Microsoft Access डेटाबेस में डेटा कनेक्शन जोड़ें

यदि आपके उपयोगकर्ताओं को Microsoft Office InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र भरने के लिए Microsoft Office Access 2007(.accdb स्वरूप) डेटाबेस से या पिछले संस्करण (.mdb स्वरूप) में सहेजे गए Access डेटाबेस से डेटा की आवश्यकता होगी, तो आप Access डेटाबेस से क्वेरी करने वाले अपने प्रपत्र टेम्पलेट से द्वितीयक डेटा कनेक्शन को जोड़ सकते है.

आप द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ सकते हैं, लेकिन वह डेटा कनेक्शन केवल किसी Access डेटाबेस में क्वेरी कर सकता है. आप ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन नहीं जोड़ सकते, जो Access डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा सबमिट करता हो.

यदि आप चाहते हैं कि आपके उपयोगकर्ता Access डेटाबेस में उनके प्रपत्र डेटा सबमिट करें, तो आप Access डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते है, और तब मुख्य डेटा कनेक्शन में सबमिट डेटा कनेक्शन सक्षम कर सकते हैं. वैकल्‍पि‍क रूप से, आप अपने Access डेटाबेस के साथ काम करने वाली वेब सेवा पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन को जोड़ सकते हैं.

Access डेटाबेस पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने और यह भी देखें अनुभाग में वेब सेवा पर कोई द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ने के बारे में अधिक जानकारी के लिए लिंक ढूँढें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

संगतता सावधानियाँ

शुरू करने से पहले

चरण 1: द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ें

चरण 2: डेटा कनेक्शन उपयोग करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करें

ओवरव्यू

द्वितीयकडेटा कनेक्शनऐसा डेटा कनेक्शन है, जिसे आप प्रपत्र टेम्पलेट पर जोड़ते है. द्वितीयक डाटा कनेक्शन, मुख्य डेटा कनेक्शन से भिन्न है, जिसे आप किसी डेटाबेस या वेब सेवाओं पर आधारित, नया प्रपत्र टेम्पलेट डिजाइन करते समय बना सकते है. किसी प्रपत्र टेम्पलेट का मुख्य डेटा कनेक्शन बाह्य डेटा स्रोत से डेटा प्राप्त कर सकता है और बाह्य डेटा स्रोत को प्रपत्र डेटा सबमिट भी कर सकता है. जबकि, प्रपत्र टेम्पलेट केवल एक मुख्य डेटा कनेक्शन रख सकता है.

आप प्रपत्र टेम्पलेट पर अपनी आवश्यकतानुसार द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, माना कि आपके पास एक Access डेटाबेस है, जिसमें एक ऐसी तालिका है, जो कर्मचारी डेटा संग्रहीत करती है और दूसरी तालिका ग्राहक डेटा संग्रहीत करती है. आप द्वितीयक डेटा कनेक्शन को जोड़ सकते हैं, जो कर्मचारी तालिका से डेटा पुनर्प्राप्त करती है और उसी Access डेटाबेस में ग्राहक तालिका से डेटा पुन: प्राप्त करने वाला दूसरा द्वितीयक डेटा कनेक्शन भी जोड़ सकते हैं.

यद्यपि आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन को जोड़ सकते हैं, जो वेब सेवा या Windows SharePoint Services लायब्रेरी जैसे बाह्य डेटा स्रोत पर प्रपत्र डेटा सबमिट सकता है, Access डेटाबेस से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए आप केवल द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग कर सकते हैं. आप Access डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा सबमिट करने वाला द्वितीयक डेटा कनेक्शन नहीं जोड़ सकते.

जब आप किसी डेटाबेस पर क्वेरी डेटा कनेक्शन जोड़ते हैं, तो InfoPath एक द्वितीयक डेटा स्रोत बनाता है, जिसमें डेटा फ़ील्ड और समूह जो डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के अनुसार संगत होता है. चूँकि द्वितीयक डेटा स्रोत की डेटा संरचना को डेटाबेस तालिका में संग्रहीत डेटा से मेल खाना चाहिए, इसलिए आप द्वितीयक डेटा स्रोत के समूह या फ़ील्ड्स को संशोधित नहीं कर सकते.

आप प्रत्येक क्वेरी डेटा कनेक्शन को इसके परिणाम सहेजने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, ताकि उपयोगकर्ताओं का प्रपत्र नेटवर्क से कनेक्ट न होने पर भी वे डेटा पर पहुँच प्राप्त कर सकें. डेटा की प्रकृति पर निर्भर करते हुए, आप क्वेरी परिणाम को केवल तब प्रदर्शित कर सकते है जब उपयोगकर्ता नेटवर्क से कनेक्ट हैं.

