Office 365 में साइट मेलबॉक्स उपयोग करने के लिए तैयार होना

साइट मेलबॉक्स का उपयोग SharePoint टीम साइट से टीम ईमेल संग्रहीत और व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है. इसका उपयोग टीम ईमेल के लिए Outlook 2013 जो Office 365 ProPlus में भेजा जाता है या Office Professional Plus से और त्वरित रूप से अनुलग्नक संग्रहीत करने एवं टीम साइट से दस्तावेज़ प्राप्त करने के तरीके के रूप में भी किया जा सकता है.

इससे पहले कि आप अपने संगठन में साइट मेलबॉक्स उपयोग करें, विशेष रूप से यदि आप उनका उपयोग Outlook से करने की योजना बनाएँ, तो आवश्यकताएँ और महत्व समझने के लिए, यह आलेख पढ़ें. उपयोगकर्ता द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्न और पहुँच समस्याओं का समस्या-निवारण करने के लिए, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न देखें.

इस आलेख में

साइट मेलबॉक्स का उपयोग कब और कैसे करना

अनुमतियाँ और आवश्यकताएँ

साइट मेलबॉक्स प्रबंधित करने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

साइट मेलबॉक़्स का उपयोग करना

Outlook से दस्तावेज़ों पर कार्य करना

साइट मेलबॉक्स बनाना और निकालना

साइट मेलबॉक्स पर पहुँच का समस्या-निवारण

साइट मेलबॉक्स का उपयोग कब और कैसे करना

प्रारंभ करने के लिए, साइट मेलबॉक्स द्वारा टीम को सहयोग करने के तरीकों के बारे में जानें. जब आप साइट मेलबॉक्स सेट और उपयोग करने के लिए तैयार होते हैं, निम्न देखें:

अनुमतियाँ और आवश्यकताएँ

साइट मेलबॉक्सेज़ के साथ कार्य करने की अनुमति SharePoint साइट पर विशिष्ट समूहों पर लोग जोड़कर नियंत्रित की जाती है. निम्न तालिका में लोगों द्वारा किए जा सकने के कार्य दिखाए हैं.

कार्य

यह कार्य कौन कर सकता है

साइट मेलबॉक्स ईमेल पते पर ईमेल भेजना.

कोई भी.

साइट के लिए साइट मेलबॉक्स बनाना.

साइट के SharePoint स्वामी समूह का कोई भी व्यक्ति.

SharePoint में साइट मेलबॉक्स के मेल पढ़ना, व्यवस्थित करना, उत्तर देना या हटाना.

  • साइट के डिफ़ॉल्ट स्वामी समूह या डिफ़ॉल्ट सदस्य समूह का कोई भी व्यक्ति (योगदान अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति) SharePoint से साइट मेलबॉक्स का उपयोग कर सकता है. स्वामी या सदस्य समूह में लोग व्यक्तिगत या सुरक्षा समूह के भाग के रूप में सूचीबद्ध किए जा सकते हैं.

  • बाहरी टीम के सदस्य साइट मेलबॉक्स पर पहुँच प्राप्त नहीं कर सकते हैं.

  • प्रत्येक व्यक्ति के पास SharePoint और Exchange दोनों के लिए लायसेंस समान Office 365 सदस्यता में होना आवश्यक है.

Outlook 2013 जो Office 365 ProPlus में भेजा जाता है या Office Professional Plus से साइट मेलबॉक्स का उपयोग करें.

महत्वपूर्ण   निम्न जानकारी रखें:

  • Outlook 2013 जो Office 365 ProPlus में भेजा जाता है या Office Professional Plus आवश्यक है.

  • Outlook का अन्य कोई संस्करण आपको साइट मेलबॉक्स का उपयोग यहाँ वर्णित किए अनुसार नहीं करने देता है.

  • Outlook 2013 जो Office 365 ProPlus में भेजा जाता है केवल कुछ Office 365 सदस्यता योजनाओं में उपलब्ध है.

  • उपयोगकर्ता का व्यक्तिगत उपयोगकर्ता नाम SharePoint में डिफ़ॉल्ट स्वामी समूह या डिफॉल्ट सदस्य समूह पर सूचीबद्ध होना आवश्यक है.

  • यदि आप किसी सुरक्षा समूह को उसमें पहले से शामिल उपयोगकर्ता के साथ SharePoint समूह में जोड़ते हैं, तो वे साइट मेलबॉक्स का उपयोग SharePoint से भी कर सकने पर Outlook में साइट मेलबॉक्स को नहीं देख सकते.

