Office 365 समूहों के बारे में जानें

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

बनाएँ या किसी Office 365 समूह में भाग लेने के बाद, आप अक्सर महत्वपूर्ण बात समझना करना चाहते हैं। यह विषय का सर्वाधिक लाभ Office 365 समूह प्राप्त करने और अपने और अधिक उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलेगी।

किसी Office 365 समूह क्या है?

लोग सामाजिक हैं। कुछ मान लें कि यह हमारा सबसे निर्धारित विशेषता होती है। हम कार्य, और इसलिए हम कर सकते हैं, उनसे बात, सुनें, सहयोग करने, और कुछ पूरा समूहों में चलाएँ। हम एक साथ त्वरित रूप से प्राप्त सामग्री के लिए पूर्ण प्राप्त होता है या किसी टीम या संबद्धता में व्यवस्थित करने के लिए। किसी भी कारण से, समूह हैप्रश्नों और विश्वास प्रत्येक अन्य, नियमित रूप से चैट करने, और अक्सर रिपोर्ट्स और फ़ाइलें बनाने में लोग। यह करने के लिए आप किसी Office 365 समूह का उपयोग कर सकते हैं सभी काफी अधिक उत्पादक हो।

सहकर्मियों के साथ सहयोग करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है. जब टीम किसी प्रोजेक्ट पर साथ में कार्य करती हैं, तो ट्रैक करने के लिए बहुत कुछ हो सकता है. Outlook में ईमेल और मीटिंग, व्यवसाय के लिए Skype में वार्तालाप और कार्य और SharePoint और व्यवसाय के लिए OneDrive में संग्रहीत और साझा करने के लिए दस्तावेज़. Office 365, एकल हब (Azure सक्रिय निर्देशिका में प्रबंधित) और इन सभी Office 365 ऐप्स में अनुमतियों के एकल सेट को स्थापित करके समूहों को एक साथ आने और मिलकर कार्य करने में सक्षम बनाता है, ताकि टीम सहयोग को आसान बना सकें और उत्पादकता बढ़ा सकें. Office 365 समूह, OneNote, Power BI और Dynamics CRM में भी सहयोग की अनुमति देते हैं. जब कोई उपयोगकर्ता समूह से जुड़ता है, तो उन्हें तत्काल टीम और प्रोजेक्ट के सभी कार्यों पर पहुँच प्राप्त हो जाती है. एक टीम Office 365 समूहों का उपयोग कैसे करती है, यह जानने के लिए नीचे दिया गया वीडियो देखें और Office 365 समूहों के बारे में और जा्नने के लिए यह विषय पढ़ें.

Office 365 समूहों में सहयोग करना

हम Office 365 समूहों के लिए और नवप्रवर्तनों पर कार्य कर रहे हैं. वे जल्दी ही Office Planner, Delve और Yammer में कार्य कर रहे होंगे.

सार्वजनिक और निजी Office 365 समूह

किसी Office 365 समूह सार्वजनिक या निजी हो सकता है। किसी सार्वजनिक समूह में प्रत्येक व्यक्ति के लिए खुला है। आप अभी क्या समूह कर रहा है यह देखने के लिए चाहते हैं, तो सभी सामग्री और वार्तालापों को देखने के लिए आसान हैं। लेकिन समूह आपको रुचिकर लगता है, तो आप कर सकते हैं उसे में शामिल हों और सदस्य बन सकता है। अधिकांश मामलों में, अपने पसंदीदा विकल्प एक सार्वजनिक समूह होता है। दूसरी ओर, अनन्य और खुले केवल इसके सदस्यों के लिए किसी निजी समूह है। सामग्री और वार्तालाप सुरक्षित और प्रत्येक व्यक्ति द्वारा देखने योग्य नहीं होते हैं। जब आप सुरक्षा और गोपनीयता, जैसे व्यापार राज़ या गोपनीय जानकारी के बारे में चिंतित हैं, तो किसी निजी समूह चुनें। कोई भी व्यक्ति निजी समूह का नाम देख सकते हैं, यद्यपि जानकारी खोजें, लिंक्स, या अन्य तरीकों से पहुँच योग्य नहीं है। किसी निजी समूह में शामिल होना किसी समूह व्यवस्थापक से अनुमोदन की आवश्यकता होती है। आप किसी सार्वजनिक समूह को निजी समूह में, या किसी निजी समूह किसी सार्वजनिक समूह को परिवर्तित नहीं कर सकते हैं।

नोट: यद्यपि आप उस आप सदस्य नहीं हैं कि किसी निजी समूह में भाग लेना नहीं कर सकते हैं, कोई भी किसी निजी समूह को ईमेल भेजें और उस निजी समूह से उत्तर भी प्राप्त कर सकते हैं।

