Office 365 में कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ जोड़ना - व्यवस्थापन मदद

आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति को ईमेल और Office जैसी Office 365 सेवाओं पर साइन इन करने और पहुँच प्राप्त कर सकने से पहले उपयोगकर्ता खाते की आवश्यकता है. यदि आपकी टीम में कई लोग हैं, तो आप उनके सभी खातों को एक बार में ही किसी Excel स्प्रेडशीट या CSV स्वरूप में सहेजी गई अन्य फ़ाइल से जोड़ सकते हैं. CSV स्वरूप क्या है, इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं?

एक लघु वीडियो देखें, जिसमें उपयोगकर्ताओं को जोड़ने का तरीका बताया है.

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Office 365 में एकाधिक उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए

  1. यह नमूना स्प्रेडशीट डाउनलोड करें और इसे Excel में खोलें.

    आपकी स्प्रेडशीट में नमूना स्प्रेडशीट की तरह ही समान स्तंभ शीर्ष शामिल होने की आवश्यकता है. इसमें प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए उपयोगकर्ता नाम (जैसे bob@contoso.com) और कोई प्रदर्शन नाम (जैसे बॉब केली) के मान भी शामिल करने की आवश्यकता है. अन्य फ़ील्ड्स रिक्त छोड़ने के लिए, निम्न आकृति में दिखाए गए अनुसार फ़ील्ड में रिक्ति के साथ एक अल्पविराम दर्ज करें.

    कोई नमूना CVS फ़ाइल जिसमें खाली पंक्तियां निर्दिष्ट हैं

    यदि आपकी टीम में विभिन्न देशों में कार्य कर रहे लोग शामिल हैं, तो आपको प्रत्येक देश के उपयोगकर्ताओं के लिए एक स्प्रेडशीट बनाने की आवश्यकता होगी. उदाहरण के लिए, एक स्प्रेडशीट, जो यूएस में कार्य करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को सूचीबद्ध करती है और दूसरी स्प्रेडशीट जो जापान में कार्य करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को सूचीबद्ध करती है. यह इसलिए है क्योंकि Office 365 सेवाओं की उपलब्धता क्षेत्र के आधार पर भिन्न-भिन्न होती है.

    युक्ति:    इससे पहले कि आप Office 365 में बहुत अधिक उपयोगकर्ताओं को जोड़ें, हो सकता है आप नमूना स्प्रेडशीट पर अभ्यास करना चाहें. उदाहरण के लिए, अपने कुछ उपयोगकर्ताओं, मान लें कि 5 या 10 के डेटा वाला नमूना स्प्रेडशीट संपादित करें और फ़ाइल को किसी नए नाम से सहेजें. इस कार्यविधि में वर्णित चरणों के माध्यम से आगे बढ़ें, परिणामों की जाँच करें और तब नए खातों को हटाएँ और फिर से शुरू करें. इस तरह से आप अपनी स्थिति के अनुकूल सभी डेटा प्राप्त करने का अभ्यास कर सकते हैं. अपनी स्प्रेडशीट स्वरूपित करने की युक्तियाँ भी जाँचें.

  2. अपनी कार्यालय या विद्यालय खाता के साथ Office 365 में साइन इन करें.

  3. Office 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाएँ.

  4. लोगों द्वारा Office 365 सेवाएँ उपयोग करने के लिए उन्हें लायसेंस असाइन करने की आवश्यकता होती है. जारी रखने से पहले आप यह जाँचना चाह सकते हैं कि आपके पास अपनी स्प्रेडशीट में सूचीबद्ध हर व्यक्ति के लिए पर्याप्त लायसेंस है. अपने पास पर्याप्त लायसेंस है या नहीं देखने के लिए बिलिंग > सदस्यताएँ चुनें. यदि आपको अधिक लायसेंस खरीदने की आवश्यकता है, तो लायसेंस मात्रा बदलें चुनें. या, आप विज़ार्ड चला सकते हैं और अपने पास मौजूद लायसेंस असाइन कर सकते हैं, फिर बाद में अधिक लायसेंस खरीद और विज़ार्ड पुनः चला सकते हैं.

  5. अब बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड पर जाएँ: उपयोगकर्ता > सक्रिय उपयोगकर्ता चुनें. निम्न आकृति में दिखाए गए अनुसार Office 365 में कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए चिह्न चुनें.

    Office 365 व्यवस्थापन केंद्र की उपयोगकर्ता अनुभाग की छवि

    बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड प्रकट होता है और आपको उपयोगकर्ता समूह जोड़ते हुए Office 365 पर ले जाता है.

