Microsoft Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध सूची टेम्पलेट्स

कोई सूची जानकारी का संग्रह होती है जिसे आप अपने समूह के सदस्यों से साझा करते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी इवेंट के लिए कोई साइन-अप पत्रक बना सकते हैं या किसी कैलेंडर पर समूह के इवेंट्स ट्रैक कर सकते हैं.

इस आलेख में

ओवरव्यू

सूचियों से कार्य करने के तरीके

सूचियों के प्रकार

जब आप कोई Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट बनाते हैं, आपके लिए कई प्रकार की सूचियाँ के बन जाती हैं. ये डिफ़ॉल्ट सूचियाँ किसी डिस्कशन बोर्ड से लेकर कैलेंडर सूची तक कई प्रकार की होती हैं.

आप इन सूचियों में आइटम्स अनुकूलित कर सकते हैं और जोड़ सकते हैं, पहले से ही उपलब्ध सूची टेम्पलेट्स से अतिरिक्त सूचियाँ बना सकते हैं, और सिर्फ आपके द्वारा चुनी हुई सेटिंग्स और स्तंभों से कस्टम सूचियाँ बना सकते हैं.

आप विभिन्न तरीकों से कोई सूची देख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सभी कार्यों का कोई दृश्य एक पृष्ठ पर और केवल आज के बाकी कार्यों का कोई दृश्य अन्य पृष्ठ पर प्रदान कर सकते हैं. आप अपने सूची आइटम्स व्यवस्थित करने के लिए, फ़ोल्डर्स का उपयोग भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी कैलेंडर से मुख पृष्ठ पर केवल वर्तमान इवेंट्स देख सकते हैं और अन्य पृष्ठ पर  — दीवार कैलेंडर के समान —कोई विज्युअल दृश्य बना सकते हैं.

क्या आपके पास किसी स्प्रेडशीट में डेटा है जिसे आप SharePoint साइट पर किसी सूची में उपयोग करना चाहते हैं? आप कोई स्प्रेडशीट आयात करके, स्तंभ और डेटा वाली, कोई नई सूची बना सकते हैं.

यदि आपके पास Microsoft Office Access 2007जैसे डेटाबेस प्रोग्राम्स स्थापित हैं, और आपका ब्राउज़र Microsoft ActiveX नियंत्रणों का समर्थन करता है, तो आप अपने सूची डेटा को क्वेरीज़, ज़ॉइन्स, और रिपोर्ट्स जैसे डेटाबेस उपकरणों के साथ एकीकृत कर सकते हैं.

सूचियाँ आपकी साइट के पेजेज़ पर वेब पार्ट में भी प्रदर्शित की जा सकती हैं. वेब भाग किसी वेब साइट के बिल्डिंग ब्लॉक्स होते हैं, और सूची से सीधे किसी वेब भाग पेज पर आइटम्स जोड़ने के लिए आप उनका उपयोग कर सकते हैं. आप सीधे कोई सूची भी खोल सकते हैं और उससे कार्य कर सकते हैं. उदाहरण के लिए नई समूह साइट मुख पृष्ठ के किसी वेब भाग में, घोषणाएँ सूची डिफ़ॉल्ट रूप से प्रकट होती है, परंतु सूची को खोलने और उसके के पृष्ठ पर कार्य करने के लिए आप सूची के शीर्षक पर भी क्लिक कर सकते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

सूचियों से कार्य करने के तरीके

आपके समूह के लिए सूचना प्रबंधित करने में आपकी मदद के लिए, सूचियों से कार्य करने के निम्न कुछ तरीके हैं.

  • संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक करें     आप सूची आइटम्स के संस्करण ट्रैक कर सकते हैं, ताकि आप देख सकें क‍ि कौनसी आइटम्स एक संस्करण से दूसरे संस्करण में बदल जाती हैं, और किसने सूची आइटम्स बदले हैं. यदि किसी नए संस्करण में ग़लतियाँ हुई हैं, तो आप आइटम का पिछला संस्करण पुनर्स्थापित कर सकते हैं. यदि आपके संगठन को सूची बनाते उसे मॉनीटर करने की आवश्यकता है तो सूची के इतिहास को ट्रैक करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाता है.