समूह स्वामी और समूह के सदस्य

समूह के सदस्य और स्वामी के बारे में कॉल करने के लिए कुछ चीजें हैं।

  • अपने संगठन या टीम एक समूह स्वामी छोड़ता है, तो अन्य समूह के सदस्य डेटा तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं, ताकि सभी ईमेल, वार्तालाप, फ़ाइलों और कैलेंडर ईवेंट्स, सहेजे जाते हैं। आपके संगठन के व्यवस्थापक के रूप में, आप कोई नया समूह स्वामी जोड़ें या अन्य स्वामी Office 365 व्यवस्थापन केंद्र में या PowerShell के माध्यम से समूह का प्रचार कर सकते हैं। Office 365 व्यवस्थापन केंद्र में सदस्यता प्रबंधित करें समूह में और Office 365 समूहों को प्रबंधित करने के लिए PowerShell का उपयोग करनादेखें। आप भी किसी समूह के लिए एकाधिक स्वामी समूह के स्वामी को उपलब्ध नहीं है और वहाँ की आवश्यकता हो कि कुछ प्रबंधन कार्य करने के लिए की स्थिति में हो रही है पर विचार करना चाहिए।

  • किसी समूह स्वामियों 10 से अधिक नहीं हो सकते हैं।

  • किसी उपयोगकर्ता 250 से अधिक समूह बना सकते हैं।

  • समूहों के साथ किसी 1000 सदस्य समर्थित हैं, लेकिन समूह उपयोगकर्ता और समूह वार्तालाप को समूह कैलेंडर पर पहुँच प्राप्त करना बहुत अधिक समय ले सकते हैं कि ध्यान दे सकते हैं, से अधिक है।

पता लगाना और Office 365 समूह में शामिल होना

इससे पहले कि आप किसी Office 365 समूह शामिल हो सकते हैं, आपको इसे ढूँढने की आवश्यकता है। भाग्यवश, खोलें और डिफ़ॉल्ट रूप से खोजने योग्य समूह होते हैं। कोई मजबूत सामाजिक नेटवर्क बनाने में मदद करने के लिए, मौजूदा समूहों और आपके संगठन में उनके सदस्यों के बारे में जानें करने के लिए कुछ समय लग। आप किसी समूह के सदस्य जानते हैं, तो उनके रुचियों अक्सर के साथ एक आपका समान है। समूह ढूँढना पहले भी प्रयास की डुप्लिकेशन पड़ती। एक समान उद्देश्य के साथ पहले से मौजूद है, तो कोई समूह क्यों बनाएँ? आप अपनी पसंद का समूह मिल जाए, तो उसकी सदस्यता, वार्तालाप और फ़ाइलों का अन्वेषण करें। फिर किसी प्रतिभागी सक्रिय हो जाते हैं और समूह में शामिल करने के लिए का निर्णय लें। ढूँढें, में शामिल हों, या कोई समूह छोड़ेंआउट की जाँच करें।

वार्तालाप और ई-मेल

कार्य प्रारंभ करने के लिए और कार्यों को करते रहने के लिए, किसी भी समूह का एक महत्वपूर्ण भाग संचार होता है. प्रत्येक समूह के पास स्वयं का मेलबॉक्स होता है इसलिए समूह के सभी ईमेल के स्थान का पता लगाना और उन्हें प्रबंधित करना आसान होता है. Outlook Web App में, आप समूह सदस्यों के साथ लघु संदेशों को पोस्ट करके और उनका उत्तर देकर वार्तालाप कर सकते हैं. वार्तालापों का संपूर्ण इतिहास संरक्षित किया जाता है, जो नए सदस्यों को तुरंत गति प्राप्त करने में मदद करता है.

वार्तालाप दिनांक के अनुसार सबसे पुराने से सबसे नए में क्रमबद्ध होते हैं. आप तुरंत नए वार्तालाप संदेशों के साथ, जो नीले टैब से चिह्नित होते हैं, बराबरी के स्तर पर पहुँच सकते हैं और अनुलग्नकों को भी जोड़ सकते हैं.

कभी-कभी, हो सकता है कि आप समूह को कोई ईमेल संदेश भेजना चाहें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब संदेश को तुरंत प्राप्त करते हैं. जब आप संदेश बनाते हैं, तो केवल प्रति पंक्ति पर समूह नाम लिखें.