  6. चरण 1 में - CSV फ़ाइल का चयन करें, निम्न आकृति में दिखाए गए अनुसार अपना स्वयं का स्प्रेडशीट निर्दिष्ट करें.

    बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड का चरण 1 - CSV फ़ाइल चुनें

  7. चरण 2 में - सत्यापन, विज़ार्ड आपको बताता है कि स्प्रेडशीट की सामग्री को सही रूप से स्वरूपित किया गया है या नहीं.

    बल्क रूप से उपयोगकर्ता विज़ार्ड जोड़ें का चरण 2 - सत्यापन

  8. चरण 3 में - सेटिंग्स, अनुमति प्राप्त चुनें जिससे आपकी स्प्रेडशीट में सूचीबद्ध लोग Office 365 का उपयोग करने में सक्षम हों सकें. साथ ही वह देश भी चुनें, जिसमें ये लोग Office 365 का उपयोग करेंगे. याद रखें कि यदि आपके संगठन के कुछ लोग Office 365 का उपयोग किसी दूसरे देश में करने जा रहे हैं, तो उनके नाम वाली अलग स्प्रेडशीट बनाएँ और उन्हें जोड़ने के लिए बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड पुनः चलाएँ.

    बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड का चरण 3 - सेटिंग्स

  9. लायसेंस असाइन करें पृष्ठ आपको उपलब्ध लाइसेंस की संख्या बताता है.

    सामूहिक रूप से उपयोगकर्ता विज़ार्ड जोड़ें का चरण 4 - लाइसेंस

    आप अधिक लायसेंस खरीदें चुन सकते हैं, लेकिन आप बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड को छोड़ देंगे और Office 365 व्यवस्थापन पोर्टल में बिलिंग पर जाएँगे. अधिक लायसेंस खरीदने के बाद आपको ऑर्डर संसाधित किए जाने और फिर बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड प्रारंभ से शुरू करने के लिए कुछ मिनट प्रतीक्षा करने की आवश्यकता होगी.

    यदि आप अधिक लायसेंस नहीं खरीदते हैं, तो आपकी स्प्रेडशीट में सूचीबद्ध प्रत्येक व्यक्ति के लिए खाता नहीं बनाया जाएगा.

    इस उदाहरण में, हम और अधिक लायसेंस नहीं खरीदते हैं और बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड के साथ जारी रखते हैं.

  10. चरण 5 में - परिणाम भेजें, उन लोगों के ईमेल पते लिखें, जिन्हें आप चाहते हैं कि वह ईमेल मिले, जिसमें स्प्रेडशीट में शामिल लोगों के सभीOffice 365 उपयोगकर्ता नाम और अस्थायी पासवर्ड्स की सूची है.

    बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड का चरण 5 - परिणाम भेजें

    निम्न ईमेल आपके द्वारा चरण 5 - परिणाम भेजें में निर्दिष्ट सभी ईमेल पतों पर भेजा जाता है. यह ईमेल यह संकेत करता है कि कौन से खाते बनाए गए थे. ध्यान दें कि पर्याप्त लायसेंस नहीं होने के कारण कुछ लोगों के लिए खाते नहीं बनाए गए थे.

    उपयोगकर्ता क्रेडेंशियल जानकारी के साथ एक नमूना ई-मेल

    आप बाद में अधिक लायसेंस खरीद सकते हैं और समान स्प्रेडशीट वाले बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड को पुनः चला सकते हैं. विज़ार्ड उन उपयोगकर्ताओं को छोड़ता जाता है जिनके पास पहले से खाते हैं; परिणाम रिपोर्ट पर पहले से ही खाता वाले किसी व्यक्ति की जानकारी इंगित करने के लिए यह "डुप्लिकेट उपयोगकर्ता नाम" कहेगा.

  11. बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड का अंतिम पृष्ठ निम्न आरेख में दिखाए गए अनुसार उपयोगकर्ता नाम और अस्थायी पासवर्ड सूचीबद्ध करता है.

    बल्क उपयोगकर्ता विज़ार्ड जोड़ें का चरण 6 - परिणामों को भेजें

  12. आपके द्वारा Office 365 पर उपयोगकर्ताओं को जोड़े जाने के बाद आपको उन्हें उनके Office 365 खाता जानकारी के बारे में बताने की आवश्यकता है. नए पासवर्ड संप्रेषित करने में अपनी सामान्य प्रक्रिया उपयोग करें, और Office 365 शिक्षण केंद्र के लिए संदर्भ शामिल करें. शिक्षण केंद्र में प्रत्येक व्यक्ति हेतु त्वरित रूप से सीखने और संचालन करने में मदद के लिए लघु मार्गदर्शिकाएँ हैं.