सुरक्षा नोट : यदि आप बाह्य डेटा स्रोत से संवेदनशील डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग कर रहे हों, तो हो सकता है कि कंप्यूटर के खोने या चोरी होने की स्थिति में डेटा को अनधिकृत उपयोग से सुरक्षित रखने में मदद के लिए आप इस सुविधा को अक्षम करना चाहें. यदि आप यह सुविधा अक्षम करते हैं, तो उपयोगकर्ता के केवल नेटवर्क से कनेक्टेड होने पर ही डेटा उपलब्ध होगा.

जब आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट में क्वेरी डेटा कनेक्शन जोड़ते हैं, तो इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ता द्वारा खोले जाने पर डेटा कनेक्शन का उपयोग करते हैं. आप निम्न में से किसी एक तरीके से क्वेरी डेटा कनेक्शन का उपयोग करने के लिए अपना प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर भी कर सकते हैं:

  • कोई नियम जोड़ें     जब भी नियम में कोई शर्त आती है, तो क्वेरी डेटा कनेक्शन का उपयोग करने के लिए आप कोई नियम कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

  • कोई बटन जोड़ें    आप प्रपत्र टेम्पलेट में कोई बटन जोड़ सकते हैं, जिसे क्वेरी डेटा कनेक्शन का उपयोग करके डेटा प्राप्त करने के लिए उपयोगकर्ता क्लिक कर सकता है.

  • कस्टम कोड का उपयोग करें    यदि आप कोई नियम या बटन नहीं जोड़ सकते, तो क्वेरी डेटा कनेक्शन का उपयोग करके डेटा प्राप्त करने के लिए आप कस्टम कोड का उपयोग कर सकते हैं. कस्टम कोड का उपयोग करने में कस्टम कोड बनाने के लिए डेवलपर की आवश्यकता होती है.

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संगतता सावधानियाँ

आप ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट से Access डेटाबेस पर कोई डेटा कनेक्शन नहीं जोड़ सकते हैं.

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शुरू करने से पहले

अपने प्रपत्र टेम्पलेट से Access डेटाबेस पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ने से पहले, आपको निम्न जानकारी की आवश्यकता होती है:

  • डेटाबेस का नाम और स्थान.

    नोट: यदि आपका Access डेटाबेस नेटवर्क स्थान में संग्रहीत है, तो यह सुनिश्चित करें कि आपका डेटाबेस उपयोगकर्ताओं की पहुँच में हो.

  • इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों में डेटा प्रदान करने वाली तालिका या क्वेरी का नाम. जब आप क्वेरी डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करेंगे, तो आप इस तालिका या क्वेरी का उपयोग प्राथमिक तालिका या क्वेरी के रूप में उपयोग करेंगे.

  • प्राथमिक तालिका या क्वेरी पर अतिरिक्त डेटा प्रदान करने वाली किसी अन्य तालिका या क्वेरी का नाम. अधिकांश मामलों में, डेटाबेस में तालिका का संबंध पहले से ही स्थापित होता है. यदि आपको प्राथमिक तालिका या क्वेरी और दूसरी तालिका या क्वेरी के बीच मैन्युअली सम्बन्ध स्थापित करना हो, तो आपको दोनों तालिकाओं या क्वेरीज़ से संबंधित फ़ील्ड नामों की आवश्यकता होगी.

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चरण 1: द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ें

  1. उपकरण मेनू पर, डेटा कनेक्शन क्लिक करें.

  2. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  3. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में इस से नया कनेक्शन बनाएँ क्लिक करें, डेटा प्राप्त करें क्लिक करें और तब अगला क्लिक करें.

  4. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, डेटाबेस (केवल Microsoft SQL Server या Microsoft Office Access) क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर डेटाबेस का चयन करें क्लिक करें.

  6. डेटास्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, अपने डेटाबेस का स्थान ब्राउज़ करें.