    सूची का संस्करण इतिहास

  • अनुमोदन की आवश्यकता     आप निर्दिष्ट कर सकते हैं किसी व्यक्ति द्वारा सूची आइटम देखे जाने के पूर्व इसका अनुमोदन आवश्यक है. आइटम्स लंबित स्थिति में तब तक रहते हैं जब तक ये किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुमोदित या अस्वीकृत नहीं हो जाते जिसे आइटम्स अनुमोदित करने की अनुमति प्राप्त है. आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि उपयोगकर्ताओं के कौनसे समूह कोई सूची आइटम अनुमोदित किए जाने के पूर्व देख सकते हैं.

  • किसी सूची के साथ ई-मेल एकीकृत करना     यदि आपकी साइट पर आने या जाने वाले ई-मेल संदेश सक्षम किए गए हैं, तो सूचियाँ ई-मेल सुविधाओं का लाभ ले सकती हैं. कैलेंडर्स जैसी कुछ सूचियाँ सेट की जा सकती हैं ताकि लोग संदेश भेजकर उनमें सामग्री जोड़ सकें. अन्य सूचियाँ, जैसे कोई कार्य सूची, लोगों को आइटम असाइन किए गाने पर उन्हें संदेश भेजने के लिए सेट की जा सकती हैं. आपका संगठन संदेश प्राप्त करने के लिए सूचियों के अन्य प्रकार भी अनुकूलित कर सकता है.

  • अनुमतियाँ अनुकूलित करना     आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपकी सूची के प्रतिभागी सूची में केवल उनके द्वारा बनाए गए आइटम्स या सभी आइटम्स पढ़ और संपादित कर सकते हैं. केवल वे ही लोग जिन्हें सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति है सूची के सभी आइटम्स पढ़ और संपादित कर सकते हैं. आप किसी एकल सूची आइटम पर विशिष्ट अनुमति स्तर भी लागू कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि मुद्दे में गोपनीय जानकारी है.

  • दृश्य बनाना और प्रबंधित करना     आपका समूह एक ही सूची के विभिन्न दृश्य बना सकता है. वास्तविक सूची की सामग्रियाँ नहीं बदलती हैं, परंतु आइटम्स इस प्रकार से संगठित या फ़िल्टर किए जाते हैं कि लोग अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अति महत्वपूर्ण या रोचक जानकारियाँ ढूँढ सकें.

  • सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग करें     आप किसी सूची के स्तंभों में प्रभावी रूप से जानकारी जनरेट करने के लिए सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग कर सकते हैं. ऑपरेशन में किसी सूची के एक या अधिक स्तभों की जानकारी और वर्तमान दिनांक शामिल करने के लिए सिस्टम फ़ंक्शन जैसे (आज) शामिल हैं. उदाहरण के लिए, आप वर्तमान दिनांक से सात दिन बाद की कोई नियत दिनांक निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  • परिवर्तनों के बारे में जानकारी बनाए रखें    Office SharePoint Server 2007 में सूचियाँ और दृश्य अब RSS का उपयोग करते हैं, ताकि आपके कार्यसमूह के सदस्य स्वचालित रूप से अद्यतन प्राप्त कर सकें. RSS एक ऐसी तकनीक है जो लोगों को समेकित स्थान पर अद्यतन या समाचार अथवा जानकारी की RSS फ़ीड्स प्राप्त करने और देखने में सक्षम करती है. सूचियाँ परिवर्तित होते समय या नए आइटम्स जोड़े जाते समय सूचित होने के‍ लिए आप ई-मेल चेतावनियाँ भी बना सकते हैं. चेतावनियाँ प्राप्त करना, उन परिवर्तनों का ट्रैक बनाए रखने का सुविधाजनक तरीका है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं.

  • किसी डेटाबेस प्रोग्राम से सूची जानकारी साझा करना     यदि आपके पास कोई डेटाबेस प्रोग्राम,जैसे Microsoft Office Access 2007स्थापित है, तो आप अपनी साइट से डेटा आयात और निर्यात कर सकते हैं, साथ ही डेटाबेस की तालिका किसी SharePoint सूची से लिंक कर सकते हैं. जब आप किसी डेटाबेस में अपने सूची डेटा से कार्य करते हैं, तो आप अन्य डेटा की तरह उसका विश्लेषण कर सकते हैं जैसे क्वेरीज़, जॉइन्स, और रिपोर्ट्स का उपयोग कर.