समूह कैलेंडर

एक समर्पित समूह कैलेंडर सभी सदस्यों को उनके शेड्यूल के साथ समन्वय स्थापित करने में मदद करता है. समूह में सभी स्वचालित रूप से मीटिंग आमंत्रणों और अन्य ईवेंट्स को देखते हैं. यदि आप एक से अधिक समूह के सदस्य हैं, तो इसमें प्रत्येक समूह कैलेंडर को एक साथ देखना आसान होता है. कैलेंडर में आप जो ईवेंट्स बनाते हैं वे आपके व्यक्तिगत कैलेंडर के साथ स्वचालित रूप से जुड़ जाते हैं और सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं. उन ईवेंट्स के लिए जिन्हें अन्य सदस्य बनाते हैं, आप समूह कैलेंडर से ईवेंट को अपने व्यक्तिगत कैलेंडर में जोड़ सकते हैं, और ईवेंट स्वचालित रूप से आपके व्यक्तिगत कैलेंडर के साथ सिंक्रनाइज हो जाता है. अंत में, यह देखने के लिए कि शेड्यूल्स कैसे संरेखित होते हैं, आप अपनी व्यक्तिगत कैलेंडर को समूह कैलेंडर के साथ सम्मिलित कर सकते हैं.

फ़ाइलें, साझाकरण, और व्यवसाय के लिए OneDrive

सामग्री, जैसे फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स, साझा करना समूह सहयोग की एक विशिष्ट सुविधा है. साझा की गई सामग्री Office 365 में कहीं भी स्थित हो सकती है, लेकिन व्यवसाय के लिए OneDrive वास्तविक स्थान की परवाह किए बिना फ़ाइलों को देखना और संपादित करना सुविधाजनक बनाता है. सामग्री को साक्षा करना भी मेलबॉक्स और व्यक्तिगत फ़ोल्डर में छिपी उपयोगी जानकारी को अनअवरोधित करने में मदद करता है. किसी समूह का व्यवसाय के लिए OneDrive पृष्ठ फ़ाइलों के लिए प्राथमिक स्थान है, लेकिन आप अन्य साझा किए गए और फॉलो किए गए उन दस्तावेज़ों पर पहुँच प्राप्त कर सकते हैं जिनकी आपको पूरे दिन में आगे अपने समूह के साथ सहयोग करने के लिए आवश्यकता हो सकती है.

नोट: जब आप कोई फ़ोल्डर जोड़ने का प्रयास करते हैं, तो यदि आपको त्रुटि संदेश, ऑब्जेक्ट की वर्तमान स्थिति के कारण कार्रवाई मान्य नहीं है प्राप्त होता है, तो अपने साइट व्यवस्थापक से संपर्क करें. इससे पहले कि आप अपने समूह फ़ाइलों में फ़ोल्डर्स जोड़ सकें, आपके व्यवस्थापक को व्यक्तिगत साइट्स पर उपयोगकर्ताओं को कस्टम स्क्रिप्ट्स चलाने से रोकने के लिए SharePoint कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है. अधिक जानकारी के लिए, स्क्रिप्टिंग क्षमताएँ चालू और बंद करना देखें.

समूह की सदस्यता लेना

जब आप किसी समूह की सदस्यता लेते हैं, तो आप अनुरोध कर रहे होते हैं कि उस समूह के वार्तालाप और इवेंट्स आपके इनबॉक्स में भेजे जाएँ. यदि आप Outlook Web App के बजाय Outlook का उपयोग करने को प्राथमिकता देते हैं, तो इस सुविधा को सक्षम करना एक बहुत अच्छा विचार है, क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि सभी सदस्य Outlook में समूह ईमेल संदेश और कैलेंडर ईवेंट्स समय से प्राप्त करें ताकि वे समूह गतिविधि के बारे में अद्यतित रहें. आप आउटलुक से वार्तालापों का उत्तर भी दे सकते हैं, और उत्तर तुरंत समूह वार्तालाप में पोस्ट हो जाते हैं. समूह की सदस्यता लेना तब भी उपयोगी होता है जब आप सक्रिय रूप से भिन्न-भिन्न समूहों और संबंधित प्रोजेक्ट्स में कार्य कर रहे होते हैं, और अपने इनबॉक्स से सभी वार्तालापों और कैलेंडर इवेंट के बारे में अद्यतित रहना चाहते हैं.

सदस्यता लेना डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है. आप समूह के लिए सदस्यता लेना सक्षम कर सकते हैं जब आप पहली बार समूह बनाते हैं. कोई समूह बनाने के बाद, आप नए सदस्य को जोड़ते समय भी सदस्यता को सक्षम कर सकते हैं. अंततः, प्रत्येक व्यक्ति अपनी व्यक्तिगत पसंद के अनुरूप सदस्यता को सक्षम या अक्षम कर सकता है.

यदि आपको लगता है कि आपको समूह से अपने इनबॉक्स में बहुत अधिक जानकारी प्राप्त हो रही है, तो आप जानकारी प्रवाह को कम करने के लिए कभी भी समूह की सदस्यता रद्द कर सकते हैं. वार्तालाप अभी भी समूह में उपलब्ध रहती हैं, इसलिए आप पिछले वार्तालापों को प्राप्त करने के लिए उन पर समय समय पर दोबारा जा सकते हैं. सभी समूहों के ईमेल संदेशों के नीचे एक सुविधाजनक सदस्यता रद्द करें लिंक होता है.

