Microsoft Exchange सर्वर ई-मेल खातों के लिए ऑफ़लाइन पता पुस्तिका विवरण बदलना

इस सुविधा के लिए आपको कैश्ड Exchange मोड में Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 या Exchange Server 2007 खाते का उपयोग करना आवश्यक है. अधिकांश घरेलू और व्यक्तिगत खाते Microsoft Exchange का उपयोग नहीं करते.

ऑफ़लाइन पता पुस्तिका में उपयोगकर्ता के गुण होते हैं जैसे वो ई-मेल पते जिसकी Microsoft Outlook को ई-मेल संदेश भेजने और भेजने वाले की जानकारी प्रदर्शित करने के लिए आवश्यकता पडती है. ऑफ़लाइन पता पुस्तिका का उपयोग कर Outlook को नाम को रिज़ॉल्व करने या प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए अभिलेख खोलने के लिए, Microsoft Exchange से कनेक्ट नहीं होना पडता. यह नेटवर्क ट्राफ़िक को कम करता है और प्रदर्शन बेहतर करता है.

ऑफ़लाइन पता पुस्तिका वैश्विक पता सूची से जानकारी का एक स्नैपशॉट है. इसलिए ऑफ़लाइन पता पुस्तिका में GAL में सभी जानकारी उपलब्ध नहीं होती. ऑफ़लाइन पता पुस्तिका में GAL में निम्न जानकारी उपलब्ध नहीं होती:

  • किसी सर्वर प्रबंधक द्वारा जोडे गए कस्टम गुण जैसे प्रत्येक कर्मचारी का कर्मचारी ID.

  • संगठन पदानुक्रम.

  • समूह सदस्यता.

Outlook इस जानकारी को प्राप्त करने के लिए Exchange तक पहुँचने में समर्थ होना चाहिये. इसलिए यदि आप कैश्ड Exchange मोड में हैं और यदि आप ऑनलाइन कार्य कर रहे हैं  — यानि आपकी कनेक्शन स्थिति Microsoft Exchange से कनेक्ट किया हुआ है  —उपयोगकर्ता जानकारी की संपूर्ण सूची प्रदान करने के लिए Outlook ऑफ़लाइन पता पुस्तिका और GAL दोनों का उपयोग करता है. यदि आप कैश्ड Exchange मोड में है और आपकी कनेक्शन स्थिति डिस्कनेक्टेड, कनेक्ट होने का प्रयास कर रहा है या ऑफ़लाइन है, तो आप केवल वही जानकारी देख सकते हैं जो ऑफ़लाइन पता पुस्तिका में है.

आप निम्नानुसार करके डाउनलोड करने के लिए विवरण की मात्रा और ऑफ़लाइन पता पुस्तिका डाउनलोड करना है या नहीं यह पसंद कर सकते हैं:

  1. उपकरण मेनू पर, भेजें/प्राप्त करें को इंगित करें, भेजें/प्राप्त करें सेटिंग्स को इंगित करें, और तब भेजें/प्राप्त करें समूह निर्धारित करें क्लिक करें.

    कुंजीपटल शॉर्टकट  Ctrl+Alt+S

  2. उस भेजें/प्राप्त करें समूह का चयन करना जिसमें आपका Exchange खाता हो.

  3. फ़ोल्डर विकल्पों के तहत, ऑफ़लाइन पता पुस्तिका डाउनलोड करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  4. पता पुस्तिका सेटिंग्स क्लिक करें.

  5. डाउनलोड की जाने वाली जानकारी के तहत, संपूर्ण विवरण या कोई विवरण नहीं क्लिक करें.

नोट: यदि कैश्ड Exchange मोड का उपयोग कर रहे हैं, तो यह अनुसंशा की जाती है कि आप ऑफ़लाइन पता पुस्तिका का संपूर्ण विवरण डाउनलोड करें. यह Outlook विंडो के निष्क्रिय होने की संख्या और साथ ही Microsoft Windows Server Active Directory से अनावश्यक कनेक्शन की संख्या को कम करता है.

यदि Outlook को कैश्ड Exchange मोड में निरंतर चालू छोड दिया हो, तो यह Exchange चलाने वाले सर्वर पर अद्यतन के आधार पर ऑफ़लाइन पता पुस्तिका को दिन में एक बार स्वचालित रूप से अद्यतन कर देता है.

ऑफ़लाइन पता पुस्तिका का आकार असंपीड़ि‍त रूप में कुछ मेगाबाइट्स से लेकर सैंकड़ों मेगाबाइट्स तक हो सकता है. निम्न कारक ऑफ़लाइन पता पुस्तिका के आकार को प्रभावित कर सकते हैं:

  • आपकी संस्था में सुरक्षा प्रमाणपत्रों का उपयोग. वे ऑफ़लाइन पता पुस्तिका के आकार में अकेले सबसे बड़े वितरक होते हैं .

  • Windows Server Active Directory Domain Services में उपयोगकर्ताओं की संख्या.

  • Windows Server Active Directory Domain Services में वितरक समूहों की संख्या.

  • प्रत्येक उपयोगकर्ता और प्रत्येक वितरक समूह के लिए आपकी संस्था ने जो जानकारी Windows Server Active Directory Domain Services में जोडी है. उदाहरण के लिए, कुछ संस्थाएं प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए पता गुण पोप्युलेट करती है कुछ नहीं.

आपकी संस्था के नेटवर्क से ऑफ़लाइन पता पुस्तिका के अत्यधिक डाउनलोड से सुरक्षा की मदद के लिए Outlook में निम्न सुरक्षाउपाय होते हैं:

  • डिफ़ोल्ट कंफ़िगरेशन में, Outlook 13 घंटे की समयावधि में केवल एक संपूर्ण ऑफ़लाइन पता पुस्तिका डाउनलोड करने का प्रयास करेगा. प्रत्येक बार जब Outlook सर्वर से प्रतिसाद प्राप्त करता है और कम से कम ऑफ़लाइन पता पुस्तिका डाउनलोड प्रारंभ कर सकता है, तो उसकी गणना एक डाउनलोड प्रयास की तरह होती है.

  • डिफ़ोल्ट कंफ़िगरेशन में Outlook डिफ़रेन्शियल अद्यतनों के लिए प्रयासों की संख्या सीमित नहीं करता. यदि कोई डिफ़रेन्शियल अद्यतन विफल होता है, तो Outlook एक घंटा प्रतिक्षा करने के बाद अद्यतन के लिए फिर प्रयास करेगा.

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