    साइटों में संगत रूप से सूचियों का उपयोग करें    यदि आपका समूह कई प्रकार की सूचियों से कार्य करता है, तो आप सामग्री प्रकार, साइट स्तंभ और टेम्पलेट्‍स से एकाधिक सूचियों में संगतता जोड़ सकते हैं. ये सुविधाएँ आपको प्रभावी तरीके से सेटिंग्स और सूची संरचना का पुनः उपयोग करने में सक्षम बनाती हैं. उदाहरण के लिए, आप सामग्री प्रकार के लिए कुछ निश्चित स्तंभों (जैसे ग्राहक संपर्क) और व्यवसाय प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करने वाले ग्राहक सेवा विषय के लिए कोई सामग्री प्रकार बना सकते हैं. दूसरा उदाहरण विभागों की ड्रॉप-डाउन सूची वाले विभाग नामों के लिए साइट स्तंभ बनाना है. आप यह सुनिश्चित करने के लिए एकाधिक सूचियों में स्तंभ का पुनः उपयोग कर सकते हैं कि हर सूची में नाम हमेशा एक ही रूप में दिखाई देते हैं.

    सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और सूची टेम्पलेट्‍स के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

  • किसी ई-मेल प्रोग्राम से सूची आइटम्स पर कार्य करना    Office SharePoint Server 2007 से संगत किसी ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करके है, आप महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, Microsoft Office Outlook 2007 से, आप Outlook से अपनी साइट पर कार्य, संपर्क, और डिस्कशन बोर्ड्स देख और अद्यतन कर सकते हैं.

  • सामग्री लक्ष्य सेट करें    Microsoft Office SharePoint Server 2007 सूची की आइटम्स किसी विशेष समूह या दर्शकदीर्घा के सदस्यों को दिखाएँ जाने के लिए प्रकाशित की जा सकतीं हैं. ऐसा सामग्री क्वेरी वेब पार्ट जो उपयोगकर्ता प्रसंग पर आधारित सूची सामग्रियों को फ़िल्टर करने के लिए दर्शक-लक्षित डेटा का उपयोग करता है जैसे वेब पार्ट, का उपयोग करके किया जा सकता है. किसी विशेष दर्शक के लिए कोई सूची के आइटम्स सक्षम किए जाने के पूर्व, सूची को भी लक्ष्य किए गए श्रोता स्तंभ के साथ सेट किया जाना चाहिए.

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सूचियों के प्रकार

उपयोग की जा रही सूची का प्रकार आपके द्वारा साझा की जा रही जानकारी के प्रकार पर निर्भर करता है.

घोषणाएँ     समाचार और स्थिति साझा करने के लिए और अनुस्मारक प्रदान करने के लिए किसी घोषणा सूची का उपयोग करें. घोषणाएँ छवियों, हायपरलिंक्स और स्वरूपित पाठ वाले एन्हांस्ड स्वरूपण का समर्थन करती हैं.

संपर्क      जिन लोगों या समूहों के साथ आप कार्य कर रहे हैं उनके बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए संपर्क सूची का उपयोग करें. यदि आप Office SharePoint Server 2007 से संगत किसी ई-मेल या संपर्क प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो आप अपनी SharePoint साइट से अन्य प्रोग्राम में अपने संपर्क देख और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Office Outlook 2007 से अपने संगठन के आपूर्तिकर्ताओं की सूची अद्यतन कर सकते हैं. संपर्कों की कोई सूची वास्तव में आपकी साइट के सदस्यों को प्रबंधित नहीं करती है, परंतु यह आपके संगठन के संपर्कों को संग्रहीत करने और साझा करने में उपयोग की जा सकती है, जैसे बाह्य विक्रेताओं की कोई सूची.

डिस्कशन बोर्ड्स     समाचार समूहों के स्वरूप जैसी समूह चर्चाओं को रिकॉड और संग्रहीत करने के लिए केंद्रीय स्थान प्रदान करने के लिए चर्चा पटल उपयोग करें. यदि आपके व्यवस्‍थापक ने ई-मेल संदेश प्राप्त करने के लिए आपकी साइट पर सूचियाँ सक्षम की हैं, तो चर्चा पटल सबसे सामान्य ई-मेल प्रोग्राम्स से ई-मेल चर्चा संग्रहीत कर सकता है. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन की नई उत्पाद विज्ञप्ति के लिए चर्चा पटल बना सकते हैं. यदि आप Office SharePoint Server 2007 से संगत ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो अन्य प्रोग्राम में कार्य करते समय आप अपना चर्चा पटल देख और अद्यतन कर सकते हैं.