अगले चरण

  1. (वैकल्पिक) व्यवस्थापन भूमिकाएँ असाइन करें. आपके द्वारा अपने उपयोगकर्ताओं के लिए खाते बना लेने के बाद आपके संगठन के आकार के आधार पर आप कई लोगों को व्यवस्थापन भूमिकाएँ असाइन करना चाह सकते हैं, ताकि वे व्यवस्थापन कार्य कर सकें, जैसे उपयोगकर्ता पासवर्ड रीसेट करना और लायसेंस असाइन करना.

  2. (वैकल्पिक) Office 365 पर ईमेल और संपर्क माइग्रेट करना. आप अन्य खातों से ईमेल, संपर्क और कैलेंडर जानकारी की अपने उपयोगकर्ता के व्यवसाय के लिए Office 365 खाते में प्रतिलिपि बना सकते हैं या उसे आयात कर सकते हैं. यह एक कठिन चरण है.

  3. (वैकल्पिक) Office 365 में अपना उपयोगकर्ता फ़ोटो जोड़ें. व्यवस्थापक के रूप में, आप अन्य लोगों की ओर से उपयोगकर्ता के फ़ोटो को Office 365 में नहीं जोड़ सकते. हालाँकि, आप उनसे उनके फ़ोटो जोड़ने के लिए कह सकते हैं, और वह सक्रिय उपयोगकर्ता पृष्ठ के Office 365 व्यवस्थापन केंद्र में दिखाई देगा ताकि आप उसे देख सकें (प्रदर्शित होने से पहले इसे सिस्टम में प्रसारित होने में कुछ समय लग सकता है).

    अपने उपयोगकर्ता को उनके फ़ोटो जोड़ने के लिए कहें, ताकि आप उन्हें व्यवस्थापन कंसोल में देख सकें.

Office 365 में एकाधिक उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के बारे में अधिक जानकारी

CSV स्वरूप क्या है, इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं?

CSV फ़ाइल कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ वाली फ़ाइल होती है. आप किसी भी पाठ संपादक या स्प्रेडशीट प्रोग्राम, जैसे Excel के साथ इस प्रकार की फ़ाइल बना या संपादित कर सकते हैं.

आप इस नमूना स्प्रेडशीट को एक आरंभिक बिंदु के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं. याद रखें कि Office 365 के लिए प्रथम पंक्ति में स्तंभ शीर्षकों की आवश्यकता होती है, इसलिए उन्हें किसी अन्य से न बदलें.

फ़ाइल को नए नाम के साथ सहेजें और CSV स्वरूप निर्दिष्ट करें.

Excel में CSV स्वरूप में कोई फ़ाइल सहेजने का तरीका बताती हुई छवि

जब आप फ़ाइल सहेजते हैं, तो आपको संभवतः यह संकेत प्राप्त होगा कि यदि आप CSV स्वरूप में फ़ाइल सहेजते हैं तो आपकी कार्यपुस्तिका में कुछ सुविधाएँ खो जाएँगी. यह ठीक है. जारी रखने के लिए हाँ क्लिक करें.

आपके द्वारा Excel से प्राप्त किया गया किसी संकेत का चित्र जो यह पूछ रहा है कि क्या आप वास्तव में फ़ाइल को CSV स्वरूप में सहेजना चाहते हैं

Office 365 में एकाधिक उपयोगकर्ता जोड़ने के लिए अपनी स्प्रेडशीट स्वरूपित करने के लिए युक्तियाँ

  • क्या मुझे नमूना स्प्रेडशीट की तरह समान स्तंभ शीर्षकों की आवश्यकता है? हाँ. नमूना स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्षक होते हैं. इन शीर्षकों की आवश्यकता होती है. प्रत्येक उपयोगकर्ता जिसे आप Office 365 में जोड़ना चाहते हैं, शीर्षक के तहत कोई पंक्ति बनाएँ. यदि आप किसी भी स्तंभ शीर्षक को जोड़ते हैं, परिवर्तित करते हैं या हटाते हैं तो हो सकता है Office 365 फ़ाइल में दी गई जानकारी से उपयोगकर्ताओं को बनाने में सक्षम न हो.