समूहों का वैश्विक व्यवस्थापन

समूहों का एक लाभ यह है कि उपयोगकर्ता स्वत:-संगठित और स्वत:-प्रबंधन कर सकते हैं. लेकिन कभी-कभी वैश्विक व्यवस्थापक को समूहों को देखने, बनाने, और हटाने, तथा समूह व्यवस्थापकों या सदस्यों को जोड़ने या निकालने की आवश्यकता होती है. Office 365 व्यवस्थापन केंद्र में समूह डैशबोर्ड वह स्थान है जहाँ आप यह सब कर सकते हैं, और वैश्विक व्यवस्थापक के रूप में, आपको किसी समूह का सदस्य होने की ज़रूरत नहीं है.

एक समूह व्यवस्थापक मेलबॉक्स नीति का अद्यतन करने के लिए और समूहों को बनाने की क्षमता को निकालने के लिए Windows PowerShell का उपयोग करके समूह निर्माण को भी अक्षम कर सकता है. चूँकि OWA नीतियाँ उपयोगकर्ता के अनुसार होती हैं, अत: आप कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए, और अन्य के लिए नहीं, समूहों को बनाने की क्षमता को सीमित भी कर सकते हैं.

समूहीकृत नामकरण नीतियाँ

समूह नामकरण नीतियाँ आपको यह नियंत्रित करने देती है कि समूह नाम और ईमेल उपनाम आपकी संगठन निर्देशिका में कैसे दिखाई देंगे और वे उपयोगकर्ताओं को कैसे दिखाई देंगे. आपको वितरण समूह बन जाने के बाद उसके लिए नाम में कोई विशिष्ट उपसर्ग या प्रत्यय जोड़ना पड़ सकता है. समूह नामकरण नीतियाँ आपको समूह नाम में उपयोग किए जा रहे से विशिष्ट शब्दों को भी अवरोधित करने देती है. यह आपको समूह नामों में अनुचित शब्दों का उपयोग कर करने में भी मदद करती है.

उदाहरण के लिए, यदि आपका संगठन कई विभिन्न क्षेत्रों या देशों में फैला हुआ है, तो आप ऐसी समूह नामकरण नीति बना सकते हैं जो बनाए गए किसी भी समूह में क्षेत्र या देश का नाम जोड़ देगी. इस मामले में, बनाए जाने वाला समूह, जिसका नाम Contoso Marketing है, इसके जैसा दिखाई देगा, यदि आपका संगठन उत्तरी अमेरिका में हो:

  • नाम: (उत्तरी अमेरिका) Contoso Marketing

  • ईमेल उपनाम: northamericacontosomarketing@contoso.com

यदि आपकी कंपनी के लिए समूह नामकरण नीतियाँ चालू होना आवश्यक है, तो आपको Exchange दूरस्थ PowerShell का उपयोग करके इस अपेक्षाकृत जटिल कार्य को पूरा करना होगा. आप वितरण समूह नामकरण नीति का उपयोग करके अपनी Office 365 समूह नीति नामकरण नीति सेट कर सकते हैं. समूह नामकरण नीति को चालू करने के लिए Exchange Online से कनेक्ट करें और दूरस्थ PowerShell उपयोग करें. अपने समूह नामकरण नीतियों को सेट करने के चरणों के लिए, यह देखें:

  1. दूरस्थ PowerShell का उपयोग करके Exchange Online से कनेक्ट करें

  2. वितरण समूह नामकरण नीति बनाएँ

समूहों में सुरक्षा और अनुपालन सुविधाएँ

आप इन-प्लेस eDiscovery Exchange व्यवस्थापन केंद्र में या अनुपालन खोज सुरक्षा और अनुपालन केंद्र मेंका उपयोग करके किसी Office 365 समूह मेलबॉक्स खोज सकते हैं। आप फ़ाइलों के किसी समूह की खोज करने के लिए अनुपालन खोज का उपयोग भी कर सकते हैं।

किसी Office 365 समूह SharePoint साइट या व्यवसाय के लिए OneDrive साइट पर सामग्री को संरक्षित करने के लिए, सुरक्षा और अनुपालन केंद्र में कोई संरक्षण नीति बनाएँ। किसी Office 365 समूह मेलबॉक्स होल्ड पर रखने के लिए, किसी Exchange व्यवस्थापन केंद्र में इन-प्लेस होल्डबनाएँ।

इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) के लिए Office 365 समूह संदेशों का समर्थन

आप अब भी जानकारी राइट्स मैनेजमेंट (IRM सुरक्षित) संदेशों के लिए Office 365 समूहों भेज सकते हैं। IRM कार्य करने के तरीके पर अधिक जानकारी के लिए ई-मेल संदेशों के लिए IRM का परिचय विषय देखें।

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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