लिंक्स     किसी लिंक सूची को इंटरनेट पर, आपकी कंपनी के इंट्रानेट पर और अन्य स्रोतों पर लिंक्स के लिए केंद्रीय स्थान के रूप में उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप अपने ग्राहकों की वेब साइट्स पर लिंक्स के लिए लिंक्स की सूची बना सकते हैं.

कैलेंडर     अपने समूह के सभी इवेंट्स और कंपनी अवकाश जैसी विशिष्ट स्थितियों के लिए, कोई कैलेंडर उपयोग करें. डेस्क या वॉल कैलेंडर के समान ही र्कैलेंडर आपके समूह इवेंट्स का विजु़अल दृश्य प्रदान करता है, जिसमें मीटिंग्स, सामाजिक इवेंट्स, और पूरे दिन के इवेंट्स शामिल हैं. आप समूह की उपलब्धियाँ जैसे समय सीमा या उत्पाद रिलीज़ दिनांक, जो विशिष्ट समय अंतराल से संबंधित नहीं हैं, उन्हें भी ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप Office SharePoint Server 2007 से संगत किसी ई-मेल या कैलेंडर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो अन्य प्रोग्राम में कार्य करते हुए आप अपनी SharePoint साइट से अपने कैलेंडर को देख और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Office Outlook 2007 में समानांतर और एक-दूसरे पर अधिव्यापित दोनों कैलेंडर देखकर, अपने Office Outlook 2007 कैलेंडर की दिनांकों से SharePoint साइट पर अपने कैलेंडर की तुलना और उसका अद्यतन कर सकते हैं.

कार्य     अपने समूह के लिए प्रोजेक्ट्स और अन्य करने के लिए इवेंट्स के बारे में जानकारी ट्रैक करने के लिए कार्य सूची का उपयोग करें. आप लोगों को कार्य असाइन करने के साथ-साथ कार्य समाप्ति की ओर बढ़ने पर उसकी स्थिति और पूर्ण हुआ प्रतिशत ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप Office SharePoint Server 2007 से संगत किसी ई-मेल प्रोग्राम या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने अन्य प्रोग्राम में SharePoint साइट से अपने कार्य देख और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन की बजट प्रक्रिया के लिए कार्य सूची बना सकते हैं और तब इसे अपने अन्य कार्यों के स‍ाथ Office Outlook 2007 में देख और अद्यतन कर सकते हैं.

प्रोजेक्ट कार्य     प्रगति पट्टियों वाले किसी विज़्युअल या गैंट दृश्य के साथ कार्य जानकारी संग्रहीत करने के लिए, प्रोजेक्ट कार्य सूची का उपयोग करें. कार्य समाप्ति की ओर बढ़ने पर आप कार्य की स्थिति और पूर्ण होने का प्रतिशत ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप Office SharePoint Server 2007 से संगत किसी ई-मेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम उपयोग कर रहे हैं, तो आप अन्य प्रोग्राम में SharePoint साइट से अपने प्रोजेक्ट कार्यों को देख और अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, प्रशिक्षण मैन्युअल बनाने में कार्य पहचानने और असाइन करने के लिए, आप अपनी SharePoint साइट पर कार्य सूची बना सकते हैं, और तब आप Office Outlook 2007 से अपने संगठन की प्रगति ट्रैक कर सकते हैं.

समस्या ट्रैकिंग     समर्थन समस्या जैसी विशिष्ट समस्या के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए, समस्या ट्रैकिंग- सूची उपयोग करें और उनकी प्रगति ट्रैक करें. आप समस्या असाइन कर सकते हैं, उन्हें श्रेणीबद्ध कर सकते हैं और एक दूसरे से संबद्ध कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा समस्या और समाधान प्रबंधित करने के लिए आप समस्या ट्रैक करने की सूची बना सकते हैं. आप समस्या के मूल विवरण में परिवर्तन किए बिना, टिप्पणियों का इतिहास बनाकर हर बार उनको संपादित करके समस्याओं पर टिप्पणी भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा प्रतिनिधि समस्या को हल करने के लिए उठाए गए कदम और उसके परिणाम रिकॉर्ड कर सकता है. आप अपने संगठन में समस्या प्रबंधित करने और प्रोजेक्ट ट्रैक करने में मदद के लिए तीन-चरणों वाले वर्कफ़्लो वाली समस्या ट्रैकिंग सूची का भी उपयोग कर सकते हैं

