर फिर से पहुँच प्राप्त करने में सक्षम होंगे. SharePoint साइट पर पहुँच प्राप्त करने के लिए उपयोगकर्ता को स्थायी रूप से रोकने हेतु, आप उन्हें बाह्य उपयोगकर्ताओं की सूची से निकाल सकते हैं.

  • यदि बाह्य साझाकरण वैश्विक रूप से बंद है, तो साझा किए गए कोई भी अतिथि लिंक्स भी कार्य करना बंद कर देंगे. यदि सुविधा को बाद में फिर से सक्रिय किया जाता है, तो ये लिंक्स काम करना प्रारंभ कर देंगे. यदि आप किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के लिए स्थायी रूप से पहुँच रद्द करना चाहते हैं, तो उन व्यक्तिगत लिंक्स को अक्षम करना भी संभव है जो साझा किए गए हैं.

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व्यक्तिगत बाह्य उपयोगकर्ताओं को निकालना

यदि आप बाह्य उपयोगकर्ताओं को निकालना चाहते हैं ताकि उन लोगों को अब उन साइट्स पर पहुँच प्राप्त न हो जिन्हें आपने उनके साथ साझा किया था, तो आप Office 365 सेवा सेटिंग्स में बाह्य उपयोगकर्ताओं की सूची से उन्हें निकालकर ऐसा कर सकते हैं.

  1. व्यवस्थापन > सेवा सेटिंग्स > साइट्स और दस्तावेज़ साझाकरण पर जाएँ.

  2. व्यक्तिगत बाह्य उपयोगकर्ताओं को निकालें पर क्लिक करें.

  3. उन बाह्य उपयोगकर्ताओं का चयन करें जिन्हें आप निकालना चाहते हैं, और फिर हटाएँ (ट्रैश केन चिह्न) पर क्लिक करें.

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किसी अनाम अतिथि लिंक को अक्षम करना

जब कोई दस्तावेज़ किसी अतिथि लिंक के माध्यम से साझा किया गया होता है, तो आप इस जानकारी को दस्तावेज़ के गुण मेनू में देख सकते हैं. अतिथि लिंक्स द्वारा दस्तावेज़ों को साझा किस प्रकार किया जा सकता है यह जानने के लिए, अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ साइट्स या दस्तावेज़ों का साझा करना देखें

गुण संवाद बॉक्स दिखा रहा है कि दस्तावेज़ को किसी अतिथि लिंक के साथ साझा किया गया है.

आप अतिथि लिंक को अक्षम कर, उस अतिथि लिंक के माध्यम से साझा किए जा रहे दस्तावेज़ पर पहुँच रद्द कर सकते हैं.

  1. उस लाइब्रेरी पर जाएँ जिसमें वह दास्तावेज़ है जिसकी अतिथि लिंक को आप निकालना चाहते है.

  2. दस्तावेज़ इंगित करें और मेनू खोलें क्लिक करें.

  3. वाक्य अतिथि लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए दस्तावेज़ खोलें में अतिथि लिंक क्लिक करें.

  4. अतिथि लिंक के URL के आगे, हटाएँ बटन पर क्लिक करें.

  5. जब आपसे लिंक अक्षम करने के लिए पूछा जाता है, तो लिंक अक्षम करें क्लिक करें.
    संवाद बॉक्स आपसे पूछ रहा है कि क्या आप साझा किए गए दस्तावेज़ के अतिथि लिंक को अक्षम करना चाहते हैं, जिससे वह अतिथि लिंक और अधिक कार्य नहीं करेगा.

जब आप आपके संगठन से बाहर के लोग अतिथि लिंक उपयोग करके सामग्री पर पहुँच प्राप्त करने का प्रयास करते हैं, तो उन्हें यह इंगित करने वाला संदेश दिखाई देगा कि वे इस पर पहुँच प्राप्त नहीं कर सकते हैं.

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आमंत्रण वापस लें

यदि आप किसी बाह्य उपयोगकर्ता को भेजे गए आमंत्रण को वापस लेना चाहते हैं, तो आप आमंत्रण को स्वीकार किए जाने से पहले उसे वापस कर सकते हैं.

उस साइट पर जाए जिस पर से आप कोई आमंत्रण वापस लेना चाहते हैं.

  1. सेटिंग्स Office 365 सेटिंग्स बटन > साइट सेटिंग्स पर जाएँ.

  2. उपयोगकर्ता और अनुमतियाँ के अंतर्गत, पहुँच अनुरोध और आमंत्रण क्लिक करें.

  3. बाह्य उपयोगकर्ता आमंत्रण के अंतर्गत, उस व्यक्ति को ढूँढें, जिसे आप साइट पर आमंत्रित नहीं करना चाहेंगे और फिर मेनू खोलें क्लिक करें.

  4. गुण विंडो में, वापस लें क्लिक करें.

यदि किसी बाह्य उपयोगकर्ता ने पहले ही आमंत्रण स्वीकार कर लिया है और आप उनकी पहुँच को निकालना चाहते हैं, तो आप उन्हें उस SharePoint अनुमतियाँ समूह से निकाल कर ऐसा कर सकते हैं, जिस पर आपने उन्हें असाइन किया था.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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