    नोट: यदि आपका डेटाबेस किसी नेटवर्क स्थान में संग्रहीत है, तो स्थान का यूनिवर्सल नेमिंग कन्वेंशन (UNC) पथ ब्राउज़ करें. मैप की गई नेटवर्क ड्राइव द्वारा नेटवर्क स्थान ब्राउज़ न करें. यदि आप कोई मैप की गई नेटवर्क ड्राइव उपयोग करते हैं, तो इस प्रपत्र टेम्पलेट के आधार पर प्रपत्र बनाने वाले उपयोगकर्ता मैप की गई नेटवर्क ड्राइव से डेटाबेस खोजेंगे. अगर उपयोगकर्ता के पास मैप की गई नेटवर्क ड्राइव नहीं है, तो प्रपत्र, डेटाबेस नहीं ढूँढेगा.

  7. अपने डेटाबेस का नाम क्लिक करें और तब खोलें क्लिक करें.

  8. तालिका चयन करें संवाद बॉक्स में, उपयोग करने के लिए इच्छित प्राथमिक तालिका या क्वेरी क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  9. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, तालिका स्तंभ दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, तालिका या क्वेरी की सभी फ़ील्ड्स प्रपत्र टेम्पलेट के मुख्य डेटा स्रोत में जोड़ी जाती हैं.

  10. फ़ील्ड्स के लिए उन चेक बक्सों को साफ करें जिन्हें आप द्वितीयक डेटा स्रोत में शामिल नहीं करना चाहते.

    डेटा कनेक्शन पर अतिरिक्त तालिकाएँ या क्वेरीज़ जोड़ें.

    कैसे?

    1. तालिका जोड़ें क्लिक करें.

    2. तालिका या क्वेरी जोड़ें संवाद बॉक्स में, चाइल्ड तालिका का नाम क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें. InfoPath दोनों तालिकाओं में फ़ील्ड नाम मिलाकर संबंध सेट करने का प्रयास करता है. यदि आप सुझाया गया संबंध उपयोग नहीं करना चाहते, तो संबंध का चयन करें, और तब संबंध निकालें क्लिक करें. संबंध जोड़ने के लिए, संबंध जोड़ें क्लिक करें. संबंध जोड़ें संवाद बॉक्स में, संबंधित स्तंभ में हर संबद्ध फ़ील्ड का नाम क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    3. समाप्त करें क्लिक करें.

    4. अतिरिक्त चाइल्ड तालिकाएँ जोड़ने के लिए, ये चरण दोहराएँ.

  11. अगला क्लिक करें.

  12. प्रपत्र के नेटवर्क से कनेक्ट न होने पर, क्वेरी डेटा कनेक्शन के परिणाम उपलब्ध कराने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा की प्रतिलिपि संग्रहीत करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    सुरक्षा नोट : प्रपत्र द्वारा इस डेटा कनेक्शन का उपयोग करने पर इस चेक बॉक्स का चयन करने पर डेटा उपयोगकर्ता के कंप्यूटर में संग्रहीत होता है. यदि प्रपत्र इस डेटा कनेक्शन से संवेदनशील डेटा पुनर्प्राप्त कर रहा है, तो संभव है कि आप कंप्यूटर के खो जाने या चुरा लिए जाने की स्थिति में डेटा की सुरक्षा में मदद के लिए इस सुविधा को अक्षम करना चाहें.

  13. अगला क्लिक करें.

  14. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का विवरणात्मक नाम लिखें, और तब सत्यापित करें कि सारांश अनुभाग की जानकारी सही है.

  15. प्रपत्र खुलने पर, स्वतः डेटा प्राप्त करने के लिए प्रपत्र कॉन्फ़िगर करने हेतु, प्रपत्र के खुलने पर डेटा को स्वतः पुनर्प्राप्त करें चेक बॉक्स का चयन करें.

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चरण 2: डेटा कनेक्शन उपयोग करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करें

यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रपत्र खोलने के बाद, इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र इस डेटा कनेक्शन को उपयोग करें, तो आप प्रपत्र टेम्पलेट पर ऐसा नियम जोड़ सकते हैं, जो किसी निश्चित शर्त पर इस डेटा कनेक्शन का उपयोग करता हो, या आप प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई बटन जोड़ सकते हैं, जिसे इस डेटा कनेक्शन को उपयोग करने के लिए आपके उपयोगकर्ता क्लिक कर सकते हैं.

नियम जोड़ें

आप प्रपत्र टेम्पलेट पर ऐसा नियम जोड़ सकते हैं, जो नियम की शर्त पूरी होने पर क्वेरी डेटा कनेक्शन से डेटा पुनर्प्राप्त करने में मदद करता है. उदाहरण के लिए, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में पाठ बॉक्स जोड़ सकते हैं, जिसे कोई उपयोगकर्ता बाह्य डेटा स्रोत से विशिष्ट डेटा प्राप्त करने के लिए भर सकता है. तब आप, किसी उपयोगकर्ता द्वारा पाठ बॉक्स में डेटा दर्ज करने पर डेटा कनेक्शन का उपयोग करने वाला नियम जोड़ सकते हैं.