हाइब्रिड कॉन्फ़िगरेशन्स हेतु, Outlook में साइट मेलबॉक्स देखने के लिए, उपयोगकर्ता का मेलबॉक्स Exchange 2013 पर या Office 365 पर होस्ट किया जाना चाहिए.

साइट मेलबॉक्स ईमेल पते से ईमेल भेजें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, साइट मेलबॉक्स से भेजे गए ईमेल में, ईमेल भेजने वाले व्यक्ति का द्वारा पता होता है. उपयोगकर्ता को द्वारा पता के रूप में साइट मेलबॉक्स ईमेल पता उपयोग करने देने के लिए, आप उपयोगकर्ता को साइट मेलबॉक्स ईमेल पते के लिए इस रूप में भेजें अनुमति दे सकते हैं.

साइट मेलबॉक्स प्रबंधित करने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

यहाँ सामान्य प्रश्नों के उत्तर दिए हैं, जो आपके द्वारा अपने संगठन के साइट मेलबॉक्सेज़ उपयोग करना प्रारंभ करने में आ सकते हैं.

साइट मेलबॉक़्स उपयोग करना

साइट सदस्य, साइट मेलबॉक्स देख सकने वाले व्यक्ति का पता कैसे लगा सकता है?

Outlook में नेविगेशन फलक पर अपने खाता नाम पर राइट-क्लिक करें और फिर सभी साइट मेलबॉक्स प्रबंधित करें क्लिक करें. एक नई विंडो खुलती है, जो उन सभी साइट मेलबॉक्सेज़ की सूची देती है, जिन पर आपकी पहुँच है. साइट मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करें और फिर उपयोगकर्ता क्लिक करें.

आप Outlook Web App का उपयोग भी कर सकते हैं. शीर्ष-दाएँ कोने पर, सेटिंग्स सेटिंग्स: अपना प्रोफ़ाइल अद्यतित करें, सॉफ़्टवेयर स्थापित करें और इसे क्लाउड से कनेक्ट करें क्लिक करें, विकल्प क्लिक करें, साइट मेलबॉक्सेज़ क्लिक करें, साइट मेलबॉक्स डबल-क्लिक करें और फिर उपयोगकर्ता क्लिक करें.

क्या मैं किसी ईमेल को निकालने के बजाय Outlook में साइट मेलबॉक्स पर उसकी प्रतिलिपि बना सकता हूँ?

जब आप किसी ईमेल को अपने मेलबॉक्स से साइट मेलबॉक्स में खीचते हैं, तो ईमेल साइट मेलबॉक्स में ले जाया जाता है. उसकी प्रतिलिपि बनाने के लिए, ईमेल को साइट मेलबॉक्स में खींचने के लिए उस पर राइट-क्लिक करें और फिर प्रतिलिपि बनाएँ पर क्लिक करें.

क्या होता है यदि दो लोग साइट मेलबॉक्स में एक ही दस्तावेज़ को Outlook का उपयोग कर अपलोड करने का प्रयास करते हैं?

प्रत्येक दस्तावेज़ का अनन्य फ़ाइल नाम होना आवश्यक है. दूसरे उपयोगकर्ता को यह दर्शाता हुआ ईमेल प्राप्त होता है कि फ़ाइल नहीं जोड़ी जा सकी, क्योंकि समान नाम वाली फ़ाइल पहले से मौजूद है. ईमेल में अनुलग्नक सम्मिलित होता है.

क्या होता है, अगर दो लोग एक साथ SharePoint साइट के साइट मेलबॉक्स अनुप्रयोग का उपयोग करके साइट मेलबॉक्स में कोई ड्राफ़्ट ईमेल संपादित करते हैं?

दूसरे व्यक्ति के संपादन, पहले व्यक्ति के परिवर्तनों को अधिलेखित कर देता है.

Outlook से दस्तावेज़ों पर कार्य करना

क्या कोई उपयोगकर्ता Outlook से फ़ाइल चेक आउट कर सकता है?

नहीं. फ़ाइल चेकआउट करने के लिए, आपको SharePoint में टीम साइट पर जाना आवश्यक है.

यदि आपके SharePoint वर्कफ़्लो के लिए दस्तावेज़ चेक आउट करने की आवश्यकता है, तो Outlook से दस्तावेज़ संपादित नहीं किए जा सकते हैं.

क्या होता है, यदि दो व्यक्ति Outlook में साइट मेलबॉक्स से एक ही दस्तावेज़ संपादित करते हैं?