  • यदि मेरे पास प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक सभी जानकारी नहीं है, तो क्या होगा?उपयोगकर्ता नाम और प्रदर्शन नाम आवश्यक हैं और आप इस जानकारी के बिना नए उपयोगकर्ता को जोड़ नहीं सकते हैं. यदि आपके पास कुछ अन्य जानकारी नहीं है, जैसे फ़ैक्स, तो यह इंगित करने के लिए कि फ़ील्ड रिक्त रहनी चाहिए, आप रिक्ति के साथ अल्पविराम का उपयोग कर सकते हैं.

  • स्प्रेडशीट कितनी बड़ी या छोटी हो सकती है? स्प्रेडशीट में कम से कम दो पंक्तियाँ होनी आवश्यक हैं. एक स्तंभ शीर्षक (उपयोगकर्ता डेटा स्तंभ लेबल) के लिए और एक उपयोगकर्ता के लिए‍. आप 251 से अधिक पंक्तियाँ नहीं रख सकते. यदि आपको 250 से अधिक उपयोगकर्ता आयात करने की आवश्यकता हो, तो आप एक से अधिक स्प्रेडशीट बना सकते हैं.

  • मैं कौन सी भाषाएँ उपयोग कर सकता हूँ? कोई स्प्रेडशीट बनाते समय आप किसी भी भाषा या वर्ण में उपयोगकर्ता डेटा स्तंभ लेबल दर्ज कर सकते हैं, लेकिन आपको लेबल्स के क्रम को परिवर्तित नहीं करना चाहिए, जैसा कि नमूना में दिखाया गया है. फिर आप किसी भी भाषा या वर्ण उपयोग करके फ़ील्ड्स में प्रविष्टियाँ बना सकते हैं और अपनी फ़ाइल को यूनिकोड या UTF-8 स्वरूप में सहेज सकते हैं.

  • क्या होगा यदि मैं भिन्न देशों या क्षेत्रों के उपयोगकर्ताओं को जोड़ता हूँ? प्रत्येक क्षेत्र के लिए एक अलग स्प्रेडशीट बनाएँ. आपको बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड के माध्यम से आगे बढ़ने की आवश्यकता होगी, जिसकी प्रत्येक स्प्रेडशीट सभी उपयोगकर्ताओं का एकल स्थान देते हुए उस फ़ाइल में शामिल हैं, जिस पर आप कार्य कर रहे हैं.

  • क्या मेरे द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले वर्णों की कोई सीमा है? निम्न तालिका उपयोगकर्ता डेटा स्तंभ लेबल्स और नमूना स्प्रेडशीट में प्रत्येक के लिए अधिकतम वर्ण सीमा दिखाती है.

उपयोगकर्ता डेटा स्तंभ लेबल

अधिकतम वर्ण लंबाई

उपयोगकर्ता नाम (आवश्‍यक)

79 @) चिह्न सहित, स्वरूप name@domain में.<extension>. उपयोगकर्ता का उपनाम 30 वर्णों से अधिक का नहीं हो सकता और डोमेन नाम 48 वर्णों से अधिक का नहीं हो सकता.

प्रथम नाम

64

अंतिम नाम

64

प्रदर्शन नाम (आवश्यक)

256

पद शीर्षक

64

विभाग

64

कार्यालय नंबर

128

कार्यालय फ़ोन

64

मोबाइल फ़ोन

64

फ़ैक्स

64

पता

1023

शहर

128

राज्य या प्रांत

128

ज़िप या पोस्टल कोड

40%

देश या क्षेत्र

128

Office 365 में उपयोगकर्ताओं को जोड़ते समय समस्याएँ ठीक करना

  • स्प्रेडशीट ठीक से स्वरूपित है या नहीं, इसके लिए दोबारा जाँचें. यह सुनिश्चित करने के लिए कि स्तंभ शीर्षक नमूना फ़ाइल के शीर्षकों से मेल खाते हैं, स्तंभ शीर्षकों की जाँच करें. सुनिश्चित करें कि वर्ण लंबाई के लिए आप नियमों का पालन कर रहे हैं और प्रत्येक फ़ील्ड को अल्पविराम से अलग किया गया है.

  • यदि आपको अभी Office 365 में नए उपयोगकर्ता नहीं दिखाई देते हैं, तो कुछ मिनट्स प्रतीक्षा करें.Office 365 की सभी सेवाओं में परिवर्तन होने में थोड़ा समय लग सकता है.

इस पर लागू होता है: Office 365 End User, Office 365 Small Business Admin, Office 365 operated by 21Vianet - Admin, Office 365 Admin



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255 शेष वर्ण

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