निम्न कार्यविधि यह मानती है कि आपने अपने प्रपत्र टेम्पलेट के लिए एक क्वेरी डेटा कनेक्शन बनाया है और उस डेटा कनेक्शन से डेटा प्रदर्शित करने के लिए अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण (बटन के अलावा) कॉन्फ़िगर किया है.

  1. यदि प्रपत्र टेम्पलेट में एकाधिक दृश्य हों, तो जहाँ आप द्वितीयक डेटा स्रोत से डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं, वहाँ नियंत्रण के साथ दृश्य में जाने के लिए दृश्य मेनू पर नाम दिखाएँ क्लिक करें.

  2. उस नियंत्रण पर डबल-क्लिक करें, जिसमें आप कोई नियम जोड़ना चाहते हैं.

  3. डेटा टैब क्लिक करें.

  4. मान्यता और नियम के तहत, नियम क्लिक करें.

  5. नियम संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  6. नाम बॉक्स में, नियम के लिए नाम लिखें.

  7. जब नियम चलाए जाने चाहिए, तो शर्त निर्दिष्ट करने के लिए, शर्त सेट करें क्लिक करें, और तब शर्त दर्ज करें. शर्त के होने पर नियम चलाया जाएगा. यदि आप कोई शर्त सेट नहीं करते, तो जब भी उपयोगकर्ता नियंत्रण में मान बदलता है, और तब अपने कर्सर को उस नियंत्रण से दूर ले जाता है, तो नियम चलाए जाएँगे.

  8. क्रिया जोड़ें क्लिक करें.

  9. क्रिया सूची में,क्वेरी डेटा कनेक्शन का उपयोग कर रही है क्लिक करें.

  10. डेटा कनेक्शन सूची में, उपयोग के लिए इच्छित क्वेरी डेटा कनेक्शन क्लिक करें, और तब प्रत्येक खुले संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  11. अपने परिवर्तनों का परीक्षण करने के लिए, मानक उपकरण पट्‍टी पर पूर्वावलोकन क्लिक करें, या CTRL+SHIFT+B दबाएँ.

बटन जोड़ें

आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर बटन नियंत्रण जोड़ सकते है, जिसे क्वेरी डेटा कनेक्शन से डेटा प्राप्त करने के लिए आपके उपयोगकर्ता क्लिक कर सकते हैं.

  1. यदि प्रपत्र टेम्पलेट में एकाधिक दृश्य हों, तो जहाँ आप द्वितीयक डेटा स्रोत से डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं, वहाँ नियंत्रण के साथ दृश्य में जाने के लिए दृश्य मेनू पर नाम दिखाएँ क्लिक करें.

  2. यदि नियंत्रण कार्यफलक दृश्यमान नहीं है, तो सम्मिलित करें मेनू पर और नियंत्रण क्लिक करें, या ALT+I, C दबाएँ.

  3. अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर बटन नियंत्रण खींचें.

  4. हाल ही में प्रपत्र टेम्पलेट पर जोड़े गए बटन नियंत्रण को डबल-क्लिक करें.

  5. सामान्य टैब क्लिक करें.

  6. क्रिया सूची में, ताज़ा करें क्लिक करें.

  7. लेबल बॉक्स में, वह नाम टाईप करें, जिसे आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट के बटन पर प्रदर्शित करना चाहते हैं.

  8. सेटिंग्स क्लिक करें.

  9. ताज़ा करें संवाद बॉक्स में, निम्न में से एक कार्य करें:

    • इस प्रपत्र टेम्पलेट पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन वाले सभी बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा प्राप्त करने के लिए, सभी द्वितीयक डेटा स्रोत क्लिक करें.

    • अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन वाले बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा प्राप्त करने हेतु बटन कॉन्फ़िगर करने के लिए, एक द्वितीय डेटा कनेक्शन क्लिक करें, और तब द्वितीयक डेटा स्रोत चुनें सूची में कोई द्वितीयक डेटा स्रोत क्लिक करें.

  10. प्रत्येक खुले संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  11. अपने परिवर्तनों का परीक्षण करने के लिए, मानक उपकरण पट्‍टी पर पूर्वावलोकन क्लिक करें, या CTRL+SHIFT+B दबाएँ.

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