SharePoint संशोधन प्रबंधित करता है और परिवर्तनों को मर्ज करता है.

SharePoint मेटाडेटा कैसे सेट किया जाता है, जब कोई उपयोगकर्ता साइट मेलबॉक्स में दस्तावेज़ या अनुलग्नक को खीचता है?

जब उपयोगकर्ता Outlook में मेलबॉक्स पर अनुलग्नक या दस्तावेज़ खीचता है, तो अनुलग्नक या दस्तावेज़ का डेटा सहेज दिया जाता है. निम्न तालिका में Outlook गुण दिखाए हैं, जो SharePoint मेटाडेटा के रूप में सहेजे जाते हैं.

Outlook गुण नाम

SharePoint मेटाडेटा

विषय

फ़ाइल नाम

द्वारा

इसके द्वारा अंतिम बार संशोधित

इसके द्वारा अंतिम बार संशोधित

इसके द्वारा अंतिम बार संशोधित

प्राप्त करने का समय

इस समय अंतिम बार संशोधित किया गया

दस्तावेज़ आकार

दस्तावेज़ आकार

इस पर चेक आउट

इस पर चेक आउट

यदि आपके दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए और अधिक मेटाडेटा की आवश्यकता है और उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को साइट में Outlook का उपयोग कर खीचता है, तो जब वही व्यक्ति SharePoint पर नहीं जाता है और आवश्यक मेटाडेटा नहीं जोड़ता है, तो दस्तावेज़ SharePoint में चेक आउट के रूप में दिखाया जाता है.

साइट मेलबॉक्स के साथ Outlook कितनी बार सिंक्रनाइज़ किया जाता है?

जब साइट मेलबॉक्स Outlook या SharePoint में खुला हो, डेटा प्रत्येक 15 मिनट में सिंक्रनाइज़ किया जाता है. Outlook साइट मेलबॉक्स जानकारी Outlook के प्रत्येक बार खुलते समय सिंक्रनाइज़ की जाती है.

मैनुअल सिंक की आवश्यकता होने पर, कोई भी उपयोगकर्ता Outlook या Outlook Web App से सिंक प्रारंभ कर सकता है. Outlook में नेविगेशन फलक पर अपने खाता नाम पर राइट-क्लिक करें और फिर सभी साइट मेलबॉक्स प्रबंधित करें क्लिक करें. एक नई विंडो उन सभी साइट मेलबॉक्सेज़ की सूची के साथ खुलती है, जिन पर आपकी पहुँच है. साइट मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करें, सिंक स्थिति क्लिक करें और फिर सिंक प्रारंभ करें क्लिक करें. Outlook Web App में, शीर्ष दाएँ कोने पर सेटिंग्स क्लिक करें सेटिंग्स: अपना प्रोफ़ाइल अद्यतित करें, सॉफ़्टवेयर स्थापित करें और इसे क्लाउड से कनेक्ट करें, विकल्प क्लिक करें और फिर साइट मेलबॉक्सेज़ क्लिक करें. साइट मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करें, सिंक स्थिति क्लिक करें और फिर सिंक प्रारंभ करें क्लिक करें.

क्या होता है यदि मैं उस अनुलग्नक या दस्तावेज़ को साइट मेलबॉक्स पर खींचता हूँ, जो Outlook में है और SharePoint दस्तावेज़ को सहेज नहीं सकता है?

यदि कोई दस्तावेज़ SharePoint दस्तावेज़ लाइव्रेरी में सहेजा जा सकता है, तो वह सहेजा जाता है. यदि वह दस्तावेज़ नहीं सहेजा जा सकता है, तो आपको एक ईमेल प्राप्त होगा, जिसमें दस्तावेज़ अनुलग्नक के रूप में सहेजा होता है.

मुझे क्या करना चाहिए, यदि मुझे अपने साइट मेलबॉक्स में समस्याएँ सिंक करें फ़ोल्डर दिखाई देता है?

समस्याएँ सिंक करें फ़ोल्डर प्रकट होता है, यदि या तो सिंक्रनाइज़ेशन विफल होता है या दस्तावेज़ अपलोड या हटाया नहीं जा सकता है. यदि आप Outlook से कोई फ़ाइल अपलोड या हटा नहीं सकते हैं, तो SharePoint साइट पर अपनी फ़ाइल अपलोड करने या हटाने के लिए SharePoint साइट उपयोग करने का प्रयास करें. SharePoint साइट पाने के लिए, अपने साइट मेल बॉक्स से Outlook में अपने दस्तावेज़ फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और फिर वेब ब्राउज़र में खोलें क्लिक करें.