सर्वेक्षण     कर्मचारी संतुष्टि सर्वेक्षण या कोई क्विज़ जैसी प्रतिक्रिया एकत्रित और संकलित करने के लिए, सर्वेक्षण उपयोग करें. आप विभिन्न तरीकों से अपने प्रश्न और उत्तर डिज़ाइन कर सकते हैं और अपनी प्रतिक्रियाओं का ओवरव्यू देख सकते हैं. यदि आपके पास Microsoft Windows SharePoint Services (संस्करण 3) या Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 से संगत कोई स्प्रेडशीट या डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित है, तो आप अपने परिणामों को अधिक के विश्लेषण के लिए निर्यात कर सकते हैं.

कस्टम     हालाँकि आप कोई भी सूची अनुकूलित कर सकते हैं, फिर भी आप किसी कस्टम सूची से प्रारंभ कर सकते हैं और तब केवल वे सेटिंग्स अनुकूलित करें जो आपने निर्दिष्ट की हैं. यदि आपके पास Microsoft Windows SharePoint Services (संस्करण 3) या Windows SharePoint Services 2.0, and Microsoft Internet Explorer and Microsoft Windows से संगत कोई स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, तो आप स्प्रेडशीट पर आधारित कोई सूची भी बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Microsoft Office Excel 2007 से वह सूची आयात कर सकते हैं जो आपने विक्रेताओं से संपर्क संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए बनाई हैं.

इसके अतिरिक्त, आप किसी Office SharePoint Server 2007 सूची में व्यापार डेटा स्तंभ प्रकार जोड़कर व्यापार अनुप्रयोगों जैसे SAP, Siebel, और Microsoft SQL Server से जानकारी किसी Office SharePoint Server 2007 साइट में आसानी से एकीकृत और शामिल कर सकते हैं. किसी सूची में व्यापार डेटा स्तंभ प्रकार जोड़कर, आप आइटम्स की ऐसी सूची प्राप्त कर सकते हैं जो Office SharePoint Server 2007 और किसी बाह्य व्यापार अन‍ुप्रयोग के स्तंभों के संयोजन का उपयोग करती है.

भाषाएँ और अनुवादक     किसी अनुवाद प्रबंधन लायब्रेरी में कोई अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए आप कोई भाषा और अनुवादक सूची बना सकते हैं. प्रत्येक भाषा की सूची में निर्दिष्ट अनुवादकों को अनुवाद कार्य असाइन करने के लिए, वर्कफ़्लो सूची का उपयोग करता है. सूची में प्रत्येक भाषा के लिए निर्दिष्ट अनुवादकों को कार्य असाइन करने के लिए वर्कफ़्लो सूची का उपयोग करता है. किसी अनुवाद प्रबंधन लायब्रेरी में कोई अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो जोड़ते समय आप यह सूची मैन्युअली बना सकते हैं, या आप यह सूची स्वचालित रूप से रखना चुन सकते हैं.

KPI सूची     कुंजी कार्यक्षमता सूचक आपको मापने योग्य लक्ष्यों के सापेक्ष प्रगति का मूल्यांकन शीघ्रता से करने में सक्षम करता है. आप चार डेटा स्रोतों में से किसी एक का उपयोग करके कार्यक्षमता ट्रैक करने के लिए KPI सूचियाँ सेट कर सकते हैं: मैन्युअली दर्ज किया हुआ डेटा, किसी SharePoint सूची में डेटा, Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिकाओं में डेटा, या विश्लेषण सेवाओं का डेटा  — Microsoft SQL Server 2005 का कोई घटक. KPI सूची बनने के ‍बाद, वह व्यक्ति जिसे सूची पर अनुमति प्राप्त है, किसी डैशबोर्ड पृष्ठ पर सूचक की स्थिति प्रदर्शित करने के लिए इसका उपयोग कर सकता है.

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