यदि कोई दस्तावेज़ Outlook में साइट मेलबॉक्स पर SharePoint साइट से सिंक्रनाइज़ करने में विफल होता है, तो मैनुअल सिंक करने का प्रयास करें कि इस तरह समस्या हल होती है या नहीं. आपके खाते के लिए Outlook Web App से मैनुअल सिंक करना आवश्यक है, SharePoint से नहीं. Outlook Web App में, सेटिंग्स सेटिंग्स: अपना प्रोफ़ाइल अद्यतित करें, सॉफ़्टवेयर स्थापित करें और इसे क्लाउड से कनेक्ट करें पर क्लिक करें, विकल्प क्लिक करें और फिर साइट मेलबॉक्सेज़ क्लिक करें. साइट मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करें, सिंक स्थिति क्लिक करें और फिर सिंक प्रारंभ करें क्लिक करें. यदि यह सफल नहीं होता है, तो मुझे विवरण ईमेल करें पर क्लिक करें, अपनी समस्या का समाधान करें और आवश्यकता होने पर सहायता पर संपर्क करें.

साइट मेलबॉक्स बनाना और निकालना

क्या मुझे साइट मेलबॉक्स पते के लिए लायसेंस असाइन करने की आवश्यकता है?

नहीं. साइट ईमेल पते के लिए Exchange लाइसेंस की आवश्यकता नहीं होती है.

क्या ऐसी स्थितियाँ हैं, जब मुझे साइट मेलबॉक्स का उपयोग नहीं करना चाहिए?

वे स्थितियाँ हैं, जब साइट मेलबॉक्स उपयुक्त नहीं हो सकता है:

  • विश्वास पूर्वक विचार करें—साइट मेलबॉक्स का कोई भी ईमेल किसी भी साइट सदस्य के द्वारा पढ़ा और अग्रेषित किया जा सकता है.

  • साइट मेलबॉक्स एक साझा कार्यस्थान होने के कारण, कोई भी साइट मेलबॉक्स उपयोगकर्ता ईमेल पुर्नव्यस्थित और हटा सकता है.

क्या मैं साइट मेलबॉक्स का नाम बदल सकता हूँ?

साइट मेलबॉक्स का प्रदर्शन नाम, SharePoint टीम साइट प्रदर्शन नाम है. अगर आप SharePoint में साइट का प्रदर्शन नाम परिवर्तित करते हैं, तो Outlook में भी प्रदर्शन नाम परिवर्तित हो जाता है. हालाँकि, साइट ईमेल पता परिवर्तित नहीं होगा.

क्या मैं नई साइट्स के साइट मेलबॉक्स ईमेल पतों पर प्रत्यय जोड़ सकता हूँ?

आप सभी नए साइट मेलबॉक्सेज़ पर प्रयोग करने हेतु प्रत्यय बनाने के लिए –AliasPrefix पैरामीटर के साथ Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet का उपयोग कर सकते हैं.

क्या मैं साइट मेलबॉक्स हटा सकता हूँ?

जब साइट को मैनुअली या साइट क्लोज़र नीतियों के अनुसार बंद किया जाता है या हटाया जाता है, तो साइट मेलबॉक्स भी बंद किया या हटाया जाता है.

आप उपयोगकर्ताओं को डिफ़ॉल्ट भूमिका असाइनमेंट नीति में मेरी टीम मेलबॉक्सेस अनचेक करके साइट मेलबॉक्सेस बनाने से रोक सकते हैं. फिर, आप उपयोगकर्ताओं के लिए एक नया साइट मेलबॉक्स बना सकते हैं जिसमें साइट मेलबॉक्सेस बनाने के लिए अनुमतियों की आवश्यकता होती है.

क्या मैं साइट मेलबॉक्सेज़ बनाना स्वचालित कर सकता हूँ?

हाँ.

  1. अपनी स्वचालित व्यवस्था प्रणाली उपयोग कर किसी मौजूदा SharePoint साइट का साइट मेलबॉक्स बनाने के लिए, साइट मेलबॉक्स अनुप्रयोग की स्थापना करें.

  2. Windows PowerShell का उपयोग Exchange Online cmdlets के साथ करने हेतु, साइट मेलबॉक्स बनाने और प्रदर्शन नाम सेट करने के लिए निम्न आदेश चलाएँ:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

विपणन टीम साइट पर नया साइट मेलबॉक्स सेट करने का यहाँ उदाहरण दिया है:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

साइट मेलबॉक्सेज़ प्रबंधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले cmdlets की अधिक जानकारी के लिए, cmdlets साझाकरण और सहयोग देखें.

मैं किस तरह अधिकतम मेलबॉक्स आकार नियंत्रित करूँ?

आप उन ईमेल संदेशों का अधिकतम आकार नियंत्रित करने के लिए Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet का उपयोग कर सकते हैं, जो मेलबॉक्स आकार चेतावनियाँ जारी और अधिकतम मेलबॉक्स आकार होने पर प्राप्त हो सकते हैं.

क्या साइट मेलबॉक्स उपयोग आंकड़े उपलब्ध हैं?

हाँ. आप उपयोग जानकारी प्राप्त करने के लिए, निम्न Windows PowerShell cmdlets उपयोग कर सकते हैं:

  • Get-SiteMailbox: मेलबॉक्स की मूलभूत जानकारी प्राप्त करें.

  • Get-MailboxFolderStatistics: आइटम्स संख्या और फ़ोल्डर आकार देखें.

  • Get-MailboxStatistics: अंतिम साइन इन समय देखें.

इन cmdlets को उपयोग करने की अधिक जानकारी के लिए, cmdlets साझाकरण और सहयोग देखें.

साइट मेलबॉक्सेज़ पर पहुँच का समस्या-निवारण

उपयोगकर्ता साइट मेलबॉक्स को Outlook में क्यों नहीं देख सकता, जबकि वे उसे SharePoint में देख सकते है?

उपयोगकर्ता द्वारा SharePoint में साइट मेलबॉक्स देखे जा सकने, परंतु Outlook में नहीं देख सकने के कई कारण हैं. निम्न की जाँच करें:

  • सुनिश्चित करें कि उपयोगकर्ता का समर्थित संस्करण उपयोग कर रहा हैOutlook.

  • सुनिश्चित करें कि उपयोगकर्ता को सुरक्षा समूह के भाग के बजाय, या तो साइट स्वामी समूह या साइट सदस्य समूह में एक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के रूप में जोड़ा गया है.

  • केवल 10 साइट मेलबॉक्सेज़ एक समय में पर उपयोग किए जा सकते हैंOutlook. यदि किसी उपयोगकर्ता के पास 10 साइट मेलबॉक्सेज़ सेट हैं और वह उनसे अधिक चाहता है, तो उपयोगकर्ता पहले कुछ साइट मेलबॉक्सेज़ छुपाने की आवश्यकता हो सकती है. Outlook में दिखाएँ चेक बॉक्स साफ़ करने की जानकारी के लिए, एक स्थान से प्रोजेक्ट ईमेल और दस्तावेज़ पर पहुँच करें देखें.

  • यदि आपका Office 365 संगठन ऑन-प्रिमाइसेस Exchange Server 2013 के साथ हाइब्रिड कॉन्फ़िगरेशन में है, तो आपको ऑन-प्रिमाइसेस Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए साइट मेलबॉक्स पहुँच का समर्थन करने के लिए Microsoft Exchange 2013 साइट मेलबॉक्स निर्देशिका सिंक समर्थन स्क्रिप्ट्स डाउनलोड करना और चलाना आवश्यक है.

कोई उपयोगकर्ता SharePoint में दस्तावेज़ देख सकता है, लेकिन Outlook में साइट मेलबॉक्स पर क्यों नहीं देख सकता?

कोई दस्तावेज़ Outlook में साइट मेलबॉक्स पर दृश्यमान होने के लिए, दस्तावेज़ शामिल वाली दस्तावेज़ लाइब्रेरी साइट त्वरित लॉन्च पर पिन की जानी आवश्यक है.

उपयोगकर्ता Outlook में साइट मेलबॉक्स में दस्तावेज़ देख सकता है, लेकिन SharePoint में क्यों नहीं देख सकता?

Outlook सभी दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करत है, लेकिन SharePoint केवल उन दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है, जिनके लिए उपयोगकर्ता के पास पठन अनुमति है. यदि किसी उपयोगकर्ता को किसी विशिष्ट दस्तावेज़ की पठन-अनुमति नहीं है, तो दस्तावेज़ का नाम Outlook में साइट मेलबॉक्स पर प्रदर्शित होता है, लेकिन Outlook उपयोगकर्ता दस्तावेज़ नहीं खोल सकता है.

इस पर लागू होता है: Office 365 End User



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हम इसे कैसे सुधार कर सकते हैं?

255 शेष वर्ण

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